Искате да научите повече за управлението на проекти чрез електронна поща?
Управлението на проекти чрез електронна поща помага на проектните мениджъри и екипите да работят по-ефективно, като им позволява да комуникират и работят в рамките на пощенските си кутии.
Въпреки това, сортирането на тон на имейли за управлението на проектите ви звучи като нещо, което би ви накарало да си изтръгнете косата. 🤯
Ако само имаше инструмент, който да ви избави от тази мъка...
Птица ли е? Самолет ли е? Не, това е инструмент за управление на проекти по електронна поща!
Инструментите за управление на проекти чрез електронна поща превръщат пощенските кутии в работни пространства за сътрудничество, спестяват ценно време и повишават ефективността на екипа.
Но кой е най-добрият инструмент за управление на проекти чрез електронна поща за вас?
Не се притеснявайте, ние сме тук, за да ви помогнем. 🦸
В тази статия ще разгледаме какво е управление на проекти чрез имейл, най-добрите инструменти за управление на проекти в Gmail и Outlook, както и предимствата на управлението на проекти чрез имейл.
Да започнем.
Какво е управление на проекти чрез електронна поща?
Управлението на проекти чрез електронна поща включва използването на пощенската ви кутия за управление на проекти. Това включва използването й за създаване и възлагане на задачи, управление на срокове и комуникация, свързана с конкретни задачи.
Но имейл клиенти като Gmail и Outlook не са предназначени за управление на проекти, нали?
Не, не са. Ето защо имате инструменти за управление на проекти чрез електронна поща!
С помощта на софтуер за управление на проекти чрез електронна поща можете да проследявате задачи, да комуникирате с членове на екипа и външни заинтересовани страни и дори да добавяте списъци със задачи чрез електронната си поща.
В края на краищата, докъде може да ви доведе пощенската поща?
И макар че нашите добри приятели Gmail и Outlook не са всъщност създадени за управление на проекти, софтуерът за управление на проекти чрез електронна поща помага да се преодолее тази празнина.
Нека разберем как...
A. Управление на проекти в Gmail
Gmail ви позволява да превръщате имейли в задачи, но само с помощта на специален инструмент за управление на проекти, който се интегрира с Google Apps.
Ето какво още можете да направите с управлението на проекти в Gmail :
- Добавете членове на екипа към списъка с имейли на групите, така че всеки в екипа да получава актуализации чрез един имейл адрес.
- Използвайте споделени календари за актуализации на проекти и графици за срещи
- Съхранявайте документите си в защитен споделен диск
- Автоматично категоризирайте важните имейли, като използвате приоритетната пощенска кутия на Google.
- Използвайте вградената функция за споделяне на екран в Google Meet
- Използвайте Google Docs и Google Sheets, за да сътрудничите в реално време и да чатите в рамките на файловете.
- Използвайте Google Forms, за да създавате и споделяте онлайн анкети и формуляри.
- Използвайте контрол на версиите, за да се върнете към предишни версии на документи, без да губите информация.
- Проследявайте задачите и сътрудничете по тях, като използвате диаграма на Гант в Google Sheets.
- Можете дори да свържете Alexa и Google Assistant и да продиктувате списъка си със задачи!
Б. Управление на проекти в Outlook
С вградените инструменти за управление на проекти в Outlook вашият екип ще има по-добра перспектива за своите отговорности. Microsoft Outlook ви позволява да създавате задачи с напомняния, крайни срокове и списъци със задачи без допълнителен софтуер.
Освен това, с специализирания инструмент за управление на проекти в Outlook можете също да:
- Добавете задачи по проекта към споделен календар за проследяване на задачите
- Използвайте функцията за консолидиране, за да събирате имейли, контактна информация и срещи.
- Групирайте автоматично имейлите според проекта, към който принадлежат
- Използвайте дневника за планиране на проекти
- Разпределяйте задачи на членовете на проектния екип
- Проследявайте отчетеното и общото време, прекарано по даден проект
- Експортиране на данни в различни файлови формати
- Провеждайте срещи по проекти с Microsoft Teams
В обобщение, като самостоятелен инструмент за управление на проекти, Outlook едва ли е достатъчен.
Това ще е като да печете торта с тостер. Можете да опитате, но това не е най-добрият начин, нали?
Най-добре е да изберете инструмент за управление на проекти, поддържан от Outlook, който може да ви предложи много повече функционалности.
Бонус: Алтернативи на имейла!
Какво да търсите в инструмент за управление на проекти чрез електронна поща?
Има много инструменти за управление на проекти чрез имейл, от които да избирате, но за да намерите най-подходящия за вашия екип, обмислете кои функции ви са необходими и кои KPI за имейл маркетинг искате да проследявате.
Някои от основните функции на приложението за управление на проекти чрез електронна поща включват:
Нека да разгледаме набързо тези функции:
1. Интеграция на електронната поща
Не можете да имате инструмент за управление на проекти чрез имейл без интеграция с имейл, нали?
Избраният от вас инструмент трябва да се интегрира с популярни платформи като Gmail или Outlook.
Двупосочната интеграция гарантира, че актуализациите в инструмента за управление на проекти се показват и в личния ви имейл акаунт.
Това ще помогне на вашия екип да бъде като NSYNC (в синхрон, разбирате ли?).
2. Планиране и график
Управлението на проекти чрез електронна поща се отнася предимно до планирането на проекти. Затова е очевидно, че избраният от вас инструмент трябва да разполага с функции за планиране и график .
Тя ще ви позволи да възлагате задачи на членовете на екипа, да определяте крайни срокове и да организирате задачите по проекта чрез имейли.
Разгледайте тези инструменти за продуктивност на електронната поща!
3. Сътрудничество в екип
Идеалният софтуер за управление на проекти чрез електронна поща трябва да ви позволява да добавяте коментари към задачите чрез електронна поща. Всичко, което напишете или прикачите в имейла, автоматично се добавя като коментар към конкретната задача.
Освен това, вградените чат стаи предоставят на вашия екип персонализирано пространство за дискусии, свързани с конкретни задачи. @mentions също е задължителна функция във всеки инструмент за управление на проекти чрез електронна поща, защото ви помага бързо да уведомите конкретни членове на екипа да предприемат действия.
Не се притеснявайте, ще получавате имейл известия за всички тези актуализации и още много други!
За някои полезни съвети за работа в екип, прочетете тази публикация !
4. Създаване на задачи
Приложението за управление на проекти чрез електронна поща трябва да ви позволява да създавате задачи чрез електронната си поща. Трябва да можете да добавяте прикачени файлове, крайни срокове и описания на задачите наведнъж.
Да, точно така, кажете сбогом на отговорите „Не получих имейла ти” и „Забравих за имейла ти”!
Най-добрият инструмент за управление на проекти чрез имейл: ClickUp
Повечето екипи започват и завършват деня си с имейли, така че не е изненада, че проектните мениджъри се нуждаят от отлично решение за управление на проекти чрез имейл.
Именно затова трябва да използвате ClickUp, перфектния софтуер за управление на проекти по имейл за всеки екип.
ClickUp е водещият инструмент за управление на проекти в света.
От създаването на неограничен брой проекти до проследяването на производителността на вътрешния или отдалечения екип, ClickUp предоставя на екипите всичко, от което се нуждаят, за да управляват дори и най-сложните проекти.
Ето защо ClickUp е най-добрият софтуер за управление на проекти чрез имейл
Представете си ClickUp като Робин, а вашите имейли като Батман.
Robin, известен още като ClickUp, не позволява на вашите имейли да се превърнат в тъмна страна:
(гласът на Батман)
„страната на изгубените имейли и объркването в екипа .”
Ето как става това:
1. Изпращайте и получавайте имейли директно от задачите
Колко време бихте спестили, ако можехте да изпращате или отговаряте на имейли веднага, докато работите, без да се налага да сменяте разделите?
С Email в ClickUp можете да направите точно това!
- Изпращайте и получавайте имейл съобщения директно от задачите в ClickUp.
- Добавяйте прикачени файлове, формуляри, шаблони за отговори и др.
- Организирайте вашите имейл разговори като коментари или коментари в низове.
- Настройте автоматизиране на имейли за дрип кампании и бюлетини въз основа на събития в ClickUp.
Например, можете да разпределяте имейли на членовете на екипа, да сътрудничите при изпращането и отговарянето на имейли и да задействате автоматизации въз основа на персонализирани полета, събития на клиенти и дори проследяване на грешки. Възможностите са почти неограничени!
Интегрирането на вашите имейли с ClickUp ви помага да:
- Спестете време (няма повече превключване между раздели)
- Поддържайте комуникациите организирани
- Поддържайте видимост в имейл кореспонденцията
ClickUp понастоящем поддържа Outlook, IMAP, Office 365 и Gmail. Всички имейли, които изпращате от ClickUp, ще изглеждат така, сякаш са изпратени директно от вашата електронна поща – без странни адреси за препращане!
2. Създаване на задачи от имейл
Функциите за управление на проекти чрез имейл на ClickUp ви позволяват да създавате задачи, като изпращате или препращате имейли към списъци в ClickUp.
Задачата ще бъде създадена с подробности като:
- Името на задачата ще бъде добавено като тема на имейла ви.
- Текстът на имейла ще бъде добавен като описание на задачата.
- Разпределяйте задачи, като използвате етикети като
, в полето за тема. Добавете колкото искате получатели или етикети!, - Прикачените файлове в имейла (включително изображения) автоматично се включват като прикачени файлове към задачите.
- Използвайте етикета
в полето за тема, за да добавите задача краен срок
3. Коментирайте и прикачете файлове
Искате да добавите допълнителна информация или прикачен файл към съществуваща задача?
Изпратете или препратете имейл към тази задача и коментарът ще се появи в задачата заедно с прикачения файл.
Ако се чудите как ще изглеждат изображенията и дизайните, ClickUp записва HTML имейла в неговата цялост, така че съдържанието ви ще изглежда като ново.
Не се притеснявайте, графични дизайнери, ние сме зад вас!
4. Отговаряне на известия
Софтуерът за управление на проекти чрез имейл на ClickUp ви позволява да отговаряте на известия за задачи в ClickUp.
Просто отговорете на уведомителния имейл с имейл адреса, свързан с вашия акаунт в ClickUp, и отговорът ще бъде добавен като коментар заедно с всички прикачени файлове.
Как ви се струва това за удобство? 😉
5. Автоматизиране на препращането на имейли
Ако сте г-н Популярен и получавате тон на имейли, можете да управлявате множество проекти, като създадете правило за автоматично препращане на имейли .
Функцията автоматично създава задачи за вас, когато в пощенската ви кутия се появи ново имейл съобщение.
В края на краищата, Батман има по-важни неща за вършене, отколкото да се занимава с безброй имейли, нали?
6. Интеграция с Gmail и Outlook
Не забравяйте, че без интеграция с Gmail и Outlook приложението за управление на проекти чрез имейл е просто безполезно.
Подобно на това как Батман и Робин не могат да се борят с злодеите без своите джаджи (и, разбира се, емблематичните си костюми).
Ето защо ClickUp предлага мощни интеграции с Gmail и Outlook, които правят управлението на проекти по имейл изключително лесно.
Можете да:
- Създавайте задачи от удобството на вашия Gmail или Outlook акаунт.
- Превърнете имейлите в задачи за нула време
- Прикачете имейли към задачи
- Качвайте автоматично прикачени файлове към задачите
7. Добавяне на задачи в движение
ClickUp ви позволява лесно да запазвате задачи и адреси в адресната си книга. По този начин можете да добавяте задачи и коментари от имейли към списъка си със задачи с едно кликване по време на почивката си за кафе. 🍵
8. Мощно разширение за Chrome
Искате да поемете контрол над пощенската си кутия?
Използвайте мощното разширение за Chrome на ClickUp!
Разширението ви позволява да създавате задачи от имейли и дори да прикачвате цели имейли към задачите.
Преглеждайте, връщайте се назад или изтегляйте имейлите си с лекота!
За ефективно управление на проекти и задачи, разширението ClickUp Chrome ви позволява също така:
- Проследявайте колко време отнемат задачите
- Заснемане, редактиране и прикачване на екранни снимки
- Изрежете уебсайтове и ги добавете към задачите или документите в ClickUp.
Но това не е всичко, което ClickUp ви предлага!
Освен страхотен безплатен план, този софтуер за управление на проекти чрез имейл предлага и няколко други функции, като:
- 50+ Task Automations: автоматизирайте повтарящи се задачи и оптимизирайте работния си процес
- Табло: създайте свое собствено табло за проекти с персонализирани настройки като диаграми за скорост, изразходване, изчерпване и кумулативен поток и го споделете с целия си екип.
- Мисловни карти: визуализирайте задачи и планирайте проекти и идеи с лекота
- Потребителски полета: създайте потребителско поле за създаване на съдържание, набиране на персонал, продажби и др.
- Шаблони: използвайте готови шаблони, за да напреднете с всеки конкретен проект.
- Множество изгледи: изберете как искате да виждате проектите, като използвате изгледи като „Времева линия“, „Работна натовареност“, „Канбан табло“ и други.
- Персонализирани статуси на задачите: създайте статус на проекта според вашите нужди
- Приоритети на задачите: създайте приоритети на задачите въз основа на спешността им.
- Зависимости между задачите: помогнете на екипа си да изпълни задачите в правилния ред
- Персонализирани права за достъп: споделете работното си пространство в ClickUp със заинтересовани страни, без да компрометирате поверителността
Това е като да си дете в магазин за бонбони – има толкова много сладки функции, които да изпробваш!
Какви са предимствата на управлението на проекти чрез електронна поща?
Освен че помага на екипите да комуникират и работят в централизирано пространство, другите предимства на софтуера за управление на проекти чрез електронна поща са:
1. Централизиран информационен център
Инструментите за управление на проекти чрез имейл предоставят на екипите пространство, където те могат лесно да имат достъп и да съхраняват информация за проектите. Членовете на екипа, задачите по проекта и напредъкът... всичко се съхранява в едно централизирано място.
Знаете ли какво означава това?
Вече не е нужно да превключвате между милион раздели, само за да намерите нещо, от което се нуждаете! 😍
2. Минимална крива на обучение
Инструментите за управление на проекти чрез електронна поща са лесни за навигация, защото всъщност добавят допълнителен слой върху оригиналната ви пощенска кутия.
Членовете на екипа могат да се адаптират бързо и няма да отнеме много време да интегрирате инструмента в обичайния си работен процес.
Искате да научите как да управлявате по-добре работните процеси? Прочетете подробното ни ръководство тук .
3. Оптимизира комуникацията
С помощта на софтуер за управление на проекти чрез електронна поща всеки член на екипа и проектен мениджър ще разполага с усъвършенстван начин за комуникация помежду си.
Освен това, повечето инструменти за управление на проекти разполагат с чат стаи, които предоставят на екипите по-персонализирано пространство за ефективна комуникация.
Членовете на екипа са по-склонни да се ангажират и да отговарят в тази среда, а кой не обича старите добри емотикони, които помагат да изразите мнението си? 😁
4. Ефективно делегиране на задачи
Вие получавате задача, вие получавате задача, всички получават задача!
С създаването и възлагането на задачи чрез имейл ще има по-малко объркване в екипа, защото задачите на всеки са перфектно разпределени.
Няма нужда да изпращате имейли на членовете на екипа и да копирате половината компания, за да ги информирате за актуализации по дадена задача.
Просто отворете приложението си за управление на проекти, за да видите напредъка по проекта!
5. Спестява време
С помощта на софтуер за управление на проекти чрез електронна поща вече не е нужно да се превръщате в д-р Зло, опитвайки се да измислите начини да унищожите тази дълга верига от имейли!
Как?
Инструментите за управление на проекти ви помагат да спестите време, като се отървете от дългите вериги от имейли, хартиени документи и сортиране на документи.
Тъй като всички документи, свързани с компанията и проекта, се съхраняват на едно място, вашият проектен екип вече няма да се налага да прекарва часове в административни задачи. Ура! 🥳
Заключение
Макар че винаги можете да се придържате към старата си пощенска кутия, тя не ви предоставя централизиран център за данни или възможност да проследявате задачи, напредък и крайни срокове.
С подходящия инструмент за управление на проекти чрез електронна поща обаче ще можете да правите това и много други неща.
Ако търсите най-добрия инструмент за управление на проекти чрез имейл, с който да пренесете управлението на задачите си на следващото ниво, тогава не търсете по-далеч от ClickUp.
С функции, вариращи от интеграция на имейли до автоматизирано създаване на задачи, ClickUp помага на екипите да управляват с лекота дори и най-трудните проекти.
Изтеглете ClickUp безплатно още днес и се възползвайте от възможностите на управлението на проекти чрез електронна поща!
