Trung bình, các doanh nghiệp nhỏ ở Mỹ được thanh toán sau 8,2 ngày kể từ ngày đáo hạn.
Điều này không lý tưởng khi bạn cố gắng đóng sổ, đạt mục tiêu hoặc duy trì hoạt động. Ngoài áp lực tài chính, việc chậm thanh toán làm tăng rủi ro tín dụng, gián đoạn luồng tiền và làm mệt mỏi các nhóm vốn đã căng thẳng.
Tuy nhiên, việc triển khai AI trong quy trình thanh toán có thể giúp tăng tốc độ và mang lại cho bạn sự kiểm soát và hiển thị tốt hơn trong các hoạt động tài chính.
Trong bài đăng trên blog này, chúng tôi sẽ phân tích những lợi ích cụ thể của việc sử dụng AI trong quản lý tài khoản phải thu (AR) và các công cụ tốt nhất để hiện đại hóa quy trình AR của bạn. (Cảnh báo spoiler: Đó là ClickUp, và chúng tôi sẽ cho bạn biết lý do!)
⭐️ Mẫu nổi bật
Mẫu Kế hoạch hành động tài khoản phải thu của ClickUp là một công cụ hữu ích để theo dõi tiến độ quản lý các khoản phải thu của công ty bạn. Nó cho phép bạn nhanh chóng xác định và giải quyết bất kỳ vấn đề nào có thể gây ra sự chậm trễ trong thanh toán, đảm bảo luồng tiền mặt của bạn luôn ổn định và dễ dự đoán.
Tài khoản phải thu (AR) là gì và tại sao nó lại là một trở ngại
Tài khoản phải thu là các khoản thanh toán đúng hạn mà công ty mong đợi từ khách hàng cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp. Nó thể hiện tiền mặt vào như một tài sản lưu động trên bảng cân đối kế toán.
Thu hồi AR kịp thời cải thiện quản lý luồng tiền, giúp doanh nghiệp trang trải chi phí, thanh toán cho nhà cung cấp và tài trợ cho sự phát triển. Mặt khác, sự chậm trễ có thể dẫn đến thiếu hụt tiền mặt, bỏ lỡ cơ hội và phụ thuộc vào nguồn tài chính bên ngoài.
Các vấn đề thường gặp trong tài khoản phải thu
Quản lý tài khoản phải thu có vẻ đơn giản: gửi hóa đơn, thu các khoản thanh toán còn tồn đọng và đối chiếu. Tuy nhiên, quá trình này thường chậm, thủ công và phản ứng chậm, dẫn đến các tắc nghẽn tổ chức tốn kém.
Theo Xero Small Business Insights (XSBI) , chỉ cần chậm thanh toán hóa đơn một ngày cũng dẫn đến sự gia tăng 1,1% khoản vay của các doanh nghiệp nhỏ trong quý đó, tương đương khoảng 278,7 tỷ đô la nợ bổ sung trên toàn thị trường.
Các công ty có khoản thanh toán chậm từ 7 đến 8 ngày làm tăng mức vay lên 6,8%. Điều này gây áp lực lên vốn lưu động và làm tăng sự phụ thuộc vào tín dụng ngắn hạn với lãi suất cao.
Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ không tìm đến ngân hàng khi gặp vấn đề về luồng tiền mặt. Thay vào đó, họ vay từ các tổ chức cho vay phi ngân hàng với lãi suất cao hơn và chu kỳ trả nợ ngắn hơn, khiến áp lực tài chính của họ ngày càng gia tăng theo thời gian.
Quy trình làm việc thủ công chỉ làm mọi việc trở nên tồi tệ hơn. Nhiều nhóm vẫn:
- Gửi nhắc nhở chậm trễ hoặc không nhất quán
- Dựa vào bảng tính để theo dõi dữ liệu hóa đơn quá hạn
- Thiếu quy trình chuyển cấp tự động
Kết quả là, việc thu nợ chậm, mối quan hệ với khách hàng căng thẳng và DSO (số ngày bán hàng chưa thu) tăng vọt. Các nhóm tài chính cũng gặp khó khăn trong việc xác định các tài khoản rủi ro cao hoặc số tiền thực tế có thể thu được trong 30 ngày tới.
Sự thiếu hiển thị này có thể dẫn đến việc bỏ lỡ thời hạn thanh toán, trì hoãn đầu tư và những bất ổn vào phút chót.
AI trong kế toán có thể thay đổi điều này. Bạn có thể áp dụng tự động hóa và trí tuệ nhân tạo vào quy trình AR để kiểm soát, tăng tốc độ và hiểu rõ hơn, từ đó đạt được lợi ích tối đa.
👀 Bạn có biết? Các doanh nghiệp trên khắp Vương quốc Anh lãng phí khoảng 56,4 triệu giờ để theo đuổi các khoản thanh toán chưa thanh toán.
Cách sử dụng AI trong tài khoản phải thu
Mặc dù thời hạn thanh toán dài hơn có thể thu hút khách hàng, nhưng điều này thường đi kèm với rủi ro nợ và luồng tiền mặt tăng cao.
Đó là lý do tại sao quản lý tài khoản phải thu một cách chiến lược là cần thiết. Bạn nên chủ động gửi hóa đơn cho khách hàng và tạo một hệ thống nhắc nhở thanh toán bất chấp dòng thời gian kéo dài.
Các mô hình AI và học máy (ML) xử lý lượng lớn dữ liệu nội bộ và bên ngoài, chẳng hạn như hành vi của khách hàng và lịch sử thanh toán, để phát hiện các mẫu, đưa ra dự đoán và tạo ra các đề xuất.
Bạn có thể truy cập các quy trình AR hiệu quả, khuyến khích thanh toán đúng hạn và mở rộng quy mô mà không làm gián đoạn hoạt động tài chính.
Dưới đây là một số trường hợp sử dụng thực tế cho thấy công cụ AI trong kế toán mang lại sự khác biệt:
1. Tạo và quản lý hóa đơn
Việc lập hóa đơn thủ công làm chậm trễ việc thu tiền trước khi bạn đến giai đoạn theo dõi. Một lỗi đánh máy hoặc ngày đáo hạn không chính xác có thể làm chậm trễ thanh toán hàng tuần và kích hoạt các cuộc trao đổi không cần thiết với khách hàng.
Sử dụng các giải pháp AI thay đổi điều này bằng cách làm cho quá trình xử lý hóa đơn chính xác, linh hoạt và nhanh chóng.
🔍 Bạn có thể sử dụng tính năng tạo hóa đơn tự động để:
- Trích xuất chi tiết thanh toán từ hợp đồng, đơn đặt hàng và mục nhập CRM để tự động tạo hóa đơn với ít thao tác thủ công nhất. Học hỏi từ lịch sử thanh toán trước đó và tự động áp dụng thuế suất, điều khoản giảm giá hoặc hướng dẫn thanh toán phù hợp dựa trên lịch sử của khách hàng
- Đánh dấu dữ liệu thiếu, lỗi định dạng hoặc mâu thuẫn trước khi gửi hóa đơn, giảm khả năng xảy ra tranh chấp
📌 Sử dụng các công cụ AI tích hợp với ERP của bạn để kích hoạt tạo/lập hóa đơn khi một công việc được đánh dấu là hoàn thành hoặc một lô hàng được xác nhận. Điều này giúp thu hẹp khoảng cách giữa việc cung cấp dịch vụ và thanh toán.
📖 Cũng nên đọc: Ví dụ và định dạng sổ cái chung cho kế toán
2. Dự đoán thanh toán và đánh giá rủi ro
Việc biết phải theo dõi ai và khi nào có thể gây nhầm lẫn cho các quy trình AR. Không phải tất cả khách hàng đều hành xử giống nhau. Một số khách hàng luôn thanh toán đúng hạn, một số khác thường xuyên cần nhắc nhở, và một số ít chỉ thanh toán sau khi được chuyển lên cấp trên.
Thông thường, việc xác định các mẫu này có nghĩa là phải đào sâu vào các báo cáo quá hạn và dựa vào các giả định. Nhưng AI thay đổi điều đó bằng cách biến dữ liệu thanh toán thô thành thông tin chi tiết rõ ràng, có tính dự báo.
🔍 Đây là cách nó giúp bạn:
- Tiến hành phân tích dự đoán về hành vi thanh toán trong quá khứ, xu hướng ngành và dữ liệu tín dụng bên ngoài để dự báo thời điểm thanh toán của một khách hàng cụ thể
- Gán điểm rủi ro theo thời gian thực cho mỗi khách hàng hoặc hóa đơn, nêu rõ những tài khoản có xu hướng chậm thanh toán bằng cách sử dụng ML
- Mô phỏng cách sự chậm trễ từ các khách hàng quan trọng có thể ảnh hưởng đến tính thanh khoản tổng thể và quản lý luồng tiền
📌 Nhóm tài chính có thể ưu tiên thu nợ, xây dựng dự trữ hoặc đàm phán lại các điều khoản trước khi khủng hoảng tiền mặt xảy ra nhờ các dự đoán chính xác.
⭐️ Nghiên cứu điển hình: Phân tích dự đoán để định hướng các nỗ lực thu hồi
Một nhà sản xuất ống nhựa PVC hàng đầu đang phải đối mặt với một thách thức ngày càng lớn: số lượng tài khoản quá hạn ngày càng tăng, làm tắc nghẽn luồng tiền và gây căng thẳng cho hoạt động kinh doanh. Các quy trình thu nợ truyền thống không theo kịp và nhóm tài chính cần một cách thông minh hơn để xác định những tài khoản cần được xử lý khẩn cấp.
Để giải quyết vấn đề này, họ đã hợp tác với Nitor Infotech để triển khai hệ thống phân tích dự đoán dựa trên AI/ML. Bước đầu tiên là hợp nhất dữ liệu bán hàng và thanh toán trong nhiều năm vào một kho dữ liệu trung tâm. Với nền tảng này, AI có thể phân tích các mẫu hành vi của khách hàng và đánh dấu các tài khoản rủi ro cao, giúp nhóm có chế độ xem rõ ràng về nơi cần tập trung nỗ lực thu hồi.
Tác động là rất đáng kể. Chỉ trong vòng 24 tuần, công ty đã giảm 75% các khoản phải thu và cắt giảm thời gian thanh toán trung bình xuống còn 20 ngày. Quá trình phản ứng chậm chạp, tốn thời gian trước đây đã trở thành một chiến lược chủ động được hỗ trợ bởi AI, giúp dòng tiền lưu thông hiệu quả hơn và giải phóng nhóm tài chính để tập trung vào tăng trưởng thay vì theo đuổi các khoản thanh toán.
3. Tự động hóa việc theo dõi và thu nợ
Theo dõi các hóa đơn quá hạn là một trong những công việc lặp đi lặp lại và tốn thời gian nhất trong AR. Công việc này đòi hỏi sự nhất quán, thời gian chính xác và giọng điệu phù hợp. AI giúp cá nhân hóa và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc theo dõi, thay thế cho các tin nhắn chung chung hoặc bảng tính.
🔍 Nó giúp bạn:
- Cá nhân hóa thời gian và cách thức theo dõi dựa trên dữ liệu khách hàng (nếu khách hàng trả lời email vào thứ Ba, hãy gửi nhắc nhở tương ứng)
- Điều chỉnh giao tiếp dựa trên cảm xúc và lịch sử của khách hàng—nhắc nhở thân thiện cho khách hàng thường xuyên và nhắc nhở nghiêm khắc cho khách hàng thường xuyên chậm thanh toán
- Sắp xếp lại hàng đợi theo dõi đơn đặt hàng để các hóa đơn có giá trị cao hoặc có rủi ro được xử lý trước tiên
📌 Hãy để AI chuyển tiếp các công việc cần theo dõi dựa trên các kích hoạt như 'tài khoản quá hạn 5 ngày' hoặc 'không có phản hồi sau hai lần nhắc nhở'. Hệ thống có thể phân công công việc hoặc gửi email để nhóm tài khoản phải thu của bạn có thể tập trung vào các vấn đề khẩn cấp hơn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể sử dụng Tự động hóa AI tùy chỉnh của ClickUp để gửi nhắc nhở tự động đến các kênh và nhóm khách hàng dựa trên ngày đáo hạn và tiêu chí cụ thể. Dưới đây là cách các đại lý AI có thể giúp bạn:
- Nhắc nhở tự động: Bạn có thể thiết lập một Đại lý AI để theo dõi ngày đáo hạn hoặc Trường Tùy chỉnh (như "Ngày đáo hạn thanh toán") trên các công việc hoặc hồ sơ của khách hàng. Đại lý sau đó có thể tự động gửi nhắc nhở (qua bình luận, tin nhắn trò chuyện hoặc email) khi đến hạn thanh toán hoặc quá hạn thanh toán
- Kích hoạt tùy chỉnh: Có thể cấu hình các đại lý để kích hoạt các hành động dựa trên thay đổi trạng thái công việc, Trường Tùy chỉnh hoặc ngày tháng — lý tưởng cho việc theo dõi thanh toán
- Tích hợp: Nếu bạn sử dụng các công cụ thanh toán bên ngoài (như Stripe, QuickBooks, v.v.), bạn có thể tích hợp chúng với ClickUp. Sau đó, các AI Agent có thể hành động dựa trên các cập nhật trạng thái thanh toán từ các công cụ này
Tìm hiểu cách thiết lập các tác nhân này trong video giải thích của Ken, một trong những giám đốc sản phẩm của ClickUp:
👀 Bạn có biết? Giảm một ngày chậm thanh toán sẽ tăng tổng luồng tiền mặt của các công ty EU lên 0,9% và tiết kiệm cho họ 158 triệu euro chi phí tài chính.
4. Quản lý và giải quyết tranh chấp
Một lỗi trong mục hàng hoặc điều khoản đơn đặt hàng bị bỏ sót có thể khiến thanh toán bị trì hoãn trong nhiều tuần. Tệ hơn nữa, các tranh chấp thường không được phát hiện cho đến khi khách hàng nêu ra vấn đề, và đến lúc đó, luồng tiền đã bị ảnh hưởng.
AI phát hiện và ngăn chặn tranh chấp trước khi chúng xảy ra, đồng thời điều chỉnh cách các nhóm quản lý và giải quyết tranh chấp khi chúng xảy ra.
🔍 Bạn có thể sử dụng nó để:
- Xác định các nguyên nhân tranh chấp thường xuyên từ dữ liệu lịch sử như vấn đề về số lượng sản phẩm, sai lệch hóa đơn, v.v. và đánh dấu trước các hóa đơn có rủi ro cao
- Quét email hoặc phiếu hỗ trợ để phát hiện giọng điệu thất vọng, cho phép chuyển cấp hoặc giải quyết nhanh hơn
- Chuyển tranh chấp đến các bên liên quan nội bộ phù hợp và đề xuất các biện pháp giải quyết dựa trên kết quả trong quá khứ
📌 Giải quyết nhanh hơn giúp giảm DSO và cải thiện sự hài lòng của khách hàng — hai kết quả thường khó cân bằng.
📖 Cũng nên đọc: Mẫu kế toán miễn phí trong Excel và ClickUp
5. Dự báo luồng tiền
Luồng tiền mặt quyết định khả năng hoạt động, phát triển và trả lương cho nhóm của bạn. Tuy nhiên, các phương pháp dự báo truyền thống như bảng tính và mô hình tĩnh không thể theo kịp hành vi thay đổi của khách hàng hoặc sự bất ổn kinh tế.
AI cung cấp một cách để chuyển từ kế hoạch hồi cứu và phản ứng sang dự báo thời gian thực, dựa trên dữ liệu.
🔍 Cách nó giúp:
- Kết hợp báo cáo quá hạn, mẫu thanh toán, trạng thái hóa đơn và xu hướng vĩ mô
- Tự động điều chỉnh dự báo khi có hóa đơn mới hoặc thanh toán mới
- Mô phỏng các thay đổi như điều gì sẽ xảy ra nếu 10 khách hàng hàng đầu thanh toán chậm 5 ngày và xem tác động xuống các khâu tiếp theo
📌 Xây dựng bảng điều khiển hỗ trợ AI để theo dõi dòng tiền dự kiến và thực tế, đồng thời thiết lập cảnh báo cho bất kỳ sai lệch lớn nào.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Xây dựng bảng điều khiển dựa trên AI không chỉ theo dõi các khoản thanh toán dự kiến và thực tế mà còn giải thích lý do đằng sau các con số. Với Thẻ AI trong Bảng điều khiển ClickUp, bạn có thể thêm các tiện ích tự động tóm tắt xu hướng, đánh dấu các điểm bất thường hoặc thậm chí soạn thảo các thông tin chi tiết bằng tiếng Anh đơn giản ngay trong bảng điều khiển của mình. Thay vì phải xem xét báo cáo thủ công, bạn sẽ nhận được các cảnh báo chủ động và bối cảnh, để có thể hành động nhanh chóng khi có sự khác biệt quan trọng.
Lợi ích của việc sử dụng AI trong tài khoản phải thu
Khi chu kỳ thanh toán kéo dài và chi phí hoạt động tăng cao, các nhóm tài chính phải gấp rút làm nhiều việc hơn với ít nguồn lực hơn. AI biến các quy trình tài khoản phải thu thủ công thành các hệ thống chủ động, dựa trên thông tin chi tiết.
Dưới đây là một số lợi ích của AI trong hoạt động tài khoản phải thu:
- Giảm thời gian thu tiền (DSO) bằng cách xác định và ưu tiên các hóa đơn có nguy cơ chậm thanh toán cao nhất
- Mở rộng quy mô hiệu quả bằng cách xử lý nhiều hóa đơn hơn mà không cần tăng nhân sự
- Tăng khả năng hiển thị bằng cách hợp nhất trạng thái hóa đơn, hành vi khách hàng, dữ liệu tài chính và dự báo trong một bảng điều khiển duy nhất
- Tiến hành đánh giá rủi ro tín dụng bằng cách chỉ định điểm rủi ro động và phát hiện xu hướng thanh toán sớm
- Giải phóng nhân lực trong nhóm bằng cách tự động hóa các công việc thường ngày như nhắc nhở, chuyển cấp và nhập dữ liệu
👀 Bạn có biết? Chỉ 44% doanh nghiệp đã tự động hóa quy trình tài khoản phải thu để cải thiện hiệu quả tài chính.
Các công cụ AI tốt nhất cho tài khoản phải thu
Các công cụ tự động hóa tài khoản phải thu phù hợp có thể giúp bạn thu và theo dõi thanh toán dễ dàng hơn.
Dưới đây là ba công cụ mang lại tự động hóa thông minh và thông tin dự đoán cho hoạt động AR của bạn:
1. Versapay
Versapay kết hợp tự động hóa AR với các tính năng hợp tác với khách hàng để giúp các doanh nghiệp đẩy nhanh thanh toán và cải thiện tính minh bạch.
Sử dụng Versapay để:
- Áp dụng học máy để tự động hóa các ứng dụng tiền mặt và khớp thanh toán với các khoản chuyển tiền
- Dự đoán rủi ro thanh toán dựa trên hành vi của khách hàng và lịch sử tranh chấp
- Tổ chức thu nợ với tính năng bình luận và cổng thông tin khách hàng tích hợp sẵn
📖 Cũng nên đọc: Mẫu hóa đơn thương mại miễn phí để đơn giản hóa việc thanh toán
2. HighRadius
HighRadius cung cấp một bộ công cụ toàn diện được hỗ trợ bởi AI cho Văn phòng Giám đốc tài chính, tập trung mạnh mẽ vào tự động hóa tài khoản phải thu và quản lý luồng tiền mặt tốt hơn.
Dưới đây là cách nó có thể giúp bạn:
- Dự đoán ngày thanh toán bằng các mô hình hành vi nâng cao
- Tăng tốc giải quyết tranh chấp với các phản hồi và hướng dẫn được đề xuất bởi AI
- So khớp các khoản chuyển tiền với hóa đơn trên các định dạng và nguồn khác nhau
3. ClickUp
ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc, cung cấp cho bạn khả năng hiển thị hoàn toàn trạng thái thanh toán và thông tin tài khoản mà không cần xử lý nhiều bảng tính hoặc các công cụ không kết nối với nhau.
ClickUp cho nhóm tài chính
Với ClickUp cho Tài chính, bạn có thể:
- Tính số ngày quá hạn của các khoản phải thu bằng cách sử dụng ngày đáo hạn và ngày hoàn thành trong Trường Tùy chỉnh
- Đánh dấu các hóa đơn vượt quá ngưỡng thời gian quá hạn trung bình của công ty bằng cách kết hợp các cảnh báo tự động và thông tin chi tiết từ AI trên Bảng điều khiển ClickUp
- Dự báo tác động tiềm năng đến dòng tiền hàng tháng dựa trên số dư chưa thanh toán và dữ liệu tài chính tổng thể. Ví dụ: Trường Tùy chỉnh trong ClickUp cho phép bạn theo dõi các điểm dữ liệu như số xử lý hóa đơn, trạng thái thanh toán, tên khách hàng, số tiền đến hạn và hơn thế nữa để hiểu rõ hơn bối cảnh
- Bạn cũng có thể thêm Trường Công thức để thực hiện tính toán thời gian thực trong không gian làm việc của mình. Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm tài chính đã quen với logic bảng tính
Bạn có thể quản lý thông tin này trong Chế độ xem bảng ClickUp, giống như một bảng tính (chỉ với chức năng tốt hơn). Mỗi hàng chuyển thành một nhiệm vụ và mỗi cột trở thành một trường dữ liệu trực tiếp mà bạn có thể thực hiện trực tiếp. Các nhóm tài khoản phải thu có thể quản lý trạng thái hóa đơn, cập nhật ghi chú thanh toán và chỉ định nhiệm vụ theo dõi.
ClickUp Brain
Các nhóm AR cũng có thể chỉ cần viết truy vấn của họ vào ClickUp Brain thay vì phải thực hiện các phép tính số dài dòng và phân tích thủ công!
ClickUp Brain là trợ lý AI tích hợp của ClickUp, có thể hiểu các nhiệm vụ, tài liệu và giao tiếp với khách hàng của bạn. Bạn có thể yêu cầu nó tóm tắt lịch sử thanh toán của khách hàng, tạo email theo dõi hoặc đánh dấu các hóa đơn chưa được xử lý trong một tuần.
Ví dụ: nếu một khách hàng có ba hóa đơn chưa thanh toán, ClickUp Brain có thể soạn thảo một email tham chiếu các thông tin liên lạc trước đó, ngày đáo hạn và số tiền. Bạn có thể theo dõi khách hàng bằng lời nhắc thanh toán được cá nhân hóa trong vài giây.
📌 Bạn vẫn đang dựa vào ChatGPT hoặc bất kỳ LLM nào khác để thực hiện các quy trình tài khoản phải thu? Giờ đây, bạn có thể sử dụng ChatGPT, Gemini và Claude, tất cả từ trong ClickUp Brain thay vì phải chuyển đổi giữa các ứng dụng.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn muốn bỏ qua các bước thiết lập phức tạp và bắt đầu quản lý các quy trình AR ngay lập tức, Mẫu hóa đơn ClickUp là cách nhanh nhất. Đây là thiết lập Danh sách công việc plug-and-play được thiết kế đặc biệt cho các nhóm tài chính và chủ doanh nghiệp muốn theo dõi, gửi và giám sát hóa đơn từ bảng điều khiển tập trung mà không cần xây dựng hệ thống từ đầu.
Tự động hóa ClickUp
Tự động hóa ClickUp cung cấp một thiết lập tuyệt vời cho các công việc lặp đi lặp lại hoặc tẻ nhạt. Tiến hành công việc bằng cách thiết lập các điều kiện và kích hoạt tự động thực hiện các hành động trong toàn bộ quy trình AR của bạn.
Ví dụ: bạn có thể tạo quy trình làm việc với ClickUp Automations để tự động gửi email do ClickUp Brain soạn thảo cho khách hàng và yêu cầu thanh toán một cách chuyên nghiệp.
Bạn có thể sử dụng Tự động hóa ClickUp để:
- Tự động thay đổi trạng thái công việc dựa trên ngày đáo hạn hoặc xác nhận thanh toán
- Chuyển lên cấp trên nếu khách hàng không phản hồi trong một kỳ nhất định
- Thêm công việc con hoặc nhận xét dựa trên thẻ rủi ro hoặc giá trị hóa đơn
- Thông báo cho quản lý khi các tài khoản quan trọng vượt quá thời hạn thanh toán
📮ClickUp Insight: Gần đây, chúng tôi phát hiện ra rằng khoảng 33% nhân viên tri thức gửi tin nhắn cho 1 đến 3 người mỗi ngày để tìm kiếm thông tin cần thiết. Nhưng nếu bạn có tất cả thông tin được ghi chép và sẵn sàng sử dụng thì sao?
Với Trình quản lý kiến thức AI của ClickUp Brain, việc chuyển đổi bối cảnh trở thành dĩ vãng. Chỉ cần đặt câu hỏi ngay từ không gian làm việc của bạn, ClickUp Brain sẽ lấy thông tin từ không gian làm việc và/hoặc các ứng dụng bên thứ ba được kết nối!
Bảng điều khiển ClickUp
Để theo dõi dòng tiền vào, dòng tiền ra, các khoản phải trả và các khoản phải thu, bạn có thể tạo Bảng điều khiển ClickUp tùy chỉnh phản ánh chính xác những gì nhóm của bạn cần xem. Bảng điều khiển lấy dữ liệu trực tiếp từ quy trình công việc của bạn, vì vậy ngay khi trạng thái, nhiệm vụ hoặc xác nhận thanh toán của bạn thay đổi, nó sẽ được phản ánh trong báo cáo của bạn.
Với Bảng điều khiển ClickUp, bạn có thể theo dõi:
- Số dư chưa thanh toán theo trạng thái, thời gian quá hạn hoặc người thu nợ
- Số hóa đơn đang được chuyển lên cấp trên, theo dõi hoặc đã được giải quyết
- Xu hướng thu nợ theo tuần, khu vực hoặc loại khách hàng
- Mức trung bình DSO và tỷ lệ thu nợ so với mục tiêu
Trên thực tế, Bảng điều khiển ClickUp rất phù hợp trong các cuộc họp đánh giá AR hoặc khi các giám đốc điều hành cần có cái nhìn tổng quan nhanh về hiệu suất các khoản phải thu.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp University để tiết kiệm thời gian và đào tạo nhân viên của bạn. Làm việc trong hệ sinh thái ClickUp cho phép bạn truy cập các hướng dẫn thú vị và thành thạo các công cụ thiết yếu.
Trong khi bảng điều khiển trực quan trong ClickUp chuẩn hóa các chỉ số KPI tài chính của bạn, bạn cũng có thể tổ chức việc xử lý thông tin của mình.
Biểu mẫu ClickUp
Biểu mẫu ClickUp chuẩn hóa các nhiệm vụ hoặc yêu cầu theo dõi trước khi chúng được đưa vào quy trình. Bạn có thể tạo biểu mẫu cho các nhóm nội bộ để gửi yêu cầu hóa đơn, với các trường bắt buộc như tên khách hàng, số tiền hóa đơn, ngày đáo hạn, tham chiếu PO và thông tin liên hệ.
Mỗi bài nộp/gửi trong Biểu mẫu ClickUp sẽ tự động chuyển thành Nhiệm vụ ClickUp. Sau đó, nhiệm vụ sẽ được giao cho người phù hợp với tất cả thông tin cần thiết đã được chuẩn bị sẵn.
Các nhóm AR có thể sử dụng Biểu mẫu ClickUp để:
- Tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ các cuộc trao đổi xác minh qua lại
- Kích hoạt các tự động hóa cụ thể dựa trên thông tin nhập vào biểu mẫu (ví dụ: tự động phân công hóa đơn có giá trị cao cho nhân viên thu nợ cấp cao)
- Liên kết các bài nộp/gửi biểu mẫu với quy trình công việc tùy chỉnh để chuyển lên cấp trên hoặc phê duyệt
Tài liệu ClickUp
Tài liệu ClickUp cung cấp cho nhóm tài khoản phải thu của bạn một không gian tập trung cho mọi thứ họ cần để duy trì tính nhất quán.
Lưu trữ các tài liệu hướng dẫn, mẫu email theo dõi, hướng dẫn giải quyết tranh chấp và chính sách chuyển cấp trong Tài liệu. Những tài liệu này có thể được liên kết trực tiếp với các công việc, giúp mọi người thống nhất về ngôn ngữ và quy trình.
Ví dụ: để nghiên cứu công việc tranh chấp của khách hàng, nhân viên thu nợ được phân công có thể truy cập tài liệu thích hợp và theo dõi các thay đổi trong quy trình bằng cách sử dụng lịch sử phiên bản.
Tích hợp ClickUp
Bạn thu thập thông tin hóa đơn qua Biểu mẫu, quản lý công việc bằng Trường Tùy chỉnh và Tự động hóa, theo dõi tiến độ trong Bảng điều khiển, sử dụng Tài liệu để đảm bảo tính nhất quán và kết nối hệ thống tài chính của bạn qua Tích hợp ClickUp.
Ví dụ: ClickUp tích hợp với QuickBooks để đồng bộ hóa hoạt động hóa đơn với quản lý công việc. Khi một hóa đơn mới được phát hành trong QuickBooks, một nhiệm vụ tương ứng có thể được tự động tạo trong ClickUp, kèm theo điều khoản thanh toán, chi tiết khách hàng và thời hạn theo dõi.
Sau khi nhận được thanh toán, công việc có thể được tự động đánh dấu là hoàn thành, giúp quy trình làm việc của bạn luôn cập nhật.
Thông tin này cũng được phản hồi lại vào ClickUp Brain, có thể:
- Soạn thảo các thư nhắc nhở cá nhân hóa cho các hóa đơn chưa thanh toán dựa trên dữ liệu đồng bộ
- Tóm tắt xu hướng hành vi thanh toán của khách hàng được trích xuất từ QuickBooks
- Đề xuất các hành động dựa trên dữ liệu quá hạn hoặc các vấn đề thanh toán định kỳ
ClickUp tạo thành một quy trình AR hoàn chỉnh với các tính năng xử lý thanh toán nhanh hơn.
Arnold Rogers, giám đốc hỗ trợ khách hàng tại Launch Control, đồng ý:
Chúng tôi đã tích hợp với Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, v.v. Điều này cho phép chúng tôi theo dõi tài chính, duy trì khách hàng, báo cáo và chi tiết khách hàng trong một không gian, vì chúng tôi có thể lấy thông tin từ tất cả các công cụ mà chúng tôi sử dụng và tổng hợp chúng trong ClickUp để dễ sử dụng mà không cần sự tham gia của tất cả các bộ phận và mất thời gian của họ.
Chúng tôi đã tích hợp với Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, v.v. Điều này cho phép chúng tôi theo dõi tài chính, duy trì khách hàng, báo cáo và chi tiết khách hàng trong một không gian, vì chúng tôi có thể lấy thông tin từ tất cả các công cụ mà chúng tôi sử dụng và tổng hợp chúng trong ClickUp để dễ sử dụng mà không cần sự tham gia của tất cả các bộ phận và mất thời gian của họ.
Cách bắt đầu sử dụng AI trong quản lý tài khoản phải thu
Áp dụng AI tạo ra nội dung không có nghĩa là thay thế toàn bộ hệ thống tài khoản phải thu của bạn. Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ bằng cách tự động hóa các công việc có độ ma sát cao nhất.
Dưới đây là danh sách công việc nhanh chóng mà các nhóm AR có thể áp dụng AI vào hệ thống hiện có để thu tiền thanh toán kịp thời:
| Công việc hoặc thách thức | Giải pháp được hỗ trợ bởi AI |
| Theo dõi các khoản thanh toán quá hạn | Kích hoạt các hoạt động theo dõi dựa trên ngày đáo hạn hoặc hành vi của khách hàng |
| Bài nộp/gửi hóa đơn chậm trễ hoặc không đầy đủ | Chuẩn hóa dữ liệu đầu vào với các biểu mẫu nhập liệu có cấu trúc |
| Thiếu hiển thị về hiệu suất AR | Sử dụng bảng điều khiển thời gian thực để theo dõi thời gian quá hạn, DSO và các trường hợp leo thang |
| Xử lý và giải quyết tranh chấp chậm trễ | Tự động chuyển vấn đề và đề xuất hành động dựa trên dữ liệu trong quá khứ |
👀 Bạn có biết? 99% công ty Mỹ được coi là doanh nghiệp nhỏ. Do đó, việc chậm thanh toán ảnh hưởng đến hơn một nửa lực lượng lao động quốc gia.
Đừng để các khoản phải thu biến thành nợ — Quản lý chúng tốt hơn với ClickUp
Không ai muốn dành cả tuần để theo đuổi các hóa đơn chưa thanh toán hoặc các khoản thanh toán chậm. Với AI trong quy trình làm việc của bạn, bạn có thể thay thế các công việc phản ứng bằng các hệ thống chủ động. Kết quả? Bạn lập chiến lược cho quy trình thu nợ và tiết kiệm chi phí đáng kể.
ClickUp là một nền tảng tất cả trong một cung cấp cho bạn bộ công cụ để thực hiện chính xác điều đó. Bạn có thể soạn thảo các bản theo dõi, thiết lập tự động hóa để xử lý các nhắc nhở và chuyển cấp, theo dõi xu hướng thanh toán trong thời gian thực thông qua bảng điều khiển trực tiếp và hơn thế nữa.
Nó tiêu chuẩn hóa quy trình của bạn và giảm bớt công việc thủ công, giúp bạn không còn phải phản ứng với vấn đề mà có thể giải quyết chúng trước khi chúng phát sinh.
Đăng ký ClickUp miễn phí và xây dựng quy trình AR thông minh hơn, nhanh hơn!