التعاون في الشركات الصغيرة: ما وراء البريد الإلكتروني و Slack

نعلم جميعًا أننا نستخدم عددًا كبيرًا جدًا من التطبيقات لإنجاز المهام.

ولكن إليك سياقًا سيذهلك: نحن الآن ننتقل بين التطبيقات حوالي 1200 مرة في اليوم. 🤯

هذا يعني أننا نخسر ما يقرب من 4 ساعات كل أسبوع فقط في إعادة توجيه أنفسنا إلى كل هذه الأدوات المختلفة. هذا ما يقرب من عُشر أسبوع عملنا!!!

بالنسبة للشركات الصغيرة، خاصة تلك التي تعمل عن بُعد وتعتمد على أدوات تعاون متعددة، فإن هذا يشبه ضريبة إنتاجية تدفعها كل يوم. على عكس الشركات الكبيرة، لا تتمتع برفاهية وجود موظفين إضافيين لسد الثغرات.

لهذا السبب لا يمكن أن يقتصر التعاون عن بُعد في العصر الحديث على Slack والبريد الإلكتروني. فهذه الأدوات رائعة للتواصل، ولكنها لم تُصمم لتشغيل مشاريعك أو تتبع المساءلة أو الحفاظ على تماسك الجميع عندما لا يكونون في نفس الغرفة.

سيوضح لك هذا المدونة كيفية دمج سير العمل المتفرق لفريقك في نظام تعاون موحد — باستخدام أدوات تعاون عن بُعد تناسب الشركات الصغيرة.

هيا بنا!

ما هي أدوات التعاون عن بُعد بين أعضاء الفريق؟

أدوات التعاون عن بُعد بين أعضاء الفريق هي منصات رقمية مخصصة للفرق الموزعة، تساعدك على التواصل وإدارة المشاريع ومشاركة الملفات في مكان واحد منظم. باعتبارها بمثابة الجهاز العصبي المركزي لمكان العمل عن بُعد أو المختلط، فإن هذه الأدوات تتجاوز بكثير مجرد المراسلة البسيطة. فهي توفر بيئة منظمة حيث يتم إنجاز العمل بالفعل.

تشمل أنواع أدوات التعاون عن بُعد المختلفة ما يلي:

🤝 تذكير ودي: بينما يمكنك استخدام أدوات منفصلة لكل منها، فإن مساحة العمل المتقاربة —منصة واحدة تجمع المشاريع والمستندات والمحادثات—مثل ClickUp تجمع هذه الفئات في منصة واحدة. مع مثل هذه الأداة، لن تحتاج إلى التبديل باستمرار بين التطبيقات، مما يحافظ على تركيز فريقك وتوافقه.

لماذا تحتاج الشركات الصغيرة إلى أكثر من Slack والبريد الإلكتروني

إذا كنت تستخدم بالفعل البريد الإلكتروني وربما تطبيق دردشة مثل Slack، فلا ينبغي أن يكون العمل غير منظم، أليس كذلك؟

أم... خطأ.

نعم، Slack والبريد الإلكتروني رائعان في ما يقدمانه. لكنهما صُمما لغرض واحد فقط: المحادثات. إنهما رائعان للتحديثات السريعة والتواصل المتبادل، لكن لا يحولان هذه المحادثات إلى خطوات تالية واضحة.

والنتيجة؟

وهذا يؤدي إلى توسع العمل. يضطر فريقك إلى التوفيق بين عدة تطبيقات لا تتواصل مع بعضها البعض... فقط لإنجاز مشروع واحد.

📌 بالنسبة لفريق مكون من خمسة أشخاص، فإن ذلك يعني قضاء أكثر من 20 ساعة أسبوعيًا في التنسيق. وهذا يشبه خسارة نصف موظف بسبب الفوضى الإدارية.

لهذا السبب تحتاج إلى نظام تعاون مخصص يتجاوز البريد الإلكتروني و Slack ويجسر الفجوة بين الكلام والفعل.

فوائد استخدام أدوات التعاون التي تتجاوز البريد الإلكتروني و Slack

التحول عن البريد الإلكتروني ليس مجرد ترقية "جيدة"، بل إنه يجعل العمل أخف. تتحرك المشاريع بشكل أسرع، ويكون الجميع على نفس الصفحة، وتقضي وقتًا أقل بكثير في حل المشكلات.

وأفضل ما في الأمر؟ لا تحتاج إلى فريق تقنية معلومات لتنفيذ ذلك. يمكن أن توفر لك أداة التعاون المناسبة هيكلًا دون إضافة تعقيدات.

فيما يلي الفوائد الأساسية التي يمكنك توقعها ✨

أفضل أدوات التعاون عن بُعد للفرق الصغيرة

في عالم مثالي، سيكون لديك تطبيق واحد يمكنه إصلاح تعاون فريقك بشكل نهائي. ولكن في الواقع، ربما تحتاج إلى عدد قليل من التطبيقات لتكون في أقصى درجات الإنتاجية: المراسلة، وتتبع المشاريع، والمستندات، وربما حتى لوحة بيضاء للتخطيط.

قد تعتقد أن العثور على أدوات جيدة أمر صعب. ولكن الأصعب من ذلك هو تجنب " إرهاق الأدوات " الناتج عن وجود عدد كبير جدًا من التطبيقات غير المتصلة ببعضها البعض.

لمساعدتك على الاختيار بشكل أفضل (وتجنب الحمل الزائد على التطبيقات)، سنقوم بتفصيل الفئات الرئيسية لأدوات التعاون الجماعي الافتراضي أدناه.

👉🏼 وإذا كنت تحاول تبسيط العمل على المدى الطويل، فمن المفيد النظر في المنصات المصممة لتوحيد الأدوات —مثل ClickUp —التي يمكنها تغطية فئات متعددة في مساحة عمل واحدة متصلة (مع تكاملات عندما لا تزال بحاجة إليها).

منصات الاتصال والمراسلة

أدوات الاتصال هي أساس العمل عن بُعد اليومي. وهي مصممة للتنسيق السريع: "هل يمكنك مراجعة هذا؟" "ما هو الوضع؟" "هل سنجتمع اليوم؟"

تحظى Slack و Microsoft Teams و Discord بشعبية كبيرة لأنها تسهل استمرار المحادثات، خاصة مع قنوات المشاريع المحددة والمواضيع والمكالمات السريعة المدمجة فيها.

ولكن هناك مشكلة: الرسائل لا تأتي مع بنية مدمجة. قد يبدو موضوع الدردشة مثمراً بينما يظل العمل الفعلي غامضاً، دون تحديد المسؤولية أو المواعيد النهائية.

أنت بحاجة إلى أداة اتصال تحافظ على تنظيم المحادثات وربطها بمشاريعك.

اختر أداة اتصال بعد البحث عن هذه الميزات:

وإذا كنت تريد توصيتنا بأداة تقوم بكل هذا (وأكثر!)، جرب ClickUp Chat! إنها واحدة من أقوى البدائل للفرق التي تريد التواصل داخل مساحة عمل مشروعها.

في ClickUp Chat، يمكنك:

لذا، بدلاً من نسخ عناصر الإجراءات إلى أداة منفصلة، تصبح الدردشة طبقة سياق واضحة وقابلة للبحث — في المكان الذي يخطط فيه فريقك بالفعل ويبني ويشحن

أدوات إدارة المشاريع وتتبع المهام

أدوات إدارة المشاريع هي التي تحول "يجب أن نفعل هذا" إلى "هذا هو الخطة، وهذا هو المسؤول، وهذا هو الموعد النهائي". فهي تساعد الفرق على تتبع المهام والتكليفات والتبعيات والجداول الزمنية وسير العمل دون الاعتماد على الذاكرة.

يمكنك الاختيار من بين خيارات مصممة خصيصًا مثل ClickUp for Project Teams وAsana وTrello وMonday.com وغيرها. وهي مفيدة بشكل خاص للفرق الصغيرة التي تحتاج إلى الوضوح دون تعقيد الأمور.

ما هو الجانب السلبي؟ خارج ClickUp، لا يزال الكثير منهم يعتمدون على تطبيق اتصال منفصل، لذا ينتهي بك الأمر إلى تخطيط العمل في مكان ما ومناقشته في مكان آخر. هكذا تعود التجزئة إلى الظهور مرة أخرى.

تحل ClickUp Tasks هذه المشكلة من خلال الجمع بين تتبع قوي للمشاريع والتعاون المدمج. يمكن لفريقك تخطيط العمل عبر طرق عرض مختلفة، بينما تحافظ التعليقات المترابطة على المهام على ربط المحادثة بالعمل نفسه.

تحصل على أكثر من 15 عرضًا من ClickUp لإدارة المشاريع وفقًا لطريقة تفكير فريقك، مثل:

أصبح تتبع التقدم سهلاً مع لوحات معلومات ClickUp. أضف بطاقات قابلة للتخصيص لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية مثل المهام المنجزة مقابل المهام المتأخرة، وحجم عمل الفريق، واستهلاك سبرينت.

ومع ClickUp Automations، يمكنك التخلص من الأعمال الروتينية في تحديثات المشاريع. قم بإعداد أتمتة مرة واحدة باستخدام أداة إنشاء if-then، وشاهد كيف يتم تخصيص المهام تلقائيًا عند تغيير الحالة ويتم إخطار المالكين عند الإبلاغ عن المخاطر.

الميزات الرئيسية التي يجب تقييمها في أدوات إدارة المشاريع:

الشركات الصغيرة تحب ClickUp لإدارة المشاريع:

مع ClickUp، كل شيء في مكان واحد، يمكن لعملائي أن يكونوا مستخدمين ويقوموا بإنشاء المهام والمواعيد النهائية وإدخال النصوص والعناصر الخاصة بالوظائف - مع إضافة المواعيد النهائية تلقائيًا ومزامنتها مع تقويمي عند إدخال التاريخ. كان تتبع المهام يتم بالكامل عبر البريد الإلكتروني وكانت السجلات الورقية في حالة فوضى في السابق، أما الآن فكل شيء في مكانه الصحيح. لقد غير ClickUp حياة شركتي الصغيرة كشخص يعمل لحسابه الخاص.

والأرقام تتحدث عن نفسها:

التعاون في المستندات ومشاركة الملفات

هل معرفة شركتك موزعة على Google Docs و Dropbox والأقراص الصلبة المحلية؟ عندما تكون موجزات المشاريع وإجراءات التشغيل القياسية وملاحظات الاجتماعات موجودة في أنظمة مختلفة، ينتهي الأمر بفريقك بالتنقل بين الأدوات، محاولًا تذكر مكان "النسخة النهائية النهائية".

بالقيام بذلك، فإنك لا تقوم فقط بإنشاء صوامع للمعلومات، بل تؤثر أيضًا على العمليات التجارية الرئيسية. يصبح توظيف الموظفين الجدد كابوسًا، وقد ينتهي الأمر بالناس إلى العمل بناءً على معلومات قديمة.

لا شك أن أدوات مثل Google Workspace وNotion وDropbox Paper وConfluence رائعة لإنشاء المحتوى ومشاركة المعرفة وإنشاء ويكي داخلي أو قاعدة معرفية.

ولكن كل هذه المعلومات يجب أن تكون متوفرة في مكان عملك. تربط ClickUp Docs الوثائق بالتنفيذ. يمكن أن تكون الوثائق متوفرة جنبًا إلى جنب مع مهامك ومشاريعك، مما يسهل الانتقال من التخطيط → الكتابة → التنفيذ دون الحاجة إلى التبديل بين الأدوات باستمرار.

وبالنسبة للفرق التي تحتاج إلى القليل من المساعدة في نقل المحتوى من عقولهم إلى الصفحة، فإن ClickUp Brain، الذكاء الاصطناعي المدمج في ClickUp والمتوافق مع السياق، يقدم لك كل الدعم الذي تحتاجه. استخدمه للكتابة والتلخيص والحصول على الإجابات بشكل أسرع، خاصةً عندما تحتاج إلى البحث في المستندات والمهام والمحادثات دفعة واحدة.

تذكر أن أداة جيدة للتعاون في المستندات يجب أن توفر:

التعاون المرئي واللوحات البيضاء

في بعض الأحيان، لا تكون أسرع طريقة للتعاون هي كتابة المزيد من الرسائل، بل عرض الأفكار بصريًا.

هنا تبرز أهمية أدوات السبورة البيضاء. فهي مثالية لعقد جلسات العصف الذهني، وتخطيط سير العمل، والتخطيط لإطلاق المنتجات، ورسم المخططات الأولية، أو تحويل الأفكار الفوضوية إلى شيء يمكن لجميع أعضاء الفريق رؤيته.

أدوات مثل Miro و FigJam و Lucidchart رائعة من أجل:

المشكلة هي ما يحدث بعد جلسة السبورة البيضاء.

في كثير من الأحيان، يصبح السبورة "متحفًا للأفكار الرائعة" ويظل العمل الحقيقي بحاجة إلى إعادة إنشائه في مكان آخر.

أنت بحاجة إلى أداة تسد الفجوة بين الفكرة والتنفيذ. وهذا بالضبط ما توفره لوحات ClickUp البيضاء. يمكن لفريقك تبادل الأفكار على لوحة قماشية لا نهائية، ثم تحويل الأشكال إلى مهام — مع تحديد المكلفين بها ومواعيدها النهائية — دون الحاجة إلى إعادة العمل في نظام آخر.

يوضح لك هذا الفيديو كيفية القيام بذلك:

تتضمن أداة التعاون المرئي القوية —مثل ClickUp Whiteboards— ما يلي:

كيفية اختيار برنامج التعاون المناسب لفريقك

إذن أنت مستعد للتخلي عن البريد الإلكتروني و Slack. هذا رائع. 😄

ولكنك الآن تجد نفسك أمام مليون أداة توعد جميعها بـ "تبسيط التعاون" و"زيادة الإنتاجية".

لاختيار الأفضل (وتجنب الندم على شراء أداة أخرى رائعة)، استخدم هذا الإطار السريع:

قدرات التكامل

يعمل فريقك بالفعل على عدد من الأدوات الأساسية، مثل Google Calendar و QuickBooks و GitHub و Zoom و Google Drive و Figma وغيرها. لا ينبغي أن تجبرك أداة التعاون الخاصة بك على التخلي عن هذه الأدوات. بل يجب أن تربط بينها.

إذا لم تتمكن من التكامل، فسوف ينتهي بك الأمر إلى نفس المشكلة في شكل جديد: الملفات في مكان، والمهام في مكان آخر، والمحادثات في مكان ثالث... ولا أحد يعرف ما هو "مصدر الحقيقة".

سهولة الاستخدام والتطبيق

نحن نعلم أن الشركات الصغيرة مثل شركتك لا تملك الوقت الكافي لتنفيذ عمليات إطلاق معقدة أو مشاهدة فيديو تعريفي مدته 47 دقيقة. 🤷🏻‍♀️

أنت تريد شيئًا يمكن لفريقك تعلمه بسرعة، و ينمو مع مرور الوقت. واجهة مستخدم بسيطة وسهلة الاستخدام بالإضافة إلى إعداد بسيط لسير العمل الأساسي (المشاريع والمهام والمستندات) تساعد كثيرًا. والأفضل من ذلك هو القوالب الجاهزة التي تتيح لك البدء دون الحاجة إلى إعادة اختراع العجلة لكل عملية.

أقوى برنامج في العالم لا فائدة منه إذا وجد فريقك أنه معقد للغاية في الاستخدام. لا تستطيع الشركات الصغيرة تحمل تكلفة قضاء أسابيع في التدريب والتنفيذ. أنت بحاجة إلى أداة سهلة الاستخدام منذ اليوم الأول وتسمح لفريقك بزيادة إنتاجية العمل على الفور.

✅ ClickUp يعمل جيدًا هنا لأنه يمكنك اعتماده تدريجيًا: ابدأ بـ المهام + المستندات، ثم أضف الحقول المخصصة والأتمتة بمجرد أن يصبح فريقك مرتاحًا. كما أن المكتبة المدمجة التي تضم أكثر من 1000 نموذج تجعل من السهل إنشاء سير عمل قابل للتكرار في دقائق.

يتفق عملاء ClickUp على ما يلي:

يحتوي ClickUp على الكثير من الميزات الفريدة والإضافات التي قد لا تراها في خيارات إدارة المشاريع الأخرى، مثل تتبع الوقت والدردشة المدمجة وإمكانيات إدارة الموارد الشاملة. إذا كنت تمتلك شركة صغيرة أو ناشئة، فإن ClickUp يوفر الكثير من القوالب والطرق السهلة للبدء دون الحاجة إلى قضاء ساعات في إعداد إعدادات مخصصة. ستحصل على ذلك الشعور المخصص في منتج أكثر سهولة.

تجعل الواجهة البديهية من السهل البدء في استخدامها من البداية، ومع ذلك تظل قوية للغاية مع تعلمك واستخدامك لمزيد من الميزات. بالإضافة إلى ذلك، فإن قدراتها على التكامل مع بريدي الإلكتروني وتقويماتي وبرنامج CRM سلسة، مما يعزز سير عملي. أجد أيضًا القوالب المتاحة مفيدة للغاية، فهي تبسط عملية الإعداد وتوفر لي الوقت.

قابلية التوسع والأسعار

لن تظل شركتك الصغيرة صغيرة إلى الأبد. يجب أن تكون أداة التعاون التي تختارها اليوم قادرة على دعمك أثناء نموك. آخر ما تريده هو أن تنظم أمورك أخيرًا... ثم تصطدم بحاجز لأن أداتك لا تستطيع التعامل مع فرق جديدة أو سير عمل جديد أو مشاريع أكثر تعقيدًا.

انتبه جيدًا إلى مستويات الأسعار وما تشمله. العديد من الخطط "المجانية" تفرض قيودًا خفية على المستخدمين أو السعة التخزينية أو الميزات، مما سيجعلك تضطر إلى الترقية في وقت أقرب مما تتوقع. اختر منصة توفر مسار ترقية واضح وعادل.

الأمان والامتثال

الأمن ليس مجرد مشكلة تخص الشركات. إذا كنت تعمل مع عملاء أو مقاولين أو معلومات عن الموظفين أو فواتير أو ملكية فكرية داخلية، فأنت بالفعل تمتلك بيانات حساسة تستحق الحماية.

يضيف العمل عن بُعد مخاطر إضافية أيضًا، مثل مشاركة الملفات عبر الأجهزة، وتسجيل الدخول من أي مكان، و"إرسالها بسرعة على WhatsApp" التي أصبحت عادة.

ابحث عن:

قم ببناء مجموعة أدوات التعاون عن بُعد لشركتك الصغيرة باستخدام ClickUp

ينتهي الأمر بالفرق الصغيرة إلى قضاء المزيد من الوقت في إعادة بناء السياق بدلاً من المضي قدماً في المشاريع.

يحل ClickUp هذه المشكلة من خلال العمل كمساحة عمل متقاربة — منصة آمنة واحدة حيث يمكن لفريقك تخطيط المشاريع والتعاون في الوقت الفعلي وتوثيق القرارات وتتبع التقدم. وبفضل الذكاء الاصطناعي المدمج في سير العمل، يمكنك التحرك بشكل أسرع دون تكاليف ومخاطر أمنية مرتبطة بانتشار الذكاء الاصطناعي.

إليك كيف يبدو ذلك في الواقع:

متى تستخدم الدردشة مقابل التعليقات مقابل المستندات

حتى مع وجود أداة شاملة مثل ClickUp، قد يشعر فريقك بالحيرة بشأن مكان وضع المعلومات. هل يجب أن يكون التحديث السريع رسالة دردشة أم تعليقًا على المهمة؟ أين توثق القرار النهائي؟

إليك دليل بسيط لمساعدة فريقك على استخدام القناة المناسبة في كل مرة 🛠️

المبدأ التوجيهي بسيط: كلما كانت المعلومات أكثر ديمومة أو أهمية، كلما كان يجب أن تكون أقرب إلى العمل الذي تشير إليه. نظرًا لوجود جميع هذه القنوات داخل ClickUp، يمكن لفريقك التنقل بينها بسهولة.

أفضل الممارسات للتعاون غير المتزامن للفرق الصغيرة

يغير العمل عن بُعد (والجداول الزمنية المرنة) طريقة عمل الاتصالات، خاصةً عندما يمتد ما يقرب من ثلث الاجتماعات الآن إلى مناطق زمنية متعددة. لم يعد بإمكانك أن تضغط على كتف شخص ما للحصول على إجابة سريعة. يضمن التعاون غير المتزامن — أو "async" — تماسك فريقك وإنتاجيته، بغض النظر عن مكان أو وقت عمله.

اعتماد عقلية "التزامن أولاً " يعني بناء عادات حول التواصل الواضح والموثق.

لا يحدث التعاون عن بُعد بشكل رائع لمجرد اختيارك للأدوات المناسبة. بل يحدث ذلك لأن فريقك يبني العادات الصحيحة حولها. من خلال بعض الممارسات غير المتزامنة المتعمدة، يمكن لشركتك الصغيرة أن تظل متناسقة مع نموك، دون تحويل كل تحديث إلى اجتماع آخر.

هل أنت مستعد لتوحيد اتصالات فريقك ومهامه ووثائقه في مساحة عمل واحدة؟ اشترك للحصول على حساب ClickUp مجاني!

الأسئلة المتداولة (FAQs)

تركز برامج إدارة المشاريع على تنظيم المهام وسير العمل، بينما تغطي أدوات التعاون الجماعي اتصالات أوسع نطاقًا. تجمع المنصات الحديثة مثل ClickUp بين الاثنين حتى لا تضطر إلى الاختيار.

نعم، تم تصميم مساحة عمل متقاربة مثل ClickUp لتوحيد الدردشة الداخلية والوثائق وإدارة المهام. لا يزال بإمكانك استخدام البريد الإلكتروني للاتصال الخارجي، ولكن يمكنك إدارة جميع أعمالك الداخلية في مكان واحد.

ابدأ بمشكلة واحدة، مثل تتبع المهام، بدلاً من محاولة ترحيل كل شيء دفعة واحدة. استخدم الأداة الجديدة جنبًا إلى جنب مع أنظمتك القديمة لفترة قصيرة حتى يتأقلم فريقك معها ويرى فوائدها.

تعد الخطط الأساسية رائعة للبدء، ولكن الشركات النامية غالبًا ما تحتاج إلى ميزات متقدمة مثل عمليات تكامل غير محدودة أو أمان محسّن. ابحث عن منصة ذات مسار ترقية واضح يتيح لك التوسع دون مواجهة عقبات.