تعمل كل منظمة مع عدد من البائعين لمجموعة واسعة من الأشياء. وقد يشمل ذلك شراء الحواسيب المحمولة/الأجهزة الإلكترونية الأخرى، أو إدارة كشوف المرتبات، أو إجراء التدريب/ورش العمل، أو أمن المكاتب، أو تدقيق الجودة، أو الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة المشاريع . الدراسات تظهر أن عدد البائعين الخارجيين الذين تستخدمهم المؤسسة قد زاد في العامين الماضيين. وسيستمر هذا الاتجاه.

لإدارة هذه الشبكة المتنامية من البائعين بكفاءة وأمان، تحتاج إلى نظام قوي لإدارة البائعين. دعنا نرى كيف يمكنك بناء نظام إدارة موردين فعال.

ما هي إدارة البائعين؟

إدارة الموردين هي عملية الحفاظ على علاقات سليمة مع موردي المؤسسة ومقدمي الخدمات. وتشمل العديد من الأنشطة، مثل:

• اختيار البائعين
• التفاوض على العقود
• تأهيل البائعين وتمكين الوصول إليهم
• استلام الفواتير وتسديد المدفوعات
• تقييم الأداء
• إلغاء التأهيل، حسب الضرورة

تُعد عملية إدارة الموردين الفعالة أمراً أساسياً لإنجاز العمل بشكل صحيح. فهي تمكِّن المؤسسات من بناء علاقات استراتيجية مع الموردين، مما يضمن جودة منتجاتهم وخدماتهم وموثوقيتها وفعاليتها من حيث التكلفة. كما أنها ضرورية لسلاسة العمليات وتخفيف المخاطر وإدارة سلسلة التوريد.

فيما يلي بعض الفوائد بالتفصيل.

فوائد إدارة الموردين

تعتبر الإدارة الناجحة للبائعين ضرورية مثلها مثل إدارة القوى العاملة أو تجربة الموظفين. فهي تساعد المؤسسة على الاستفادة من شبكة الموردين/مقدمي الخدمات لتحقيق أقصى قدر من المنفعة المتبادلة. وإليك الطريقة.

الرؤية الدقيقة

تتمثل الفائدة الأولى والأهم من الإدارة الجيدة للعلاقات مع الموردين في وضوح الرؤية. فهي تساعد المؤسسات على فهم:

• من يقدم أي منتج/خدمة
• ما هو سعر كل منتج/خدمة
• هل يتم الوفاء بجميع اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs)
• هل هناك أي فواتير معلقة

من خلال تتبع جميع الأنشطة المتعلقة بالموردين في الوقت الفعلي، يمكنك التخلص من الهدر وتعزيز الأمان وتحسين الكفاءة.

قالب ClickUp لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية لإدارة البائعين

تحسين الإنتاجية

يقوم نظام إدارة البائعين بإعداد البائع للنجاح. فهو يحدد العمل الذي يتعين عليهم القيام به، ومعايير قبوله، والمواعيد النهائية.

بالنسبة للبائع، فإن هذا الوضوح يسهل عملية تقديم المنتج/الخدمة. وبالنسبة لفرق المشتريات في المؤسسة، فإن هذا يسهل العلاقة. مع الإدارة الجيدة للموردين، يمكنك:

• أتمتة العمليات المتكررة
• تبسيط سير العمل لتحقيق اتساق أفضل
• التركيز على المبادرات الاستراتيجية بدلاً من الإدارة العادية

تخفيف المخاطر

تساعد إدارة البائعين على وضع نهج استراتيجي لتحديد المخاطر والتخفيف من حدتها، سواء كانت عدم الامتثال أو عدم الأداء. سيحتوي نظام إدارة البائعين السليم على عمليات وأتمتة وقوائم مراجعة من أجل:

• تقييم قدرات البائعين
• إدارة الامتثال التنظيمي
• الامتثال لمعايير الشركة وسياساتها
• الموثوقية وتاريخ الخدمة

يمكنك استخدام ممارسات إدارة الموردين لإجراء عمليات التحقق من خلفية المورد، وطلب إقرارات الذمة المالية، ومراجعة المراجع للتأكد من أن المورد لا يشكل خطراً قانونياً أو تشغيلياً. من خلال تحديد هذه المخاطر والتخفيف من حدتها مقدماً، يمكنك تجنب التعطيلات المكلفة والعقوبات القانونية والإضرار بسمعتك.

نتائج الحوكمة البيئية والاجتماعية وحوكمة الشركات

أصبحت الأهداف البيئية والاجتماعية والحوكمة (ESG) مهمة للغاية بالنسبة للمؤسسات في جميع أنحاء العالم. يساعد نظام إدارة البائعين الجيد على مواءمة اختيار البائعين مع استراتيجية الحوكمة البيئية والاجتماعية وحوكمة الشركات الخاصة بك، بما في ذلك ممارسات العمل والتنوع والمشاركة المجتمعية.

الإدارة الاستراتيجية

توفر الأداة السليمة لإدارة البائعين رؤى قيمة حول أنماط الإنفاق وأداء البائعين واتجاهات السوق، مما يدعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية.

على سبيل المثال، إذا أظهرت البيانات أنك تنفق أكثر على الاستشاريين التقنيين، فقد تفكر في توظيف فريق داخلي كبديل.

أثناء تنفيذ نظام يوفر مزايا إدارة البائعين، من المحتمل أن تواجه بعض التحديات.

التحديات في إدارة البائعين وحلولها

يمكن فهم التحديات المحيطة بأنظمة إدارة البائعين في إدارة العقود وتخفيف المخاطر.

إدارة العقود

العقد هو مجموعة شاملة من الشروط والأحكام التي تحدد العلاقة بين البائع والشركة. وهذا يخلق تحديات مختلفة، مثل:

النطاق: إذا كان يجب عليك إجراء ستة فحوصات لأحد البائعين، فإن مجرد شبكة من عشرة بائعين ستحتاج منك القيام بـ 60 مهمة. قد يكون القيام بذلك يدويًا لكل بائع جديد أو إعادة التفاوض على عقد جديد أمرًا مملًا.

التعقيد: يمكن أن تحتوي العقود على العديد من البنود المتشابكة لتتبع الالتزامات والمعالم الرئيسية والتسليمات والمدفوعات وتسوية المنازعات وما إلى ذلك. والأهم من ذلك أنه لا يمكنك استخدام نفس العقد لمورّد خدمات البرمجيات ومورّد القهوة: فكلما زاد عدد الموردين، زادت الشروط تعقيداً.

المرونة: صُممت العقود لتكون صارمة لتكون قابلة للتنفيذ. ومع ذلك، يجب على الشركات أن تجعلها مرنة بما يكفي للتكيف مع احتياجات العمل المتطورة أو التحديثات التنظيمية أو مشكلات الأداء.

الامتثال: في العقد، يوافق كلا الطرفين على شروط محددة. وقد يمثل ضمان الوفاء بهذه الشروط طوال مدة العقد تحديًا كبيرًا.

إدارة دورة الحياة: يمكن أن تكون إدارة دورة الحياة بأكملها، بما في ذلك التجديدات وإعادة التفاوض وإنهاء العقد، أمرًا معقدًا، خاصةً إذا كانت العقود طويلة الأجل.

الوضوح والتكامل: الحفاظ على قاعدة بيانات مركزية للسجلات يمكن للجميع الوصول إليها عند الحاجة. يمكن أن تعيق الأنظمة المتباينة تدفق المعلومات، مما يؤدي إلى عدم الكفاءة والأخطاء.

تقييمات المخاطر

تتفاقم جميع المشكلات المذكورة أعلاه في إدارة العقود بسبب المخاطر التي تفتحها أمام المؤسسات. ومن أكثر تحديات إدارة المخاطر شيوعًا ما يلي:

توحيد المعايير: لا يمكنك إجراء نفس تقييم المخاطر لكل بائع. ومع ذلك، فإن إنشاء قائمة مراجعة فريدة لكل بائع يمكن أن يكون مملاً.

الاتساق: يمكن أن يؤدي ضمان الاتساق في تقييم المخاطر وتسجيلها وتحديد أولوياتها عبر الأقسام أو وحدات الأعمال المختلفة إلى تعقيد عملية إدارة البائعين.

قيود الموارد: يتطلب إجراء تقييمات شاملة موارد كبيرة من حيث الوقت والخبرة والتكنولوجيا.

الأمن السيبراني وخصوصية البيانات: إن الرقمنة السريعة تجعل إدارة مخاطر الأمن السيبراني وخصوصية البيانات المرتبطة بالبائعين أمرًا معقدًا.

للتغلب على هذه التحديات وتعزيز ممارسات إدارة البائعين، تحتاج إلى الأدوات والعمليات المناسبة.

كيف تبني نظام إدارة البائعين؟

لا يحتاج بناء نظام فعال لإدارة البائعين إلى تطوير برمجيات جديدة. يمكنك اختيار برنامج مصمم لهذا الغرض أو تكييف أداة قوية لإدارة المشاريع لإدارة علاقاتك مع البائعين.

تستخدم العديد من المؤسسات برنامج ClickUp لإدارة علاقات البائعين، وإعداد العمليات والمهام وقوائم المراجعة والتذكيرات. إذا كنت ترغب في إنشاء نظام لإدارة علاقات البائعين لمؤسستك، فإليك كيفية القيام بذلك.

1. تحديد المتطلبات

ابدأ بتحديد أهداف ومتطلبات نظام إدارة البائعين بوضوح. إن تحديد أهداف واضحة سيوجه عملية تطوير نظامك وتنفيذه.

بعض الأهداف التجارية الشائعة التي تتطلع المؤسسات إلى تحقيقها من خلال استراتيجية إدارة البائعين هي

• توفير التكاليف
• إدارة المخاطر
• تتبع اتفاقية مستوى الخدمة
• مراجعات الأداء
• الإدارة المالية

2. إعداد برنامج إدارة البائعين

استنادًا إلى الاحتياجات والمتطلبات التي حددتها سابقًا، قم بإعداد الميزات التالية لإنشاء أساس قوي.

طلب تقديم العروض

تبدأ كل علاقة مع البائعين بطلب تقديم العروض (RFP). قم بإعداد برنامج إدارة المشتريات لجمع المعلومات من خلال نموذج موحد واحد. تمكين عرض بيانات البائعين هذه كقائمة/فرزها حسب علامات محددة بحيث يمكنك بسهولة وضع قائمة مختصرة ومقارنة الكيانات. نماذج ClickUp مكان رائع لإعداد ذلك كجزء من ممارسة إدارة البائعين. استخدم طلب تقديم العروض الخاص بـ ClickUp (طلب تقديم العروض) نموذج لبدء العمل على الفور.

احصل على جميع التفاصيل من البائعين باستخدام قالب طلب تقديم العروض من ClickUp

تقييم مخاطر البائعين

قم بإعداد عمليات تدقيق المخاطر الموحدة التي تُقيِّم البائعين على أبعاد متعددة، مثل السلامة المالية والاستقرار التشغيلي والامتثال للوائح التنظيمية وممارسات الأمن السيبراني.

يمكنك جمع هذه البيانات باستخدام نماذج ClickUp. يمكنك أيضًا إعداد المهام باستخدام قوائم مراجعة قابلة لإعادة الاستخدام لمساعدة فرق المشتريات على تسريع العملية.

قوائم المراجعة في مهام ClickUp لضمان امتثال البائعين

التكامل

ربط البائع/المورد الخاص بك برنامج إدارة المقاولين إلى أدوات المؤسسة المختلفة مثل تخطيط موارد المؤسسة، والفواتير، وإدارة المدفوعات، وما إلى ذلك. وهذا يضمن سلاسة تدفق البيانات والعمليات عبر الأنظمة، مما يعزز الكفاءة التشغيلية ويقلل من الأخطاء.

تتكامل ClickUp مع أكثر من 1000 أداة، بما في ذلك Zendesk وDropbox وGoogle Suite وغيرها.

التخصيص

اجعل برنامج إدارة البائعين يناسب احتياجاتك الفريدة. أكثر من 15 طريقة عرض قوية في ClickUp، وأكثر من 35 ClickApps والعديد من القوالب والتكاملات تمكنك من إنشاء برنامج بالطريقة التي تريدها بالضبط.

عرض تقويم النقر فوق التقويم لتتبع المهام على مدار الوقت

تنفيذ السياسات

قم بتوثيق السياسات والإجراءات التي يجب على البائعين اتباعها وإتاحتها لأي شخص يحتاج إليها. على سبيل المثال، إذا كنت تحتاج إلى أن يقوم البائعون بتحميل الفواتير كملفات PDF إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات، فقم بكتابة إجراءات تشغيل قياسية (SOP) مع دعم استكشاف الأخطاء وإصلاحها. مستندات ClickUp واجهة حديثة وديناميكية وسهلة الاستخدام لتدوين إجراءات التشغيل الموحدة. مع ClickUp Brain، يمكنك أيضًا مع ClickUp Brain أن تسأل ويتم الرد عليك بدلاً من إضاعة الوقت في البحث.

تأكد من توافق هذه السياسات مع أهدافك المؤسسية والمعايير التنظيمية. استفد من نماذج العقود .

أتمتة

استخدم نظام إدارة الموردين لإضفاء الطابع المركزي على العمليات وأتمتتها. بدلاً من تلقي عروض الأسعار عبر البريد الإلكتروني وتوحيدها يدويًا، قم بإعداد قوالب طلب عرض الأسعار (RFQ) التي تجعل جمع البيانات أسهل.

تتيح لك أتمتة ClickUp Automations أيضًا أداء الأعمال الروتينية على الطيار الآلي. بعض الأتمتة الأكثر قيمة في إدارة البائعين هي:

• تعيين مكتب الامتثال/المكتب القانوني لمهمة عندما يتم استلام جميع المستندات من البائع
• تذكير المستخدمين بالمهام المتأخرة
• الانتقال إلى قائمة منفصلة لـ "البائعين المدرجين في القائمة المختصرة" عند حدوث تغيير في حالتهم
• تطبيق قالب قائمة التحقق عندما تتغير الحالة إلى "تقييم البائعين

مع برنامج إدارة البائعين إعداد، حان الوقت لإدارة علاقاتك.

3. إدارة علاقات البائعين

الانضمام

قم بإنشاء عملية منظمة لإعداد الموردين لضمان استيفاء جميع الموردين الجدد للمعايير والمتطلبات المؤسسية الخاصة بك.

• استخدم قائمة التحقق للتأكد من أنك جمعت جميع المعلومات الضرورية
• قم بإنشاء مستخدمين للموردين على ClickUp كضيف أو كمستخدم كامل حتى يتمكنوا من الوصول إلى جميع المعلومات التي يحتاجونها
• تعيين المهام والانتقال بسهولة إلى إدارة المشروع. يمكنك استخدام ClickUp كـبرنامج إدارة الطلبات للبائعين أيضًا
• حدد أهدافًا على أهداف ClickUp ومكّن البائعين لديك من تتبع تقدمهم

تواصل

أنشئ اجتماعات منتظمة للتحقق والمراجعة مع البائعين لديك. ادعهم للتعليق على المهام والمهام الفرعية حتى يتمكنوا من توضيح أي شيء في السياق وفي الوقت الفعلي.

استخدم عرض دردشة ClickUp لتوحيد محادثات البائعين والرد بكفاءة.

طريقة عرض الدردشة في ClickUp لتسهيل التعاون مع المورد

تقييم

تحديد مقاييس أداء واضحة وإنشاء عمليات مراقبة وتقييم منتظمة.

• استخدمنماذج قائمة البائعين لتتبع جميع مورِّديك في مكان واحد
• استخدم لوحة متابعة ClickUp لمناقشة مقاييس مثل أوقات التسليم ومعايير الجودة وفعالية التكلفة والالتزام باتفاقية مستوى الخدمة
• استخدم هذه المقاييس لتقييم أداء الموردين وتحديد مجالات التحسين
• قم بإعداد تذكيرات لتجديد العقود، وعمليات تدقيق الامتثال، وإعادة التفاوض، وما إلى ذلك.

إذا كنت جديدًا في إنشاء أنظمة إدارة الموردين، فلا داعي للقلق. فـ نموذج قائمة مراجعة إدارة البائعين ClickUp نقطة انطلاق مثالية. إنه حل شامل لإدارة البائعين، بدءاً من الفحوصات الأولية وحتى تقييم الأداء.

_إدارة البائعين لديك باستخدام قالب قائمة مراجعة إدارة البائعين في ClickUp

4. قم بالتحسين أثناء تقدمك

بمرور الوقت، ستتعلم المزيد عن عمليات إدارة البائعين لديك، وبناءً على ذلك يمكنك تحسين أدواتك أيضاً. على سبيل المثال، إذا كانت الفواتير معرضة للأخطاء، يمكنك استخدام ClickUp Clips للحصول على برنامج تعليمي لعملية التقاط الشاشة.

إذا كان لديك بائعون من مناطق جغرافية متعددة، يمكنك إعداد حقل مخصص للعملة. يمكنك إعداد تحذيرات التبعية إذا كان لديك بائعان يعملان على نفس العملية.

تعلم من علاقاتك مع البائعين واستثمر في التحسين المستمر.

عزز عملية إدارة الموردين لديك باستخدام ClickUp

الغرض الأساسي من اللجوء إلى مورد هو تقليل عبء العمل على فرق العمل الداخلية. تكون العملية برمتها غير مجدية إذا كانت إدارة الموردين تخلق عبء عمل إضافي على فرق المشروع/المشتريات لديك.

وبالتالي، فإن وجود نظام جيد التنظيم لإدارة الموردين أمر بالغ الأهمية. نظام ClickUp برنامج مجاني لإدارة المشاريع مرن وقابل للتكيف، مما يجعله مثاليًا لإدارة البائعين أيضًا.

فهو يساعدك على إدارة دورة الحياة بأكملها بدءًا من تأهيل البائعين إلى ما بعد التأهيل. إنه مرن وقابل للتخصيص ومصمم خصيصًا لتلبية احتياجاتك. يعمل على تبسيط العملية وأتمتة سير العمل.

وهو يفيدك أنت والمورد على حد سواء. جرّب ClickUp اليوم مجانًا !

الأسئلة الشائعة حول نظام إدارة البائعين ## الأسئلة الشائعة حول نظام إدارة البائعين

1. ماذا تقصد بإدارة البائعين؟

تشير إدارة البائعين إلى كيفية إدارة المؤسسات لعلاقاتها مع الموردين ومقدمي الخدمات. وهي تتضمن اختيار البائعين والتفاوض على العقود ومراقبة التكاليف وإدارة التسليم وتقييم الأداء.

2. ما هي المراحل الأربع لإدارة البائعين؟

المراحل الأربع لإدارة البائعين هي كما يلي.

• اختيار البائعين: تحديد البائعين المحتملين، وتقييم القدرات، واختيار أحد البائعين بناءً على اعتبارات الجودة والتكلفة والموثوقية والخدمة
• التفاوض على العقد: تحديد الشروط والأحكام، والتسعير وفقًا لنموذج عمل المورد، وجداول التسليم، ومعايير الجودة، واتفاقيات مستوى الخدمة
• مراقبة الأداء: تتبُّع أداء المورّد مقابل المقاييس واتفاقيات مستوى الخدمة المتفق عليها
• إدارة العلاقات: إدارة العلاقات: التواصل المنتظم ومعالجة المشكلات أو المخاوف والعمل بشكل تعاوني لتحسين العمليات والنتائج

3. من المسؤول عن إدارة الموردين؟

عادةً ما يتم تقاسم مسؤولية إدارة البائعين بين المشتريات وفرق المشاريع والشؤون المالية.

• تكون المشتريات مسؤولة عن مراجعة العروض، والتفاوض على العقود، وتأهيل البائعين، وما إلى ذلك.
• أصحاب المصلحة في المشروع سيكون لهم رأي كبير في اختيار البائع. سيعملون أيضًا مع البائع، ويقيّمون الأداء، ويقدمون الملاحظات، ويقررون التجديد، وما إلى ذلك.
• تتعامل فرق الشؤون المالية مع الفواتير والمدفوعات والغرامات/العقوبات، إن وجدت.

تحتاج الإدارة الجيدة لعلاقة البائعين إلى أن تعمل جميع هذه الأطراف الثلاثة بشكل تعاوني.