ما مقدار ضريبة التبديل التي تدفعها؟

بينما أكتب هذا المقال، أنا أتنقل بين سبع علامات تبويب للمتصفح، و ClickUp لتتبع الوقت، و Slack للتواصل، وهاتفي المحمول الذي يشحن على قاعدة البيانات المرئية أمامي. إذا كان هذا يبدو وكأنه عدد كبير جدًا من التطبيقات المفتوحة في وقت واحد لمهمة واحدة، فنحن لم نبدأ بعد.

"لتنفيذ معاملة واحدة في سلسلة التوريد، قام كل شخص معني بالتبديل حوالي 350 مرة بين 22 تطبيقاً مختلفاً وموقعاً إلكترونياً فريداً" كتب الباحثون في مجلة هارفارد بزنس ريفيو [HBR].

في دراستهم، قام المستخدم العادي بالتبديل بين التطبيقات والمواقع الإلكترونية المختلفة حوالي 1200 مرة في اليوم. ومن الواضح أن كل هذه الإلهاءات لها تكلفة. في هذه المدونة، نناقش في هذا المنشور تكلفة التبديل بين التطبيقات باستمرار [المعروف أيضًا باسم ضريبة التبديل] وكيف يمكنك تجنبها.

ما هي ضريبة التبديل؟

ضريبة التبديل هي خسارة الإنتاجية التي تتعرض لها بسبب التبديل المتكرر بين المهام أو التطبيقات. يشير عنصر التبديل إلى تبديل السياق في العمل. ويشير عنصر الضريبة إلى السعر الذي تدفعه:

• التبديل فعلياً بين علامات التبويب أو التطبيقات أو الأجهزة
• وقت تحميل إضافي لأي من هذه التبويبات أو التطبيقات أو الأجهزة
• التكيف مع التطبيق الجديد وواجهته والغرض منه
• جمع المعلومات أو تنفيذ الإجراء في التطبيق الجديد قبل الانتقال إلى التطبيق التالي في سير العمل
• تشتيت الانتباه من التطبيقات التي ليست جزءًا من سير العمل، مثلإعلام زائد على الهاتف المحمول الشخصي

يمكن أن تؤثر ضريبة التبديل على الإنتاجية المؤسسية بطرق مختلفة.

ما هو تأثير ضريبة التبديل على الإنتاجية؟

للوهلة الأولى، يبدو للوهلة الأولى أن استخدام تطبيقات/علامات تبويب متعددة يبدو واضحًا، بل وضروريًا. كيف يمكن للكاتب أن يكتب بدون بحث؟ كيف يمكن للمطور أن يبرمج بدون مجموعة أدواته؟ كيف يمكن لمسؤول تنفيذي في خدمة العملاء الوصول إلى جميع المعلومات التي يحتاجها دون الوصول إلى تطبيقات متعددة؟

في حين أن بعض التنقل بين التطبيقات أمر لا مفر منه، إلا أن ضريبة التبديل يمكن أن تكون مرتفعة بشكل كبير عند الإفراط في ذلك.

الإجهاد وفقدان التركيز: يؤدي التبديل المفرط إلى إفراز الدماغ لهرمون الكورتيزول، وهو هرمون الإجهاد، والذي له تأثير كبير على العمل. فهو يقلل من التركيز، ويؤخر حتى أبسط المهام، ويؤثر على رفاهية الموظف.

عدم الفعالية: يتطلب التبديل بين التطبيقات من الأشخاص إعادة توجيه أنفسهم في كل مرة. تتضاءل المعلومات التي يتم الاحتفاظ بها في ذاكرتهم قصيرة المدى، مما يؤدي إلى فقدان السياق ويجعل العملية برمتها غير فعالة.

عدم الكفاءة: وجدت دراسة HBR أن الأفراد يخسرون ما يزيد قليلاً عن ثانيتين في كل مرة يقومون فيها بالتبديل بين السياقات. وهذا يعني أنك تقضي ما يصل إلى أربع ساعات في الأسبوع، وخمسة أسابيع عمل في السنة، لمجرد إعادة توجيه نفسك. وهذا يسبب تأخيرات غير ضرورية وعدم كفاءة بشكل عام.

معدلات خطأ أعلى: يمكن أن يؤدي التحول المستمر في التركيز إلى حدوث أخطاء وسهو، مما يزيد من تكلفة إصلاحها.

انخفاض جودة العمل: يؤدي التبديل بين السياقات إلى الإضرار وقت التركيز . ويعني تشتت الانتباه أن العاملين في المكاتب يقضون ساعات أطول وجهدًا معرفيًا لإتمام أعمالهم، ولا يتوفر لديهم المساحة الذهنية لتحسين الجودة.

خنق الإبداع: عندما يضطر شخص ما للتنقل بين عشرات التطبيقات لكل عملية، فإنه يكون مدفوعًا بقائمة مرجعية بدلاً من عقله الإبداعي. يؤدي التبديل بين السياقات إلى ضريبة تبديل مفرطة من خلال تجزئة الانتباه، وتعطيل العمل العميق خنق الإبداع والابتكار.

إذا سبق لك أن ضغطت على Alt-Tab في طريقك إلى أحد التطبيقات وتساءلت: "انتظر، ماذا كنت أفعل؟ قد يدفع الشخص الذي يكسب 100,000 دولار في السنة ما يصل إلى 9,000 دولار [ما يصل إلى أجور خمسة أسابيع] كضريبة تبديل.

وقد يختلف ذلك بشكل كبير من صناعة إلى أخرى. وإليك الطريقة.

كيف تؤثر ضريبة التبديل على الصناعات المختلفة

ينطبق التأثير العام الذي ناقشناه أعلاه على جميع الصناعات. ومع ذلك، فإن بعض الصناعات تعاني من ضريبة التبديل بشكل مختلف عن غيرها. وإليك الطريقة.

المالية الفرق المالية مسؤولة عن الحسابات المعقدة وإعداد التقارير والتوقعات والامتثال. لكل مهمة، يتنقلون بين برامج تخطيط موارد المؤسسات والتخطيط المالي وكشوف المرتبات والامتثال وما إلى ذلك، بالإضافة إلى إدارة المشاريع والبريد الإلكتروني وجداول البيانات التي لا حصر لها.

أكبر ضريبة تبديل للموظفين في فرق الشؤون المالية هي الأخطاء وعدم الدقة الناتجة عن نقل البيانات يدويًا بين الأنظمة. يمكن أن يؤدي فقدان صفر في عملية حسابية ما إلى تأثيرات مركبة هائلة عبر!

التسويق فرق التسويق من المعروف أنها تستخدم تطبيقات مختلفة للتخطيط وإنشاء المحتوى وتصميم التصميمات والنشر والتوزيع والمراقبة وتحليل البيانات وإدارة المشاريع وإدارة علاقات العملاء [CRM]، وغير ذلك.

على الرغم من أن التسويق هو أحد أكثر الأقسام إبداعًا في المؤسسة، إلا أن مجموعة أدواته تشتت انتباههم بشكل لا نهائي. ويؤثر هذا التشتت على الإبداع، مما يؤدي إلى الشعور بالملل داخل المؤسسة.

الموارد البشرية

إن فريق الموارد البشرية تتضمن مجموعة الأدوات الخاصة بفريق الموارد البشرية تطبيقات للتوظيف، والإعداد، وإدارة الموظفين، وإدارة المزايا، وإدارة الأداء، وما إلى ذلك. على سبيل المثال، يقوم أخصائي اكتساب المواهب بمعالجة مرشح واحد من خلال التبديل بين نظام تتبع المتقدمين [ATS]، والبريد الإلكتروني، وأداة جدولة المقابلات، ونظام إدارة المستندات، وMicrosoft Teams، إلخ.

هذا التجزؤ يمكن أن يبطئ عملية التوظيف ويزيد من خطر فقدان أفضل المواهب بسبب التأخير.

المنتج فرق المنتج معروفة بمجموعتها التقنية. المستندات، وخرائط الطريق، والأهداف، والمهام، وتتبع الأخطاء، وتكامل DevOps، وملاحظات الاستعداد، والملاحظات والمراجعات واستعراضات المراجعة، والعروض التقديمية التجريبية,

برنامج فوترة الوقت وهكذا دواليك. تقريبًا كل هذه أدوات العمل ضرورية.

فبدون توحيد وتكامل مجموعة الأدوات هذه، يمكن أن يؤدي التبديل بينها إلى إطالة أوقات الدورات دون داعٍ وتقليل الجودة ومنع الابتكار.

سواء كنت مسوّقًا أو كاتبًا أو مبرمجًا أو مسؤولًا تنفيذيًا في خدمة العملاء أو فنانًا، فإن ضريبة التبديل غير ضرورية. في حين أن بعض التبديل بين السياقات أمر لا مفر منه، إليك كيفية تقليل الوقت الذي تقضيه في التبديل بتغييرات بسيطة في سير عملك.

كيفية تقليل ضريبة التبديل

من المهم أن تتذكر أن مجرد وجود تطبيقات متعددة لا يؤدي إلى ضريبة التبديل. في العمل المعرفي الحديث، من الضروري وجود جعبة من التطبيقات لإنجاز العمل. في كثير من الحالات، تعمل هذه التطبيقات على تسريع المهام أيضًا.

تحدث ضريبة التبديل عندما يكون هناك تبديل مفرط بين هذه التطبيقات بطرق غير ضرورية ومعقدة. إليك كيفية إدارة مشاريع متعددة والمهام في وقت واحد، مع تجنب ضريبة التبديل دون عناء.

أعد التفكير في سير عملك

خذ بعض الوقت للتفكير في سير عملك الحالي. على سبيل المثال، كفريق تسويق، فكر في جميع المهام التي تقوم بها وكيفية تدفق العمل من خطوة إلى أخرى.

ضع خريطة للأدوات التي تستخدمها في العملية. ClickUp Whiteboard توفر مساحة تعاونية رائعة لرسم مهام سير العمل الحالية.

تخطيط العمليات باستخدام ClickUp

تحديد التكرارات والتكرار. على سبيل المثال، قد تستخدم مستندات Google Docs و Microsoft Word و Notepad لإنشاء المحتوى.

صمم حالتك المثالية. استخدم انقر فوق الخرائط الذهنية لتخيل كيف يمكن أن تبدو العملية الأكثر كفاءة لديك. أو استخدم طرق عرض ClickUp لتصور سير عملك بأكثر من 15 طريقة قابلة للتخصيص.

استخدم الخرائط الذهنية ClickUp لتنظيم أفكارك بصريًا

دمج الأدوات والمعلومات

لكي يتدفق العمل بسلاسة، تحتاج إلى دمج المعلومات وتمكين الجميع في الفريق من الوصول إليها. على سبيل المثال، كمتخصص في الموارد البشرية، إذا كانت لديك معلومات مقدم الطلب على نظام تتبع مقدم الطلب، وخطاب العرض على محرر مستندات جوجل، ومحادثة التفاوض عبر البريد الإلكتروني، فإن ضريبة التبديل التي تدفعها بين هذه الثلاثة غير ضرورية.

حاول إعداد سير العمل بالكامل في أداة واحدة. نماذج ClickUp المساعدة في جمع معلومات مقدم الطلب في مكان واحد. يمكنك تحميل خطاب العرض كملف PDF إلى مهمة التقديم وإدارة مناقشة التفاوض في التعليقات. يساعد ذلك في التعامل مع دورة حياة مقدم الطلب دون التبديل بين تطبيقات متعددة.

التقط المعلومات المهمة بكفاءة من خلال نماذج ClickUp

ابحث عن طرق لدمج أدواتك. عندما تحتاج إلى استخدام برامج مختلفة، اجعل المعلومات تتحرك داخل وخارج أداتك الأساسية. تقدم ClickUp أكثر من 1000 عملية تكامل لتصبح جزءًا واحدًا من الزجاج لجميع عمليات سير العمل.

بناء قدرات إعداد التقارير. مع هذه التكاملات لوحة معلومات ClickUp تتيح لك عرض جميع التقارير التي تحتاجها في مكان واحد. اطلع على مقاييس اكتساب المواهب، مثل معدلات القبول، وأوقات الاستجابة، وتجربة مقدم الطلب، وما إلى ذلك. استخدم هذه المعلومات لتحسين سير العمل لمنع دفع ضريبة التبديل.

عرض جميع تقاريرك في مكان واحد باستخدام لوحات معلومات ClickUp Dashboards

قم ببناء مكان عمل شامل مع البحث

يتيح توحيد المعلومات إمكانية الوصول إليها. ولكن هذا وحده لا يكفي. تخيل أن تكون في فريق تطوير البرمجيات حيث يتعين عليك قضاء بعض الوقت في البحث عن معايير القبول للميزة التي تقوم ببرمجتها.

لكي تكون فعالاً، يجب أن تكون الفرق قادرة على العثور على المعلومات دون دفع ضريبة تبديل إضافية. البحث الشامل لـ ClickUp مصمم لمنع هذا بالضبط.

• اعثر بسرعة على أي ملف، سواء كان في ClickUp أو تطبيق متصل أو محرك الأقراص المحلي
• إضافة أوامر بحث مخصصة مثل اختصارات للروابط، وتخزين النص لوقت لاحق، والمزيد للبحث عن أي شيء في مكان واحد
• توسيع نطاق البحث ليشمل تطبيقاتك المفضلة والبحث عن كل شيء في مكان واحد
• ابحث من أي مكان تقريبًا، بما في ذلك مركز الأوامر أو شريط الإجراءات العالمي أو سطح المكتب

ابحث عبر الأنظمة الأساسية والملفات والتطبيقات باستخدام ClickUp Universal Search

أتمتة

تقوم فرق العمل بالتبديل بين التطبيقات المختلفة للقيام بمهام صغيرة، مثل تحديث الحالة أو التحقق من مهمة ما، ويمكن أتمتة العديد منها بسهولة. تعمل الأتمتة على تبسيط سير العمل والتعامل مع المهام المتكررة وتقليل الجهد اليدوي.

النقر فوق الأتمتة

مع أكثر من 100 أتمتة ClickUp التخلص من الأعمال المزدحمة، مثل تعيين المهام، ونشر التعليقات، وتغيير الحالات، والإخطار بالتأخيرات، وما إلى ذلك.

على سبيل المثال، معلومات العميل التي يتم إدخالها في برنامج إدارة الطلبات يمكن تحديثها تلقائيًا إلى ClickUp، مما يسمح بسير عمل مشترك واحد ويلغي الحاجة إلى إدخال البيانات نفسها يدويًا في أماكن متعددة.

قم بأتمتة مهام سير العمل المهمة بالنسبة لك باستخدام أتمتة ClickUp

ClickUp Brain

اجعل الذكاء الاصطناعي يعمل على مهامك للتخلص من ضريبة التبديل. من تلخيص ملاحظات الاجتماع إلى الحصول على إجاباتك, ClickUp Brain يمكن أن يكون مساعدك الشخصي لتلبية احتياجاتك الفريدة.

استفد من قوة الذكاء الاصطناعي مع ClickUp Brain

وفر على ضريبة التبديل مع ClickUp

يعتمد معظم العمل في العالم الرقمي على البيانات من أماكن مختلفة. غالبًا ما تكون القيمة التي توفرها هذه البيانات هي أكبر ما يميز المؤسسة. ومع ذلك، قد يكون الثمن الذي تدفعه مقابل ذلك - أي ضريبة التبديل - غالبًا ما يكون باهظًا جدًا ولا تقنية إدارة الوقت يمكن أن تمنع ذلك.

ClickUp هنا لمساعدتك. من خلال عدد كبير من الميزات والعروض والتكاملات والبحث الشامل المدعوم بالذكاء الاصطناعي، تم تصميم ClickUp ليكون مساحة العمل الشاملة.

اجعل عملك فعالاً. جرّب ClickUp اليوم مجانًا !