Để quá trình mua sắm của tổ chức bạn vận hành trơn tru như một cỗ máy được bôi trơn, bạn và nhóm của bạn phải giám sát các quy trình và luôn nắm rõ mọi tình hình. Tuy nhiên, ngay cả các hoạt động được sắp xếp hợp lý cũng có thể gặp phải vấn đề với các tài liệu quan trọng như Phiếu nhận hàng (GRN).
GRN là một tài liệu hai chiều đơn giản giữa bạn và nhà cung cấp, xác nhận hàng hóa đã được giao và là yếu tố quan trọng để đảm bảo quy trình mua hàng diễn ra suôn sẻ.
Nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý mua sắm hoặc phần mềm logistics để xử lý các hoạt động, bao gồm xử lý Phiếu nhận hàng. Tuy nhiên, do tính phức tạp của dữ liệu này, quy trình này có thể tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi.
Do đó, hiểu rõ về GRN và tầm quan trọng của chúng sẽ đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Trong blog này, chúng tôi sẽ thảo luận mọi thứ bạn cần biết về GRN.
Phiếu nhận hàng (GRN) là gì?
Phiếu nhận hàng (GRN), đôi khi được gọi là phiếu nhận hàng, là một tài liệu hai chiều xác nhận rằng:
- Một nhà cung cấp đã giao hàng cho tổ chức của bạn (bao gồm đơn đặt hàng, ghi chú yêu cầu cung cấp hoặc hóa đơn của nhà cung cấp)
- Tổ chức của bạn đã nhận được hàng hóa đó (trong đó bộ phận mua hàng của bạn có thể cung cấp Phiếu nhận hàng sau khi kiểm tra chất lượng và xác nhận ngày giao hàng của hàng hóa đã giao)
Hãy coi nó như một thỏa thuận bắt tay được ghi lại trên giấy (hoặc, ngày nay, thường là một bản ghi kỹ thuật số). Nó có nghĩa là cả hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ của mình được nêu trong đơn đặt hàng. Ngoài việc là một phần thiết yếu của mua sắm, nó còn là một tài liệu quan trọng đối với bộ phận tài chính và đóng vai trò quan trọng trong quy trình tài khoản phải trả.
Có tài liệu GRN phù hợp giúp cải thiện quá trình quản lý và thực hiện đơn đặt hàng tổng thể, đồng thời mang lại một số lợi ích, chẳng hạn như:
- Xác minh chính xác hàng hóa đã nhận và xác nhận rằng nhà cung cấp đã giao đúng hàng hóa mà bạn đã đặt hàng. Người nhận có thể báo ngay những sai lệch về số lượng hoặc chất lượng, tránh những tranh chấp có thể xảy ra sau này
- GRN đóng vai trò là tài liệu liên lạc thích hợp, vì nó nêu rõ những gì đã được nhận. Do đó, GRN bảo vệ bạn trong trường hợp có bất kỳ vấn đề nào phát sinh và là bằng chứng về chất lượng và số lượng đã thỏa thuận, tránh những tranh chấp về hàng hóa đã giao
- Đóng vai trò quan trọng trong quy trình đối chiếu ba bên được sử dụng để đảm bảo thanh toán hóa đơn chính xác. Bằng cách so sánh GRN với ghi chú yêu cầu cung cấp hoặc đơn đặt hàng và hóa đơn của nhà cung cấp, bạn có thể xác minh mọi thứ khớp nhau trước khi thanh toán. Điều này cũng giúp ngăn chặn gian lận thanh toán
- Hoạt động như một bản ghi hàng hóa đã giao, cho phép bạn cập nhật mức tồn kho chính xác. Điều này đảm bảo bạn có cái nhìn rõ ràng về tình trạng hàng tồn kho hiện tại và có thể đưa ra quyết định sáng suốt về các giao dịch mua trong tương lai. Nó cũng giúp bộ phận kế toán của bạn xác thực số dư hàng tồn kho
Tầm quan trọng của Phiếu nhận hàng
Hãy tưởng tượng bạn đặt hàng một chiếc ghế văn phòng mới toanh, có phần tựa lưng thoải mái và có thể xoay được! Bạn rất hào hứng vì cuối cùng cũng có thể vứt bỏ chiếc ghế cũ ọp ẹp. Khi hàng được giao đến, bạn hào hứng mở hộp và nhận ra rằng thiếu một bộ phận.
Giờ đây, nếu bạn đã có tiêu chí chất lượng và đảm bảo chỉ chấp nhận giao hàng sau khi xác nhận chất lượng, bạn sẽ không phải đối mặt với tình huống căng thẳng này, phải không? Điều này có vẻ tầm thường đối với các tổ chức nhỏ với số lượng mua hạn chế, nhưng đối với các tổ chức lớn hơn thì sao? Họ liên tục mua các mặt hàng phức tạp với số lượng lớn và cần một quy trình để tránh rắc rối và tắc nghẽn trong mua sắm.
Với Phiếu nhận hàng, bạn có thể đơn giản hóa sổ cái kho và quy trình thanh toán. Người mua tạo đơn đặt hàng (PO) cho mỗi đơn hàng, nêu chi tiết các mục họ mong đợi trong giao hàng. Trong ví dụ của chúng tôi, vì ghế được vận chuyển cùng tất cả các bộ phận và lắp ráp tại văn phòng, PO phải đề cập đến tất cả các bộ phận cần thiết để ghế hoạt động bình thường.
Khi giao hàng, bộ phận nhận hàng của bạn sẽ xác minh đơn đặt hàng với GRN và kiểm tra cẩn thận số lượng, chất lượng và ngày hết hạn của từng mục.
Nếu mọi thứ khớp với PO và hàng hóa được giao trong điều kiện tốt, người nhận sẽ ký vào Phiếu nhận hàng. Điều này xác nhận rằng công ty giao hàng đã hoàn thành nghĩa vụ của mình và tổ chức của bạn đã nhận được đơn đặt hàng.
Về bản chất, GRN là một bánh răng quan trọng trong toàn bộ quy trình mua hàng, bảo vệ hoạt động kinh doanh của bạn bằng cách:
- Xác nhận tính chính xác của đơn đặt hàng
- Ngăn chặn tranh chấp
- Tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn
- Bảo đảm tính chính xác của hồ sơ kho hàng
Thông tin cần thiết trong GRN
Giờ chúng ta đã biết chính xác lý do tại sao Phiếu nhận hàng lại quan trọng đối với quy trình hậu cần và mua sắm của bạn, hãy cùng tìm hiểu định dạng Phiếu nhận hàng phù hợp. Một GRN tiêu chuẩn bao gồm các thông tin sau:
1. Tiêu đề
- Tên công ty: Xác định tổ chức nhận hàng
- Số GRN: Một mã nhận dạng duy nhất cho tài liệu Phiếu nhận hàng cụ thể
- Ngày: Ghi lại ngày nhận hàng
2. Thông tin nhà cung cấp
- Tên nhà cung cấp: Xác định công ty đã giao hàng
- Thông tin liên hệ của nhà cung cấp: Có thể bao gồm số điện thoại, địa chỉ email, v.v. để tham khảo
- Số tham chiếu nhà cung cấp: Nếu có, hãy bao gồm bất kỳ số tham chiếu nào do nhà cung cấp cung cấp
3. Chi tiết giao hàng
- Số đơn đặt hàng: Tham chiếu đến đơn đặt hàng cụ thể liên quan đến hàng hóa đã giao
- Ngày và giờ giao hàng: Ghi lại thời gian chính xác hàng hóa đến nơi
- Phương thức giao hàng: Xác định phương tiện vận chuyển hàng hóa (ví dụ: xe tải, dịch vụ chuyển phát nhanh)
- Địa chỉ giao hàng: Chỉ định địa chỉ nơi hàng hóa cần được giao
- Ghi chú giao hàng: Ghi lại bất kỳ thông tin bổ sung nào do nhà cung cấp truyền đạt về việc giao hàng
4. Danh sách công việc chi tiết
- Mô tả sản phẩm: Xác định rõ các mục cụ thể đã nhận
- Số lượng: Ghi lại số lượng chính xác của từng mục đã nhận
- Đơn vị đo lường: Chỉ định đơn vị được sử dụng để đo lường số lượng (ví dụ: hộp, mét)
- Mã sản phẩm/SKU: Nếu có, bao gồm bất kỳ mã nhận dạng sản phẩm nào được sử dụng bởi tổ chức của bạn hoặc nhà cung cấp
5. Chữ ký
- Chữ ký của người nhận: Xác nhận rằng đại diện được chỉ định của tổ chức bạn đã nhận và kiểm tra hàng hóa
- Chữ ký của nhà cung cấp (tùy chọn): Trong một số trường hợp, đại diện của nhà cung cấp cũng có thể ký vào GRN để xác nhận việc giao hàng
GRN đảm bảo tất cả mọi người liên quan đều có hồ sơ minh bạch về hàng hóa đã nhận bằng cách ghi lại thông tin cần thiết này theo định dạng rõ ràng và có tổ chức. Điều này giúp hợp lý hóa giao tiếp, ngăn ngừa lỗi và tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lý hàng tồn kho và mua sắm diễn ra suôn sẻ.
Sử dụng Mẫu kế hoạch dự án hợp lý hóa quy trình chuỗi cung ứng ClickUp thực tế, bạn có thể đảm bảo hoạt động trơn tru và cải thiện trách nhiệm giải trình cho quy trình chuỗi cung ứng của mình. Mẫu này bao gồm các trạng thái, trường và chế độ xem tùy chỉnh để giúp bạn xây dựng tài liệu chuẩn hóa để theo dõi hàng tồn kho, quản lý GRN và phối hợp hiệu quả với tất cả các bên liên quan.
Vấn đề liên quan đến việc xử lý GRN
Các công ty thường sử dụng các công cụ đánh giá và mẫu thỏa thuận kinh doanh để quản lý quy trình mua sắm của mình. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể gặp phải một số vấn đề phổ biến, chẳng hạn như:
- Tăng thời gian hoàn thành giao hàng và chậm trễ trong việc phát hành GRN: Xử lý GRN bao gồm nhập thủ công thông tin từ đơn đặt hàng và biên nhận giao hàng. Điều này có thể tẻ nhạt, đặc biệt là đối với các giao hàng lớn với nhiều mục. Việc nhập thủ công cũng làm chậm trễ toàn bộ quy trình mua sắm vì các bước tiếp theo như xử lý hóa đơn và ủy quyền thanh toán thường phụ thuộc vào Phiếu nhận hàng đã hoàn thành mà không có bất kỳ biểu mẫu điền sẵn hoặc tài liệu sẵn sàng sử dụng nào
- Lỗi nhập dữ liệu: Ba bản GRN được phát hành cho mỗi lần mua hàng bởi bộ phận đặt hàng, nhóm mua hàng và nhà cung cấp. Nếu việc nhập dữ liệu này được thực hiện thủ công, có thể xảy ra lỗi đánh máy và sự không nhất quán, dẫn đến sự khác biệt giữa đơn đặt hàng, hóa đơn và hồ sơ kho. Ví dụ: một lỗi đánh máy trong số lượng mục nhận được trên một bản GRN sẽ gây ra sự không khớp với đơn đặt hàng, tạo ra sự nhầm lẫn và cần thêm thời gian để điều chỉnh sự khác biệt
- Khó theo dõi trạng thái GRN và chậm trễ trong thanh toán: Phiếu nhận hàng bằng giấy hoặc được lưu trữ trong các hệ thống riêng biệt rất khó truy cập, gây khó khăn cho việc theo dõi và xác định bất kỳ sự chậm trễ nào trong thanh toán. Đôi khi, tổ chức mua hàng lưu trữ GRN trong một hệ thống riêng biệt với đơn đặt hàng và phần mềm quản lý hàng tồn kho. Điều này có thể gây khó khăn cho việc theo dõi tiến độ và đảm bảo tất cả thông tin phù hợp với nhau
- Lỗi trong xác nhận hoặc xác minh hàng hóa đã nhận: Xác minh thủ công hàng hóa đã nhận thường tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi do con người, đặc biệt là đối với các đơn đặt hàng phức tạp với nhiều mục. Ngoài ra, nó còn làm tăng khả năng gian lận. Nếu không có dấu vết kiểm tra rõ ràng, các nhóm có thể gặp khó khăn trong việc phát hiện sự khác biệt hoặc xác định hàng hóa đã nhận có thực sự khớp với đơn đặt hàng hay không
- Chậm trễ trong thanh toán hóa đơn: Nếu Phiếu nhận hàng có thông tin không đầy đủ hoặc không chính xác, nó chắc chắn sẽ bị kẹt trong quy trình phê duyệt. Điều này có thể làm căng thẳng mối quan hệ với nhà cung cấp và dẫn đến việc nhà cung cấp tính lãi suất cho hóa đơn. Ngoài ra, trong nhiều trường hợp, có nhiều bộ phận tham gia vào quy trình làm việc và cần nhiều chữ ký để xử lý thanh toán. Điều này có thể làm cho toàn bộ quy trình mua sắm tốn nhiều thời gian hơn
Mẫu Quản lý hàng tồn kho của ClickUp có thể giúp đảm bảo hàng tồn kho của bạn luôn được bổ sung và tái bổ sung với các vật liệu phù hợp. Mẫu sẵn sàng sử dụng và có thể tùy chỉnh này đi kèm với các trường được thiết kế sẵn, cho phép bạn theo dõi, sắp xếp và cập nhật tất cả dữ liệu liên quan đến hàng tồn kho của mình tại một địa điểm duy nhất. Điều này sẽ đảm bảo bạn không phải lo lắng về việc quản lý mức hàng tồn kho hoặc các mục cụ thể, khiến nó trở nên lý tưởng cho các doanh nghiệp có hàng tồn kho lớn hoặc phức tạp.
Tối ưu hóa quy trình GRN với ClickUp
Với tốc độ hoạt động của quy trình mua sắm trong bất kỳ tổ chức nào, các phương pháp quản lý GRN và các quy trình khác theo cách truyền thống có thể trở nên rườm rà và kém hiệu quả. ClickUp, nền tảng quản lý dự án và năng suất tất cả trong một, có thể là vũ khí bí mật của bạn để hợp lý hóa việc quản lý hàng tồn kho và các hoạt động kinh doanh từ đầu đến cuối.
Không giống như phần mềm quản lý báo giá hoặc công cụ lập hóa đơn hoạt động riêng lẻ, ClickUp Docs giúp quản lý tài liệu cho các bộ phận khác nhau. Nó giống như có một công cụ xử lý văn bản trong phần mềm quản lý hoạt động của bạn. Tính năng này cho phép bạn tạo các tài liệu dài theo định dạng bạn cần và thậm chí cộng tác với người khác trong thời gian thực để mọi người đều có cùng thông tin.
Không giống như một số công cụ tài liệu khác, Docs có thể được chia sẻ và chỉnh sửa trong thời gian thực bởi nhiều người đóng góp; bạn cũng có thể nhúng hình ảnh và liên kết vào tài liệu và liên kết chúng với các công việc.
Nhờ đó, bạn không chỉ tối ưu hóa quy trình giao hàng và mua sắm mà còn cải thiện hoạt động tài chính, quản lý dữ liệu kho hàng và quy trình kiểm soát chất lượng.
Để quản lý quy trình mua sắm từ đầu đến cuối, bạn có thể sử dụng Mẫu Mua sắm ClickUp. Bạn và nhóm của bạn có thể dễ dàng sử dụng mẫu này trong không gian làm việc của mình và hợp lý hóa quy trình mua sắm và chuỗi cung ứng. Do đó, bạn có thể theo dõi, quản lý và giám sát tất cả các hoạt động mua sắm của mình mà không cần bất kỳ công cụ quản lý cơ sở dữ liệu hoặc trực quan hóa phức tạp nào.
Với mọi thứ được tập trung tại một nơi trong ClickUp, bạn không còn phải sử dụng nhiều công cụ và nền tảng khác nhau. Ngoài ra, bạn có thể tối ưu hóa tất cả các quy trình hoạt động và mua sắm của mình với những lợi ích sau:
- Loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công hoặc Phiếu nhận hàng bằng giấy bằng cách sử dụng quy trình công việc tự động và các mẫu đơn giản hóa để quy trình mua sắm hiệu quả hơn
- Phân công công việc và quyền sở hữu cho từng giai đoạn của quy trình giao hàng bằng cách sử dụng Nhiệm vụ ClickUp, với các trường như 'đang chờ xác nhận giao hàng' hoặc 'đã nhận hàng'. Điều này đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều đồng ý và cung cấp khả năng hiển thị tiến độ giao hàng theo thời gian thực.
- Thiết lập các mối phụ thuộc rõ ràng giữa các nhiệm vụ, chẳng hạn như chờ xác nhận giao hàng, với chế độ xem Biểu đồ Gantt của ClickUp. Điều này đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành theo đúng thứ tự, giữ cho quy trình GRN của bạn đi đúng hướng
- Tận dụng Tự động hóa ClickUp để thiết lập thông báo tự động cho các cột mốc quan trọng trong quy trình giao hàng. Ví dụ: thông báo tức thì có thể cảnh báo bạn khi lô hàng được xác nhận hoặc khi hàng hóa đến kho của bạn. Điều này giúp loại bỏ việc theo dõi thủ công và đảm bảo cập nhật kịp thời cho các bên liên quan
- Theo dõi toàn bộ quy trình quản lý hàng tồn kho, bao gồm nhập kho, bổ sung hàng, xác nhận nhà cung cấp, chi phí, trạng thái đơn đặt hàng, v.v., với Bảng điều khiển ClickUp có thể tùy chỉnh, cung cấp thông tin chi tiết cần thiết về tiến độ và sự chậm trễ
- Hợp lý hóa quy trình mua sắm bằng ClickUp Brain, một giải pháp tiên tiến dựa trên AI kết nối các nhiệm vụ, dự án, tài liệu, wiki và hơn thế nữa. Điều này cho phép bạn dễ dàng biên soạn, tóm tắt và phân tích các tài liệu và thông tin liên quan, giúp bạn có cái nhìn tổng quan.
- Sử dụng Biểu mẫu với tài liệu của bạn để lấy thông tin cụ thể cho quy trình mua sắm và dễ dàng thu thập dữ liệu từ nhóm của bạn hoặc bên thứ ba
- Tích hợp quy trình mua sắm của bạn với hơn 1000 công cụ và nền tảng. Điều này giúp bạn theo dõi và tự động hóa các quy trình trên toàn bộ hệ thống công nghệ của mình một cách hiệu quả
Với ClickUp, bạn có thể biến việc xử lý GRN từ một công việc rườm rà thành một hoạt động hợp lý và hiệu quả. Với việc quản lý tài liệu quan trọng này, bạn có thể giảm nỗ lực thủ công và lỗi ghi chép, duy trì mức tồn kho và tiêu chí chất lượng, đảm bảo giao tiếp kịp thời giữa các bộ phận liên quan và giải quyết vấn đề nhanh hơn.
Tất cả những điều này góp phần rất lớn vào việc đạt được các mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả hơn.
Bạn muốn tự động hóa và hợp lý hóa toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay và trải nghiệm sự khác biệt với quy trình mua sắm hợp lý hóa.