8 قوالب لتحسين العمليات في ClickUp &؛ Word لتحسين الكفاءة

العمليات غير الفعالة هي نقطة ضعف المؤسسة. فهي لا تقلل من إنتاجية فريقك فحسب، بل تؤدي أيضًا إلى إهدار الموارد وإحداث اختناقات. وبمرور الوقت، يمكن أن تؤدي مع مرور الوقت إلى عدم رضا العملاء، وتفويت فرص العمل، وإرهاق الموظفين.

إن تحديد عدم الكفاءة أسهل بكثير من تحديد خطوات إصلاحها. لحسن الحظ، لست مضطرًا إلى ضرب رأسك في الحائط في محاولة اكتشاف كل شيء - يمكن أن تساعدك قوالب تحسين العملية! تتيح لك أقسامها المعدة مسبقًا تصميم خطة محكمة للتغييرات التي تحقق قيمة للمؤسسة وتضمن الإبحار بسلاسة في مياه الأعمال. ⛵

في هذا المقال، سنقوم بتحليل أفضل ثمانية قوالب لتنظيم وإدارة تحسين العملية .

ما هو نموذج تحسين العملية؟

تحسين العمليات هو تحليل العمليات داخل مؤسستك لتحديد كفاءتها وتحديد خطوات ملموسة لتحسينها. إلا أن تصميم خطة تحسين العمليات ليس بالأمر السهل. تحتاج إلى تحديد أهداف ملموسة, تخصيص الموارد وجمع البيانات، وتحديد أفضل طريقة للمضي قدمًا.

قوالب تحسين العمليات (أو قوالب أداء العمليات) هي طرق مختصرة توصلك إلى خط النهاية بشكل أسرع. إنها تساعدك على تخطيط كل خطوة من خطتك بتفصيل كبير وتضمن أن تكون تمارين تخطيط العمليات مثمرة وموجهة نحو تحقيق النتائج. 💪

تبقيك هذه القوالب على المسار الصحيح وتتيح لك التعامل مع تمرين التحسين بموضوعية، وتوثيق كل إجراء، ومواءمة خطتك مع أهداف الشركة.

كيفية اختيار قالب تحسين العمليات المناسب

يمكنك العثور على الآلاف من قوالب تحسين العمليات عبر الإنترنت. لسوء الحظ، لا تقدم جميعها نفس الوظائف.

قد ترغب في البحث عن قالب يتسم بالخصائص التالية:

• قابلية التخصيص: يجب أن يتيح لك تعديل عناصر التصميم لضمان التوافق مع منهجيات شركتك وإجراءاتها وأهدافها المحددة. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يمكّنك من إضافة عناصر مرئية مثل الرسوم البيانية أو المخططات لشرح خطوة أو نقطة بشكل أفضل
• إدارة البيانات: يجب أن يسمح لك القالب بجمع البيانات ذات الصلة وتنظيمها ومشاركتها بسهولة
• خيارات التعاون: يجب أن يشجعتعاون الفريق من خلال ميزات مثل التحرير في الوقت الفعلي,ترك التعليقاتأوألواح بيضاء رقمية
  • ميزات إمكانية الوصول: يجب أن تكون قادرًا على تكوين من لديه حق الوصول إلى القالب بناءً على دوره
• قابلية التوسع: يجب أن يكون قويًا بما يكفي للسماح بتحديد العديد من خطط تحسين العمليات والأفكار ذات التعقيدات المختلفة

8 قوالب لخطة تحسين العمليات لتعزيز الكفاءة

لقد راجعنا العشرات من قوالب تحسين العمليات واخترنا أفضل ثمانية قوالب توفر سهولة الاستخدام والوظائف وقابلية التخصيص. تحقق منها واعثر على ما يناسبك! 🤓

1. قالب هيكل تقسيم العمل لتحسين العملية ClickUp

استخدم الفئات الجاهزة في قالب هيكل تقسيم العمل للبقاء على اطلاع على مهام تحسين العمليات التجارية

أن تكون قبطان سفينة تحسين العمليات ليس بالأمر السهل بأي حال من الأحوال. إن قالب هيكل تقسيم العمل الخاص بتحسين العملية ClickUp يجعل التنقل بين المشاريع المعقدة والاختناقات أمرًا سهلاً للغاية. 🚢

باستخدام هذا القالب، يمكنك تحديد نقاط الضعف في عملياتك، ووضع خطة العمل بالتفصيل، وتعيين المهام، ومراقبة التقدم المحرز بكل سهولة.

يقدم القالب ثلاث طرق عرض تتيح لك النظر إلى مشروعك من زوايا مختلفة وتضمن أقصى قدر من الشفافية والتنظيم.

ابدأ بـ طريقة عرض الأنشطة - وهي قائمة حيث ستقسم عملية تحسين العملية إلى أنشطة (مهام) يسهل إدارتها. لنفترض أن تركيزك ينصب على ترقية الموقع الإلكتروني لشركتك. ستنشئ مهام مثل "تحديد الأهداف"، "تحديث المحتوى"، "تحسين التصميم"، و"مراقبة الأداء"

عندما تقوم بإنشاء مهمة، يمكنك تقديم المزيد من التفاصيل باستخدام انقر فوق الحقول المخصصة مثل المُعيَّن وتاريخ البدء وتاريخ الاستحقاق والحالة وأصحاب المصلحة الرئيسيين ومرحلة المشروع. السمة الأخيرة هي المعيار الافتراضي لتجميع المهام، ولكن يمكنك تغيير ذلك بالضغط على زر "تجميع حسب" في الزاوية العلوية اليمنى من الشاشة.

العرض الثاني الذي يقدمه هذا القالب هو عرض اللوحة. هذا لوحة كانبان يحول المهام المدرجة في طريقة العرض السابقة إلى بطاقات ويصنفها حسب الحالة (مثل لم تبدأ أو قيد المراجعة أو قيد التنفيذ). استخدم تصميم السحب والإفلات في ClickUp لتحريك البطاقات وتغيير حالة المهمة ببضع نقرات فقط.

وأخيرًا، لديك عرض جانت - وهو مخطط جانت يحدد مهامك على جدول زمني يساعدك على تخطيط أعباء العمل دون تداخل.

2. قالب تخطيط عملية ClickUp

يُعد قالب ClickUp Process Mapping قالبًا مثاليًا لتوحيد العمليات التجارية من أجل تعاون أفضل بين فرق العمل

إذا كنت تريد أن ينجح مشروع تحسين العمليات الخاص بك، يجب أن ترسم خريطة لكل خطوة بدقة متناهية لتجنب الارتباك وسوء الفهم. إن نموذج تخطيط عملية ClickUp يساعدك على تخطيط الجداول الزمنية والجداول الزمنية وأعباء العمل لتصور كل التفاصيل وإعداد فريقك للنجاح.

للوهلة الأولى، هذا قالب المهمة عبارة عن قائمة المهام . ولكن، القائمة مليئة بالميزات المتقدمة لتقسيم أكثر المشاريع صعوبة إلى أجزاء سهلة المتابعة و تخطيط العمليات مثل المحترفين

تتكون قائمة المهام الافتراضية من 22 مهمة فرعية تساعدك على تحديد العملية التي تريد تحسينها وتحدد التفاصيل مثل أعضاء الفريق المعنيين والمسؤوليات و نوع خريطة العملية المراد استخدامها. نظرًا لأن ClickUp معروف بقابليته للتخصيص، يمكنك تحديث كل مهمة فرعية لضمان توافقها مع إجراءات شركتك وأهدافها.

انقر على مهمة فرعية لتقديم المزيد من التفاصيل - أنشئ قوائم مهام أصغر لتوضيح الأنشطة اللازمة لإتمامها، وأرفق ملفات بمعلومات مفيدة، وأسند المهام لأعضاء فريق محددين. يتيح لك ClickUp تكوين علاقات المهام -ضمان الترتيب الصحيح عن طريق منع بدء مهمة ما أو إكمالها قبل مهمة مرتبطة بها.

يتيح لك القالب أيضًا تتبع الوقت وتعيين تواريخ الاستحقاق لمراقبة التقدم المحرز بسهولة.

يكمن جمال قوالب مهام ClickUp في تعدد استخداماتها. عندما تقوم بتكوين أحدها، يمكنك نسخه ونسخه إلى مشاريع أخرى لتوفير الوقت. انسخ الشيء بأكمله أو أجزائه المحددة فقط. ✨

3. قالب تدقيق وتحسين عملية ClickUp

قم بتحسين عمليات عملك من خلال عمليات فحص الجودة والتحليل وإدارة التغيير باستخدام قالب تدقيق العمليات من ClickUp

لقد حان الوقت لارتداء قبعة التحري الخاصة بك وإعطاء عملياتك نظرة شاملة! تحقق مما إذا كان بعضها يمكن أن يستفيد من التحسينات ووضع خطة التحسين مع انقر فوق نموذج تدقيق العمليات وتحسينها ! 🕵️

يتيح لك القالب أخذ خطوة إلى الوراء وإلقاء نظرة محايدة على إجراءاتك. تحليل كفاءات العملية للكشف عن نقاط الضعف في الإنتاجية خدمة العملاء والرضا، والميزانية، والمواءمة مع رؤية أصحاب المصلحة، ثم وضع خطة لإصلاحها.

ينقسم هذا الإطار الشامل إلى أربعة أقسام:

1. تحليل العمليات: يساعد على تحديد مؤشرات التدقيق، وتحديد ما يلزم منوثائق العملية وإرشادات المراقبة
2. تحليل CATWOE: يرمز إلى العميل والجهة الفاعلة والتحول والنظرة العالمية والمالك والبيئة، ويتيح لك تحديد وجهات نظر أصحاب المصلحة والتأكد من توافق عملياتك معها
3. تصور النموذج: يتيح لك وضع تصور لعملياتك وتقييمها لتحديد الثغرات والمشكلات
4. إدارة التغيير: يساعدك على تحديد التغييرات التي تؤدي إلى تحسين العملية

بمجرد أن تحدد المهام في كل قسم من الأقسام الأربعة، توجه إلى عرض العرض العام. سترى جميع مهامك مجمعة حسب القسم الخاص بها وحالتها (مثل لم يبدأ، أو قيد التنفيذ، أو قيد التنفيذ، أو قيد المراجعة، أو مكتمل).

طريقة عرض اللوحة هي لوحة كانبان التي تعرض مهامك كبطاقات وتصنفها حسب حالتها. انقل البطاقات من خلال السحب والإفلات البسيط لتتمكن بسهولة من إدارة مهام سير العمل الخاصة بك .

4. انقر فوق قالب إجراءات التشغيل الموحدة للتحسين المستمر

قم بتسريع عملية إنشاء إجراءات التشغيل الموحدة مع هذا القالب الجاهز من ClickUp - ما عليك سوى إدخال التفاصيل الخاصة بك وستنطلق في السباق التحسين المستمر أمر حيوي للحفاظ على أقصى قدر من الإنتاجية وكفاءة التكلفة. إن قالب إجراءات التشغيل الموحدة للتحسين المستمر ClickUp يساعدك في توثيق كل خطوة من خطوات خطة تحسين العملية الخاصة بك، والتأكد من أن جميع أعضاء الفريق على اطلاع على كل خطوة من خطوات الخطة، ومراقبة تقدم الخطة.

تجدر الإشارة إلى أن هذا قالب Doc. إذا لم تكن معتادًا على مستندات ClickUp هي ميزة فريدة من نوعها تتيح لك إنشاء المستندات وإدارتها وتخزينها ومشاركتها والعمل عليها مع فريقك داخل ClickUp. في ClickUp Docs، يمكنك إنشاء المهام وإضافة المكلفين وإضافة قوائم المهام واستخدام ClickUp AI (مساعد الكتابة المدعوم بالذكاء الاصطناعي الخاص بالمنصة)، وجعل إدارة المستندات أمرًا سهلاً.

يتميز قالب المستند المحدد هذا بخمسة أقسام تساعدك على تحديد التفاصيل الدقيقة لخطة تحسين العملية الخاصة بك. الأقسام الافتراضية هي:

1. الغرض: هنا حيث ستحدد الأسباب الرئيسية لوضع خطة تحسين العملية، مثل ضمان أن يكون جميع الموظفين على نفس الصفحة، أو تحسين الكفاءة، أو تقليل مخاطر سوء الفهم
2. النطاق: هذا هو المكان الذي ستقوم فيه بإدراج جانب (جوانب) خطة تحسين العملية الخاصة بك
3. الإجراء: في هذا القسم، ستحدد الخطوات التي تؤدي إلى تحسين عملياتك
4. الموارد ذات الصلة: هنا حيث ستقدم إجابات على الأسئلة المحتملة التي قد تكون لدى أعضاء فريقك وترفق موارد قيمة لمساعدتهم على إنجاز مهامهم
5. المراجعة والمراجعة: هذا هو المكان الذي ستذكر فيه مالك إجراءات التشغيل الموحدة وتضع رابطًا إلىنموذج النقر فوق لطلبات المراجعة

5. قالب ClickUp DMAIC

قل وداعًا للعمليات غير الفعالة باستخدام قالب ClickUp DMAIC

لتغيير عملية ما إلى الأفضل، تحتاج إلى دتحديد أهدافك، مقياس مؤشرات الأداء الرئيسية، أتحليل البيانات، أتحسينها من خلال تنفيذ التغييرات المناسبة، و جممراقبة النتائج. إن نموذج ClickUp DMAIC يتيح لك القيام بذلك وتحسين العمليات دون عناء! 🥵

يعتمد هذا القالب على ClickUp Whiteboard -لوحة رقمية تتيح لك تصور أفكارك، وتبادل الأفكار مع أعضاء الفريق، وتطوير الاستراتيجيات. فهي تساعدك على التعبير عن جانبك الإبداعي وإبقاء عينيك على هدفك - في هذه الحالة، تحديد العمليات غير الفعالة وتحديد خطوات تحسينها.

يتألف القالب من خمسة أقسام على شكل ملاحظات لاصقة:

1. تحديد
2. القياس
3. التحليل
4. التحسين
5. التحكم

يرشدك القالب إلى ما يجب تضمينه في كل قسم. على سبيل المثال، في عمود التعريف، سترى العنصر النائب "أدخل المشكلة هنا". استبدله بمخطط تفصيلي للعملية التي تريد تحسينها والتفاصيل ذات الصلة (مثل ما الذي يجعلها غير فعالة والمعلومات التي تدعم ذلك).

بعد تحديد المشكلة في العمود الأول، استخدم العمود الثاني لتحديد التدابير التي يمكن أن تساعدك في قياس مدى تقدمك. في العمود الثالث، ستقوم بجمع وتحليل البيانات ذات الصلة لمعرفة ما إذا كان كل شيء يسير كما هو مخطط له وما إذا كنت بحاجة إلى إجراء بعض التعديلات.

في العمود الرابع (تحسين)، تقوم بتحديد حلول ملموسة للمشكلة. على سبيل المثال، إذا كانت العملية غير الفعالة تتمثل في سوء التواصل المتكرر بين أعضاء الفريق، فقد تكون الحلول المحتملة هي استخدام منصة تعاون أو إنشاء تسلسل هرمي وهيكل جديد لإعداد التقارير.

في العمود الخامس، تلاحظ نجاح الحل المطبق. 😍

6. انقر فوق قالب السبورة البيضاء لعملية PDCA

استخدم هذا القالب المرئي لتقسيم المهام إلى أجزاء يمكن إدارتها من خلال تصنيف العناصر إلى أربع مراحل: التخطيط، والتنفيذ، والتحقق، والتصرف

ابدأ جهودك في تحسين العملية باستخدام انقر فوق قالب لوحة بيضاء لعملية PDCA للعمليات .

PDCA هو اختصار لعبارة _خطط-افعل-تحقق-تصرف-وتمثل نموذجًا لتنفيذ التغييرات مع التركيز على تعاون الفريق والشفافية. يعتمد قالب السبورة البيضاء هذا على هذا النموذج ويسمح لك بتقسيم حتى أكثر المشاريع تعقيدًا إلى أنشطة سهلة الإدارة مقسمة إلى أربع مراحل: التخطيط، والتنفيذ، والتحقق، والتصرف

الخطوة الأولى لاستخدام القالب هي الانتقال إلى عرض القائمة وإنشاء المهام. على سبيل المثال، إذا كانت العملية غير الفعالة المعنية هي موقع إلكتروني سيء التصميم، يمكنك إعداد مهام مثل "إنشاء منشورات المدونة" و"ترقية الواجهة" و"تتبع الأداء" يمكنك إضافة المهام، وتواريخ الاستحقاق، و مستويات الأولوية أو دمج حقول مخصصة أخرى لتوفير المزيد من تفاصيل المهام.

الآن، انتقل إلى عرض اللوحة البيضاء وأنشئ تمثيلاً مرئيًا للمهام المحددة. قم بذلك عن طريق الضغط على "ClickUp Cards" في شريط الأدوات على الجانب الأيسر من الشاشة وتحديد موقع الإدخالات المطلوبة.

على سبيل المثال، يمكن إضافة مهمة "إنشاء منشورات المدونة" إلى مرحلة القيام، بينما يمكن إضافة مهمة "تتبع الأداء" تحت تحقق.

مكافأة: تسجيل الخروج أفضل 10 قوالب سداسية سيجما للارتقاء بلعبة تحسين العمليات الخاصة بك

8. قالب خطة تحسين عملية Word بواسطة ProjectManagementDocs

استخدم قالب خطة تحسين العمليات في Word من ProjectManagementDocs لتوضيح خططك وتوثيق كل التفاصيل ذات الصلة

قد توفر القوالب ذات الخيارات المتقدمة والعروض المتعددة وظائف مذهلة، ولكنها ليست مناسبة للجميع. إذا كنت تريد أداة خالية من الرتوش يمكنها مساعدتك في تحليل و إدارة العمليات وتحديد المشكلات وتنفيذ التدابير المناسبة، قد يكون نموذج خطة تحسين العمليات Word من ProjectManagementDocs مناسبًا لك.

يقسم قالب Word هذا خطتك إلى أربعة أقسام:

1. حدود العملية
2. تكوين العملية
3. مقاييس العملية
4. أهدافتحسين الأداء في قسم حدود العملية، يمكنك تحديد بداية ونهاية العملية التي تريد تحليلها. وبهذه الطريقة، يمكنك التأكد من أن عملك يستهدف العملية مباشرةً دون إهدار للموارد.

يساعدك قسم تكوين العملية على تمثيل العملية التي تريد تحسينها بشكل مرئي. يتيح لك ذلك تحديد أوجه القصور وتحديد أفضل الطرق للتعامل معها.

في مقاييس العملية، يمكنك تحديد معايير لمراقبة الأداء وتتبع التقدم المحرز.

يركز قسم هدف تحسين الأداء على الأهداف ويغذي التحسين المستمر. هذا هو المكان الذي ستحدد فيه مقاييس واقعية وقابلة للقياس تريد تحقيقها في المستقبل.

قوالب تحسين العمليات: طريقك المختصر إلى أرض الكفاءة

يمكن أن تساعدك القوالب المدرجة في القائمة على تحويل عملياتك والتأكد من أنها فعالة وعملية. علاوة على ذلك، تحفز القوالب على التعاون وتسمح لزملائك في العمل بتقديم رأيهم والمشاركة بفعالية في كل جزء من العملية.

إن قوالب ClickUp التي تراها هنا ليست سوى جزء من منصة مكتبة رائعة تضم أكثر من 1,000 خيار -استكشفها مجاناً!