كيفية استخدام ClickUp كنظام لإصدار التذاكر

سواء كنت تتعامل مع دعم تكنولوجيا المعلومات أو طلبات الموارد البشرية أو المشكلات الداخلية أو شكاوى العملاء، فأنت بحاجة إلى نظام تذاكر لتتبع المهام وترتيبها حسب الأولوية وحلها.

يقوم بتحويل الطلبات الواردة إلى عناصر قابلة للتتبع والتخصيص مع ملكية واضحة ومواعيد نهائية وسجل اتصالات.

تجبرك أنظمة التذاكر التقليدية على اتباع سير عمل صارم. ومع ذلك، يمنح ClickUp فرق الدعم والعمليات لديك المرونة اللازمة لإنشاء نظام التذاكر المكتبي الخاص بهم.

بصفتك مدير دعم أو عمليات، يمكنك الاطلاع على:

في الأقسام أدناه، سنرشدك إلى كيفية إعداد ClickUp لإدارة التذاكر، ويغطي كل شيء من نماذج الاستلام إلى تدفقات الأتمتة إلى لوحات معلومات SLA.

لماذا تستخدم ClickUp كنظام لإصدار التذاكر؟

يتعامل كل فريق مع الطلبات الواردة، بدءًا من العملاء وحتى تلك الموجودة داخل المؤسسة.

يحصل قسم تكنولوجيا المعلومات على استفسارات حول الوصول والأجهزة. ويجيب قسم الموارد البشرية على الأسئلة المتعلقة بالسياسات والتأهيل الوظيفي والمزايا. وتستجيب فرق الدعم لمشكلات العملاء. ويقوم قسم الإدارة والعمليات بتنسيق طلبات المرافق والموارد.

بدون نظام تذاكر مكتب المساعدة، تصل هذه الطلبات عبر قنوات متفرقة: رسائل البريد الإلكتروني، وجداول البيانات، ورسائل Slack المباشرة، أو المحادثات المباشرة. لا توجد طريقة متسقة لتعيين المهام أو تحديد أولوياتها أو متابعتها.

باعتباره أول مساحة عمل متكاملة تعمل بالذكاء الاصطناعي في العالم، يجمع ClickUp جميع سير العمل الخاص بك. اعتبره نظام تذاكر مكتبي يناسب طريقة عمل فريقك، ويحل مشكلة توسع العمل وسير العمل غير المترابط.

يحدث توسع العمل عندما تضطر الفرق إلى التعامل مع العديد من التطبيقات غير المتصلة ببعضها البعض — حيث يتعين عليهم التبديل بين علامات التبويب باستمرار وتحديث أنظمة متعددة وفقدان التركيز في أثناء ذلك. والمفارقة هي أن معظم الشركات تحاول حل هذه المشكلة بإضافة المزيد من البرامج، مما يؤدي إلى تفاقم الوضع.

يتبع ClickUp نهجًا مختلفًا: يتم توحيد كل شيء — المهام والمحادثات والمستندات وحتى الذكاء الاصطناعي — في مكان واحد، مبني على أساس واحد. يعني هذا التكامل تقليل الوقت الضائع في تبديل السياق وزيادة الوضوح لفريقك، حتى تتمكن أخيرًا من القضاء على فوضى توسع العمل والتحرك بشكل أسرع معًا.

إليك الأسباب التي تجعل ClickUp يبرز كأفضل نظام برمجيات لإصدار التذاكر. يمكنك:

لا داعي للتبديل بين برامج إدارة المشاريع المختلفة وأدوات الاتصال وجداول البيانات والمتابعات الشفوية وغير ذلك. كل شيء بدءًا من الاستلام وحتى الحل موجود في مساحة عمل واحدة قابلة للبحث.

إعداد ClickUp لإصدار التذاكر

إليك كيفية تكوين ClickUp كنظام تذاكر مكتبي يتناسب مع سير عملك.

1. أنشئ مساحة/مجلد/قائمة للتذاكر

لتحويل ClickUp إلى نظام مكتب مساعدة وظيفي وفعال، تحتاج إلى إنشاء بنية مساحة عمل تعكس كيفية تعامل فريقك مع الطلبات.

أنشئ مساحة مخصصة مثل "دعم تكنولوجيا المعلومات" أو "مكتب مساعدة الموارد البشرية" أو "طلبات العملاء" لتجميع جميع تذاكر الدعم في مكان واحد.

داخل هذا الفضاء، قم بإنشاء مجلدات لفصل فئات التذاكر أو مسؤوليات الفريق.

داخل كل مجلد، قم بإنشاء قوائم تمثل سير العمل أو أنواع الطلبات أو مستويات الأولوية. على سبيل المثال، قد يتضمن مجلد "مشكلات الأجهزة" قوائم مثل "أجهزة الإدخال" و"قيد التقدم" و"أجهزة الإخراج".

يجب أن يكون لديك هذا الهيكل حتى يكون لكل تذكرة مجلد خاص بها. يمكنك تتبع جميع الطلبات الواردة وإعداد تقارير عنها.

🛠️ مجموعة الأدوات: يتطلب تشغيل مكتب مساعدة فعال تقنية موثوقة ونظام تتبع التذاكر. يحتوي نموذج تذكرة مكتب المساعدة في ClickUp على كل ما تحتاجه لضمان تسجيل ملاحظات العملاء بسرعة وترتيبها حسب الأولوية ومعالجتها في الوقت المناسب.

احصل على نموذج مجاني

ما بداخله:

• الحقول المخصصة: لجمع بيانات العملاء وتخزينها في كل تذكرة مكتب المساعدة
• الأتمتة: لإعداد المشغلات والإجراءات لطلبات العملاء، حتى لا تفوتك أي شيء.
• لوحات المعلومات: لمراقبة ومراجعة التقدم المحرز في كل تذكرة وطلب دعم

استخدم نموذج مكتب المساعدة هذا لزيادة معدل الاستجابة، وتقليل معدل ترك العملاء، وتتبع المهام بدقة، وتحسين التواصل بين الأقسام.

2. جمع الطلبات باستخدام نماذج ClickUp

الخطوة التالية هي إعداد طريقة متسقة وسهلة الاستخدام لجمع الطلبات داخل نظام تذاكر مكتب المساعدة.

باستخدام ClickUp Forms، يمكنك توحيد طريقة إرسال بيانات العملاء. يضمن وصول كل تذكرة مع التفاصيل الصحيحة.

داخل أي قائمة قمت بتعيينها لاستلام التذاكر، ما عليك سوى إضافة عرض النموذج. من هناك، يمكنك إنشاء نماذج مخصصة لاحتياجات فريقك الفريدة. يمكنك تضمين حقول مثل "نوع الطلب" و"مستوى الاستعجال" و"القسم" ومربع وصف تفصيلي لجمع تفاصيل محددة من عملائك.

💡 نصيحة احترافية: قم بتخصيص نماذج ClickUp باستخدام المنطق الشرطي، بحيث تظهر حقول معينة فقط عندما تكون ذات صلة. على سبيل المثال، إذا حدد المستخدم "مشكلة فنية" كنوع الطلب، يمكن أن تظهر حقول إضافية مثل "نوع الجهاز" أو "رسالة الخطأ" تلقائيًا. هذا يحافظ على بساطة النموذج وتركيزه للمستخدم مع ضمان قيام فريق الدعم بجمع جميع التفاصيل اللازمة لحل التذاكر بكفاءة.

يمكنك مشاركة نموذج ClickUp باستخدام رابط عام أو تضمينه في مورد داخلي.

3. توجيه التذاكر وتخصيصها بمساعدة الذكاء الاصطناعي (بالإضافة إلى الأتمتة)

عندما تتعامل فرق الدعم أو العمليات مع عشرات (أو مئات) التذاكر يوميًا، يمكن أن تصبح حتى الإجراءات الصغيرة مثل تعيين المهام أو تحديث الحالات أو إخطار زملاء الفريق مضيعة للوقت.

للبدء، لديك مساعد ذكاء اصطناعي مدمج في ClickUp، ClickUp Brain، لتعزيز سير عمل التذاكر. أكثر من مجرد عرض تفاصيل التذاكر أو تلخيص المحادثات، يعمل ClickUp Brain كحل مشاكل مدعوم بالذكاء الاصطناعي لفريقك.

يمكن أن يساعد في تصحيح أخطاء مقتطفات الكود الأساسية المشتركة في التذاكر، ومراجعة المتطلبات أو طلبات العملاء من أجل الوضوح، وحتى مساعدة فريقك في صياغة ردود البريد الإلكتروني الاحترافية - مباشرة من داخل سير عملك. هل تحتاج إلى تحديد الاتجاهات في طلبات الدعم، والإجابة على الأسئلة المتعلقة بالتذكرة، أو استخراج السياق الرئيسي بسرعة من المهام والمستندات؟ يقوم ClickUp Brain بكل ذلك، حتى يتمكن فريقك من حل المشكلات بشكل أسرع، والتواصل بشكل أكثر وضوحًا، والتركيز على ما هو أكثر أهمية.

بعد ذلك، تعمل ClickUp Automations ووكلاء الذكاء الاصطناعي على إزالة الاحتكاك التشغيلي. تعمل قدرات الأتمتة هذه من خلال ربط ثلاثة عناصر أساسية: المحفزات والشروط والإجراءات.

يمكنك البدء في إنشاء سير عمل يتعامل مع الأجزاء الأكثر شيوعًا وتكرارًا في عمليات إدارة التذاكر نيابة عنك.

على سبيل المثال، يمكنك الاختيار من بين خيارات الأتمتة التالية:

4. إدارة التذاكر وحلها

بينما تتولى الأتمتة تخصيص التذاكر تلقائيًا بناءً على قواعدك، يمكنك دائمًا تخصيصها يدويًا باستخدام ClickUp Tasks لأعضاء الفريق مع تحكم أكبر. يتيح لك حقل Assignees داخل كل مهمة تخصيص شخص واحد أو عدة أشخاص، وهو أمر مثالي للتعاون أو توزيع المسؤوليات.

يمكنك أيضًا تعيين تواريخ استحقاق واضحة للمهام لإبقاء المواعيد النهائية مرئية أو تفويض المهام لضمان عدم تفويت فريقك للمتابعات المهمة. بالنسبة للتذاكر الأكثر تعقيدًا، يتيح لك ClickUp Tasks إنشاء مهام فرعية أو قوائم مراجعة.

ثم، باستخدام حالات المهام المخصصة في ClickUp، يمكنك تحديد كل مرحلة من مراحل رحلة التذكرة، بحيث يكون من الواضح دائمًا ما يحدث ومن المسؤول.

يمكنك إنشاء وتخصيص الحالات على مستوى المساحة أو المجلد أو القائمة، بحيث يمكن للفرق المختلفة (مثل قسم تكنولوجيا المعلومات ودعم العملاء والفوترة) تشغيل سير العمل الخاص بها داخل نفس مساحة العمل.

عندما تحتاج إلى تعديل الترتيب، ما عليك سوى السحب والإفلات باستخدام المقابض الموجودة على اليسار لتحريك الحالات لأعلى أو لأسفل وضبط تدفق التذاكر حسب الحاجة.

بفضل أدوات وإمكانيات التعاون في ClickUp، يمكن لفريقك التواصل مباشرةً داخل كل تذكرة والحفاظ على المحادثات منظمة وسهلة المتابعة.

علاوة على ذلك، تريد أن يكون نظام التذاكر المكتبي مزودًا بالموارد المناسبة لأي شخص لحل مشكلات الدعم. على سبيل المثال، فكر في ربط مستند ClickUp المناسب مباشرة بالمهمة الجديدة باستخدام ميزة العلاقات.

افتح التذكرة، وانتقل إلى قسم العلاقات على اليمين، وانقر على +، وحدد Doc. من هناك، يمكنك ربط أي مستند ClickUp موجود مثل دليل استكشاف الأخطاء وإصلاحها أو الأسئلة الشائعة أو مستند العمليات الداخلية.

إنها طريقة بسيطة لتخطي التمرير ومساعدة فريقك في الوصول مباشرة إلى المعلومات التي يحتاجونها.

5. التقارير والتحليلات

أخيرًا، تحتاج إلى بيانات واضحة وقابلة للتنفيذ لفهم ومراقبة أداء فريق الدعم لديك. مع لوحات معلومات ClickUp، يمكنك القيام بكل هذا في الوقت الفعلي. على سبيل المثال، يمكنك إعداد بطاقة قائمة المهام التي تمت تصفيتها لإبراز تذاكر الدعم العالقة في "قيد التقدم" لأكثر من 48 ساعة.

تم إنجازه من أجلك: بطاقات لا غنى عنها للوحة معلومات التذاكر

• مخطط خطي: راقب متوسط أوقات حل التذاكر ذات الأولوية العالية التي ترد عبر الدردشة من خلال تطبيق عوامل تصفية مثل الأولوية = عالية والقناة = الدردشة
• الرسم البياني الشريطي: احصل على مقارنة واضحة لحجم التذاكر عبر أنواع المشكلات الرئيسية مثل "الفواتير" و"الأخطاء" و"مشكلات الوصول".
• مخطط دائري: قسّم التذاكر حسب مستوى الأولوية أو قناة الدعم أو حالة التصعيد للحصول على نظرة عامة سريعة.
• بطاقة الأرقام: قم بتمييز المقاييس المهمة مثل بطاقات عدد المهام المغلقة لإظهار إجمالي التذاكر التي تم حلها هذا الأسبوع.
• بطاقة تتبع الوقت: تتبع الوقت الذي يقضيه الموظفون في معالجة التذاكر، مرتبة حسب الفرد أو فئة التذكرة.

لن يعمل أي من هذا بدون الحقول المخصصة المناسبة. من خلال إضافة تفاصيل لدعم التذاكر باستخدام الحقول المخصصة مثل السبب الجذري (القائمة المنسدلة) ومستوى التصعيد (التسمية) واتفاقية مستوى الخدمة للرد الأول (التاريخ)، يمكنك بناء الهيكل الذي يدعم هذه الرؤى.

بعد إعداد لوحة المعلومات الخاصة بك، ستتمكن من الإجابة على أسئلة مهمة مثل:

🛠️ مثال واقعي على استخدام ClickUp كنظام تذاكر مكتبي

Made In Cookware هي علامة تجارية سريعة النمو تبيع أدوات طهي احترافية للطهاة المنزليين. مع ارتفاع الطلب، ارتفع أيضًا حجم تذاكر الدعم، ولم تتمكن الأدوات الحالية من مواكبة هذا الارتفاع.

تضمنت التحديات تضخم الأدوات، وتجزئة سير العمل، وصعوبة التنسيق بين الفرق المتعددة الأقسام.

كنا نستخدم Airtable و Monday و Trello و Notion... كان الأمر فوضوياً. لم يكن أي شيء يعمل.

إدراكًا للحاجة إلى منصة مركزية لتبسيط العمليات، اختار كريس ClickUp لتغيير طريقة عمل Made In Cookware عبر الفرق.

ميزات ClickUp التي ساعدت في ذلك:

بعد أن انتهينا من تقييم ClickUp، لم نرغب في تجربة أي شيء آخر. أدركنا أن هذا النظام رائع، ولا داعي للبحث عن أي شيء آخر.

التأثير:

أفضل الممارسات لإصدار التذاكر في ClickUp

فيما يلي بعض أفضل الممارسات لاستخدام ClickUp كنظام تذاكر:

أمثلة على نظام التذاكر ClickUp وحالات الاستخدام

تتيح مرونة ClickUp للفرق إنشاء أنظمة تذاكر بسيطة ومتطورة دون الحاجة إلى أدوات خارجية. إليك كيف يمكن للفرق استخدام ClickUp لحل التحديات الواقعية وتبسيط تقديم الخدمات:

1. مكتب المساعدة التقنية

المشكلة: لنفترض أن الكمبيوتر المحمول الخاص بمسؤول إدارة المشاريع توقف عن العمل قبل يومين من موعد مراجعة مهمة.

2. طلبات الموارد البشرية

المشكلة: من توظيف الموظفين الجدد إلى التعامل مع الأسئلة السريعة المتعلقة بالسياسات، يتعامل فريق الموارد البشرية مع عشرات الأمور في أي وقت.

3. إدارة المرافق

المشكلة: غالبًا ما تظهر طلبات المرافق في أسوأ الأوقات. شيء ما يتعطل، شيء ما يتسرب، أو شيء ما لا يعمل بالشكل المطلوب.

4. دعم العملاء

المشكلة: يتعلق دعم العملاء اليوم بشكل أكبر بتتبع الأخطاء، والإجابة على أسئلة "كيف أفعل"، واكتشاف العقبات، وجعل كل عميل يشعر بأن صوته مسموع وأنه مهم.

يناسب ClickUp الفرق التي تضطلع بأدوار متعددة وتحتاج إلى نظام مرن بما يكفي لمواكبة طريقة عملها الفعلية.

5. فرق الشؤون القانونية والامتثال

المشكلة: تتعامل الفرق القانونية مع أنواع مختلفة من الطلبات، مثل اتفاقيات عدم الإفشاء، وتعديلات العقود، والموافقات على السياسات، أو مراجعات الخصوصية. غالبًا ما تتضمن هذه التذاكر العديد من الأطراف المعنية، وجداول زمنية حساسة، ووثائق يجب أن تمر عبر الأيدي الصحيحة بشكل صحيح.

نظام تذاكر مكتب المساعدة من ClickUp يجعل حياتك أسهل

نأمل أن تكون قد اقتنعت الآن بالتخلي عن استخدام أدوات متعددة لضمان رضا العملاء وحل المشكلات.

يمكن أن يعمل ClickUp كنظام تذاكر مكتب المساعدة وبرنامج إدارة المشاريع، وهو حل مثالي لفرق تكنولوجيا المعلومات والدعم والموارد البشرية والعمليات وغيرها من الفرق.

من الاستلام المنظم باستخدام النماذج إلى الأتمتة الذكية وسير العمل المخصص والتقارير في الوقت الفعلي، يوفر لك ClickUp كل ما تحتاجه لإدارة التذاكر والطلبات بكفاءة.

سجل في ClickUp مجانًا وابدأ في استخدامه كنظام تذاكر مكتب المساعدة.