أفضل 3 برامج لإدارة المشاريع لإدارة أولويات متعددة

تخيل عالماً موازياً حيث تتوفر لديك وقت وموارد لا حصر لها. يمكنك تنفيذ مشاريع طموحة، ومتابعة أولويات لا حصر لها، والقيام بكل ذلك دون أي ضغوط.

لسوء الحظ، لا تسير الأمور على هذا النحو. بصفتك مدير مشروع، فإنك تدير عدة مشاريع وأولويات في أي وقت.

أنت دائمًا تحت ضغوط: ضغوط الوقت والموارد وكل شيء آخر.

لكي ترى جميع مشاريعك تصل إلى خط النهاية، عليك أن تكون صارمًا في طريقة إدارتك لها.

لقد قمنا بتجميع قائمة بأفضل 3 برامج لإدارة المشاريع لإدارة أولويات ومشاريع متعددة، على الرغم من الفوضى والعقبات المصاحبة لها.

أفضل برامج إدارة المشاريع لإدارة أولويات متعددة — نظرة عامة

فيما يلي مقارنة بين أفضل ثلاثة برامج لإدارة المشاريع لإدارة أولويات متعددة:

ما الذي يجب أن تبحث عنه في برامج إدارة المشاريع لإدارة أولويات متعددة؟

عندما تبدو كل مهمة عاجلة، فإن ما يحتاجه مديرو المشاريع حقًا ليس المزيد من التخطيط للمشاريع، بل المزيد من الوضوح.

فيما يلي بعض الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها في أداة إدارة المشاريع لإدارة أولويات متعددة بفعالية:

أفضل برامج إدارة المشاريع لإدارة أولويات متعددة

يريد عميلك تحديثًا عن إنجازات الأسبوع الماضي، وينتظر فريقك التعليقات على مسودة ما. تقوم بمسح لوحة المشروع، ولا يبدو أنك تجد العقبة.

هذا هو ما يشكل كابوس مدير المشروع.

فيما يلي برامج إدارة المشاريع التي تتميز بميزات مصممة خصيصًا لإدارة مشاريع متعددة:

1. ClickUp (الأفضل لإدارة المشاريع والتعاون المدعوم بالذكاء الاصطناعي)

ClickUp لإدارة المشاريع هو التطبيق الشامل للعمل الذي يجمع بين إدارة المشاريع وإدارة المهام والتواصل بين أعضاء الفريق، كل ذلك في منصة واحدة — مدعومًا بأتمتة الذكاء الاصطناعي من الجيل التالي.

فيما يلي الميزات الرئيسية لأداة إدارة المشاريع ClickUp التي تجعل من السهل إدارة مشاريع متعددة (والحفاظ على سلامتك العقلية):

حافظ على تركيزك مع أولويات المهام في ClickUp

تصبح مهام ClickUp اللبنات الأساسية لكل مشروع في مساحة العمل الخاصة بك. يمكنك إنشاء مهمة لـ "إطلاق الصفحة المقصودة" ثم تقسيمها إلى مهام فرعية مثل "كتابة النص" و"اختبار ضمان الجودة" باستخدام ميزة إدارة المهام هذه. قم بتعيينها لأعضاء الفريق المناسبين، وأضف العلامات وتواريخ الاستحقاق والأوصاف، وحتى اربطها ببعضها البعض.

لإضافة المزيد من المساءلة، قم بتمييز كل مهمة بأحد مستويات الأولوية الأربعة التي يوفرها ClickUp Task Priorities. اختر من بين عاجل، عالي، عادي، أو منخفض حتى يعرف فريقك دائمًا ما يحتاج إلى الاهتمام أولاً.

على سبيل المثال، يمكن لفريق التسويق الذي يخطط لإطلاق منتج ما تحديد ما يلي:

يمكن فرز المهام حسب الأولوية والتقديرات الزمنية، مما يمنح كل عضو في الفريق خطة عمل يومية واضحة.

تضيف ClickUp Dependencies طبقة أخرى من السياق. قم بتمييز مهمة تصميم على أنها "تعوق" التطوير، وستشير أولويتها على الفور إلى مدى إلحاحها للأشخاص المعنيين. يمكنك أيضًا حفظ المرشحات لإنشاء طرق عرض مخصصة، مثل عرض المهام العالية والعاجلة المستحقة هذا الأسبوع فقط.

يوضح لك هذا الفيديو كيفية تحديد أولويات المهام كالمحترفين:

اعمل بذكاء أكبر مع ClickUp Brain

بالمقارنة مع أداة إدارة المشاريع التقليدية، يضيف ClickUp Brain ذكاءً سياقيًا إلى سير عمل مشاريعك.

إنه يفهم سياق مكان عملك والمشاريع المتعددة التي تديرها.

تم تصميم ClickUp Brain لربط المهام والمستندات والمحادثات في نظام ذكي واحد. إليك كيفية استخدام الذكاء الاصطناعي لإدارة سير العمل:

يضمن تضمين ClickUp Brain مباشرة في سير عملك قضاء وقت أقل في البحث عن بيانات المشروع (جداول التسليم، ومخاطر المشروع، وما إلى ذلك) وقضاء وقت أطول في اتخاذ القرارات الاستراتيجية.

يوضح لك هذا الفيديو كيفية تبسيط إدارة المشاريع باستخدام ClickUp Brain:

أتمتة الأولويات باستخدام ClickUp Automations

يتيح لك ClickUp Automations إنشاء قواعد بدون كود تؤدي إلى تنفيذ إجراءات عبر عدة مشاريع. باستخدام منطق "إذا حدث هذا، فسيحدث ذلك" البسيط، يمكنك أتمتة تغييرات الأولويات والمهام وتحديثات الحالة وعمليات التسليم. لا حاجة إلى التتبع اليدوي.

يمكنك إعداد عمليات أتمتة لتحديث الأولوية أو الملكية عندما:

أمثلة:

وكلاء الذكاء الاصطناعي يقومون بالأعمال الشاقة نيابة عنك

تأخذ وكالات ClickUp Autopilot الأتمتة خطوة إلى الأمام من خلال العمل على تغييرات الأولويات فور حدوثها. على عكس الأتمتة القائمة على القواعد، تراقب وكالات الذكاء الاصطناعي هذه المهام والتعليقات والمستندات باستمرار، ثم تقوم بتحديث الأولويات أو إخطار المالكين بناءً على السياق.

يمكنك استخدام وكيل Autopilot مسبق الصنع أو إنشاء وكيل مخصص لسير عملك.

استخدم وكلاء الطيار الآلي المُعدّين مسبقًا عندما تريد أتمتة سريعة وجاهزة للاستخدام لسير العمل الشائع، مثل تقارير الحالة اليومية/الأسبوعية أو التحديثات التلقائية.

من ناحية أخرى، تعد وكلاء الطيار الآلي المخصصين الخيار الأفضل عندما تحتاج إلى وكلاء يتبعون منطقك الخاص (محفزات متعددة الخطوات أو شروط أو قواعد خاصة بمساحة العمل) لإدارة الأولويات بطريقة مخصصة.

الميزات الرئيسية لـ ClickUp

مزايا ClickUp

عيوب ClickUp

أسعار ClickUp

تقييمات ومراجعات ClickUp

لماذا تعتبر رائعة لإدارة أولويات متعددة

بفضل تنفيذ المشاريع المدعوم بالذكاء الاصطناعي، يزيل ClickUp تكاليف تبديل الأدوات ويقوم بمركزية إدارة المهام. يتقدم العمل دون الحاجة إلى البحث عن التحديثات. يحول السياق إلى إجراءات من خلال وضع العلامات تلقائيًا وتعيين المهام وتصعيدها.

يجمع ClickUp المهام والمستندات والجداول الزمنية والمحادثات والذكاء الاصطناعي في مساحة عمل واحدة متكاملة تعمل بالذكاء الاصطناعي، بحيث تظل كل الأولويات متوافقة مع نفس مصدر الحقيقة.

ماذا يقول المستخدمون الحقيقيون عن ClickUp؟

تقييم G2 هذا يوضح كل شيء:

لقد أحدث ClickUp تغييرًا جذريًا في تنظيم المشاريع والحفاظ على تماسك فريقي. أحب مدى قابليته للتخصيص — سواء كنت بحاجة إلى لوحة Kanban أو مخطط Gantt أو مجرد قائمة مهام بسيطة، فكل ذلك متوفر. توفر لنا القدرة على إنشاء مستندات وتتبع الأهداف وحتى الدردشة داخل المنصة عناء التنقل بين أدوات متعددة. ومع ذلك، قد تكون المرونة مربكة بعض الشيء في البداية. استغرق فريقنا بعض الوقت لمعرفة أفضل إعداد، ويتطلب ضم أعضاء جدد بعض التدريب.

2. Asana (الأفضل لتتبع المشاريع المنظمة وسير عمل الفرق متعددة الوظائف)

Asana هو برنامج لإدارة المهام يجمع قوائم المهام الخاصة بك في مكان واحد مركزي. من خلال ربط عملك بمهامك، يساعدك البرنامج على تحديد أولويات المهام بفعالية.

على عكس الملاحظات اللاصقة المتناثرة، يمنحك Asana رؤية موحدة لكل ما لديك من مهام عبر عدة مشاريع وفرق.

تجمع طريقة العرض MyTasks جميع المهام المخصصة في قائمة يمكن إدارتها. كما أنها تتعامل مع علاقات المهام. عندما تؤثر إحدى المهام على عدة مشاريع، يمكنك تخصيص المهمة لعدة مشاريع بدلاً من إنشاء نسخ مكررة.

تعمل ميزة المحافظ كمركز تحكم للمشرفين على المشاريع الذين يشرفون على مبادرات متعددة. باستخدام لوحة التحكم، يمكنك معرفة المشاريع التي تتأخر عن الجدول الزمني المحدد والمجالات التي قد يكون فيها فريقك مثقلًا بالأعباء قبل أن تخرج المشاكل عن نطاق السيطرة.

تدمج Asana AI ميزات ذكية مباشرة في سير عملك. توفر الذكاء الاصطناعي رؤى حول خطط المشاريع، ويمكنها الإجابة على الأسئلة حول الخطوات التالية، وإنشاء ملخصات لأحدث التقدم المحرز. يتيح لك AI Studio إنشاء سير عمل ذكاء اصطناعي بدون كود لأتمتة المهام المتكررة دون الاعتماد على فرق التقنية.

الميزات الرئيسية لبرنامج Asana

مزايا Asana

عيوب Asana

أسعار Asana

تقييمات ومراجعات Asana

لماذا تعتبر رائعة لإدارة أولويات متعددة

يربط Asana بين المشاريع والتبعيات وأحمال العمل لتسهيل الرؤية وإجراء التعديلات بسرعة. تدعم طرق العرض المتعددة المستويات تتبع المهام على مستويات مختلفة، حتى مع تغير الأولويات. تضمن الأتمتة والتحديثات في الوقت الفعلي التعاون بين الوظائف المختلفة دون إغفال الأهداف.

ماذا يقول المستخدمون الحقيقيون عن Asana؟

من مراجعة G2:

تصميم Asana جذاب للغاية وتفاعلي ويحتوي على العديد من الميزات مثل الأتمتة، والحقول التي تملأ مشروعك مباشرة من نماذج الطلبات التي تم إنشاؤها، وقدرة هائلة على إعداد التقارير على مستويات متعددة من سير العمل. كما أنه يتكامل مع عدد كبير من المنصات الخارجية التي تستخدمها الشركات بانتظام، مما يسمح بتدفق كل شيء إلى مكان واحد لفرقك وعملائك المختلفين.

3. Trello (الأفضل لإدارة المهام المرئية باستخدام اللوحات)

يعد تخطيط وجدولة مشروع واحد أمرًا بسيطًا من منظور السعة. ولكن عندما يتم تنفيذ عدة مشاريع في وقت واحد مع عرض منفصل، سرعان ما تتراكم المهام على عاتقك. قبل أن تدرك ذلك، سيكون لديك ثلاث مهام لتنفيذها في نفس الوقت.

تساعدك أداة إدارة المشاريع والتعاون المرئي Trello على إدارة جميع هذه الأولويات وقدراتك بشكل استباقي.

لفهم حجم العمل الذي يقوم به فريقك في أي وقت، يوفر Trello طرق عرض مختلفة.

تعرض طريقة عرض التقويم الأعمال القادمة حتى لا تفرط في تحميل أيام أو أسابيع معينة. تسلط لوحة التحكم الضوء على مقاييس عبء العمل مثل مواعيد الاستحقاق والبطاقات المخصصة لمنع الاختناقات.

يجمع الجدول المهام من جميع اللوحات في قائمة واحدة قابلة للفرز. ويقوم المخطط الزمني بتعيين المهام على غرار مخطط جانت.

يمكنك إضافة الموارد ذات الصلة، مثل المرفقات والمحادثات، إلى البطاقات. قم بتجميع التعليقات وتحديثات الحالة ومحادثات المشروع في البطاقات.

أنشئ قوائم مراجعة متقدمة لتسجيل تفاصيل مهام المشروع. استخدم لوحات المعلومات لتتبع أي مجموعة من المهام عبر لوحات Trello الخاصة بك، مثل المهام أو المشاريع المتأخرة، كل شهر.

يقوم Trello Inbox AI بتحليل رسائل Slack و Teams المحفوظة في Trello Inbox لاستخراج تواريخ الاستحقاق والأولويات وعناصر العمل.

الميزات الرئيسية لـ Trello

مزايا Trello

عيوب Trello

أسعار Trello

تقييمات ومراجعات Trello

لماذا تعتبر رائعة لإدارة أولويات متعددة

يبرز Trello أولويات المشروع من خلال إشارات بصرية، مما يساعد على التغيير السريع عبر اللوحات. تعمل الأتمتة والتكاملات على تبسيط حركة المهام مع تطور الخطط. وهو فعال بشكل خاص للبيئات الديناميكية.

ماذا يقول المستخدمون الحقيقيون عن Trello؟

إليك ما قاله أحد مستخدمي Capterra:

أستخدم Trello منذ أكثر من عقد من الزمان. لقد مرت النسخة المجانية بعدة إصدارات، ولكنها لا تزال تمثل قيمة جيدة مقابل المال - خاصة في وكالة / شركة استشارية حيث يكون سعر كل مقعد للاستخدام العرضي للعملاء باهظًا. أجد أن عملائي يحبون سهولة استخدامه مقارنة بالبدائل الأخرى.

أمور أخرى جديرة بالذكر

فيما يلي بعض أدوات إدارة المشاريع الأخرى التي تمنع تضارب الأولويات:

كيفية إدارة أولويات متعددة بفعالية (نصائح + أفضل الممارسات)

الأدوات لا يمكنها أن تساعدك إلا إلى حد معين. عندما تواجه صعوبة في تنظيم وإدارة العمل عبر عدة مشاريع، ستساعدك هذه الاستراتيجيات على الحفاظ على سير كل شيء على ما يرام:

1. احفظ سير عملك وقم بتحويله إلى نماذج

تخيل ما يلي: لقد انتهيت للتو من حملة التسويق للربع الأخير من العام وتستعد للعام المقبل. لا تتذكر كيف قمت بإعداد لوحة معلومات التقارير.

علاوة على ذلك، أنت تدير عدة مشاريع. أنت لست متأكدًا من المكونات الأولية، فكيف يمكنك تكرار الحملة دون إغفال المهام والتفاصيل المهمة؟

✅ الحل: قم بإنشاء قوالب لسير العمل المهم. بهذه الطريقة، عندما تبدأ مشروعًا جديدًا، ما عليك سوى توصيل البيانات وتشغيلها. اعمل بسرعة أكبر وكفاءة أعلى.

💡 نصيحة احترافية: استخدم نموذج تقرير حالة المشاريع المتعددة من ClickUp للحفاظ على جميع مشاريعك قابلة للوصول ومنظمة.

احصل على نموذج مجاني

يمكنك الحصول على نظرة شاملة على جميع التفاصيل الضرورية، بما في ذلك مرحلة المشروع وحالته والتكلفة والجودة والجداول الزمنية. بفضل وضع العلامات والمهام الفرعية وعلامات الأولوية والمسؤولين المتعددين، يتم إخطارك كلما كان هناك تأخير أو عوائق.

2. حدد أولويات العمل بصرامة

عندما تدير أولويات متعددة، يبدو كل شيء عاجلاً.

تنتقل بين المهام وترد على الرسائل وتحضر الاجتماعات. وبحلول نهاية اليوم، لم تتقدم أعمالك ذات الأولوية الفعلية.

✅ الحل: طبق طريقة Ivy Lee.

في نهاية كل يوم عمل، اكتب المهام الستة الأكثر أهمية لليوم التالي، مع ترتيبها حسب الأولوية. ركز على إنجازها واحدة تلو الأخرى، ولا تنتقل إلى المهمة التالية إلا بعد الانتهاء من المهمة السابقة.

3. حدد الأهداف والخطط والتوقعات في البداية

بدون عملية تخطيط مشاريع قياسية أو منهجية واضحة لإدارة المشاريع، يتم إدارة كل مشروع جديد بطريقة مختلفة.

النتيجة؟ تصبح النتائج غير متسقة، ويضطر مديرو المشاريع إلى إعادة اختراع العجلة، وتعمل الفرق انطلاقًا من افتراضات مختلفة. لا أحد لديه رؤية موحدة للأولويات أو الملكية أو الجداول الزمنية.

✅ الحل: خطط للعملية والمسؤوليات حتى قبل بدء المشروع.

على مستوى المشروع، حدد الأهداف والمعالم والتبعيات وخطوات الملاحظات/الموافقة. على مستوى البرنامج، حدد الأهداف على مستوى الفريق وأظهر كيفية ارتباطها بأهداف العمل.

عندما يتم تحديد التوقعات مسبقًا، يصبح التعاون بين أعضاء الفريق أسهل ويصبح التنفيذ قابلاً للتكرار، خاصةً عندما يدعم برنامج إدارة المهام الخاص بك القوالب وبدء المشاريع.

⚒️ حيلة سريعة: بمجرد تحديد الأهداف والمعالم والنتائج المتوقعة والمسؤوليات في مستند المشروع، أضف بطاقات AI إلى لوحة معلومات ClickUp للحفاظ على تلك التوقعات مرئية ومحدثة تلقائيًا.

استخدم بطاقات الذكاء الاصطناعي من أجل:

• اعرض الهدف وحالة المشروع في الوقت الفعلي
• أضف بطاقة ملخص تنفيذي بالذكاء الاصطناعي إلى لوحة معلومات مشروعك للحصول على لمحة عامة عن الحالة والتكلفة والجدول الزمني والمخاطر.
• استخدم بطاقة AI StandUp في الصفحة الرئيسية حتى يرى كل مالك بالضبط ما هو مسؤول عنه اليوم.

4. موازنة أعباء العمل من خلال النظر إلى العمل عبر المشاريع

عندما تخطط لكل مشروع في مكان مختلف، لا يمكنك رؤية جميع الأعمال التي يقوم بها الشخص في المشاريع المختلفة.

أنت تعتمد على الشخص ليخبرك إذا كان حجم العمل قليلًا جدًا أو كثيرًا جدًا. لا تعرف ذلك إلا عند تجاوز المواعيد النهائية أو عندما يتحدثون أخيرًا. هذا يقضي على الغرض الكامل من تخصيص الموارد بكفاءة.

✅ الحل: الخطوة الأولى لحل هذه المشكلة هي إدارة جميع مشاريعك في مكان واحد (تلميح: أداة إدارة المشاريع). بعد ذلك، سترغب في رؤية جميع المهام في كل مشروع ومن تم تعيينها له.

بناءً على ذلك، يمكنك إزالة المهام أو تفويضها للحفاظ على سير المشاريع على المسار الصحيح ومنع الإرهاق. ولكن تذكر أن أدوات إدارة المشاريع لا تتضمن جميعها أدوات إدارة الموارد أو مرشح عرض حجم العمل. لذا اختر بحكمة.

💡 نصيحة احترافية: تتيح لك ميزة "عرض حجم العمل" في ClickUp تصور السعة المتاحة لكل شخص بناءً على تقديرات الوقت أو نقاط القصة أو حقول الجهد المخصصة. يتم عرض سعة كل شخص باللون الأحمر أو الأخضر أو الأصفر، مما يشير إلى حجم عمله في لمحة.

حدد الأولويات بفعالية باستخدام برنامج إدارة المشاريع ClickUp

قل وداعًا للفوضى الناتجة عن التنافس بين أولويات متعددة من خلال تنفيذ هذه الاستراتيجيات البسيطة والفعالة.

عند استخدامها مع أداة إدارة المشاريع مثل ClickUp، ستتمكن من تتبع تقدم المشروع، والحفاظ على التنظيم، وتحقيق أهداف أداء المشروع في كل مرة.

لتحقيق التميز في تحديد أولويات المهام، قم بالتسجيل في ClickUp مجانًا.