عندما تسمع عبارة "متعدد الوظائف" ما الذي يتبادر إلى ذهنك؟
على الأرجح أنك فكرت في التعاون أو الفرق قبل أن تفكر في كلمة الفرق المختلّة. ولكن غالباً ما يكون هذا هو واقع العديد من الفرق متعددة الوظائف.
لماذا؟
هناك عدد كبير من الأسباب التي تجعل الفرق متعددة الوظائف تواجه صعوبة في العمل بشكل جيد. ومع ذلك، فإن السؤال الأكثر إثارة للاهتمام هو كيف يمكنك بناء فرق متعددة الوظائف منتجة حقًا تقوم بعمل رائع وتحقق نتائج؟ 📈
هذا ما يرشدك إليه هذا الدليل. أولاً، من الجيد دائماً أن تبدأ بتعريف متين.
ما هي الفرق متعددة الوظائف؟
تتكون الفرق متعددة الوظائف من أعضاء من مختلف الإدارات ومجالات الخبرة التي تنسق الجهود لتحقيق هدف مشترك.
ناجحة التعاون متعدد الوظائف يحدث عندما تجمع الفرق بين وجهات النظر والتخصصات المختلفة لخلق نهج شامل لحل المشاكل بشكل أفضل، واتخاذ قرارات أكثر ذكاءً، و تنفيذ المشاريع .
## فوائد الفرق متعددة الوظائف
من خلال الفرق متعددة الوظائف، يمكنك الوصول إلى موارد إضافية قد لا تكون متوفرة لديك بطريقة أخرى. وكلما زادت الموارد، كانت النتائج أفضل. ولكن هذا ليس سوى غيض من فيض عندما يتعلق الأمر بمدى قيمة الفرق متعددة الوظائف. 🧊
إن هارفارد بزنس ريفيو على أهمية فرق العمل متعددة الوظائف، حيث سلطت الضوء على أن "أهم أنظمة القدرات لا تندرج بدقة في تجمعات مصممة منذ عقود عديدة. في الواقع، ينبع جزء كبير من التميز في نظام القدرات القوية من الشرارات التي تنشأ عندما يقوم أشخاص من خلفيات ومهارات وتقنيات ووجهات نظر مختلفة ببناء الممارسات والعمليات معًا."
ضع في اعتبارك الفوائد التالية:
زيادة في الإنتاجية
متعددة الوظائف يمكن للفرق العمل بشكل أسرع لأن المهارات المتخصصة من مختلف الأقسام أو مجالات الخبرة يتم تجميعها معًا للعمل على مشكلة واحدة - باستخدام خبراتهم الوظيفية في نهاية المطاف. فهي تعمل كعامل تمكين لظهور الأفكار في جميع الفرق ذات الصلة.
سرعة التواصل
تسمح ميزة التعليقات التوضيحية في ClickUp للفرق بتعيين تعليقات على الملفات من أجل تعاون أسرع
تميل فرق العمل متعددة الوظائف إلى تحقيق تقدم أكبر من أي فريق يعمل في وظيفة واحدة بسبب الثروة الهائلة من الموارد التي يمكن للفرق الوصول إليها عندما يكون لكل عضو في الفريق خبرة في مجال مختلف. ضع في اعتبارك أيضًا أنه لا يجب أن يكون الفريق متعدد الوظائف ضخمًا. بل يمكن أن يكون صغيراً ولكنه عظيم. 🛼
الاستقلالية لمنع الاختناقات
هل سبق لك أن صادفت الميم الذي يحمل صورة الكلب الذي يمسك بزمامه بنفسه؟ هذا هو إلى حد كبير الفرق متعددة الوظائف باختصار.
بسبب كيفية تنظيمها، يميل الفريق متعدد الوظائف إلى تنمية الكثير من الاستقلالية، مما يعني أنه لا يتباطأ أو يختنق بسبب عمليات الموافقة المطولة. وهذا يعني أن الأهداف يمكن تحقيقها بشكل أسرع. 💪
توصيل الأفكار بشكل أفضل
قم بتبسيط التواصل وشحن المشاريع بشكل أسرع مع ClickUp Whiteboards. قم بالعصف الذهني والتخطيط ووضع الاستراتيجيات والتواصل مع فريقك في الوقت الفعلي
تعمل الفرق متعددة الوظائف على فتح الحوار والمساعدة في تعاون الفريق أسرع بكثير. وهذا يسمح بفهم أفضل للمهام، ويقلل من سوء التواصل، ويسرّع في نهاية المطاف من تقدم الفريق.
إنشاء عمل أعلى جودة
تتيح الفرق متعددة الوظائف للأفراد فرصة العمل على مهام تتطلب مجموعة متنوعة من المهارات والمعرفة. وغالبًا ما يتيح لهم ذلك القيام بمشاريع أكثر إثارة للاهتمام وتحديًا مما يفعلونه عادةً.
اقرأ: تميل إلى التوصل إلى حلول أكثر إبداعًا عندما تسمح لفريق متعدد الوظائف بالاختلاط والقيام بعملهم. 💡
لماذا؟ لأن الفريق متعدد الوظائف يتيح نوعًا من صندوق رمل مبتكر من نوع ما. يمكن للفرق تجربة الأفكار والتلاعب بها حتى لو كانت مهام ومسؤوليات المشروع تقع على عاتق أعضاء محددين من ذوي الخبرات المحددة.
المساءلة
يتمتع الفريق متعدد الوظائف بإحساس أكبر بالملكية حيث يلعب كل قسم دورًا مهمًا في نجاح المشروع. ويؤدي ذلك إلى زيادة المساءلة، وهو ما يؤدي إلى زيادة المساءلة، وهو ما ينعكس إيجابًا على النمو وتحديد الأهداف والمؤسسة الأكبر. 💸
فعالة من حيث التكلفة
استخدم طريقة عرض عبء العمل في ClickUp لمعرفة من هو متقدم أو متأخر وسحب المهام وإفلاتها بسهولة لإعادة تخصيص الموارد
تعمل الفرق متعددة الوظائف على تقليل التكاليف من خلال تقليل الوقت والموارد اللازمة لإكمال المشاريع والمهام. نبذة عن 70% من القادة الذين يحققون أهداف تحسين التكلفة باستمرار مع فرق متعددة الوظائف، مقابل 40% ممن لا يفعلون ذلك.
ما هي أنواع الفرق متعددة الوظائف؟
إذا كان بإمكانك إنشاء فريق متعدد الوظائف، فمن المحتمل أن يكون هناك فريق متعدد الوظائف يساعدك على إنجازه. إليك قائمة بأكثر الفرق متعددة الوظائف شيوعًا التي تستحق أن تكون على دراية بها. 🛠️
- فرق العمل المركزة: يتم تشكيل هذه الفرق بشكل مؤقت للتركيز على مهمة أو مشروع معين وعادة ما يتم حلها بعد اكتمال المهمة أو المشروع
- الفرق الوظيفية: يتكون هذا النوع من الفرق من خبراء من تخصصات محددة يعملون معًا لحل المشاكل أوتطوير المشاريع ضمن مجال خبرتهم
- الفرق التنفيذية: اتخاذ القرارات الرئيسية بشأن توجه الشركة وأهدافها واستراتيجيتها العامة تستفيد من تشكيل الفرق التنفيذية
- فرق العمل: عادة ما يتم تشكيل فرق عمل متعددة الوظائف لحل المشاكل أو التوصل إلى حلول لمشاكل محددة
- الفرق الاستشارية: عندما تحتاج إلى تقديم المشورة الشاملة والرؤية الثاقبة في مجالات معينة تتعلق بالمؤسسة، يتم تشكيل فريق استشاري تعاوني متعدد الوظائف
- الفرق المشتركة: يحدث هذا عندما يجتمع أعضاء من منظمات وكيانات مختلفة لتحقيق هدف مشترك
- فرق المصفوفة: تتكون هذه الفرق من أعضاء من مختلفالإدارات الذين يتعاونون معًا في مشروع أو مهمة ما ويقدمون تقاريرهم إلى مديري إداراتهم
كيفية بناء فريق عمل ناجح متعدد الوظائف
1. إنشاء رؤية واضحة
من المهم وضع رؤية واضحة وهدف واضح للمشروع حتى يفهم الجميع ما يعملون من أجله. بغض النظر عن ماهية رؤيتك، يجب تنظيمها وإدارتها وتخزينها في مكان ما.
هذا هو المكان الذي يساعدك فيه ClickUp بناء مركز التحكم في مهمتك . بهذه الطريقة يؤسس مديرو المشاريع رؤيتهم بكل عظمتها. ففي نهاية المطاف، لا تكون الأفكار كذلك إلا إذا لم يتم وضعها موضع التنفيذ وتقسيمها إلى سباقات السرعة القابلة للتنفيذ .
اجمع كل أعمالك معًا في نظرة عامة عالية المستوى باستخدام لوحات المعلومات
يعمل ClickUp بشكل رائع لتلبية الاحتياجات الأساسية وكذلك المتطلبات المطلوبة من الفرق عالية الأداء. مع لوحة و طرق عرض التقويم ، يتم إطلاع الفرق على ما هو مستحق ومتى، بالإضافة إلى نظرة عامة على تنفيذ المشروع. مستندات ClickUp تتم مشاركتها، ويتم حفظ التعديلات في الوقت الفعلي، ويكون التقدم مرئيًا للغاية.
تحتاج إلى مع مهمة أو تبعيات المشروع ? يوفر ClickUp تخصيصاً كاملاً لذلك أيضاً.
2. تحديد الأدوار والأهداف الرئيسية
قبل البدء في المشروع، من المهم تعيين الأدوار والأهداف لكل عضو من أعضاء الفريق. هذا يسهل على الفريق التنسيق والبقاء على نفس الصفحة. تستفيد الأهداف من تحديد الأدوار والأهداف بشكل واضح ومحدد المعالم.
تصور المعالم الرئيسية للمشروع باستخدام عرض جانت في ClickUp
باستخدام ClickUp، يمكنك إعداد وتتبع معالم المشروع تصبح طبيعة ثانية. يتيح ClickUp لفريق رشيق متعدد الوظائف تحويل مهمة ما إلى معلم رئيسي. يمكنك التصفية حسبها أيضًا، في حالة رغبتك في رؤية خارطة طريق لجميع المعالم الرئيسية التي أنجزها الفريق.
3. تقديم الدعم
أثناء تواصل الفرق، والتحدث خلال جلسات العصف الذهني، وصياغة الاستراتيجيات، تأكد من أنك تقدم الكثير من الدعم. من الناحية الوظيفية، يتعلق ذلك بالأدوات التي تستخدمها وكيفية استخدامها.
قم ببناء عملية الدعم الخاصة بك في أداة الخرائط الذهنية في ClickUp لتصور سير العمل بالكامل
تأكد من توثيق عمليات الدعم الخاصة بك بشكل جيد. لحسن الحظ، يمكنك استخدام الخريطة الذهنية أدوات لربط النقاط بسهولة وتصور سير العمل الكامل لعملية الدعم الخاصة بك.
بالإضافة إلى ذلك, أداة الدردشة المدمجة في ClickUp تجعلها بحيث لا تضطر إلى تبديل السياقات عند العمل مع فريقك. ما عليك سوى بدء محادثة داخل المنصة والتواصل مع أي شخص في فريقك.
أشياء صغيرة كهذه تُحدث فرقاً كبيراً عندما تكون في خندق إدارة المهام، و المعالم أو تشغيل اجتماعات رشيقة .
4. تشجيع التعاون والإبداع
تشجيع أعضاء الفريق على التعاون ومشاركة الأفكار الجديدة والتفكير خارج الصندوق عندما يتعلق الأمر بحل المشكلات. هذا هو المكان الذي برنامج السبورة البيضاء مثل ClickUp Whiteboards تألق
يسمح كشف التعاون للفرق بالعمل والتحرير في نفس الوقت في لوحات ClickUp Whiteboards
وباعتبارها صندوق رمل إبداعي مصمم للعصف الذهني، لن ترغب أبدًا في استخدام أي أداة أخرى في المراحل الأولى من إحياء المشروع. تتعاون الفرق في الوقت الفعلي وحفظ المفاهيم ورسم المخططات التوضيحية واستخدام ميزات اكتشاف التعاون لمنع تكرار العمل أو تكراره!
5. التعرف على الإنجازات ومكافأتها
تقدير ومكافأة الأعضاء بشكل فردي بالإضافة إلى الفريق بشكل جماعي على إنجازاتهم . سيساعد ذلك على تعزيز الشعور بالمسؤولية وملكية المشروع.
تكمن المشكلة في أن هناك الكثير من المؤسسات التي لا توثق وتوفر شرحًا واضحًا لكيفية مكافأة الموظفين أو تقديرهم على عملهم. يساعدك استخدام مستندات ClickUp Docs على جعل المستندات التشغيلية والتنظيمية مركزية في مكان واحد بحيث يسهل على الفرق البحث عن المعلومات المهمة.
اجعل معلومات وموارد ثقافة شركتك مركزية في مساحة واحدة من خلال قالب ClickUp Docs هذا
كما أنك لست مضطرًا للبدء من الصفر. استخدم قالب ثقافة الشركة الخاص بـ ClickUp لتوثيق كل ما تريده من فريقك وكيف ستكافئهم. بمجرد أن يعرف الفريق أنه سيتم تقديرهم، سيرغبون دائماً في تقديم المزيد من العطاء تجاه العمل.
أمثلة على التحديات التي تواجه الفرق متعددة الوظائف مع القوالب
عندما تعمل بشكل متعدد الوظائف، لا بد أن تنشأ فجوات معرفية. عندما تفتقر الفرق إلى وضوح الأدوار و/أو التدريب، فإن ذلك يؤدي إلى تعاون غير فعال وانخفاض في الإنتاجية.
ولكن ليس هذا هو التحدي الوحيد الذي يتعامل معه الفريق متعدد الوظائف بشكل يومي. فالكثير منها يتعلق بالتنظيم وأساليب التواصل. إليك بعضاً منها.
الأدوار والمسؤوليات غير الواضحة
مع وجود مجموعة متنوعة من الأدوار والمسؤوليات، يصعب على الفرق تحديد من المسؤول عن ماذا. ما لم يكن هناك سير عمل محدد مسبقًا من القيادة يحدد كيفية عمل الفريق متعدد الوظائف - إلى جانب تحديد مركزية تلك المسؤولية عن قصد - فإن الفرق ستتعثر في أدوار ومسؤوليات غير واضحة.
تصور بسهولة هيكل فرقك وتخطيطها مع قالب السبورة البيضاء للمخطط التنظيمي البسيط هذا
بدلًا من ذلك، استخدم قالبًا مُعدًا مسبقًا للحصول على السبق في المخطط التنظيمي حتى يعرف الجميع بالضبط من المسؤول عن ماذا.
صوامع البيانات
تحدث صوامع البيانات عندما تعمل الإدارات المختلفة بشكل مستقل ولا تشارك البيانات، بل وأكثر من ذلك عندما تستخدم منصات SaaS مختلفة تمامًا لإدارة أي منها.
هناك احتمالات أن تكون الحزمة التقنية التي يستخدمها فريق المبيعات مختلفة عن تلك التي يستخدمها فريق المبيعات التي تستخدمها فرق العلامات التجارية والتصميم . ماذا إذن؟ هذا هو المكان الذي يكون فيه تركيز عبء العمل الخاص بك من البداية إلى النهاية هو المفتاح. 🔑
يحتاج الفريق متعدد الوظائف إلى مصدر واحد للحقيقة للعمل من خلاله. وبهذه الطريقة يتم تنظيم المهام وتعيينها، وتكون التحديثات واحدة ويمكن للجميع في فريق التسويق أو في أي مكان آخر الوصول إليها، ويعمل الجميع تحت نفس المبادئ التوجيهية.
ربط الفرق عبر المؤسسة بهذا النموذج المفصل إدارة الفريق قالب الخطة
إذا كنت بحاجة إلى جمع الفرق كلها في مكان واحد، فلماذا لا تعمل من قالب مخصص لضمان احتساب الجميع وكل فريق؟ اجعل من السهل على الفريق متعدد الوظائف أن يزدهر مع إمكانية رؤية المشاريع والحالات حتى يتمكن فريق المبيعات والتسويق من التعاون بشكل أفضل.
سوء تخصيص الموارد
تتطلب مجموعة متنوعة من الموارد والمواد والتكنولوجيا والدولارات تخصيصًا مناسبًا عبر المشروع من البداية إلى النهاية. وبدون وجود الأدوات والأنظمة المناسبة لتحقيق ذلك، فإن سوء تخصيص الموارد لا يؤدي إلا إلى عرقلة وصول الفرق متعددة الوظائف إلى خط النهاية.
لا بد من وجود أهداف وأدوار وجداول زمنية واضحة لكي يعمل الفريق متعدد الوظائف بنجاح. فبدون هذه العناصر، قد لا يكون أعضاء الفريق متأكدين مما هو متوقع منهم ومتى.
استخدم قالب تخصيص الموارد الخاص بـ ClickUp لتتبع المواد والقوى العاملة وما شابه ذلك لكل مشروع
لا تفرط في استخدام أعضاء فريقك أو تقلل من استخدامهم من خلال تخمين من يمكنه العمل على ماذا. حدد مواردك المتاحة واستخدم هذا القالب لتتبع الموارد المتاحة وإدارتها وتعديلها في موقع مركزي واحد.
مكافحة سير عمل الفريق
بالتأكيد، هناك موارد يجب إدارتها ومهام يجب تعيينها، ولكن تميل مشكلات سير العمل إلى الظهور عندما تعمل فرق متعددة الوظائف معًا. قد لا يكون نهج فريق ما في العمل مناسبًا لفريق آخر، ويجب تقديم هذه التنازلات من كلا الجانبين.
كما أن الاختلافات في المصطلحات وسير العمل تجعل من الصعب على الفريق متعدد الوظائف أن التعاون بشكل منتج. إذا كان عليك أن تلخص التحدي الأول لفريق متعدد الوظائف، فإنه يتلخص في عدم التوافق.
إنه إلى حد كبير في صميم الكثير من المشاكل الحالية. وهذا يعني أن بناء فريق ناجح متعدد الوظائف يتطلب معالجة كيفية مواءمة سير العمل.
استخدم هذا القالب لإنشاء العمليات في مؤسستك من خلال تسليط الضوء على كيفية مواءمة المهام واحتمال تدفقها إلى فرق أخرى
اجعل كل فريق متوائماً من خلال إنشاء قائمة توثيق العمليات والإجراءات. لحسن الحظ، هذا القالب المجاني للعمليات والإجراءات يسهّل تفويض وتحديد سير عمل الفريق أو على الأقل توثيق كيفية عمل كل فريق حتى لا يكون هناك مزيد من الالتباس بين الأقسام.
إنجاز المزيد من المهام المتعددة الوظائف باستخدام قوة ClickUp
تسمح منصة ClickUp البديهية والقابلة للتخصيص للفرق بإعداد مساحات العمل والمهام بنقرة زر واحدة، وتعيين المهام لأعضاء الفريق بسهولة.
كما أنها توفر إمكانات قوية لإعداد التقارير، مما يسمح لأعضاء الفريق بالحصول على رؤى سريعة حول تقدم المهام والمشاريع. باستخدام ClickUp، تشارك الفرق الملفات والتعليقات في الوقت الفعلي، مما يتيح لهم الوصول الفوري إلى آخر التحديثات، مع تمكين الفرق من العمل من أي مكان.