10 أمثلة على إدارة العمليات التجارية وأفضل الممارسات

قد تصبح العمليات التجارية التي كانت فعالة عندما كان عدد أعضاء فريقك أقل أو قبل أن تصل إلى الحجم الحالي قديمة وغير فعالة وغير مجدية.

تساعدك إدارة العمليات التجارية (BPM) على تحليل وتحسين عملياتك الحالية من خلال ممارسات محسنة ومثبتة. وقد يعني ذلك تحسين العمليات التجارية مثل أتمتة الأعمال المتكررة، وإزالة العقبات، وإصلاح العمليات غير الفعالة، أو إعادة تحديد الأهداف وفقًا لنتائج الأعمال.

دعونا نلقي نظرة على بعض أمثلة إدارة العمليات التجارية وأفضل الممارسات التي تعمل على تحسين الكفاءة وتوفير التكاليف وتساعد في التحول الرقمي.

ما هي إدارة العمليات التجارية؟

إدارة العمليات التجارية، أو BPM، هي نهج تتبعه المؤسسات لتقييم عملياتها التجارية ونمذجتها وإعادة تصميمها لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة ونمو الإيرادات.

العملية التجارية هي سلسلة من المهام أو الأنشطة التي تؤديها شركتك من خلال تنسيق الأفراد والأنظمة والمعلومات لإنتاج نتائج تجارية تدعم استراتيجية شركتك أو تحقق أهدافًا محددة.

تقوم إدارة عمليات الأعمال (BPM) بمواءمة استثمارات تكنولوجيا المعلومات في الأعمال مع استراتيجية الأعمال وتساعد على توحيد العمليات وتحسين المرونة وزيادة كفاءة سير العمل وتحسين الامتثال.

كيف تختلف إدارة العمليات التجارية عن العمليات التجارية؟

تتضمن عملية الأعمال المختلفة المهام والأنشطة وسير العمل التي تسمح للمؤسسات بتحقيق أهدافها. وهي تدفع الأنشطة اليومية للأعمال، بما في ذلك دعم العملاء والتصنيع والمشتريات والإدارة المالية وغيرها.

تحسن إدارة العمليات التجارية هذه العمليات التجارية لتجعلها أكثر كفاءة. فهي تساعد في إدارة الجانب الاستراتيجي والتشغيلي لعملياتك التجارية.

فهم إدارة العمليات التجارية بالتفصيل

كيف تختلف إدارة العمليات التجارية عن إدارة المشاريع والمهام؟

تركز إدارة المهام على تنظيم المهام والأنشطة وتوزيعها وتحديد أولوياتها وتتبعها لضمان إنجازها في الوقت المحدد. يمكنك مراقبة المهام اليومية التي تساهم في المشاريع أو العمليات الأكبر حجمًا.

تشرف إدارة المشاريع على جميع الأنشطة في المشروع من البداية إلى النهاية. ويشمل ذلك تحديد نطاق المشروع، وتوزيع المهام، ووضع الجداول الزمنية، وتتبع التقدم المحرز، وتخصيص الموارد.

اقرأ المزيد: إدارة المشاريع مقابل إدارة المهام

تعمل إدارة العمليات التجارية (BPM) على تحسين مختلف العمليات والعمليات التجارية لمساعدة المؤسسات على تحقيق أهداف أكبر مثل إدارة علاقات العملاء والمشتريات وتأهيل الموظفين الجدد وإدارة سلسلة التوريد وتنفيذ الطلبات.

فوائد إدارة العمليات التجارية:

أنواع إدارة العمليات التجارية

1. إدارة العمليات التجارية المتمحورة حول الإنسان

تدور إدارة العمليات التجارية التي تركز على الإنسان حول مشاركة الإنسان، وعادةً ما تكون المهام التي تتطلب موافقات.

ومن الأمثلة على ذلك مراجعة البيانات وإنشاء مستندات مثل التقارير والمقترحات واتفاقيات الموردين.

يمكنك استخدام BPM لأتمتة الوظائف الداعمة مثل تخصيص المهام وإخطارات أصحاب المصلحة.

2. BPM المتمحور حول التكامل

لا يتطلب هذا النوع من إدارة العمليات التجارية الكثير من التدخل البشري من أجل التحسين المستمر.

تعتمد العمليات التجارية التي تركز على التكامل على واجهات برمجة التطبيقات (API) والأنظمة التي تدمج البيانات عبر مختلف التطبيقات، مثل إدارة علاقات العملاء (CRM) أو إدارة المشاريع.

3. إدارة العمليات التجارية المرتكزة على المستندات

يركز هذا النوع من BPM على وثائق محددة، مثل العروض أو العقود.

تقوم بتركيز وتوحيد جميع العمليات، بدءًا من إنشاء المستندات وحتى الموافقة عليها وأرشفتها.

على سبيل المثال، عندما تشتري شركة ما منتجًا، يجب أن يمر العقد عبر أقسام مختلفة وعدة جولات من الموافقة حتى يتم التوصل إلى اتفاق بين العميل والبائع.

عشرة أمثلة على إدارة العمليات التجارية

دعونا نلقي نظرة على بعض الأمثلة ذات الصلة بإدارة العمليات التجارية قبل تطبيقها عمليًا.

1. تسجيل العملاء الجدد

إليك كيفية تنفيذ دورة حياة BPM لتبسيط سير العمل في عملية استقبال العملاء الجدد.

مثال: يريد أحد البنوك تحسين عملية استقبال العملاء الجدد لزيادة الكفاءة وتقليل الأخطاء وتحسين تجربة العملاء بشكل عام.

ابدأ بإنشاء خريطة للعمليات التي تتضمن الخطوات المختلفة التي ينطوي عليها التسجيل. ويشمل ذلك طلب إنشاء الحساب والتحقق من الهوية وإعداد الحساب.

بعد ذلك، فكر في العمليات التي يمكنك أتمتتها باستخدام تقنيات BPM.

على سبيل المثال، يمكن دمج طلبات الحسابات عبر الإنترنت مع أنظمة CRM المصرفية لالتقاط معلومات العملاء وبدء عملية التحقق من الهوية تلقائيًا.

يمكن لنظام إدارة العمليات التجارية المركزي تخزين مستندات العملاء رقميًا، مما يسهل الوصول إليها ويقلل من الأعمال الورقية. يعمل BPM على توحيد هذه العمليات ويضمن سلاسة التسليم بين مختلف الأقسام المشاركة في عملية التسجيل.

اقرأ المزيد: إليك 10 قوالب سير عمل مفضلة لدينا تناسب أي فريق وعملية تقريبًا

2. تأهيل الموظفين الجدد

تساعدك إدارة عمليات الأعمال في تهيئة الموظفين الجدد على الاندماج بكفاءة. تعمل إدارة عمليات الأعمال على تبسيط كل شيء بدءًا من الأعمال الورقية وحتى الاندماج في مؤسستك.

قم بإعداد المشغلات وتعيين المهام باستخدام أدوات أتمتة سير العمل أو منصة BPM لضمان سلاسة عملية التسليم بين الأقسام.

على سبيل المثال، بمجرد أن يتلقى قسم الموارد البشرية النماذج والأوراق المكتملة من الموظف، يقوم النظام تلقائيًا بتعيين المهام إلى قسم تكنولوجيا المعلومات للمساعدة في إعداد جهاز الكمبيوتر الخاص بالموظف وإمكانية الوصول إلى النظام.

3. إدارة الامتثال

يمكنك توحيد العمليات المتعلقة بالامتثال في جميع أنحاء مؤسستك لضمان الامتثال للوائح الصناعية والسياسات الداخلية.

تساعدك أدوات أتمتة العمليات على تخطيط أنشطة الامتثال وأتمتة عمليات التحقق من الامتثال وسير عمل الموافقة والتحقق من صحة البيانات.

مثال: يجب على شركة أدوية الامتثال للوائح الرعاية الصحية والحكومية المتعلقة بإنتاج وتوزيع الأدوية والعقاقير.

في هذه الحالة، كلما صدرت لائحة تنظيمية جديدة، يقوم برنامج BPM على الفور بتشغيل عملية تقييم لتقييم عمليات الامتثال الحالية للشركة. يقوم النظام تلقائيًا بتعيين مهام مختلفة إلى الإدارات المعنية المشاركة في عملية إدارة الامتثال.

بمجرد الانتهاء من التقييم، يتم تجميع النتائج في تقرير، ويتم إنشاء سير عمل لتنفيذ التغييرات اللازمة ومراجعتها والموافقة عليها.

يتيح لك ذلك الحصول على نظرة عامة كاملة على عمليات الامتثال لضمان اتباع كل خطوة. يرسل النظام تنبيهات عند تأخر مهمة أو عند وجود فجوة في الامتثال. كما يحتفظ بسجل تدقيق لتتبع جميع المهام والأنشطة المتعلقة بالامتثال.

اقرأ المزيد: أفضل 10 برامج لتوثيق العمليات التجارية

4. إدارة دورة حياة المنتج

تساعدك إدارة العمليات التجارية على إدارة كل شيء بشكل منهجي بدءًا من الفكرة إلى التصميم وصولًا إلى تطوير المنتج وتوزيعه.

مثال: تقوم شركة برمجيات بتطوير برنامج CRM جديد للشركات الصغيرة والمتوسطة.

قم بتنفيذ BPM لتبسيط عملية جمع وإدارة المعلومات المهمة، مثل متطلبات المستخدمين ومواصفات المنتجات. يتيح ذلك لمديري المنتجات والمطورين الوصول إلى المعلومات الهامة بسهولة أثناء تطوير المنتجات.

يمكن أن تساعدك أدوات BPM أيضًا في تنسيق عملية النشر وإدارة اتصالات العملاء ودعم التذاكر.

5. إدارة المشاريع

يمكن استخدام BPM لتبسيط العمليات من بدء المشروع حتى اكتماله.

مثال: وكالة تسويق طبقت BPM لتحسين إدارة المشاريع.

يمكن أن تساعد إدارة العمليات التجارية (BPM) في توحيد تخطيط الحملات والتواصل مع العملاء، وأتمتة توزيع المهام، وإدارة البيانات مع الوثائق ذات الصلة، وتخصيص الموارد بفعالية. كما يمكنها أن توفر للمساهمين رؤية شاملة حول سير أنشطة إطلاق الحملات المختلفة.

6. إدارة العقود

تتيح أتمتة العمليات في إدارة العقود للفرق إنشاء العقود وإدارتها بسرعة أكبر،

مثال: تستخدم شركة محاماة أتمتة العمليات التجارية لإنشاء العقود وإدارتها. ثم يتم توجيه هذه العقود عبر سير عمل للموافقة يتضمن عدة جهات موافقة. عندما يوقع أحد الموافقين على مستند، يتم إرساله تلقائيًا إلى الموافق المعين في المرحلة التالية حتى يتم الموافقة عليه من قبل جميع الأطراف المعنية.

نظرًا لأن العقود محددة المدة، يمكنك إعداد تذكيرات تلقائية لإرسال إشعارات التجديد إلى جميع الأطراف المشمولة في العقد.

7. إدارة المخاطر

أحد أفضل أمثلة إدارة العمليات التجارية هو BPM الذي يقيّم عمليات تقييم المخاطر.

مثال: مؤسسة مالية تطبق برنامج أتمتة العمليات لإدارة المخاطر المرتبطة بالموافقة على القروض.

يعمل النظام على تبسيط عملية الموافقة على القروض من خلال تحليل بيانات العملاء ودرجات الائتمان والبيانات المالية السابقة لتحديد ما إذا كان المقترض يمثل مخاطر ائتمانية. إذا أظهر التحليل أن العميل يمثل مخاطر عالية، يتم توجيه الطلب إلى فريق آخر لمزيد من المراجعة.

تتم معالجة التطبيقات منخفضة المخاطر على الفور دون أي تأخير. وهذا يساعد المؤسسة المالية على صرف القروض دون المخاطرة بأصولها.

8. الاستحواذ والمشتريات

تسهم إدارة العمليات التجارية في عمليات الاستحواذ والمشتريات في تبسيط عملية اختيار الموردين وتسليم البضائع ومعالجة الفواتير.

مثال: تساعد إدارة العمليات التجارية شركة تصنيع على أتمتة إنشاء طلبات الشراء.

عندما يصل مخزون أي منتج معين إلى حد معين مسبقًا، يقوم برنامج BPM على الفور بتشغيل طلب شراء. يمر الطلب عبر سير عمل للموافقة ويتم تقييمه وفقًا للميزانية وتوافر العناصر وعوامل تأهيل الموردين.

بمجرد حصول الطلب على الموافقة النهائية، يتم إنشاء أمر شراء وإرساله إلكترونيًا إلى المورد. ثم يتتبع نظام BPM حالة أمر الشراء ويدير الاتصالات حتى يتم إعادة تخزين المنتج المعني.

9. إدارة الموردين

يمكنك إنشاء عمليات لأتمتة عملية انضمام الموردين وإدارة العقود.

مثال: يريد مصنع قطع غيار سيارات تحسين إدارة الموردين.

تحتاج إلى تقنية BPM للتعلم الآلي لجمع وتقييم معلومات الموردين. تقوم الخوارزمية بتقييم كل مورد بناءً على عوامل مثل الامتثال والمؤهلات وسجل الأداء.

ثم يتم تجميع هذه التقييمات في تقارير وإرسالها إلى أصحاب المصلحة المعنيين، الذين يمكنهم تحديد المورد الذي سيتم التعامل معه.

بمجرد تحديد المورد النهائي، يمكن أيضًا استخدام أنظمة BPM لإدارة العقود والتجديدات والامتثال. وبهذه الطريقة، يمكنك أتمتة المهام اليدوية مثل اختيار الموردين والحصول على رؤية واضحة لحالة العلاقات مع الموردين والعقود والامتثال والمدفوعات.

10. اللوجستيات

يمكن لإدارة العمليات التجارية في مجال الخدمات اللوجستية تحسين إدارة المستودعات والنقل.

مثال: تستخدم شركة شحن عالمية أدوات BPM لتحسين كفاءة عملياتها اللوجستية.

عندما يقدم العميل طلبًا، يقوم نظام BPM على الفور بتشغيل طلب الشحن. ثم يتم تخصيص الطلب إلى شركة الشحن الأنسب بناءً على عوامل مثل مواعيد التسليم وطرق الشحن والتكاليف وتوافر المركبات.

عندما يكون الطلب في طريقه، يتتبع النظام موقع الشحنة ويرسل تحديثات الحالة إلى العميل حتى يعرف مكان طلبه وموعد تسليمه المتوقع.

في حالة وجود أي عوائق، يتلقى الناقل إشعارًا على الفور، مما يتيح له اتخاذ الإجراءات التصحيحية فورًا.

أفضل الممارسات في إدارة العمليات التجارية

يتميز برنامج إدارة المشاريع من ClickUp بالعديد من الميزات المتنوعة التي تساعدك على إنشاء سير العمل وبناء نظام لإدارة العمليات التجارية يناسب احتياجاتك.

لنلقِ نظرة على بعض أمثلة إدارة العمليات التجارية باستخدام ClickUp. يمكن أن تساعدك هذه المنصة على تحسين إدارة العمليات التجارية (BPM) من خلال سير العمل الآلي، والتعاون بين أعضاء الفريق، وإعداد التقارير في الوقت الفعلي، وقوالب تخطيط العمليات، ومساعد الذكاء الاصطناعي المدمج، ونماذج جمع التعليقات.

1. التصميم

تعتمد أفضل طريقة لتصميم استراتيجية BPM لمؤسستك على عملياتك والأهداف الاستراتيجية لمؤسستك.

سيساعدك تحليل SWOT على فهم ما يجب تغييره في العمليات التجارية الحالية، وتحديد العقبات المحتملة، والتحسينات الجديدة اللازمة للعمليات.

احصل أيضًا على آراء أصحاب المصلحة في العمليات اليومية والعمليات التجارية الجديدة التي تخطط لتنفيذها.

تسهل القدرات التعاونية لـ Docs، بما في ذلك التحرير في الوقت الفعلي وإضافة التعليقات وتعيين المهام والتنسيق الغني، على أصحاب المصلحة وأعضاء فريقك المشاركة في مناقشة إدارة العمليات التجارية.

يمكنك استخدام Docs لإنشاء إجراءات تشغيلية قياسية (SOP)، وهي مستودع مركزي لجميع المعلومات المتعلقة بالعمليات للموظفين الحاليين والمستقبليين.

2. النمذجة

استخدم خرائط العمليات في مرحلة النمذجة لتصور العمليات التجارية المقترحة، بما في ذلك نظرة عامة على المهام والأنشطة والتدفقات والأحداث المختلفة التي ستساهم في العملية التي تعمل عليها.

قم بإنشاء نماذج للعمليات باستخدام أداة BPM أو برنامج إدارة سير العمل لتحليل تدفق الأنشطة ونقاط اتخاذ القرار والتبعيات. يؤدي ذلك إلى تقسيم العمليات المعقدة والخطوات المتضمنة في أتمتة العمليات، مما يضيف قيمة ويزيل الأنشطة غير الفعالة.

تنزيل هذا النموذج

هنا، يساعدك نموذج تخطيط العمليات من ClickUp على تقييم العمليات التي تحتاج إلى تحسين، وجمع رؤى حول العقبات، وتصور العمليات من البداية إلى النهاية.

يوفر النموذج جميع الأدوات التي تحتاجها من أجل:

يحب محللو الأعمال ومديرو المشاريع استخدام هذا النموذج لأنه يبسط العمليات المعقدة إلى مخططات سهلة المتابعة ويوضح العلاقات بين الخطوات المختلفة في العملية.

3. التنفيذ

تهدف هذه المرحلة إلى استخدام الأتمتة لتقليل المهام المتكررة والأخطاء اليدوية.

يدعم ClickUp Automations إدارة العمليات التجارية من خلال أتمتة إنشاء المهام وتوزيعها وتحديث حالتها. يمكنه تغيير حالة المهام تلقائيًا أثناء انتقالها عبر المراحل المختلفة من سير عمل BPM.

يمكنك تكوين الأتمتة لتحديث حالة المهمة من "قيد التقدم" إلى "مكتملة" عند إكمال جميع الإجراءات المطلوبة.

تضمن تكامل ClickUp مع أكثر من 1000 تطبيق تدفق البيانات بدون أخطاء بين برنامج BPM ومجموعة التقنيات الخاصة بك.

4. المراقبة

من المهم مراقبة أداء عمليات الأعمال بانتظام لتحديد العقبات واتخاذ الإجراءات التصحيحية في الوقت الفعلي. وهذا يمكن أن يساعد في ضمان عدم انحراف العمليات عن النتائج المتوقعة.

لمراقبة أداء عملياتك التجارية وتحديد العقبات واتخاذ الإجراءات التصحيحية، تحتاج إلى لوحات معلومات في الوقت الفعلي تعرض تقدم المهام المختلفة.

تساعدك لوحات معلومات ClickUp على القيام بذلك من خلال توفير بيانات في الوقت الفعلي عن نموذج العمليات التجارية وأدائها. احصل على رؤية شاملة ومفصلة لعملياتك وإجراءاتك.

تذكر تحديد المقاييس الرئيسية ومؤشرات الأداء لتتبع الكفاءة التشغيلية لتحسينات عملياتك التجارية. يمكنك تتبع مقاييس مثل الإنتاجية والتكلفة لكل عملية ومؤشر NPS ومقاييس الامتثال لمساعدتك في تتبع أداء العمليات التجارية.

5. التحسين

نظم اجتماعات منتظمة مع أصحاب المصلحة وأعضاء الفريق لإطلاع الجميع على حالة العمليات المختلفة في سير العمل. يمكنك مراجعة بيانات الأداء والحصول على ملاحظات أصحاب المصلحة لتحسين سير عمل إدارة العمليات التجارية. وهذا يساعد في تحسين العمليات.

تجمع ميزة عرض النماذج في Clickup التعليقات من جميع الأشخاص في تنسيق موحد لمساعدتك على تحسين العمليات التجارية، خاصةً المهام التي تحتاج إلى تحسين مستمر، مثل دعم العملاء وتطوير المنتجات.

استمر في إجراء تغييرات متكررة على إدارة عمليات الأعمال (BPM) بناءً على الاحتياجات المتغيرة للمؤسسة، وملاحظات أصحاب المصلحة والعملاء، وتحليل البيانات لضمان فعاليتها.

إدارة العمليات التجارية: الاتجاهات المستقبلية

منصات منخفضة الكود أو بدون كود

سواء كنت محلل أعمال أو مدير مشروع، تتيح لك الأدوات منخفضة الكود وبدون كود لإدارة العمليات التجارية تصميم أتمتة العمليات دون الاعتماد على فريقك التقني، وتسريع دورات التطوير، والاستجابة بشكل أسرع لظروف السوق المتغيرة.

الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي

عند دمج الذكاء الاصطناعي في إدارة العمليات التجارية (BPM)، فإنه يعمل على أتمتة المهام مثل إنشاء الوثائق وسير العمل. كما يحلل التعلم الآلي مجموعات البيانات الضخمة لتقديم رؤى ثاقبة لتحسين العمليات الحالية والجديدة.

التركيز على العملاء

تركز إدارة عمليات الأعمال الموجهة نحو العملاء على احتياجات العملاء وتركز على تحسين تجربة العملاء. وستظل العمليات مثل تخطيط رحلة العملاء واستطلاعات العملاء وجمع التعليقات والتخصيص أمراً حيوياً لتنفيذ عمليات أعمال فعالة.

اقرأ أيضًا: قوالب تحسين العمليات

أهمية وأثر إدارة العمليات التجارية على الأعمال الحديثة

توضح أمثلة BPM المذكورة أعلاه كيف تتجاوز هذه العملية تحسين أداء العمليات وتجعل أعمالك مرنة وسريعة الاستجابة لظروف السوق وتوقعات العملاء.

أينما كنت تخطط لتنفيذ أتمتة العمليات التجارية — المبيعات، إدارة الموردين، استقطاب العملاء، أو الخدمات اللوجستية — فإن ذلك سيؤثر بشكل كبير على عملك ونجاحه وقدرته التنافسية.

ClickUp هو برنامج إدارة العمليات التجارية سهل الاستخدام للمبتدئين يساعدك على إنشاء عمليات تجارية معقدة بسرعة وسهولة.

إذا كنت جديدًا على منصة BPM، نوصيك بالتسجيل في ClickUp مجانًا وتجربتها.

الأسئلة المتكررة (FAQ)

1. ما هي أمثلة إدارة العمليات التجارية؟

تشمل إدارة العمليات التجارية مختلف الصناعات والأقسام. فيما يلي بعض الأمثلة الشائعة على إدارة العمليات التجارية:

يمكن أن تعمل إدارة العمليات التجارية (BPM) على تبسيط عملية استقبال العملاء في البنوك، وأتمتة معالجة الطلبات والفواتير وإدارة المخزون لشركات التجارة الإلكترونية، وأتمتة عمليات مثل تسجيل معلومات الموظفين والتحقق من صحتها أثناء عملية استقبال الموظفين الجدد.