Có phải bạn cảm thấy thất vọng khi dành hàng giờ để tạo hóa đơn, nhưng cuối cùng chúng trông như thể được thiết kế từ thập niên 1990? Chúng tôi hiểu điều đó.
Bạn muốn hóa đơn của mình trông chuyên nghiệp, sang trọng và đồng nhất với thương hiệu, nhưng khi mới bắt đầu hoặc có ngân sách eo hẹp, phần mềm hóa đơn cao cấp có thể khiến bạn cảm thấy đó là một khoản chi tiêu lớn.
Tuy nhiên, có một giải pháp tuyệt vời cho vấn đề này: mẫu hóa đơn miễn phí! Các bảng tính được tạo sẵn này giống như cây đũa thần để tạo, sắp xếp và theo dõi hóa đơn. Chúng dễ sử dụng, hoàn toàn có thể tùy chỉnh và tốt nhất là không tốn một xu.
Điều này nghe có vẻ quá tốt để là sự thật? Hãy tiếp tục đọc, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách loại bỏ căng thẳng khi lập hóa đơn bằng các mẫu hóa đơn đơn giản!
⏰ Tóm tắt trong 60 giây
Dưới đây là năm mẫu cân bằng giữa sự đơn giản, chức năng, tính chuyên nghiệp và rõ ràng:
- Mẫu hóa đơn Google Trang tính của Invoice Simple
- Mẫu hóa đơn Google Freelancer của Wave
- Mẫu hóa đơn Google Trang tính của FreshBooks
- Mẫu hóa đơn nhà thầu Google Trang tính của Coefficient
- Mẫu hóa đơn kinh doanh của Invoicer. ai
ClickUp cung cấp các tính năng lập hóa đơn nâng cao với tích hợp liền mạch, tự động hóa và bảo mật nâng cao:
- Mẫu hóa đơn ClickUp
- Mẫu theo dõi hóa đơn ClickUp
- Mẫu yêu cầu báo giá ClickUp
- Hóa đơn nhà thầu độc lập ClickUp
- Mẫu hóa đơn nhà thầu ClickUp
- Mẫu hóa đơn tự do ClickUp
- Mẫu hóa đơn sản xuất video ClickUp
Điều gì tạo nên một mẫu hóa đơn tốt?
Mẫu hóa đơn tốt là bảng tính được định dạng sẵn, cân bằng giữa sự đơn giản và chức năng với tính chuyên nghiệp và rõ ràng. Mẫu này nên bao gồm các yếu tố hóa đơn cần thiết như:
- Thương hiệu công ty: Không gian để đặt logo và thông tin liên hệ của doanh nghiệp bạn
- Chi tiết khách hàng: Các phần được dán nhãn rõ ràng cho tên khách hàng, địa chỉ và chi tiết liên hệ
- Chi tiết hóa đơn: Số hóa đơn duy nhất, ngày lập hóa đơn và ngày đáo hạn
- Điều khoản thanh toán: Phương thức thanh toán được chấp nhận [ví dụ: séc, thẻ tín dụng, thanh toán trực tuyến, v.v.] và chi tiết về chính sách thanh toán chậm của bạn
- Chi tiết hóa: Bảng danh sách các dịch vụ hoặc sản phẩm kèm theo mô tả, số lượng, giá cả và tổng số tiền đã tính
- Tính toán: Công thức tích hợp để tự động tính tổng phụ, thuế [nếu có] và tổng cộng
- Tùy chỉnh: Linh hoạt điều chỉnh phông chữ, màu sắc và bố cục để phù hợp với thương hiệu của bạn
Đảm bảo mẫu hóa đơn của bạn sắp xếp thông tin một cách hợp lý, với các tiêu đề lớn cho các phần như "Hóa đơn cho", "Gửi đến" và "Các mục"
Chú ý đến tất cả những điều cần thiết này sẽ thúc đẩy quá trình thanh toán diễn ra suôn sẻ và mang lại trải nghiệm tích cực cho khách hàng.
Nếu bạn quan tâm đến việc tìm hiểu thêm về các mẫu kế toán và đặc điểm của chúng, chúng tôi khuyên bạn nên đọc các bài đăng của chúng tôi về Mẫu đơn đặt hàng và Mẫu sổ cái chung .
Mẫu hóa đơn Google Trang tính miễn phí
Bây giờ, hãy khám phá một số mẫu hóa đơn miễn phí từ Google, Template.net, Coefficient và Invoicer.ai:
1. Mẫu hóa đơn Google Trang tính của Invoice Simple
Mẫu Google Trang tính cho hóa đơn mang đến trải nghiệm người dùng dễ dàng với thiết kế gọn gàng, hiện đại mà không cần bất kỳ kiến thức thiết kế nào.
Mẫu này đi kèm với các công thức được điền sẵn để xử lý tất cả các phép tính cho bạn. Chỉ cần điền các chi tiết như mô tả dịch vụ, số lượng và giá cả, sau đó xem Invoice Simple tự động tạo tổng phụ, thuế [nếu có] và tổng của bạn.
Không còn phải loay hoay với bảng tính hay lỗi máy tính nữa — Invoice Simple sẽ lo mọi việc nặng nhọc, giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu và đảm bảo tính chính xác.
2. Mẫu hóa đơn Google Freelancer của Wave
Việc phải xử lý nhiều dự án cùng lúc thường gây ra thách thức trong việc ghi chép và thanh toán chính xác cho các dịch vụ của freelancer. Mẫu hóa đơn Google Freelancer của Wave sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp phương pháp tiếp cận tập trung vào dự án, vượt xa các tính năng hóa đơn cơ bản.
Mẫu hóa đơn cho người làm việc tự do này cung cấp các phần riêng để mô tả chi tiết dự án, cho phép bạn lập bản đồ chính xác phạm vi công việc và đảm bảo không bỏ sót dự án nào khi kiểm tra hồ sơ hóa đơn vào cuối tháng.
Nhưng đó chưa phải là tất cả! Wave cho phép bạn chia nhỏ dịch vụ theo công việc hoặc cột mốc, đảm bảo tính minh bạch trong việc thanh toán cho khách hàng.
Các tính năng bổ sung như theo dõi thanh toán và tùy chọn đặt cọc cũng được bao gồm, cho phép bạn xem tình hình tài chính của dự án theo thời gian thực và đơn giản hóa việc quản lý luồng tiền mặt.
Đọc thêm: Dưới đây là một số mẫu hóa đơn cho freelancer để quản lý khối lượng công việc của bạn!
3. Mẫu hóa đơn Google Trang tính của FreshBooks
Mẫu hóa đơn Google Trang tính của FreshBooks là mẫu có thể tải xuống cho phép bạn tạo hóa đơn chuyên nghiệp trực tiếp trong Google Trang tính.
Mẫu này có thể tùy chỉnh hoàn toàn, cho phép bạn điều chỉnh mẫu theo nhu cầu của mình. Bạn có thể thêm bản sắc thương hiệu bằng cách kết hợp logo, bảng màu và phông chữ của mình. Bạn thậm chí có thể cá nhân hóa mẫu với cấu trúc giá và điều khoản thanh toán ưa thích, đảm bảo sự rõ ràng cho khách hàng.
Nó còn tiến thêm một bước nữa bằng cách cung cấp các tùy chọn dành riêng cho ngành. Ví dụ: có các mẫu hóa đơn được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp hoạt động tại thị trường Anh. Các mẫu này tuân thủ mọi quy định của khu vực hoặc tùy chọn định dạng, đảm bảo hóa đơn của bạn tuân thủ các tiêu chuẩn địa phương.
Ngoài ra, mẫu này còn cung cấp quyền truy cập vào trình tạo hóa đơn trực tuyến miễn phí. Điều này cho phép bạn nhanh chóng tạo hóa đơn mà không cần sử dụng Google Trang tính. Nếu bạn là người làm việc tự do hoặc điều hành một doanh nghiệp nhỏ và cần một cách đơn giản và miễn phí để tạo hóa đơn, mẫu này là sự lựa chọn tuyệt vời.
4. Mẫu hóa đơn nhà thầu Google Trang tính của Coefficient
Mẫu hóa đơn nhà thầu Google Trang tính của Coefficient thừa nhận rằng 'một kích thước không phù hợp với tất cả' trong thế giới hợp đồng.
Bạn có thể điều chỉnh mẫu này cho phù hợp với dịch vụ hợp đồng của mình, cho dù bạn là thợ sửa ống nước, thợ điện hay chuyên gia trong lĩnh vực khác.
Nó vượt xa hóa đơn cơ bản bằng cách có thể bao gồm các phần dành riêng cho các yêu cầu chuyên môn đặc biệt, chẳng hạn như thời gian di chuyển hoặc thuê thiết bị. Điều này đảm bảo bạn nắm bắt mọi khía cạnh có thể tính phí trong công việc của mình, loại bỏ rủi ro bỏ sót các khoản phí và giúp bạn nhận được khoản bồi thường thích hợp cho các dịch vụ của mình.
5. Mẫu hóa đơn kinh doanh của Invoicer. ai
Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp có nhu cầu đa dạng, bạn có thể thử Mẫu hóa đơn kinh doanh của Invoicer.ai.
Đầu tiên, bạn sẽ cung cấp thông tin kinh doanh, bao gồm tên công ty, địa chỉ và số điện thoại. Sau đó, bạn sẽ nhập thông tin chi tiết của khách hàng, chẳng hạn như tên, địa chỉ và số điện thoại.
Tiếp theo là hóa đơn. Bạn có thể chỉnh sửa tiêu đề từ mặc định "INVOICE" thành một cái gì đó cụ thể hơn như "RECEIPT" hoặc "BILL OF SALE" tùy thuộc vào bản chất giao dịch của bạn.
Đối với các mục của bạn, bạn sẽ cung cấp mô tả về dịch vụ hoặc sản phẩm mà bạn đang tính phí, cùng với mức giá bạn tính cho mỗi mục. Số lượng mặc định là một, nhưng bạn có thể dễ dàng điều chỉnh dựa trên số lượng thực tế được cung cấp. Nền tảng này tự động tính tổng số tiền phải trả dựa trên mức giá và số lượng.
Invoicer. ai cung cấp các tùy chọn bổ sung để tùy chỉnh hóa đơn của bạn hơn nữa. Bạn có thể bao gồm giảm giá dưới dạng phần trăm hoặc số tiền cố định. Ngoài ra còn có phần dành cho thuế, cho phép bạn thêm nhiều loại thuế với tên tùy chỉnh. Bao gồm số thuế kinh doanh của bạn tại đây để đảm bảo tính minh bạch.
Cuối cùng, bạn có thể thêm bất kỳ thông tin nào cho khách hàng của mình vào phần ghi chú và nêu rõ các điều kiện thanh toán. Sau khi nhập tất cả các chi tiết cần thiết và tùy chỉnh hóa đơn theo ý muốn, bạn có thể hoàn tất hóa đơn và gửi cho khách hàng để thanh toán.
Hạn chế của việc sử dụng Google Trang tính để lập hóa đơn
Mặc dù Google Trang tính cung cấp một số mẫu hóa đơn miễn phí, nhưng cần lưu ý rằng chúng có thể không phù hợp hoàn hảo với mọi nhu cầu hóa đơn.
Dưới đây là một số giới hạn tiềm ẩn cần lưu ý:
- Tự động hóa giới hạn: Mặc dù một số mẫu cung cấp các công thức được điền sẵn, Google Trang tính có thể không cung cấp mức độ tự động hóa tương tự như phần mềm lập hóa đơn chuyên dụng. Đối với các doanh nghiệp có quy trình làm việc phức tạp hoặc yêu cầu các tính năng như nhắc nhở thanh toán tự động, các nền tảng chuyên dụng có thể phù hợp hơn
- Mối quan tâm về khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp của bạn phát triển và nhu cầu lập hóa đơn trở nên phức tạp hơn, các mẫu Google Trang tính có thể khó theo kịp. Quản lý số lượng lớn hóa đơn hoặc tích hợp chúng với các hệ thống kinh doanh khác có thể trở nên rườm rà
- Các lưu ý về bảo mật: Mặc dù Google Trang tính cung cấp các tính năng bảo mật cơ bản, nhưng nó có thể không mạnh mẽ bằng phần mềm lập hóa đơn chuyên dụng khi bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của khách hàng. Đối với các doanh nghiệp xử lý thông tin có tính bảo mật cao, tìm hiểu các giải pháp lập hóa đơn an toàn có thể là lựa chọn tốt hơn
- Tùy chỉnh hạn chế: Mặc dù cung cấp một số tùy chọn tùy chỉnh, các mẫu Google Trang tính có thể không đáp ứng được các nhu cầu lập hóa đơn rất cụ thể. Nếu doanh nghiệp của bạn yêu cầu bố cục hoặc chức năng hóa đơn độc đáo, phần mềm lập hóa đơn chuyên dụng có thể cung cấp tính linh hoạt cao hơn
- Thách thức trong hợp tác: Mặc dù Google Trang tính cho phép hợp tác, chỉnh sửa thời gian thực và kiểm soát phiên bản, nhưng nó có thể trở nên lộn xộn khi có nhiều người dùng. Phần mềm lập hóa đơn chuyên dụng thường cung cấp các tính năng hợp tác hiệu quả hơn để quản lý hóa đơn với nhóm của bạn
Hãy nhớ rằng, các mẫu hóa đơn Google Trang tính là điểm khởi đầu tuyệt vời cho các freelancer và doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, hiểu rõ các giới hạn của chúng có thể giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt khi nhu cầu lập hóa đơn của bạn phát triển.
Tặng thêm: Mẫu hóa đơn bán hàng Microsoft Word!
Mẫu hóa đơn thay thế
Mặc dù Google Trang tính cung cấp một tùy chọn miễn phí hấp dẫn, nhưng còn có một đối thủ mạnh mẽ khác cho các mẫu hóa đơn: ClickUp.
ClickUp cung cấp các mẫu hóa đơn khác nhau được thiết kế để tích hợp liền mạch với nền tảng quản lý dự án của mình, mang đến giải pháp thanh toán toàn diện hơn.
Dưới đây là một số mẫu hóa đơn ClickUp có thể hữu ích cho nhu cầu thanh toán của bạn:
1. Mẫu hóa đơn ClickUp
Bạn đang tìm cách đơn giản hóa quy trình lập hóa đơn? Mẫu hóa đơn ClickUp có thể là thứ bạn cần. Mẫu này được thiết kế để giúp các doanh nghiệp và freelancer tạo hóa đơn chuyên nghiệp, chi tiết một cách nhanh chóng và dễ dàng trong nền tảng ClickUp.
Bạn có thể tùy chỉnh mẫu này với thông tin công ty, chi tiết khách hàng, số hóa đơn và ngày tháng. Mẫu này cho phép bạn liệt kê các dịch vụ hoặc sản phẩm và phân tích mô tả, số lượng, giá cả và tổng số. Ngoài ra, mẫu này còn xử lý giá cả và thuế, tính toán mọi thứ tự động.
Bạn cũng có thể đặt điều khoản thanh toán để đảm bảo không có sự nhầm lẫn về thời gian và cách thức thanh toán. Và đừng quên xây dựng thương hiệu — bạn có thể thêm logo và chọn màu sắc tùy chỉnh để phù hợp với thương hiệu của mình.
Tích hợp mẫu này với Nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn theo dõi trạng thái hóa đơn từ bản nháp đến khi nhận được thanh toán, giúp toàn bộ quá trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.
2. Mẫu theo dõi hóa đơn ClickUp
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc theo dõi tất cả các hóa đơn của mình, Mẫu theo dõi hóa đơn ClickUp sẽ giúp bạn. Mẫu này cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về hóa đơn của bạn, để không bỏ sót bất kỳ chi tiết nào.
Bạn có thể theo dõi mọi thứ ở một nơi, với các cột cho số hóa đơn, tên khách hàng, ngày phát sinh vấn đề, ngày đáo hạn và số tiền. Mẫu này bao gồm chỉ báo trạng thái để hiển thị hóa đơn đang chờ xử lý, đã thanh toán hoặc quá hạn.
Bạn thậm chí có thể thiết lập nhắc nhở tự động cho ngày đáo hạn và theo dõi các khoản thanh toán quá hạn. Cần phân tích tài chính? Tạo báo cáo chỉ bằng một nút bấm để xem mẫu thanh toán, số tiền chưa thanh toán và lịch sử thanh toán của khách hàng.
Với các chế độ xem có thể tùy chỉnh, bạn có thể lọc và sắp xếp hóa đơn dựa trên bất kỳ tiêu chí nào bạn cần, giúp bạn luôn có tổ chức và chủ động trong việc quản lý quy trình lập hóa đơn.
3. Mẫu yêu cầu báo giá ClickUp
Bạn có thể sử dụng Mẫu yêu cầu báo giá ClickUp để yêu cầu và so sánh báo giá của các nhà cung cấp.
Mẫu này giúp bạn xác định rõ các yêu cầu, thông số kỹ thuật và kết quả dự án. Bạn có thể nhập thông tin nhà cung cấp, đặt thời hạn nộp báo giá và hoàn thành dự án, thậm chí phác thảo tiêu chí đánh giá, tất cả chỉ trong một nơi.
Mẫu này rất phù hợp để tổ chức và đánh giá nhiều đề xuất. Mẫu này giúp đảm bảo bạn có thể thu thập và đánh giá các đề xuất một cách hiệu quả để chọn nhà cung cấp tốt nhất dựa trên giá cả, năng lực và yêu cầu của dự án.
4. Hóa đơn nhà thầu độc lập ClickUp
Nếu bạn là người làm việc tự do hoặc nhà thầu độc lập, Mẫu hóa đơn nhà thầu độc lập ClickUp được thiết kế riêng cho bạn.
Mẫu này bao gồm các trường cho thông tin cá nhân hoặc kinh doanh của bạn, như thông tin liên hệ và ID thuế, cũng như các phần cho thông tin liên hệ và địa chỉ thanh toán của khách hàng.
Bạn có thể chia nhỏ các công việc đã thực hiện, số giờ đã làm việc, mức giá và tổng số tiền. Đặt hướng dẫn và điều khoản thanh toán rõ ràng để tránh nhầm lẫn.
Tùy chỉnh mẫu với logo và các yếu tố thương hiệu của bạn, đồng thời thêm ghi chú hoặc hướng dẫn cụ thể cho khách hàng để phù hợp với cách làm việc của bạn.
Bằng cách tích hợp mẫu này với các công cụ theo dõi dự án và thời gian của ClickUp, bạn có thể liên kết các nhiệm vụ đã thanh toán trực tiếp với hóa đơn theo giờ, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong thanh toán.
5. Mẫu hóa đơn nhà thầu ClickUp
Là nhà thầu tổng hợp, bạn cần một cách để quản lý thanh toán cho các dịch vụ và dự án khác nhau. Mẫu hóa đơn nhà thầu ClickUp là lựa chọn hoàn hảo cho việc này.
Mẫu này bao gồm các phần mô tả dự án, chi tiết khách hàng và địa điểm công việc để bạn có thể cung cấp thông tin chi tiết về dự án.
Liệt kê chi tiết chi phí vật liệu, nhân công, nhà thầu phụ và các chi phí kinh doanh khác, đảm bảo hóa đơn toàn diện và minh bạch. Bạn cũng có thể xác định lịch thanh toán với các cột mốc và điều khoản cụ thể cho từng dự án.
Sử dụng tính năng theo dõi chi phí để liên kết chi phí và biên lai với các mục tương ứng. Mẫu này có thể tùy chỉnh để bao gồm thương hiệu, logo của công ty và bất kỳ hướng dẫn đặc biệt nào cho khách hàng của bạn.
6. Mẫu hóa đơn tự do ClickUp
Đây là mẫu dành cho các freelancer! Mẫu hóa đơn ClickUp Freelance giúp bạn thanh toán cho khách hàng một cách đơn giản và hiệu quả.
Mẫu hóa đơn đơn giản này bao gồm các trường cho thông tin cá nhân hoặc kinh doanh, chi tiết liên hệ và ID thuế của bạn, cũng như các phần cho thông tin liên hệ và địa chỉ thanh toán của khách hàng.
Bạn có thể liệt kê các dịch vụ của mình, nêu chi tiết những gì bạn đã cung cấp, số giờ bạn đã làm việc, giá dịch vụ và tổng số tiền. Đặt điều khoản thanh toán, phương thức thanh toán và ngày đáo hạn rõ ràng để đảm bảo không có sự nhầm lẫn.
7. Mẫu hóa đơn sản xuất video ClickUp
Nếu bạn làm trong ngành sản xuất video, Mẫu hóa đơn sản xuất video ClickUp được thiết kế dành cho bạn. Mẫu này bao gồm các trường cho thông tin chi tiết về công ty sản xuất, thông tin liên hệ và các yếu tố thương hiệu, cũng như các phần cho thông tin liên hệ của khách hàng và chi tiết cụ thể về dự án.
Bạn có thể cung cấp bản phân tích chi tiết dự án, liệt kê các giai đoạn sản xuất khác nhau, bao gồm tiền sản xuất, quay phim, chỉnh sửa và hậu kỳ.
Mẫu hóa đơn dịch vụ cho phép theo dõi chi phí chi tiết, bao gồm thiết bị, nhân công, phí địa điểm và mọi chi phí khác. Chỉ định điều khoản thanh toán, bao gồm lịch trình và phương thức thanh toán phù hợp với dự án.
Tích hợp mẫu này với các tính năng Quản lý dự án của ClickUp để liên kết từng giai đoạn của dự án với chi phí tương ứng, đảm bảo thanh toán toàn diện và minh bạch cho khách hàng của bạn.
Chọn mẫu hóa đơn phù hợp với nhu cầu thanh toán của bạn
Các mẫu hóa đơn Google Trang tính và Tài liệu Google là điểm khởi đầu tuyệt vời cho các doanh nghiệp chú trọng ngân sách hoặc có nhu cầu lập hóa đơn đơn giản. Giao diện thân thiện với người dùng, công thức được điền sẵn và tính năng miễn phí khiến chúng trở thành lựa chọn hấp dẫn.
Tuy nhiên, khi kinh doanh phát triển và nhu cầu lập hóa đơn của bạn ngày càng tăng, những giới hạn của Google Trang tính, chẳng hạn như tự động hóa và khả năng mở rộng hạn chế, có thể trở nên rõ ràng.
Mặt khác, các mẫu hóa đơn ClickUp cung cấp giải pháp toàn diện hơn. Chúng cung cấp các tính năng như tự động hóa tích hợp, khả năng theo dõi nâng cao và tích hợp liền mạch với nền tảng quản lý dự án ClickUp.
Các tính năng này có thể hợp lý hóa quy trình làm việc, cải thiện quản lý dòng tiền và cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về hiệu suất lập hóa đơn của bạn. Và nhiều mẫu ClickUp miễn phí sử dụng.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!