Nếu bạn làm việc với khách hàng, bạn chắc hẳn đã quen với vấn đề này: công việc đã hoàn thành, nhưng tiền không phải lúc nào cũng được thanh toán đúng hạn.
Tất nhiên, điều đó khiến bạn bực mình. Nhưng nó cũng âm thầm ảnh hưởng đến dòng tiền, kế hoạch kinh doanh và niềm tin.
Theo QuickBooks, 73% doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) cho biết họ bị ảnh hưởng tiêu cực bởi việc thanh toán trễ.
Điều tồi tệ nhất là vấn đề này có thể không được phát hiện cho đến khi đã quá muộn. Đó là lý do tại sao bạn cần một hệ thống kiểm soát để phát hiện vấn đề sớm. Đó là lý do tại sao bạn cần một công cụ theo dõi thanh toán của khách hàng.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ phân tích tại sao việc theo dõi thanh toán lại quan trọng, công cụ theo dõi thanh toán của khách hàng là gì, và cách các nhóm hiện đại vượt qua việc sử dụng bảng tính để duy trì sự tổ chức và nhận thanh toán đúng hạn.
Tại sao việc theo dõi thanh toán của khách hàng lại quan trọng?
Thanh toán trễ hiếm khi xuất phát từ ý định xấu. Chúng thường do hệ thống không hiệu quả. Hóa đơn bị chôn vùi trong hộp thư đến, điều khoản thanh toán không rõ ràng, hoặc việc theo dõi bị bỏ sót khi các nhóm bận rộn với công việc.
Đối với freelancer và các nhóm nhỏ, điều này tạo ra một gánh nặng tinh thần liên tục: Tôi đã gửi hóa đơn đó chưa? Nó đã được thanh toán chưa? Tôi nên theo dõi hay chờ đợi?
Hóa đơn bị bỏ sót còn tồi tệ hơn. Chúng không chỉ làm chậm thu nhập mà còn làm mất thu nhập. Nếu không có cách đang theo dõi đáng tin cậy về những gì đã được tính phí, những gì đến hạn và những gì quá hạn, việc mất thu nhập trở nên phổ biến một cách đáng ngạc nhiên—đặc biệt khi phải quản lý nhiều khách hàng hoặc hợp đồng dài hạn.
Ảnh hưởng của việc chậm thanh toán đối với dòng tiền và mối quan hệ với khách hàng
Một chuyện là gặp vấn đề về dòng tiền do thiếu khách hàng. Và một chuyện khác là gặp vấn đề do sự chênh lệch thời gian giữa việc hoàn thành công việc và thu tiền. Ngay cả sự chậm trễ 15-30 ngày cũng có thể buộc doanh nghiệp phải sử dụng quỹ dự trữ, hoãn tuyển dụng hoặc trì hoãn thanh toán cho nhà cung cấp.
Cũng có chi phí liên quan đến mối quan hệ.
- Việc theo dõi không đều đặn khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp.
- Những lời nhắc nhở quá gay gắt có thể làm tổn hại đến niềm tin.
- Khi việc theo dõi thanh toán chỉ nằm trong đầu ai đó—hoặc phân tán qua nhiều công cụ khác nhau—việc giao tiếp với khách hàng trở nên phản ứng thay vì bình tĩnh và nhất quán.
Một công cụ theo dõi có cấu trúc giúp bạn theo dõi một cách rõ ràng, có bối cảnh và tự tin.
Tại sao chỉ sử dụng bảng tính không đủ cho các doanh nghiệp kinh doanh đang phát triển?
Nếu bạn nghĩ rằng bảng tính là đủ để quản lý thanh toán, chúng tôi có tin tức cho bạn.
94% bảng tính của doanh nghiệp chứa lỗi dữ liệu nghiêm trọng.
Và điều đó không có gì đáng ngạc nhiên khi bạn biết rằng họ phụ thuộc vào việc cập nhật thủ công và không có tính năng theo dõi trách nhiệm tích hợp sẵn.
Khi số lượng khách hàng tăng lên, bảng tính trở nên dễ bị lỗi hơn. Chỉ cần một lần cập nhật bị bỏ sót, một bộ lọc lỗi thời, và tình hình tài chính của bạn sẽ bị đảo lộn.
Các doanh nghiệp đang phát triển cần hệ thống theo dõi thanh toán kết nối với quy trình làm việc thực tế – dự án, chủ sở hữu, thời hạn và giao tiếp. Đó là sự khác biệt giữa việc theo dõi thanh toán và quản lý thanh toán thực sự.
Hệ thống theo dõi thanh toán của khách hàng là gì?
Hệ thống theo dõi thanh toán của khách hàng là công cụ giúp theo dõi hóa đơn đã gửi, khoản thanh toán đã nhận, số dư chưa thanh toán và ngày đáo hạn của nhiều khách hàng trong một nền tảng duy nhất. Hệ thống này hiển thị cho nhóm quản lý cái nhìn tổng quan theo thời gian thực về các khoản đã tính phí, các khoản quá hạn và các khoản cần theo dõi.
Ở mức cơ bản, việc này có thể được hoàn thành bằng cách sử dụng bảng tính hoặc mẫu có sẵn.
📌 Đối với freelancer, ví dụ, phương pháp này hiệu quả khi quản lý hai hoặc ba khách hàng. Tuy nhiên, khi các khoản thanh toán theo hợp đồng, các cột mốc thanh toán và thanh toán từng phần được áp dụng, các vấn đề bắt đầu nảy sinh.
📌 Các công ty quảng cáo gặp phải vấn đề khác: nhiều bên liên quan, quy trình phê duyệt phức tạp và doanh thu phụ thuộc vào việc hoàn thành dự án. Họ cần hệ thống theo dõi thanh toán kết nối với dự án, tài khoản và chủ sở hữu, không chỉ đơn thuần là hóa đơn. Đó là lý do tại sao các công ty quảng cáo đang chuyển sang sử dụng các công cụ tự động hóa sớm hơn.
⭐ Tính năng mẫu nổi bật
Mẫu Lịch Sử Thanh Toán của ClickUp tập trung tất cả dữ liệu thanh toán của bạn, giúp bạn ghi chép, theo dõi và tổ chức cả thanh toán của khách hàng và nhà cung cấp tại một nơi duy nhất. Nó hiển thị lịch sử thanh toán theo thời gian, giúp phát hiện sớm các vấn đề và loại bỏ nhu cầu thực hiện mục nhập thủ công hoặc sử dụng các bảng tính phân tán.
Dưới đây là lý do tại sao bạn sẽ thích nó:
- Ghi nhận thanh toán một cách toàn diện với các Trường Tùy chỉnh như số tiền, phương thức thanh toán, số biên lai và ngày thanh toán.
- Dễ dàng xem lịch sử qua nhiều chế độ xem (bảng, biểu mẫu, bảng khách hàng)
- Quản lý để tham khảo và dự báo với các trạng thái đang theo dõi thanh toán chưa hoàn thành so với đã hoàn thành.
- Tối ưu hóa quy trình làm việc với các tính năng lọc, sắp xếp và tùy chọn tự động hóa sắp xếp.
Hệ thống theo dõi thanh toán của khách hàng so với phần mềm kế toán
Bây giờ, bạn có thể nghĩ rằng phần mềm kế toán cũng làm điều tương tự, đúng không? Vậy tại sao tôi lại cần một công cụ theo dõi thanh toán của khách hàng?
Thực ra, câu trả lời ngắn gọn là, cả hai công cụ đều khác nhau. Đây là cách:
| Tính năng | Hệ thống theo dõi thanh toán của khách hàng | Phần mềm kế toán |
| Mục đích | Theo dõi trạng thái hóa đơn và các bước theo dõi tiếp theo | Quản lý sổ sách, thuế và tuân thủ quy định. |
| Tập trung | Tính hiển thị trong hoạt động và thời điểm dòng tiền | Báo cáo tài chính và độ chính xác trong kế toán |
| Người dùng | Người làm việc tự do, nhóm vận hành, quản lý tài khoản | Nhóm tài chính và kế toán |
| Tự động hóa | Nhắc nhở thanh toán, cập nhật trạng thái, quyền sở hữu | Đối chiếu, sổ cái, quy định thuế |
| Phù hợp nhất khi | Bạn cần theo dõi ai nợ gì và khi nào. | Bạn cần báo cáo tài chính đã được kiểm toán. |
Phần mềm kế toán được thiết kế cho việc ghi sổ kế toán, tuân thủ quy định và báo cáo tài chính. Trong khi đó, công cụ theo dõi thanh toán của khách hàng tập trung vào việc hiển thị thông tin hàng ngày và nhắc nhở.
Một công cụ giúp bạn đóng sổ sách. Công cụ còn lại giúp bạn nhận thanh toán đúng hạn.
Bạn sẽ thấy điều này dễ hiểu hơn khi chúng tôi hướng dẫn bạn tạo công cụ theo dõi thanh toán của khách hàng cho kinh doanh của mình.
Cách tạo công cụ theo dõi thanh toán của khách hàng (đảm bảo hoạt động hiệu quả khi mở rộng quy mô)
Hệ thống theo dõi thanh toán của khách hàng không chỉ là một bản ghi chép hóa đơn. Đó là một hệ thống có thể trả lời bất cứ lúc nào:
- Ai đang nợ bạn tiền?
- Số tiền còn nợ là bao nhiêu?
- Khi đến hạn
- Ai là người chịu trách nhiệm thu hồi khoản thanh toán này?
Nếu hệ thống theo dõi của bạn không thể trả lời rõ ràng cả bốn câu hỏi, nó sẽ sớm thất bại—dù bạn sử dụng công cụ nào để xây dựng nó.
Dưới đây là cách bạn có thể tạo ra một hệ thống hoạt động hiệu quả ngay hôm nay và không bị quá tải khi khối lượng công việc tăng lên. Và đúng vậy, hệ thống này phù hợp cho cả freelancer, doanh nghiệp nhỏ lẫn các nhóm đang phát triển.
Bước 1: Xác định những gì bạn đang theo dõi trước khi đầu tư vào bất kỳ công cụ nào.
Bắt đầu sử dụng phần mềm mà không xác định rõ điều gì bạn đang theo dõi? Đó là công thức cho thảm họa.
Thay vào đó, hãy bắt đầu bằng cách trả lời ba câu hỏi sau:
- Bạn lập hóa đơn theo dự án, cột mốc, phí giữ chỗ hay theo kỳ?
- Bạn có chấp nhận thanh toán một phần không?
- Ai là người chịu trách nhiệm theo dõi thanh toán—phòng tài chính, quản lý tài khoản hay nhà sáng lập?
Tốt nhất, bạn nên theo dõi mỗi hóa đơn trên một hàng hoặc mục, không phải theo từng khách hàng. Một khách hàng có thể có nhiều hóa đơn, thanh toán một phần hoặc các ngày đáo hạn khác nhau. Theo dõi theo khách hàng sẽ che giấu rủi ro thanh toán.
Đối với mỗi hóa đơn, bạn cần thu thập các thông tin sau đây tối thiểu:
- Tên khách hàng
- Số hóa đơn hoặc ID tham chiếu
- Ngày phát hành hóa đơn
- Ngày đáo hạn thanh toán (ngày lịch thực tế, không phải “Net 30”)
- Tổng số tiền hóa đơn
- Số tiền đã nhận cho đến nay
- Số dư chưa thanh toán
- Trạng thái thanh toán (ví dụ: Đã gửi, Đã thanh toán, Quá hạn)
- Chủ sở hữu (người chịu trách nhiệm theo dõi)
Các chi tiết khác là tùy chọn (nhưng được khuyến nghị):
- Phương thức thanh toán (chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, v.v.)
- Điều khoản thanh toán
- Ghi chú (tranh chấp, thỏa thuận đặc biệt)
Ghi lại danh sách này trước tiên. Đảm bảo công cụ bạn sử dụng hỗ trợ các trường thông tin này.
Bước 2: Tạo một công cụ theo dõi thủ công cơ bản để hiểu rõ cơ chế hoạt động.
Nếu bạn đang bắt đầu từ con số 0, việc sử dụng Excel hoặc Google Trang tính để hiểu cách hoạt động của hệ thống đang theo dõi có thể là một ý tưởng thông minh. Lời khuyên của chúng tôi? Hãy cấu trúc nó như sau để giữ mọi thứ đơn giản:
- Mỗi hàng = một hóa đơn
- Mỗi cột = một trường dữ liệu
- Sử dụng công thức để tính toán: Số dư chưa thanh toán (Số tiền hóa đơn – Số tiền đã thanh toán) Số ngày quá hạn (Hôm nay – Ngày đáo hạn) Các khoảng thời gian quá hạn (0–30, 31–60, 60+) Các chỉ số KPI khác quan trọng đối với kinh doanh của bạn
- Số dư chưa thanh toán (Số tiền hóa đơn – Số tiền đã thanh toán)
- Số ngày quá hạn (Hôm nay – Ngày đáo hạn)
- Các nhóm tuổi thanh toán (0–30, 31–60, 60+)
- Các chỉ số KPI quan trọng khác đối với kinh doanh của bạn
- Số dư chưa thanh toán (Số tiền hóa đơn – Số tiền đã thanh toán)
- Số ngày quá hạn (Hôm nay – Ngày đáo hạn)
- Các nhóm tuổi thanh toán (0–30, 31–60, 60+)
- Các chỉ số KPI quan trọng khác đối với kinh doanh của bạn
Tại sao chúng tôi lại đề nghị bạn sử dụng bảng tính khi đã nói rằng nó không thể mở rộng quy mô?
Câu trả lời: Bước này sẽ làm rõ những giới hạn cho bạn. Bạn phải cập nhật nó thủ công. Ngay khi việc cập nhật bị chậm trễ, công cụ theo dõi của bạn sẽ ngừng phản ánh thực tế.
Không có hệ thống nhắc nhở tích hợp sẵn hoặc cơ chế đảm bảo quyền sở hữu.
Khi quy mô hoạt động lớn, những vấn đề này có thể nhanh chóng tích tụ và làm hỏng hệ thống.
Bước 3: Thêm quyền sở hữu và tính minh bạch (nơi hầu hết các công cụ theo dõi gặp vấn đề)
Tại thời điểm này, hầu hết mọi người đang theo dõi dữ liệu nhưng không theo dõi trách nhiệm. Mỗi hóa đơn chưa thanh toán phải có một người chịu trách nhiệm rõ ràng. Không phải một bộ phận. Không phải “phòng tài chính”. Mà là một cá nhân.
Nếu không có quyền sở hữu, bạn sẽ phải đối mặt với bộ ba đáng sợ:
- Theo dõi không đều đặn
- Mọi người đều cho rằng ai đó khác đang xử lý việc này.
- Hóa đơn quá hạn đang tích tụ âm thầm
Đây là lúc các hệ thống dựa trên công việc trở nên đáng tin cậy hơn so với bảng tính.
Bước 4: Chuyển việc theo dõi sang hệ thống có cấu trúc [ví dụ: ClickUp]
Khi chúng ta nói về việc chuyển sang một hệ thống có cấu trúc, chúng ta muốn nói đến một hệ thống kết hợp theo dõi, quyền sở hữu, tự động hóa và hiển thị trong một nền tảng duy nhất.
Nhiều nhóm trên toàn thế giới tin tưởng ClickUp là nền tảng quản lý công việc hàng đầu giúp tích hợp tất cả các tính năng này.
🦄 ClickUp là gì: ClickUp là Không gian Làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới. Đây là nơi công việc của bạn được tổ chức thành công việc, nhóm trong Danh sách công việc và tùy chỉnh theo hệ thống và quy trình của bạn bằng Trường Tùy chỉnh. Nó còn tích hợp AI nhận thức ngữ cảnh, giúp bạn làm việc nhanh hơn và thông minh hơn cùng lúc.
Hãy nghĩ về nó như sau:
- Một danh sách = một bảng hoặc cơ sở dữ liệu
- Một Công việc = một mục trong bảng đó
- Trường Tùy chỉnh = các cột chứa dữ liệu có cấu trúc
Nó mang lại cho bạn tất cả lợi ích của một bảng tính, cộng với trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa, giúp bạn không phải đối mặt với những giới hạn của nó.
Bước 5: Tạo danh sách “Thanh toán của khách hàng” riêng biệt
Sau khi chuyển sang công cụ quản lý dự án có cấu trúc như ClickUp, hãy tạo một danh sách công việc mới dành riêng cho thanh toán. Không nên trộn lẫn danh sách này với các dự án hoặc danh sách việc cần làm.
Trong ClickUp, mỗi công việc trong danh sách công việc này đại diện cho một hóa đơn.
Bây giờ hãy thêm các Trường Tùy chỉnh phản ánh các cột trong bảng tính mà bạn đã định nghĩa trước đó:
- Tên khách hàng (trường văn bản)
- Số hóa đơn (trường văn bản hoặc số)
- Ngày hóa đơn (trường ngày)
- Ngày đáo hạn (trường ngày)
- Số tiền hóa đơn (trường tiền tệ)
- Số tiền đã thanh toán (trường tiền tệ)
- Số dư chưa thanh toán (trường công thức)
- Trạng thái thanh toán (trường menu thả xuống)
- Người chịu trách nhiệm thanh toán (người được giao công việc)
Chúc mừng! Bạn vừa biến công cụ theo dõi thanh toán của mình thành một cơ sở dữ liệu có cấu trúc và có thể tìm kiếm.
Bước 6: Xác định các trạng thái thanh toán rõ ràng
Một điểm mù phổ biến là coi việc lập hóa đơn là đích đến cuối cùng. Đó không phải là đích đến. Thực tế, đó chỉ là bước đầu tiên trong chu kỳ thanh toán.
Toàn bộ quy trình trông như sau:
- Bản nháp (hóa đơn đã tạo, chưa gửi)
- Đã gửi (hóa đơn đã được gửi đến khách hàng)
- Đến hạn (thanh toán dự kiến nhưng chưa quá hạn)
- Quá hạn (quá ngày đáo hạn, chưa thanh toán)
- Đã thanh toán (đã nhận đầy đủ)
Hãy đảm bảo theo dõi các mục này riêng biệt, vì chúng ta đều biết doanh thu dự kiến hiếm khi bằng với doanh thu thực tế.
Mỗi công việc hóa đơn nên trải qua các trạng thái này khi các sự kiện xảy ra. Sự rõ ràng này giúp báo cáo chính xác hơn và thực hiện các biện pháp theo dõi mục tiêu.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể định nghĩa từng giai đoạn của chu kỳ thanh toán dưới dạng Trạng thái Nhiệm vụ Tùy chỉnh có màu sắc trong ClickUp. Điều này giúp bạn theo dõi hóa đơn chỉ với một cái nhìn. Bạn có thể thay đổi Trạng thái chỉ với một cú nhấp chuột khi hóa đơn có tiến độ thanh toán. Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập các quy trình tự động hóa để tự động di chuyển từng hóa đơn đến trạng thái phù hợp dựa trên các điều kiện kích hoạt đã đặt.
Bước 7: Tự động hóa việc theo dõi để không phụ thuộc vào trí nhớ.
Được rồi, hệ thống đang theo dõi của bạn gần như đã hoàn thiện. Nhưng hiện tại, bạn vẫn phải theo dõi hóa đơn và cập nhật trạng thái một cách thủ công. Thậm chí còn phải gửi nhắc nhở cho khách hàng để họ thanh toán.
Điều đó không tiện lợi lắm, phải không?
Hệ thống theo dõi của bạn nên có thể thực hiện ít nhất một số việc cần làm này một cách độc lập. Và trong ClickUp, điều đó thực sự có thể.
Bạn có thể thiết lập các tự động hóa "khi điều này xảy ra, thực hiện việc cần làm đó" trong ClickUp để xử lý công việc lặp đi lặp lại này. Các tự động hóa này cho phép các hành động được kích hoạt dựa trên sự thay đổi. Ví dụ:
- Khi trạng thái thay đổi thành “Đến hạn”, thông báo cho người quản lý công việc.
- Khi trạng thái thay đổi thành “Quá hạn”, gửi cảnh báo nội bộ.
- Khi được đánh dấu "Đã thanh toán", tự động đóng công việc.
Điều này giúp loại bỏ rào cản trong quá trình thanh toán đồng thời đảm bảo không có hóa đơn nào bị bỏ sót.
🤝 Thực hành tốt nhất: Xem xét gửi lời nhắc nhở về thanh toán đầu tiên cho khách hàng trước ngày đáo hạn và một lời nhắc nhở thứ hai ngay sau khi ngày đáo hạn đã qua. Chỉ nâng cấp vấn đề nếu hóa đơn vẫn chưa được thanh toán sau khi vượt quá ngưỡng đã thỏa thuận.
Bây giờ, câu hỏi tiếp theo là:
Cách tự động hóa nhắc nhở thanh toán cho khách hàng?
ClickUp hỗ trợ các công cụ tự động hóa và trí tuệ nhân tạo (AI) giúp tối ưu hóa cả quy trình nhắc nhở lẫn nội dung/bối cảnh xung quanh chúng.
1. Thiết lập các tác vụ nhắc nhở tự động hóa với ClickUp Automations
Thay vì gửi nhắc nhở thủ công, hãy sử dụng ClickUp tự động hóa để tạo các quy tắc như:
- Kích hoạt: Ngày đáo hạn còn X ngày → Action: Gửi thông báo nhắc nhở/email cho khách hàng hoặc nhóm tài chính
- Kích hoạt: Trạng thái thay đổi thành “Quá hạn” → Action: Giao công việc theo dõi cho người phụ trách và thông báo cho họ
🔑 Bạn có thể lấy ngày đáo hạn của hóa đơn trực tiếp từ các Trường Tùy chỉnh trong danh sách Thanh toán Khách hàng làm cơ sở để kích hoạt các tác vụ tự động.
2. Sử dụng Nhắc nhở ClickUp cho các công việc cá nhân và của nhóm
Tính năng Nhắc nhở tích hợp sẵn của ClickUp (khác với Tự động hóa) cho phép bạn cài đặt thông báo nhắc nhở một người cụ thể thực hiện hành động:
- Nhắc nhở quản lý tài khoản hai ngày trước ngày đáo hạn.
- Yêu cầu bộ phận tài chính xác minh biên lai thanh toán của khách hàng.
- Thông báo cho người quản lý dự án nếu không có hành động theo dõi sau 3 ngày kể từ khi hóa đơn quá hạn.
🔑 Điều này giúp tăng cường trách nhiệm của nhóm ngay cả khi các lời nhắc nhở email cho khách hàng được tự động hóa riêng biệt. Nó giúp mọi người đồng bộ trong các công việc nội bộ hỗ trợ việc theo dõi khách hàng.
3. Sử dụng ClickUp Brain/AI cho tin nhắn thông minh
ClickUp Brain mang trí tuệ nhân tạo nhận thức ngữ cảnh vào quy trình làm việc của bạn. Với Brain, bạn có thể:
- Tự động tạo nội dung email nhắc nhở được tùy chỉnh theo lịch sử giao dịch của khách hàng (thân thiện, trang trọng hoặc cứng rắn).
- Đánh dấu các tài khoản có rủi ro cao và sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để đề xuất thời điểm theo dõi dựa trên xu hướng hành vi thanh toán.
🔑 Vì Brain hiểu dữ liệu và mô hình không gian làm việc của bạn, bạn có thể loại bỏ sự phỏng đoán khi chia sẻ nhắc nhở.
📌 Ví dụ: Thiết lập công việc Thông báo sử dụng Brain để soạn thảo email tiếp theo khi thanh toán quá hạn, sau đó để chủ tài khoản xem xét và gửi, kết hợp tự động hóa với sự can thiệp của con người.
4. Sử dụng ClickUp Super Agents để theo dõi tự động
ClickUp Super Agents là đồng nghiệp AI có thể hoạt động linh hoạt trong Không gian Làm việc của bạn thay vì chỉ hỗ trợ bạn. Với kiến thức vô hạn về Không gian Làm việc của bạn và trí nhớ mạnh mẽ, họ có thể:
- Theo dõi danh sách thanh toán của khách hàng
- Phát hiện các ngày đáo hạn sắp tới và trạng thái quá hạn.
- Tạo và gửi nhắc nhở một cách chủ động (qua email hoặc công việc nội bộ) với nội dung cá nhân hóa.
- Nâng cấp các khoản thanh toán chưa được giải quyết bằng cách gắn thẻ một thành viên trong nhóm hoặc kích hoạt cảnh báo có ưu tiên cao hơn.
🔑 Các Super Agents hiệu quả trong việc giao phó công việc theo dõi liên tục và tiếp cận khách hàng, giúp tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần. Chúng đặc biệt hữu ích nếu bạn quản lý danh mục đầu tư lớn hoặc lịch thanh toán phức tạp.
📌 Ví dụ ứng dụng thực tế:
- Công cụ theo dõi thanh toán của bạn sẽ tự động theo dõi các hóa đơn quá hạn 3, 7 và 14 ngày.
- Nó tạo ra các email nhắc nhở riêng cho từng khách hàng tại mỗi cột mốc.
- Nó cập nhật trạng thái công việc và thông báo cho người được giao nhiệm vụ nếu không nhận được xác nhận thanh toán.
- Hệ thống sẽ thông báo cho bạn về các trường hợp ngoại lệ thông qua các thông tin trên Bảng điều khiển hoặc thông báo qua trò chuyện.
Điều này biến quy trình thu hồi nợ từ phản ứng thành một quy trình linh hoạt và thông minh.
🎥 Xem cách các Siêu Đại lý làm việc (và hoàn thành công việc của bạn!) ✔️
Bước 8: Thu thập xác nhận thanh toán một cách chính xác
Xác nhận thanh toán thường được gửi qua email, tin nhắn hoặc ảnh chụp màn hình—và sau đó bị mất.
Nếu điều này nghe có vẻ giống vấn đề bạn đang gặp phải, quy trình tiếp nhận của bạn cần được điều chỉnh.
ClickUp Forms cho phép bạn thu thập thông tin có cấu trúc (ví dụ: mã tham chiếu thanh toán, ngày, số tiền) và ghi chép gọn gàng trong Danh sách công việc ClickUp phù hợp. Bạn có thể kết hợp biểu mẫu với tự động hóa/Agents để tự động cập nhật công việc hóa đơn tương ứng. Điều này giúp giảm bớt việc trao đổi qua lại và duy trì hồ sơ gọn gàng.
Mẫu biểu mẫu thanh toán trong ClickUp cho phép bạn tạo một biểu mẫu an toàn, có cấu trúc để thu thập dữ liệu thanh toán và xử lý giao dịch trực tiếp vào không gian làm việc của bạn. Đây là giải pháp lý tưởng để tiêu chuẩn hóa quy trình thu thập thông tin, đang theo dõi tiến độ và duy trì thông tin thanh toán thống nhất trong hệ thống công việc của bạn.
Bước 9: Tạo chế độ xem dòng tiền trực tiếp
Một công cụ theo dõi chỉ thực sự hữu ích khi nó trả lời được các câu hỏi như:
- Hiện tại có bao nhiêu doanh thu đang quá hạn?
- Những khách hàng nào thường xuyên thanh toán trễ?
- Điều gì được mong đợi trong tuần này so với tháng tới?
Báo cáo tĩnh không thể thực hiện việc này một cách đáng tin cậy. Bạn cần một giao diện cập nhật theo thời gian thực.
Nếu bạn cần một công cụ tương tự như bảng tính, hãy thử chế độ xem Bảng trong ClickUp. Nó giúp bạn quản lý dữ liệu hóa đơn và thanh toán tại một nơi duy nhất. Sắp xếp hóa đơn theo ngày đáo hạn, lọc các khoản thanh toán quá hạn và thậm chí nhóm chúng theo khách hàng hoặc trạng thái để phát hiện các mẫu thanh toán.
Bạn cũng có thể sử dụng bảng điều khiển ClickUp để theo dõi các chỉ số quan trọng cho kinh doanh của mình. Thiết lập các thẻ, biểu đồ và đồ thị tùy chỉnh tự động cập nhật với tổng số dư chưa thanh toán, theo dõi hóa đơn quá hạn theo thời gian hoặc giám sát các khoản thanh toán dự kiến hàng tuần.
Điều này sẽ giúp bạn theo dõi luồng tiền theo thời gian thực mà không cần chờ đợi các bản cập nhật từ bộ phận tài chính.
Bước 10: Kết nối các khoản thanh toán với công việc đã tạo ra chúng
Khi việc theo dõi không được kết nối với các dự án, tranh chấp và chậm trễ sẽ gia tăng. Điều này là do khách hàng có thể bắt đầu nghi ngờ về phạm vi hoặc tiến độ hoàn thành dự án. Nếu không có sự liên kết rõ ràng giữa những gì đã được tính phí và những gì đã được giao, ngay cả các hóa đơn hợp lệ cũng có thể bị trì hoãn.
Kết nối các công việc hóa đơn với các công việc dự án liên quan tạo bối cảnh:
- Đã giao gì?
- Khi nó được giao
- Ai đã phê duyệt nó?
Điều này giúp giảm thiểu tranh chấp và đẩy nhanh quá trình thu hồi nợ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp theo dõi thời gian và Timesheets để kết nối trực tiếp hóa đơn với quá trình giao hàng. Trong ClickUp, các thành viên trong nhóm ghi lại thời gian làm việc cho các công việc dự án khi công việc diễn ra. Các mục nhập này được tổng hợp vào Bảng chấm công, hiển thị số giờ theo công việc, người được giao, ngày tháng và khách hàng. Bạn có thể dễ dàng xem các cột mốc đã hoàn thành và thời điểm công việc diễn ra. Đối với thanh toán theo thời gian hoặc theo hợp đồng, sự minh bạch này giúp khách hàng tin tưởng rằng hóa đơn là chính xác – từ đó tăng khả năng thanh toán đúng hạn.
Bước 11: Kiểm tra và hoàn thiện công cụ theo dõi hàng tháng
Hệ thống theo dõi thanh toán của khách hàng chỉ đáng tin cậy nếu được kiểm tra thường xuyên.
Dành thời gian mỗi tháng để phân tích xu hướng, không chỉ tập trung vào từng hóa đơn riêng lẻ. Chú ý đến những khách hàng thường xuyên thanh toán trễ, thời gian trung bình của chu kỳ thu hồi nợ đã kéo dài như thế nào theo thời gian, và các trường hợp cần theo dõi lại.
Những tín hiệu này giúp bạn điều chỉnh điều khoản thanh toán, thời gian nhắc nhở hoặc quyền sở hữu trước khi các vấn đề nhỏ trở thành vấn đề dòng tiền.
📚 Xem thêm: Lợi nhuận dự án
Lợi ích của việc sử dụng công cụ theo dõi thanh toán của khách hàng
Hệ thống theo dõi thanh toán của khách hàng không chỉ là một công cụ hành chính. Khi được triển khai đúng cách, nó trở thành một hệ thống kiểm soát dòng tiền—giúp giảm thiểu rủi ro, bảo vệ biên lợi nhuận và cải thiện mối quan hệ với khách hàng mà không tăng thêm chi phí.
Dòng tiền dự đoán được (không chỉ thanh toán nhanh hơn)
Tất nhiên, khách hàng của bạn sẽ không đột nhiên thanh toán nhanh hơn chỉ vì có một công cụ theo dõi.
Nhưng điều quan trọng là bạn có thể dự đoán thời điểm tiền sẽ đến. Một công cụ theo dõi thanh toán có cấu trúc giúp hiển thị doanh thu chưa thu được theo ngày đáo hạn, số tiền và khách hàng. Điều này cho phép bạn lập kế hoạch trả lương, thanh toán cho nhà cung cấp và quyết định tuyển dụng.
Các doanh nghiệp đang theo dõi công nợ một cách có hệ thống thường rút ngắn chu kỳ thu hồi nợ. Các hóa đơn quá hạn được hiển thị sớm, trước khi chúng trở nên phiền phức hoặc bị lãng quên. Sự hiển thị thay đổi hành vi.
Giảm thiểu hóa đơn bị bỏ sót và không để mất doanh thu.
Hóa đơn bị bỏ sót không được ghi nhận là "thiệt hại" trong sổ sách của bạn, chúng đơn giản là không bao giờ xuất hiện.
Một công cụ theo dõi phù hợp đảm bảo:
- Mọi hóa đơn được gửi đi đều được ghi lại.
- Mỗi hóa đơn đều có người chịu trách nhiệm theo dõi.
- Mọi khoản nợ chưa thanh toán đều được hiển thị cho đến khi được giải quyết.
Điều này giúp giảm đáng kể tình trạng thất thoát doanh thu, đặc biệt đối với các dự án theo dự án hoặc công việc theo hợp đồng cố định, nơi việc thanh toán có thể bị trì hoãn hoặc phân mảnh.
Theo dõi khách hàng một cách nhất quán và chuyên nghiệp
Không có công cụ theo dõi, việc theo dõi trở nên cảm tính và không nhất quán. Với công cụ này, việc theo dõi trở nên kịp thời, chính xác và bình tĩnh.
Thay vì “Chỉ kiểm tra…”, các cuộc theo dõi trở thành: “Hóa đơn này đến hạn vào ngày 15 tháng 5 và hiện đã quá hạn 5 ngày.”
Sự minh bạch này giúp bảo vệ mối quan hệ. Khách hàng sẽ ít cảm thấy áp lực hoặc bất ngờ hơn khi các nhắc nhở được thực hiện một cách nhất quán và dựa trên dữ liệu.
Giảm bớt gánh nặng tinh thần cho nhà sáng lập và quản lý tài khoản.
Việc theo dõi thanh toán trong đầu có khiến bạn mệt mỏi không?
Nó làm phân tâm bạn khỏi việc giao hàng, bán hàng và chiến lược.
Một công cụ theo dõi tập trung giúp giảm bớt gánh nặng nhận thức bằng cách trả lời các câu hỏi ngay lập tức. Nếu bạn là người sáng lập hoặc quản lý tài khoản đang có sức chứa hạn chế, đây là một cứu cánh.
Tăng cường trách nhiệm giải trình giữa các nhóm
Khi việc theo dõi thanh toán được chia sẻ - không bị cô lập - trách nhiệm sẽ được nâng cao. Bộ phận tài chính biết được các khoản chưa thanh toán. Nhân viên quản lý khách hàng biết được những khách hàng cần được nhắc nhở. Ban lãnh đạo có thể nhận diện rủi ro sớm.
Các công cụ như ClickUp hỗ trợ điều này bằng cách phân công quyền sở hữu rõ ràng, liên kết hóa đơn với công việc giao hàng và hiển thị trạng thái mà không cần thêm cuộc họp hay báo cáo.
Xây dựng mối quan hệ khách hàng bền vững lâu dài
Điều thú vị là, việc theo dõi thanh toán có cấu trúc thường cải thiện mối quan hệ. Các điều khoản rõ ràng, nhắc nhở đều đặn và lịch sử được ghi chép giúp giảm thiểu mâu thuẫn và hiểu lầm.
Khách hàng biết họ sẽ nhận được gì — và bạn cũng vậy.
📚 Xem thêm: Quản lý khách hàng
Phần mềm theo dõi thanh toán khách hàng tốt nhất
Đúng vậy, chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách tạo công cụ theo dõi thanh toán của khách hàng. Chúng tôi cũng đề cập rằng bạn có thể thực hiện việc này trong một bảng tính đơn giản. Hoặc nâng cấp lên ClickUp.
Nếu cả hai lựa chọn trên không phù hợp với bạn, đây là ba tùy chọn khác để bạn lựa chọn:
1. FreshBooks (Phù hợp nhất cho freelancer và doanh nghiệp kinh doanh nhỏ)
FreshBooks là nền tảng kế toán và hóa đơn dựa trên đám mây được thiết kế dành cho các doanh nghiệp dịch vụ và freelancer. Nó đơn giản hóa việc lập hóa đơn, tự động hóa các lời nhắc nhở và kết hợp kế toán cơ bản với việc theo dõi thanh toán trong một ứng dụng duy nhất.
Các tính năng nổi bật của FreshBooks
- Tạo hóa đơn chuyên nghiệp bằng các mẫu tùy chỉnh và tùy chọn thanh toán định kỳ tự động hóa.
- Theo dõi thời gian và chi phí và tính phí khách hàng dựa trên số giờ đang theo dõi.
- Tự động hóa nhắc nhở thanh toán để giảm bớt việc theo dõi thủ công.
- Chấp nhận thanh toán trực tuyến qua thẻ tín dụng hoặc ACH để đẩy nhanh quá trình thu hồi nợ.
- Tạo báo cáo tài chính để phân tích dòng tiền và lợi nhuận.
Giới hạn của FreshBooks
- Một số người dùng phản ánh rằng các tính năng trên ứng dụng di động không đồng đều so với trải nghiệm trên máy tính để bàn.
- Không phù hợp cho kế toán phức tạp (ví dụ: quản lý kho hàng nâng cao hoặc kinh doanh có nhiều đơn vị). Quy trình thuế cụ thể theo quốc gia cũng có thể có giới hạn.
Giá cả của FreshBooks
- Lite: $21/tháng
- Thêm: $38/tháng
- Premium: $65/tháng
- Lựa chọn: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về FreshBooks
- G2: 4.5/5 (hơn 4.400 đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (950+ đánh giá)
2. Wave (Phù hợp nhất cho freelancer và doanh nghiệp nhỏ có ngân sách hạn hẹp)
Wave là một nền tảng kế toán và hóa đơn trực tuyến miễn phí cho phép các doanh nghiệp nhỏ và chuyên gia độc lập quản lý hóa đơn, thanh toán và kế toán cơ bản mà không cần phí đăng ký.
Các tính năng nổi bật của Wave
- Gửi hóa đơn chuyên nghiệp không giới hạn với tính năng thanh toán định kỳ và theo dõi trạng thái.
- Theo dõi chi phí và hóa đơn, và đối chiếu giao dịch với dữ liệu nhập từ ngân hàng.
- Tạo các báo cáo tài chính cơ bản và bảng điều khiển để hiển thị dòng tiền.
- Chấp nhận thanh toán trực tuyến qua các tiện ích bổ sung (thanh toán thẻ tín dụng và chuyển khoản ngân hàng)
- Sử dụng quét hóa đơn di động để thu thập dữ liệu chi phí mọi lúc mọi nơi.
Giới hạn của Wave
- Không phù hợp cho các công ty lớn hoặc doanh nghiệp cần hỗ trợ đa tiền tệ, báo cáo nâng cao hoặc tự động hóa sâu.
- Giới hạn hỗ trợ—dịch vụ hỗ trợ điện thoại cấp cao không được bao gồm trong kế hoạch miễn phí.
Giá cả của Wave
- Gói cơ bản: Miễn phí
- Pro: $19/tháng
- Phí xử lý thanh toán áp dụng cho mỗi giao dịch.
Đánh giá và nhận xét về Wave
- G2: 4.5/5 (hơn 300 đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (1.700+ đánh giá)
3. Zoho Books (Phù hợp nhất cho quản lý tài chính kinh doanh tích hợp)
Zoho Books là giải pháp kế toán dựa trên đám mây, bao gồm tính năng lập hóa đơn, theo dõi công nợ phải thu, tích hợp ngân hàng, nhắc nhở tự động hóa, cổng thông tin khách hàng và báo cáo chi tiết. Tất cả các tính năng này được tích hợp trong một bộ công cụ rộng lớn hơn nếu bạn đang sử dụng các công cụ khác của Zoho.
Các tính năng nổi bật của Zoho Books
- Gửi hóa đơn tự động hóa và nhắc nhở về thanh toán cho khách hàng
- Tự động đối chiếu tài khoản ngân hàng với việc khớp giao dịch.
- Theo dõi các khoản phải thu và phải trả tại một nơi duy nhất
- Tạo báo cáo tài chính tùy chỉnh cho việc theo dõi tuổi nợ phải thu, dòng tiền và nhiều hơn nữa.
- Hỗ trợ đa tiền tệ và cổng thông tin khách hàng cho hóa đơn toàn cầu.
Giới hạn của Zoho Books
- Hãy chuẩn bị cho một đường cong học tập dốc hơn so với các công cụ cực kỳ đơn giản (cần một số thiết lập ban đầu)
Giá cả của Zoho Books
- Miễn phí
- Kế hoạch Standard/Professional/Premium: ~$20–$70+/tháng(Giá có thể thay đổi tùy theo khu vực và chu kỳ thanh toán)
Đánh giá và nhận xét về Zoho Books
- G2: 4. 4/5 (290+ đánh giá)
- Capterra: 4.4/5 (670+ đánh giá)
Lời khuyên tốt nhất của chúng tôi khi chọn công cụ phù hợp? Hãy bắt đầu với phiên bản miễn phí hoặc dùng thử và xem cái nào phù hợp nhất. Sau đó, nâng cấp lên gói cao cấp hơn dựa trên nhu cầu và lợi ích mà bạn nhận được!
📚 Xem thêm: Ví dụ về Cổng thông tin khách hàng
Các phương pháp tốt nhất để quản lý thanh toán của khách hàng
Dù thích hay không, bạn không thể cải thiện quản lý thanh toán bằng cách áp dụng biện pháp cứng rắn hoặc gửi vô số lời nhắc nhở. Đây là những gì thực sự hiệu quả:
✅ Đặt kỳ vọng trước khi bắt đầu công việc
Hầu hết các vấn đề thanh toán được quyết định trước khi hóa đơn đầu tiên được gửi đi. Hãy thống nhất các điều khoản rõ ràng trong quá trình onboarding, không phải sau khi giao hàng. Khách hàng sẽ có khả năng thanh toán đúng hạn cao hơn nhiều khi các kỳ vọng về dòng thời gian thanh toán, phí trễ hạn và tần suất thanh toán được nêu rõ và ghi chép đầy đủ.
✅ Xuất hóa đơn kịp thời và đều đặn
Càng chờ lâu để gửi hóa đơn, càng mất nhiều thời gian để nhận thanh toán. Các nhóm làm việc hiệu quả nhất sẽ gửi hóa đơn ngay sau khi đạt được cột mốc quan trọng hoặc theo lịch trình cố định, định kỳ. Tránh việc gom hóa đơn lại "khi có thời gian".
✅ Theo dõi thanh toán trong một hệ thống tập trung
Dù bạn là freelancer độc lập hay một agency, tất cả hóa đơn, trạng thái và ghi chú nên được lưu trữ tại một nơi duy nhất. Việc theo dõi phân tán dẫn đến việc bỏ lỡ các lần theo dõi và tiếp cận trùng lặp.
Nguồn thông tin duy nhất này đảm bảo:
- Mọi người đều thấy cùng một trạng thái
- Các lần theo dõi không trùng lặp hoặc bị bỏ qua.
- Lãnh đạo có thể đánh giá rủi ro sớm
✅ Giao quyền sở hữu rõ ràng cho việc theo dõi và xử lý các vấn đề liên quan.
Mỗi hóa đơn chưa thanh toán phải có người chịu trách nhiệm. Nếu không có điều này, các nhắc nhở sẽ trở nên không nhất quán và khó xử. Quyền sở hữu cũng tạo ra sự minh bạch và trách nhiệm mà không cần phải quản lý quá chi tiết.
✅ Tự động hóa các lời nhắc nhở, nhưng giữ giọng điệu thân thiện.
Một điều mà hầu hết mọi người thường quên: Tự động hóa nên xử lý thời gian, không phải mối quan hệ. Sử dụng nhắc nhở trước hạn và sau hạn để loại bỏ sự quên lãng, nhưng hãy để con người chủ động xử lý việc nâng cấp đối với khách hàng có giá trị cao hoặc mối quan hệ lâu dài.
✅ Ghi chép lịch sử thanh toán và các cuộc hội thoại
Chúng tôi không thể nhấn mạnh đủ tầm quan trọng của điều này. Hãy ghi chú về các khoản thanh toán một phần, các thỏa thuận phần mở rộng và các cuộc hội thoại với khách hàng bên cạnh hồ sơ hóa đơn. Cảm ơn chúng tôi sau nhé!
📚 Xem thêm: Mẫu danh sách khách hàng
Những sai lầm thường gặp cần tránh khi đang theo dõi thanh toán của khách hàng
Bạn đã có bộ công cụ, bạn đã có các phương pháp tốt nhất. Bây giờ, hãy kết thúc với một lời khuyên: Đừng mắc phải những sai lầm phổ biến—nhưng tốn kém—này:
⚠️ Đang theo dõi theo khách hàng thay vì theo hóa đơn
Tại sao đây là một sai lầm, bạn thắc mắc? Bởi vì khi bạn đang theo dõi một hàng cho mỗi khách hàng thay vì một hàng cho mỗi hóa đơn, rủi ro thanh toán trễ sẽ bị che lấp. Các khoản thanh toán một phần, các cột mốc khác nhau và các kỳ thanh toán trùng lặp đều biến mất vào một số duy nhất.
⚠️ Đừng coi “hóa đơn đã gửi” là đích đến cuối cùng.
Gửi hóa đơn không phải là một hành động hoàn thành—đó là bước đầu tiên của quy trình thu hồi nợ. Các nhóm ngừng theo dõi sau khi gửi hóa đơn sẽ mất khả năng hiển thị các trường hợp chậm thanh toán, tranh chấp và các khoản thanh toán bị bỏ lỡ.
⚠️ Dựa vào trí nhớ để theo dõi
“Tôi sẽ nhớ theo dõi” chỉ hiệu quả cho đến khi không còn nữa. Những tuần bận rộn, kỳ nghỉ và việc bàn giao công việc không nằm trong tầm kiểm soát của bạn. Xây dựng hệ thống đáng tin cậy mới là điều quan trọng.
Trong các công cụ như ClickUp, tính năng tự động hóa và nhắc nhở dựa trên ngày đáo hạn loại bỏ hoàn toàn rủi ro do sự quên lãng của con người.
⚠️ Kết hợp theo dõi thanh toán với công việc dự án
Khi hóa đơn nằm trong danh sách công việc dự án, chúng dễ bị chôn vùi dưới lượng thông tin giao hàng. Theo dõi tài chính cần một không gian sạch sẽ, chuyên dụng.
Giữ các khoản thanh toán trong một thư mục hoặc danh sách riêng biệt bên trong ClickUp, sau đó liên kết hóa đơn với các công việc dự án để có bối cảnh thay vì đặt chúng cùng một chỗ.
⚠️ Bỏ qua các mẫu thanh toán trễ
Các khoản thanh toán trễ hiếm khi là ngẫu nhiên. Chúng thường tập trung vào một số khách hàng, điều khoản hoặc cấu trúc thanh toán cụ thể.
Kiểm tra dữ liệu thanh toán hàng tháng. Nếu cùng một số khách hàng luôn thanh toán trễ, hãy điều chỉnh điều khoản thanh toán, yêu cầu thanh toán trước hoặc xem xét lại mối quan hệ.
⚠️ Đừng để những "trường hợp ngoại lệ tạm thời" trở thành hỗn loạn vĩnh viễn.
Việc gia hạn thanh toán một lần có thể xảy ra. Sai lầm là không ghi chép lại những trường hợp này.
Khi các trường hợp ngoại lệ bị chôn vùi trong hộp thư đến hoặc các chủ đề trên Slack, công cụ theo dõi của bạn sẽ không còn phản ánh thực tế. Mọi trường hợp ngoại lệ nên được ghi lại trực tiếp vào hồ sơ hóa đơn để dữ liệu của bạn luôn đáng tin cậy.
📚 Xem thêm: Cách quản lý nhiều khách hàng
Biến thanh toán của khách hàng thành một hệ thống, không phải là nguồn căng thẳng.
Khi đạt đến một quy mô nhất định, việc theo dõi thanh toán không còn chỉ là về nhắc nhở mà chuyển sang sự rõ ràng trong hoạt động. Khi bạn có cái nhìn rõ ràng về các khoản chưa thanh toán, ai chịu trách nhiệm theo dõi từng trường hợp và cách thanh toán kết nối với công việc đã hoàn thành, dòng tiền trở nên dự đoán được hơn. Sự dự đoán này hỗ trợ lập kế hoạch tốt hơn, mối quan hệ khách hàng ổn định hơn và ít cuộc hội thoại khó xử về tiền bạc hơn.
Đây chính là lúc các công cụ như ClickUp phát huy tác dụng. Bằng cách liên kết thanh toán với công việc thực tế, chủ sở hữu thực tế và dòng thời gian thực tế, các nhóm có được tầm nhìn chia sẻ và tính nhất quán trong việc theo dõi và xử lý. Khi mọi thứ được quản lý trong một hệ thống duy nhất, việc thu hồi thanh toán trở nên có chủ đích và kiểm soát được thay vì phản ứng thụ động.
Nếu thiết lập hiện tại của bạn cảm thấy thiếu ổn định hoặc quá thủ công, đó là dấu hiệu của một lỗ hổng hệ thống – không phải là thiếu sót cá nhân – và bạn có thể khắc phục điều đó. Làm thế nào? Đăng ký và thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Hệ thống theo dõi thanh toán của khách hàng là công cụ dùng để ghi chép hóa đơn, theo dõi trạng thái thanh toán và theo dõi số dư chưa thanh toán theo ngày đáo hạn và khách hàng. Nó hiển thị các hóa đơn đã được gửi, đã thanh toán hoặc quá hạn, cùng với người chịu trách nhiệm theo dõi.
Bạn nên sử dụng công cụ theo dõi thanh toán của khách hàng để ngăn chặn thanh toán trễ, tránh mất doanh thu và duy trì dòng tiền ổn định. Nếu không có công cụ này, hóa đơn dễ bị quên và việc theo dõi trở nên không nhất quán.
Hệ thống theo dõi thanh toán của khách hàng nên bao gồm tên khách hàng, số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn, ngày đáo hạn thanh toán, số tiền hóa đơn, số tiền đã thanh toán, số dư còn lại, trạng thái thanh toán và người phụ trách theo dõi. Các trường tùy chọn như điều khoản thanh toán, ghi chú và phương thức thanh toán giúp cung cấp thêm thông tin chi tiết.
Bạn có thể theo dõi thanh toán của khách hàng tự động bằng phần mềm cập nhật trạng thái thanh toán, kích hoạt nhắc nhở và phân công công việc theo dõi dựa trên ngày đáo hạn. Tự động hóa thường dựa trên các quy tắc như “khi hóa đơn quá hạn” hoặc “trước ngày đáo hạn”. Điều này loại bỏ việc theo dõi thủ công, đảm bảo các lần theo dõi nhất quán và duy trì dữ liệu thanh toán chính xác mà không cần can thiệp liên tục của con người.
Đúng vậy, bạn có thể sử dụng Excel hoặc Google Trang tính làm công cụ theo dõi thanh toán của khách hàng, đặc biệt là khi số lượng hóa đơn còn ít. Tuy nhiên, bảng tính yêu cầu cập nhật thủ công, không có tính năng nhắc nhở tích hợp và không đảm bảo quyền sở hữu. Khi số lượng khách hàng tăng lên, bảng tính thường không còn đồng bộ, tăng nguy cơ bỏ sót hóa đơn và theo dõi không nhất quán.
Cách tốt nhất để nhắc nhở khách hàng về các khoản thanh toán quá hạn là thông qua một chuỗi nhắc nhở tự động, nhất quán, bắt đầu trước ngày đáo hạn và tăng dần mức độ. Các lời nhắc nhở nên mang tính sự thật, lịch sự và kịp thời, thay vì mang tính cảm xúc hoặc ngẫu nhiên. Tự động hóa thời gian nhắc nhở đồng thời duy trì tính chuyên nghiệp của thông điệp giúp duy trì mối quan hệ với khách hàng và cải thiện độ tin cậy trong thanh toán.