Việc cuối cùng bạn cần làm là phải dựa vào bản thân hoặc một thành viên trong nhóm để đảm bảo tính chính xác của các bản cập nhật dự án.
Bởi vì việc cập nhật không diễn ra trong lúc công việc đang được thực hiện. Chúng diễn ra sau đó — sau các cuộc họp, sau khi có quyết định, hoặc sau khi ai đó nhớ ra phải quay lại xử lý.
Nếu chúng tôi nói với bạn rằng tại ClickUp, chúng tôi dựa vào tự động hóa để làm điều này thì sao?
Tự động hóa công việc giúp cập nhật trạng thái, phân công các bước tiếp theo, kích hoạt cảnh báo và thúc đẩy tiến độ công việc mà không cần thực hiện các công việc thủ công tẻ nhạt.
Bạn tò mò muốn biết cách thực hiện? Hãy tiếp tục đọc.
Vấn đề với việc cập nhật dự án thủ công
Theo nghiên cứu của ClickUp, một nhân viên trí thức điển hình phải kết nối với trung bình khoảng 6 người để hoàn thành công việc.
Nói cách khác, họ liên hệ với những kết nối chính hàng ngày chỉ để nắm bắt bối cảnh, thống nhất các ưu tiên và đảm bảo công việc luôn tiến triển.
Dưới đây là lý do tại sao việc cập nhật dự án thủ công lại không hiệu quả trong thực tế quản lý dự án:
- Các cập nhật nhanh chóng trở nên lỗi thời: Khi trạng thái mới nhất của công việc phụ thuộc vào việc ai đó nhớ đăng tải, các quyết định sẽ bị trì hoãn và trở nên lỗi thời, đặc biệt là khi làm việc qua các múi giờ khác nhau
- Tiến độ trở nên mang tính chủ quan: Các bản cập nhật thủ công thường mô tả hoạt động (điều gì đã xảy ra) thay vì kết quả (điều gì đã được thực hiện), do đó các bên liên quan gặp khó khăn trong việc xác định những gì thực sự đang đi đúng hướng
- Những lỗ hổng nhỏ trong báo cáo có thể gây ra sự nhầm lẫn lớn: Một phụ thuộc bị bỏ sót, người phụ trách không còn phù hợp hoặc ngày tháng sai sót có thể nhanh chóng dẫn đến việc phải làm lại, lãng phí nỗ lực và các tình huống khẩn cấp vào phút chót
- Việc chuyển đổi ngữ cảnh làm mất cả ngày: Mọi người phải chuyển qua lại giữa các tài liệu, chuỗi trò chuyện và bảng tính chỉ để nắm bắt lại tình trạng hiện tại trước khi có thể hành động
- Trách nhiệm trở nên mơ hồ: Nếu bước tiếp theo và người chịu trách nhiệm không được ghi nhận một cách nhất quán, các rào cản sẽ bị che giấu lâu hơn, và quá trình bàn giao công việc sẽ trở nên chậm chạp và lộn xộn hơn
- Điều này tạo ra một “gánh nặng thời gian” thầm lặng: Mọi người đều phải dành thời gian để viết các bản cập nhật, cộng thêm thời gian để đọc, hiểu và kiểm tra lại chúng—đặc biệt là khi các công việc lặp đi lặp lại như báo cáo trạng thái, nhắc nhở cập nhật và sao chép ghi chú giữa các công cụ ngày càng tích tụ.
Tự động hóa công việc trong quản lý dự án là gì?
Tự động hóa công việc trong quản lý dự án bao gồm việc sử dụng các công cụ phần mềm, quy tắc, điều kiện kích hoạt và đôi khi là trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động thực hiện các công việc lặp đi lặp lại, thường xuyên hoặc có thể dự đoán được. Nếu không có tự động hóa, những công việc này sẽ đòi hỏi nỗ lực thủ công từ các nhà quản lý dự án hoặc thành viên trong nhóm.
⭐ Thêm một mẹo hay: Dưới đây là cách tự động hóa quy trình làm việc và tiết kiệm hơn 5 giờ mỗi tuần
📮 Thông tin từ ClickUp: 43% người cho rằng các công việc lặp đi lặp lại mang lại cấu trúc hữu ích cho ngày làm việc của họ, nhưng 48% lại thấy chúng gây mệt mỏi và làm phân tâm khỏi công việc có ý nghĩa.
Mặc dù thói quen có thể mang lại cảm giác năng suất, nhưng nó thường giới hạn sự sáng tạo và cản trở bạn đạt được tiến độ thực sự. ClickUp giúp bạn thoát khỏi chu kỳ này bằng cách tự động hóa các tác vụ thường ngày thông qua các Trợ lý AI thông minh, để bạn có thể tập trung vào công việc chuyên sâu. Tự động hóa các nhắc nhở, cập nhật và phân công công việc, đồng thời để các tính năng như Tự động phân bổ thời gian và Ưu tiên công việc giúp bảo vệ những giờ làm việc hiệu quả nhất của bạn.
💫 Kết quả thực tế: Lulu Press tiết kiệm được 1 giờ mỗi ngày cho mỗi nhân viên nhờ sử dụng tính năng Tự động hóa của ClickUp — giúp tăng hiệu suất công việc lên 12%.
Cách các tính năng tự động hóa của ClickUp loại bỏ công việc thủ công
ClickUp cung cấp hơn 100 tính năng tự động hóa được thiết lập sẵn để tối ưu hóa quy trình làm việc, quản lý việc chuyển giao công việc và giảm bớt nỗ lực thủ công cho các nhóm. Các tính năng tự động hóa của ClickUp có ba thành phần có thể tùy chỉnh:
- Điều kiện kích hoạt: Các sự kiện khởi động quy trình tự động hóa. Ví dụ: khi trạng thái thay đổi
- Điều kiện: Các tiêu chí tùy chọn phải được đáp ứng để Tự động hóa được kích hoạt (có sẵn trong một số kế hoạch dịch vụ nhất định)
- Hành động: Các sự kiện mà tự động hóa khởi tạo sau khi được kích hoạt
Dưới đây là các tính năng của ClickUp tự động hóa giúp giải quyết vấn đề mỗi ngày. 👇
1. Tự động cập nhật trạng thái công việc
Sử dụng nhiệm vụ ClickUp, chúng tôi chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ cha, công việc con và các phụ thuộc rõ ràng. Sau đó, chúng tôi tích hợp tiện ích bổ sung ClickUp Automations để tự động hóa việc thay đổi trạng thái dựa trên các tín hiệu tiến độ như công việc con đã hoàn thành hoặc các phụ thuộc đã được giải quyết.
Một trong số nhiều điều kiện kích hoạt của tính năng này là ‘Các công việc con đã được hoàn thành’. Khi tất cả các công việc con trong một nhiệm vụ cha đã được hoàn thành, quy trình tự động hóa sẽ được kích hoạt, đồng thời ClickUp sẽ tự động đánh dấu các công việc con trực tiếp nằm dưới nhiệm vụ cha là đã hoàn thành.
Hơn nữa, khi một công việc không còn bị chặn, bạn có thể tự động chuyển nó sang giai đoạn tiếp theo mà không cần ai phải theo dõi thủ công sự thay đổi về mối phụ thuộc.
Từ đó, bạn kết hợp sự kiện kích hoạt với một hành động, chẳng hạn như thay đổi trạng thái (kèm theo điều kiện tùy chọn nếu bạn muốn).
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Phần mềm quản lý công việc của ClickUp có thể biến một bình luận hoặc trò chuyện đơn lẻ thành một công việc có thể thực thi và đo lường được chỉ trong vài giây!
Bạn có thể tạo công việc trực tiếp từ bình luận trong công việc, bình luận trong Hộp thư đến và thậm chí cả bình luận trong Tài liệu. Ngoài ra, nếu bạn sử dụng ClickUp AI, công cụ này có thể tự động tạo công việc cho bạn dựa trên bối cảnh đầy đủ của Không gian Làm việc.
2. Tự động chỉ định hoặc phân công lại người chịu trách nhiệm
Cách nhanh nhất để loại bỏ sự nhầm lẫn về quyền sở hữu là để quy trình làm việc tự động chỉ định người chịu trách nhiệm tiếp theo cho bạn.
Tính năng Tự động hóa của ClickUp bao gồm hành động “thay đổi người được giao nhiệm vụ”.
Nếu ClickApp “Multiple Assignees” được kích hoạt, tính năng “Change Assignees” có thể thêm người vào danh sách người được giao nhiệm vụ. Nếu không, tính năng này sẽ thay thế người được giao nhiệm vụ hiện tại.
Điều gì khiến việc tự động hóa quy trình làm việc này trở nên hiệu quả?
Bạn cũng không bị giới hạn trong việc chỉ định cố định một người cụ thể. ClickUp cho phép bạn cài đặt người được giao công việc mới dựa trên các tùy chọn thông minh như người tạo công việc, người theo dõi công việc hoặc yếu tố kích hoạt tự động hóa. Nhờ đó, bạn có thể phân công công việc dựa trên các quy tắc vận hành của mình, ngay cả khi thành phần nhóm thay đổi.
🧠 Thông tin thú vị: Từ “robot” chỉ mới xuất hiện khoảng một thế kỷ. Từ này đã đi vào văn hóa đại chúng thông qua vở kịch R. U. R. của Karel Čapek năm 1920, và có nguồn gốc từ từ robota trong tiếng Séc (có nghĩa là “công việc” hoặc “sự phục tùng”).
3. Tự động cài đặt ngày đáo hạn và mức độ ưu tiên
Đặt thời hạn dựa trên thời điểm xảy ra sự kiện trong ClickUp tự động hóa.
Ví dụ: bạn có thể tự động cài đặt ngày đáo hạn sau một số ngày nhất định kể từ khi công việc đạt đến trạng thái cụ thể, cài đặt vào ngày kích hoạt (hoặc vào một thời điểm cụ thể), chọn một ngày chính xác, hoặc xóa ngày đáo hạn khi nó không còn áp dụng nữa.
Tính năng này rất hữu ích khi thời hạn phù hợp phụ thuộc vào giai đoạn cụ thể. Ví dụ như khi một nhiệm vụ chuyển sang giai đoạn xem xét hoặc khi một yêu cầu được chấp nhận.
Đối với mức độ ưu tiên, bạn có thể sử dụng tính năng tự động hóa quản lý dự án theo cách tương tự. Ngay khi một công việc bước vào giai đoạn cần được xử lý khẩn cấp, ClickUp sẽ tự động nâng mức độ ưu tiên của công việc đó để nó nổi bật trong các chế độ xem và bảng điều khiển.
⚡ Bạn muốn tạo danh sách ưu tiên hiệu quả nhất cho bản thân và nhóm của mình? Hãy xem video này 👇
4. Tự động tạo các công việc định kỳ hoặc các công việc theo dõi
Điều làm cho công cụ quản lý dự án của ClickUp trở nên vô cùng hữu ích chính là khả năng cho phép bạn chuyển đổi bất kỳ công việc nào thành công việc lặp lại. Sau đó, bạn chỉ cần cài đặt lịch trình và quyết định cách thức công việc tiếp theo sẽ xuất hiện như thế nào.
Tốt hơn nữa, bạn có thể chọn liệu tác vụ này sẽ lặp lại theo chu kỳ lịch hay dựa trên thời điểm hoàn thành, điều này đáp ứng hầu hết các quy trình làm việc theo dõi.
Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn đang quản lý nhiều dự án và cần đảm bảo các công việc lặp lại được thực hiện một cách nhất quán mà không cần phải dựa vào trí nhớ hay thiết lập thủ công.
Ví dụ: bạn có thể cài đặt một công việc để lặp lại:
- Theo lịch trình như hàng tuần, hàng tháng hoặc tùy chỉnh
- Sau một số ngày nhất định kể từ khi nhiệm vụ được đánh dấu là đã hoàn thành, tính năng này rất hữu ích cho các hoạt động theo dõi cần thực hiện sau khi chu kỳ cuối cùng kết thúc
- Khi công việc đạt trạng thái "Đã xong" hoặc "Đã đóng"
Bạn cũng có thể kiểm soát lượng công việc được chuyển sang chu kỳ tiếp theo thông qua tính năng tự động hóa tác vụ của ClickUp.
Bạn có thể giữ nguyên công việc đó cùng với lịch sử của nó hoặc tạo một bản sao mới mỗi lần. Bạn thậm chí có thể chọn các trường cần bao gồm trong các đối tượng/kỳ/phiên bản nhiệm vụ sau này, chẳng hạn như người được giao nhiệm vụ, danh sách kiểm tra, tệp đính kèm, các phụ thuộc và nhiều hơn nữa.
Nếu công việc định kỳ của bạn bao gồm các công việc con, bạn thậm chí có thể điều chỉnh lại ngày thực hiện của các công việc con khi các đối tượng/kỳ/phiên bản mới được tạo ra.
Để theo dõi các công việc lặp lại, chỉ cần truy cập vào phần ‘Tổng quan về công việc lặp lại’. Đơn giản chỉ có vậy!
5. Tự động thông báo cho các bên liên quan về các thay đổi
Điều gì sẽ xảy ra sau khi công việc hoàn thành?
Trong hầu hết các nhóm, vẫn có người phải thông báo cho những người liên quan, chia sẻ thông tin bối cảnh hoặc xác nhận các bước tiếp theo.
Công cụ tự động hóa của ClickUp sẽ xử lý việc này một cách tự động. Khi trạng thái, người phụ trách, mức độ ưu tiên hoặc ngày đáo hạn của một công việc thay đổi, ClickUp sẽ thông báo ngay lập tức cho các bên liên quan.
Tất cả những việc cần làm là chọn chính xác thay đổi nào sẽ kích hoạt cập nhật và chọn phương thức thông báo (email, Slack, bình luận, webhook).
Ví dụ: bạn có thể tự động thông báo cho các bên liên quan khi một công việc:
- Chuyển sang một trạng thái cụ thể, chẳng hạn như Sẵn sàng để xem xét, Bị chặn hoặc Đã xong
- Thay đổi mức độ ưu tiên, ngày đáo hạn, người được giao nhiệm vụ hoặc Danh sách công việc/Thư mục/Không gian
- Cập nhật một Trường Tùy chỉnh, chẳng hạn như Phiên bản phát hành, Mức độ rủi ro hoặc Tác động đến khách hàng
Để thiết lập, hãy truy cập vào Danh sách công việc/Thư mục/Không gian tương ứng và mở phần Tự động hóa, sau đó:
- Chọn một Kích hoạt dựa trên những thay đổi cần được tính là thay đổi (thay đổi trạng thái, cập nhật trường, di chuyển, phân công lại, v.v.)
- Thêm các điều kiện để tránh các cảnh báo không cần thiết, chẳng hạn như chỉ thông báo khi mức độ ảnh hưởng đến khách hàng là "Nghiêm trọng" hoặc khi trạng thái thay đổi thành "Bị chặn"
- Trong phần "Hành động" để xác định cách thông báo cho các bên liên quan, hãy chọn tạo một bình luận. Bạn cũng có thể đăng một tin nhắn vào kênh trò chuyện và @đề cập đến một người dùng, hoặc kích hoạt webhook để đẩy thông tin cập nhật sang hệ thống khác
Để đảm bảo các bên liên quan luôn kết nối với công việc, hãy thêm họ vào danh sách người theo dõi công việc. Họ sẽ nhận được các thông báo cập nhật liên quan đến hoạt động và bối cảnh của công việc đó.
Các nhóm hưởng lợi như thế nào từ tính năng tự động hóa công việc của ClickUp
Một người đánh giá trên G2 cho biết,
ClickUp cực kỳ linh hoạt và cho phép tôi tạo ra các giải pháp cho hầu như mọi tình huống kinh doanh hoặc quy trình nào. Các tính năng tự động hóa và các trợ lý AI cũng cực kỳ mạnh mẽ. Tôi có thể cài đặt các hành động tự động thông qua logic hoặc thông qua các lời nhắc AI để thực hiện gần như bất kỳ hành động nào trong ClickUp mà tôi có thể tưởng tượng ra.
ClickUp cực kỳ linh hoạt và cho phép tôi tạo ra các giải pháp cho hầu như mọi tình huống kinh doanh hoặc quy trình nào. Các tính năng tự động hóa và các trợ lý AI cũng cực kỳ mạnh mẽ. Tôi có thể cài đặt các hành động tự động thông qua logic hoặc thông qua các lời nhắc AI để thực hiện gần như bất kỳ hành động nào trong ClickUp mà tôi có thể tưởng tượng ra.
Tóm lại, điều đó có nghĩa là:
✅ Các nhóm dành ít thời gian hơn cho việc duy trì hệ thống: Thay vì yêu cầu mọi người phải nhớ các công việc lặt vặt, các nhóm chuyển việc duy trì đó thành các quy tắc. Khi trạng thái của một công việc thay đổi, ClickUp có thể tự động cập nhật người được giao nhiệm vụ, ngày hạn, mức độ ưu tiên, người theo dõi, bình luận và nhiều thông tin khác dưới dạng các hành động
✅ Việc chuyển giao công việc trở nên rõ ràng hơn: Vấn đề thường gặp không phải là công việc bị tắc nghẽn, mà là không có ai được chỉ định rõ ràng để thực hiện bước tiếp theo. Tự động hóa giải quyết vấn đề này bằng cách phân công lại công việc khi nó bước vào giai đoạn xem xét hoặc phê duyệt, nhờ đó công việc sẽ hiển thị người chịu trách nhiệm phù hợp vào đúng thời điểm
✅ Thời hạn và mức độ khẩn cấp trở nên nhất quán: Các nhóm có thể chuẩn hóa tiêu chí xác định ngày đáo hạn hợp lý ở từng giai đoạn. Ví dụ: ngay khi một công việc chuyển sang trạng thái ‘Đang tiến độ’ hoặc ‘Cần phê duyệt’, tính năng tự động hóa có thể cài đặt ngày đáo hạn và điều chỉnh mức độ ưu tiên để công việc hiển thị chính xác trong các chế độ xem và bảng điều khiển
✅ Các quy trình làm việc phức tạp có thể tự động thực thi nhờ các Trợ lý AI: Trong khi các quy trình tự động hóa tuân theo các quy tắc được định sẵn, các Trợ lý Siêu năng lực của ClickUp có thể phân tích bối cảnh và hành động linh hoạt. Ví dụ, một Trợ lý có thể theo dõi các công việc trong toàn bộ Không gian, xác định các rào cản được đề cập trong phần bình luận, tóm tắt vấn đề và thông báo cho thành viên phù hợp trong nhóm kèm theo bối cảnh liên quan
✨ Nếu bạn muốn xem điều này được áp dụng trong thực tế, video này sẽ hướng dẫn chi tiết cách Super Agents vận hành hệ thống nội dung của chúng tôi.
Các ví dụ thực tế về việc áp dụng tự động hóa
Vậy hãy cùng xem cách các nhóm của chúng tôi (và nhiều nhóm khác trên toàn thế giới) sử dụng tính năng tự động hóa của ClickUp:
1. Các nhóm tiếp thị
Các nhà văn, trình chỉnh sửa, nhà thiết kế và chủ kênh đều xử lý các công việc giống nhau, điều này khiến việc thay đổi trạng thái trở thành một trong những công việc dễ tích tụ công việc thủ công nhất.
Do đó, trong số nhiều công việc khác nhau, đây là một cái nhìn sơ lược về cách chúng tôi sử dụng tự động hóa ClickUp trong lĩnh vực tiếp thị:
- Chuyển một công việc từ trạng thái Bản nháp sang Xem xét ngay khi bản nháp đã sẵn sàng, đảm bảo trạng thái công việc luôn phù hợp với giai đoạn thực tế của công việc
- Tự động chuyển quyền sở hữu khi trạng thái thay đổi, chuyển công việc đến trình chỉnh sửa hoặc bên liên quan chịu trách nhiệm phê duyệt
- Cài đặt ngày đáo hạn dựa trên giai đoạn, chẳng hạn như chỉ định ngày đáo hạn xem xét khi một nhiệm vụ chuyển sang giai đoạn Review
- Thông báo cho đúng người trong công việc khi công việc chuyển sang trạng thái Review, giúp tập trung phản hồi
⭐ Phần thưởng: Các công cụ và ứng dụng phần mềm hỗ trợ năng suất tốt nhất
2. Các nhóm sản phẩm
Công việc phát triển sản phẩm liên quan đến nhiều bên liên quan — Quản lý dự án (PM), thiết kế, kỹ thuật, kiểm thử chất lượng (QA) và đôi khi là bộ phận hỗ trợ hoặc bảo mật.
Dưới đây là cách nhóm sản phẩm sử dụng tính năng Tự động hóa của ClickUp:
- Chuyển công việc tính năng sang trạng thái ‘Sẵn sàng cho QA’ khi các công việc con cần thiết đã hoàn thành, đảm bảo trạng thái của công việc cha luôn phù hợp với tiến độ thực tế
- Tự động chuyển giao quyền sở hữu khi một công việc chuyển sang giai đoạn mới, chẳng hạn như Kiểm tra chất lượng (QA) hoặc Đánh giá thiết kế
- Cài đặt ngày đáo hạn khi công việc bước vào các giai đoạn nhạy cảm về thời gian như chuẩn bị phát hành hoặc phân loại lỗi, đồng thời duy trì tính nhất quán của dòng thời gian
- Tự động nâng mức ưu tiên khi một công việc được đánh dấu là "chướng ngại", giúp các công việc khẩn cấp nổi bật trên Bảng điều khiển ClickUp
👀 Bạn có biết không? Não bộ của bạn đang phải trả một khoản “phí tái định hướng”. Tạp chí HBR báo cáo rằng người lao động chuyển đổi giữa các ứng dụng/trang web khoảng 1.200 lần mỗi ngày, tương đương với gần 4 giờ mỗi tuần dành để lấy lại nhịp làm việc.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các trường AI của ClickUp để chuẩn hóa dữ liệu đầu vào lộn xộn trước khi tự động hóa xử lý chúng.
Thêm các trường AI như Tóm tắt, Phân loại, Kích thước áo thun và Các mục hành động vào danh sách công việc của bạn để mỗi yêu cầu tự động tạo ra cùng một bộ siêu dữ liệu cốt lõi (đó là gì, cần được xử lý ở đâu, kích thước ra sao và cần thực hiện bước tiếp theo nào).
Sau đó, định tuyến, phân công và chuyển lên cấp trên bằng cách sử dụng tự động hóa ClickUp dựa trên các trường do AI tạo ra. Điều này nhằm đảm bảo việc phân loại vẫn nhất quán ngay cả khi số lượng yêu cầu tăng đột biến.
3. Các nhóm bán hàng
Các nhóm bán hàng phụ thuộc vào việc chuyển giao công việc nhanh chóng. Khi có một khách hàng tiềm năng, quá trình đánh giá diễn ra, lịch trình trình diễn sản phẩm được lên, các hoạt động theo dõi được thực hiện và các ghi chú cần được gắn liền với cơ hội bán hàng đó. Tự động hóa giúp duy trì quy trình này một cách nhất quán giữa các nhân viên bán hàng và các khu vực.
Nhóm bán hàng của chúng tôi sử dụng ClickUp tự động hóa cho các quy trình làm việc hàng ngày, bao gồm:
- Tự động tạo các công việc theo dõi sau khi giai đoạn giao dịch thay đổi trong CRM, đảm bảo các bước tiếp theo luôn được liên kết với cơ hội ngay khi giai đoạn thay đổi
- Tạo các công việc theo dõi nhất quán khi một cơ hội chuyển sang giai đoạn mới, chẳng hạn như ‘Đã lên lịch demo’ hoặc ‘Đã gửi đề xuất’
- Phân công công việc tự động dựa trên khu vực, phân khúc hoặc chủ tài khoản
- Thông báo cho các nhà quản lý hoặc các bên liên quan tại bộ phận xử lý giao dịch khi một giao dịch được đánh dấu là ‘Có rủi ro’ hoặc khi đạt đến giai đoạn phê duyệt quan trọng
4. Các nhóm vận hành
Công việc vận hành có đặc thù khác biệt so với các bộ phận như tiếp thị, sản phẩm hay bán hàng. Đây là công việc có khối lượng lớn, phụ thuộc nhiều vào quy định và chứa đầy các yêu cầu trông có vẻ tương tự nhau trên bề mặt. Tuy nhiên, chúng lại liên quan đến quy trình xử lý, thời gian thực hiện và các bước phê duyệt. Trong các quy trình làm việc vận hành của chúng tôi, tự động hóa đóng vai trò như những rào cản an toàn, giúp đảm bảo việc tiếp nhận yêu cầu được rõ ràng và quá trình thực thi luôn nhất quán.
Một số cách chúng tôi sử dụng Tự động hóa ClickUp trong hoạt động vận hành:
- Chuyển đổi mọi yêu cầu mới thành một công việc được định nghĩa rõ ràng với mẫu phù hợp được áp dụng, bao gồm các trường bắt buộc và danh sách kiểm tra sẵn sàng thực hiện
- Tự động phân loại yêu cầu dựa trên menu thả xuống hoặc loại yêu cầu, gửi công việc đến hàng đợi hoặc người phụ trách phù hợp mà không cần phân loại thủ công
- Áp dụng quy trình phê duyệt bằng cách chuyển công việc sang trạng thái "Phê duyệt" và thông báo cho nhóm người phê duyệt ngay khi công việc bước vào giai đoạn đó
- Áp dụng logic SLA bằng cách cài đặt ngày đáo hạn dựa trên thời điểm yêu cầu được chấp nhận, sau đó nâng mức ưu tiên nếu ngày đáo hạn đang đến gần
⭐ Phần thưởng: Hướng dẫn toàn diện về tự động hóa bằng AI
Xây dựng quy trình tự động hóa làm việc trong ClickUp (từng bước)
Vậy, làm thế nào để xây dựng các quy trình tự động hóa bằng AI trong ClickUp?
Bước 1: Lập bản đồ quy trình làm việc mà bạn muốn tự động hóa
Trước khi vào phần cài đặt, hãy xác định ba điều sau:
- Yếu tố kích hoạt: Sự kiện nào khởi động quy trình làm việc? (Ví dụ: Một công việc chuyển sang trạng thái ‘Đang xem xét’)
- Các điều kiện: Điều gì phải đúng thì công việc mới được thực thi? (Ví dụ: Chỉ khi công việc nằm trong Danh sách công việc Tiếp thị)
- Các hành động: Việc cần làm tiếp theo của ClickUp là gì? (Ví dụ: Chỉ định người kiểm duyệt và thêm bình luận)
🎯 Viết thành một câu: ‘Khi X xảy ra, nếu Y đúng, ClickUp nên Z. ’
Bước 2: Chọn địa điểm thực hiện tự động hóa
Câu hỏi ở đây là: ‘Chúng ta muốn tính năng tự động hóa này áp dụng cho một quy trình làm việc hay nhiều quy trình làm việc chia sẻ cùng cấu trúc?’
Câu trả lời đó sẽ quyết định xem bạn nên thiết lập tính năng này ở cấp độ Danh sách công việc hay ở cấp độ cao hơn. Ý chúng tôi là 👇
- Sử dụng tự động hóa Danh sách khi bạn đang tự động hóa một luồng cụ thể duy nhất (như sản xuất bài blog, phân loại lỗi, quá trình onboarding hoặc luồng các giai đoạn giao dịch). Cấp độ Danh sách công việc là tùy chọn mặc định tối ưu vì nó dễ kiểm tra và kiểm soát nhất
- Sử dụng tính năng tự động hóa Thư mục hoặc Không gian khi nhiều Danh sách công việc tuân theo cùng một trạng thái và quy trình chuyển giao, và bạn muốn đảm bảo hành vi nhất quán trên mọi nơi. Đây là cách bạn tiêu chuẩn hóa các quy tắc như “khi bất kỳ tác vụ nào chuyển sang trạng thái ‘Đang xem xét’, hãy chỉ định nhóm người xem xét” trên toàn bộ các nhóm
Một cách nhanh chóng để chúng tôi đưa ra quyết định:
- Danh sách công việc = Một quy trình làm việc cho một nhóm, một bộ trạng thái, ít bất ngờ nhất
- Thư mục = Một số quy trình làm việc có liên quan và cần hoạt động giống nhau
- Space = Một hệ thống chia sẻ hoạt động cho nhiều Danh sách công việc (chỉ khi cấu trúc nhất quán)
Bước 3: Mở tính năng tự động hóa
Bây giờ, chúng ta sẽ đi vào phần Trình tạo tự động hóa trong phần mềm quản lý dự án này. Bạn thực hiện việc này từ nơi quản lý quy trình làm việc của mình: Danh sách công việc, Thư mục hoặc Không gian (tùy theo lựa chọn của bạn ở Bước 2).
Nói cách khác:
- Mở Danh sách/Thư mục/Không gian mà bạn đã chọn
- Trong menu thả xuống, nhấp vào Tự động hóa (biểu tượng tia chớp)
- Nhấp vào Tạo tự động hóa hoặc Duyệt các tự động hóa có sẵn
Bước 4: Chọn cách bạn muốn xây dựng nó
Khi bạn đã vào phần Tự động hóa, ClickUp thường cung cấp cho bạn hai cách để bắt đầu. Điều đó có nghĩa là bạn có thể tạo các quy trình tự động hóa của riêng mình từ đầu hoặc duyệt qua Danh sách công việc đã được định nghĩa sẵn.
Nhưng làm sao để biết nên chọn phương án nào? Điều này phần lớn phụ thuộc vào những gì bạn muốn tự động hóa (và mức độ phức tạp của quy trình đó). Vậy hãy cùng xem xét các giải pháp thay thế mà bạn có:
Tùy chọn A: Bắt đầu từ một đề xuất tự động hóa (nhanh nhất)
ClickUp sẽ hiển thị các đề xuất dựa trên các mẫu phổ biến (như thay đổi trạng thái hoặc cập nhật người được giao nhiệm vụ). Hãy chọn một đề xuất nếu nó gần với những gì bạn cần, sau đó chỉnh sửa các chi tiết.
Tùy chọn B: Tạo quy trình tự động hóa tùy chỉnh (chính xác nhất)
Tại đây, bạn sẽ chọn thủ công:
- Kích hoạt (điều gì sẽ xảy ra)
- Điều kiện (bộ lọc, tùy chọn)
- Hành động (những việc ClickUp cần làm)
Đây là lựa chọn phù hợp khi quy trình làm việc của bạn có các quy tắc cụ thể (Trường Tùy chỉnh, nhiều lộ trình, các trường hợp ngoại lệ)
👉 Có một tùy chọn C, nhưng hãy chờ để tìm hiểu thêm về nó nhé!
Bước 5: Cài đặt điều kiện kích hoạt
Tự động hóa trong ClickUp luôn bắt đầu bằng một sự kiện kích hoạt (yếu tố cơ bản dẫn đến kết quả), và bạn có thể áp dụng các sự kiện kích hoạt này cho công việc, công việc con hoặc cả hai.
Đây là cách bạn cần cài đặt:
- Trong trình tạo tự động hóa, trước tiên hãy hoàn thành Kích hoạt bắt buộc
- Chọn sự kiện bạn muốn (ví dụ: Thay đổi trạng thái)
- Nếu có sẵn, hãy lựa chọn xem tính năng này áp dụng cho công việc, công việc con hay cả hai
Các điều kiện kích hoạt phổ biến mà chúng tôi sử dụng (và công dụng của chúng):
- Thay đổi trạng thái → Phù hợp nhất cho quy trình làm việc (Bản nháp → Đang xem xét → Đã được phê duyệt)
- Công việc được tạo → Phù hợp nhất cho quy trình tiếp nhận công việc (tự động phân công, áp dụng mẫu)
- Người được giao nhiệm vụ được thêm/thay đổi → Phù hợp nhất cho việc chuyển giao công việc và đảm bảo trách nhiệm
- Thay đổi Trường Tùy chỉnh → Phù hợp nhất với logic ‘nếu ô chọn được đánh dấu/menu thả xuống thay đổi’
Bước 6: Cấu hình và thêm các điều kiện liên quan (nếu có)
Trong tính năng Tự động hóa của ClickUp, điều kiện đơn giản là các tiêu chí phải được đáp ứng thì quy trình tự động hóa mới tiếp tục. Nếu sự kiện kích hoạt xảy ra nhưng các điều kiện không được đáp ứng, quy trình sẽ không được thực thi 🤷.
Dưới đây là cách bạn có thể cấu hình các tính năng này:
- Trong trình tạo tự động hóa, nhấp vào + Thêm Điều kiện
- Thêm một hoặc nhiều bộ lọc (bạn cũng có thể kết hợp nhiều điều kiện với nhau)
- Bạn cũng có thể chọn một thẻ hoặc một Trường Tùy chỉnh làm điều kiện
- Và nhấn "Lưu"!
📚 Xem thêm: Hướng dẫn quản lý công việc trực quan
Bước 7: Thêm một hoặc nhiều hành động
Các hành động (Actions) là phần “sau đó thực hiện việc cần làm” trong quy trình tự động hóa của bạn. Khi điều kiện kích hoạt được đáp ứng (và các điều kiện bạn đã đặt (nếu có) cũng được thỏa mãn), các hành động này sẽ được ClickUp thực thi.
Trong trình tạo tự động hóa:
- Chỉ cần nhấp vào menu thả xuống để thực hiện lựa chọn Hành động ưa thích của bạn
- Chọn những việc cần làm cho ClickUp
- Nếu cần, hãy thêm các hành động khác bằng cách nhấp vào + Thêm hành động
Bước 8: Đặt tên, xuất bản và kiểm tra lại xem có hợp lý không
Bạn đã hoàn thành rồi! Bây giờ, chỉ cần đảm bảo rằng quy trình tự động hóa đã được kích hoạt và đang thực hiện việc cần làm đúng như dự định.
Tóm tắt 👇
- Xuất bản + bật tính năng: Trong hộp thoại modal "Tự động hóa", hãy tạo quy tắc và xác nhận rằng quy tắc đó đã được bật. Bạn cũng có thể bật/tắt hoặc chỉnh sửa các quy tắc hiện có từ cùng hộp thoại modal này sau này
- Thử nghiệm trong 2 phút: Chạy chính xác trình kích hoạt đó một lần trên một công việc thực (hoặc thử nghiệm)—chẳng hạn như chuyển trạng thái sang trạng thái bạn đã lựa chọn—và xác nhận các hành động đã diễn ra (người được giao nhiệm vụ thay đổi, bình luận được thêm vào, v.v.). Nếu có gì đó không hoạt động, hãy kiểm tra nhật ký hoạt động của tự động hóa. Nhật ký này hiển thị những gì đã được thực thi và giúp khắc phục sự cố nhanh chóng
💡 Hãy trao đổi với các chuyên gia của chúng tôi để xác định các quy trình làm việc lý tưởng cần tự động hóa cho nhóm của bạn, cũng như sự kết hợp phù hợp giữa tự động hóa và Trí tuệ nhân tạo (AI) để thực hiện việc cần làm!
Các tính năng tự động hóa nâng cao vượt xa các tính năng cơ bản
Bạn nghĩ ClickUp chỉ giới hạn ở các tính năng tự động hóa cơ bản? Không hề! ClickUp hỗ trợ các tính năng tự động hóa nâng cao và phức tạp, giúp cuộc sống của bạn trở nên dễ dàng hơn một chút mỗi ngày.
Dưới đây là một cái nhìn sơ lược:
1. Tự động hóa nhiều bước giống như con người
Các tính năng tự động hóa của ClickUp rất phù hợp cho các công việc định kỳ chỉ cần một cú nhấp chuột. Chúng bao quát các yếu tố cốt lõi của quản lý công việc và giúp chúng tôi tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, vốn nếu không sẽ phải thực hiện thông qua các bình luận, nhắc nhở và việc theo dõi.
Tuy nhiên, khi quy trình làm việc đòi hỏi sự phán đoán và nhiều bước — chẳng hạn như phân tích bối cảnh, soạn thảo kết quả, cập nhật ở nhiều nơi và chuyển giao cho con người — đây chính là lúc chúng tôi đưa các "ClickUp Super Agents" vào cuộc.
Super Agents là những đồng nghiệp được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), có khả năng thực hiện an toàn các quy trình làm việc nhiều bước với bối cảnh không gian làm việc đầy đủ và về cơ bản là những đồng nghiệp tự chủ hỗ trợ con người.
Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng các tính năng này:
- Điều kiện kích hoạt: Công việc chuyển sang trạng thái ‘Đang xem xét’ hoặc ‘Sẵn sàng để phê duyệt’
- Super Agent thực hiện chuỗi công việc: Trích xuất thông tin bối cảnh từ công việc/tài liệu liên kết, tóm tắt các thay đổi, tạo danh sách các mục cần thực hiện, cập nhật công việc với các bước tiếp theo và tự động phân công công việc cho người chịu trách nhiệm phù hợp dựa trên những gì Super Agent tìm thấy
- Human-in-the-loop: Thông báo cho người phê duyệt/chủ sở hữu bằng một kết quả sẵn sàng để xem xét, để toàn bộ quy trình diễn ra trong bối cảnh cụ thể, và người phê duyệt chỉ bước vào khi cần đưa ra quyết định
Chúng còn cực kỳ linh hoạt! Bạn có thể kích hoạt chúng trong tin nhắn riêng (DM), @đề cập đến chúng trong công việc/Tài liệu/Trò chuyện, giao trực tiếp các mục công việc cho chúng, hoặc kích hoạt theo lịch trình hoặc thông qua Tự động hóa.
Sử dụng các tác nhân kích hoạt thủ công khi bạn cần kiểm soát trực tiếp, chẳng hạn như @đề cập đến một thành viên trong công việc hoặc kênh, gửi tin nhắn trực tiếp (DM) để được hỗ trợ riêng tư, hoặc giao công việc cho họ để họ có quyền sở hữu và bắt đầu thực hiện công việc
Họ có thể trích xuất toàn bộ nội dung của các công việc và tài liệu (Docs), truy xuất tin nhắn trò chuyện (Chat), tìm kiếm trong Không gian Làm việc (Workspace) (và các ứng dụng được kết nối), đồng thời sử dụng tính năng Memory (lịch sử gần đây + cài đặt ưa thích + trí tuệ nhân tạo) để liên tục cải thiện theo thời gian.
Để tìm hiểu thêm về cách kích hoạt các tác vụ tự động trong ClickUp, hãy xem video này 👇
2. Các sự kiện kích hoạt tự động hóa giữa các không gian
Tự động hóa “liên không gian” phát huy hiệu quả nhất khi đảm bảo quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ. Một yêu cầu có thể bắt đầu trong Không gian của một nhóm, nhưng khi đạt đến một trạng thái nhất định, nó sẽ tự động được chuyển sang quy trình làm việc của nhóm tiếp theo (không cần phải phân loại lại 😮💨).
Để làm được điều đó, chúng tôi sử dụng các hành động tự động hóa như Chuyển sang Danh sách công việc (để chuyển công việc vào Danh sách công việc của nhóm đích) hoặc Thêm vào Danh sách công việc khi muốn cùng một công việc vẫn hiển thị cho cả hai nhóm thông qua tính năng Công việc trong Nhiều Danh sách công việc.
Lựa chọn thiết kế ở đây là liệu nhóm nhận công việc chỉ cần theo dõi công việc hay phải thực hiện toàn bộ công việc đó. Nếu họ chỉ đang theo dõi công việc, việc thêm công việc vào Danh sách công việc của họ thường là đủ. Tuy nhiên, nếu họ chịu trách nhiệm thực hiện và báo cáo tiến độ, chúng tôi sẽ chuyển công việc sang quy trình làm việc của Danh sách công việc đích.
3. Tích hợp với các công cụ bên ngoài
Khi muốn ClickUp luôn đồng bộ với các công cụ mà các nhóm sử dụng hàng ngày, chúng tôi chỉ cần chuyển sang Tích hợp Tự động hóa ClickUp. Tính năng này cho phép chúng tôi thực hiện các tác vụ tự động hóa từ đầu đến cuối, chẳng hạn như cập nhật nhiệm vụ ClickUp khi yêu cầu Hợp nhất trên GitHub được hợp nhất hoặc gửi email khi một nhiệm vụ được gỡ bỏ trở ngại.
Đối với các yêu cầu tùy chỉnh hơn, chúng tôi sử dụng webhooks. ClickUp hỗ trợ hành động ‘Gọi webhook ’ trong phần Tự động hóa để cho phép một sự kiện công việc kích hoạt bất kỳ điểm cuối bên ngoài nào.
Bạn có thể tạo webhook, cài đặt URL, chèn các trường động vào URL và thêm các tiêu đề (với ‘Content-Type’ mặc định là ‘application/json’). Hơn nữa, các webhook này có thể được tái sử dụng trên toàn bộ Không gian Làm việc của bạn!
⚡ Kho mẫu: Các mẫu Kế hoạch Truyền thông Dự án
4. Tự động hóa được hỗ trợ bởi AI
Còn nhớ chúng tôi đã nhắc đến “Lựa chọn C” chứ? Đây chính là nó!
Nếu bạn đang thiếu thời gian (hoặc năng lượng 😴), chỉ cần nhập nội dung bạn muốn bằng tiếng Anh thông thường, chẳng hạn như “Khi trạng thái thay đổi thành ‘Đang xem xét’, hãy giao nhiệm vụ cho Trình chỉnh sửa và thêm bình luận”, và ClickUp AI Automation Builder – một phần của ClickUp Brain – sẽ giúp bạn thiết lập quy trình tự động hóa hoạt động hiệu quả nhanh chóng.
Trên thực tế, tính năng này nằm trong cùng một lớp AI mà bạn đã sử dụng trong ClickUp. Brain có sẵn trên toàn bộ ClickUp và có thể hoạt động với bối cảnh không gian làm việc, bao gồm các Trường Tùy chỉnh và @đề cập.
Điều ấn tượng hơn nữa là ClickUp còn hỗ trợ logic dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) trong các kết quả tự động hóa. Ví dụ, bạn có thể sử dụng các tính năng ‘AI Assign’ và ‘AI Prioritize’ như một phần của các hành động tự động hóa bổ sung.
Tại sao ClickUp là trung tâm tự động hóa tối ưu
Đã chính thức rồi! 🏆 ClickUp chính là trung tâm tự động hóa tối ưu mà bạn cần.
Tóm lại:
- Nền tảng tập trung: Lý do khiến nhiều người lựa chọn ClickUp là vì nó chấm dứt tình trạng công việc lan man. Chỉ cần ghi chép các quy trình của bạn trong ClickUp Docs (Quy trình tiêu chuẩn (SOP), quy tắc tiếp nhận, nhật ký quyết định), kết hợp với các Bảng điều khiển ClickUp để có chế độ xem tổng quan về công việc. Cuối cùng, kích hoạt các tính năng tự động hóa để loại bỏ các công việc dọn dẹp thủ công
- Các mẫu tự động hóa có sẵn: ClickUp đã cung cấp sẵn các mẫu tự động hóa ngay trong hộp thoại modal "Automations". Điều đó có nghĩa là bạn có thể bắt đầu với một mẫu đã được kiểm chứng như “gửi email khi trạng thái thay đổi”, sau đó điều chỉnh nó cho phù hợp với các trạng thái và quy tắc phân công nhiệm vụ của bạn
- Tích hợp liền mạch: ClickUp được phát triển để khắc phục những vấn đề trong công việc hiện nay! Đó là một trong những lý do tại sao nó tích hợp với các công cụ như Outlook, HubSpot, Salesforce, GitLab, Zendesk và nhiều công cụ khác nữa
- Trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa: Với ClickUp Brain có sẵn ở mọi nơi trong Không gian Làm việc ClickUp, bạn có thể tạo ra các kết quả logic như tóm tắt, cập nhật tiến độ, phân tích cảm xúc, bản dịch và các mục cần thực hiện, sau đó để tính năng Tự động hóa định tuyến, phân công và chuyển lên cấp trên dựa trên dữ liệu đó
💟 Mẹo bổ sung: Cách theo dõi các công việc
Nói lời tạm biệt với việc cập nhật dự án thủ công cùng ClickUp
Nếu công việc cập nhật phụ thuộc vào việc ai đó phải nhớ thực hiện, thì hệ thống đó đã không còn hiệu quả. Tiến độ công việc không nên phụ thuộc vào các tin nhắn rời rạc hay việc nhập liệu thủ công chỉ diễn ra khi ai đó có thời gian.
ClickUp giải quyết vấn đề này bằng cách biến chính công việc thành bản cập nhật.
Nhiệm vụ ClickUp cung cấp cho mỗi dự án một nguồn thông tin duy nhất và chính xác về chủ sở hữu, ngày đáo hạn, các mối phụ thuộc và các công việc quan trọng.
Tính năng Tự động hóa của ClickUp sẽ đảm nhận các công việc lặp đi lặp lại — cập nhật trạng thái, chỉ định người phụ trách tiếp theo và kích hoạt việc chuyển giao công việc.
Và khi bạn cần thông tin bối cảnh ngay lập tức, ClickUp Brain sẽ tổng hợp các bản tóm tắt, câu trả lời và các bước tiếp theo từ các công việc đang diễn ra.
Hơn thế nữa, ClickUp Super Agents còn đánh dấu các rủi ro, nhắc nhở chủ sở hữu và báo cáo các vấn đề cản trở dựa trên các quy tắc của bạn.
Điểm mấu chốt không phải là “tự động hóa nhiều hơn”. ClickUp sở hữu các tính năng tự động hóa ưu việt giúp duy trì sự tập trung, theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực và đảm bảo không có công việc quan trọng nào bị đình trệ do phải chờ cập nhật. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay và để các dự án của bạn tự vận hành. ✅