Nếu có một điều mà giới kinh doanh đang hào hứng trong năm 2024, thì đó chắc chắn là việc sử dụng AI để nâng cao hiệu quả — theo những cách mới mẻ và bất ngờ!
Sự hiện diện của AI có thể được cảm nhận trong mọi ngành công nghiệp, từ các đề xuất cá nhân hóa trên các dịch vụ phát trực tuyến đến xe tự lái. AI học hỏi nhanh chóng từ con người và chuyển hóa kiến thức đó để định hình lại công việc của chúng ta.
Ngành kế toán cũng không phải là ngoại lệ. Khi dữ liệu đang định hình thế giới kinh doanh, các biểu mẫu kế toán và các kế toán viên ngày càng tìm kiếm các cách thức để tận dụng AI nhằm nâng cao hiệu quả và độ chính xác.
Để hiểu cách trí tuệ nhân tạo có thể được ứng dụng trong kế toán, chúng ta sẽ khám phá các công cụ AI giúp quy trình kế toán và luồng công việc trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
Hiểu về AI trong lĩnh vực kế toán
Ngành kế toán đang trải qua một sự chuyển đổi đáng kể nhờ vào việc áp dụng chiến lược các công nghệ AI.
Sự tích hợp này tận dụng các thuật toán học máy và xử lý ngôn ngữ tự nhiên để tự động hóa và nâng cao hiệu quả của các hàm kế toán khác nhau.
Tác động của AI lan rộng đến nhiều công việc khác nhau, bao gồm báo cáo tài chính và quản lý dự án. Nó giúp tối ưu hóa quy trình kiểm toán và đảm bảo tuân thủ bằng cách chủ động phát hiện các hoạt động gian lận và thực hiện phân tích dữ liệu sâu rộng.
Liệu AI có thay thế được kế toán viên không?
Mặc dù AI rất giỏi trong việc tự động hóa các công việc khác nhau, nhưng nó không thể hoàn toàn thay thế các kế toán viên con người.
Các kỹ năng cốt lõi của con người như khả năng phán đoán chính xác, giao tiếp cởi mở và tư duy phản biện vẫn là yếu tố thiết yếu cho các hoạt động kế toán hiệu quả.
Các Kế toán viên Công chứng (CPA) vẫn là nhân tố không thể thiếu trong việc giải quyết các vấn đề kế toán phức tạp và ra quyết định. Thông qua sự giám sát và can thiệp của con người, họ đảm bảo tính chính xác và việc áp dụng các nguyên tắc kế toán một cách có đạo đức.
AI trong lĩnh vực kế toán có nhiều ứng dụng. Bài viết này liệt kê những ứng dụng nổi bật nhất.
Cách sử dụng AI trong kế toán cho các trường hợp sử dụng khác nhau
Phần mềm kế toán AI thay đổi cách các kế toán viên tiếp cận các công việc hàng ngày, từ mục nhập đến ra quyết định chiến lược.
Trong khi đảm bảo kết quả chính xác hơn, các chuyên gia kế toán có thể hoàn thành nhiều việc cần làm hơn trong thời gian ngắn hơn, tập trung vào những việc cần sự chú ý toàn diện của họ.
Hãy cùng tìm hiểu năm trường hợp cụ thể mà AI đang cách mạng hóa các quy trình kế toán:
1. Sử dụng phân tích dữ liệu dự đoán
AI có thể phân tích lượng dữ liệu tài chính khổng lồ, phát hiện các mẫu ẩn và xác định các rủi ro tiềm ẩn mà con người có thể bỏ qua.
Phân tích dự báo dựa trên AI là một công nghệ mang tính cách mạng, tác động đến vai trò của các kế toán viên và chuyên gia tài chính. Bằng cách tự động hóa công việc tạo báo cáo thường rất tẻ nhạt, các chuyên gia tài chính có thể dành chuyên môn của mình cho một chức năng chiến lược hơn: đánh giá.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng kết quả do AI tạo ra cần sự kiểm tra cẩn thận của con người. Cuối cùng, các kế toán viên phải đánh giá kỹ lưỡng độ chính xác và độ tin cậy của các dự đoán được tạo ra.
Quy trình đánh giá này cần bao gồm so sánh với các kết quả đã được thiết lập, áp dụng các kỹ thuật xác thực chéo, sử dụng các chỉ số phù hợp và xem xét kỹ lưỡng các sai lệch tiềm ẩn trong dữ liệu hoặc thuật toán.
Thông qua quá trình đánh giá nghiêm ngặt này, chuyên môn của con người đảm bảo rằng các thông tin chi tiết từ AI được khai thác hiệu quả để thúc đẩy quá trình ra quyết định có căn cứ.
2. Kiểm toán được tối ưu hóa với khả năng tuân thủ được nâng cao
Các quy trình kiểm toán truyền thống thường tốn nhiều thời gian và nguồn lực. AI có thể tối ưu hóa quy trình bằng cách tự động hóa các công việc trích xuất dữ liệu, lấy mẫu và đánh giá rủi ro. Điều này giúp các kiểm toán viên tập trung chuyên môn vào các lĩnh vực phức tạp hơn đồng thời nâng cao hiệu quả và hiệu suất tổng thể của các cuộc kiểm toán.
AI có thể được sử dụng để phân tích dữ liệu kiểm toán lịch sử nhằm xác định các điểm yếu lặp lại, từ đó giúp áp dụng phương pháp chủ động hơn để đảm bảo tuân thủ liên tục.
3. Phát hiện gian lận trở nên dễ dàng hơn
Hoạt động gian lận có thể gây ra mối đe dọa tài chính nghiêm trọng, thường không được phát hiện cho đến khi thiệt hại đã xảy ra. AI đóng vai trò là công cụ mạnh mẽ trong cuộc chiến chống gian lận.
Các thuật toán tiên tiến có thể phân tích các mẫu chi tiêu và xác định các giao dịch bất thường hoặc các hoạt động đi chệch khỏi các tiêu chuẩn đã thiết lập. Điều này cho phép phát hiện và điều tra chủ động, từ đó giảm thiểu tổn thất tài chính.
Nghiên cứu điển hình: Sử dụng AI để đóng các tài khoản trung gian chuyển tiền đang hoạt động
Một trong những ngân hàng kỹ thuật số lớn nhất châu Âu đã trở thành mục tiêu của một âm mưu rửa tiền sử dụng các quảng cáo rao vặt trực tuyến giả mạo. Nhóm chống gian lận của họ gặp khó khăn trong việc theo kịp các tội phạm đang mở và nhanh chóng rút cạn tiền khỏi các tài khoản trung gian.
Feedzai, một công ty nhà cung cấp các giải pháp chống gian lận và tội phạm tài chính dựa trên AI, đã sử dụng AI theo hai cách chính để đối phó với thách thức này:
- BionicIDs: AI, cụ thể là Học sâu (Deep Learning), đã được sử dụng để tạo ra các ID duy nhất (BionicIDs) cho từng người dùng ngân hàng. Các ID này phân tích dữ liệu sinh trắc học hành vi của người dùng (mẫu gõ phím, chuyển động chuột), phân tích hành vi (cách họ điều hướng trên ngân hàng trực tuyến), dữ liệu thiết bị (mẫu điện thoại, hệ điều hành) và dữ liệu mạng (địa chỉ IP, địa điểm). Bức tranh toàn diện này cho phép ngân hàng phát hiện các hoạt động đáng ngờ ngay cả khi tội phạm sử dụng tên giả hoặc các thiết bị khác nhau
- Phân tích mạng: AI liên tục phân tích bối cảnh động của mỗi phiên giao dịch ngân hàng. Điều này bao gồm các yếu tố như thiết bị được sử dụng, kết nối mạng và địa điểm. Bằng cách lập bản đồ các mối quan hệ này, AI có thể xác định kết nối giữa các tài khoản dường như không liên quan. Ví dụ: nếu nhiều tài khoản được truy cập từ cùng một thiết bị hoặc mạng mặc dù có tên khác nhau, AI có thể đánh dấu chúng là thuộc về cùng một tội phạm
Sự kết hợp các kỹ thuật AI này đã giúp ngân hàng:
- Phát hiện các tài khoản trung gian chuyển tiền nhanh hơn nhiều, ngăn chặn chúng trước khi chúng có thể bị sử dụng cho mục đích lừa đảo
- Kết nối các tài khoản dường như không liên quan với cùng một đối tượng tội phạm dựa trên các mẫu hành vi và mạng lưới
- Hiểu rõ các phương thức của tội phạm và dự đoán các cuộc tấn công trong tương lai
Bằng cách tận dụng AI, ngân hàng đã đóng hơn 400 tài khoản trung gian rửa tiền và cung cấp thông tin quý giá cho cảnh sát để điều tra mạng lưới tội phạm.
4. Kế toán tự động hóa
Các công việc lặp đi lặp lại từ trước đến nay đã giới hạn khả năng của các chuyên gia kế toán, tiêu tốn những giờ làm việc quý giá mà lẽ ra có thể được dành cho phân tích chiến lược.
Mục nhập hóa đơn và biên lai, đối chiếu ngân hàng và quản lý sổ cái tổng hợp là những công việc hiện đã sẵn sàng để áp dụng tự động hóa quy trình bằng robot.
Với khả năng nhận diện mẫu và trích xuất dữ liệu vượt trội, các thuật toán AI có thể tự động hóa quy trình với độ chính xác cao. Điều này giúp giải phóng kế toán viên khỏi các công việc nhàm chán như xử lý dữ liệu thủ công và giảm thiểu đáng kể rủi ro lỗi do con người gây ra.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng 10 mẫu sổ sách kế toán miễn phí này trên Excel và ClickUp để đẩy nhanh quy trình và đảm bảo đối chiếu chính xác mọi lúc.
5. Nâng cao độ chính xác nhờ học máy
Tính toàn vẹn của dữ liệu tài chính là yếu tố quan trọng hàng đầu trong kế toán. AI rất xuất sắc trong việc phân tích các tập dữ liệu khổng lồ với độ chính xác cao.
Các thuật toán học máy có thể được huấn luyện để nhận diện sự không nhất quán, các giá trị ngoại lệ và các lỗi tiềm ẩn trong các giao dịch tài chính. Phương pháp chủ động này giúp giảm đáng kể khả năng các lỗi bị bỏ sót, từ đó bảo vệ tính toàn vẹn của hồ sơ tài chính.
Nghiên cứu điển hình: Tự động hóa thuế tại Deloitte bằng AI và học máy
Deloitte đã hợp tác với Kortical để áp dụng AI vào các quy trình thuế của mình. Dự án nhằm mục đích tự động hóa các công việc và nâng cao hiệu quả. Deloitte là nhà cung cấp chuyên môn trong lĩnh vực này và dữ liệu, trong khi Kortical là nhà cung cấp nền tảng AI và năng lực khoa học dữ liệu của mình. Kortical đã xây dựng một mô hình học máy có thể tự động áp dụng luật thuế và cấu trúc dữ liệu của khách hàng, giúp giảm thời gian xử lý của con người từ 5 giờ xuống còn 6 phút, cải thiện gấp 50 lần. Dự án này kéo dài 6 tháng và đạt được độ chính xác ngang bằng con người (trên 90%) trong tính toán thuế.
Đây chỉ là một vài ví dụ về cách AI đang cách mạng hóa ngành kế toán. Khi công nghệ AI ngày càng phát triển, chúng ta có thể kỳ vọng sẽ có thêm nhiều ứng dụng sáng tạo hơn nữa xuất hiện, tiếp tục thay đổi cách thức thực hành kế toán.
Sử dụng phần mềm AI cho kế toán
Có phần mềm quản lý dự án kế toán được hỗ trợ bởi AI nào có thể làm được tất cả những việc cần làm không?
ClickUp có thể giảm bớt gánh nặng của các công việc lặp đi lặp lại và các quy trình cốt lõi một cách đáng kể, nếu không muốn nói là hoàn toàn.
Là một nền tảng quản lý công việc và năng suất, ClickUp phục vụ mọi ngành nghề, từ doanh nghiệp lớn đến nhỏ. Với các giải pháp chuyên biệt cho từng bộ phận, bạn có thể hoàn thành mọi công việc nhỏ nhất — từ quản lý công việc đến theo dõi thời gian — trên một nền tảng duy nhất với ClickUp.
Hãy cùng xem ClickUp hỗ trợ các kế toán viên và chuyên gia tài chính như thế nào.
1. Loại bỏ các công việc lặt vặt trong tài khoản
Phần mềm Quản lý Dự án Kế toán của ClickUp có thể được sử dụng theo vô số cách khi kết hợp với các tính năng AI của nền tảng.
Theo dõi hiệu quả mọi giao dịch tài chính và duy trì một bản ghi kiểm toán đầy đủ với các công cụ kế toán AI của ClickUp Brain.
Hệ thống ghi lại tất cả các hoạt động tài chính và chia sẻ các cập nhật quan trọng với các bên liên quan một cách thường xuyên, đảm bảo hồ sơ đầy đủ và chính xác cho mục đích kiểm toán và tuân thủ quy định.
Từ việc giảm bớt công việc thủ công nhờ tự động hóa đến việc sử dụng khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên của AI để tóm tắt, hãy cùng tìm hiểu cách bạn có thể tận dụng các công cụ này trong từng bước thực hiện.
Trước tiên, hãy cùng xem ClickUp Brain có thể giúp cải thiện hiệu quả và độ chính xác của nhóm kế toán của bạn như thế nào:
- Nhắc nhở tự động: ClickUp Brain sẽ nhắc nhở bạn khi đến hạn thanh toán hóa đơn hoặc khi báo cáo cần nộp. Bạn sẽ không bỏ lỡ hạn chót vì các công cụ tự động hóa AI đang theo dõi giúp bạn
- Tìm kiếm thông minh: Nếu bạn cần tìm một hóa đơn hoặc hồ sơ tài chính cụ thể, ClickUp Brain sẽ nhanh chóng tìm kiếm trong tất cả các tệp và cơ sở kiến thức của công ty và hiển thị kết quả chính xác cho bạn
- Phân tích dữ liệu: AI có thể phân tích số liệu của bạn và cung cấp những thông tin chi tiết về thói quen chi tiêu. Nhờ đó, bạn có thể theo dõi, phân loại và sắp xếp các chi phí kinh doanh một cách dễ dàng. Ví dụ, hệ thống có thể nhận ra rằng bạn đang chi tiêu quá nhiều cho một lĩnh vực cụ thể và đề xuất các phương án để cắt giảm chi phí
- Tóm tắt và cập nhật công việc: Sử dụng khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên của ClickUp Brain để tóm tắt bất kỳ công việc con, cuộc trò chuyện hoặc bất kỳ cuộc hội thoại nào trên ClickUp chỉ trong vài giây, giúp bạn nắm bắt bối cảnh về những gì đang diễn ra hoặc những công việc tiếp theo cần thực hiện.
- Báo cáo và bảng điều khiển tùy chỉnh: Tạo báo cáo từ dữ liệu đã nhập và trình bày chúng dưới các định dạng trực quan và hấp dẫn (biểu đồ và đồ thị), dễ dàng nhận diện xu hướng và đưa ra quyết định sáng suốt nhờ các công cụ AI hỗ trợ trực quan hóa dữ liệu
Từ các Giám đốc Tài chính (CFO) của các công ty trong danh sách Fortune 500 và các kế toán viên tự do (CPA) cho đến các công ty kế toán quy mô lớn, bất kỳ ai cũng có thể sử dụng ClickUp Brain với kế hoạch ClickUp trả phí!
2. Quản lý nhóm kế toán và khách hàng tại một nơi duy nhất
Phần mềm Quản lý Dự án Kế toán của ClickUp sở hữu các tính năng mạnh mẽ, giúp các nhóm kế toán quản lý nhân sự và dự án một cách hiệu quả.
Tạo một trung tâm điều phối cho mọi hoạt động giao tiếp và hợp tác trong dự án. Các chuyên gia kế toán có thể chia sẻ tài liệu, tệp tin và ghi chú trong các dự án, loại bỏ các "hộp đen" thông tin và đảm bảo mọi người luôn đồng bộ thông tin.
Bạn có thể giao các công việc trong ClickUp cho các quản lý kế toán cụ thể kèm theo thời hạn và mức độ ưu tiên rõ ràng. Cập nhật theo thời gian thực và theo dõi tiến độ giúp mọi người luôn nắm bắt được tình hình công việc đang diễn ra, tạo ra trách nhiệm và đảm bảo các dự án luôn đúng tiến độ.
Chế độ xem ClickUp Chat cung cấp một hệ thống trò chuyện thời gian thực tiện lợi, giúp giao tiếp trong nhóm trở nên dễ dàng. Các cuộc thảo luận có thể được sắp xếp theo chủ đề trong các dự án cụ thể, tạo điều kiện cho giao tiếp tập trung và phù hợp với bối cảnh mà không làm lộn xộn hộp thư đến.
Bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu, nhận phản hồi ngay lập tức và nhúng video hoặc liên kết đến thông tin cụ thể.
Chuyển đổi giữa hơn 15 chế độ xem linh hoạt để tạo quy trình làm việc tùy chỉnh, từ biểu đồ đến bảng tính. Điều này giúp việc phân công công việc và theo dõi tiến độ trở nên dễ dàng.
Điểm nổi bật nhất trong các tính năng độc đáo của ClickUp là bạn có thể tạo các cổng thông tin khách hàng bảo mật ngay trong các dự án để quản lý đối tác bên ngoài và duy trì mối quan hệ với họ theo thời gian.
Khách hàng có thể truy cập các tài liệu, báo cáo và cập nhật dự án liên quan mà không cần truy cập trực tiếp vào hệ thống nội bộ của bạn. Điều này rất hữu ích cho các công ty kế toán quy mô nhỏ với ngân sách giới hạn để thuê nhân sự.
Bạn có thể gửi email tự động hoặc nhắc nhở cho khách hàng về các hạn chót hoặc cuộc họp sắp tới để đảm bảo họ luôn được cập nhật và tham gia tích cực trong suốt vòng đời dự án.
3. Sử dụng các mẫu có sẵn để đơn giản hóa quy trình kế toán
Bạn có thể sử dụng hơn 1.000 mẫu ClickUp có thể tùy chỉnh và sẵn sàng sử dụng cho nhiều nhu cầu khác nhau—kế toán, thiết kế sáng tạo, quản lý mạng xã hội, quản lý đại lý, tạo bài viết blog, nhân sự và tuyển dụng.
Bạn có thể tạo các mẫu bằng ClickUp Brain và ClickUp Tài liệu cho bất kỳ trường hợp sử dụng nào bạn có thể nghĩ ra!
Ví dụ, hãy sử dụng Mẫu Quy trình Hoạt động Tiêu chuẩn (SOP) Kế toán của ClickUp để đảm bảo các nhóm kế toán tuân thủ các quy trình hoạt động tiêu chuẩn của công ty bạn.
Hãy kiểm soát các quy trình tài chính rời rạc! Mẫu này cung cấp một giải pháp toàn diện giúp tối ưu hóa việc tạo/lập quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP), giao tiếp và hợp tác, đảm bảo bộ phận kế toán của bạn hoạt động hiệu quả.
- Tạo, cập nhật và theo dõi tất cả các quy trình tiêu chuẩn (SOP) của bạn tại một địa điểm tập trung. Không còn phải lãng phí thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại hay tìm kiếm tài liệu nữa
- Thông báo ngay lập tức về các thay đổi trong quy trình làm việc (SOP), đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều nắm rõ thông tin và giảm thiểu rủi ro lỗi
- Nhận phân công công việc tự động hóa kèm thông báo để mọi người luôn được cập nhật và chịu trách nhiệm, đảm bảo sự hợp tác trong toàn bộ bộ phận kế toán
- Nâng cao hiệu quả kế toán dự án và theo dõi quy trình làm việc (SOP) với các tính năng tiên tiến như phản hồi bình luận, tự động hóa và các công cụ được hỗ trợ bởi AI
Quản lý tài chính kinh doanh có thể khiến bạn cảm thấy như đang phải chạy đua với thời gian!
Việc theo dõi các giao dịch, thanh toán và khoản tín dụng rất tốn thời gian. Mẫu Sổ kế toán của ClickUp có thể đóng vai trò như mẫu sổ sách kế toán kỹ thuật số của bạn.
Mẫu biểu mạnh mẽ này ghi lại mọi giao dịch kinh doanh với độ chính xác tuyệt đối. Hãy nghĩ xa hơn những mục nhập đơn giản, vì nó cho phép bạn ghi lại các giao dịch ảnh hưởng đến nhiều tài khoản cùng lúc:
- Hãy từ bỏ sổ cái thủ công; ghi chép tất cả các giao dịch kinh doanh của bạn vào sổ nhật ký kỹ thuật số một cách nhanh chóng và chính xác
- Sử dụng các trạng thái tùy chỉnh để theo dõi tiến độ của từng giao dịch, đảm bảo không có thông tin nào bị bỏ sót
- Ghi lại thông tin quan trọng về từng giao dịch thông qua các Trường Tùy chỉnh như ngày giao dịch, loại sổ nhật ký, hóa đơn và số mục nhập
- Tùy chỉnh tổng quan về tình hình tài chính của bạn theo nhu cầu với các chế độ xem linh hoạt—từ Hướng dẫn Bắt đầu đến các phần Sổ sách và Nhật ký dễ dàng truy cập
- Nâng cao khả năng theo dõi giao dịch với các tính năng tiên tiến như theo dõi thời gian, thẻ (tags), cảnh báo phụ thuộc và các chức năng email mạnh mẽ để đảm bảo quy trình tài chính toàn diện
Bạn đang tìm kiếm một mẫu tất cả trong một để đơn giản hóa các quy trình tài chính của mình? Hãy thử Mẫu Kế toán của ClickUp.
Mẫu này giúp quản lý toàn bộ quy trình của bạn — từ ghi chép hóa đơn và đang theo dõi thu nhập đến dự đoán doanh thu trong tương lai. Không còn phải lo lắng về việc thu hồi các khoản thanh toán chậm trễ, vì bạn có thể dễ dàng theo dõi các khoản phải thu và phải trả.
Nhưng còn tuyệt vời hơn nữa! Trên cùng một nền tảng, bạn có thể đặt lịch cuộc họp, chuyển đổi mượt mà giữa hơn 9 chế độ xem tùy chỉnh và tận dụng các thẻ và trạng thái tùy chỉnh. Nhờ đó, bạn có thể tối đa hóa năng suất và nắm bắt thông tin thời gian thực về hiệu suất bán hàng mà không cần rời khỏi ClickUp.
Khả năng tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại đáng kinh ngạc của AI, kết hợp với một công cụ đa năng như ClickUp, giúp giải phóng kế toán viên khỏi những công việc nhàm chán, mang lại cho họ món quà quý giá là thời gian.
Hiệu quả mới đạt được này giúp họ chuyển hướng tập trung vào những lĩnh vực mà chuyên môn của con người phát huy tối đa: phân tích sâu sắc, định hướng chiến lược và ra quyết định có căn cứ.
Tương lai của ngành kế toán với AI
Tình hình đang thay đổi đối với các kế toán viên. Được hỗ trợ bởi AI, ngành nghề này đang đứng trước một bước ngoặt lớn.
Mặc dù phản ứng có thể khác nhau, nhưng có một điều chắc chắn: những thay đổi lớn đang đến gần. Thập kỷ tới sẽ chứng kiến sự chuyển đổi trong vai trò của các chuyên gia kế toán, đòi hỏi họ phải trang bị những kỹ năng mới.
Tuy nhiên, điểm nổi bật nhất là công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên của ClickUp Brain cho phép các kế toán viên tận dụng nó mà không cần phải học các kỹ thuật lập trình mã. Công việc kế toán sẽ trở nên tương tự như công việc của các nhà khoa học dữ liệu và kỹ sư, từ đó khai thác những thông tin tài chính sâu sắc. Chìa khóa để thích ứng với sự thay đổi này nằm ở việc đón nhận sự thay đổi.
Việc áp dụng sớm các công cụ được hỗ trợ bởi AI như ClickUp sẽ giúp bạn luôn đi trước xu hướng. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!