Bạn là một nhà phân tích tài chính. Bạn vừa được giao một dự án để đánh giá. Hoặc có thể bạn là một nhà lãnh đạo kinh doanh phải lập kế hoạch dự án. Câu hỏi đầu tiên xuất hiện trong đầu bạn rất có thể là: dự án này có sinh lời hay không?
Câu trả lời cho câu hỏi đó sẽ thúc đẩy quá trình lập kế hoạch và ra quyết định của bạn. Nhưng làm thế nào để biết dự án nào sẽ mang lại lợi nhuận cho bạn?
Tất nhiên, có nhiều cách để phân tích điều này tùy thuộc vào ngành, quy mô và phạm vi của dự án, nhưng có một số quy tắc cơ bản bạn có thể tuân theo để xem dự án của bạn có mang lại lợi nhuận như mong đợi hay không.
Vì vậy, hãy cùng khám phá cách bạn có thể tối đa hóa lợi nhuận dự án trong bảy bước đơn giản!
Lợi nhuận dự án là gì?
Lợi nhuận dự án đo lường thành công tài chính của một dự án. Nó được tính bằng cách so sánh tổng doanh thu với tổng chi phí. Nó cho biết dự án tạo ra lợi nhuận hay lỗ.
Khi tất cả các chi phí, chẳng hạn như nhân công và vật liệu, đã được tính vào tài khoản, bạn có thể đánh giá liệu một dự án có mang lại lợi tức đầu tư (ROI) tích cực hay không.
👀 Bạn có biết?
Bạn có thể tính lợi nhuận của dự án bằng lợi nhuận tuyệt đối hoặc tỷ suất lợi nhuận (dưới dạng phần trăm). Tuy nhiên, việc đo lường lợi nhuận có thể chỉ cho bạn một phần của bức tranh kinh doanh. Bạn cần xem "lợi nhuận" để biết phần trăm tiền bạn được giữ lại.
Lợi nhuận của một dự án được tính như sau:
- Lợi nhuận = Tổng doanh thu dự án – Chi phí trực tiếp (tài nguyên, v.v.) – Chi phí trực tiếp khác
- Lợi nhuận gộp = (Lợi nhuận thực tế / Doanh thu thực tế) và có thể được biểu diễn dưới dạng phần trăm bằng cách nhân kết quả với 100
Ví dụ, nếu bạn muốn đầu tư và có hai nhà hàng đang chào mời bạn, hãy xem xét số liệu của họ.
Nhà hàng 1, nhà hàng nhỏ hơn, có:
- Doanh thu: $100,000
- Chi phí: $80,000
- Lợi nhuận: $20,000
Nhà hàng 2, nhà hàng lớn hơn, có:
- Doanh thu: $500.000
- Chi phí: $450.000
- Lợi nhuận: $50,000
Ban đầu, Nhà hàng 2 có vẻ là lựa chọn hấp dẫn hơn với lợi nhuận cao hơn $50,000. Tuy nhiên, khi phân tích kỹ hơn, bạn sẽ thấy Nhà hàng 1 có tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu cao hơn (20%) so với tỷ lệ lợi nhuận trên vốn đầu tư (10%) của Nhà hàng 2. Điều này có nghĩa là bạn sẽ giữ được nhiều tiền hơn cho mỗi đô la đầu tư. Đơn giản như vậy.
Đo lường lợi nhuận bằng tỷ suất lợi nhuận thay vì dựa trên lợi nhuận tuyệt đối là phương pháp tốt hơn.
Các chỉ số lợi nhuận kế toán phổ biến nhất là tỷ suất lợi nhuận gộp và tỷ suất lợi nhuận ròng. Tỷ suất lợi nhuận gộp xem xét lợi nhuận sau khi trừ chi phí bán hàng, còn tỷ suất lợi nhuận ròng xem xét lợi nhuận sau khi trừ tất cả chi phí.
Bạn cũng muốn theo dõi chỉ mục lợi nhuận dự án (PI) hoặc tỷ lệ đầu tư lợi nhuận. Đây là chỉ số hữu ích cho biết giá trị được tạo ra trên mỗi đơn vị đầu tư của bạn.
Công thức chỉ mục lợi nhuận dự án là tỷ lệ giữa giá trị hiện tại của các luồng tiền mặt dự kiến trong tương lai và khoản đầu tư ban đầu của bạn. Nói chung, PI > 1 cho thấy khoản đầu tư an toàn, nhưng < 1 cho thấy bạn có thể có điều gì đó cần lo lắng.
Các yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận của dự án
Bây giờ bạn đã hiểu về lợi nhuận của dự án và cách đo lường nó, có một số điều cần lưu ý có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận:
- Mục tiêu và phạm vi rõ ràng: Mục tiêu và phạm vi được xác định rõ ràng giúp tránh vượt chi phí, chậm trễ và sử dụng tài nguyên không hiệu quả
- Kiểm soát chi phí nghiêm ngặt: Việc lập ngân sách chính xác và các biện pháp kiểm soát chi phí hiệu quả là rất cần thiết. Thực hiện theo dõi và báo cáo chi phí thường xuyên để xác định sớm các khoản chi phí có thể vượt quá ngân sách
- Quản lý luồng tiền mặt thận trọng: Ghi nhận doanh thu kịp thời và luồng tiền mặt lành mạnh đảm bảo sự ổn định tài chính. Theo dõi chặt chẽ dòng tiền vào và ra để đảm bảo thanh toán kịp thời và tránh thiếu hụt tiền mặt
- Phân bổ nguồn lực tối ưu: Sử dụng nguồn lực hiệu quả giúp tối đa hóa năng suất và giảm thiểu chi phí. Theo dõi việc sử dụng nguồn lực và điều chỉnh khi cần thiết để tránh phân bổ quá mức hoặc sử dụng không hiệu quả
- Tuân thủ dòng thời gian dự án: Tuân thủ thời hạn giúp tránh tăng chi phí và mất doanh thu. Sử dụng các công cụ quản lý dự án để theo dõi tiến độ và xác định các khả năng chậm trễ
- Dự báo tài chính thực tế: Dự báo doanh thu chính xác và ước tính chi phí thận trọng là rất quan trọng. Phát triển các mô hình tài chính thực tế để đánh giá lợi nhuận của dự án
- Quản lý rủi ro chủ động: Dự đoán và giảm thiểu rủi ro để bảo vệ lợi nhuận. Thiết lập kế hoạch quản lý rủi ro và thường xuyên theo dõi, đánh giá rủi ro
- Nhận thức thị trường: Giữ cập nhật về xu hướng ngành, nhu cầu thị trường và cạnh tranh. Thực hiện nghiên cứu thị trường để xác định cơ hội mới và các mối đe dọa tiềm ẩn
- Mối quan hệ mạnh mẽ với các bên liên quan: Giao tiếp và tương tác hiệu quả thúc đẩy thành công của dự án và cơ hội trong tương lai. Phát triển các kênh giao tiếp hiệu quả để giữ cho các bên liên quan được thông tin và tham gia
Tối đa hóa lợi nhuận dự án trong 7 bước dễ dàng
Mỗi dự án cần các chỉ số khóa như phạm vi, chi phí vận hành, ngân sách, dòng thời gian, sử dụng tài nguyên và hơn thế nữa để được quản lý nhất quán và duy trì lợi nhuận của dự án.
Và cách tốt nhất để làm điều đó là sử dụng phần mềm quản lý dự án như ClickUp.
Phần mềm quản lý dự án ClickUp có thể giúp bạn tối ưu hóa hiệu suất dự án và tăng lợi nhuận bằng cách cung cấp một nền tảng tập trung để lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, lập ngân sách và hợp tác.
Bây giờ, hãy cùng khám phá bảy bước bạn có thể thực hiện để tối đa hóa lợi nhuận dự án của mình, sử dụng các tính năng và mẫu của ClickUp một cách thuận tiện:
Bước 1: Xác định mục tiêu dự án rõ ràng
Dự án sẽ có khả năng tuân thủ ngân sách và tiến độ, đồng thời đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan khi mục tiêu và phạm vi được xác định rõ ràng.
Dưới đây là cách bạn có thể đặt mục tiêu dự án rõ ràng:
- Đặt ra các mục tiêu (SMART) cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn. Ví dụ: thay vì đặt mục tiêu "cải thiện năng suất", hãy đặt mục tiêu SMART là "tăng sản lượng 10% trong vòng sáu tháng mà không tăng chi phí"
- Xác định kết quả dự án và thiết lập ranh giới phạm vi rõ ràng. Đối với các nhà quản lý dự án, cắt giảm chi phí có nghĩa là phải rõ ràng về phạm vi dự án. Giữ dự án đi đúng hướng bằng cách tạo bản tuyên bố phạm vi với danh sách công việc, nguồn lực và các loại trừ
- Xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI). Chọn các KPI phù hợp với mục tiêu dự án, chẳng hạn như chênh lệch chi phí, tính kịp thời và tiêu chuẩn chất lượng. Phân tích lợi nhuận dự án của bạn nên thường xuyên xem xét các KPI liên quan đến chi phí cho mỗi sản phẩm, ROI và các chỉ số hiệu quả
- Đảm bảo tất cả các bên liên quan hiểu rõ mục tiêu và phạm vi dự án. Tổ chức các cuộc họp với các bên liên quan để thường xuyên xem xét mục tiêu, kỳ vọng và phạm vi dự án
Đọc thêm: Phân tích quản lý dự án: Hướng dẫn chi tiết để biến dữ liệu thành thông tin chi tiết có giá trị
Bước 2: Phát triển ngân sách toàn diện
Một ngân sách được cấu trúc tốt sẽ giúp bạn quản lý chi phí dự án và tăng lợi nhuận của dự án. Lập kế hoạch chi tiêu, theo dõi chi phí và điều chỉnh trong suốt vòng đời dự án.
Dưới đây là cách xây dựng ngân sách vững chắc để bảo vệ lợi nhuận của dự án:
- Quản lý luồng tiền hiệu quả: Đảm bảo lập hóa đơn nhất quán để duy trì luồng tiền và theo dõi thanh toán của khách hàng
- Ước tính chi phí chi tiết: Xác định tất cả các loại chi phí trong khi đánh giá lợi nhuận của dự án. Bạn sẽ phải xem xét cả chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp của dự án. Lập kế hoạch dự phòng và giữ một phần trăm ngân sách (thường là 5-10% chi phí, tùy thuộc vào rủi ro của dự án) cho các chi phí và rủi ro bất ngờ
- Xem xét ngân sách thường xuyên: Sau khi tạo ngân sách, hãy lên lịch xem xét ngân sách thường xuyên phù hợp với các cột mốc của dự án hoặc theo từng tháng
Tuy nhiên, việc lập một ngân sách toàn diện như vậy không nhất thiết phải khó khăn. Bạn có thể sử dụng Mẫu quản lý dự án có ngân sách của ClickUp để làm việc này dễ dàng hơn.
Mẫu trực quan này được thiết kế để đơn giản hóa việc quản lý dự án, ngay cả đối với người mới bắt đầu. Với giao diện thân thiện với người dùng và các tính năng mạnh mẽ, bạn có thể dễ dàng:
- Hình dung dự án của bạn: Có cái nhìn tổng quan rõ ràng về dòng thời gian, ngân sách và các cột mốc quan trọng của dự án
- Theo dõi chi phí và hiệu suất: Giám sát chi phí, đo lường lợi nhuận và xác định các lĩnh vực có thể tiết kiệm chi phí
- Dự đoán rủi ro: Chủ động xác định và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn để đảm bảo thành công của dự án
- Tùy chỉnh chế độ xem: Truy cập thông tin cụ thể bạn cần với Chế độ xem tùy chỉnh trong ClickUp như 'Ngân sách', 'Lịch trình dự án', 'Các giai đoạn' và 'Trạng thái'
- Luôn cập nhật thông tin: Theo dõi tiến độ dự án, ngân sách còn lại và trạng thái giai đoạn với Trường Tùy chỉnh trong ClickUp
- Nâng cao năng suất: Sử dụng các tính năng tích hợp như theo dõi thời gian, sử dụng nhân viên và gắn thẻ để tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực và tăng hiệu quả
Cho dù bạn đang quản lý các dự án quy mô nhỏ hay phức tạp, mẫu này cung cấp các công cụ phù hợp để duy trì sự tổ chức, hiệu quả và lợi nhuận.
Chúng tôi đã tích hợp với Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, v.v. Điều này cho phép chúng tôi theo dõi tài chính, duy trì khách hàng, báo cáo và chi tiết khách hàng trong một không gian, vì chúng tôi có thể lấy thông tin từ tất cả các công cụ mà chúng tôi sử dụng và tổng hợp chúng trong ClickUp để dễ sử dụng mà không cần sự tham gia của tất cả các bộ phận và mất thời gian của họ.
Chúng tôi đã tích hợp với Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, v.v. Điều này cho phép chúng tôi theo dõi tài chính, duy trì khách hàng, báo cáo và chi tiết khách hàng trong một không gian, vì chúng tôi có thể lấy thông tin từ tất cả các công cụ mà chúng tôi sử dụng và tổng hợp chúng trong ClickUp để dễ sử dụng mà không cần sự tham gia của tất cả các bộ phận và mất thời gian của họ.
Bước 3: Thực hiện phân bổ nguồn lực hiệu quả
Để thực hiện một dự án có lợi nhuận, bạn phải đặc biệt cẩn thận về việc sử dụng nguồn lực của mình.
Một số bước hợp lý để cải thiện hiệu quả dự án bao gồm:
- Phù hợp nguồn lực với công việc. Đảm bảo rằng đúng người làm đúng việc, bạn sẽ thấy chi phí giảm và tinh thần làm việc tăng cao
- Tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực. Cân bằng khối lượng công việc một cách cẩn thận để phân phối công việc đồng đều giữa các thành viên trong nhóm để tránh tình trạng kiệt sức
- Dành những nguồn lực tốt nhất cho các công việc quan trọng để tối đa hóa tác động của chúng, giúp hoàn thành hiệu quả các kết quả quan trọng
- Theo dõi thời gian và nỗ lực của dự án. Giám sát số giờ có thể tính hóa đơn, xác định các điểm nghẽn và thực hiện các biện pháp khắc phục khi cần thiết
Mẫu phân bổ nguồn lực của ClickUp có thể giúp bạn quản lý hiệu quả nguồn nhân lực và vật lực.
Công cụ mạnh mẽ này cho phép bạn:
- Hình dung tình trạng sẵn có của tài nguyên: Hiểu rõ sức chứa của nhóm và vật liệu của bạn theo thời gian thực
- Tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên: Xác định các tài nguyên chưa được sử dụng hiệu quả và phân bổ lại cho các công việc ưu tiên cao
- Phân bổ nguồn lực hiệu quả: Phân bổ nguồn lực phù hợp cho các dự án phù hợp vào thời điểm phù hợp
Cho dù bạn đang quản lý một công trường xây dựng, một nhóm phát triển phần mềm hay bất kỳ tổ chức dựa trên dự án nào khác, Mẫu phân bổ tài nguyên của ClickUp là giải pháp lý tưởng để đơn giản hóa việc quản lý tài nguyên.
Bước 4: Theo dõi tiến độ dự án thường xuyên
Một điều thường bị bỏ qua trong nỗ lực nâng cao lợi nhuận dự án là tiến hành kiểm tra thường xuyên và theo dõi tiến độ dự án.
Dưới đây là một số việc bạn có thể làm để theo dõi tiến độ một cách có hệ thống, từ đó sắp xếp các chỉ số lợi nhuận của mình theo thứ tự:
- Kiểm tra thường xuyên: Lên lịch các cuộc họp thường xuyên với các thành viên trong nhóm để thảo luận về trạng thái dự án, xác định các trở ngại tiềm ẩn và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết
- Sử dụng các công cụ quản lý dự án: Tận dụng phần mềm quản lý dự án để theo dõi công việc, thời hạn và phân bổ nguồn lực. Các công cụ này cung cấp thông tin chi tiết quý giá về tiến độ dự án và giúp xác định các vấn đề tiềm ẩn
- Tiến hành đánh giá tiến độ: Tổ chức các cuộc họp đánh giá tiến độ thường xuyên với các bên liên quan để đánh giá hiệu quả dự án, thảo luận về bất kỳ sai lệch nào so với kế hoạch và thực hiện các điều chỉnh cần thiết
- Sử dụng theo dõi tài chính: Giám sát ngân sách, chi phí và doanh thu của dự án để đảm bảo khả năng tài chính
- Thực hiện quy trình quản lý thay đổi: Có một hệ thống để đánh giá và phê duyệt các thay đổi về phạm vi, ngân sách hoặc dòng thời gian của dự án. Điều này giúp giảm thiểu chi phí và sự chậm trễ không mong muốn
ClickUp Goals có thể giúp bạn theo dõi tiến độ dự án và đảm bảo sự phù hợp với các mục tiêu chung.
Dưới đây là cách thực hiện:
- Phân chia công việc: Chia các mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ ClickUp nhỏ hơn, có thể thực hiện được để cải thiện sự tập trung và trách nhiệm giải trình
- Sắp xếp mục tiêu: Nhóm các mục tiêu có liên quan vào các thư mục để duy trì cái nhìn tổng quan rõ ràng và có cấu trúc về dự án của bạn
- Đặt ưu tiên: Ưu tiên các mục tiêu dựa trên mức độ quan trọng và tác động của chúng
- Liên kết công việc: Kết nối công việc trực tiếp với các mục tiêu tương ứng
- Hình dung tiến độ: Theo dõi tiến độ một cách trực quan với các thanh tiến độ hiển thị tỷ lệ hoàn thành
- Theo dõi các chỉ số chính: Sử dụng các chỉ số như tỷ lệ hoàn thành công việc, thời gian sử dụng và sử dụng ngân sách để đánh giá hiệu suất
- Kích hoạt thông báo: Thiết lập thông báo tự động để cảnh báo các thành viên trong nhóm về các thời hạn sắp tới và các cập nhật quan trọng
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Mẫu báo cáo tiến độ dự án ClickUp để tạo bản tóm tắt tiến độ dự án, theo dõi nhiệm vụ, đo lường KPI (chỉ số hiệu suất chính) trong thời gian thực và truyền đạt tổng quan dự án cho các bên liên quan và thành viên nhóm.
Bước 5: Xây dựng mối quan hệ khách hàng bền vững
Cách dễ nhất để mất niềm tin của các bên liên quan vào khả năng quản lý dự án của bạn là chỉ đưa họ vào khi có vấn đề. Giao tiếp hiệu quả là chìa khóa để giữ chân khách hàng và cuối cùng là lợi nhuận của dự án.
Dưới đây là những điều quan trọng cần lưu ý:
- Cập nhật thường xuyên: Giữ cho khách hàng của bạn được thông báo về tiến độ dự án, những thách thức và cột mốc quan trọng với thời gian đã thỏa thuận cho các báo cáo và cuộc họp dự án
- Vượt qua thanh: Cung cấp công việc chất lượng cao, vượt qua mong đợi và hoàn thành các kết quả dự án đúng hạn hoặc trước thời hạn
- Xây dựng lòng tin: Công khai về những thách thức và giới hạn của dự án, thực hiện đúng lời hứa và cam kết, đồng thời phản hồi kịp thời những lo ngại của khách hàng
- Nhận phản hồi: Hỏi khách hàng về hiệu quả công việc của bạn trong dự án và xác định các lĩnh vực cần cải thiện
Ngay cả những chỉ số đơn giản về tính xác thực và xây dựng lòng tin này cũng có thể thu hút khách hàng quay lại và cải thiện lợi nhuận của dự án.
Bước 6: Tối ưu hóa chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng
Hiểu cách quản lý rủi ro chi phí là một trong những cách tốt nhất để cải thiện biên lợi nhuận của bạn. Tối ưu hóa chi phí là vấn đề quản lý nguồn lực một cách thận trọng.
Để đảm bảo bạn đang sử dụng tài nguyên một cách tối ưu, hãy thực hiện những điều sau:
- Kiểm soát chất lượng: Thực hiện kiểm tra chất lượng thường xuyên ở mỗi giai đoạn để phát hiện và khắc phục vấn đề sớm
- Nguồn cung ứng chiến lược: Nhận các đề nghị cạnh tranh từ nhiều nhà cung cấp để đảm bảo giá tốt nhất. Xây dựng mối quan hệ đối tác lâu dài với các nhà cung cấp đáng tin cậy và đàm phán giảm giá số lượng lớn hoặc giảm giá khách hàng thân thiết
- Xếp hạng công việc theo mức độ ưu tiên: Tập trung vào các hoạt động và kết quả có tác động lớn để nguồn lực được phân bổ cho các công việc thúc đẩy lợi nhuận của dự án
Bước 7: Phân tích hiệu suất sau dự án
Phân tích lợi nhuận sau dự án nhấn mạnh những bài học kinh nghiệm có thể áp dụng cho các dự án trong tương lai để cải thiện lợi nhuận.
Bằng cách xem xét hiệu quả tài chính, tuân thủ dòng thời gian, đảm bảo chất lượng, quản lý rủi ro, hiệu suất của nhóm và sự hài lòng của khách hàng, các tổ chức có thể xác định các cơ hội để nâng cao lợi nhuận của dự án, cải thiện hiệu quả và củng cố mối quan hệ với khách hàng.
Mẫu phân tích chi phí dự án ClickUp có thể giúp bạn phân tích lợi nhuận của dự án bằng cách giúp bạn kiểm soát ngân sách và tối đa hóa ROI.
Nó hoạt động như một công cụ mạnh mẽ cho:
- Dự báo chính xác: Dự đoán chi phí tương lai để đảm bảo sự ổn định tài chính
- Theo dõi thời gian thực: Theo dõi chi tiêu chặt chẽ để tránh chi tiêu quá mức
- Quyết định dựa trên dữ liệu: Phân tích chi phí giữa các dự án và nhóm để đưa ra lựa chọn sáng suốt
- Cải tiến liên tục: Xác định các cơ hội để giảm chi phí và nâng cao hiệu quả
Ngoài ra, bằng cách tận dụng Chế độ xem bảng của ClickUp, bạn có thể hợp lý hóa việc theo dõi tài chính của dự án.
Chế độ xem Bảng cho phép bạn cấu trúc thông tin tài chính của dự án theo định dạng bảng tính dễ đọc. Với Trường Tùy chỉnh trong Chế độ xem Bảng, bạn có thể theo dõi:
- Ngân sách
- Chi phí
- Hóa đơn
- Trạng thái thanh toán
- Tính toán ROI (và nhiều hơn nữa)
Bạn có thể sắp xếp và lọc dữ liệu này theo ưu tiên, ngày đáo hạn hoặc trạng thái để nhanh chóng xác định các khoản thanh toán quá hạn hoặc vượt ngân sách.
Không giống như bảng tính truyền thống, Chế độ xem bảng trong ClickUp cho phép bạn thêm bối cảnh vào mỗi hàng. Đính kèm biên lai, liên kết đến hợp đồng khách hàng hoặc thêm ghi chú về chi phí trực tiếp vào nhiệm vụ. Điều này giúp bạn không phải tìm kiếm tài liệu hỗ trợ trong email hoặc tệp tin.
Bạn cũng có thể cải thiện chất lượng thông tin tài chính bằng cách tạo Bảng điều khiển ClickUp để hiển thị các chỉ số quan trọng như:
- Ngân sách so với chi phí thực tế: So sánh chi phí kế hoạch và chi phí thực tế
- Doanh thu và tỷ suất lợi nhuận: Theo dõi thu nhập và lợi nhuận
- Tỷ lệ tiêu thụ: Theo dõi tốc độ dự án tiêu thụ tài nguyên
💡Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng Trường Công thức của ClickUp để tính toán lãi/lỗ cho từng nhiệm vụ hoặc toàn bộ dự án. Tạo báo cáo tùy chỉnh để trực quan hóa các chỉ số quan trọng như ngân sách so với chi phí thực tế, doanh thu và tỷ suất lợi nhuận, và tỷ lệ tiêu thụ.
Những sai lầm thường gặp cần tránh trong quá trình tối đa hóa lợi nhuận dự án
Tối đa hóa lợi nhuận của dự án là một công việc khó khăn đòi hỏi tầm nhìn chiến lược, kế hoạch tỉ mỉ và giám sát liên tục. Dưới đây là những sai lầm phổ biến có thể làm giảm lợi nhuận và các giải pháp khả thi để tránh chúng:
1. Thiếu mục tiêu rõ ràng
Tại sao điều này quan trọng:
Nếu không có mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được, các dự án có nguy cơ đi chệch hướng, tiêu tốn thời gian và nguồn lực không cần thiết.
Giải pháp:
- Xác định mục tiêu SMART: Sử dụng các mục tiêu Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan và Có thời hạn để tạo lộ trình
- Điều chỉnh mục tiêu với các bên liên quan: Tổ chức các cuộc họp khởi động để điều chỉnh phạm vi dự án phù hợp với mong đợi của khách hàng và nhóm
- Theo dõi tiến độ: Sử dụng các công cụ như tính năng Mục tiêu của ClickUp để theo dõi các cột mốc quan trọng trong thời gian thực
2. Kế hoạch và lịch trình kém
Tại sao điều này quan trọng:
Kế hoạch ngẫu nhiên dẫn đến việc không tuân thủ thời hạn, tắc nghẽn nguồn lực và vượt ngân sách.
Giải pháp:
- Áp dụng kế hoạch dự án chi tiết: Sử dụng chế độ xem Dòng thời gian hoặc biểu đồ Gantt trong ClickUp để lập bản đồ công việc và các phụ thuộc
- Kết hợp các biện pháp dự phòng: Lập kế hoạch cho các tình huống khẩn cấp để giải quyết các sự chậm trễ bất ngờ
- Tự động hóa lập lịch: Dựa vào Tự động hóa ClickUp để tự động điều chỉnh dòng thời gian khi công việc bị trì hoãn
3. Đánh giá chi phí không chính xác
Tại sao điều này quan trọng:
Ngân sách bị đánh giá thấp sẽ gây ra vấn đề về luồng tiền và làm giảm lợi nhuận.
Giải pháp:
- Thực hiện phân tích chi phí - lợi ích: Phân tích chi tiết tất cả các chi phí tiềm ẩn, bao gồm cả những chi phí ẩn như thuế hoặc làm thêm giờ
- Sử dụng dữ liệu lịch sử: Học hỏi từ các dự án tương tự để thiết lập ngân sách thực tế
- Theo dõi chi phí trong thời gian thực: Sử dụng các công cụ theo dõi tài chính như Chế độ xem bảng của ClickUp để kiểm soát ngân sách
4. Phân bổ tài nguyên không hiệu quả
Tại sao điều này quan trọng:
Quản lý tài nguyên không hiệu quả dẫn đến nhóm làm việc quá sức, thiết bị không được sử dụng và chi phí tăng cao.
Giải pháp:
- Tiến hành dự báo nguồn lực: Sử dụng các công cụ quản lý khối lượng công việc như Chế độ xem nhóm của ClickUp để cân bằng sức chứa của nhóm
- Theo dõi tỷ lệ sử dụng: Đánh giá thường xuyên việc sử dụng tài nguyên để tối ưu hóa việc phân công nhiệm vụ
- Tập trung dữ liệu tài nguyên: Tích hợp lập lịch và theo dõi tài nguyên trong công cụ quản lý dự án của bạn
5. Mở rộng phạm vi dự án
Tại sao điều này quan trọng:
Những thay đổi phạm vi không được kiểm soát dẫn đến ngân sách tăng vọt, dòng thời gian bị phá vỡ và các bên liên quan thất vọng.
Giải pháp:
- Đặt ra các quy trình quản lý thay đổi rõ ràng: Yêu cầu phê duyệt chính thức đối với các điều chỉnh phạm vi
- Ghi chép mọi thứ: Duy trì tài liệu cập nhật về các thỏa thuận phạm vi bằng cách sử dụng ClickUp Docs tập trung
- Sử dụng mẫu: Chuẩn hóa các quy trình để giảm khả năng xảy ra thay đổi bất ngờ
6. Quản lý rủi ro không hiệu quả
Tại sao điều này quan trọng:
Bỏ qua các rủi ro tiềm ẩn sẽ khiến dự án dễ bị chậm trễ hoặc phát sinh chi phí không lường trước.
Giải pháp:
- Xác định rủi ro sớm: Tiến hành đánh giá rủi ro trong giai đoạn lập kế hoạch
- Phát triển kế hoạch giảm thiểu rủi ro: Kết hợp rủi ro với các chiến lược ứng phó khẩn cấp có thể thực hiện
- Tạo danh sách rủi ro: Liên tục cập nhật và xem xét các rủi ro trong suốt dự án
7. Thiếu giao tiếp hiệu quả
Tại sao điều này quan trọng:
Sự hiểu lầm dẫn đến sự chậm trễ, làm lại và các nhóm mất kết nối.
Giải pháp:
- Thiết lập các quy tắc giao tiếp: Sử dụng các kênh giao tiếp chung để cập nhật thông tin (ví dụ: ClickUp Chat )
- Sử dụng phân công công việc trực quan: Phân công và làm rõ trách nhiệm bằng các công cụ trực quan như bảng Kanban
- Tổ chức các cuộc họp đứng thường xuyên: Đồng bộ hàng ngày hoặc hàng tuần giúp mọi người luôn thống nhất và cập nhật thông tin
8. Thiếu phân tích sau dự án
Tại sao điều này quan trọng:
Việc không xem xét hiệu suất dự án sẽ dẫn đến những sai lầm lặp đi lặp lại và bỏ lỡ cơ hội cải tiến.
Giải pháp:
- Tiến hành đánh giá lại: Tóm tắt với các nhóm để ghi lại những thành công và thất bại
- Tận dụng phân tích: Sử dụng bảng điều khiển để xem xét các chỉ số KPI như tuân thủ ngân sách, dòng thời gian và ROI
- Tạo sổ tay hướng dẫn: Phát triển các cải tiến quy trình dựa trên các đánh giá sau dự án để nâng cao hiệu suất trong tương lai
Hãy coi mỗi trở ngại là cơ hội để thắt chặt quy trình, tăng cường sự hợp tác trong nhóm và vượt qua đối thủ cạnh tranh. Khi kết hợp kế hoạch tỉ mỉ với những hiểu biết có thể hành động và các công cụ phù hợp, lợi nhuận không chỉ là điều khả thi mà còn có thể dự đoán được.
Đọc thêm: Dự báo dự án trong quản lý dự án là gì?
Đưa dự án của bạn vào con đường sinh lời
Quản lý dự án một cách chính xác hôm nay đảm bảo lợi thế cạnh tranh trong tương lai. Các doanh nghiệp có thể cải thiện lợi nhuận và duy trì lợi thế cạnh tranh bằng cách quản lý chi phí hiệu quả, tối ưu hóa phân bổ nguồn lực và thực hiện các dự án chất lượng cao đúng thời hạn.
Với ClickUp, lợi nhuận trở thành kết quả tự nhiên của việc lập kế hoạch thông minh hơn, quản lý tài nguyên tốt hơn và hợp tác liền mạch. Hãy coi nó như một cuốn cẩm nang lợi nhuận dự án tất cả trong một — một công cụ theo dõi tiến độ và chủ động chuyển đổi cách tổ chức của bạn mang lại giá trị.
Tại sao lại để sự kém hiệu quả làm hao hụt lợi nhuận dự án của bạn khi các giải pháp thông minh hơn chỉ cách bạn một cú nhấp chuột?
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!