كيفية اختيار أدوات التعاون لتحسين الإنتاجية

عقد فريقك للتو اجتماعًا مدته 30 دقيقة لاتخاذ قرار بشأن المنصة التي سيتم استخدامها لجدولة اجتماعات مدتها 30 دقيقة. لا تغيب المفارقة عن بال أحد.

كان من المفترض أن تسهل أدوات التعاون العمل. لكن بطريقة ما، انتهى بك الأمر بسبعة تطبيقات مختلفة، لا يتواصل أي منها مع الآخر، وفريق مستعد للعودة إلى استخدام الحمام الزاجل.

ليس الأمر أن أدوات التعاون سيئة. ولكن اختيار الأدوات الخاطئة يحول فريقك إلى رحالة رقميين يتنقلون بين المنصات.

وهنا تكمن الصعوبة: فكل أداة توعد بأنها الأداة التي يحتاجها فريقك. جميعها تقدم عروضًا توضيحية رائعة. جميعها تدعي أنها تزيد الإنتاجية بنسبة 347٪. وجميعها تبدو مثالية حتى اليوم الثالث، عندما تدرك أن نصف فريقك لا يستطيع معرفة كيفية الإشارة إلى شخص ما في تعليق.

يشرح هذا الدليل كيفية اختيار أدوات التعاون التي تناسب احتياجات فريقك. سنغطي ما يجب تقييمه، والميزات التي تهم حقًا، وبعض الخيارات الأفضل (نعم، بما في ذلك ClickUp!). ​​​​​​​​​​​​​​​​

ما هي أدوات التعاون؟

عندما يقوم شخص ما بتحديث حالة مهمة في الساعة 9 مساءً، يراها باقي أعضاء فريقك في صباح اليوم التالي دون أن يرسل أي شخص رسائل بريد إلكتروني للتحديث. وهذا يحافظ على تقدم مشاريعك حتى عندما يعمل أعضاء الفريق في ساعات مختلفة أو من مواقع مختلفة.

أنواع التعاون

يتخذ التعاون أشكالًا عديدة، ويمكن أن يساعد فهم كل نوع من هذه الأشكال الفرق على العمل معًا بشكل أكثر فعالية.

كيفية تقييم أدوات التعاون

إليك كيفية اختيار أدوات التعاون التي تناسب فريقك.

قم بتشغيل مشاريع حقيقية خلال فترات التجربة

انسَ المشاريع النموذجية النظيفة التي ينشئها البائعون للعروض التوضيحية.

خذ أكثر مشاريعك تعقيدًا مع مواعيد نهائية فعلية وتبعيات متعددة والفوضى التي يتعامل معها فريقك يوميًا، ثم قم بتحميلها على المنصة. إما أن تتعامل أداة التعاون مع التعقيد الحقيقي أو تنهار، وستعرف في غضون أيام أيهما تتعامل معه.

انتبه إلى نقاط الاحتكاك التالية:

اختبرها مع أعضاء فريقك الأقل خبرة في مجال التكنولوجيا

قم بتسليم المنصة إلى أي فرد في فريقك يستغرق وقتًا أطول للتكيف مع البرامج الجديدة. إن أداة التعاون الجماعي التي تعمل بشكل رائع لمديري المشاريع لديك ولكنها تربك الجميع تصبح أداة لا يستخدمها أحد.

شاهد كيف يتعامل هؤلاء المستخدمون مع السيناريوهات اليومية لتحديد معدلات التبني:

قياس التغييرات

كم من الوقت يقضي فريقك في اجتماعات تحديد الحالة، والبحث عن الملفات في سلاسل الرسائل الإلكترونية، أو تحديد المسؤول عن كل مهمة؟ استخدم الأداة الجديدة لمدة أسبوعين وقم بقياس تلك الأنشطة مرة أخرى.

تتبع هذه المقاييس:

تحقق من جودة التكامل مع الأنظمة الحالية

قم بتوصيل المنصة ببريدك الإلكتروني وتقويمك ومساحة تخزين الملفات، ثم استخدم هذه التكاملات فعليًا لمدة أسبوع.

تعني عمليات التكامل الضعيفة أنك تدير البيانات في أنظمة متوازية، مما يخل بالهدف بأكمله. اختبر سيناريوهات التكامل التالية:

تحقق من تجربة استخدام الهاتف المحمول في ظروف واقعية

يمكنك الوصول إلى عملك عبر هاتفك أثناء تنقلك أو بين الاجتماعات ومحاولة الموافقة على طلب أو مراجعة مستند أو إعادة تعيين مهمة.

الأداة التي تعمل بشكل رائع على أجهزة الكمبيوتر المكتبية ولكنها بالكاد تعمل على الأجهزة المحمولة لم تعد تتناسب مع طريقة عمل الفرق. قم بتقييم هذه القدرات:

كم يجب أن تدفع مقابل أداة تعاون؟

يجب أن تتناسب ميزانيتك مع حجم فريقك، وتعقيد المشروع، ومقدار الوقت الضائع في التنسيق الذي يكلف شركتك حاليًا.

0-30 دولار شهريًا

تناسب الخيارات المجانية ومنخفضة التكلفة الفرق التي يقل عدد أعضائها عن 10 أفراد وتدير مشاريع بسيطة. ستحصل على قوائم المهام الأساسية ومشاركة الملفات والدردشة الجماعية، ولكن توقع حدودًا للتخزين وتخصيصًا محدودًا. تحد معظم المنصات في هذا النطاق السعري من ميزات مثل عرض الجدول الزمني والأتمتة أو وصول الضيوف.

100-300 دولار شهريًا

تدعم هذه المجموعة 15-50 شخصًا يحتاجون إلى رؤية أفضل للمشروع وتتبع الوقت وحقول مخصصة.

ستحصل على سعة تخزين أكبر ودعم ذي أولوية وتكامل مع التقويم وأنظمة الملفات الخاصة بك. غالبًا ما يكتشف الفريق في هذه المرحلة أن اختلاف أساليب التواصل في مكان العمل يؤدي إلى فجوات في التنسيق، وتقوم المنصة المناسبة بسد هذه الفجوات من خلال إتاحة رؤية حالة المشروع للجميع.

500-1500 دولار شهريًا

تعد الفرق التي تضم 50-200 شخصًا وتدير مشاريع ذات تبعيات متعددة ومواعيد نهائية صارمة مناسبة تمامًا هنا. ستحصل على إمكانية الوصول إلى تقارير متقدمة تعرض استخدام الموارد وتخطيط السعة.

تساعد الميزات التي تستخدم الذكاء الاصطناعي لإدارة المشاريع على توقع التأخيرات بناءً على الأنماط التاريخية واقتراح التوزيع الأمثل للمهام. ويؤتي هذا المستوى ثماره عندما تؤدي المواعيد النهائية غير الملتزم بها إلى فرض غرامات تعاقدية أو عندما يؤدي سوء توزيع الموارد إلى تكبد تكاليف باهظة لتوظيف مقاولين.

2500 دولار أمريكي شهريًا

تحتاج المؤسسات الكبيرة التي تضم أكثر من 200 مستخدم إلى امتثال أمني متقدم وتسجيل دخول أحادي (SSO) وتكامل مخصص مع الأنظمة الحالية. تشمل برامج التعاون في المستندات المؤسسية في هذا المستوى التحكم في الإصدارات مع سجلات تدقيق مفصلة وأذونات دقيقة وشهادات امتثال تلبي متطلبات الصناعات الخاضعة للتنظيم.

أدوات التعاون عبر الإنترنت الشائعة في السوق

فيما يلي نظرة على أدوات التعاون الرقمي الأكثر شيوعًا وما يميزها.

1. ClickUp (الأفضل لإدارة المشاريع الموحدة والتواصل بين أعضاء الفريق)

ساعد فريقك على العمل بشكل أكثر ذكاءً باستخدام ClickUp Chat

ClickUp هو مساحة عمل متكاملة تعمل بالذكاء الاصطناعي وتوحد إدارة المشاريع وإدارة المعرفة والدردشة في الوقت الفعلي، كل ذلك في مكان واحد. على عكس الأدوات التقليدية التي تساهم في توسع نطاق العمل من خلال تشتيت المعلومات والمحادثات عبر العديد من التطبيقات غير المتصلة، يجمع ClickUp عمل فريقك بأكمله ومعرفته واتصالاته معًا.

يؤدي هذا التكامل إلى القضاء على الفوضى الناتجة عن التبديل بين الأدوات، ويقلل من العزلة، ويضمن حصول الجميع على السياق الكامل.

وهذا يعني أن الفرق يمكنها التعاون بسلاسة في المشاريع ومشاركة المعرفة وتنظيمها والتواصل على الفور، سواء من خلال المهام أو المستندات أو قنوات الدردشة. تم دمج الذكاء الاصطناعي بعمق في جميع أنحاء المنصة، مما يساعدك على أتمتة الأعمال الروتينية وعرض المعلومات ذات الصلة وتوليد رؤى حتى تتمكن من العمل بشكل أسرع وأكثر ذكاءً. لنرى كيف:

حافظ على ارتباط المحادثات بالعمل

تربط ClickUp Chat المحادثات بالعمل الذي تنتمي إليه. يمكن أن تصبح رسالة واحدة مهمة أو FollowUp، بحيث لا يفوتك أي شيء.

على سبيل المثال، أثناء إعادة تصميم موقع ويب، يكتب أحد المطورين في الدردشة أن عملية الدفع لا تعمل على متصفح Safari. يقوم مدير المنتج بتحويل هذه الرسالة إلى مهمة، ويخصصها لفريق ضمان الجودة، ويرفق لقطة الشاشة التي تمت مشاركتها في سلسلة الرسائل.

يتم تسجيل الخطأ وتعيينه وتتبعه قبل انتهاء المحادثة.

بالإضافة إلى ذلك، يتيح الدردشة على الهاتف المحمول تدفق التحديثات بسلاسة، حتى أثناء العمل الميداني أو السفر.

أدخل المناقشات الحية إلى مساحة عملك

بعض القرارات تتخذ بشكل أسرع عند التواجد وجهًا لوجه. تجمع ميزة SyncUps في الدردشة بين مكالمات الفيديو ومشاركة الشاشة ولوحات المهام في نفس المكان. يمكن للفرق الاجتماع والتحرير والتسجيل في خطوة واحدة.

على سبيل المثال، يدير فريق تسويق عالمي SyncUp لإنهاء الأصول الإبداعية لحملة قادمة. أثناء مشاركة شاشة لوحة التصميم، يقوم المدير الإبداعي بتغيير المواعيد النهائية، وتعيين مهام الصقل النهائية، وتسجيل الجلسة.

يتم دعم أنماط التعاون المختلفة على قدم المساواة — أولئك الذين يفضلون المناقشات الحية وأولئك الذين يفضلون متابعة الأحداث لاحقًا.

حافظ على تحديث الوثائق دائمًا

يوفر ClickUp Docs للفرق ملفًا واحدًا حيًا يتصل مباشرة بالمشاريع.

على سبيل المثال، يقوم فريق الموارد البشرية الذي يعد لتدريب 15 موظفًا جديدًا بإنشاء مستند واحد يحدد جداول التدريب وإعدادات تكنولوجيا المعلومات وروابط السياسات. يتم وضع علامة على تكنولوجيا المعلومات مباشرة داخل المستند لتأكيد إنشاء الحساب، ويضيف مدير التوظيف قائمة مراجعة للتوجيه في اليوم الأول.

يقوم الجميع بتحرير نفس الملف، لذلك عندما تتغير الجداول الزمنية، تظهر التحديثات على الفور لجميع أعضاء الفريق.

والأفضل من ذلك؟ يمكنك @الإشارة إلى أعضاء الفريق وإضافة ملاحظات التعليقات باستخدام ميزة " تعيين التعليقات" في ClickUp لتحقيق المساءلة الواضحة.

افهم المعلومات على الفور

تولد المشاريع تحديثات لا حصر لها، ويؤدي البحث عبر التطبيقات إلى إضاعة الوقت. يوفر ClickUp Brain، المساعد الذكي المدمج، إجابات فورية للفرق من خلال سحب المعلومات من المهام والمستندات وقنوات الدردشة.

لنفترض أن مدير البرنامج يحتاج إلى التحضير لإحاطة أصحاب المصلحة. يمكنه أن يسأل ClickUp Brain: "لخص العوائق الحالية في إصدار تطبيق الهاتف المحمول".

يقوم ClickUp Brain بمسح سلاسل المحادثات والمهام المتكررة والملاحظات من SyncUps، ثم يقدم قائمة مختصرة بالعوائق. بعد ذلك، يقوم المدير بإدراج الملخص في مستند ومشاركته كجزء من التقرير الأسبوعي.

أفضل ميزات ClickUp

قيود ClickUp

أسعار ClickUp

تقييمات ومراجعات ClickUp

ماذا يقول المستخدمون الحقيقيون عن ClickUp؟

يشارك أنش براباكار من Airbnb تجربته مع ClickUp:

يقدم ClickUp الكثير في مكان واحد، مثل إدارة المشاريع وخيارات العصف الذهني وإدارة المهام وتخطيط المشاريع وإدارة الوثائق وما إلى ذلك. لقد جعل الحياة أسهل نسبيًا لأنه سهل الاستخدام، وواجهة المستخدم مصممة جيدًا، والتعاون داخل الفريق ومع الفرق الأخرى أسهل. تمكنا من إدارة العمل بشكل أفضل، وتتبع العمل والإبلاغ عنه بسهولة، وبناءً على التقدم المحرز في الاجتماعات اليومية، كان التخطيط للمستقبل سهلاً.

2. Slack (الأفضل للمراسلة الفورية بين أعضاء الفريق)

مع Slack، تحصل على برنامج تعاون جماعي يحل محل البريد الإلكتروني الذي يعاني منه معظم الفرق. تحصل على قنوات بدلاً من سلاسل الرسائل التي تخرج عن السيطرة - واحدة لحملات التسويق، وأخرى لأخطاء المنتج، وربما واحدة لمشاركة صور الكلاب. كل محادثة تبقى في مسارها.

يتم توصيل التطبيقات مباشرةً، بحيث تنتقل أدوات إدارة المشاريع ودعوات التقويم إلى القنوات ذات الصلة. تعني إدارة العمل التعاوني على الهاتف المحمول أنه يمكنك الانضمام إلى المحادثات من أي مكان، ولكن ما إذا كان ذلك نعمة أم نقمة يعتمد على حدودك.

أفضل ميزات Slack

قيود Slack

أسعار Slack

تقييمات ومراجعات Slack

ماذا يقول المستخدمون الحقيقيون عن Slack؟

يقول أحد المستخدمين في تقييمه:

أحب حقًا الطريقة التي يمكنني بها تنظيم مساحات العمل أو القنوات في Slack، مما يتيح لي تحديد ما أريد التحكم فيه بالضبط وجمع جميع المعلومات ذات الصلة هناك. أثبت Slack أنه أداة قيّمة لزيادة الإنتاجية في إدارة المعلومات في شركتي. بالإضافة إلى ذلك، أشعر بالحماس لأنه يوفر تكاملًا أفضل مع المشاريع مقارنةً بـ Discord، وهو المنتج الذي انتقلنا منه. وهذا يوضح قدرته على التكيف بشكل أفضل مع احتياجاتنا على مستوى إدارة المشاريع.

3. Microsoft Teams (الأفضل لمستخدمي Microsoft 365)

يعد Teams خيارًا مناسبًا إذا كانت شركتك تعمل بالفعل على نظام Microsoft.

كل شيء متصل ببعضه البعض — يقوم تقويم Outlook تلقائيًا بإنشاء روابط للاجتماعات، وتفتح مستندات Word مباشرةً داخل نوافذ الدردشة، ويتولى SharePoint تخزين الملفات خلف الكواليس. لن تضطر إلى التبديل باستمرار بين التطبيقات أو التعامل مع مشكلات التحكم في الإصدارات لأن Teams و Office 365 يتواصلان مع بعضهما البعض.

تتضمن المنصة عناصر تحكم في أمان البيانات وميزات امتثال للمؤسسات التي تحتاج إليها. على الرغم من أن الواجهة تتطلب بعض الوقت للتعود عليها، خاصة إذا كنت قادمًا من منصات أبسط، فإن التكامل يعمل بمجرد دخولك إلى عالم Microsoft.

أفضل ميزات Microsoft Teams

قيود Microsoft Teams

أسعار Microsoft Teams

الأعمال

المؤسسات

تقييمات ومراجعات Microsoft Teams

ماذا يقول المستخدمون الحقيقيون عن Microsoft Teams؟

يقول أحد المستخدمين في تقييمه:

أفضل ميزة هي التكامل السلس مع نظام Microsoft 365. إن القدرة على جدولة مكالمة فيديو مباشرة من Outlook ومزامنة دعوات التقويم على الفور توفر الكثير من الوقت. جودة الفيديو موثوقة بشكل عام، وتساعد ميزات مثل تعتيم الخلفية وقمع الضوضاء في إضفاء طابع احترافي على الاجتماعات عن بُعد، حتى في البيئات الصاخبة.

4. Notion (الأفضل لتوثيق مساحات العمل المرنة)

يقدم لك Notion العناصر الأساسية ويقول لك "اكتشفها بنفسك". قد يبدو هذا فوضوياً، ولكنه يعني أنك لست ملزماً باتباع هيكل سير العمل الخاص بشخص آخر. يمكنك إنشاء قواعد بيانات ومواقع ويكي وقوائم مهام وتقويمات تناسب احتياجات فريقك.

يمكن أن تبدأ الصفحة كملاحظات اجتماع بسيطة، ثم تتطور إلى مركز مشروع يربط المستندات ذات الصلة، ويتتبع المهام، ويدمج تصميمات Figma. كل ذلك يتصل من خلال الروابط الخلفية والعلاقات، مما يخلق شبكة من المعلومات. تعني المرونة أنك ستقضي وقتًا مقدمًا في بناء نظامك، ولكن بمجرد تشغيله، يتكيف Notion مع طريقة تفكيرك.

أفضل ميزات Notion

قيود Notion

أسعار Notion

تقييمات ومراجعات Notion

ماذا يقول المستخدمون الحقيقيون عن Notion؟

يقول أحد المستخدمين في تقييمه:

أستخدم Notion لأغراض متنوعة، بما في ذلك تدوين ملاحظات الاجتماعات، وإنشاء SOTs لفريقي، ومشاركة المعرفة، وإنشاء أدلة التوجيه، والبحث الشخصي. يعجبني كيف يساعدني Notion على البقاء منظمًا، مما يتيح لي تلبية جميع احتياجاتي في مكان واحد. إنه بديهي للغاية، مما يعني أنه يمكنني التنقل بين ميزاته وأداء مهام مختلفة بسهولة، مثل إضافة جداول البيانات. أقدر أن Notion يدعم العديد من المساهمين، مما يتيح العمل التعاوني مع توفير المرونة للحفاظ على خصوصية المستندات إذا لزم الأمر. أستمتع بالميزة التي تتيح لي وضع علامة مفضلة على بعض الصفحات التي أزورها بشكل متكرر، مما يضمن الوصول السريع إليها. بشكل عام، كان الإعداد الأولي لـ Notion سهلاً إلى حد ما، وعلى الرغم من وجود منحنى تعليمي، إلا أنه سهل الاستخدام وبديهي.

5. Zoom (الأفضل لمؤتمرات الفيديو الموثوقة)

تتعامل Zoom مع مكالمات الفيديو عبر سرعات إنترنت متفاوتة. تحافظ مكالمتك على الاتصال أثناء تقديم العروض للعملاء أو إدارة اجتماعات الفريق من مقهى. إعداد الاجتماعات أمر بسيط — قم بإنشاء رابط، وأرسله، وانتهى الأمر.

تقسم غرف الاجتماعات الفرعية المجموعات الكبيرة إلى مناقشات مركزة، ثم تجمع الجميع معًا مرة أخرى عندما تكون جاهزًا. يمكنك تعتيم الخلفية ومشاركة نوافذ معينة بدلاً من سطح المكتب بالكامل وتسجيل كل شيء للأشخاص الذين لم يتمكنوا من الحضور. تتراوح المنصة من المكالمات الفردية إلى الندوات عبر الإنترنت التي تضم آلاف المشاركين دون الحاجة إلى واجهة مختلفة أو إعدادات معقدة.

أفضل ميزات Zoom

قيود Zoom

أسعار Zoom

الأفراد والشركات

تقييمات ومراجعات Zoom

ماذا يقول المستخدمون الحقيقيون عن Zoom؟

يقول أحد المستخدمين في تقييمه:

أستخدم Zoom Workplace بشكل أساسي لإجراء المقابلات والتدريبات والاجتماعات، وأنا أقدر حقًا قدراته الواضحة في مجال الصوت والفيديو. وهذا يضمن فعالية التواصل ويساعد في تحديد هوية الشخص الذي يتم مقابلته، وهو أمر بالغ الأهمية في عملي. أجد أن ميزات مؤتمرات الفيديو السلسة ومشاركة الشاشة لا تقدر بثمن، لأنها تسهل العروض التقديمية والتفاعلات بسلاسة. بالإضافة إلى ذلك، أحب ميزة رفع اليد، التي تتيح للأفراد تقديم ملاحظات أو التدخل أثناء جلسة تدريبية أو اجتماع، مما يعزز المناقشات التفاعلية والشاملة. يعزز التطبيق ودعم الويب إمكانية الوصول، مما يتيح لي استخدام المنصة على أجهزة مختلفة، وهو أمر مريح للغاية. أستمتع بشكل خاص بخيار الاتصال بعدة أعضاء في الفريق في وقت واحد، وهي إمكانية تفتقر إليها العديد من تطبيقات مؤتمرات الفيديو الأخرى، مما يجعل Zoom Workplace خيارًا أكثر تنوعًا للتعاون والتواصل بين أعضاء الفريق.

أدوات التعاون لمختلف حالات الاستخدام

دعنا نستكشف كيف تتناسب أدوات التعاون هذه مع مختلف سير عمل الفريق وحالات الاستخدام. 🗒️

الفرق البعيدة والموزعة

يخلق العمل عن بُعد تحديًا أساسيًا: زميلك في طوكيو نائم عندما تكون لديك أسئلة عاجلة، والانتظار 12 ساعة للحصول على رد يقتل الزخم.

يحل التواصل غير المتزامن هذه المشكلة من خلال السماح للأشخاص بالمساهمة بأعمال مفيدة وفقًا لجدولهم الزمني الخاص دون الحاجة إلى التنسيق في الوقت الفعلي.

في مثل هذه الحالات، يصبح تتبع المهام مصدرك الوحيد للمعلومات الدقيقة من أجل الرؤية عن بُعد. عندما يتمكن الجميع من رؤية ما يجري العمل عليه ومن المسؤول عنه، فإنك تزيل القلق من التساؤل عما إذا كان العمل يجري بالفعل. والأهم من ذلك، أن التوثيق السليم للمهام يعني أن العاملين عن بُعد يفهمون السياق الكامل وراء المهام الموكلة إليهم.

الفرق الإبداعية

العمل الإبداعي فوضوي وغير خطي ويصعب تتبعه باستخدام أدوات إدارة المشاريع التقليدية.

توفر لوحات ClickUp البيضاء للفرق الإبداعية مساحة للتفكير بصريًا وبشكل تعاوني. يمكن أن تتطور المفاهيم في الوقت الفعلي أثناء المناقشات، حيث يساهم الجميع في وقت واحد بدلاً من التناوب.

بالإضافة إلى الأفكار الإبداعية، تحتاج الفرق الإبداعية إلى إدارة قوية للأصول. إن السؤال "أي ملف هو الإصدار النهائي؟" يضيع وقتًا إبداعيًا أكثر مما تدركه معظم الفرق. تتيح المكتبات المركزية المزودة بخاصية التحكم في الإصدارات وقواعد تسمية واضحة للمصممين والمؤلفين العثور على ما يحتاجون إليه في ثوانٍ معدودة، بدلاً من قضاء ساعات في البحث في المجلدات وسجلات الدردشة.

🚀 ميزة ClickUp: كل تغيير وتحرير في الإصدار مهم عند تتبع الملاحظات، ويقوم ClickUp Docs بتذكرها جميعًا. يتيح سجل الإصدارات لفريقك التراجع عن التغييرات ومقارنة التحديثات ومعرفة من قام بماذا، مما يحافظ على شفافية العمل الإبداعي ويخلصك من التوتر.

فرق المشاريع متعددة الوظائف

عادةً ما يفشل التعاون بين الأقسام المختلفة بسبب التبعيات غير المرئية، وليس بسبب نقص الجهد. يحتاج قسم التسويق إلى ميزات من المنتج، ويحتاج قسم المبيعات إلى ضمانات من قسم التسويق، ويحتاج قسم الهندسة إلى متطلبات من الجميع.

تمنع إدارة المهام التي تعرض هذه الروابط بشكل واضح حدوث تضاربات مفاجئة. الآن مع ظهور التبعيات، يمكن للفرق التكيف بشكل استباقي بدلاً من اكتشاف المشكلات أثناء الإطلاق.

بالإضافة إلى ذلك، تحتاج الأقسام المختلفة إلى معرفة كيفية ارتباط عملها بأهداف الشركة، وليس فقط بأهداف فريقها. عندما تعرض لوحات المعلومات التقدم المحرز نحو تحقيق النتائج المشتركة، تنسق الفرق متعددة الوظائف بشكل أفضل بشكل طبيعي لأنها تفهم سبب أهمية بعض الطلبات بشكل عاجل بينما يمكن تأجيل طلبات أخرى.

المؤسسات

تصبح الأمان والأذونات معقدة عندما يحتاج آلاف الموظفين إلى مستويات وصول مختلفة إلى معلومات مختلفة. أنت بحاجة إلى عناصر تحكم دقيقة تحمي البيانات الحساسة دون فرض قيود كثيرة تؤدي إلى توقف العمل.

بالإضافة إلى ذلك، يصبح التوحيد القياسي أمرًا بالغ الأهمية على مستوى المؤسسة. من الطبيعي أن تطور الفرق المختلفة سير عملها الخاص، والذي يعمل بشكل جيد حتى تحتاج إلى التعاون. توفر أدوات المؤسسات مثل ClickUp ما يكفي من الاتساق للعمل بين الفرق مع السماح للأقسام بالمرونة لتلبية احتياجاتها الخاصة.

تعد قدرات التكامل أكثر أهمية بالنسبة للمؤسسات لأنها تعمل مع مجموعات تقنية تم إنشاؤها على مر السنين. يجب أن تتصل منصة التعاون الخاصة بك بسلاسة مع أنظمة CRM ومنصات الموارد البشرية والأدوات الخاصة بالصناعة بحيث تتدفق البيانات تلقائيًا. يمكن أن تكون ميزات مثل البحث العميق المدعوم بالذكاء الاصطناعي ذات قيمة لا تقدر بثمن هنا. 👇🏼

الفرق التي تتعامل مع العملاء

تواجه فرق الدعم نوعًا فريدًا من الفوضى. يكتشف أحد العملاء خطأً فادحًا في الساعة 4:47 مساءً يوم الجمعة، ولا يستطيع عميل آخر الوصول إلى حسابه أثناء عرض توضيحي للمنتج، ويحتاج شخص آخر إلى توضيح بشأن فاتورته، وكل ذلك في غضون عشر دقائق.

السبب الحقيقي وراء انخفاض الإنتاجية هو " ضريبة التبديل". بحلول الوقت الذي يجمع فيه وكيلك كل ما يلزم لمساعدة العميل، تكون 20 دقيقة قد مرت، ويكون إحباط العميل قد تضاعف.

تُحدث منصات التعاون التي تركز كل شيء فرقًا كبيرًا. عندما تكون محادثات العملاء ومناقشات الفريق والوثائق في مكان واحد، يتمكن وكلاء المبيعات من حل المشكلات بشكل أسرع لأنهم لا يبحثون عن المعلومات.

تضمن ميزات التخصيص الذكي أيضًا وصول المشكلات المعقدة إلى أعضاء الفريق ذوي الخبرة، بينما يتم التعامل مع الأسئلة الأبسط بسرعة بواسطة وكلاء الذكاء الاصطناعي لخدمة العملاء، مما يمنع حدوث الاختناقات التي تسبب الإحباط لكل من العملاء والموظفين.

الأخطاء الشائعة التي يجب تجنبها

تؤدي أخطاء أدوات التعاون هذه إلى عدم كفاءة خفية تتفاقم بمرور الوقت:

🚀 ميزة ClickUp: تحكم في تجربة ClickUp Chat من خلال تخصيص إعدادات الإشعارات. يمكنك حتى كتم الإشعارات أثناء ساعات العمل المركزة أو إعداد تنبيهات الهاتف المحمول بأصوات محددة.

نصائح إضافية للاستفادة القصوى من أدوات التعاون

توقف عن العمل بجهد أكبر من اللازم مع هذه النصائح لتحسين التنسيق بين أعضاء الفريق:

صمم مساحة العمل الخاصة بك وفقًا لسير العمل

نظم مساحات التعاون وفقًا لكيفية سير العمل في مؤسستك.

قد يحتاج إطلاق منتج ما إلى مساحة يتعاون فيها كل من قسم التصميم والتسويق والهندسة والمبيعات، وليس أقسام منفصلة تتطلب تبادل المعلومات باستمرار.

تحافظ مساحات المشاريع متعددة الوظائف على إطلاع جميع الأطراف المعنية دون إجبار الأشخاص على الانضمام إلى كل قناة قسمية. يمكن لفريقك رؤية المشاريع التي يشارك فيها فقط، بدلاً من الاطلاع على كم هائل من التحديثات غير ذات الصلة.

قم بالتوثيق أثناء العمل

أفضل وقت لتوثيق شيء ما هو عندما تكتشفه، وليس بعد أسابيع عندما تنسى التفاصيل. أنشئ قوالب تحث الأشخاص على توثيق القرارات وخطوات حل المشكلات والدروس المستفادة كجزء من إنجاز العمل.

تساعدك هذه الممارسة على بناء قاعدة معرفية داخلية بشكل طبيعي دون الحاجة إلى سباقات توثيق مخصصة لا تحدث أبدًا.

استخدم مؤشرات التوفر بشكل مفيد

يجب أن تكون مؤشرات الحالة مثل "في اجتماع" أو "أركز" ذات معنى دائمًا.

إذا كان حالتك تظهر دائمًا على أنها "متاح" حتى عندما لا تكون كذلك، فسيتوقف الناس عن الوثوق بالنظام وسيقاطعونك على أي حال.

يمكن أن تساعد مؤشرات التواجد الصادقة الفرق على التنسيق بشكل أفضل. يعرف الأشخاص متى يتوقعون ردودًا سريعة ومتى يتركون رسائل مفصلة غير متزامنة. يمكن لفريقك احترام وقت التركيز دون التساؤل عما إذا كان أحدهم يتجاهلهم.

اجعل كلمة "تم" تعني شيئًا

يضع فريقك علامة "مكتمل" على المهام، ولكن بعد ثلاثة أيام، يسأل أحدهم: "مهلاً، هل انتهينا من ذلك الأمر؟" لأن لا أحد متأكد تمامًا مما يعنيه "مكتمل". هذا الغموض يقتل الإنتاجية أكثر من أي شيء آخر تقريبًا.

حدد معايير الإنجاز قبل بدء العمل، وليس عندما يعتقد أحدهم أنه قد انتهى. تنتهي حملة التسويق عندما:

وبالمثل، تكتمل مهمة الهندسة عندما يتم اختبار الكود ومراجعته ونشره وإخطار الأطراف المعنية.

تمنع هذه التعريفات دورة "شيء واحد آخر" التي لا تنتهي أبدًا، حيث لا يتم إنهاء المهام أبدًا. عندما يفهم الجميع بالضبط ما يعنيه الإنجاز، يتوقفون عن إعادة فتح الأعمال المنجزة أو اكتشاف في اللحظة الأخيرة أن خطوات مهمة قد تم تخطيها.

إنشاء مساحات تعاون للرفض

تسهل معظم أدوات التعاون إشراك الأشخاص في المشاريع والقنوات والاجتماعات. لكنها لا تساعد الأشخاص على رفض المشاركة بأدب عندما لا ينبغي إشراكهم.

هذا يخلق مشكلة عكسية لما تتوقعه: يتم إشراك الأشخاص بشكل مفرط في أعمال لا تحتاج إلى مساهمتهم، مما يضعف تركيزهم على العديد من الأمور. لا يحتاج المطور إلى حضور كل اجتماع تسويقي لمجرد أنه قام بتطوير المنتج. ولا يحتاج المصمم إلى حضور كل جلسة تخطيط سريعة.

تجعل الفرق الذكية من المقبول اجتماعيًا وسهلًا من الناحية التشغيلية أن تقول "لست بحاجة إلى التواجد هنا". يجب أن تشير مساحات التعاون بوضوح إلى من يحتاج إلى المشاركة بنشاط مقابل من يحتاج فقط إلى البقاء على اطلاع.

يمكن للأشخاص الانسحاب من القنوات أو المشاريع دون القلق من فقدان أي شيء مهم، لأن العناصر الملحة حقًا لها مسار منفصل يضمن إشراك الأشخاص المناسبين.

مستقبل أدوات التعاون مع الذكاء الاصطناعي

فيما يلي نظرة على الطرق التي تغير بها الذكاء الاصطناعي طريقة تعاون الفرق:

اعثر على شريكك المثالي في مجال التعاون: ClickUp

لكل فريق طرق عمل مختلفة، ولكنهم جميعًا يحتاجون إلى مكان يربط بين الأفكار والتحديثات والمهام. ويكمن التحدي في معرفة كيفية اختيار أدوات التعاون التي تقلل من الارتباك بدلاً من زيادة الضوضاء.

ClickUp يجعل هذا الاختيار أسهل.

فهي تجمع الدردشة والوثائق والمهام والذكاء الاصطناعي في مكان واحد حتى تظل الفرق متوافقة من البداية وحتى التسليم. ستقل مشاكل التبديل بين التطبيقات، وستصبح التعاون عن بُعد أكثر سلاسة، وستتوفر لديك طاقة أكبر للعمل الفعلي.

اشترك في ClickUp اليوم! ✅

الأسئلة الشائعة (FAQs)

تشمل أهم الميزات التي يجب البحث عنها المراسلة الفورية والمكالمات المرئية للاتصال الفوري، وتتبع المهام والمشاريع للحفاظ على وضوح المسؤوليات والمواعيد النهائية، ومشاركة الملفات بشكل آمن مع التحكم في الإصدارات لتجنب الالتباس، والتكامل مع التطبيقات التي يستخدمها فريقك بالفعل، وقابلية التوسع حتى تتمكن الأداة من النمو مع فريقك.

قد تحتاج إلى أداة جديدة إذا كان التواصل غالبًا ما يتأخر أو يكون غير واضح، أو إذا كانت المهام موزعة على منصات متعددة، أو إذا كان من الصعب تسهيل المحادثات وتتبع التقدم، أو إذا كانت المعلومات الحساسة غير محمية بشكل جيد، أو إذا كانت أداتك الحالية لا تدعم نمو الفريق.

تم تصميم برامج إدارة المشاريع لتخطيط المشاريع وتتبعها والإشراف عليها، وتوفر ميزات مثل الجداول الزمنية والمعالم وتخصيص الموارد. من ناحية أخرى، تركز برامج التعاون على العمل الجماعي اليومي، وتوفر خدمات المراسلة ومشاركة الملفات والتحرير التعاوني في الوقت الفعلي.

تعتمد الميزانية على حجم الفريق واحتياجاته. غالبًا ما يمكن للفرق الصغيرة استخدام أدوات رقمية مجانية أو منخفضة التكلفة، بينما قد تنفق الفرق المتوسطة إلى الكبيرة ما بين 7 إلى 20 دولارًا شهريًا لكل مستخدم للحصول على ميزات متقدمة، وعادةً ما تتضمن الحلول على مستوى المؤسسات أسعارًا مخصصة للحصول على وظائف وأمان ودعم محسّنين.

ClickUp هي أفضل أداة تعاون للفرق الكبيرة لأنها تتوسع بفعالية، وتدعم التواصل المنظم، وتركز إدارة المهام ومشاركة المستندات وأتمتة سير العمل والتعاون في منصة واحدة.