Nếu có một điều khiến thế giới kinh doanh phấn khích trong năm 2024, đó chắc chắn là việc sử dụng AI để trở nên hiệu quả hơn — theo những cách mới mẻ và bất ngờ!
Sự hiện diện của AI có thể được cảm nhận trong mọi ngành công nghiệp, từ các đề xuất được cá nhân hóa trên các dịch vụ phát trực tuyến đến ô tô tự lái. AI học hỏi nhanh chóng từ con người và biến kiến thức đó thành công việc để định hình lại quy trình công việc của chúng ta.
Ngành kế toán cũng không ngoại lệ. Khi dữ liệu thúc đẩy thế giới kinh doanh, các biểu mẫu kế toán và kế toán viên ngày càng tìm cách tận dụng AI để cải thiện hiệu quả và độ chính xác.
Để hiểu cách sử dụng trí tuệ nhân tạo trong kế toán, chúng ta sẽ khám phá các công cụ AI khác nhau giúp quá trình và quy trình làm việc kế toán nhanh hơn và chính xác hơn.
Hiểu về AI trong kế toán
Ngành kế toán đang trải qua một cuộc cách mạng lớn nhờ vào việc ứng dụng chiến lược các công nghệ AI.
Sự tích hợp này tận dụng các thuật toán học máy và xử lý ngôn ngữ tự nhiên để tự động hóa và nâng cao các hàm kế toán khác nhau.
Tác động của AI lan rộng đến nhiều công việc khác nhau, bao gồm báo cáo tài chính và quản lý kế toán dự án. AI hợp lý hóa quá trình kiểm toán và đảm bảo tuân thủ bằng cách chủ động phát hiện hoạt động gian lận và tiến hành phân tích dữ liệu sâu sắc.
AI sẽ thay thế kế toán viên?
Mặc dù AI rất xuất sắc trong việc tự động hóa các công việc khác nhau, nhưng nó không thể thay thế hoàn toàn kế toán viên con người.
Các kỹ năng cốt lõi của con người như phán đoán chính xác, giao tiếp cởi mở và tư duy phản biện vẫn là yếu tố thiết yếu cho hoạt động kế toán hiệu quả.
Kế toán viên công chứng (CPA) vẫn tiếp tục là nhân tố không thể thiếu trong việc giải quyết các vấn đề kế toán phức tạp và ra quyết định. Thông qua sự giám sát và can thiệp của con người, họ đảm bảo tính chính xác và ứng dụng đạo đức của các nguyên tắc kế toán.
AI trong kế toán có nhiều ứng dụng. Bài viết này liệt kê những ứng dụng nổi bật nhất.
Cách sử dụng AI trong kế toán cho các trường hợp sử dụng khác nhau
Phần mềm kế toán AI thay đổi cách kế toán viên tiếp cận các công việc hàng ngày, từ nhập dữ liệu đến ra quyết định chiến lược.
Trong khi mang lại kết quả chính xác hơn, các chuyên gia kế toán hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn, tập trung vào những việc cần sự tập trung cao độ.
Hãy cùng tìm hiểu năm trường hợp sử dụng cụ thể mà AI đang cách mạng hóa các quy trình kế toán:
1. Sử dụng phân tích dữ liệu dự đoán
AI có thể phân tích lượng lớn dữ liệu tài chính, phát hiện các mẫu ẩn và xác định các rủi ro tiềm ẩn mà con người có thể bỏ qua.
Phân tích dự đoán dựa trên AI là một công nghệ mang tính cách mạng, ảnh hưởng đến vai trò của kế toán viên và chuyên gia tài chính. Bằng cách tự động hóa công việc tạo báo cáo thường tẻ nhạt, các chuyên gia tài chính có thể dành chuyên môn của mình cho một hàm có tính chiến lược hơn: đánh giá.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng kết quả của AI cần sự chú ý cẩn thận của con người. Cuối cùng, kế toán viên phải đánh giá tỉ mỉ tính chính xác và độ tin cậy của các dự đoán được tạo ra.
Quy trình đánh giá này nên bao gồm so sánh với các kết quả đã được thiết lập, áp dụng các kỹ thuật kiểm tra chéo, sử dụng các chỉ số phù hợp và phân tích kỹ lưỡng các sai lệch tiềm ẩn trong dữ liệu hoặc thuật toán.
Thông qua quá trình đánh giá nghiêm ngặt này, chuyên môn của con người đảm bảo rằng các thông tin từ AI được khai thác hiệu quả để thúc đẩy quá trình ra quyết định dựa trên dữ liệu.
2. Kiểm toán hiệu quả với tuân thủ nâng cao
Các quy trình kiểm toán truyền thống có thể tốn nhiều thời gian và nguồn lực. AI có thể hợp lý hóa quy trình bằng cách tự động hóa các công việc trích xuất dữ liệu, lấy mẫu và đánh giá rủi ro. Điều này cho phép các kiểm toán viên tập trung chuyên môn vào các lĩnh vực phức tạp hơn, đồng thời cải thiện hiệu quả và hiệu suất kiểm toán tổng thể.
AI có thể được sử dụng để phân tích dữ liệu kiểm toán lịch sử nhằm xác định các khu vực yếu kém lặp lại, từ đó giúp áp dụng phương pháp chủ động hơn trong việc đảm bảo tuân thủ liên tục.
3. Phát hiện gian lận dễ dàng hơn
Hoạt động gian lận có thể gây ra mối đe dọa tài chính đáng kể, thường không bị phát hiện cho đến khi thiệt hại nghiêm trọng đã xảy ra. AI là công cụ mạnh mẽ trong cuộc chiến chống gian lận.
Các thuật toán tiên tiến có thể phân tích mẫu chi tiêu và xác định các giao dịch bất thường hoặc các hoạt động sai lệch so với tiêu chuẩn đã thiết lập. Điều này cho phép phát hiện và điều tra chủ động, giảm thiểu tổn thất tài chính.
Nghiên cứu điển hình: Sử dụng AI để đóng các tài khoản vận chuyển tiền bất hợp pháp đang hoạt động
Một trong những ngân hàng kỹ thuật số lớn nhất châu Âu đã trở thành mục tiêu của một âm mưu rửa tiền bằng cách sử dụng quảng cáo rao vặt trực tuyến giả mạo. Nhóm chống gian lận của họ đã phải vật lộn để theo kịp bọn tội phạm, những kẻ mở tài khoản chuyển tiền và nhanh chóng rút sạch tiền.
Feedzai, một công ty cung cấp các giải pháp chống gian lận và tội phạm tài chính dựa trên AI, đã sử dụng AI theo hai cách khóa để đối phó với thách thức này:
- BionicIDs: AI, cụ thể là Deep Learning, được sử dụng để tạo ra các mã nhận dạng duy nhất (BionicIDs) cho mỗi người dùng ngân hàng. Các ID này phân tích sinh trắc học hành vi của người dùng (mẫu gõ phím, chuyển động chuột), phân tích hành vi (cách họ điều hướng ngân hàng trực tuyến), dữ liệu thiết bị (kiểu điện thoại, hệ điều hành) và dữ liệu mạng (địa chỉ IP, địa điểm). Bức tranh toàn diện này cho phép ngân hàng xác định hoạt động đáng ngờ ngay cả khi tội phạm sử dụng tên giả hoặc thiết bị khác
- Phân tích mạng: AI liên tục phân tích bối cảnh động của mỗi phiên giao dịch ngân hàng. Điều này bao gồm các yếu tố như thiết bị được sử dụng, kết nối mạng và địa điểm. Bằng cách lập bản đồ các mối quan hệ này, AI có thể xác định kết nối giữa các tài khoản dường như không liên quan. Ví dụ: nếu nhiều tài khoản được truy cập từ cùng một thiết bị hoặc mạng mặc dù có tên khác nhau, AI có thể đánh dấu chúng là thuộc về cùng một tội phạm
Sự kết hợp các kỹ thuật AI này đã giúp ngân hàng:
- Xác định tài khoản chuyển tiền bất hợp pháp nhanh hơn, ngăn chặn chúng trước khi chúng có thể được sử dụng để gian lận
- Liên kết các tài khoản dường như không liên quan với cùng một tội phạm dựa trên hành vi và mẫu mạng
- Hiểu rõ phương thức hoạt động của tội phạm và dự đoán các cuộc tấn công trong tương lai
Bằng cách tận dụng AI, ngân hàng đã đóng hơn 400 tài khoản chuyển tiền bất hợp pháp và cung cấp thông tin quý giá cho cảnh sát để điều tra mạng lưới tội phạm.
4. Kế toán tự động
Các công việc lặp đi lặp lại từ trước đến nay luôn giới hạn các chuyên gia kế toán, tiêu tốn thời gian quý báu mà lẽ ra có thể được sử dụng cho phân tích chiến lược.
Nhập dữ liệu hóa đơn và biên lai, đối chiếu ngân hàng và duy trì sổ cái chung là những công việc hiện đã sẵn sàng cho tự động hóa quy trình bằng robot.
Với khả năng nhận dạng mẫu và trích xuất dữ liệu, các thuật toán AI có thể tự động hóa các quy trình với độ chính xác cao. Điều này giúp kế toán viên thoát khỏi các công việc nhàm chán như thao tác dữ liệu thủ công và giảm thiểu đáng kể rủi ro do lỗi con người.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng 10 mẫu kế toán miễn phí trong Excel và ClickUp để tăng tốc quá trình và đạt được sự đối chiếu chính xác mọi lúc.
5. Nâng cao độ chính xác với học máy
Tính toàn vẹn của dữ liệu tài chính là điều tối quan trọng trong kế toán. AI vượt trội trong việc phân tích các tập dữ liệu khổng lồ với độ chính xác cao.
Các thuật toán học máy có thể được huấn luyện để nhận diện sự không nhất quán, các giá trị ngoại lệ và lỗi tiềm ẩn trong các giao dịch tài chính. Cách tiếp cận chủ động này giúp giảm đáng kể khả năng xảy ra lỗi, bảo vệ tính toàn vẹn của hồ sơ tài chính.
Nghiên cứu điển hình: Tự động hóa thuế của Deloitte bằng AI và học máy
Deloitte hợp tác với Kortical để sử dụng AI trong các quy trình thuế của họ. Dự án nhằm tự động hóa các công việc và nâng cao hiệu quả. Deloitte cung cấp chuyên môn và dữ liệu trong lĩnh vực này, trong khi Kortical cung cấp nền tảng AI và khả năng khoa học dữ liệu. Kortical đã xây dựng một mô hình học máy có thể tự động áp dụng luật thuế và cấu trúc dữ liệu khách hàng, giảm thời gian xử lý của con người từ 5 giờ xuống 6 phút, cải thiện 50 lần. Dự án này mất 6 tháng và đạt được độ chính xác ngang với con người (hơn 90%) trong tính toán thuế.
Đây chỉ là một vài ví dụ về cách AI cách mạng hóa nghề kế toán. Khi công nghệ AI phát triển, chúng ta có thể mong đợi sự xuất hiện của nhiều ứng dụng sáng tạo hơn nữa, tiếp tục biến đổi cách thức thực hành kế toán.
Sử dụng phần mềm AI cho kế toán
Có phần mềm quản lý dự án kế toán dựa trên AI nào có thể làm tất cả những việc này không?
ClickUp có thể giảm bớt gánh nặng của các công việc lặp đi lặp lại và các quy trình cốt lõi ở mức độ lớn, nếu không muốn nói là hoàn toàn.
Là một nền tảng quản lý công việc và năng suất, nó phục vụ mọi ngành công nghiệp, lớn hay nhỏ. Với các giải pháp chuyên biệt cho các bộ phận khác nhau, bạn có thể hoàn thành mọi công việc nhỏ nhất — từ quản lý nhiệm vụ đến theo dõi thời gian — trên một nền tảng duy nhất với ClickUp.
Hãy xem ClickUp giúp kế toán viên và chuyên gia tài chính như thế nào.
1. Loại bỏ công việc kế toán bận rộn
Phần mềm quản lý dự án kế toán ClickUp có thể được sử dụng theo hàng triệu cách khi kết hợp với các tính năng AI của nền tảng này.
Theo dõi hiệu quả mọi chuyển động tài chính và duy trì một bản ghi kiểm toán hoàn chỉnh với các công cụ kế toán AI của ClickUp Brain.
Hệ thống ghi lại tất cả các hoạt động tài chính và chia sẻ các cập nhật quan trọng với các bên liên quan thường xuyên, đảm bảo hồ sơ hoàn chỉnh và chính xác cho mục đích kiểm toán và tuân thủ quy định.
Từ việc cắt giảm lao động thủ công bằng tự động hóa đến sử dụng khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên của AI để tóm tắt, hãy cùng xem cách bạn có thể tận dụng các công cụ này trong từng bước.
Trước tiên, hãy xem ClickUp Brain có thể giúp cải thiện hiệu quả và độ chính xác của nhóm kế toán của bạn như thế nào:
- Nhắc nhở tự động: ClickUp Brain nhắc bạn khi cần thanh toán hóa đơn hoặc khi đến hạn nộp báo cáo. Bạn sẽ không bỏ lỡ thời hạn vì các công cụ tự động hóa AI sẽ theo dõi chúng cho bạn
- Tìm kiếm thông minh: Nếu bạn cần tìm một hóa đơn hoặc hồ sơ tài chính cụ thể, ClickUp Brain sẽ nhanh chóng tìm kiếm trong tất cả các tệp và cơ sở kiến thức của công ty và hiển thị kết quả phù hợp
- Phân tích dữ liệu: AI có thể xem xét các con số của bạn và cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về thói quen chi tiêu. Bằng cách này, bạn có thể theo dõi, phân loại và sắp xếp chi phí kinh doanh một cách dễ dàng. Ví dụ, AI có thể nhận thấy rằng bạn chi tiêu nhiều tiền cho một lĩnh vực và đề xuất các cách để cắt giảm chi phí
- Tóm tắt và cập nhật công việc: Sử dụng khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên của ClickUp Brain để tóm tắt bất kỳ công việc con, trò chuyện hoặc bất kỳ cuộc hội thoại nào trên ClickUp trong vài giây để cung cấp cho bạn bối cảnh về những gì đang diễn ra hoặc những công việc tiếp theo cần làm
- Báo cáo và bảng điều khiển tùy chỉnh: Tạo báo cáo từ dữ liệu được nhập và trình bày chúng ở định dạng rõ ràng và hấp dẫn (biểu đồ và đồ thị), dễ dàng xác định xu hướng và đưa ra quyết định sáng suốt với các công cụ AI để trực quan hóa dữ liệu
Từ các giám đốc tài chính của các công ty trong danh sách Fortune 500 và kế toán viên tự do đến các công ty kế toán quy mô lớn, bất kỳ ai cũng có thể sử dụng ClickUp Brain với gói ClickUp trả phí!
2. Quản lý các nhóm kế toán và khách hàng tại một nơi
Phần mềm quản lý dự án kế toán ClickUp tự hào có các tính năng mạnh mẽ giúp các nhóm kế toán quản lý nhân sự và dự án một cách hiệu quả.
Tạo một trung tâm cho tất cả các hoạt động giao tiếp và hợp tác trong dự án. Các chuyên gia kế toán có thể chia sẻ tài liệu, tệp tin và ghi chú trong các dự án, loại bỏ sự cô lập thông tin và đảm bảo mọi người luôn đồng bộ.
Bạn có thể chỉ định Nhiệm vụ trong ClickUp cho các quản lý kế toán cụ thể với thời hạn và mức độ ưu tiên rõ ràng. Cập nhật thời gian thực và theo dõi tiến độ giúp mọi người luôn được thông báo về công việc đang tiến hành, tạo ra trách nhiệm giải trình và đảm bảo các dự án được thực hiện đúng tiến độ.
Chế độ xem Trò chuyện của ClickUp cung cấp hệ thống trò chuyện thời gian thực tiện lợi để nhóm dễ dàng giao tiếp. Các cuộc thảo luận có thể được sắp xếp theo chủ đề trong các dự án cụ thể, tạo không gian cho giao tiếp tập trung, phù hợp với bối cảnh mà không làm lộn xộn hộp thư đến email.
Bạn cũng có thể chia sẻ tài liệu, nhận phản hồi ngay lập tức và nhúng video hoặc liên kết đến thông tin cụ thể.
Chuyển đổi giữa hơn 15 chế độ xem linh hoạt để tạo quy trình làm việc tùy chỉnh, từ biểu đồ đến bảng tính bảng. Điều này giúp dễ dàng phân công công việc và theo dõi tiến độ.
Điểm nổi bật nhất của các tính năng độc đáo của ClickUp là bạn có thể tạo các cổng thông tin khách hàng an toàn trong các dự án để quản lý các đối tác bên ngoài và duy trì mối quan hệ với họ trong thời gian dài.
Khách hàng có thể truy cập các tài liệu, báo cáo và cập nhật dự án có liên quan mà không cần truy cập trực tiếp vào hệ thống nội bộ của bạn. Điều này rất hữu ích cho các công ty kế toán nhỏ với ngân sách hạn chế để thuê nhân lực.
Bạn có thể gửi email hoặc nhắc nhở tự động cho khách hàng về các hạn chót hoặc cuộc họp sắp tới để đảm bảo họ luôn được thông báo và tham gia trong suốt vòng đời của dự án.
3. Sử dụng các mẫu có sẵn để đơn giản hóa các quy trình kế toán
Bạn có thể sử dụng hơn 1000 mẫu ClickUp có thể tùy chỉnh, sẵn sàng sử dụng cho các nhu cầu khác nhau — kế toán, thiết kế sáng tạo, quản lý mạng xã hội, quản lý đại lý, tạo bài đăng blog, nhân sự và tuyển dụng.
Bạn có thể tạo mẫu bằng ClickUp Brain và ClickUp Docs cho bất kỳ trường hợp sử dụng nào bạn có thể nghĩ ra!
Ví dụ: sử dụng Mẫu SOP Kế toán ClickUp để đảm bảo các nhóm tài khoản của bạn tuân thủ các quy trình hoạt động tiêu chuẩn của công ty.
Kiểm soát các quy trình tài chính phân tán! Mẫu này cung cấp giải pháp toàn diện giúp hợp lý hóa việc tạo/lập SOP, giao tiếp và hợp tác, đảm bảo bộ phận kế toán của bạn hoạt động hiệu quả.
- Tạo, cập nhật và theo dõi tất cả các SOP của bạn tại một địa điểm tập trung. Không còn lãng phí thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại hoặc tìm kiếm tài liệu
- Thông báo ngay lập tức về những thay đổi trong SOP, đảm bảo mọi thành viên trong nhóm của bạn luôn đồng bộ và giảm thiểu rủi ro lỗi
- Nhận phân công công việc tự động kèm theo thông báo để mọi người luôn được cập nhật và chịu trách nhiệm, đảm bảo sự hợp tác trong toàn bộ bộ phận kế toán của bạn
- Nâng cao khả năng kế toán dự án và theo dõi SOP của bạn với các tính năng nâng cao như phản hồi bình luận, tự động hóa và các công cụ hỗ trợ AI
Điều hành tài chính kinh doanh có thể giống như một cuộc đua đuổi bắt liên tục!
Theo dõi giao dịch, thanh toán và tín dụng rất tốn thời gian. Mẫu sổ kế toán của ClickUp có thể đóng vai trò là mẫu sổ sách kế toán kỹ thuật số của bạn.
Mẫu mạnh mẽ này ghi lại mọi giao dịch kinh doanh với độ chính xác cao. Hãy nghĩ xa hơn những mục nhập đơn giản, vì mẫu này cho phép bạn ghi lại các giao dịch ảnh hưởng đến nhiều tài khoản cùng lúc:
- Loại bỏ sổ kế toán thủ công; ghi lại tất cả các giao dịch kinh doanh của bạn vào sổ nhật ký kỹ thuật số một cách nhanh chóng và chính xác
- Sử dụng trạng thái tùy chỉnh để theo dõi tiến độ của từng giao dịch, đảm bảo không có thông tin nào bị mất trong quá trình xử lý
- Thu thập thông tin quan trọng về từng giao dịch bằng các trường tùy chỉnh như ngày giao dịch, loại sổ nhật ký, biên lai và số mục nhập
- Điều chỉnh tổng quan về tình hình tài chính của bạn theo nhu cầu của bạn với chế độ xem linh hoạt — từ Hướng dẫn Bắt đầu đến các phần Sổ sách và Nhật ký dễ truy cập
- Cải thiện việc theo dõi giao dịch với các tính năng nâng cao như theo dõi thời gian, thẻ, cảnh báo phụ thuộc và chức năng email mạnh mẽ để đảm bảo quy trình tài chính toàn diện
Bạn đang tìm kiếm một mẫu tất cả trong một để đơn giản hóa các quy trình tài chính của mình? Hãy thử Mẫu kế toán của ClickUp.
Mẫu này quản lý toàn bộ quy trình của bạn, từ ghi chép hóa đơn và theo dõi thu nhập đến dự đoán doanh thu trong tương lai. Không còn phải theo đuổi các khoản thanh toán chậm nữa, vì bạn có thể dễ dàng theo dõi các tài khoản phải thu và phải trả.
Nhưng còn hơn thế nữa! Trong cùng một nền tảng, bạn có thể đặt lịch cuộc họp, chuyển đổi liền mạch giữa hơn 9 chế độ xem có thể tùy chỉnh và tận dụng các thẻ và trạng thái tùy chỉnh. Do đó, bạn có thể tối đa hóa năng suất và có được thông tin chi tiết về hiệu suất bán hàng của mình trong thời gian thực mà không cần rời khỏi ClickUp.
Khả năng tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại của AI kết hợp với một công cụ đa năng như ClickUp giúp kế toán viên thoát khỏi những công việc nhàm chán, mang đến cho họ món quà quý giá là thời gian.
Sự hiệu quả mới này giúp họ tập trung vào những lĩnh vực mà chuyên môn con người phát huy tối đa: phân tích sâu sắc, tư vấn chiến lược và ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Tương lai của kế toán với AI
Thời thế đang thay đổi đối với các kế toán viên. Được hỗ trợ bởi AI, nghề kế toán đang sẵn sàng cho một cuộc cách mạng.
Mặc dù các phản ứng khác nhau, nhưng có một điều chắc chắn: những thay đổi đáng kể đang đến. Thập kỷ tới sẽ chứng kiến sự chuyển đổi trong vai trò của kế toán, đòi hỏi các chuyên gia phải có những kỹ năng mới.
Tuy nhiên, điều tuyệt vời nhất là khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên của ClickUp Brain cho phép các kế toán viên tận dụng nó mà không cần học các kỹ thuật mã hóa. Công việc kế toán sẽ giống như công việc của các nhà khoa học và kỹ sư dữ liệu, mở ra những hiểu biết sâu sắc về tài chính. Chìa khóa để điều hướng sự phát triển này nằm ở việc chấp nhận thay đổi.
Áp dụng sớm các công cụ hỗ trợ AI như ClickUp sẽ giúp bạn luôn dẫn đầu. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!