Nhiều chuyên gia đã từng ngồi đối diện với những khách hàng dường như rất thành thạo trong việc né tránh các cuộc hội thoại về thanh toán. Cuộc đấu trí khó xử đó — muốn được thanh toán mà vẫn giữ mối quan hệ tốt đẹp — là một thách thức đối với cả những chủ doanh nghiệp giàu kinh nghiệm nhất.
Hãy coi đó là việc tương đương với việc yêu cầu ai đó trả nợ trong kinh doanh. Cuộc hội thoại cần có sự cân bằng giữa sự cứng rắn và sự thấu hiểu.
Thực tế là hầu hết khách hàng không cố ý trì hoãn thanh toán. Đôi khi, họ đang phải đối mặt với những khó khăn tài chính của riêng mình, xử lý các quy trình phê duyệt nội bộ hoặc chỉ đơn giản là cần một lời nhắc nhở. Nhưng điều đó không làm cho cuộc hội thoại trở nên ít cần thiết hơn.
Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ thảo luận về cách yêu cầu thanh toán một cách chuyên nghiệp. Hãy cùng bắt đầu! 💼
⏰ Tóm tắt 60 giây
Thực hiện các bước sau để yêu cầu thanh toán một cách lịch sự:
- Gửi email nhắc nhở/yêu cầu thanh toán đầu tiên ba ngày trước ngày đáo hạn
- Đặt ra các kỳ vọng thanh toán rõ ràng trong quá trình tiếp nhận khách hàng
- Kiểm tra kỹ các điều khoản thỏa thuận, chi tiết hóa đơn và dòng thời gian thanh toán
- Giữ lại hồ sơ văn bản đầy đủ về các hợp đồng, sự chấp thuận và các cuộc trao đổi
- Xác định các điều khoản thanh toán cụ thể và hậu quả của việc chậm thanh toán
- Sử dụng email, cuộc gọi điện thoại hoặc văn bản để theo dõi các khoản thanh toán quá hạn
- Xem xét các tùy chọn leo thang nếu thanh toán vẫn không được giải quyết
- Ngăn ngừa xung đột trong tương lai bằng cách yêu cầu thanh toán một phần trước và giảm giá cho thanh toán sớm
- Dùng ClickUp để theo dõi thanh toán dễ dàng, nhắc nhở tự động, AI để viết email và hơn thế nữa
Chuẩn bị yêu cầu thanh toán
Thời điểm yêu cầu thanh toán đến sớm hơn nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ. Lựa chọn thời điểm thích hợp sẽ củng cố vị trí của bạn và tăng khả năng thanh toán nhanh chóng.
Cân nhắc gửi email nhắc nhở đầu tiên ba ngày trước ngày đáo hạn. Điều này giúp khách hàng có thời gian xử lý thanh toán qua hệ thống của họ.
Bạn cũng nên:
Đặt ra kỳ vọng
Kỳ vọng thanh toán rõ ràng là nền tảng cho các giao dịch suôn sẻ. Trong quá trình tiếp nhận khách hàng, hãy nêu rõ các chi tiết cần thiết như:
- Phương thức thanh toán được chấp nhận
- Thời gian xử lý
- Phạt chậm thanh toán
- Các kế hoạch thanh toán có sẵn
🧠 Thông tin thú vị: Trước khi có hóa đơn chính thức, các nền văn minh cổ đại sử dụng bảng đất sét để ghi chép các khoản nợ. Ví dụ lâu đời nhất được biết đến là từ năm 3000 trước Công nguyên ở Mesopotamia, nơi các thương nhân ghi các điều khoản thanh toán bằng chữ hình nêm.
Kiểm tra các yếu tố cơ bản
Trước khi gửi yêu cầu thanh toán, hãy kiểm tra kỹ các yếu tố khóa sau:
- Các điều khoản trong hợp đồng gốc khớp với hồ sơ của bạn
- Chi tiết hóa đơn được sắp xếp chính xác
- Dòng thời gian thanh toán phù hợp với hợp đồng
- Các giao tiếp trước đó duy trì tính nhất quán
- Phương thức thanh toán ưa thích của khách hàng vẫn được cập nhật
Lưu trữ và ghi chép đầy đủ
Một bản ghi giấy tờ có chứng từ sẽ hỗ trợ email yêu cầu thanh toán của bạn. Hãy lưu giữ các hồ sơ sau:
- Hợp đồng hoặc thỏa thuận đã ký kết
- Các cột mốc và phê duyệt dự án
- Lịch sử thanh toán trước đây
- Tất cả các thông tin liên lạc liên quan đến thanh toán
- Xác nhận giao hàng
Xác định điều khoản thanh toán
Điều khoản thanh toán của bạn nên nêu rõ các hành động cụ thể và hậu quả. Bao gồm chi tiết về thời hạn thanh toán, thời gian gia hạn, lãi suất, chính sách đình chỉ dịch vụ và các tài liệu cần thiết.
Hãy nhớ xem lại các điều khoản này thường xuyên khi điều kiện thị trường thay đổi.
Điều chỉnh thỏa thuận dịch vụ của bạn để giải quyết các trường hợp chậm thanh toán thường gặp trong khi vẫn duy trì những kỳ vọng hợp lý. Cách tiếp cận chủ động này giúp giảm thiểu những cuộc hội thoại khó xử về thanh toán và giúp duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng
🔍 Bạn có biết? Từ "salary" (tiền lương) có nguồn gốc từ tiếng Latinh salarium, dùng để chỉ tiền trả cho binh lính La Mã bằng muối. Vào thời đó, muối rất quý giá, đôi khi còn được dùng làm tiền tệ.
Kỹ thuật yêu cầu thanh toán
Được thanh toán đúng hạn là điều quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Nếu bạn không chắc chắn về cách xử lý các khoản thanh toán quá hạn, những kỹ thuật này có thể giúp bạn thực hiện quá trình này một cách hiệu quả. 👇
Email nhắc nhở hiệu quả
Email là phương tiện hữu hiệu để yêu cầu thanh toán. Email mang tính chuyên nghiệp, có thể theo dõi và cho khách hàng thời gian để trả lời. Sử dụng các mẫu này để theo dõi dựa trên thời gian quá hạn thanh toán:
Trễ thanh toán 1 ngày
Chủ đề: Nhắc nhở nhanh: Hóa đơn [Số hóa đơn]
Xin chào [Tên khách hàng],
Hy vọng bạn đang làm việc tốt.
Đây là lời nhắc nhở rằng Hóa đơn [Số hóa đơn] đã đến hạn thanh toán vào ngày hôm qua. Vui lòng cho tôi biết nếu thanh toán đã được thực hiện hoặc nếu bạn cần bất kỳ thông tin nào.
Tôi rất mong nhận được cập nhật nhanh chóng.
Thân ái,
[Tên của bạn]
🧠 Thông tin thú vị: Năm 2017, Unicode đã giới thiệu biểu tượng cảm xúc hóa đơn (🧾), thêm một cách thú vị để nhắc nhở ai đó thanh toán trong tin nhắn văn bản.
Quá hạn một tuần
Chủ đề: Theo dõi thân thiện: Thanh toán còn tồn đọng
Xin chào [Tên khách hàng],
Tôi đang theo dõi hóa đơn [Số hóa đơn], đã đến hạn thanh toán vào tuần trước.
Nếu thanh toán đã được xử lý, vui lòng cho tôi biết. Nếu không, tôi sẽ rất cảm ơn nếu bạn có thể xác nhận thời gian tôi có thể nhận được thanh toán.
Hãy cho tôi biết nếu có bất kỳ điều gì tôi có thể hỗ trợ để đẩy nhanh quá trình này.
Cảm ơn,
[Tên của bạn]
Trễ thanh toán một tháng
Chủ đề: Khẩn cấp: Hóa đơn [Số hóa đơn] vẫn chưa được thanh toán
Xin chào [Tên khách hàng]
Tôi liên hệ về hóa đơn [Số hóa đơn], đã quá hạn thanh toán một tháng. Vui lòng xử lý ưu tiên và cho tôi biết khi nào sẽ thanh toán.
Nếu có vấn đề hoặc thắc mắc, vui lòng chia sẻ để chúng tôi có thể giải quyết nhanh chóng.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các công cụ tự động hóa email để thiết lập các nhắc nhở theo dõi. Bạn có thể lên lịch gửi email yêu cầu thanh toán theo các khoảng thời gian cụ thể, chẳng hạn như một ngày, một tuần hoặc một tháng sau ngày đáo hạn. Điều này đảm bảo khách hàng của bạn được nhắc nhở một cách nhẹ nhàng mà bạn không cần phải nỗ lực thêm.
Cuộc gọi thúc đẩy hành động
Đôi khi, email không đủ. Một cuộc điện thoại có thể thêm phần cá nhân và thể hiện sự khẩn cấp mà không gây đối đầu. Dưới đây là cách bắt đầu cuộc hội thoại và theo dõi hiệu quả:
Đầu tiên, hãy giới thiệu bản thân khi gọi điện: 'Xin chào [Tên khách hàng], tôi là [Tên bạn] từ [Công ty của bạn]. Tôi muốn thảo luận về hóa đơn [Số hóa đơn], hiện đã quá hạn thanh toán. Bây giờ có phải là thời điểm thích hợp để thảo luận về trạng thái thanh toán không?'
Sau khi kết thúc cuộc gọi, điều quan trọng là phải củng cố cuộc hội thoại bằng một email theo dõi. Điều này giúp ghi lại các chi tiết, cung cấp sự rõ ràng và giữ cho yêu cầu thanh toán luôn được khách hàng ưu tiên.
Hãy thử mẫu email này:
Chủ đề: Theo dõi cuộc gọi của chúng tôi về Hóa đơn [Số hóa đơn]
Xin chào [Tên khách hàng],
Cảm ơn bạn đã dành thời gian nói chuyện với tôi trước đó. Như đã thảo luận, tôi đã đính kèm Hóa đơn [Số hóa đơn] để bạn tham khảo. Vui lòng xác nhận khi thanh toán được xử lý hoặc nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết.
Chúng tôi mong nhận được phản hồi từ bạn.
Thân ái,
[Tên của bạn]
🤝 Nhắc nhở thân thiện: Thêm bối cảnh vào email của bạn theo cuộc gọi với khách hàng. Cá nhân hóa cách tiếp cận của bạn có thể mang lại kết quả tốt hơn.
Văn bản ngắn gọn và hiệu quả
Nếu khách hàng của bạn thích giao tiếp không chính thức hoặc khó liên lạc, tin nhắn văn bản hoặc tin nhắn trực tiếp có thể giúp bạn truyền đạt thông tin một cách hiệu quả. Hãy viết ngắn gọn và lịch sự.
📌 Ví dụ: 'Xin chào [Tên khách hàng], xin nhắc nhở về hóa đơn [Số hóa đơn] đã quá hạn thanh toán. Vui lòng thông báo cho tôi khi thanh toán đã được xử lý hoặc nếu có bất kỳ thắc mắc nào. Cảm ơn!'
Hoặc, 'Xin chào [Tên khách hàng], tôi muốn theo dõi hóa đơn [Số hóa đơn]. Hóa đơn hiện đã quá hạn, và tôi sẽ rất cảm ơn nếu được cập nhật thông tin về thanh toán. Vui lòng cho tôi biết nếu có bất kỳ điều gì tôi có thể giúp đỡ!
📖 Đọc thêm: 10 mẫu hóa đơn tạm tính miễn phí
Tăng cường yêu cầu thanh toán chậm
Việc chuyển lên cấp trên là cần thiết khi các nỗ lực thu tiền lặp đi lặp lại không mang lại kết quả.
Nếu khách hàng vẫn không phản hồi, liên tục trì hoãn thanh toán hoặc tranh chấp hóa đơn mà không có lý do chính đáng, đã đến lúc xem xét các bước tiếp theo. Bỏ qua vấn đề quá lâu có thể ảnh hưởng đến luồng tiền và hoạt động kinh doanh của bạn.
Dưới đây là cách xử lý hiệu quả khi cần nâng cấp vấn đề:
- Áp dụng phí trả chậm: Nếu thỏa thuận của bạn bao gồm phí trả chậm, hãy nhắc nhở khách hàng về điều khoản này khi thanh toán quá hạn. Thông báo rõ ràng số tiền cập nhật và cung cấp thời hạn thanh toán cuối cùng
- Xem xét biện pháp pháp lý: Khi các khoản thanh toán tiếp tục bị chậm trễ dù đã có các biện pháp theo dõi, hãy tìm kiếm tư vấn pháp lý. Hiểu rõ quyền lợi của mình và các giải pháp pháp lý tiềm năng có thể giúp bạn quyết định liệu việc tiến hành các biện pháp chính thức có cần thiết hay không
- Sử dụng bên thứ ba: Trong trường hợp giao tiếp hoàn toàn bị gián đoạn, hãy liên hệ với công ty thu hồi nợ hoặc trung gian. Chọn dịch vụ phù hợp với phong cách chuyên nghiệp của bạn và xử lý quá trình một cách tôn trọng
🔍 Bạn có biết? Cụm từ "in the red" (trong tình trạng thâm hụt) có nguồn gốc từ các phương pháp kế toán cũ, trong đó các khoản nợ chưa thanh toán được đánh dấu bằng mực đỏ. Hiện nay, cụm từ này được sử dụng phổ biến để chỉ các vấn đề tài chính.
Ngăn ngừa xung đột thanh toán trong tương lai
Không ai thích giải quyết các tranh chấp thanh toán, nhưng tin tốt là những tranh chấp này thường có thể tránh được.
Quản lý khách hàng hiệu quả trong lĩnh vực dịch vụ tự do ( ) và một vài bước chủ động trước có thể giúp bạn tránh được căng thẳng không cần thiết và giữ cho mọi việc diễn ra suôn sẻ. Hãy cùng khám phá cách bạn có thể chuẩn bị cho quá trình thanh toán diễn ra suôn sẻ. 💰
- Yêu cầu thanh toán một phần trước: Đảm bảo tiền đặt cọc hoặc thanh toán theo cột mốc để đảm bảo an toàn tài chính. Điều này cũng thể hiện cam kết của khách hàng đối với dự án
- Đặt thời hạn thanh toán ngắn hơn: Chọn thời hạn thanh toán 7 hoặc 14 ngày thay vì 30 ngày tiêu chuẩn để khuyến khích thanh toán nhanh hơn và tránh chậm trễ kéo dài
- Xem lại lịch sử thanh toán của khách hàng: Kiểm tra lịch sử thanh toán của khách hàng trước khi bắt đầu dự án với họ. Ưu tiên làm việc với những khách hàng có lịch sử thanh toán đúng hạn
- Gửi hóa đơn cho khách hàng kịp thời: Gửi hóa đơn ngay sau khi hoàn thành công việc hoặc khi đạt được các cột mốc quan trọng của dự án. Gửi hóa đơn kịp thời tạo cảm giác khẩn trương và giảm thiểu sự chậm trễ
- Cung cấp các tùy chọn thanh toán thuận tiện: Giúp khách hàng thanh toán dễ dàng bằng cách cung cấp nhiều tùy chọn thanh toán. Quá trình thanh toán càng dễ dàng, thanh toán càng nhanh chóng
- Thiết lập hóa đơn định kỳ: Tự động hóa việc lập hóa đơn cho khách hàng có hợp đồng dài hạn hoặc hợp đồng dịch vụ để đảm bảo tính nhất quán và giảm thiểu việc theo dõi thủ công
⚙️ Phần thưởng: Hãy thử các mẫu hợp đồng dịch vụ cố định để đảm bảo thanh toán ổn định và thiết lập kỳ vọng rõ ràng với khách hàng.
Các phương pháp hay nhất và những sai lầm thường gặp cần tránh khi yêu cầu thanh toán
Yêu cầu thanh toán không phải là việc khó. Tránh một vài sai lầm phổ biến có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Hãy cùng tìm hiểu những việc cần làm (và không nên làm) để yêu cầu thanh toán suôn sẻ. 💁
❌ Sử dụng ngôn ngữ mơ hồ
Khi yêu cầu thanh toán, ngôn ngữ không rõ ràng hoặc mơ hồ có thể gây nhầm lẫn cho khách hàng và dẫn đến sự chậm trễ.
✅ Thực tiễn tốt nhất: Hãy rõ ràng và cụ thể. Thay vì nói "Tôi cần thanh toán sớm", hãy nêu rõ ngày đáo hạn: "Vui lòng đảm bảo thanh toán được xử lý trước [ngày] để tránh chậm trễ. "
Tương tự, thay vì nói "Hãy thanh toán ngay", hãy thử nói: "Tôi thấy thanh toán vẫn chưa được thực hiện. Vui lòng thanh toán trước [ngày mới]. Hãy cho tôi biết nếu bạn cần bất kỳ thông tin nào thêm."
🔍 Bạn có biết? Truyền thuyết kể rằng những giao dịch nổi tiếng từng được ký kết bằng những mảnh giấy ghi nợ viết vội trên khăn ăn. Ví dụ, Picasso thường thanh toán bữa ăn bằng những nét vẽ trên khăn ăn, ngụ ý rằng nghệ thuật của ông có giá trị hơn tiền mặt.
❌ Tránh gây ấn tượng quá cứng rắn
Quá gắt gao khi khách hàng chậm thanh toán có thể làm hỏng mối quan hệ với khách hàng. Điều quan trọng là phải cân bằng giữa sự kiên trì và sự chuyên nghiệp.
✅ Thực hành tốt nhất: Giữ thái độ lịch sự và chuyên nghiệp. Tránh nói, 'Bạn cần thanh toán ngay lập tức. '
Hãy thử "Hy vọng mọi việc ở phía bạn vẫn ổn. Thanh toán cho [dịch vụ] vẫn chưa được thực hiện, tôi muốn kiểm tra trạng thái thanh toán."
❌ Gửi tiêu đề không rõ ràng hoặc khó hiểu
Tiêu đề thư không rõ ràng có thể khiến yêu cầu thanh toán của bạn bị bỏ qua hoặc bị mất trong hộp thư đến của khách hàng.
✅ Thực tiễn tốt nhất: Sử dụng dòng tiêu đề rõ ràng, dễ hiểu như "Hóa đơn số 1234 đến hạn thanh toán trong 5 ngày" để đảm bảo yêu cầu của bạn được chú ý và mở ngay lập tức.
❌ Giải thích quá chi tiết về thông tin thanh toán
Việc cung cấp quá nhiều thông tin không cần thiết cho khách hàng có thể khiến yêu cầu thanh toán của bạn khó được xử lý hơn.
✅ Thực tiễn tốt nhất: Bám sát các chi tiết cần thiết: hóa đơn, ngày đáo hạn, số tiền và phương thức thanh toán. Loại bỏ các chi tiết không cần thiết để khách hàng biết chính xác những gì họ phải làm.
Tận dụng công nghệ để quản lý thanh toán với ClickUp
ClickUp, ứng dụng tất cả trong một cho công việc, được thiết kế để giúp các doanh nghiệp tổ chức, tự động hóa và theo dõi quy trình làm việc của họ một cách suôn sẻ. Đối với quản lý thanh toán, ứng dụng này cung cấp nhiều tính năng giúp đơn giản hóa quy trình và giảm nỗ lực thủ công.
Hãy cùng khám phá cách bạn có thể sử dụng Giải pháp tài chính ClickUp củ để xử lý các tài khoản phải trả, hợp lý hóa giao tiếp và luôn nắm rõ các thời hạn. 🗓️
Tổ chức theo dõi thanh toán
Quản lý tài khoản phải trả và phải thu đòi hỏi sự chính xác, và ClickUp giúp việc này trở nên dễ dàng hơn với các tính năng quản lý công việc.
Nhiệm vụ ClickUp là nền tảng của việc theo dõi thanh toán.
Bạn có thể tạo một nhiệm vụ cho mỗi hóa đơn hoặc yêu cầu thanh toán, giao nhiệm vụ đó cho một thành viên trong nhóm và đặt ngày đáo hạn. Thêm thẻ nhiệm vụ ClickUp " " (Thanh toán) như "tài khoản phải trả" hoặc "quá hạn" để phân loại nhiệm vụ để hiển thị rõ hơn.
📌 Ví dụ: Bạn có thể tạo một công việc có tiêu đề "Thanh toán của khách hàng – tháng 1" và giao cho trưởng bộ phận tài chính. Đính kèm hóa đơn của nhà cung cấp vào công việc, đặt ngày đáo hạn và đánh dấu là ưu tiên cao. Điều này đảm bảo công việc không bị thất lạc trong đống công việc.
Xem video này để biết giới thiệu nhanh về Nhiệm vụ ClickUp.
🧠 Thông tin thú vị: Trước khi tiền trở nên phổ biến, mọi người yêu cầu thanh toán thông qua hệ thống trao đổi hàng hóa. Muốn một con bò? Tốt hơn là đổi một giạ ngũ cốc hoặc một vài chiếc bình gốm!
Trường Tùy chỉnh của ClickUp cho phép bạn theo dõi tất cả các chi tiết liên quan đến thanh toán ở một nơi. Bạn có thể thêm và tùy chỉnh các trường này dựa trên quy trình làm việc của mình. Ví dụ:
- Số hóa đơn (Văn bản): Thêm số hóa đơn duy nhất vào mỗi công việc để dễ dàng nhận biết
- Số tiền thanh toán (Tiền tệ): Ghi lại số tiền chính xác phải thanh toán hoặc đã nhận
- Tên khách hàng (Văn bản): Thêm tên khách hàng hoặc nhà cung cấp liên quan đến thanh toán
- ID giao dịch (văn bản): Theo dõi xác nhận thanh toán hoặc biên lai
- Tài khoản ngân hàng (Văn bản): Ghi chú chi tiết tài khoản ngân hàng để thanh toán, chẳng hạn như số tài khoản hoặc IBAN
📖 Cũng nên đọc: 10 mẫu đơn đặt hàng miễn phí trong Excel, Word và ClickUp
Viết email thanh toán nhanh hơn và tốt hơn
Giao tiếp là yếu tố quan trọng trong quản lý thanh toán, và trợ lý AI tích hợp của ClickUp, ClickUp Brain giúp đơn giản hóa việc này. Nó giúp bạn soạn thảo email và văn bản chuyên nghiệp trong vài giây, đảm bảo giọng điệu của bạn luôn rõ ràng và lịch sự.
Cần nhắc nhở khách hàng về hóa đơn quá hạn? Chỉ cần nhập các thông tin chính như tên khách hàng, số hóa đơn và ngày đáo hạn, ClickUp Brain sẽ tạo một email hoàn chỉnh sẵn sàng để gửi.
Bạn cũng có thể điều chỉnh giọng điệu hoặc thêm yếu tố cá nhân hóa, đảm bảo rằng giao tiếp của bạn luôn chuyên nghiệp và hiệu quả.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng AI trong email để thử nghiệm các dòng tiêu đề khác nhau và tối ưu hóa để đạt tỷ lệ mở cao hơn. Thử nghiệm với giọng điệu, độ dài và từ khóa để tìm ra những gì phù hợp nhất.
Thu thập thông tin thanh toán một cách thuận tiện
ClickUp Forms giúp loại bỏ việc gửi email qua lại nhiều lần. Các biểu mẫu này cho phép khách hàng gửi trực tiếp thông tin thanh toán, bằng chứng thanh toán hoặc các thông tin cần thiết khác.
📮ClickUp Insight: 42% thành viên nhóm vẫn phụ thuộc nhiều vào email để liên lạc mặc dù email có tính chất cô lập.
Theo nghiên cứu của ClickUp, giao tiếp thường bị cô lập và tách biệt khỏi quy trình công việc thực tế. Để tránh giao tiếp bị gián đoạn, hãy tích hợp tính năng nhắn tin vào quy trình công việc của bạn bằng một nền tảng tập trung, kết hợp quản lý dự án, cộng tác và giao tiếp. Hãy thử ClickUp , ứng dụng làm việc toàn diện*.
Các bài nộp/gửi sẽ tự động xuất hiện trong ClickUp dưới dạng Nhiệm vụ, giúp bạn theo dõi thanh toán và trạng thái của chúng ở một nơi. Ví dụ: thay vì phải xử lý nhiều email hoặc bảng tính, bạn có thể thiết lập phần mềm tạo biểu mẫu để thu thập trực tiếp dữ liệu thanh toán cần thiết, giúp mọi thứ được sắp xếp gọn gàng.
Để tiết kiệm thời gian hơn nữa, hãy thử Mẫu biểu mẫu thanh toán ClickUp" ". Thiết kế của mẫu này đảm bảo thông tin thanh toán nhạy cảm được mã hóa và bảo vệ, từ đó xây dựng lòng tin của khách hàng.
Điều khiến mẫu này thực sự nổi bật là tính linh hoạt của nó.
Nó cung cấp nhiều chế độ xem ClickUp, bao gồm Trình theo dõi thanh toán và Bảng xử lý, cho phép bạn trực quan hóa dữ liệu thanh toán theo cách phù hợp với quy trình làm việc của bạn. Ví dụ: bạn có thể theo dõi các khoản thanh toán đã hoàn thành trên Bảng xử lý hoặc xem nhanh các khoản thanh toán chưa thanh toán trên Trình theo dõi thanh toán.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Giảm thiểu sự chậm trễ với Mẫu thỏa thuận đơn giản của ClickUp. Đây là cách dễ dàng để giữ cho các thỏa thuận rõ ràng và hiệu quả.
Tự động hóa các công việc thanh toán của bạn
Tự động hóa ClickUp đơn giản hóa các công việc quản lý thanh toán lặp đi lặp lại, giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa chiến lược CRM của mình.
Với Tự động hóa, bạn có thể tạo kích hoạt cho các hành động cụ thể, như cập nhật trạng thái công việc thành "Đã thanh toán" khi thanh toán được đánh dấu là hoàn thành hoặc chỉ định công việc tiếp theo khi thanh toán quá hạn. Các quy trình công việc này chạy ở chế độ ẩn, vì vậy bạn có thể tập trung vào các ưu tiên khác trong khi đảm bảo quá trình thanh toán vẫn diễn ra đúng tiến độ.
🔍 Bạn có biết? Thẻ tín dụng hiện đại đầu tiên, Diners Club Card, được phát minh vào năm 1950 sau khi một doanh nhân quên ví tại nhà hàng. Thẻ tín dụng đã tạo ra một cách mới để trì hoãn thanh toán!
Đối với các nhiệm vụ cần sự quan tâm cá nhân, nhắc nhở ClickUp ( ) sẽ giúp bạn luôn cập nhật thời hạn thanh toán. Đặt nhắc nhở cho ngày đáo hạn, theo dõi hoặc kiểm tra thanh toán định kỳ.
Các thông báo này đảm bảo bạn không bao giờ bỏ lỡ công việc quan trọng liên quan đến thanh toán, giúp bạn hoàn toàn yên tâm.
Quản lý dự án qua email trong ClickUp đưa giao tiếp lên một bước cao hơn.
Bạn có thể gửi nhắc nhở thanh toán, theo dõi hoặc xác nhận trực tiếp từ ClickUp, liên kết email với các nhiệm vụ để có bối cảnh rõ ràng hơn.
📌 Ví dụ: Khi thanh toán quá hạn, hãy gửi email tự động để nhắc nhở khách hàng hoặc chia sẻ thông tin cập nhật với nhóm của bạn — tất cả trong cùng một nền tảng.
🧠 Thông tin thú vị: Người Viking nổi tiếng vì yêu cầu các vương quốc châu Âu nộp "tiền bảo kê" gọi là Danegeld. Nếu không nộp, họ sẽ cướp bóc làng của bạn — một biểu mẫu hóa đơn sơ khai và cực đoan!
Kết nối các công cụ thanh toán của bạn để quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ
Tích hợp ClickUp cho phép bạn kết nối các hệ thống và công cụ thanh toán yêu thích của mình, tạo ra một trung tâm thống nhất cho tất cả các nhu cầu quản lý thanh toán của bạn. Đồng bộ hóa các nền tảng như PayPal, Stripe, QuickBooks và hơn thế nữa để theo dõi giao dịch, xử lý hóa đơn và quản lý tài khoản một cách dễ dàng.
Ví dụ: đồng bộ hóa Stripe với ClickUp cho phép tự động cập nhật công việc mỗi khi thanh toán được xử lý. Kết hợp tính năng này với Tự động hóa, bạn có thể chỉ định các hành động theo dõi hoặc tạo biên lai ngay lập tức.
Việc tích hợp phần mềm kế toán như QuickBooks giúp hợp nhất các hồ sơ thanh toán, loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công đồng thời giảm thiểu lỗi.
Theo dõi hiệu suất thanh toán như một chuyên gia
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp chế độ xem tổng quan về các quy trình thanh toán của bạn, giúp theo dõi các chỉ số khóa và xác định các điểm nghẽn dễ dàng hơn. Thêm thẻ cho các khoản thanh toán quá hạn, giao dịch đã hoàn thành và hóa đơn chưa thanh toán để tạo bảng điều khiển tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của bạn.
Ví dụ: bạn có thể thiết lập một thẻ để hiển thị các hóa đơn chưa thanh toán theo thời gian thực, giúp bạn ưu tiên các công việc theo dõi và duy trì luồng tiền ổn định.
Một thẻ khác đang theo dõi các khoản thanh toán đã hoàn thành cung cấp thông tin chi tiết quý giá về xu hướng doanh thu, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về tình hình tài chính của doanh nghiệp.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Theo dõi tất cả các hoạt động thanh toán của bạn ở một nơi bằng cách sử dụng Mẫu Lịch sử thanh toán của ClickUp. Mẫu này cho phép bạn ghi lại ngày thanh toán, số tiền và trạng thái, giúp bạn dễ dàng phát hiện xu hướng hoặc sự khác biệt.
ClickUp: Quy trình thanh toán mà bạn đã bỏ lỡ
Hãy thành thật: đòi thanh toán không phải là việc thú vị trong ngày của bất kỳ ai. Nhưng khi được thực hiện đúng cách, việc này có thể diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp và thậm chí không gây khó chịu. Khóa học? Một quy trình rõ ràng và các công cụ giúp bạn thực hiện những công việc nặng nhọc trong khi bạn tập trung vào những việc mình làm tốt nhất.
Để quản lý thanh toán dễ dàng và hiệu quả hơn, các công cụ như ClickUp là vô giá. Với Giải pháp tài chính toàn diện, ClickUp giúp bạn luôn nắm rõ mọi hóa đơn và yêu cầu thanh toán.
Cần theo dõi hóa đơn? Đã xong. Tự động hóa nhắc nhở? Dễ dàng. Giữ mọi thứ ngăn nắp mà không mất trí? Chắc chắn rồi.
Đừng để các khoản thanh toán quá hạn làm chậm tiến độ công việc của bạn. Đăng ký ClickUp ngay hôm nay! ✅