Sự phổ biến của Trí tuệ nhân tạo (AI) đã biến "làm việc chăm chỉ hơn" thành một huyền thoại. Chúng ta hiện đang sống trong thời đại "làm việc thông minh hơn"
Những người quản lý thành công các công cụ AI để biến chúng thành trợ thủ đắc lực đã bước lên một tầm cao mới về năng suất và hiệu quả. Còn những người thua cuộc trên mặt trận này thì chìm đắm trong công việc nhàm chán và lặp đi lặp lại.
Tất nhiên, ai cũng muốn thuộc về nhóm đầu tiên.
Quá trình chuyển đổi này không nhất thiết phải tẻ nhạt hay phức tạp. Tất cả những gì bạn cần là sự hứng thú học hỏi công nghệ mới, một số hướng dẫn và bộ mẹo AI phù hợp để bắt đầu. Một khi bạn đã nắm được các kỹ năng cơ bản, việc áp dụng AI vào cuộc sống hàng ngày sẽ ngày càng trở nên dễ dàng hơn.
10 mẹo AI để tăng năng suất của bạn
Các công cụ AI đã trở thành đồng nghĩa với việc tạo/lập nội dung. Tuy nhiên, AI không chỉ là công cụ tạo nội dung đơn thuần. Để minh họa điều này, chúng tôi đã tổng hợp một danh sách toàn diện các mẹo tăng năng suất dựa trên AI, thể hiện phạm vi và mức độ mà bạn có thể sử dụng công nghệ AI:
1. Tạo/lập nội dung
Hãy bắt đầu với điều hiển nhiên nhất: sử dụng AI để tạo/lập nội dung.
Các công cụ viết AI như ChatGPT và Google Bard là những công cụ AI đầu tiên gây chấn động lĩnh vực tạo/lập nội dung. Những trợ lý viết được hỗ trợ bởi AI này có thể tạo ra mọi thứ, từ nội dung mạng xã hội đến các nghiên cứu điển hình về thương hiệu. Tiếp theo đó là các công cụ tạo nghệ thuật AI như DALL-E và Midjourney.
Các trình chỉnh sửa video được trang bị các tính năng AI để làm cho video hấp dẫn hơn. Bạn có trình đọc văn bản thành giọng nói được hỗ trợ bởi Xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và trình tạo phụ đề để nội dung dễ tiếp cận hơn.
Danh sách các ứng dụng AI trong tạo/lập nội dung là vô tận.
Dưới đây là một số mẹo tăng năng suất để tận dụng tối đa sự kết hợp giữa AI và nội dung:
- Sử dụng AI để phân tích sở thích của khán giả và các xu hướng mới nhất để sản xuất nội dung phù hợp với đối tượng mục tiêu của bạn và đăng tải vào thời điểm thích hợp
- Nhập các câu lệnh phù hợp và cụ thể vào hệ thống AI tạo ra nội dung để có được những ý tưởng nội dung sáng tạo và có thể thực hiện được trong thực tế
- Sử dụng các công cụ AI để tự động hóa việc tạo, chỉnh sửa và hiệu đính nội dung nhằm hợp lý hóa và tuân thủ lịch xuất bản nội dung của bạn
- Tạo bản tóm tắt, bản ghi, chú thích hình ảnh hoặc video, siêu dữ liệu và các thông tin khác để nội dung của bạn dễ tiếp cận hơn và được tối ưu hóa cho công cụ tìm kiếm
2. Ra quyết định dựa trên dữ liệu
Các công cụ AI loại bỏ sự phỏng đoán bằng cách xử lý lý luận và sự phức tạp đằng sau các công việc hàng ngày với độ chính xác và hiệu quả cao hơn. AI, với khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu, đóng vai trò như một la bàn cho các doanh nghiệp và cá nhân, giúp họ điều hướng những bất ổn trong cuộc sống hàng ngày.
Ngoài việc thúc đẩy các quyết định thông minh hơn, AI còn mang lại tính khách quan cao hơn và độ chính xác cao hơn trong khi phân tích các tập dữ liệu phức tạp để tiết lộ các mẫu, xu hướng và thông tin chi tiết có thể bị bỏ qua.
Một số cách bạn có thể tận dụng sức mạnh của AI để đưa ra quyết định tốt hơn bao gồm:
- Sử dụng phân tích dự đoán dựa trên dữ liệu lịch sử để dự báo xu hướng hoặc kết quả trong tương lai. Khả năng dự đoán này giúp đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác
- Phát triển bảng điều khiển thời gian thực xử lý động lượng dữ liệu khổng lồ và trình bày trực quan các thông tin chi tiết để giúp ra quyết định nhanh hơn
- AI hỗ trợ phân tích quy trình toàn diện, giúp bạn hiểu rõ các thách thức và cơ hội trong các quy trình hiện tại. Dựa trên những phát hiện này, bạn có thể đưa ra các quyết định chiến lược về tối ưu hóa quy trình
- Áp dụng phân tích hành vi để cá nhân hóa hành trình của khách hàng và cung cấp các giải pháp phù hợp cho các yêu cầu hỗ trợ khách hàng
3. Tăng cường bảo mật
AI là một người canh gác cảnh giác, liên tục kiểm tra khối lượng lớn dữ liệu có cấu trúc và không có cấu trúc để phát hiện các bất thường, các mẫu cho thấy rủi ro và các mối đe dọa tiềm ẩn. Kiểm tra bảo mật chủ động và thời gian thực đảm bảo hành động ngay lập tức, như cách ly nhanh và vô hiệu hóa mối đe dọa, khi phát hiện các hoạt động đáng ngờ.
Dưới đây là một số mẹo tăng năng suất dựa trên AI để giúp bạn tăng cường bảo mật:
- Tận dụng sinh trắc học hành vi, chẳng hạn như mẫu gõ phím hoặc chuyển động chuột, để thực hiện nhận dạng và xác thực người dùng nhằm giảm rủi ro truy cập trái phép
- Sử dụng AI để kiểm tra mạng và phần mềm. AI phát hiện các bất thường và mẫu cho thấy các mối đe dọa, vi phạm bảo mật hoặc nhiễm vi-rút, phần mềm độc hại hoặc ransomware
- Thiết lập phản ứng tự động đối với các mối đe dọa để phân tích sự cố bảo mật, đánh giá tác động của nó, sắp xếp mức độ ưu tiên của các cuộc tấn công và khởi động các phản ứng tự động để giảm thiểu thiệt hại tiềm ẩn
- Các thuật toán học máy phân tích các mẫu email, tệp đính kèm, nội dung và hành vi của người dùng để phát hiện các nỗ lực lừa đảo và thực hiện can thiệp kịp thời. Chúng chặn các email hoặc gói dữ liệu đáng ngờ để tăng cường an ninh mạng
4. Trợ lý ảo
Như thể các trợ lý ảo chưa đủ thông minh, AI đã đưa chúng lên một tầm cao mới. Các trợ lý ảo được hỗ trợ bởi AI, có thể là Alexa, Siri hoặc Google Assistant, có thể tận dụng khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên để thực hiện các tương tác hữu cơ, chân thực và nhân văn. Chúng có thể thực hiện một loạt các công việc, từ cài đặt nhắc nhở đến điều khiển các thiết bị thông minh (sẽ đề cập thêm về điều này sau).
Ngoài các trợ lý kích hoạt bằng giọng nói phổ biến này, số lượng trợ lý ảo trên các nền tảng kỹ thuật số cũng tăng lên. Ví dụ, ClickUp AI là một trợ lý ảo trực quan có thể thực hiện một loạt các công việc hàng ngày — từ tạo mục hành động hoặc hỗ trợ các phiên brainstorming đến giúp công việc hàng ngày của bạn trở nên hiệu quả hơn.
Dưới đây là một số mẹo sử dụng AI để tận dụng tối đa trợ lý ảo:
- Sử dụng phần mềm trợ lý ảo để tự động hóa các công việc thường ngày như viết email, cài đặt nhắc nhở, lên lịch hẹn và hơn thế nữa
- Tích hợp lịch và trợ lý ảo để quản lý lịch thông minh hơn. Khối thời gian cho các cuộc họp, lên kế hoạch đi lại và không bao giờ bỏ lỡ cuộc hẹn nhờ trợ lý ảo của bạn
- Thiết lập tính năng ghi chú bằng lệnh thoại hoặc sử dụng trợ lý viết để chuyển đổi các mẫu nhắc nhở AI thành tài liệu chi tiết
- Theo dõi chi tiêu và phân loại chi tiêu của bạn để tạo báo cáo phân tích chi tiêu, cung cấp thông tin chi tiết về thói quen tài chính của bạn
5. Tự động hóa quy trình bằng robot
Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) xoay quanh việc tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại dựa trên quy tắc. Các công cụ hỗ trợ AI bổ sung một lớp thông minh cho RPA, giúp kết hợp này trở nên thông minh hơn, linh hoạt hơn và hướng tới cải tiến liên tục thông qua học tập lặp đi lặp lại.
Kết quả là, bạn sẽ có được một hệ thống tự động hóa tinh vi, tự chủ hơn, linh hoạt hơn và có khả năng giải quyết các vấn đề phức tạp.
Dưới đây là một số ví dụ thực tế nêu rõ cách bạn có thể kết hợp AI vào RPA:
- Phát triển các bot tích hợp thuật toán học máy để phát hiện mẫu, phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định mà không cần sự can thiệp của con người. Ngoài tính tự động hóa, chúng còn có khả năng tự học
- Hệ thống RPA hỗ trợ AI phân tích các truy vấn của khách hàng và phân bổ chúng một cách động cho bot hoặc nhân viên tùy thuộc vào mức độ phức tạp, khối lượng công việc hiện tại, tính sẵn có của tài nguyên và mức độ ưu tiên
- AI hỗ trợ phát hiện và xử lý lỗi nâng cao, trong đó bot học hỏi từ những sai lầm trong quá khứ, chạy mô phỏng và điều chỉnh hành vi của mình để đạt được kết quả tốt nhất. Trong một số trường hợp, AI được sử dụng để dự đoán các vấn đề tiềm ẩn ngay cả trước khi chúng xảy ra, nhằm ngăn chặn sự cố hoàn toàn trong các quy trình tự động hóa
- Chạy tự chẩn đoán, trong đó phân tích dựa trên AI sẽ xem xét các quy trình tự động, đo lường hiệu suất của chúng, xác định các điểm nghẽn và đề xuất các giải pháp dựa trên dữ liệu để hợp lý hóa hoạt động
6. Tiếp thị cá nhân hóa
Trí tuệ nhân tạo (AI) đã trở thành một bước ngoặt trong lĩnh vực marketing, đặc biệt thông qua việc cá nhân hóa.
Với các công cụ hỗ trợ AI, các nhà tiếp thị không còn phụ thuộc vào tính chất may rủi của các chiến lược tiếp thị chung chung và rời rạc. Giờ đây, họ thực hiện các chiến dịch độc đáo, dựa trên dữ liệu, phù hợp với từng cá nhân. Cho dù là gửi tin nhắn siêu cá nhân hóa hay kết nối với khách hàng trên kênh ưa thích của họ vào thời gian họ thích, tiếp thị ngày càng trở nên tập trung vào khách hàng.
Dưới đây là một số mẹo tăng năng suất để cải thiện chiến lược tiếp thị của bạn bằng AI:
- AI thực hiện phân khúc khách hàng thông minh để tạo các phân khúc khách hàng dựa trên các tham số như nhân khẩu học, tâm lý học hoặc dữ liệu địa lý. Dựa trên các nhóm này, AI có thể triển khai cá nhân hóa nội dung động
- Các thuật toán AI giúp các nhà tiếp thị điều chỉnh để phù hợp với đối tượng mục tiêu và xây dựng chiến lược truyền thông xã hội hiệu quả, điều chỉnh mọi thứ, từ nội dung bài đăng trên mạng xã hội đến thời gian đăng bài
- Công cụ tạo trang web AI có thể tạo ra các trang web động với các trang đích được cá nhân hóa. Các trang này sẽ điều chỉnh theo hồ sơ cá nhân, lịch sử mua hàng, lịch sử duyệt web và nhiều hơn nữa
- Thực hiện phân tích cảm xúc toàn diện để hiểu cảm xúc của khách hàng. Tận dụng cơ hội hoặc thực hiện can thiệp kịp thời để nâng cao trải nghiệm và sự tương tác của khách hàng
7. Đào tạo và phát triển
Dù là cho mục đích cá nhân hay nghề nghiệp, AI hỗ trợ đào tạo, xây dựng sức chứa và phát triển kỹ năng bằng nhiều cách khác nhau.
AI mang lại sự phù hợp và tiện lợi cho trải nghiệm học tập. Học viên sẽ có quyền truy cập vào các khóa học hoặc mô-đun tùy chỉnh, bổ sung cho bộ kỹ năng của họ và phù hợp với mục tiêu học tập.
Đồng thời, họ có thể bắt đầu, tạm dừng hoặc tiếp tục hành trình học hỏi kỹ năng mới theo thời gian rảnh rỗi của mình. Những đổi mới này giúp việc học trở nên thú vị, tương tác và bền vững hơn mà không chiếm quá nhiều thời gian quý báu của người học.
Khai thác tiềm năng giá trị thực sự của AI trong đào tạo và phát triển bằng các cách sau:
- Xây dựng lộ trình học tập thích ứng, điều chỉnh chương trình học tập dựa trên tiến độ, trình độ, sở thích và tần suất học tập của từng cá nhân
- Phát triển chatbot AI làm cố vấn ảo để trả lời truy vấn, đưa ra lời khuyên cá nhân hóa, cung cấp tài nguyên và chia sẻ hiểu biết dựa trên mục tiêu, tiến độ và thách thức của người học
- Gamify các chương trình đào tạo và phát triển. Ví dụ: các công cụ AI dành cho nhà phát triển mở khóa các tính năng và chức năng khác nhau khi người học tiến độ khóa học
- Giới thiệu các mô phỏng tương tác và các tình huống đóng vai để tạo ra trải nghiệm nhập vai. Mô phỏng thực tế cho phép người học kiểm tra kỹ năng của mình một cách an toàn và thực tế
8. Hệ thống nhà thông minh
Trí tuệ nhân tạo là nền tảng của hệ thống nhà thông minh. Các thiết bị thông minh tạo nên ngôi nhà thông minh biến không gian sống bình thường thành môi trường thông minh và thích ứng. Chúng là những trợ lý kỹ thuật số cá nhân giúp ngôi nhà của bạn trở nên thoải mái và tiện lợi hơn mà không làm tiêu tốn thời gian, nỗ lực và năng suất quý báu của bạn.
Chúng thực hiện một loạt các hàm, từ dự đoán nhu cầu của bạn, tự động hóa các công việc thường ngày và đảm bảo hiệu quả năng lượng để bạn tập trung hơn vào những việc quan trọng.
Dưới đây là một số mẹo hay trong cuộc sống được thực hiện nhờ sức mạnh của hệ thống nhà thông minh được hỗ trợ bởi AI:
- Thêm tự động hóa vào thói quen hàng ngày của bạn bằng cách kết hợp AI vào các công việc nhàm chán như điều chỉnh nhiệt độ để đạt nhiệt độ tối ưu, điều chỉnh độ sáng hoặc tắt đèn, pha cà phê vào một thời gian nhất định, v.v.
- Sử dụng thiết bị thông minh kích hoạt bằng giọng nói và trợ lý kỹ thuật số đa thiết bị để thêm mục vào giỏ hàng, đặt nhắc nhở, tạo danh sách việc cần làm, nhận thông tin cập nhật về lịch trình và cuộc hẹn của bạn
- Hệ thống chiếu sáng và sưởi ấm hoặc làm mát được hỗ trợ bởi AI điều chỉnh độ sáng, màu sắc ánh sáng và nhiệt độ tùy theo thời gian trong ngày, mùa và điều kiện thời tiết để tạo ra một môi trường thoải mái và tập trung vào năng suất
- Sử dụng các thiết bị đeo thông minh và thiết bị theo dõi sức khỏe để theo dõi sức khỏe thể chất và tinh thần của bạn. Cài đặt nhắc nhở thỉnh thoảng để nghỉ ngơi, uống nước, tập thể dục nhẹ nhàng, v.v.
9. Quản lý dữ liệu
Trong thời đại dữ liệu là nhiên liệu của thế giới kỹ thuật số, AI đang giúp dữ liệu trở nên dễ quản lý, sâu sắc và có thể hành động hơn. Sử dụng AI để tiết kiệm thời gian và nỗ lực cho các hoạt động quản lý dữ liệu một cách hiệu quả. Làm như vậy sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn để tận hưởng kết quả tích cực từ các quy trình dựa trên dữ liệu và ít thời gian hơn để sàng lọc lượng dữ liệu khổng lồ.
Quản lý dữ liệu dễ dàng hơn với các mẹo tăng năng suất sau đây, tích hợp những tính năng AI tốt nhất:
- Tự động thu thập, phân loại, gắn thẻ và lưu trữ dữ liệu dựa trên nội dung. Việc tổ chức dữ liệu thông minh dựa trên AI giúp việc sắp xếp, truy xuất và phân tích thông tin trở nên dễ dàng hơn. Trong khi thực hiện, hãy triển khai kế hoạch sao lưu dữ liệu và khắc phục thảm họa thường xuyên
- Phân tích dữ liệu định kỳ để xác định và khắc phục sự không nhất quán, lỗi và trùng lặp trong tập dữ liệu để duy trì chất lượng, tính mới và mức độ liên quan của dữ liệu mà không cần can thiệp thủ công
- Hệ thống học máy giám sát việc sử dụng dữ liệu để thực thi các chính sách quản trị dữ liệu liên quan đến bảo mật và bảo mật. Xác định các mối đe dọa tiềm ẩn, giới hạn vi phạm hoặc xâm phạm dữ liệu và tự động hóa các hành động khắc phục để giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa tuân thủ
- Tận dụng tổ chức, tìm kiếm và truy xuất dữ liệu nhận thức để cung cấp thêm bối cảnh cho thẻ hoặc truy vấn tìm kiếm. Cách tiếp cận này giúp dữ liệu dễ tìm kiếm và sẵn sàng hơn, đồng thời giúp điều hướng dữ liệu trở nên trực quan hơn, bất kể nền tảng kỹ thuật của người dùng
10. Tăng cường hiệu quả
AI là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các khả năng và kỹ năng hiện có của bạn. AI không nhằm mục đích thay thế bạn. Ngược lại, AI được thiết kế để hỗ trợ và nâng cao chuyên môn của bạn. Nếu bạn giỏi một lĩnh vực nào đó, AI sẽ giúp bạn trở nên giỏi hơn bằng cách tăng cường hiệu quả, năng suất và khả năng ứng biến.
Giao các công việc thường ngày và lặp đi lặp lại cho AI và tập trung vào các dự án sáng tạo thách thức tư duy cấp cao, sự sáng tạo và khả năng ra quyết định chiến lược của bạn.
Dưới đây là cách bạn có thể biến mối quan hệ cộng sinh giữa AI và chuyên môn của con người thành những mẹo thực tế để cải thiện hiệu quả:
- Các ứng dụng, nền tảng và phần mở rộng được hỗ trợ bởi AI giúp tăng cường khả năng sáng tạo bằng cách hỗ trợ brainstorming, tạo ra các gợi ý, đề xuất ý tưởng thiết kế, v.v. Nguồn cảm hứng sáng tạo này mở rộng phạm vi tưởng tượng của con người
- Thiết lập các cơ chế đánh giá tự động, chẳng hạn như đánh giá mã, phát hiện lỗi, đề xuất cải tiến và đảm bảo tiêu chuẩn hóa trong các chu kỳ DevOps
- Xây dựng và duy trì các nền tảng hợp tác ảo để tạo điều kiện thuận lợi cho giao tiếp giữa các nhóm làm việc từ xa, hợp tác dự án, hỗ trợ đồng nghiệp và chia sẻ kiến thức
- Tự động hóa các quy trình đòi hỏi sự tương tác cao, chẳng hạn như tuyển dụng, hỗ trợ khách hàng, v.v., để thực hiện một cách chuyên nghiệp các công việc nặng nề và đòi hỏi nhiều thời gian như quản lý hồ sơ, sàng lọc ứng viên, đánh giá kỹ năng, phỏng vấn sơ bộ, v.v
Tăng năng suất với các công cụ AI
Đến đây, chúng ta đã kết thúc danh sách các mẹo AI thực tế để áp dụng vào cuộc sống hàng ngày. Đến nay, rõ ràng là bạn có thể triển khai AI cho nhiều ứng dụng khác nhau, từ tạo/lập nội dung đến cá nhân hóa tiếp thị, tăng cường bảo mật đến nâng cao kỹ năng, và nhiều hơn nữa!
Áp dụng các mẹo AI trên sẽ thay đổi cách tiếp cận của bạn để duy trì năng suất và hiệu quả. Đồng thời, nó cũng sẽ giúp bạn đạt được kết quả rõ ràng hơn mà không tốn nhiều thời gian, phức tạp hoặc quá khó khăn. Những mẹo hữu ích này cho phép bạn tận dụng các công nghệ tiên tiến, tái cấu trúc các công việc thường ngày và khám phá những cơ hội chưa được khai thác.
Cuộc cách mạng năng suất mang lại sẽ tăng cường hiệu quả và điều chỉnh các kế hoạch và hành động của bạn phù hợp với mục tiêu và nguyện vọng. Kết quả là, bạn sẽ đạt được nhiều thành tựu hơn mà không lãng phí thời gian và nguồn lực quý giá.