Quy trình tài khoản phải trả (AP) là nhân tố quan trọng trong hoạt động tài chính của bạn, đảm bảo các hóa đơn được thanh toán đúng hạn và mối quan hệ đối tác luôn bền vững.
Tuy nhiên, nếu không có các công cụ và chiến lược phù hợp, AP có thể dễ dàng trở thành cơn ác mộng với hàng loạt lỗi và thời gian lãng phí. Với một vài cải tiến thông minh, bạn có thể biến nó từ một vấn đề đau đầu thành một quy trình hợp lý, hướng đến giá trị.
Bài viết này sẽ phân tích các mẹo và ý tưởng để thực hiện điều đó!
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Cải tiến quy trình tài khoản phải trả là gì? Quy trình này tối ưu hóa cách tổ chức của bạn xử lý hóa đơn.
- Tầm quan trọng của việc cải thiện quy trình tài khoản phải trả: Các công cụ kỹ thuật số giúp loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công, củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp và chuẩn bị cho tổ chức của bạn phát triển
- Những thách thức trong quy trình tài khoản phải trả: Các tùy chọn lập hóa đơn tốn kém có thể vượt quá ngân sách của công ty và các lỗi thủ công gây căng thẳng trong mối quan hệ với nhà cung cấp
- Chiến lược cải thiện quy trình tài khoản phải trả Tự động hóa biến đổi quy trình làm việc với tính năng phê duyệt hóa đơn tức thì, giúp giảm thời gian xử lý Tiêu chuẩn hóa định dạng hóa đơn và đơn đặt hàng đảm bảo tính nhất quán và đơn giản hóa quy trình đối chiếu ba bên Sử dụng các công cụ như ClickUp để thống nhất và theo dõi các quy trình này từ đầu đến cuối
- Tự động hóa biến đổi quy trình làm việc với tính năng phê duyệt hóa đơn tức thì, giúp giảm thời gian xử lý
- Chuẩn hóa định dạng hóa đơn và đơn đặt hàng đảm bảo tính nhất quán và đơn giản hóa quy trình đối chiếu ba bên
- Sử dụng các công cụ như ClickUp để thống nhất và theo dõi các quy trình này từ đầu đến cuối
- Tự động hóa biến đổi quy trình làm việc với tính năng phê duyệt hóa đơn tức thì, giúp giảm thời gian xử lý
- Chuẩn hóa định dạng hóa đơn và đơn đặt hàng đảm bảo tính nhất quán và đơn giản hóa quy trình đối chiếu ba bên
- Sử dụng các công cụ như ClickUp để thống nhất và theo dõi các quy trình này từ đầu đến cuối
- Các phương pháp hay nhất và lỗi thường gặp cần tránh Giám sát dòng thời gian giao hàng và tỷ lệ giải quyết tranh chấp Giúp nhà cung cấp giảm lỗi bài nộp/gửi để quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ hơn Sử dụng các công cụ phân tích để đảm bảo thanh toán phù hợp với nhu cầu thanh khoản
- Giám sát dòng thời gian giao hàng và tỷ lệ giải quyết tranh chấp
- Giúp nhà cung cấp giảm lỗi bài nộp/gửi để quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ hơn
- Sử dụng các công cụ phân tích để đảm bảo thanh toán phù hợp với nhu cầu thanh khoản
- Giám sát dòng thời gian giao hàng và tỷ lệ giải quyết tranh chấp
- Giúp nhà cung cấp giảm lỗi bài nộp/gửi để quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ hơn
- Sử dụng các công cụ phân tích để đảm bảo thanh toán phù hợp với nhu cầu thanh khoản
Cải tiến quy trình tài khoản phải trả là gì?
Cải tiến quy trình tài khoản phải trả (AP) tập trung vào việc tinh chỉnh và tối ưu hóa cách thức kinh doanh của bạn xử lý hóa đơn và quy trình thanh toán. Mục tiêu rất đơn giản: giảm lỗi thủ công, tăng tốc thời gian xử lý thanh toán và đảm bảo bạn nhận được thanh toán kịp thời. 🚀
Giả sử bộ phận AP của bạn xử lý thủ công từng hóa đơn đến. Mỗi hóa đơn được in ra, kiểm tra, ký và sau đó được lưu trữ. Quá trình này rất tốn thời gian và các lỗi như hóa đơn bị thiếu hoặc thanh toán trùng lặp thường xuyên xảy ra.
So sánh điều này với một hệ thống trong đó hóa đơn được số hóa, tự động khớp với đơn đặt hàng và được đánh dấu nếu có sự khác biệt. Thanh toán được lên lịch điện tử và nhóm giám sát trạng thái theo thời gian thực.
- Trong tình huống đầu tiên, nhóm của bạn bị sa lầy vào các công việc thủ công lặp đi lặp lại
- Trong phần thứ hai, họ tập trung vào các công việc cấp cao hơn, như xem xét báo cáo và xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp vững chắc hơn
Đó là sức mạnh của cải tiến quy trình kinh doanh. Nó giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp và kiểm soát luồng tiền mặt.
Tại sao cải thiện quy trình tài khoản phải trả lại quan trọng
Cải thiện quy trình tài khoản phải trả (AP) bao gồm việc tạo ra một hệ thống hoạt động thông minh hơn, giảm thiểu lỗi và giữ cho hoạt động kinh doanh của bạn linh hoạt về mặt tài chính. Hãy phân tích những lý do chính tại sao điều này lại quan trọng:
- Giảm chi phí: Xử lý thủ công tốn kém. Tự động hóa quy trình AP giúp giảm chi phí, giải phóng nguồn lực cho các sáng kiến chiến lược
- Tiết kiệm thời gian cho những việc quan trọng: Xử lý hóa đơn thủ công tốn nhiều thời gian. Tự động hóa giúp cắt giảm dòng thời gian này xuống còn vài giờ, cho phép các nhóm tập trung vào các công việc có giá trị cao thay vì công việc lặp đi lặp lại
- Tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp: Thanh toán chậm và lỗi hóa đơn gây tổn hại đến mối quan hệ với nhà cung cấp. Quy trình AP được hợp lý hóa đảm bảo hóa đơn chính xác và thanh toán kịp thời, giữ cho nhà cung cấp hài lòng và mối quan hệ hợp tác bền chặt
- Kiểm soát luồng tiền mặt: Quy trình AP không hiệu quả tạo ra các điểm mù trong luồng tiền mặt. Một hệ thống được tối ưu hóa tốt cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực để theo dõi các khoản thanh toán đi và duy trì sự ổn định tài chính
- Chuẩn bị cho sự phát triển: Với số lượng lớn các công ty có kế hoạch tự động hóa AP, các hệ thống có thể mở rộng và hiệu quả là điều cần thiết để quản lý khối lượng hóa đơn tăng lên và duy trì khả năng cạnh tranh
Các chiến lược và mẹo phổ biến để cải thiện quy trình tài khoản phải trả
Cải thiện quy trình AP không nhất thiết phải tốn nhiều thời gian. Một vài thay đổi thông minh có thể biến công việc tốn thời gian thành hoạt động hợp lý. Hãy cùng khám phá cách thực hiện điều đó:
1. Nâng cao hiệu quả với công cụ số hóa
Quy trình công việc truyền thống của tài khoản phải trả (AP) thường bao gồm nhập dữ liệu thủ công, chu kỳ phê duyệt dài và hóa đơn bị thất lạc — tất cả đều dẫn đến sự chậm trễ và thiếu hiệu quả. Các công cụ kỹ thuật số giúp loại bỏ những trở ngại này bằng cách tự động hóa các công việc thường ngày, cải thiện hiển thị và tăng cường độ chính xác.
Cách các công cụ số hóa cải thiện quy trình AP
✅ Xử lý hóa đơn tự động: Các công cụ hỗ trợ AI giúp trích xuất chi tiết hóa đơn, đối chiếu với đơn đặt hàng và tự động đánh dấu các sai lệch✅ Theo dõi thời gian thực: Bảng điều khiển dựa trên đám mây cho phép bạn theo dõi trạng thái hóa đơn, các phê duyệt đang chờ xử lý và lịch thanh toán trong nháy mắt✅ Phê duyệt nhanh hơn: Quy trình công việc kỹ thuật số cho phép chuyển hóa đơn ngay lập tức đến người phê duyệt phù hợp, giảm thời gian xử lý từ vài tuần xuống chỉ vài ngày✅ Giảm lỗi: Các công cụ xác thực thông minh phát hiện hóa đơn trùng lặp, số tiền không chính xác và thông tin thiếu trước khi thanh toán được xử lý
Đây là lúc ClickUp cho Nhóm Tài chính có thể giúp bạn. Là một nền tảng toàn diện, ClickUp cho phép bạn quản lý ngân sách, đặt nhiệm vụ định kỳ cho thời hạn thanh toán và theo dõi các chỉ số tài chính bằng bảng điều khiển tùy chỉnh. Các trường tính toán mạnh mẽ của ClickUp cũng cho phép bạn tóm tắt dữ liệu tài chính, giúp bạn tối ưu hóa luồng tiền và lịch thanh toán.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Cân nhắc sử dụng các mẫu cải tiến quy trình cho quản lý AP để giúp chuẩn hóa quy trình làm việc, xác định các điểm nghẽn và hợp lý hóa các công việc, từ đó giúp phê duyệt nhanh hơn, giảm lỗi và cải thiện hiệu quả tổng thể!
2. Loại bỏ đống giấy tờ: Chuyển sang hoàn toàn số hóa
🧠 Bạn có biết? Theo nghiên cứu của IOFM, chi phí trung bình để xử lý một hóa đơn giấy là từ 12 đến 30 đô la cho mỗi hóa đơn. Trong khi đó, xử lý hóa đơn tự động có thể giảm chi phí xuống còn 3 đô la cho mỗi hóa đơn.
Việc phụ thuộc vào hóa đơn giấy làm chậm quá trình AP, tăng rủi ro thất lạc tài liệu và dẫn đến chi phí lưu trữ tốn kém.
Tài liệu giấy dễ bị mất, gây ra sự chậm trễ trong thanh toán. Việc ký và chuyển hóa đơn bằng tay cũng làm tăng thêm sự chậm trễ không cần thiết cho quy trình. Số hóa giúp giảm bớt sự lộn xộn và đảm bảo truy xuất nhanh chóng, sao lưu an toàn và truy cập hồ sơ tài chính theo thời gian thực.
Chuyển đổi sang hệ thống quản lý công nợ phải trả không giấy tờ
✔️ Số hóa tất cả hóa đơn đến: Sử dụng công cụ quét với OCR (Nhận dạng ký tự quang học) để trích xuất dữ liệu từ hóa đơn giấy và chuyển đổi chúng thành tệp kỹ thuật số có thể tìm kiếm✔️Lưu trữ hóa đơn trong hệ thống dựa trên đám mây: Sử dụng công cụ quản lý tài liệu AP cho phép truy cập, sắp xếp và truy xuất dễ dàng✔️Tự động hóa việc đối chiếu hóa đơn: Áp dụng hệ thống đối chiếu ba chiều để so sánh hóa đơn, đơn đặt hàng và biên lai điện tử nhằm giảm thiểu lỗi✔️Tích hợp hóa đơn kỹ thuật số với phần mềm kế toán: Kết nối hệ thống quản lý hóa đơn của bạn với QuickBooks, Xero hoặc các nền tảng ERP để đồng bộ hóa dữ liệu tài chính tự động
Tài liệu của ClickUp cho phép bạn tạo, chỉnh sửa và lưu trữ các tệp liên quan đến AP như hóa đơn, sổ đặt hàng và hợp đồng ở một nơi với các mẫu sẵn sàng sử dụng. Hãy tưởng tượng bạn có thể chỉnh sửa và gửi hóa đơn chỉ với vài cú nhấp chuột thay vì lục lọi các tủ hồ sơ
Sẵn sàng cho nâng cấp kỹ thuật số? Hãy xem Mẫu tài khoản phải trả của ClickUp để bắt đầu.
✨ Mẹo nhanh: Sử dụng phương pháp Quét-Lưu-Đồng bộ. Quét tất cả hóa đơn giấy, lưu chúng trong hệ thống đám mây tập trung và đồng bộ với phần mềm kế toán của bạn để tạo ra quy trình làm việc liền mạch, không cần giấy tờ. Điều này đảm bảo dễ dàng truy cập và sao lưu an toàn.
3. Hãy để tự động hóa thực hiện những công việc nặng nhọc
Quản lý tài khoản phải trả thủ công rất chậm, dễ xảy ra lỗi và tốn kém.
Các nhóm AP dành hàng giờ để đối chiếu hóa đơn, chuyển tiếp phê duyệt và lên lịch thanh toán, dẫn đến chậm trễ, bỏ lỡ giảm giá và căng thẳng mối quan hệ với nhà cung cấp. Tự động hóa loại bỏ những trở ngại này, đảm bảo xử lý nhanh hơn, ít lỗi hơn và hiệu quả cao hơn.
Cách thức hoạt động của tự động hóa AP
✅ So khớp hóa đơn: Tự động hóa dựa trên AI so sánh hóa đơn với đơn đặt hàng và biên nhận giao hàng, đánh dấu ngay lập tức các sai lệch✅ Quy trình phê duyệt: Các quy tắc được cài đặt sẵn sẽ chuyển hóa đơn đến người phê duyệt phù hợp dựa trên giá trị, nhà cung cấp hoặc bộ phận, loại bỏ việc theo dõi thủ công✅ Lập lịch thanh toán: Tự động lập lịch thanh toán dựa trên ngày đáo hạn, đảm bảo thanh toán đúng hạn và tối đa hóa giảm giá thanh toán sớm✅ Phát hiện lỗi: AI xác định hóa đơn trùng lặp, thông tin thiếu và số tiền không chính xác, giảm thiểu sai sót tốn kém
ClickUp Automation đơn giản hóa quá trình này bằng cách cho phép bạn thiết lập quy trình công việc để tự động phân công nhiệm vụ, thay đổi trạng thái và gửi nhắc nhở thanh toán.
Ví dụ: hóa đơn đến sẽ ngay lập tức kích hoạt việc phân công công việc để phê duyệt, giúp công việc diễn ra suôn sẻ mà không cần can thiệp thủ công liên tục.
📚 Bài đọc bổ sung: Tự động hóa quy trình công việc thay đổi cách bạn quản lý các quy trình như phê duyệt hóa đơn, nhập dữ liệu và giao tiếp với nhà cung cấp. Đọc một số ví dụ thực tế về tự động hóa quy trình công việc và xem cách chúng giúp các doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn và giảm lỗi.
4. Áp dụng đối chiếu ba bên để thanh toán không có lỗi
Việc xử lý hóa đơn mà không xác minh đúng cách sẽ dẫn đến thanh toán thừa, thanh toán trùng lặp và rủi ro gian lận. Kiểm tra ba bên là một biện pháp kiểm soát AP quan trọng, đảm bảo mọi hóa đơn đều hợp lệ trước khi thanh toán được thực hiện.
Ba bên đối chiếu là gì?
So sánh ba bên so sánh ba tài liệu khóa:
📌 Đơn đặt hàng (PO): Yêu cầu đặt hàng ban đầu nêu chi tiết số lượng và giá cả📌 Hóa đơn: Hóa đơn do nhà cung cấp gửi để yêu cầu thanh toán📌 Ghi chú nhận hàng (GRN): Xác nhận rằng các mục hoặc dịch vụ đã được giao
Khi cả ba thông tin khớp nhau, hóa đơn sẽ được chấp thuận thanh toán. Nếu có sự khác biệt, hệ thống sẽ đánh dấu hóa đơn để kiểm tra thủ công.
Cách thiết lập hệ thống đối chiếu ba bên
- Chuẩn hóa định dạng PO và hóa đơn: Đảm bảo các nhà cung cấp tuân theo mẫu rõ ràng để tránh sự không khớp nhau
- Sử dụng tự động hóa AP để đối chiếu: Phần mềm ngay lập tức kiểm tra chéo các tài liệu và đánh dấu các điểm không khớp nhau
- Tạo quy trình xử lý ngoại lệ: Xây dựng quy trình rõ ràng để giải quyết nhanh chóng các hóa đơn không khớp
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Mẫu đơn đặt hàng đảm bảo định dạng nhất quán và các trường bắt buộc, giúp tăng tốc độ đối chiếu ba chiều và giảm đáng kể lỗi thủ công!
5. Nói lời tạm biệt với việc nhập dữ liệu tẻ nhạt nhờ công cụ quản lý quy trình làm việc
Nhập dữ liệu là một trong những công việc tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi nhất trong quy trình xử lý AP. Nhân viên phải nhập thủ công các chi tiết hóa đơn, dẫn đến trùng lặp hồ sơ, lỗi chính tả và bỏ lỡ thời hạn.
Phần mềm tự động hóa tài khoản phải trả giúp loại bỏ gánh nặng này bằng cách thu thập và sắp xếp dữ liệu một cách liền mạch. Dưới đây là cách bạn có thể tự động hóa việc nhập dữ liệu trong AP:
- Sử dụng quy trình công việc được cài đặt sẵn: Chuyển hóa đơn để phê duyệt dựa trên nhà cung cấp, số tiền hoặc mức độ khẩn cấp
- Thiết lập quy tắc tự động xác nhận: Đánh dấu hóa đơn trùng lặp và số tiền không chính xác ngay lập tức
- Đồng bộ với phần mềm kế toán: Đảm bảo tích hợp liền mạch giữa tự động hóa AP và hồ sơ tài chính
🔍 Bạn có biết? Số lượng nhóm AP hoàn toàn tự động hóa đã tăng gấp đôi trong hai năm qua, với 41% doanh nghiệp có kế hoạch tự động hóa trong năm tới.
6. Độ chính xác tự động: Áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI)
Học máy (ML) cách mạng hóa quy trình AP của bạn bằng cách xác định các mẫu, dự đoán lỗi và tự động hóa việc phân loại hóa đơn. Với ML, bạn có thể tạo một hệ thống học cách phát hiện các bản sao, đánh dấu các trường hợp bất thường và khớp hóa đơn với đơn đặt hàng một cách chính xác.
Ví dụ, các thuật toán ML sắp xếp lượng lớn hóa đơn, giảm đáng kể sự can thiệp thủ công đồng thời nâng cao độ chính xác. Theo thời gian, hệ thống thông minh này trở nên hiệu quả hơn, tiết kiệm giờ làm việc và giảm thiểu các lỗi tốn kém.
Lợi ích của trí tuệ nhân tạo (AI) trong quản lý công nợ phải trả (
- Phát hiện hóa đơn trùng lặp: ML xác định các mẫu trong số hóa đơn, ngày tháng và tên nhà cung cấp để ngăn chặn thanh toán trùng lặp
- Đánh dấu các khoản tính quá và lỗi: AI xem xét dữ liệu lịch sử để phát hiện sự không nhất quán về giá và tính toán thuế không chính xác
- Tăng tốc phê duyệt: Hệ thống dự đoán xu hướng phê duyệt và tự động chuyển hóa đơn đến người ra quyết định phù hợp
- Giảm rủi ro gian lận: Học máy phát hiện các mẫu chi tiêu bất thường, ngăn chặn thanh toán gian lận trước khi chúng xảy ra
7. Theo dõi tiến độ bằng cách thiết lập và giám sát các chỉ số KPI
Bí quyết để quy trình AP thành công nằm ở việc đo lường những yếu tố quan trọng. Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) như thời gian xử lý hóa đơn, chi phí cho mỗi hóa đơn và giảm giá thanh toán sớm cung cấp thông tin chi tiết về hiệu quả của bạn.
Các chỉ số KPI quan trọng cần theo dõi trong quản lý công nợ phải trả
- Thời gian xử lý hóa đơn: Mất bao lâu để xử lý một hóa đơn từ khi nhận đến khi thanh toán?
- Chi phí cho mỗi hóa đơn: Chi phí xử lý mỗi hóa đơn là bao nhiêu, bao gồm chi phí nhân công và công nghệ?
- Tỷ lệ thanh toán đúng hạn: Tỷ lệ phần trăm hóa đơn được thanh toán vào hoặc trước ngày đáo hạn là bao nhiêu?
- Giảm giá thanh toán sớm: Bạn tiết kiệm được bao nhiêu tiền khi thanh toán hóa đơn sớm?
- Tỷ lệ lỗi: bao nhiêu phần trăm hóa đơn cần xử lý lại do không khớp hoặc có sai sót?
Với Bảng điều khiển của ClickUp, việc theo dõi các KPI này trở nên dễ dàng. Bạn có thể tạo bảng điều khiển có thể tùy chỉnh với hình ảnh trực quan thời gian thực như biểu đồ và bảng để theo dõi tiến độ. Ví dụ: bạn có thể sử dụng nó để theo dõi thời gian trung bình để phê duyệt hóa đơn hoặc xác định các điểm nghẽn bằng báo cáo chi tiết.
📑 Trivia: Các doanh nghiệp như QubicaAMF đã tiết kiệm 40% thời gian tạo báo cáo và biểu đồ bằng cách sử dụng Bảng điều khiển ClickUp — hãy tưởng tượng điều này sẽ giúp bạn có được thông tin chi tiết nhanh hơn trong hệ thống AP của mình!
8. Chuẩn hóa định dạng hóa đơn và loại bỏ việc phỏng đoán
Một trong những trở ngại lớn nhất trong tài khoản phải trả là định dạng hóa đơn không nhất quán. Các nhà cung cấp gửi hóa đơn với cấu trúc khác nhau, thiếu các chi tiết quan trọng như số đơn đặt hàng (PO), điều khoản thanh toán và chi tiết từng mục.
Điều này gây ra sự nhầm lẫn, trì hoãn việc phê duyệt và tăng rủi ro xảy ra lỗi thanh toán. Tiêu chuẩn hóa các yêu cầu nộp/gửi hóa đơn đảm bảo tất cả các hóa đơn tuân theo một cấu trúc rõ ràng, thống nhất, giảm thiểu sự can thiệp thủ công và tăng tốc độ xử lý.
Sử dụng các mẫu hóa đơn Google Trang tính để đảm bảo tiết kiệm thời gian và không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tránh những rắc rối khi quản lý hóa đơn. Mẫu hóa đơn của ClickUp giúp hợp lý hóa việc lập hóa đơn bằng cách theo dõi ngày đáo hạn, thanh toán và chi tiết khách hàng tại một nơi, tiết kiệm thời gian và cải thiện tính minh bạch tài chính.
9. Tập trung hóa giao tiếp với nhà cung cấp
Sự hiểu lầm với nhà cung cấp là một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến chậm phê duyệt, tranh chấp và lỗi thanh toán trong tài khoản phải trả.
Nhiều doanh nghiệp phụ thuộc vào các chủ đề email, cuộc gọi điện thoại và bảng tính rải rác, khiến việc theo dõi các truy vấn và theo dõi hóa đơn trở nên khó khăn. Hệ thống liên lạc tập trung giúp lưu trữ tất cả các tương tác với nhà cung cấp ở một nơi, giảm thiểu lỗi và hợp lý hóa quy trình phê duyệt thanh toán.
Cách cải thiện giao tiếp với nhà cung cấp trong quy trình thanh toán
- Sử dụng cổng thông tin nhà cung cấp được chia sẻ: Cổng thông tin nhà cung cấp tự phục vụ cho phép các nhà cung cấp theo dõi trạng thái thanh toán, gửi hóa đơn và đưa ra truy vấn mà không cần sự can thiệp của bộ phận AP
- Tập trung tất cả các kênh giao tiếp: Sử dụng nền tảng nhắn tin hoặc phần mềm quản lý công nợ (AP) nơi tất cả các cuộc thảo luận, tranh chấp và phê duyệt liên quan đến hóa đơn được ghi lại
- Chỉ định người quản lý nhà cung cấp chuyên trách: Chỉ định một thành viên nhóm AP làm người liên hệ để giải đáp các truy vấn của nhà cung cấp nhằm tránh hiểu lầm
- Tự động cập nhật trạng thái: Gửi email hoặc thông báo tự động cho các trường hợp phê duyệt, từ chối hoặc xử lý thanh toán hóa đơn
ClickUp Chat giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ bằng cách tích hợp giao tiếp trực tiếp vào quy trình làm việc của bạn. Trong khi thảo luận về các vấn đề hóa đơn với nhà cung cấp, bạn có thể chuyển đổi tin nhắn thành nhiệm vụ, giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và liên kết chúng với các tài liệu có liên quan.
Trường hợp nghiên cứu tiêu biểu: Thành công của Walk the Room với ClickUp 🎯
Walk the Room, một studio 3D toàn cầu, phải đối mặt với những thách thức trong việc quản lý dòng thời gian dự án, phối hợp nhóm và phân bổ nguồn lực bằng nhiều công cụ không kết nối với nhau.
Bằng cách hợp nhất các quy trình làm việc của họ vào ClickUp, họ đã hợp lý hóa quy trình sản xuất, giảm một nửa thời gian thiết lập dự án bằng cách sử dụng các mẫu và tăng số lượng người dùng hoạt động trong nhóm của họ từ 28 lên hơn 70.
Kết quả? Nâng cao hiệu quả, quản lý tài nguyên tốt hơn và theo dõi dự án hiệu quả hơn — tất cả từ một nền tảng duy nhất.
10. Tích hợp hệ thống AP của bạn với các công cụ khác
Hệ thống công nghệ phân mảnh là một trở ngại lớn đối với hiệu quả của AP. Khi phần mềm AP, hệ thống ERP và các công cụ kế toán không được kết nối với nhau, các nhóm tài chính sẽ phải chuyển dữ liệu giữa các nền tảng một cách thủ công, làm tăng rủi ro xảy ra lỗi và thanh toán trùng lặp.
Tích hợp đảm bảo luồng dữ liệu diễn ra suôn sẻ, cải thiện tính chính xác về tài chính và giảm khối lượng công việc.
ClickUp tích hợp với các công cụ phổ biến như QuickBooks, Xero và HubSpot để đảm bảo dữ liệu tài khoản phải trả của bạn luồng trơn tru giữa các hệ thống.
Chúng tôi đã tích hợp với Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, v.v. Điều này cho phép chúng tôi theo dõi tài chính, duy trì khách hàng, báo cáo và chi tiết khách hàng trong một không gian, vì chúng tôi có thể lấy thông tin từ tất cả các công cụ mà chúng tôi sử dụng và tổng hợp chúng trong ClickUp để dễ sử dụng mà không cần sự tham gia của tất cả các bộ phận và mất thời gian của họ.
Chúng tôi đã tích hợp với Intercom, Stripe, ChurnZero, Slack, Gmail, ProfitWell, v.v. Điều này cho phép chúng tôi theo dõi tài chính, duy trì khách hàng, báo cáo và chi tiết khách hàng trong một không gian, vì chúng tôi có thể lấy thông tin từ tất cả các công cụ mà chúng tôi sử dụng và tổng hợp chúng trong ClickUp để dễ sử dụng mà không cần sự tham gia của tất cả các bộ phận và mất thời gian của họ.
11. Tối ưu hóa lịch thanh toán để tối đa hóa giảm giá thanh toán sớm
Tận dụng các chương trình giảm giá thanh toán sớm hoặc đàm phán các điều khoản thanh toán thuận lợi giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp đồng thời củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp. Để hợp lý hóa quy trình này, hãy cân nhắc sử dụng các mẫu kế toán để chuẩn hóa và sắp xếp lịch thanh toán.
Các mẫu này giúp bạn theo dõi ngày đáo hạn, giảm giá thanh toán sớm và điều khoản của nhà cung cấp theo định dạng có cấu trúc, đảm bảo bạn tận dụng được các cơ hội tiết kiệm.
📕 Bài đọc bổ sung: Sử dụng các ví dụ về sổ cái chung này làm tài liệu tham khảo để đảm bảo theo dõi chính xác các mục nhập tài khoản phải trả. Điều này giúp duy trì tính nhất quán trong việc ghi chép giao dịch, giúp việc kiểm toán và báo cáo tài chính diễn ra suôn sẻ đồng thời giảm thiểu sự sai lệch.
12. Kiểm toán và tối ưu hóa quy trình phê duyệt để tăng tốc độ và tính minh bạch
Các trở ngại trong quá trình phê duyệt làm chậm trễ việc thanh toán, dẫn đến mất giảm giá thanh toán sớm, chậm trễ thanh toán cho nhà cung cấp và căng thẳng mối quan hệ với nhà cung cấp.
Nhiều nhóm AP phải đối mặt với quá nhiều cấp phê duyệt, trách nhiệm không rõ ràng và quy trình ký duyệt thủ công chậm chạp. Hợp lý hóa quy trình phê duyệt đảm bảo hóa đơn được xem xét và phê duyệt nhanh chóng, chính xác.
Các vấn đề thường gặp trong quy trình phê duyệt
🚫 Quá nhiều cấp phê duyệt: Các bước phê duyệt không cần thiết làm chậm quá trình xử lý hóa đơn
🚫 Thiếu vai trò rõ ràng: Các nhóm không biết ai chịu trách nhiệm phê duyệt, gây ra sự nhầm lẫn
🚫 Bỏ lỡ thời hạn phê duyệt: Các nhắc nhở thủ công thường bị thất lạc, dẫn đến chậm trễ thanh toán
🚫 Cách tiếp cận chung cho tất cả: Xử lý tất cả các hóa đơn giống nhau sẽ lãng phí thời gian cho các phê duyệt có giá trị thấp
Cách tối ưu hóa quy trình phê duyệt
- Kiểm tra quy trình hiện tại: Xác định các trì hoãn trong quá trình phê duyệt bằng cách phân tích báo cáo tuổi nợ hóa đơn
- Xác định ngưỡng phê duyệt: Tự động hóa việc phê duyệt hóa đơn rủi ro thấp trong khi chuyển hóa đơn có giá trị cao hoặc bị đánh dấu để xem xét thủ công
- Sử dụng phê duyệt dựa trên vai trò: Phân công phê duyệt hóa đơn dựa trên nhà cung cấp, số tiền hoặc bộ phận để tránh tắc nghẽn
- Tự động hóa nhắc nhở và chuyển cấp: Thiết lập cảnh báo cho các phê duyệt quá hạn và tự động chuyển cấp các hóa đơn bị đình trệ
- Theo dõi hiệu suất phê duyệt bằng KPI: Đo lường thời gian phê duyệt trung bình và xác định nơi xảy ra sự chậm trễ
⚡ Mẹo nhanh: Xác định ngưỡng phê duyệt — tự động hóa việc phê duyệt hóa đơn có giá trị thấp và chỉ chuyển lên cấp trên những hóa đơn có giá trị cao hoặc bị đánh dấu. Điều này đảm bảo các công việc ưu tiên cao được chú ý đồng thời giảm thiểu sự chậm trễ.
13. Tăng cường các biện pháp bảo mật để ngăn chặn gian lận và lỗi như thanh toán trùng lặp
Gian lận AP là một vấn đề ngày càng đáng lo ngại, khiến các công ty mất hàng tỷ đô la mỗi năm do hóa đơn trùng lặp, thanh toán trái phép và lừa đảo phishing. Tăng cường các biện pháp bảo mật đảm bảo chỉ những hóa đơn hợp pháp mới được thanh toán và các giao dịch trái phép bị chặn trước khi xảy ra.
Cách tăng cường bảo mật AP
- Kích hoạt xác thực hai yếu tố (2FA): Yêu cầu xác thực nhiều bước để phê duyệt
- Hạn chế quyền truy cập hệ thống: Giới hạn quyền truy cập phần mềm AP của bạn chỉ cho những người dùng được ủy quyền
- Sử dụng tính năng phát hiện gian lận dựa trên AI: Các công cụ AI phân tích các mẫu giao dịch và đánh dấu các hoạt động đáng ngờ
- Kiểm tra thường xuyên thông tin nhà cung cấp: Xác minh các thay đổi trong thông tin thanh toán của nhà cung cấp trước khi xử lý giao dịch
- Đào tạo nhân viên nhận biết các dấu hiệu cảnh báo: Hướng dẫn các nhóm AP cách phát hiện hóa đơn gian lận và email lừa đảo
14. Xây dựng quy trình giải quyết tranh chấp rõ ràng
Trong quá trình lập hóa đơn cho khách hàng, các tranh chấp về hóa đơn, sai lệch trong giao hàng hoặc điều khoản thanh toán sẽ làm gián đoạn quy trình AP và gây căng thẳng mối quan hệ với nhà cung cấp. Nếu không có quy trình giải quyết có cấu trúc, các nhóm AP sẽ lãng phí thời gian trao đổi qua lại với nhà cung cấp, dẫn đến chậm trễ trong việc phê duyệt hóa đơn và thanh toán.
Cách tạo quy trình giải quyết tranh chấp hiệu quả
- Thiết lập cổng truy vấn nhà cung cấp: Cho phép nhà cung cấp theo dõi trạng thái hóa đơn và nộp tranh chấp bằng phương thức kỹ thuật số
- Thành lập nhóm chuyên trách giải quyết tranh chấp: Chỉ định các chuyên gia AP xử lý các vấn đề thanh toán của nhà cung cấp
- Tự động hóa việc theo dõi tranh chấp: Sử dụng phần mềm để ghi lại lý do tranh chấp, giải pháp và thời gian phản hồi
- Chuẩn hóa quy trình xử lý tranh chấp: Tạo các bước định sẵn để giải quyết các loại tranh chấp khác nhau
15. Xây dựng mối quan hệ vững chắc với nhà cung cấp để đạt được thành công lâu dài
Các nhà cung cấp của bạn là những đối tác chiến lược, không chỉ là nhà cung cấp dịch vụ. Mối quan hệ vững chắc với nhà cung cấp đảm bảo dịch vụ ưu tiên, điều khoản thanh toán tốt hơn và chuỗi cung ứng đáng tin cậy.
Nếu nhà cung cấp tin tưởng vào doanh nghiệp của bạn, họ sẽ có nhiều khả năng giảm giá, gia hạn tín dụng hoặc đàm phán các điều khoản thanh toán thuận lợi hơn.
Cách củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp
- Thanh toán hóa đơn đúng hạn: Thanh toán đúng hạn giúp xây dựng lòng tin và cải thiện sự hợp tác với nhà cung cấp
- Giao tiếp rõ ràng: Thông báo cho nhà cung cấp về trạng thái hóa đơn, tranh chấp và ngày thanh toán dự kiến
- Đề nghị thanh toán sớm khi có thể: Tận dụng giảm giá thanh toán sớm và thể hiện sự ổn định tài chính
- Làm việc với nhà cung cấp trong thời kỳ khủng hoảng: Nếu nhà cung cấp gặp khó khăn về tài chính, hãy đề xuất phương thức thanh toán linh hoạt để duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài
📖 Bài đọc bổ sung: Muốn tìm hiểu sâu hơn về cách hợp lý hóa quy trình thanh toán của bạn? Tìm hiểu cách Biên bản nhận hàng (GRN) đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thanh toán không có lỗi và theo dõi hàng tồn kho chính xác.
Các phương pháp tốt nhất và những sai lầm thường gặp cần tránh
Cải thiện quy trình tài khoản phải trả đòi hỏi kế hoạch cẩn thận, thực hiện nhất quán và tránh những sai lầm dẫn đến sự kém hiệu quả. Dưới đây là những phương pháp hay nhất cần tuân thủ để đảm bảo hoạt động AP diễn ra suôn sẻ:
✅ Tạo bảng điều khiển hiệu suất nhà cung cấp: Theo dõi các chỉ số hiệu suất nhà cung cấp như thời gian giao hàng, độ chính xác hóa đơn và tỷ lệ giải quyết tranh chấp. Sử dụng những thông tin chi tiết này để đàm phán các điều khoản tốt hơn và cải thiện sự hợp tác với nhà cung cấp
✅ Giới thiệu đào tạo quy trình AP cho nhà cung cấp: Hướng dẫn nhà cung cấp về quy trình nộp hóa đơn và dòng thời gian thanh toán mà bạn ưa thích. Điều này giúp giảm lỗi nộp/gửi và đảm bảo quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ hơn
✅ Áp dụng quy trình phê duyệt: Tùy chỉnh quy trình phê duyệt dựa trên loại hóa đơn hoặc giá trị. Ví dụ: chuyển hóa đơn định kỳ trực tiếp để phê duyệt tự động trong khi đánh dấu hóa đơn một lần hoặc hóa đơn có giá trị cao để xem xét thủ công
✅ Sử dụng phân tích dự đoán để lập kế hoạch thanh toán: Sử dụng các công cụ phân tích để dự báo chu kỳ thanh toán dựa trên dữ liệu lịch sử và xu hướng dòng tiền. Điều này đảm bảo thanh toán luôn phù hợp với nhu cầu thanh khoản
Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn tránh những sai lầm phổ biến sau đây và tạo ra quy trình tài khoản phải trả hiệu quả và hiệu suất hơn:
❗️Bỏ qua phản hồi của nhà cung cấp: Không thu thập ý kiến của nhà cung cấp về các điểm khó khăn trong quy trình AP có thể dẫn đến lỗi lặp lại và mối quan hệ căng thẳng
❗️Xử lý tất cả các hóa đơn như nhau: Không phân loại hóa đơn theo mức độ khẩn cấp hoặc giá trị sẽ dẫn đến việc sắp xếp thứ tự ưu tiên không hiệu quả và chậm trễ thanh toán
❗️Bỏ qua việc cải tiến liên tục: Giả định rằng quy trình AP của bạn đã đủ tốt mà không cần đánh giá và cập nhật thường xuyên có thể dẫn đến quy trình làm việc lỗi thời
❗️Sử dụng hệ thống chung cho tất cả: Không tùy chỉnh các công cụ và quy trình AP cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn có thể dẫn đến sự kém hiệu quả và sự không hài lòng của người dùng
Hãy nghĩ xa hơn hiệu quả: Biến quy trình AP thành động lực tăng trưởng
Tối ưu hóa quy trình tài khoản phải trả không chỉ là cắt giảm chi phí hoặc tránh lỗi, mà còn là trao quyền cho doanh nghiệp của bạn để mở rộng quy mô một cách thông minh hơn. Khi đánh giá các công cụ hoặc hệ thống, hãy nhìn xa hơn tự động hóa và số hóa.
Xem xét cách phần mềm tích hợp với các công cụ hiện có, hỗ trợ khả năng mở rộng và thúc đẩy sự hợp tác giữa nhóm của bạn và các nhà cung cấp.
Đây là điểm nổi bật của ClickUp. Là một nền tảng tất cả trong một, ClickUp kết hợp các tính năng tự động hóa, theo dõi thời gian thực và cộng tác để tạo ra các quy trình làm việc liền mạch phù hợp với nhu cầu của bạn. Từ tự động hóa phê duyệt hóa đơn đến theo dõi KPI trên bảng điều khiển có thể tùy chỉnh, ClickUp đảm bảo bạn quản lý quy trình AP hiệu quả và biến nó thành lợi thế chiến lược.
Sẵn sàng kiểm soát quy trình AP của bạn? Đăng ký ClickUp — Miễn phí!