Là một doanh nhân hoặc người làm việc tự do, việc lập hóa đơn có thể là một công việc rắc rối, một công việc ngăn cản bạn nhận được phần thưởng tài chính xứng đáng cho công sức của mình. Tuy nhiên, mẫu hóa đơn thương mại phù hợp có thể đơn giản hóa quá trình này, tiết kiệm thời gian và giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn.
Trong bài viết này, chúng tôi đã khám phá 11 mẫu hóa đơn thương mại mạnh mẽ để giúp bạn kiểm soát hóa đơn của mình, để bạn có thể tập trung vào điều thực sự quan trọng—phát triển kinh doanh. 💪
Mẫu hóa đơn thương mại là gì?
Mẫu hóa đơn thương mại là tài liệu sẵn sàng sử dụng giúp lập hóa đơn nhanh chóng và dễ dàng cho các doanh nghiệp. Mẫu này bao gồm tất cả các chi tiết quan trọng bạn cần để lập hóa đơn cho khách hàng, như thông tin của người bán và người mua, số hóa đơn, ngày lập hóa đơn và ngày đáo hạn.
Bạn cũng sẽ tìm thấy danh sách các sản phẩm hoặc dịch vụ đã bán kèm theo mô tả, số lượng, đơn giá và tổng cộng. Nhiều bố cục bao gồm thuế áp dụng, số tiền cuối cùng phải thanh toán và điều khoản thanh toán.
📌Ví dụ: Mẫu hóa đơn đăng ký là lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thành viên phần mềm hoặc dịch vụ phát trực tuyến phương tiện truyền thông. Thay vì liệt kê từng sản phẩm hoặc dịch vụ một lần, hóa đơn này nêu chi tiết thông tin đăng ký như loại gói, thời hạn đăng ký và bất kỳ tính năng bổ sung hoặc tiện ích bổ sung nào.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu bạn lập hóa đơn cho hàng hóa, sẽ rất hữu ích nếu theo dõi những gì người mua đã thực sự nhận được. Ghi chú hàng đã nhận là một công cụ tuyệt vời để đối chiếu hóa đơn thương mại của bạn với các mục hàng đã nhận thực tế.
Điều gì tạo nên một mẫu hóa đơn thương mại tốt?
Mẫu hóa đơn hiệu quả tạo ấn tượng chuyên nghiệp cho trải nghiệm thanh toán, đảm bảo yêu cầu thanh toán của bạn rõ ràng. Dưới đây là những điều cần lưu ý:
- Thông tin đầy đủ, rõ ràng: Chọn mẫu bao gồm tất cả các chi tiết quan trọng, từ thông tin liên hệ của người bán và người mua đến số hóa đơn và ngày tháng, để khách hàng có thể dễ dàng xác minh và xử lý thanh toán
- Chi tiết mục: Tìm mẫu bao gồm cấu trúc phân tích chi phí hàng hóa hoặc dịch vụ kèm theo mô tả, số lượng, đơn giá và tổng cộng, giúp khách hàng hiển thị đầy đủ từng khoản phí
- Điều khoản thanh toán xác định: Chọn mẫu chỉ định ngày đáo hạn, phương thức thanh toán được chấp nhận và bất kỳ khoản phí trả chậm nào áp dụng, cài đặt các kỳ vọng rõ ràng
- Trường thuế và vận chuyển: Chọn mẫu có không gian cho thuế suất, phí vận chuyển hoặc thông tin hải quan, đặc biệt nếu bạn giao dịch với khách hàng quốc tế hoặc có nhu cầu tuân thủ cụ thể
- Bố cục chuyên nghiệp: Sử dụng mẫu có thiết kế gọn gàng, hấp dẫn, dễ đọc và phản ánh sự chuyên nghiệp của bạn
- Bố cục có thể tùy chỉnh: Chọn mẫu cho phép cập nhật nhanh chóng để bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp với các giao dịch khác nhau và ghi lại tất cả các chi tiết liên quan
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Một mẫu tốt sẽ đáp ứng được các yêu cầu cơ bản, nhưng việc tích hợp AI vào kế toán có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả lập hóa đơn bằng cách tự động hóa việc nhập dữ liệu, đánh dấu lỗi và tạo báo cáo tài chính.
11 mẫu hóa đơn thương mại miễn phí
Có nhiều công cụ giúp bạn tạo hóa đơn, nhưng gửi hóa đơn chỉ là bước đầu tiên. Để được thanh toán hiệu quả, bạn phải theo dõi hóa đơn và theo dõi khi cần thiết.
Tuy nhiên, lập hóa đơn chỉ là một phần của bức tranh tổng thể. Để phát triển kinh doanh, bạn cần xem xét song song các đơn đặt hàng và hàng tồn kho hiện có. Và việc quản lý tất cả các quy trình này bằng các công cụ riêng biệt có thể nhanh chóng trở thành một vấn đề đau đầu về mặt hậu cần.
Hãy sử dụng ClickUp. Nền tảng quản lý dự án tất cả trong một này có thể giúp công việc của bạn diễn ra suôn sẻ hơn, bao gồm cả những công việc liên quan đến lập hóa đơn. Nó còn có chức năng như một phần mềm quản lý đơn đặt hàng, giúp bạn theo dõi các cơ hội bán hàng và đảm bảo bạn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu.
Không gian Làm việc của ClickUp có tính năng tự động hóa nhắc nhở thanh toán quá hạn và tích hợp với các công cụ CRM hoặc mẫu sổ cái chung, giúp bạn duy trì hồ sơ tài chính chính xác và cập nhật. Nó cũng có trợ lý AI có thể tạo ra những thông tin chi tiết có thể hành động để giữ cho quy trình lập hóa đơn của bạn đi đúng hướng.
Tuy nhiên, nếu nhu cầu của bạn đơn giản hơn, có nhiều mẫu ngoại tuyến để bạn sử dụng. Cho dù bạn cần một bộ tính năng phong phú hay chỉ cần một định dạng đơn giản, chúng tôi đã tập hợp các mẫu yêu thích của mình dưới đây để giúp bạn tìm thấy mẫu phù hợp nhất.
1. Mẫu hóa đơn ClickUp
Mẫu hóa đơn ClickUp là một trang kiểu Wiki thân thiện với người mới bắt đầu, giúp đơn giản hóa quy trình thanh toán cho các sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đã cung cấp.
Mẫu này có thể tùy chỉnh hoàn toàn, giúp bạn thêm logo công ty, chi tiết liên hệ và thông tin hóa đơn quan trọng như số hóa đơn, ngày thanh toán và ngày đáo hạn. Ngoài ra, còn có không gian dành riêng cho địa chỉ khách hàng và bất kỳ điều khoản hoặc điều kiện thanh toán nào bạn cần bao gồm.
Ngoài ra, bố cục còn có bảng tích hợp sẵn với các cột được định sẵn cho số lượng và giá của các mục. Bạn có thể dễ dàng mở rộng bằng các bảng bổ sung để phù hợp với các dự án lớn hơn hoặc chi tiết hơn.
⚡️Lý tưởng cho: Freelancer quản lý nhiều dự án của khách hàng và muốn tạo hóa đơn chi tiết, chuyên nghiệp
2. Mẫu theo dõi hóa đơn ClickUp
Mẫu theo dõi hóa đơn ClickUp cung cấp cho bạn một cách linh hoạt để theo dõi hóa đơn của mình.
Trong chế độ xem dạng danh sách của mẫu, bạn có thể thêm từng hóa đơn dưới dạng công việc và theo dõi các chi tiết quan trọng như thông tin khách hàng, loại thanh toán và trạng thái (chưa thanh toán, quá hạn hoặc đã thanh toán). Ngoài ra, bằng cách cài đặt ngày đáo hạn cho từng hóa đơn, bạn sẽ luôn biết khi nào cần theo dõi.
Mẫu cấp trung cấp này cũng có tính năng chế độ xem bảng, giúp bạn dễ dàng di chuyển hóa đơn trong quy trình làm việc và sắp xếp mọi thứ theo trạng thái.
Ngoài ra, chế độ xem lịch cho phép bạn hiển thị các ngày đáo hạn sắp tới và bạn có thể điều chỉnh chúng bằng cách kéo các công việc. Cuối cùng, chế độ xem dòng thời gian giúp bạn theo dõi hóa đơn theo khách hàng, cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan rõ ràng về các thời hạn trong thời gian.
Với ClickUp Brain, bạn có thể tự động hóa việc theo dõi hóa đơn hơn nữa, chẳng hạn như thiết lập nhắc nhở khi hóa đơn sắp đến ngày đáo hạn hoặc đã quá hạn. Công cụ hỗ trợ AI này cũng có thể giúp đơn giản hóa các công việc theo dõi, chẳng hạn như thông báo cho các thành viên nhóm hoặc khách hàng có liên quan về các hóa đơn chưa thanh toán.
⚡️Lý tưởng cho: Các cơ quan muốn theo dõi nhiều hóa đơn, thời hạn và trạng thái thanh toán của khách hàng tại một nơi
3. Mẫu yêu cầu báo giá ClickUp
Mẫu báo giá giúp bạn dễ dàng thu thập báo giá chuyên nghiệp từ các nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp tiềm năng. Và Mẫu Yêu cầu Báo giá (RFQ) của ClickUp còn tiến xa hơn, cung cấp trang Wiki thân thiện với người mới bắt đầu để đơn giản hóa quy trình.
Mẫu này bao gồm không gian cho logo, tên và địa chỉ công ty của bạn, cùng với các chi tiết quan trọng như ngày, số báo giá và ID khách hàng. Bạn cũng có thể cá nhân hóa mẫu này với các hướng dẫn đặc biệt, điều khoản thanh toán, thuế và các yêu cầu khác.
Mẫu này còn có thêm hai bảng: một bảng để sắp xếp thông tin nhà cung cấp, bao gồm tên nhân viên bán hàng, số đơn đặt hàng và thông tin vận chuyển (như phương thức, ngày và điểm FOB). Bảng thứ hai dùng để liệt kê giá từng mục, hiển thị số lượng, giá đơn vị và tổng giá.
⚡️Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp muốn thu thập và so sánh báo giá của nhà cung cấp một cách hiệu quả để đảm bảo giá trị tốt nhất cho các dự án của mình
4. Mẫu hóa đơn vận chuyển hàng hóa ClickUp
Mẫu hóa đơn vận tải ClickUp là bố cục thân thiện với người mới bắt đầu, giúp các doanh nghiệp vận tải tạo và theo dõi hóa đơn cho các dịch vụ của họ trên trang Wiki dễ truy cập.
Bạn có thể dễ dàng nhập thông tin chi tiết của công ty cùng với các thông tin cần thiết như số hóa đơn và điều khoản thanh toán. Ngoài ra, mẫu này cho phép bạn ghi thêm số chuyến, số xe tải và tên tài xế, đồng thời có bảng phân tích chi tiết các hoạt động, giá cả và tổng chi phí.
Trường "Gửi séc đến" giúp khách hàng dễ dàng biết nơi gửi thanh toán.
Nếu bạn cần làm rõ về giá, điều khoản thanh toán hoặc bất kỳ chi tiết nào khác, bạn có thể sử dụng Trò chuyện ClickUp để nhận câu trả lời nhanh chóng từ nhóm của mình—mà không cần phải chuyển đổi giữa các nền tảng khác nhau hoặc mất dấu công việc đang thực hiện.
⚡️Lý tưởng cho: Các công ty vận tải muốn theo dõi chi tiết chuyến đi, giá dịch vụ và trạng thái thanh toán trên một trang duy nhất
5. Mẫu biểu mẫu đơn đặt hàng sản phẩm ClickUp
Mẫu biểu mẫu đơn đặt hàng là khóa để quản lý và theo dõi chuyển động của sản phẩm. Và Mẫu biểu mẫu đơn đặt hàng sản phẩm ClickUp cũng không ngoại lệ.
Mẫu thân thiện với người mới bắt đầu này bao gồm một biểu mẫu trung tâm để khách hàng gửi đơn đặt hàng qua trang web hoặc cửa hàng trực tuyến của bạn. Mẫu này thu thập tất cả các chi tiết quan trọng, chẳng hạn như danh mục sản phẩm, số lượng, thông tin giao hàng và phương thức thanh toán, bằng cách kết hợp các trường văn bản và các tùy chọn menu thả xuống được mã hóa bằng màu sắc để dễ lựa chọn.
Sau khi đơn đặt hàng được gửi, nó sẽ xuất hiện trong 'Danh sách đơn hàng mới' của mẫu. Với các trường tùy chỉnh để theo dõi loại khách hàng (D2C, C2B, B2G, v.v.), loại đơn hàng (bán buôn hoặc bán lẻ) và chi tiết vận chuyển, bạn có thể xem mọi thứ trong nháy mắt. Danh sách này cũng bao gồm các công thức tích hợp để tính tổng giá và theo dõi số ngày đã trôi qua kể từ khi đơn hàng được đặt.
Để có cái nhìn trực quan hơn, hãy chuyển đổi sang bảng "Trạng thái đơn đặt hàng", nơi sắp xếp các đơn đặt hàng theo trạng thái của chúng, giúp bạn luôn nắm được tiến độ đơn đặt hàng.
Ngoài ra, mọi vấn đề liên quan đến đơn đặt hàng (như chậm trễ, mất gói hàng hoặc thiếu sản phẩm) có thể được theo dõi trong danh sách "Vấn đề đơn đặt hàng", cùng với mọi phản hồi hoặc nhận xét của khách hàng.
Nếu bạn đang quản lý các hợp đồng mua sắm như một phần của quy trình đặt hàng, ClickUp cũng có thể giúp bạn theo dõi các điều khoản của các hợp đồng này. Tích hợp này đảm bảo rằng đơn đặt hàng, hợp đồng và thanh toán đều được thống nhất.
⚡️Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp thương mại điện tử hoặc công ty bán lẻ muốn hợp lý hóa chu kỳ xử lý và thực hiện đơn đặt hàng
6. Mẫu đơn đặt hàng và hàng tồn kho ClickUp
Mẫu đơn đặt hàng là yếu tố cần thiết để duy trì sự tổ chức khi cân bằng các đơn đặt hàng đến với hàng tồn kho hiện có. Và Mẫu đơn đặt hàng và hàng tồn kho của ClickUp giúp bạn dễ dàng theo dõi mọi thứ. Mẫu này được chia thành hai thư mục con dễ điều hướng: 'Hàng tồn kho' và 'Đơn đặt hàng', cả hai đều cung cấp chế độ xem danh sách và bảng để phù hợp với phong cách làm việc của bạn.
Trong thư mục con "Hàng tồn kho", bạn có thể nhanh chóng kiểm tra mức hàng tồn kho theo trạng thái cùng với mức độ ưu tiên và ngày đáo hạn, để luôn biết những việc cần ưu tiên xử lý trước.
Thư mục con "Đơn đặt hàng" giúp bạn luôn nắm rõ các đơn đặt hàng bằng cách cho phép bạn sắp xếp, ưu tiên và theo dõi chúng một cách trực quan.
Để kiểm soát tốt hơn, bạn có thể tích hợp công cụ phần mềm phân tích mua hàng để theo dõi xu hướng, chi tiêu và mẫu hàng tồn kho.
⚡️Lý tưởng cho: Các nhà quản lý dịch vụ mua sắm đang tìm kiếm mẫu kho để tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá nhiều
7. Mẫu hóa đơn thương mại PDF của IncoDocs
Mẫu hóa đơn thương mại PDF của IncoDocs đơn giản hóa việc lập hóa đơn bằng cách sắp xếp tất cả các chi tiết quan trọng bạn cần vào một tài liệu rõ ràng và ngắn gọn.
Từ thông tin hóa đơn cơ bản như số và ngày đến thông tin liên hệ chi tiết của người bán và người mua, mẫu này bao gồm tất cả các dữ liệu quan trọng. Nó cũng bao gồm các thông tin cụ thể về lô hàng như phương thức vận chuyển, mô tả sản phẩm và mã HS (hệ thống hài hòa), để các giao dịch của bạn được ghi chép đầy đủ và tuân thủ quy định.
Với các phần tích hợp sẵn cho điều khoản thanh toán, bảo hiểm và chi tiết ngân hàng, bố cục tạo nền tảng cho các giao dịch diễn ra suôn sẻ.
⚡️Lý tưởng cho: Người bán quốc tế muốn tạo hóa đơn rõ ràng, tuân thủ quy định để dễ dàng làm thủ tục hải quan và xử lý thanh toán
8. Mẫu hóa đơn thương mại của QuickBooks
Mẫu hóa đơn thương mại của QuickBooks được thiết kế để giúp việc lập hóa đơn trở nên suôn sẻ và hiệu quả, giúp bạn nhanh chóng ghi lại các thông tin cần thiết như thông tin công ty, số hóa đơn và ngày đáo hạn thanh toán. Mẫu này rất phù hợp để sử dụng ngoại tuyến hoặc nếu bạn muốn in hóa đơn của mình bằng Excel, Word hoặc PDF.
Trong phần sản phẩm/dịch vụ, bạn có thể dễ dàng liệt kê mô tả, số lượng, giá và tổng chi phí của từng mục, đảm bảo tính chính xác trong thanh toán. Phần tóm tắt tổng hợp mọi thứ với các tính toán rõ ràng về tổng phụ, giảm giá, thuế và số dư cuối cùng phải thanh toán.
Cần thêm thông tin cá nhân hoặc hướng dẫn bổ sung? Cũng có không gian dành cho điều đó.
⚡️Lý tưởng cho: Doanh nhân hoặc người làm việc tự do bán sản phẩm vật lý hoặc cung cấp dịch vụ theo dự án
9. Mẫu hóa đơn thương mại của Xero
Mẫu hóa đơn thương mại của Xero là giải pháp lập hóa đơn PDF cho cả doanh nghiệp đã đăng ký GST và chưa đăng ký GST. Mẫu này cung cấp hai phiên bản: một phiên bản dành cho mục đích thuế và một phiên bản dành cho hóa đơn tiêu chuẩn.
Cả hai phiên bản đều bao gồm thông tin liên hệ của công ty bạn, chi tiết hóa đơn quan trọng và thông tin người nhận. Trong phần sản phẩm, bạn có thể liệt kê các mục đã giao hoặc dịch vụ được cung cấp kèm theo số lượng và giá cả. Tóm tắt hiển thị tổng số tiền phải thanh toán và có không gian để ghi chú thêm.
Đối với các doanh nghiệp đã đăng ký GST, mẫu này còn tính thêm GST cho mỗi gói hàng và hiển thị tổng số GST, đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế.
⚡️Lý tưởng cho: Các công ty khởi nghiệp đã đăng ký GST cần quản lý tính toán thuế và phát hành hóa đơn tuân thủ quy định
10. Mẫu hóa đơn thương mại quốc tế của Invoice Simple
Mẫu hóa đơn thương mại quốc tế của Invoice Simple là lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp muốn đơn giản hóa việc lập hóa đơn toàn cầu mà vẫn tuân thủ các quy định và chính xác.
Mẫu này đảm bảo bạn bao gồm mọi thông tin cần thiết, từ chi tiết hóa đơn như số và ngày tháng đến các chi tiết nhỏ hơn như mô tả sản phẩm, số lượng và giá cả.
Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng áp dụng thuế, giảm giá và phí vận chuyển/xử lý, đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ cho dù bạn đang giao dịch với khách hàng trong nước hay quốc tế.
⚡️Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp nhập khẩu cần một cách đơn giản và tuân thủ để tạo hóa đơn cho các giao dịch toàn cầu
11. Mẫu hóa đơn thương mại trống của Flexport
Mẫu hóa đơn thương mại trống của Flexport là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp xử lý hóa đơn quốc tế.
Bắt đầu với các chi tiết hóa đơn cơ bản như số hóa đơn và ngày, tiếp theo là các phần thông tin về nhà cung cấp và nhà nhập khẩu, bao gồm tên và địa chỉ công ty.
Phần sản phẩm bao gồm các chi tiết quan trọng như số đơn đặt hàng, mã SKU, số lượng, giá đơn vị và tổng giá trị, giúp bạn dễ dàng theo dõi và tính toán chi phí.
Để tuân thủ hải quan, mẫu này còn bao gồm nội dung vật liệu và nước xuất xứ cho từng mục. Cuối cùng, phần tóm tắt hiển thị tổng giá trị hàng hóa bằng USD, đảm bảo mọi thứ được sắp xếp gọn gàng và tuân thủ các quy định thương mại quốc tế.
⚡️Lý tưởng cho: Các doanh nghiệp sản xuất hoặc phân phối bán buôn xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài
Thanh toán nhanh chóng với các mẫu hóa đơn thương mại của ClickUp
Các mẫu hóa đơn truyền thống rất hữu ích để liệt kê những gì bạn đang tính phí, nhưng lập hóa đơn chỉ là một nửa của công việc. Nhận thanh toán mới là lúc giao dịch thực sự kết thúc. Và đó là lúc ClickUp có thể giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn.
Với các mẫu hóa đơn thương mại của ClickUp, bạn không chỉ gửi hóa đơn mà còn theo dõi và quản lý tất cả tại một nơi. Ngoài ra, bạn có thể chuyển đổi giữa danh sách và bảng Kanban để xem các đơn đặt hàng đến, theo dõi mức tồn kho và giám sát các vấn đề liên quan đến đơn đặt hàng — tất cả trong một cửa sổ duy nhất.
Cần gửi nhắc nhở thanh toán? Tự động hóa việc theo dõi. Muốn đồng bộ hóa dữ liệu hóa đơn với CRM hoặc công cụ quản lý dự án của bạn? Đã xong.
Và điều tuyệt vời nhất là gì? Các mẫu này hoàn toàn miễn phí.
Đăng ký ClickUp miễn phí và kiểm soát hóa đơn của bạn — theo dõi, quản lý và nhận thanh toán nhanh hơn.