Nghiên cứu của McKinsey cho thấy 51% người được hỏi từ các tổ chức sử dụng AI cho biết công ty của họ đã gặp ít nhất một hậu quả tiêu cực từ việc này, và gần một phần ba báo cáo các hậu quả liên quan đến độ chính xác của AI. Điều đó khiến điểm chuyển giao trở nên quan trọng hơn rất nhiều.
Và đó là bởi vì phần khó khăn hiếm khi nằm ở việc xây dựng quy trình làm việc. Điều khó khăn là quyết định khi nào cần sự can thiệp của con người, thông tin bối cảnh nào cần được chuyển giao, và làm thế nào để duy trì tiến độ quy trình mà không gây ra sự chậm trễ.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về 10 mẫu quy trình làm việc có sự tham gia của con người miễn phí, cách mỗi mẫu giúp bạn tổ chức công việc, và cách chọn thiết lập phù hợp cho nhóm của bạn.
Tổng quan về các mẫu quy trình làm việc "Human-in-the-Loop" tốt nhất
| Tên mẫu | Liên kết tải xuống | Phù hợp nhất cho | Các tính năng nổi bật |
| Mẫu danh sách kiểm tra chất lượng ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các trưởng nhóm QA và nhóm vận hành sẽ xem xét các kết quả được AI đánh dấu trước khi phê duyệt hoặc phát hành chính thức. | Kiểm tra vấn đề dựa trên mức độ nghiêm trọng; Trạng thái tùy chỉnh cho luồng phê duyệt; bản ghi tích hợp các nhận xét, ngày phê duyệt và kết quả |
| Mẫu đánh giá thiết kế ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các trưởng nhóm sáng tạo và nhóm vận hành thiết kế xem xét các bản nháp được hỗ trợ bởi AI trước khi phê duyệt cuối cùng. | Tóm tắt đánh giá tập trung trong Tài liệu; Bình luận được phân công để xác định người có quyền sở hữu phản hồi; các giai đoạn sửa đổi và phê duyệt được hiển thị rõ ràng |
| Mẫu danh sách kiểm tra thử nghiệm chấp nhận người dùng ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhóm sản phẩm thực hiện các bước kiểm tra chấp nhận cuối cùng của con người trước khi phát hành tính năng. | Xác thực trường hợp thử nghiệm có cấu trúc; đang theo dõi rõ ràng kết quả dự kiến so với kết quả thực tế; nâng cấp lỗi sẵn sàng cho tự động hóa |
| Mẫu Quy trình và Thủ tục ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhà quản lý vận hành và chủ sở hữu quy trình đang ghi chép lại các quy trình làm việc đòi hỏi nhiều bước kiểm duyệt trước khi triển khai chúng cho các nhóm. | Các giai đoạn tài liệu từ nghiên cứu đến triển khai; cấu trúc phê duyệt tích hợp sẵn; tổ chức theo bộ phận |
| Mẫu biểu đồ luồng quy trình ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhà thiết kế quy trình đang xây dựng các quy trình làm việc có sự tham gia của con người với nhiều điểm chuyển giao và điểm phê duyệt. | Bản đồ quy trình làm việc trực quan trên Bảng trắng; kế hoạch cho các trường hợp ngoại lệ và đường dẫn từ chối; các làn làm việc dựa trên vai trò |
| Mẫu Kiểm tra và Cải tiến Quy trình ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các quản lý QA và nhóm vận hành đang xem xét các quy trình làm việc đã được kiểm tra bởi con người và đang theo dõi các biện pháp khắc phục sau các cuộc kiểm toán. | Đánh giá điểm kiểm toán theo loại phát hiện; phân loại theo lĩnh vực kiểm toán; theo dõi tiến độ với người chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn |
| Mẫu "Tạo quy trình hiệu quả" của ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Chủ sở hữu quy trình thiết kế các quy trình làm việc mới trước khi chuyển giao để thực thi. | Lập kế hoạch đa chiều với bản đồ quy trình và biểu đồ Gantt; lập bản đồ phụ thuộc; thiết kế quy trình bản nháp đầu tiên có sự hỗ trợ của AI |
| Mẫu tích hợp phần mềm ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhà quản lý triển khai đang xây dựng các quy trình làm việc tích hợp với các bước phê duyệt, kiểm tra ngoại lệ và chuyển giao giữa các nhóm. | Cần trạng thái đầu vào cho các điểm kiểm tra đánh giá; khả năng hiển thị theo loại tích hợp; đang theo dõi chuyển giao từng bước |
| Tự động hóa email với mẫu ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các quản lý vận hành thành công khách hàng đang cài đặt các email chào mừng và gia hạn cần được phê duyệt và các quy trình theo dõi thủ công. | Các bước kiểm duyệt cho nội dung, người nhận và thời gian; quy trình xử lý ngoại lệ được định nghĩa rõ ràng; danh sách kiểm tra thiết lập tự động hóa có thể lặp lại |
| Mẫu Lịch biên tập ClickUp | Tải mẫu miễn phí | Các nhà quản lý hoạt động nội dung điều hành các quy trình biên tập đa kênh với việc soạn thảo được hỗ trợ bởi AI và đánh giá biên tập của con người. | Luồng biên tập dựa trên trạng thái; siêu dữ liệu nội dung tích hợp sẵn; giám sát xuất bản chia sẻ trong các giai đoạn đánh giá và phát hành |
Quy trình làm việc có sự tham gia của con người là gì?
Quy trình làm việc có sự tham gia của con người là một quy trình trong đó tự động hóa hoặc AI thực hiện một phần công việc, nhưng con người sẽ can thiệp vào những thời điểm quan trọng để xem xét, phê duyệt, điều chỉnh hoặc định hướng bước tiếp theo. Nói cách khác, hệ thống không hoàn toàn chạy tự động — nó sẽ tạm dừng để con người đưa ra phán đoán ở những điểm mà độ chính xác, an toàn, chất lượng hoặc trách nhiệm giải trình là yếu tố quan trọng.
Trong thực tế, điều này thường diễn ra như sau:
- Quy trình làm việc tiếp tục dựa trên quyết định đó
- Hệ thống tạo ra kết quả hoặc đề xuất hành động
- Một người sẽ kiểm tra, chỉnh sửa hoặc phê duyệt/từ chối nó
📌 Các tình huống HITL phổ biến bao gồm:
- Các trường hợp cần chuyển lên cấp cao hơn: Một bot xử lý các câu hỏi hỗ trợ cấp 1, trong khi nhân viên hỗ trợ sẽ can thiệp đối với các vấn đề phức tạp hoặc nhạy cảm
- Kiểm duyệt nội dung: AI soạn thảo nội dung, và một người sẽ duyệt trước khi xuất bản
- Kiểm soát chất lượng: Tự động hóa phát hiện các lỗi tiềm ẩn, và con người sẽ xác nhận hoặc bỏ qua cảnh báo đó
- Phê duyệt chi phí: Hệ thống tự động chuyển các yêu cầu vượt quá ngưỡng nhất định đến người quản lý để xem xét
10 mẫu quy trình làm việc có sự tham gia của con người dành cho nhóm của bạn
Các mẫu quy trình làm việc có sự tham gia của con người này bao quát phạm vi rộng của các trường hợp sử dụng — từ kiểm soát chất lượng và đánh giá thiết kế đến kiểm toán quy trình và lịch nội dung. Mỗi mẫu đều miễn phí, có thể tùy chỉnh và được thiết kế để giúp bạn chèn các điểm kiểm tra của con người chính xác vào những vị trí mà quy trình làm việc của bạn cần.
Vì tất cả các mẫu này đều nằm trong ClickUp, bạn có thể kết nối chúng với các tính năng tự động hóa mạnh mẽ và AI để điều phối quy trình làm việc thông minh và nhanh chóng hơn.
Hãy cùng xem qua:
1. Mẫu danh sách kiểm tra chất lượng ClickUp
Khi AI, tự động hóa hoặc bất kỳ hệ thống xử lý sơ bộ nào thực hiện quá trình xử lý ban đầu, Mẫu Danh sách Kiểm tra Chất lượng ClickUp cung cấp cho người đánh giá một nơi để kiểm tra kết quả đầu ra. Hơn nữa, họ có thể phân loại vấn đề, ghi chú nhận xét và quyết định xem vấn đề đó đã đạt yêu cầu, cần được phê duyệt thêm hay cần được đánh dấu để xử lý tiếp.
Điều này rất hữu ích khi một dự án có nhiều điểm cần xem xét và mỗi điểm đều cần có quyết định riêng. Bạn có thể theo dõi các mục trong danh sách kiểm tra dưới một dự án chính, giám sát tiến độ ở cả cấp độ mục và cấp độ dự án, đồng thời lưu giữ quyết định cuối cùng kèm theo vấn đề đang được xem xét.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Kiểm tra dựa trên mức độ nghiêm trọng: Đánh dấu các vấn đề là "Nghiêm trọng", "Quan trọng" hoặc "Nhẹ" để phân biệt những vấn đề cần sự can thiệp ngay lập tức của con người với những vấn đề có thể chờ đợi
- Luồng phê duyệt rõ ràng: Sử dụng các trạng thái tùy chỉnh của ClickUp như Đang chờ phê duyệt, Đã phê duyệt và Phê duyệt mới để hiển thị các giai đoạn đánh giá từ khi kiểm tra đến khi ký duyệt
- Bản ghi đánh giá tích hợp: Ghi lại tiến độ, ngày phê duyệt, nhận xét và kết quả trong cùng một danh sách kiểm tra, giúp việc theo dõi và chịu trách nhiệm trở nên dễ dàng hơn nhiều
✅ Phù hợp nhất cho: Các trưởng nhóm kiểm tra chất lượng (QA) và nhóm vận hành kiểm tra các kết quả được AI đánh dấu trước khi phê duyệt hoặc phát hành chính thức.
🧠 Thông tin thú vị: DeepMind đã phát triển một tác nhân AI đánh bại mức điểm trung bình của con người trên tất cả 57 trò chơi Atari 2600. Đúng vậy, tất cả 57 trò chơi. Tác nhân này được đặt tên là Agent57, một cái tên vừa mang tính kỹ thuật cao vừa rất đậm chất game arcade.
2. Mẫu đánh giá thiết kế ClickUp
Các nhóm sáng tạo thường gặp khó khăn khi phản hồi bị lạc trong email hoặc các chủ đề trên Slack, dẫn đến các chu kỳ chỉnh sửa rối rắm và việc phê duyệt bị trì hoãn. Mẫu Đánh giá Thiết kế của ClickUp hướng dẫn các tài sản thiết kế qua các giai đoạn phản hồi và phê duyệt có cấu trúc, bao gồm đánh giá ban đầu, yêu cầu chỉnh sửa và phê duyệt cuối cùng tại một nơi duy nhất.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Kiểm duyệt có tổ chức: Tập hợp bản tóm tắt kiểm duyệt, trạng thái, mục tiêu, liên kết bản nháp và bối cảnh công việc vào một tài liệu ClickUp Doc, giúp mọi người làm việc dựa trên cùng một tài liệu tham khảo
- Xác định rõ quyền sở hữu phản hồi: Gán các bình luận cụ thể cho đúng nhà thiết kế, người đánh giá hoặc người phê duyệt bằng tính năng Bình luận được gán của ClickUp
- Các giai đoạn ra quyết định rõ ràng: Di chuyển công việc qua các giai đoạn "Việc cần làm", "Đang thực hiện", "Chờ kiểm duyệt", "Cần chỉnh sửa" và "Hoàn tất", với trạng thái kiểm duyệt của con người dễ dàng theo dõi ở mỗi bước
✅ Phù hợp nhất cho: Các trưởng nhóm sáng tạo và nhóm vận hành thiết kế kiểm tra các bản nháp được hỗ trợ bởi AI trước khi phê duyệt cuối cùng.
🚀 Ưu điểm của ClickUp: Bạn vừa nảy ra một ý tưởng? Hãy sử dụng tính năng Chuyển giọng nói thành văn bản để nói một cách tự nhiên và biến những ghi chú giọng nói thô sơ thành văn bản hoàn chỉnh, sẵn sàng để AI của ClickUp xử lý!
Đây là cách nhanh chóng để ghi lại ý tưởng, soạn thảo bản cập nhật và duy trì tiến độ công việc khi việc gõ phím chỉ khiến bạn chậm lại.
3. Mẫu danh sách kiểm tra thử nghiệm chấp nhận người dùng ClickUp
Các bài kiểm thử tự động hóa rất hữu ích trong việc phát hiện các lỗi lùi (regression) trong mã nguồn, nhưng chúng không thể cho bạn biết liệu một tính năng mới có mang lại trải nghiệm tốt cho người dùng hay không. Mẫu Danh sách Kiểm tra Chấp nhận Người dùng (User Acceptance Testing Checklist) của ClickUp giúp xác minh xem phần mềm của bạn có đáp ứng các yêu cầu và mang lại trải nghiệm người dùng tốt trước khi chính thức ra mắt hay không.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Xác thực lấy con người làm trung tâm: Cung cấp cho người kiểm thử một môi trường có cấu trúc để xác nhận tính thân thiện với người dùng, các trường hợp ngoại lệ và hành vi trong thực tế mà các kịch bản tự động hóa thường bỏ sót
- Lưu trữ hồ sơ kiểm thử rõ ràng: Theo dõi các trường hợp kiểm thử, kết quả dự kiến, kết quả thực tế, phân công người kiểm thử và trạng thái trong một quy trình làm việc duy nhất mà nhóm của bạn có thể xem xét nhanh chóng
- Xử lý sự cố nhanh hơn: Chuyển các bài kiểm tra không thành công sang bộ phận kỹ thuật để phân loại bằng ClickUp tự động hóa, giúp quá trình chuyển giao diễn ra suôn sẻ và loại bỏ các bước thủ công không cần thiết
✅ Phù hợp nhất cho: Các nhóm sản phẩm thực hiện các bước kiểm tra chấp nhận cuối cùng của con người trước khi phát hành tính năng.
👀 Bạn có biết? 88% các nhà điều hành được PwC khảo sát cho biết họ có kế hoạch tăng ngân sách liên quan đến AI do sự phát triển của AI có khả năng tự chủ.
4. Mẫu Quy trình và Thủ tục ClickUp
Việc duy trì các quy trình tiêu chuẩn (SOP) luôn được cập nhật và dễ tiếp cận là một thách thức thường trực. Tuy nhiên, tài liệu lỗi thời có thể dẫn đến các vấn đề về tuân thủ hoặc công việc không nhất quán!
Mẫu Quy trình và Thủ tục của ClickUp giúp bạn ghi lại các quy trình vận hành tiêu chuẩn với các bước đánh giá và phê duyệt tích hợp sẵn. Về cơ bản, bản nháp đầu tiên được tạo ra bởi AI, sau đó được chuyển tiếp đến con người với nhiều bước phê duyệt qua các bộ phận khác nhau. Điều này đảm bảo tài liệu của bạn luôn cập nhật và chính xác.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Các giai đoạn tài liệu rõ ràng: Di chuyển từng quy trình qua các giai đoạn Nghiên cứu, Tài liệu, Chờ phê duyệt, Chờ chỉnh sửa và Hoạt động, với trạng thái đánh giá hiển thị ngay lập tức
- Cấu trúc phê duyệt tích hợp sẵn: Chỉ định các bên liên quan và người phê duyệt trực tiếp trong quy trình làm việc, đảm bảo tệp đính kèm kiểm tra thủ công được gắn liền với chính quy trình đang được ghi chép.
- Cấu trúc theo bộ phận: Phân loại quy trình theo các nhóm như Nhân sự, Hỗ trợ và Chuỗi cung ứng, giúp việc quản lý các nỗ lực tài liệu quy mô lớn trở nên dễ dàng hơn
✅ Phù hợp nhất cho: Các nhà quản lý vận hành và chủ sở hữu quy trình đang ghi chép các quy trình làm việc đòi hỏi nhiều bước kiểm duyệt trước khi triển khai chúng cho các nhóm.
🎥 Bạn quan tâm đến việc xây dựng quy trình làm việc có sự tham gia của con người với Trợ lý AI? Hãy xem video này để tìm hiểu cách thực hiện.
5. Mẫu biểu đồ luồng quy trình ClickUp
Khi thiết kế một quy trình tự động hóa mới, bạn có thể khó hình dung được những điểm có thể xảy ra sự cố hoặc những điểm cần sự can thiệp của con người. Mẫu Biểu đồ Quy trình ClickUp trực quan này giúp bạn lập bản đồ các quy trình, điểm ra quyết định và các bước chuyển giao, để bạn có thể thấy rõ nơi cần chèn các điểm kiểm tra của con người.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Kế hoạch xử lý ngoại lệ tốt hơn: Xác định các lộ trình từ chối, điểm nâng cấp và các lộ trình thay thế trước khi quy trình làm việc đi vào hoạt động, giúp giảm thiểu các tình huống bất ngờ sau này
- Bản đồ quy trình làm việc trực quan: Xây dựng toàn bộ quy trình trên ClickUp Whiteboards (một bảng trắng được hỗ trợ bởi AI) nơi mọi bước, nhánh và quá trình chuyển giao đều dễ dàng theo dõi
- Phân định rõ các vai trò: Phân chia trách nhiệm giữa các nhóm hoặc các bên liên quan, giúp bạn xác định chính xác ai chịu trách nhiệm cho từng bước kiểm tra trong quy trình làm việc
✅ Phù hợp nhất cho: Các nhà thiết kế quy trình đang xây dựng các quy trình làm việc có sự tham gia của con người với nhiều bước chuyển giao và điểm phê duyệt.
📮 ClickUp Insight: 36% số người được hỏi cho biết lo ngại về niềm tin và bảo mật là lý do chính khiến họ ngần ngại sử dụng các trợ lý AI nhiều hơn.
Hầu hết thời gian, người dùng không biết vị trí của một tác nhân, những gì nó có thể truy cập, hoặc cách thức hoạt động của nó được quản lý khi đang chạy.
Super Agents được thiết lập như những người dùng chính thức trong một không gian làm việc được quản lý. Chúng thừa hưởng các quyền truy cập ở cấp độ người dùng giống như nhóm của bạn, đảm bảo quyền truy cập rõ ràng và được kiểm soát ngay từ ngày đầu tiên.
Mọi hành động của họ đều được ghi lại theo thời gian thực, và đối với các quyết định có tác động lớn, con người sẽ tham gia vào quy trình để phê duyệt.
Trí tuệ nhân tạo có thể hoạt động nhanh hơn, đồng thời tuân thủ chặt chẽ các quy định mà các nhóm tin cậy để đảm bảo bảo mật và trách nhiệm.
6. Mẫu Kiểm tra và Cải tiến Quy trình ClickUp
Việc kiểm tra các quy trình hiện có để tìm ra các điểm nghẽn thường là một quá trình thủ công, tốn thời gian và thường bị trì hoãn vô thời hạn. May mắn thay, Mẫu Kiểm tra và Cải tiến Quy trình của ClickUp cung cấp một khung làm việc để kiểm tra các quy trình của bạn, xác định các điểm kém hiệu quả và theo dõi các hành động cải tiến.
Kết hợp với ClickUp Bảng điều khiển để theo dõi xu hướng kiểm toán, các vấn đề đang mở và tiến độ xử lý ở cấp độ cao hơn.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Hệ thống đánh giá rõ ràng: Đánh dấu các phát hiện là "Tuân thủ", "Cần cải thiện" và các mức khác để dễ dàng xác định ưu tiên.
- Phân loại theo lĩnh vực kiểm toán: Xem xét các vấn đề trong các lĩnh vực Quy trình, Nguồn lực và Quản lý, giúp các nhóm xác định chính xác vị trí của vấn đề thực sự
- Được thiết kế để đảm bảo thực hiện: Gán từng phát hiện cho người chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn bằng nhiệm vụ ClickUp, giúp công việc cải tiến luôn gắn liền với báo cáo kiểm toán ban đầu
✅ Phù hợp nhất cho: Các quản lý kiểm soát chất lượng (QA) và nhóm vận hành trong việc xem xét các quy trình làm việc đã được kiểm tra bởi con người và đang theo dõi các hành động khắc phục sau các cuộc kiểm toán.
🎥 Tặng kèm: Bạn muốn AI hoạt động như một đồng đội thực sự? ClickUp Super Agents được thiết kế để luôn duy trì sự tham gia của con người.
Các mẫu này hoạt động trong phạm vi quyền truy cập của bạn, chỉ sử dụng các công cụ và kiến thức mà bạn đã cấp quyền truy cập, và có thể mời người dùng tham gia đánh giá khi quy trình làm việc cần sự phán đoán hoặc phê duyệt. Vì vậy, dù bạn yêu cầu chúng thực hiện nghiên cứu, phân công công việc hay xử lý công việc, bạn vẫn giữ quyền kiểm soát trong khi công việc vẫn tiếp tục tiến triển.
7. Mẫu "Tạo quy trình hiệu quả" của ClickUp
Thiết kế một quy trình mới từ đầu mà không có khung làm việc rõ ràng chắc chắn sẽ dẫn đến vai trò không rõ ràng và quá trình triển khai lộn xộn. Tuy nhiên, điều đó sẽ không xảy ra với Mẫu Thiết Kế Quy Trình Hiệu Quả của ClickUp. Mẫu này hướng dẫn bạn thiết kế các quy trình mới, ghi lại tất cả các bước cần thiết, vai trò, mối quan hệ phụ thuộc và các cổng phê duyệt trước khi đưa vào hoạt động.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Lập kế hoạch đa chế độ xem: Chuyển đổi giữa các chế độ xem của ClickUp như Tổng quan quy trình, Biểu đồ Gantt, Sơ đồ SIPOC và Bản đồ quy trình khi quy trình làm việc dần hình thành
- Bản đồ phụ thuộc rõ ràng: Sử dụng tính năng Phụ thuộc Nhiệm vụ ClickUp để hiển thị các bước bị khối bởi công việc trước đó và duy trì thứ tự triển khai nguyên vẹn
- Bản nháp đầu tiên tốt hơn: Sử dụng ClickUp Brain để tạo các bước quy trình ban đầu, hoàn thiện mô tả và biến các ghi chú sơ bộ thành một bản phác thảo ban đầu hữu ích hơn
✅ Phù hợp nhất cho: Các chủ sở hữu quy trình đang thiết kế các quy trình làm việc mới trước khi chuyển giao để triển khai.
8. Mẫu tích hợp phần mềm ClickUp
Quản lý một dự án tích hợp phần mềm đồng nghĩa với việc phải theo dõi các yêu cầu kỹ thuật, nhiệm vụ phát triển và sự phê duyệt của các bên liên quan, thường phải thực hiện trên nhiều công cụ khác nhau. Mẫu tích hợp phần mềm ClickUp tập trung toàn bộ quy trình, từ theo dõi yêu cầu và phát triển đến quản lý thử nghiệm và phê duyệt đưa vào hoạt động.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Điểm kiểm tra rõ ràng của con người: Sử dụng các trạng thái như "Cần nhập liệu" để đánh dấu chính xác các điểm mà con người cần xem xét, xác nhận hoặc phê duyệt bước tiếp theo
- Tính hiển thị của quy trình theo loại tích hợp: Giữ các luồng công việc về dữ liệu, hệ thống và quy trình riêng biệt, giúp dễ dàng chuyển vấn đề phù hợp đến nhóm phù hợp
- Theo dõi quá trình chuyển giao từng bước: Ghi lại các công việc theo trình tự như lựa chọn nhà cung cấp, xác nhận mua hàng và yêu cầu thanh toán trong một danh sách công việc duy nhất thay vì phân tán chúng trên các công cụ khác nhau
✅ Phù hợp nhất cho: Các nhà quản lý triển khai đang xây dựng quy trình làm việc tích hợp với các bước phê duyệt, kiểm tra ngoại lệ và chuyển giao giữa các nhóm.
9. Tự động hóa email với mẫu ClickUp
Mẫu " Tự động hóa email với ClickUp" giúp bạn xây dựng quy trình email vẫn có các điểm kiểm tra rõ ràng do con người thực hiện. Sử dụng mẫu này để ghi lại những yếu tố kích hoạt email, dữ liệu nào được lấy vào, và thời điểm chính xác mà đồng nghiệp phải xem xét, phê duyệt hoặc tiếp quản trước khi bất kỳ thông tin nhạy cảm nào được gửi đi.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Các bước kiểm duyệt được tích hợp sẵn: Thêm các bước phê duyệt cụ thể (nội dung, người nhận, thời gian) trước khi kích hoạt tự động hóa
- Xác định cách xử lý trường hợp ngoại lệ: Mô tả chi tiết những gì sẽ xảy ra khi khách hàng trả lời, việc gửi biểu mẫu có vẻ rủi ro hoặc yêu cầu cần được chuyển lên cấp trên
- Danh sách kiểm tra thiết lập có thể lặp lại: Ghi lại các bước xây dựng chính xác (điều kiện kích hoạt, điều kiện, trường biến), để các thành viên trong nhóm có thể tái tạo quy trình tự động hóa một cách nhất quán
✅ Phù hợp nhất cho: Các quản lý vận hành thành công khách hàng đang cài đặt các email chào mừng và gia hạn cần được phê duyệt và các quy trình theo dõi thủ công.
10. Mẫu Lịch biên tập ClickUp
AI rất hữu ích trong việc tạo ra ý tưởng nội dung hoặc bản nháp đầu tiên, nhưng các trình chỉnh sửa của bạn mới là những người mang lại yếu tố con người quan trọng, kiểm duyệt chất lượng, phê duyệt phiên bản cuối cùng và lên lịch nội dung để phù hợp với chiến lược thương hiệu của bạn. Mẫu Lịch Biên tập ClickUp bao gồm các giai đoạn của quy trình nội dung (ý tưởng → bản nháp → kiểm duyệt → xuất bản), trường người được giao nhiệm vụ, ngày đáo hạn và lịch xuất bản.
Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Luồng biên tập dựa trên trạng thái: Di chuyển từng tài sản qua các giai đoạn như "Việc cần làm", "Nghiên cứu" và "Bản nháp" để hiển thị rõ ràng quá trình chuyển giao từ AI sang con người
- Thông tin metadata nội dung tích hợp sẵn: Giữ nguyên ngày đăng, kênh, loại nội dung, tác giả, trình chỉnh sửa và từ khóa cho từng mục để quá trình kiểm duyệt diễn ra hiệu quả hơn
- Quản lý xuất bản rõ ràng: Theo dõi các nội dung đang được nghiên cứu, soạn thảo, chỉnh sửa và xếp hàng chờ phát hành trong một chế độ xem chia sẻ chung
✅ Phù hợp nhất cho: Các nhà quản lý vận hành nội dung đang điều hành các quy trình biên tập đa kênh với việc soạn thảo được hỗ trợ bởi AI và đánh giá biên tập của con người.
Cách xây dựng quy trình làm việc có sự tham gia của con người trong ClickUp
Vậy, làm thế nào để thực sự xây dựng một quy trình làm việc có sự tham gia của con người trong ClickUp?
Hãy cùng xem qua:
- Lập bản đồ quy trình làm việc của bạn: Bắt đầu bằng cách xác định những phần nào trong quy trình của bạn có thể được tự động hóa và những phần nào cần có sự kiểm tra của con người để phê duyệt, xem xét hoặc chuyển lên cấp trên.
- Thiết lập các giai đoạn công việc: Sử dụng Trạng thái tùy chỉnh của ClickUp để tạo một quy trình trực quan phản ánh từng giai đoạn của quy trình làm việc, từ các bước tự động hóa đến các giai đoạn đánh giá của con người như “Cần phê duyệt” hoặc “Yêu cầu sửa đổi”
- Thêm các bước phê duyệt: Tạo các quy trình tự động hóa ClickUp để tạm dừng quy trình làm việc tại các thời điểm quan trọng. Ví dụ: khi trạng thái của một công việc thay đổi thành “Cần xem xét”, quy trình tự động hóa có thể tự động giao công việc đó cho bên liên quan phù hợp
- Kết nối ClickUp Brain: Hãy để AI đảm nhận các công việc nặng nhọc như soạn thảo, tóm tắt hoặc phân loại công việc. Sau đó, sử dụng tự động hóa để chuyển kết quả do AI tạo ra cho con người để đưa ra quyết định cuối cùng
- Theo dõi và cải tiến: Sử dụng Bảng điều khiển ClickUp để có chế độ xem thời gian thực về các quy trình làm việc HITL của bạn. Theo dõi các điểm tắc nghẽn, thời gian phê duyệt và số lượng trường hợp ngoại lệ đang được xử lý để bạn có thể điều chỉnh nhằm cải thiện quy trình khi quy trình của bạn ngày càng hoàn thiện.
Tích hợp các điểm kiểm tra của con người vào quy trình làm việc với ClickUp
Quy trình công việc có sự tham gia của con người hoạt động hiệu quả vì nó bổ sung yếu tố phán đoán vào những điểm quan trọng nhất.
Tuy nhiên, điều đó chỉ hiệu quả khi quy trình rõ ràng và dễ thực hiện.
ClickUp giúp bạn biến một mẫu thành một hệ thống vận hành thực tế. Bạn có thể ghi chép quy trình làm việc, chỉ định các điểm kiểm tra, tự động hóa các bước thường xuyên và hiển thị mọi bước chuyển giao tại một nơi duy nhất. Với AI trong Không gian Làm việc ClickUp, bạn cũng có thể tóm tắt bối cảnh, chuẩn bị các bước phê duyệt và tiến hành nhanh hơn mà không làm mất đi yếu tố con người.
Hãy dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp
Sự khác biệt chính nằm ở sự tham gia của con người. Các quy trình làm việc HITL (human-in-the-loop) duy trì sự tham gia của con người tại các điểm quan trọng để xem xét, phê duyệt, điều chỉnh hoặc chuyển tiếp kết quả của AI, điều này khiến chúng phù hợp hơn cho các công việc có rủi ro cao hoặc phức tạp. Các quy trình làm việc hoàn toàn tự động hóa cho phép hệ thống hoàn thành các công việc từ đầu đến cuối mà không cần sự can thiệp của con người, điều này nhanh hơn nhưng phù hợp nhất với các quy trình dựa trên quy tắc và có rủi ro thấp.
Bạn nên sử dụng quy trình làm việc HITL cho bất kỳ quy trình nào liên quan đến phán đoán sáng tạo, đánh giá tuân thủ, xử lý trường hợp ngoại lệ hoặc các quyết định có rủi ro cao, nơi bối cảnh là yếu tố quan trọng và việc chỉ dựa vào tự động hóa là quá rủi ro.
Đúng vậy, ClickUp Brain có thể hỗ trợ các quy trình làm việc có sự tham gia của con người. Brain có thể xây dựng các quy trình tự động hóa bằng tiếng Anh thông thường, trong khi các tính năng phê duyệt và tự động hóa của ClickUp cho phép các nhóm tạm dừng công việc để xem xét, chuyển công việc đến người phê duyệt phù hợp và yêu cầu xác nhận trước khi bước tiếp theo được thực hiện. Điều đó có nghĩa là Brain có thể giúp tạo, tóm tắt hoặc kích hoạt các hành động, trong khi con người vẫn giữ quyền kiểm soát tại các điểm xem xét quan trọng.