Как да покажете зависимости в Excel: Gantt & Trace Dependents

Независимо дали става дума за офис работа, малки планове или големи проекти, ежедневната ви натовареност обикновено се състои от няколко мини задачи. Но преди да премине към следващата задача, трябва да завърши текущата си зависимост. За проектните мениджъри и ръководителите на екипи е от съществено значение да виждат как дадена задача преминава през всеки етап и как се отнася към други задачи във вашия работен процес, за да можете да предвидите препятствията пред нея.

Предизвикателството тук е, че много хора разчитат на електронни таблици, за да показват, проследяват и визуализират зависимостите в проектите, но ако се опитвате да покажете зависимости в Excel, това става малко по-сложно.

Познаването на зависимостите между задачите във всеки проект е от жизненоважно значение – това означава, че последователността на поредица от задачи не може да се променя и че дадена задача не може да започне, докато друга не бъде завършена, и обратното. Проектните мениджъри обикновено използват софтуер за управление на задачи, за да проследяват зависимостите между отделните задачи в проекта.

Накратко, зависимостта между задачите в този случай е простата връзка между две или повече задачи в даден проект. Зависимостите между задачите са често срещани в Excel, за да помогнат за определяне на реда, в който екипите изпълняват проектите.

Има различни, относително отнемащи време начини за показване на зависимости в Excel. И макар да има и други лесни за използване методи за показване на зависимости, първо ще се съсредоточим върху това как да го направите в диаграмите на Гант в Excel, а след това ще ви покажем по-бърз начин да получите същия (и много по-подробен) изглед чрез друг инструмент.

Какво представляват зависимостите в Excel?

Зависимостите са дейности или задачи, от които зависят други задачи – или които зависят от други задачи, които трябва да бъдат изпълнени първо. Накратко, зависимостите в Excel са проста връзка между две или повече задачи в процес на изпълнение по даден проект.

⭐ Представен шаблон

Проследяването на зависимостите в Excel може да отнеме много време. Опитайте безплатно шаблона за картографиране на зависимости на ClickUp, за да свържете лесно задачите, да избегнете забавяния и да поддържате проектите си безпроблемно – без главоболия! ✅

Получете безплатен шаблон

Зависимостта между задачите е известна още като логическа връзка, която може да бъде зависимост между задачите в проекта или между задачите и етапите.

Управлението на проекти изисква добро разбиране на зависимостите между задачите и как да ги покажете в Excel. За ваша радост, ще се впуснем в този процес, за да ви помогнем да създадете и разберете зависимостите между вашите задачи с този инструмент. 🤓

Как да покажете зависимостите между задачите в Excel

Независимо колко впечатляващ е графикът на проекта, ако не включвате описание на критичните зависимости, свързани с проекта, това представлява значителен риск за постигането на най-висока стойност на проекта. 🚩

Създаването на зависими задачи в Excel е толкова лесно, колкото двойно кликване върху задача и настройване на зависимостите от десния панел – но нека да разгледаме това заедно. Ето стъпка по стъпка ръководство за показване на зависимостите между задачите в Excel:

Стъпка 1: Отворете раздела „Редактиране на задача“

Кликнете с десния бутон на мишката върху задачата, която ще използвате като предшественик, и ще се появи разделът за редактиране на задачата.

Стъпка 2: Изберете предшестващата задача от падащото меню

Изберете предшестващата задача, която искате да използвате.

Стъпка 3: Задайте типа зависимост и закъснението

В диаграмата на Гант в Excel са налични различни видове зависимости, а именно:

Въпреки че всяка от тези зависимости може да се появи във вашия проект, „Завърши-започни“ е най-често срещаният и логически обоснован тип зависимост в ежедневното управление на проекти.

Стъпка 4: Добавете зависимостта

Кликнете върху бутона Добави, за да добавите зависимостта, след което кликнете върху OK.

Зависимостта между задачите се задава незабавно в рамките на времевата линия.

Стъпка 5: Показване на свързващи елементи

В случай че връзките между задачите не са видими, отидете в Настройки в менюто Gantt, след което кликнете върху Покажи връзки.

Как да редактирате зависимост между задачи в Excel

Разбираме, че грешки се случват и обстоятелствата се променят! Нищо не е окончателно в Excel. Винаги можете да промените зависимостите между задачите си, ако е необходимо. Ето няколко бързи трика за редактиране:

Не забравяйте да натиснете „Запази“ и сте готови!

Видове зависимости в Excel

Има два често срещани типа зависимости в Excel, които ще разгледаме, както и различните зададени зависимости между задачите, които попадат в всеки от тях:

1. Проследяване на зависимите елементи

Зависима следа се определя като клетка или група клетки, засегнати от друг елемент, който сте избрали. Excel показва сини стрелки, свързващи други клетки, свързани с активната клетка, когато използвате инструмента за проверка на формули.

Електронните таблици в Excel обикновено съдържат няколко формули и разбирането на връзката между клетките в електронната таблица би било трудно без проследяване на зависимостите, функции за проследяване на зависимостите или диаграми на Гант в Excel.

Накратко, проследяването на зависимости е вграден инструмент за проверка на формули в Excel, който помага на администраторите и екипите да анализират взаимоотношенията между клетките в Excel работния лист.

2. Зависимости в диаграмата на Гант

Зависимостта в диаграмата на Гант, известна още като зависима задача, просто се отнася до взаимоотношенията между проектите.

Повечето проекти имат множество задачи, които се изпълняват в бърза последователност или едновременно, и често тези задачи се влияят взаимно и се наричат зависимости в диаграмата на Гант.

Управлението на проекти с диаграми на Гант е идеално за създаване и проследяване на няколко задачи и за разбиране на връзките между тях. Различните взаимоотношения между задачите се представят визуално в диаграмите на Гант, което улеснява управлението на множество действия, които се извършват едновременно.

Различните взаимоотношения между задачите се дефинират като различни типове зависимости в диаграмата на Гант. Ето някои от най-често срещаните:

Зависимост между задачи „Завърши-започни“

„Завърши, за да започнеш“ е най-често срещаният тип зависимост между задачите в диаграмата на Гант и е лесен за разбиране. Тази зависимост между задачите възниква, когато първата задача трябва да бъде завършена, за да може да започне следващата задача. Следователно, ако първоначалната задача не бъде завършена навреме, това означава, че и следващата задача ще започне с закъснение, което ще доведе до ефект на доминото. 😳

Зависимост между задачи от начало до начало

Тази зависимост възниква, когато вторична задача не може да започне, докато не започне първоначалната задача.

Забележка: Двете задачи не е необходимо да се изпълняват една след друга или да започват едновременно (и най-често не е така). Втората задача може да започне доста след първата задача, стига първата задача да е започнала.

В повечето случаи първата задача може да приключи много преди да започне втората задача. Тъй като обаче първоначалната задача не трябва да бъде завършена, преди да започне вторичната задача, това не е зависимост от типа „Завърши, за да започнеш“.

Зависимост между задачите от начало до край

Въпреки че са много редки, зависимостите от начало до край все пак се случват от време на време.

Тази зависимост е просто обратното на типичната зависимост „Завърши, за да започнеш“, при която първата задача трябва да бъде завършена, за да може втората да започне. При зависимостите „Започни, за да завършиш“ първата задача не може да бъде завършена, докато втората задача не започне. По този начин втората задача не трябва да приключи в същото време, в което започва първата задача.

Зависимост между задачите от начало до край

Тази зависимост се отнася до ситуация, в която първата задача трябва да бъде завършена, за да може и следващата задача да бъде завършена. Първата и втората задача са пряко свързани и могат да се изпълнят едновременно.

Забележка: Втората задача е изцяло зависима от първата задача и не е необходимо да бъде изпълнена едновременно с първата задача.

Бонус: Шаблони за диаграми на Гант в Excel!

Недостатъци на използването на Excel за показване на зависимости

Въпреки предимствата си и глобалната популярност сред бизнеса, Excel не е най-добрият инструмент за бързо и лесно показване на зависимостите между задачите, особено за системи, базирани на данни.

Ето няколко основни причини за това:

Ограничена мащабируемост

Големите компании често имат няколко проекта и задачи, които се изпълняват едновременно – тук Excel таблиците започват да разкриват своите недостатъци и предизвикателства при обработката на големи количества данни и сложни проекти.

Най-новият формат на Excel съдържа 1 048 576 реда и 16 384 колони. На хартия това може да изглежда като много място, но данните се увеличават с разрастването на компанията. Това се превръща в допълнително предизвикателство, ако вашата организация управлява хиляди сметки в различни градове и държави.

Неправилен контрол на версиите

Проучване на FSN установи, че над 50% от потребителите на електронни таблици твърдят, че прекарват значително количество време в ръчно проверяване на числата всеки път, когато правят промяна. 😳

Честно казано, това просто не е продуктивно използване на ценното време.

Липсата на подходящ контрол на версиите води до създаването на дублирани файлове с различни набори от данни, само за да се гарантира, че работата няма да бъде загубена. Но това е несъвършена система. Като минимум, наличието на множество копия на едни и същи набори от данни води до дезорганизация и объркване, когато става въпрос за именуване, споделяне и представяне на файлове.

Освен това, членовете на екипа могат случайно да презапишат електронните таблици, което води до ненужни забавяния. Неспособността на Excel да проследява и съхранява действителните промени в реално време застрашава целостта на данните, най-вече в случаите, когато няколко екипа или членове управляват една и съща работна книга.

P. S. , това е много често срещано явление!

Непредсказуемо възстановяване след бедствие

Въпреки че работите неуморно върху вашите работни книги, вероятно ще се сблъскате с повредени файлове. 😔

В някои случаи инструментите за възстановяване могат да се провалят при опит да поправят повредени Excel работни книги, а дори и възстановените файлове може да не включват последните ви актуализации.

От друга страна, онлайн базата данни ви спестява усилията да правите резервни копия и да възстановявате загубени файлове.

В ClickUp архивирането се извършва редовно и напълно автоматично. Функцията за зависимости на ClickUp улеснява управлението на вашите проекти, без да ви излага на риск от загуба на данни или безплодни опити за възстановяване.

ClickUp: Интуитивно решение за зависимостите между задачите

Създаването и показването на зависимости в управлението на проекти е възможно с помощта на Excel и неговите алтернативи, но ClickUp улеснява този процес.

Какво е ClickUp, питате вие? Пригответе се, приятели. 😎

ClickUp е всеобхватно и всеобхватно средство за управление на проекти за всякакви нужди, свързани с управлението на задачи – независимо от размера на вашия екип, отрасъла или случая на употреба.

ClickUp е решение за управление на работата, което се ползва с доверието на екипи от цял свят. То е създадено, за да бъде персонализирано, и предлага стотици гъвкави функции, с които екипите могат да разработват проекти, управляват задачи и работят заедно, всичко на едно място.

Зависимостите в ClickUp позволяват на екипите да изобразяват взаимоотношенията между проекти, задачи, документи и зависимости на интуитивна платформа. С няколко кликвания върху интерфейса с функция „плъзгане и пускане“ можете да...

Това е мечтата. ⬆️😍

Лесното му използване, гъвкавият набор от инструменти и нарастващата библиотека с шаблони правят ClickUp excel-лентна алтернатива на Excel. И за разлика от управлението на проекти в Excel, управлението на задачи в ClickUp е лесен, бърз и безстресов процес.

Как да извлечете максимална полза от зависимостите между задачите в ClickUp

Добре, ClickUp звучи доста интересно, но какво точно са зависимостите в ClickUp и как можете да ги използвате?

Как да създадете зависимости в ClickUp

Създайте нова задача или отворете съществуваща задача, за да започнете да създавате зависимости.

В менюто превъртете надолу до Връзки, след което изберете Зависимост. На този етап е важно да разберете, че в ClickUp има различни видове зависимости. Те включват:

В този случай основната задача е Провеждане на проучване на съществуващите предизвикателства и системи. За да добавите една или повече задачи, на които тази конкретна задача чака, изберете Чака от списъка със зависимости.

Изберете задача, която тази задача очаква, от списъка с налични задачи, след което кликнете Готово. Направете същото за задачите, които обикновено бихте категоризирали като Блокиращи и Свързани задачи, след което кликнете Готово за всяка от тях.

Как да добавите зависимости в изглед „Табло“ или „Списък“

Поставете курсора върху конкретни задачи, след което кликнете върху менюто с три точки. Изберете зависимости от падащото меню и вижте съществуващите зависимости, както и добавете нови.

Как да свържете задачи в масов режим

Можете лесно да създавате връзки между няколко задачи. Можете да свържете задачите с основната задача или помежду си. Ако има проблем със свързването с други задачи, ще получите предупреждение за друга зависимост.

Разгледайте нашия наръчник за най-добрия софтуер за графично представяне на зависимости!

Как да управлявате зависимостите в изгледа на Гант

Изгледът на Гант в ClickUp ви позволява да визуализирате зависимости, да планирате времето и да управлявате ресурсите за по-подробно управление на задачите.

Кликнете върху + Изглед, след което изберете Gantt.

Задайте крайни срокове за задачите си, за да визуализирате работния си процес, след което плъзнете връзките между задачите, за да покажете незабавно взаимоотношенията и зависимостите между тях.

Толкова е просто!

Можете да дадете име на изгледа и дори да го настроите за частно преглеждане.

С ClickUp не е необходимо да изтегляте Gantt for Excel. Той вече е там! Изгледът Gantt управлява задачите ви изчерпателно, с допълнителното предимство на по-визуално представяне на зависимостите ви.

Разчитайте на ClickUp за вашите нужди, свързани с взаимоотношенията между задачите.

Зависимостите в проектите не са нова концепция в управлението на задачите. Макар да има няколко инструмента, включително Excel, които можете да използвате за управление на задачите по вашите проекти, малцина от тях предлагат перфектната комбинация от мащабируемост, лекота на употреба и надеждност, за да свършите работата по най-ефективния възможен начин.

Въпреки че все още е широко популярен, ограниченията на Excel не го правят най-добрият вариант за създаване или визуализиране на зависимости между задачите.

За това е ClickUp. 💜

ClickUp съчетава висококачествени инструменти и функции, за да помогне на отделни лица, екипи и дори големи предприятия да управляват всичко – от ежедневните задачи до сложни проекти.

Интуитивните функции за зависимости между задачите и изключително визуалният изглед на Gantt са само началото на това, което ClickUp може да направи за вас. А най-хубавото е, че може да го направи безплатно.

Достъп до всички тези функции, както и неограничен брой задачи и членове, 100 MB пространство за съхранение и над 1000 мощни интеграции напълно безплатно, още днес. И така, какво чакате?

Регистрирайте се в ClickUp, за да се насладите на бързи, лесни и надеждни функции за зависимости между задачите

Свързани ръководства за Excel: