Các nhóm sử dụng bảng tính rời rạc để theo dõi hóa đơn có thể mất thêm 3-5 giờ mỗi tuần để tổng hợp lịch sử thanh toán. Đây là thời gian quý báu mà lẽ ra có thể dành cho việc thu hồi nợ.
Để giúp bạn lấy lại quyền kiểm soát, chúng tôi đã tổng hợp năm mẫu theo dõi thời gian quá hạn hóa đơn miễn phí. Dù bạn muốn một công cụ kết nối với các công việc hàng ngày của nhóm hay một bảng tính đơn giản để bắt đầu, những lựa chọn này sẽ giúp bạn loại bỏ sự lộn xộn và nhận thanh toán đúng hạn.
Tổng quan về 5 mẫu biểu theo dõi thời gian quá hạn hóa đơn miễn phí
| Tên mẫu | Liên kết tải xuống | Phù hợp nhất cho | Các tính năng nổi bật | Định dạng trực quan |
| Mẫu hóa đơn của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm quản lý lượng hóa đơn lớn từ nhiều khách hàng | Theo dõi dựa trên trạng thái; Trường Tùy chỉnh cho dữ liệu hóa đơn; nhiều chế độ xem (Danh sách, Bảng, Lịch); thiết lập quy trình làm việc định kỳ | Không gian làm việc đa chế độ xem với quy trình xử lý hóa đơn có cấu trúc |
| Mẫu Quản lý Nợ Phải Trả của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm tài chính và vận hành quản lý thanh toán và phê duyệt nhà cung cấp | Đang theo dõi giai đoạn phê duyệt; Lập lịch ngày đáo hạn; Báo cáo trên bảng điều khiển; Mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc để sắp xếp thứ tự thanh toán | Quy trình làm việc dựa trên danh sách công việc với các giai đoạn phê duyệt và chế độ xem báo cáo |
| Mẫu Lịch sử thanh toán của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các freelancer và nhóm cần một bản ghi đáng tin cậy về các khoản thanh toán và tranh chấp với khách hàng | Nhật ký giao dịch tập trung; Chế độ xem theo dòng thời gian để phân tích xu hướng; lọc theo khách hàng/loại thanh toán; các Trường Tùy chỉnh chi tiết | Danh sách có cấu trúc kèm theo dòng thời gian và các chế độ xem lọc |
| Mẫu theo dõi hóa đơn của Vertex42 | Tải xuống mẫu này | Các freelancer và nhóm nhỏ đang sử dụng bảng tính để theo dõi hóa đơn | Công thức tính tuổi hóa đơn tích hợp sẵn; lọc theo khách hàng; định dạng có điều kiện cho các hóa đơn quá hạn; bố cục sẵn sàng in | Bảng tính dựa trên bảng tính với tóm tắt tình trạng quá hạn |
| Mẫu báo cáo tuổi nợ của CFI | Tải xuống mẫu này | Các chuyên gia tài chính chuẩn bị báo cáo cho các cuộc kiểm toán hoặc đánh giá của các bên liên quan | Các nhóm tuổi hóa đơn tiêu chuẩn; tính toán các tài khoản khó đòi; định dạng báo cáo tài chính rõ ràng; tương thích với Excel | Bảng tính báo cáo tài chính có cấu trúc |
🔎 Bạn có biết? Dữ liệu từ Cục Dự trữ Liên bang cho thấy 51% doanh nghiệp tại Mỹ gặp khó khăn với dòng tiền không ổn định chỉ vì việc thu hồi các khoản nợ quá khó khăn.
Mẫu theo dõi thời gian quá hạn hóa đơn là gì?
Bảng theo dõi thời gian quá hạn hóa đơn là một công cụ chuyên dụng giúp sắp xếp các hóa đơn chưa thanh toán của bạn thành các nhóm theo thời gian, được gọi là "nhóm thời gian quá hạn". Công cụ này cho bạn biết chính xác mỗi hóa đơn đã quá hạn bao lâu. Hãy xem nó như một bản đồ tài chính giúp bạn xác định những khoản thanh toán nào an toàn và những khoản nào cần được xử lý ngay lập tức.
Một mẫu theo dõi thời gian quá hạn hóa đơn hiệu quả thường bao gồm:
- Thông tin khách hàng: Tên và thông tin liên hệ cần thiết để thực hiện các hoạt động theo dõi
- Chi tiết hóa đơn: Số hóa đơn, ngày phát hành và điều khoản thanh toán
- Các nhóm thời gian quá hạn: Các nhóm phân loại theo thời gian thể hiện mức độ quá hạn của từng hóa đơn (ví dụ: Hiện tại, 1–30 ngày, 31–60 ngày)
- Số tiền đang theo dõi: Số tiền ban đầu, các thanh toán đã nhận và số dư còn nợ
🧠Thông tin thú vị: 56% doanh nghiệp nhỏ có hóa đơn chưa thanh toán, với số tiền nợ trung bình là $17.500 mỗi doanh nghiệp. Việc theo đuổi các khoản thanh toán này một cách thụ động đồng nghĩa với việc dự báo dòng tiền của bạn chỉ là phỏng đoán, và các hóa đơn quan trọng chắc chắn sẽ bị bỏ qua.
Cách tiếp cận thiếu tổ chức này dẫn đến tình trạng công việc lan man, khiến bạn lãng phí hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm thông tin trên các bảng tính và chủ đề email khác nhau. Trên thực tế, Chỉ số Xu hướng Làm việc của Microsoft cho thấy 62% nhân viên gặp khó khăn với thời gian dành cho việc tìm kiếm dữ liệu.
Mẫu theo dõi tuổi nợ giúp tổ chức hệ thống tài khoản phải thu của bạn, cho thấy chính xác những khoản nào đã quá hạn để bạn có thể ưu tiên thu hồi nợ một cách hiệu quả.
📮 ClickUp Insight: Trung bình, mỗi chuyên gia dành hơn 30 phút mỗi ngày để tìm kiếm thông tin liên quan đến công việc — tức là mất hơn 120 giờ mỗi năm chỉ để lục lọi email, các chủ đề trên Slack và các tệp tin nằm rải rác. Một trợ lý AI thông minh được tích hợp vào không gian làm việc của bạn có thể thay đổi điều đó. Hãy sử dụng ClickUp Brain. Công cụ này cung cấp thông tin chi tiết và câu trả lời ngay lập tức bằng cách hiển thị các tài liệu, cuộc hội thoại và chi tiết công việc phù hợp chỉ trong vài giây — để bạn có thể ngừng tìm kiếm và bắt đầu công việc.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm như QubicaAMF đã tiết kiệm được hơn 5 giờ mỗi tuần nhờ ClickUp — tương đương hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người — bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể tạo ra những gì với một tuần năng suất thêm mỗi quý!
🔎Bạn có biết? Hóa đơn quá hạn ảnh hưởng đến trung bình 43% doanh số bán hàng B2B dựa trên tín dụng của các công ty tại Hoa Kỳ. Điều này cho thấy một bức tranh hỗn loạn, trong đó các doanh nghiệp gặp khó khăn về thanh khoản chỉ vì hệ thống thu hồi nợ của họ không thể theo kịp khối lượng công việc.
5 mẫu theo dõi thời gian quá hạn hóa đơn tốt nhất
Điều quan trọng là tìm một mẫu phù hợp với quy trình làm việc của bạn, dễ sử dụng cho nhóm và có thể tùy chỉnh khi doanh nghiệp phát triển.
Chúng tôi đã lựa chọn ra năm mẫu theo dõi thời gian quá hạn hóa đơn tốt nhất để giúp bạn đưa ra quyết định. Ba mẫu được tích hợp sẵn trong ClickUp để tạo ra quy trình làm việc kết nối, trong khi hai mẫu còn lại là bảng tính truyền thống dành cho các nhóm ưa chuộng tùy chọn đơn giản và có thể tải xuống.
1. Mẫu hóa đơn của ClickUp
Mẫu ClickUp Invoices biến hóa đơn từ các bản ghi tĩnh thành các đơn vị có thể theo dõi. Thay vì phải kiểm tra từng hóa đơn thủ công, bạn sẽ có một quy trình làm việc kết nối với các giai đoạn rõ ràng và khả năng hiển thị toàn diện trên tất cả khách hàng. Bạn có thể phân loại các khoản thanh toán theo trạng thái, nhóm chúng theo khách hàng và đẩy tiến độ mà không cần phải xây dựng một hệ thống mới từ đầu mỗi tháng.
Sử dụng mẫu này để:
- Sắp xếp hóa đơn theo khách hàng, trạng thái hoặc ngày đáo hạn để hiển thị các tài khoản có giá trị cao
- Phân chia các khoản thanh toán thành các giai đoạn rõ ràng để bạn luôn biết được những khoản nào đang chờ xử lý, đã thanh toán hoặc bị chậm trễ
- Quản lý các chu kỳ lập hóa đơn định kỳ mà không cần phải xây dựng lại quy trình làm việc mỗi lần
- Thu thập và lọc dữ liệu hóa đơn bằng cách sử dụng Trường Tùy chỉnh của ClickUp để theo dõi và báo cáo hiệu quả hơn
- Chuyển đổi giữa các chế độ xem khác nhau của ClickUp, như Chế độ xem Bảng hoặc Chế độ xem Lịch, để theo dõi dòng thời gian và luồng thanh toán
💰Phù hợp nhất cho: Các nhóm phải xử lý khối lượng hóa đơn ngày càng tăng từ nhiều khách hàng và chu kỳ thanh toán khác nhau.
🦸🏻♀️ Các hoạt động lập hóa đơn đang làm chậm tiến độ của nhóm bạn? Hãy để Trợ lý Tự động hóa Xử lý Hóa đơn đảm nhận công việc này!
Có hơn 650 Super Agents được tạo sẵn trong ClickUp có thể giúp bạn mở rộng quy mô công việc một cách hiệu quả. Bạn cũng có thể tự tạo Super Agents của riêng mình. Xem cách thực hiện.
2. Mẫu Quản lý Nợ Phải Trả của ClickUp
Các khoản thanh toán đi thường được xử lý theo đợt — được kiểm tra vào cuối tuần hoặc ngay trước hạn chót. Điều này khiến bạn dễ bỏ lỡ các giảm giá thanh toán sớm, thanh toán trùng lặp hóa đơn hoặc mất kiểm soát dòng tiền.
Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng Mẫu Quản lý Nợ Phải Trả của ClickUp để tổ chức các khoản nợ phải trả theo quy trình từng bước. Mỗi hóa đơn sẽ trải qua các giai đoạn xác minh, phê duyệt và thanh toán với các mốc kiểm tra rõ ràng.
Bạn có thể theo dõi tình trạng thanh toán bị đình trệ, ai cần thực hiện hành động và các bước tiếp theo, mà không cần phải dựa vào việc theo dõi thủ công hay các hồ sơ rời rạc.
Sử dụng mẫu này để:
- Theo dõi hóa đơn của nhà cung cấp qua các giai đoạn đã định sẵn như nhận hóa đơn, xác minh và thanh toán để tránh tình trạng tắc nghẽn
- Lên lịch thanh toán các tài khoản phải trả dựa trên ngày đáo hạn và trạng thái phê duyệt để tránh phí chậm trả hoặc xử lý gấp rút
- Tiêu chuẩn hóa quy trình xem xét và phê duyệt hóa đơn để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ bước kiểm tra nào
- Tạo chế độ xem tổng quan về các khoản thanh toán sắp tới và đã hoàn thành bằng cách sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để lập kế hoạch hiệu quả hơn
- Tạo mối quan hệ giữa các công việc bằng tính năng Phụ thuộc của ClickUp để sắp xếp thứ tự các công việc tài chính sao cho các khoản thanh toán đi khớp với dòng tiền vào
💰Phù hợp nhất cho: Các nhóm tài chính và vận hành cần quy trình phê duyệt và thanh toán có cấu trúc để quản lý hóa đơn nhà cung cấp mà không bị chậm trễ hay lỗi.
💡Mẹo chuyên nghiệp: Theo thời gian, dữ liệu về các khoản phải trả sẽ dần bộc lộ những xu hướng mà bạn có thể tận dụng — chẳng hạn như các nhà cung cấp thường xuyên gửi hóa đơn trễ hoặc những tháng có số tiền thanh toán tăng đột biến. Vấn đề là những thông tin này sẽ bị chôn vùi nếu không có ai thường xuyên trích xuất và phân tích chúng.
Bảng điều khiển ClickUp hiển thị dữ liệu đó dưới định dạng dễ xem mà không cần phải tìm kiếm. Bạn có thể theo dõi số tiền đã thanh toán cho từng nhà cung cấp theo thời gian và duy trì chế độ xem liên tục về các khoản thanh toán chưa thanh toán so với các khoản đã thanh toán.
Điều này giúp bạn có một bản ghi rõ ràng để tham khảo trong quá trình đàm phán hoặc lập kế hoạch ngân sách, mà không cần phải xây dựng lại phân tích mỗi lần.
AI Thẻ giúp bạn tìm ra câu trả lời nhanh hơn. Bạn có thể tạo bản tóm tắt hiệu suất của nhà cung cấp trước cuộc họp đánh giá, hoặc đặt các câu hỏi trực tiếp như ‘Những nhà cung cấp nào đã tăng doanh thu trong quý vừa qua?’
Kết quả được liên kết với dữ liệu thanh toán thực tế của bạn, vì vậy bạn đang làm việc dựa trên số liệu thực tế, không phải ước tính.
Điều này trở nên hữu ích trong quá trình lập kế hoạch ngân sách, đàm phán với nhà cung cấp và lên lịch thanh toán. Bạn sẽ đưa ra các quyết định đó với chế độ xem rõ ràng về tình hình thực tế thay vì phải cố gắng tái hiện lại dưới áp lực.
3. Mẫu Lịch sử thanh toán của ClickUp
Nếu không có hồ sơ thanh toán rõ ràng, bạn có thể phải mất thời gian ghép nối các dòng thời gian từ hóa đơn, mục nhập ngân hàng và các tin nhắn cũ. Mẫu Lịch sử Thanh toán ClickUp giúp bạn duy trì hồ sơ rõ ràng và đầy đủ.
Nó giúp lưu trữ mọi khoản thanh toán cùng với hóa đơn, ngày tháng và bối cảnh liên quan tại một nơi duy nhất. Bạn có thể nhanh chóng xem lại lịch sử thanh toán của khách hàng theo thời gian, kiểm tra các khoản thanh toán một phần và tra cứu các giao dịch cụ thể khi cần thiết.
Sử dụng mẫu này để:
- Theo dõi các khoản thanh toán một phần, chậm trễ và đã hoàn thành với hồ sơ chính xác cho từng giao dịch
- Quản lý nhật ký thanh toán tập trung liên kết với các hóa đơn để xác minh nhanh chóng
- Phát hiện xu hướng theo mùa với chế độ xem dòng thời gian của ClickUp
- Lọc và phân tích các giao dịch trong quá khứ hoặc hành vi thanh toán cụ thể của từng khách hàng bằng ClickUp Brain
- Ghi lại chi tiết thanh toán như phương thức, số tham chiếu và ghi chú bằng cách sử dụng các Trường Tùy chỉnh của ClickUp
💰Phù hợp nhất cho: Các freelancer và nhóm cần một bản ghi thanh toán đáng tin cậy để xử lý các cuộc hội thoại với khách hàng, giải quyết tranh chấp và lập kế hoạch thanh toán một cách tự tin.
Arnold Rogers, Quản lý Hỗ trợ Khách hàng tại Launch Control, quản lý tài chính bằng ClickUp:
“Chúng tôi đã tích hợp với Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, v.v. Điều này cho phép chúng tôi theo dõi tài chính, tỷ lệ giữ chân khách hàng, báo cáo và thông tin khách hàng trong một không gian duy nhất, vì chúng tôi có thể lấy dữ liệu từ tất cả các công cụ đang sử dụng và tổng hợp chúng trong ClickUp để tiện lợi hơn, mà không cần phải kéo các bộ phận khác vào và làm gián đoạn lịch trình của họ.”
“Chúng tôi đã tích hợp với Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, v.v. Điều này cho phép chúng tôi theo dõi tài chính, tỷ lệ giữ chân khách hàng, báo cáo và thông tin khách hàng trong một không gian duy nhất, vì chúng tôi có thể lấy dữ liệu từ tất cả các công cụ đang sử dụng và tổng hợp chúng trong ClickUp để tiện lợi hơn, mà không cần phải kéo các bộ phận khác vào và làm gián đoạn lịch trình của họ.”
4. Mẫu theo dõi hóa đơn cho Excel của Vertex42
Không phải nhóm nào cũng cần một hệ thống hoàn chỉnh để quản lý hóa đơn. Đôi khi, ưu tiên chỉ đơn giản là: tập hợp tất cả hóa đơn vào một nơi, xem những khoản nào đã quá hạn và tránh làm phức tạp quá trình.
Trong trường hợp đó, Mẫu theo dõi hóa đơn Vertex42 cho Excel có thể là giải pháp lý tưởng. Mẫu này cung cấp cho bạn một phương pháp có cấu trúc để ghi chép hóa đơn, theo dõi ngày đáo hạn và xem tình trạng quá hạn ngay lập tức mà không cần cài đặt quy trình làm việc hay học cách sử dụng phần mềm mới. Với các công thức và tính năng lọc tích hợp sẵn, bạn có thể sắp xếp theo khách hàng, đánh dấu các khoản thanh toán quá hạn và tạo báo cáo tóm tắt nhanh chóng khi cần thiết.
Sử dụng mẫu này để:
- Theo dõi tất cả hóa đơn trong một sổ làm việc duy nhất để tránh tình trạng dữ liệu bị phân tán trong nhiều tệp
- Theo dõi các khoản thanh toán quá hạn bằng cách sử dụng các nhóm thời gian quá hạn tích hợp sẵn và tính toán tự động
- Lọc hóa đơn theo khách hàng hoặc trạng thái để xem xét nhanh các tài khoản cụ thể
- Tạo bảng sao kê thanh toán đơn giản bằng cách tách riêng dữ liệu của từng khách hàng
- Duy trì một bản ghi gọn gàng, sẵn sàng in để báo cáo hoặc sử dụng ngoại tuyến
⚠️Tuy nhiên, cần ghi chú những giới hạn của các mẫu này. Chúng không có tính năng cộng tác thời gian thực, tất cả dữ liệu phải được nhập thủ công và bạn không thể sử dụng tự động hóa quy trình làm việc để theo dõi. Đây là một lựa chọn đáng tin cậy nếu bạn thích quy trình làm việc quen thuộc trên bảng tính và không cần các tính năng kết nối, tự động hóa.
💰Phù hợp nhất cho: Các freelancer hoặc nhóm nhỏ ưa chuộng hệ thống đơn giản dựa trên bảng tính mà không có sự phức tạp thêm.
💡Sử dụng ClickUp Brain MAX để đẩy nhanh quy trình thu nợ của bạn. Yêu cầu nó soạn thảo email nhắc nhở thanh toán cho một số tiền hóa đơn cụ thể và khoảng thời gian quá hạn (30, 60, 90+ ngày). Bạn thậm chí có thể sử dụng tính năng "Talk to Text" để đọc nội dung ("soạn thảo email nhắc nhở thanh toán lần thứ hai cho Acme Corp, $4,200, quá hạn 60 ngày") và có ngay email sẵn sàng gửi chỉ trong vài giây.
5. Mẫu báo cáo tuổi nợ của CFI
Nếu bạn là chuyên gia tài chính cần trình bày dữ liệu công nợ phải thu cho các bên liên quan, Mẫu Báo cáo Tuổi nợ của CFI là lựa chọn dành cho bạn.
Mẫu này sắp xếp các khoản phải thu vào các nhóm thời gian quá hạn tiêu chuẩn và phù hợp với các định dạng kế toán thông dụng, giúp bạn trình bày dữ liệu một cách dễ dàng để xem xét và đưa ra quyết định. Ngoài ra, mẫu này còn hỗ trợ các tính toán như khoản phải thu khó đòi, giúp bạn chuyển từ việc đang theo dõi sang phân tích tài chính.
Sử dụng mẫu này để:
- Phân loại các khoản phải thu vào các nhóm theo thời gian để làm nổi bật rõ ràng rủi ro quá hạn
- Chuẩn bị các báo cáo có cấu trúc sẵn sàng để trình bày cho các bên liên quan hoặc phục vụ cho việc kiểm toán
- Dự đoán các tài khoản khó đòi dựa trên thời gian hóa đơn chưa được thanh toán
- So sánh số dư của khách hàng theo các khoảng thời gian để xác định các tài khoản có rủi ro cao
- Duy trì định dạng gọn gàng, chuẩn hóa để báo cáo tài chính nhất quán
⚠️Những hạn chế ở đây tương tự như các giải pháp dựa trên bảng tính khác. Đây là mẫu tĩnh yêu cầu cập nhật thủ công, thiếu quản lý quy trình làm việc và không hỗ trợ cộng tác nhóm theo thời gian thực. Đây là lựa chọn tuyệt vời khi việc trình bày và tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán là ưu tiên hàng đầu của bạn.
💰Phù hợp nhất cho: Các nhóm tài chính và chuyên viên phân tích cần báo cáo phân loại theo thời gian thanh toán có cấu trúc để ra quyết định, kiểm toán hoặc trình bày cho các bên liên quan.
Cách sử dụng các mẫu theo dõi thời gian quá hạn hóa đơn
Tải xuống mẫu là việc đơn giản. Giá trị thực sự nằm ở việc bạn sử dụng nó một cách nhất quán để theo dõi, xem xét và xử lý các hóa đơn quá hạn. Một vài quyết định nhỏ trong quá trình thiết lập có thể biến nó thành một hệ thống mà nhóm của bạn tin cậy sử dụng hàng tuần.
- Xác định các phạm vi thời gian: Cài đặt các phạm vi thời gian rõ ràng như Hiện tại, 1–30, 31–60 và hơn thế nữa dựa trên điều khoản thanh toán của bạn
- Nhập đầy đủ thông tin hóa đơn: Nhập thông tin khách hàng, ngày lập hóa đơn, ngày đáo hạn và số tiền để đảm bảo việc đang theo dõi chính xác
- Cài đặt tính toán các khoản quá hạn: Tự động hóa cách tính toán các khoản chậm trễ để tránh lỗi và sự không nhất quán do thực hiện thủ công
- Tạo chế độ xem theo vai trò: Lọc hóa đơn theo khách hàng, số tiền hoặc trạng thái để mỗi thành viên trong nhóm chỉ nhìn thấy những thông tin quan trọng
- Tự động hóa lời nhắc nhở: Kích hoạt thông báo nhắc nhở khi hóa đơn vượt quá ngưỡng thời gian quá hạn thay vì chỉ dựa vào trí nhớ
- Thực hiện đánh giá hàng tuần: Kiểm tra báo cáo tuổi nợ thường xuyên để phát hiện các trường hợp chậm thanh toán trước khi tình hình trở nên nghiêm trọng
- Tăng tốc quá trình theo dõi bằng AI: Tạo email nhắc nhở và bản tóm tắt để duy trì sự nhất quán trong giao tiếp
📌 Lợi thế của ClickUp: Tự động hóa quy trình theo dõi
Hầu hết các nhóm chỉ dừng lại ở việc gửi nhắc nhở. Vẫn cần có người kiểm tra hóa đơn, quyết định việc cần làm tiếp theo và cập nhật bảng theo dõi. Trong trường hợp này, tính năng tự động hóa của ClickUp thực sự phát huy hiệu quả.
Bạn có thể cài đặt các quy tắc như: khi một hóa đơn chuyển sang nhóm 31–60 ngày, gán nó cho chủ tài khoản, tăng mức độ ưu tiên và đăng bình luận theo dõi.
Nếu quá hạn 60 ngày, hãy chuyển lên cấp trên hoặc kích hoạt email cập nhật tự động. Những nhắc nhở này giúp công việc tiến triển mà không cần thực hiện các bước thủ công.
Với các mẫu tự động hóa có sẵn hoặc Trình tạo tự động hóa AI, bạn có thể cài đặt hệ thống này chỉ trong vài phút. Khi hệ thống đã hoạt động, các hóa đơn sẽ không bị bỏ ngỏ giữa các lần xem xét. Chúng sẽ tự động tiến hành các bước theo dõi, phân công quyền sở hữu và nâng cấp xử lý dựa trên các điều kiện thực tế, mà không cần ai đang theo dõi từng bước một.
📚 Xem thêm: Nắm vững quy trình theo dõi hóa đơn với ClickUp
Theo dõi hóa đơn và nhận thanh toán nhanh hơn với ClickUp
Vấn đề thực sự trong việc theo dõi hóa đơn không chỉ nằm ở việc đang theo dõi mà còn ở sự phân mảnh công việc trên nhiều công cụ không kết nối với nhau. Sự phân mảnh này khiến bạn luôn phải làm việc mà không có đầy đủ bối cảnh.
Việc liên tục phải chuyển đổi giữa các tác vụ này làm chậm quá trình thu hồi nợ, dẫn đến công việc trùng lặp và khiến việc duy trì một nguồn thông tin chính xác trở nên bất khả thi. Kết quả là nhóm của bạn phải dành nhiều thời gian hơn để tìm kiếm thông tin thay vì thực sự thu hồi được các thanh toán.
ClickUp giải quyết vấn đề này nhờ không gian làm việc AI tích hợp. Đây là một nền tảng duy nhất nơi các dự án, tài liệu, cuộc hội thoại và phân tích được kết hợp cùng với AI bối cảnh, giúp hiểu rõ công việc của bạn.
Thay vì chỉ là một danh sách tĩnh các khoản thanh toán quá hạn, bạn sẽ có một luồng làm việc kết nối và tự động hóa. Xem các hóa đơn quá hạn, xem các công việc liên quan, xem lại lịch sử giao tiếp với khách hàng và truy cập các hợp đồng gốc — tất cả đều không cần rời khỏi ClickUp. Đây chính là cách bạn chuyển từ việc chủ động thu hồi nợ sang quản lý dòng tiền chủ động.
Bắt đầu quản lý dòng tiền với đầy đủ thông tin bằng cách đăng ký dùng thử miễn phí ClickUp ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp
Sự khác biệt giữa việc theo dõi tuổi tài khoản nợ phải thu và tuổi tài khoản nợ phải trả là gì?
Bảng theo dõi tuổi nợ phải thu giúp theo dõi số tiền khách hàng còn nợ doanh nghiệp của bạn, hỗ trợ bạn quản lý dòng tiền vào. Bảng theo dõi tuổi nợ phải trả giúp theo dõi số tiền doanh nghiệp của bạn còn nợ nhà cung cấp, giúp bạn quản lý dòng tiền ra và tránh các khoản phí trễ hạn.
Các nhóm nên xem xét báo cáo tuổi hóa đơn bao lâu một lần?
Hầu hết các nhóm tài chính đều xem xét báo cáo tuổi nợ hàng tuần để theo dõi các hóa đơn quá hạn trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng. Tuy nhiên, các doanh nghiệp kinh doanh có khối lượng giao dịch lớn có thể thấy việc xem xét hàng ngày hiệu quả hơn.
Tôi có thể theo dõi thời gian quá hạn của hóa đơn mà không cần sử dụng bảng tính Excel không?
Đúng vậy, bạn có thể tải xuống các mẫu theo dõi thời gian quá hạn hóa đơn với các tính năng mạnh mẽ mà bảng tính không có từ các nền tảng quản lý công việc như ClickUp. Các tính năng này bao gồm các tự động hóa nhắc nhở, tính năng cộng tác thời gian thực cho nhóm của bạn và các thông tin chi tiết được hỗ trợ bởi AI để đẩy nhanh quy trình làm việc của bạn.