Công việc hiện đại thường bị phân mảnh. Bạn phải chuyển đổi giữa các ứng dụng trò chuyện, cuộc họp, tài liệu, email và công cụ quản lý dự án chỉ để hoàn thành các quy trình làm việc cơ bản, và sự phân mảnh này làm chậm quá trình thực thi.
Điều đó thật mệt mỏi. Và không chỉ riêng bạn. 😮💨
Nghiên cứu cho thấy các nhóm dành 61% thời gian để tìm kiếm thông tin hoặc cập nhật công cụ, trong khi nhân viên chuyển đổi giữa các ứng dụng 1.200 lần mỗi ngày, mất gần 4 giờ mỗi tuần chỉ để lấy lại sự tập trung.
Nhưng nếu không phải như vậy thì sao?
Ứng dụng ClickUp trên máy tính tích hợp các công việc, giao tiếp, tài liệu và bảng điều khiển của bạn vào một không gian làm việc AI tích hợp, loại bỏ tình trạng sử dụng quá nhiều công cụ.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách tận dụng tối đa ứng dụng này để làm việc nhanh hơn, duy trì sự tập trung và cuối cùng là làm cho công việc trở nên hiệu quả hơn.
Cài đặt ứng dụng ClickUp trên máy tính
Thực hiện các bước nhanh chóng sau đây để tải xuống và cài đặt ứng dụng máy tính trên máy tính của bạn.
Yêu cầu hệ thống
Trước khi cài đặt ứng dụng ClickUp trên máy tính, hãy đảm bảo thiết bị của bạn đáp ứng các yêu cầu hệ thống tối thiểu:
- Windows: Yêu cầu Windows 10 hoặc phiên bản mới hơn.
- macOS: Yêu cầu macOS X 10.16 trở lên.
- Linux: Ứng dụng cũng có sẵn cho Linux (định dạng AppImage).
❗Ghi chú: Ứng dụng ClickUp trên máy tính có sẵn cho tất cả các kế hoạch ClickUp và có thể được sử dụng bởi tất cả người dùng, bao gồm cả khách.
Một người dùng trên Reddit chia sẻ ý kiến của họ về ứng dụng máy tính ClickUp:
Ưu điểm của ứng dụng desktop là nó gần gũi hơn, bạn không cần phải tìm kiếm tab trình duyệt ClickUp và có thể nhấp chuột để mở ứng dụng. Nó cũng cảm giác nhanh hơn, vì nếu bạn đã mở ứng dụng, ClickUp không cần phải tải lại. Nó cũng cung cấp phím tắt để mở Tìm kiếm (CMD J) hoặc tạo công việc (CMD E) dù bạn đang mở ứng dụng nào, điều này rất tiện lợi và không thể thực hiện được trên trình duyệt. Tính năng tìm kiếm là điểm mạnh cho người dùng ClickUp thường xuyên. Tôi chủ yếu sử dụng ứng dụng máy tính, nhưng thỉnh thoảng vẫn mở trình duyệt.
Ưu điểm của ứng dụng desktop là nó gần gũi hơn, bạn không cần phải tìm kiếm tab trình duyệt ClickUp và có thể nhấp chuột để mở ứng dụng. Nó cũng cảm giác nhanh hơn, vì nếu bạn đã mở ứng dụng, ClickUp không cần phải tải lại. Nó cũng cung cấp phím tắt để mở Tìm kiếm (CMD J) hoặc tạo công việc (CMD E) dù bạn đang mở ứng dụng nào, điều này rất tiện lợi và không thể thực hiện được trên trình duyệt. Tính năng tìm kiếm là điểm mạnh cho người dùng ClickUp thường xuyên. Tôi chủ yếu sử dụng ứng dụng máy tính, nhưng thỉnh thoảng vẫn mở trình duyệt.
Các bước tải xuống và cài đặt
Bạn có thể cài đặt ứng dụng ClickUp trên máy tính trực tiếp từ trang web ClickUp hoặc, đối với một số nền tảng, từ cửa hàng ứng dụng.
📌 Dành cho Windows:
1. Truy cập trang Tải xuống ClickUp
Truy cập trang Tải xuống ClickUp và nhấp vào “Tải xuống cho Windows.”
2. Tải xuống trình cài đặt cho Microsoft Windows
Bạn sẽ được chuyển hướng đến Microsoft Store. Nhấp vào "Tải xuống" để tải ứng dụng ClickUp.
3. Chạy trình cài đặt
Mở tệp cài đặt ClickUp đã tải xuống (.exe). Nếu được yêu cầu, hãy nhấp vào “Cài đặt” trong cửa sổ pop-up của Microsoft Store.
4. Chờ cài đặt
Ứng dụng sẽ tự động tải xuống và cài đặt. Sau khi hoàn tất, bạn có thể khởi chạy ClickUp từ menu Bắt đầu.
📌 Đối với Mac:
- Tải xuống trình cài đặt macOS
Truy cập trang Tải xuống ClickUp và lựa chọn “Tải xuống cho Mac.”
2. Mở tệp đã tải xuống
Nhấp đúp vào tệp .zip đã tải xuống để giải nén.
3. Cài đặt ClickUp
Nhấp đúp vào ứng dụng “Install ClickUp” và làm theo hướng dẫn để hoàn thành quá trình cài đặt.
Sau khi bắt đầu tải xuống, bạn sẽ thấy thanh tiến trình cho biết ClickUp đang được tải xuống máy tính của bạn. Khi quá trình tải xuống hoàn thành, bạn có thể tiếp tục cài đặt.
📌 Đối với Apple Mac M1 và M2:
1. Tải xuống trình cài đặt chuyên dụng cho M1/M2 từ cùng trang web.
2. Nhấp đúp vào tệp .dmg và kéo ứng dụng ClickUp vào thư mục Applications.
3. Từ mục Ứng dụng, nhấp đúp vào hình ảnh đĩa ClickUp để hoàn tất quá trình cài đặt.
Thiết lập ban đầu và đăng nhập
Sau khi tải xuống ứng dụng, bước tiếp theo là cài đặt không gian làm việc của bạn để bắt đầu.
- Khởi chạy ứng dụng: Mở ứng dụng ClickUp trên máy tính từ thư mục Applications (Mac/Linux) hoặc Start Menu (Windows).
- Chọn Không gian Làm việc: Nếu bạn thuộc nhiều Không gian Làm việc, bạn sẽ được yêu cầu lựa chọn Không gian Làm việc nào để truy cập.
- Cài đặt quyền truy cập: Ứng dụng có thể yêu cầu quyền truy cập cho thông báo và tích hợp hệ thống. Hãy chấp nhận các quyền này để có trải nghiệm tốt nhất.
- Tùy chỉnh cài đặt: Truy cập các cài đặt dành riêng cho desktop bằng cách nhấp vào hình đại diện của bạn ở góc trên bên phải và lựa chọn Cài đặt desktop. Tại đây, bạn có thể:
- Bật/tắt khởi động khi khởi động hệ thống
- Tùy chỉnh thông báo
- Cài đặt phím tắt bàn phím
Tính năng hiển thị của Không gian Làm việc và các cài đặt có sẵn phụ thuộc vào vai trò người dùng và quyền truy cập của bạn:
- Khách và thành viên có quyền truy cập giới hạn có thể truy cập Thùng rác Không gian Làm việc, Trung tâm ứng dụng và Mẫu.
- Thành viên, Quản trị viên và Chủ sở hữu sẽ thấy phần Quản lý với các mục Ứng dụng, Trường Tùy chỉnh, Tự động hóa và nhiều tính năng khác.
Bạn đã sẵn sàng sử dụng toàn bộ tính năng của ClickUp trong môi trường desktop chuyên dụng!
🧠 Thú vị: Ứng dụng máy tính đầu tiên thực ra không được cài đặt trên máy tính để bàn. Năm 1964, IBM đã ra mắt Máy đánh chữ Magnetic Tape Selectric, một loại máy đánh chữ có thể lưu trữ văn bản trên băng từ, cho phép người dùng chỉnh sửa và in lại tài liệu mà không cần viết lại toàn bộ trang.
Hướng dẫn sử dụng giao diện desktop
Sau khi cài đặt ứng dụng máy tính, đã đến lúc tìm hiểu vị trí của mọi thứ để bạn có thể thực hiện công việc hiệu quả ngay từ đầu.
Thanh điều hướng toàn cầu
Thanh điều hướng toàn cầu là menu dọc ở phía bên trái của ứng dụng máy tính. Nó đóng vai trò là trung tâm, cho phép bạn thực hiện mục nhập vào các không gian làm việc, công cụ và khu vực hợp tác mà không cần chuyển tab hoặc cửa sổ.
📌 Dưới đây là những gì bạn có thể truy cập tại đây:
- Bảng điều khiển bên trái
- Bảng điều khiển Spaces
- Các tính năng khác như Trò chuyện, Tài liệu, Bảng điều khiển, Bảng trắng và nhiều tính năng khác.
⭐ Ưu đãi đặc biệt: Mỗi nhóm làm việc theo cách riêng, và ClickApp giúp ứng dụng của bạn thích ứng. Đây là các chuyển đổi tính năng cho phép Chủ sở hữu Không gian Làm việc kích hoạt các chức năng cụ thể để phù hợp với quy trình làm việc của họ. Một số tính năng yêu thích trên các nhóm bao gồm:
- Cấp độ ưu tiên
- Bình luận theo chủ đề
- Tích hợp Zoom
- Giới hạn công việc đang thực hiện (WIP)
- ID Nhiệm vụ Tùy chỉnh
Tổng quan về thanh bên Home và không gian
Trong thanh điều hướng toàn cầu, bạn sẽ tìm thấy hai thanh bên chính hướng dẫn quy trình công việc của bạn. Dưới đây là tóm tắt nhanh về cách hoạt động của chúng và khi nào nên sử dụng từng thanh.
Bảng điều khiển bên trái
Thanh bên Trang chủ tập hợp tất cả những gì liên quan đến bạn trong một nơi duy nhất. Nó bao gồm:
- Hộp thư đến: Truy cập thông báo, đề cập và bình luận được giao.
- Các công việc của tôi: Chế độ xem tất cả các công việc được giao cho bạn
- Trả lời: Xem các trả lời trong các chủ đề trò chuyện mà bạn theo dõi.
- Không gian: Duyệt qua toàn bộ cấu trúc phân cấp của bạn.
- Kênh và Tin nhắn trực tiếp: Giao tiếp với nhóm của bạn
Thanh bên không gian
Bảng điều khiển Spaces cung cấp cho bạn chế độ xem có cấu trúc về mọi hoạt động diễn ra trong Không gian Làm việc ClickUp của bạn. Nó được thiết kế dựa trên Hệ thống phân cấp của ClickUp, khung nền tảng chính tổ chức toàn bộ công việc của bạn.
Tại đây, bạn sẽ tìm thấy:
- Tất cả công việc: Nơi tập trung mọi công việc mà công ty bạn đang thực hiện.
- Spaces: Nhóm cho các bộ phận và nhóm
- Thư mục: Các lớp tùy chọn để tổ chức các danh sách công việc liên quan bên trong không gian làm việc.
- Danh sách công việc: Các nhóm công việc có mục tiêu hoặc quy trình làm việc chia sẻ.
Chế độ xem công việc
Bảng quản lý tác vụ là không gian làm việc chính nơi bạn tương tác với các nhiệm vụ ClickUp sau khi lựa chọn một Space, Thư mục hoặc Danh sách công việc từ Sidebar.
Các công việc là những khối xây dựng cơ bản của công việc, cho phép bạn ghi lại các hành động, thêm chi tiết, hợp tác và hoàn thành công việc.
Bạn có thể giao công việc cho một hoặc nhiều người, thậm chí cả các nhóm hoặc khách khi quyền truy cập cho phép. Bạn cũng có thể thêm Người theo dõi (Followers) không sở hữu công việc nhưng cần cập nhật thông tin. Để giúp mọi người tập trung vào công việc đúng lúc, nhiệm vụ ClickUp bao gồm bốn mức độ (Urgent, High, Normal và Low), giúp dễ dàng truyền đạt mức độ quan trọng chỉ với một cái nhìn.
Ngoài ưu tiên, mỗi công việc đều hỗ trợ các thuộc tính phong phú, có thể tùy chỉnh và hoàn toàn linh hoạt để phù hợp với cách công việc của nhóm bạn.
Ví dụ, bạn có thể tạo các trạng thái tùy chỉnh ClickUp như Viết kịch bản, Quay phim, Chỉnh sửa, Kiểm duyệt và Đã phát hành cho quy trình sản xuất video, thay vì áp dụng cách tiếp cận tiêu chuẩn ‘việc cần làm, đang làm, đã hoàn thành’.
Trong cùng một công việc, các Trường Tùy chỉnh ClickUp cho phép bạn theo dõi các chi tiết như Nhân sự đã đặt lịch, Nền tảng (YouTube, Instagram, TikTok), Thời lượng dự kiến và Trạng thái phê duyệt ngân sách.
🚀 Lợi thế của ClickUp: Chuyển đổi góc nhìn mà không cần thay đổi hoặc mất bất kỳ dữ liệu nào với ClickUp chế độ xem.
Ví dụ, bạn có thể tổ chức công việc trong chế độ xem dạng danh sách ClickUp, quản lý luồng công việc trên bảng Kanban, lập kế hoạch dòng thời gian bằng biểu đồ Gantt hoặc Timeline, lên lịch hạn chót từ lịch, xem xét dữ liệu trong bố cục bảng, hoặc vẽ Bản đồ Tư duy qua Mind Map.
Tài liệu và Sổ ghi chép
Phần mềm quản lý dự án cung cấp hai công cụ ghi chú tích hợp sẵn, mỗi công cụ được thiết kế cho các loại nội dung khác nhau.
ClickUp Tài liệu
Các tài liệu trong ClickUp giúp bạn tạo ra một cơ sở kiến thức thống nhất, nơi tài liệu trực tiếp hỗ trợ các quy trình làm việc và thực thi dự án.
Nó cung cấp khả năng hợp tác thời gian thực với đồng nghiệp thông qua các định dạng phong phú như tiêu đề, danh sách kiểm tra, bảng, nhúng, băng rôn và nhiều hơn nữa.
📌 Đây là cách truy cập tài liệu:
- Từ Thanh điều hướng toàn cầu > Tài liệu
- Từ bất kỳ Không gian, Thư mục hoặc Danh sách công việc nào có chế độ xem tài liệu.
- Tạo tài liệu trong Công việc dưới dạng nội dung tệp đính kèm.
ClickUp Notepad
Tạo không gian cá nhân cho mình trong ClickUp Notepad. Đây là nơi lý tưởng để ghi chép ý tưởng, ghi chú nhanh và lập kế hoạch hàng ngày.
Dưới đây là những việc cần làm trong Notepad:
- Viết ghi chú nhanh với định dạng văn bản phong phú
- Tạo danh sách kiểm tra cho các tác vụ cá nhân
- Đính kèm tệp đính kèm và tài liệu hỗ trợ
- Chuyển đổi một ghi chú thành công việc hoặc tài liệu khi bạn sẵn sàng chia sẻ.
❗️ Lưu ý: Notepad sẽ được giữ riêng tư trừ khi bạn chia sẻ nội dung bằng cách chuyển đổi nó.
Trò chuyện và hợp tác
ClickUp Chat tập trung tin nhắn, phản hồi và hợp tác dựa trên tài liệu, giúp nhóm của bạn làm việc cùng nhau mà không cần phụ thuộc vào các công cụ giao tiếp bên ngoài.
Nó cho phép bạn:
- Sắp xếp các cuộc hội thoại theo dự án, chủ đề hoặc nhóm bằng cách sử dụng Channels
- Trò chuyện riêng tư hoặc trong nhóm nhỏ với Tin nhắn trực tiếp
- Giữ các cuộc thảo luận tập trung với Threads và các phản hồi Replies được sắp xếp theo chủ đề.
- Thông báo cho người dùng hoặc toàn bộ nhóm bằng cách đề cập đến họ.
- Tạo công việc ngay lập tức từ bất kỳ tin nhắn trò chuyện nào.
- Tổ chức các cuộc họp âm thanh/video trực tiếp không đồng bộ từ Trò chuyện với ClickUp SyncUps.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hợp tác hiệu quả không nên dừng lại ở những ghi chú dán. Với ClickUp Bảng trắng, nhóm của bạn có thể phác thảo, kết nối hoặc phát triển ý tưởng cùng nhau. Để tạo một Bảng trắng trong ứng dụng máy tính của bạn:
- Nhập /Bảng trắng vào một công việc hoặc tài liệu để nhúng bảng trắng.
- Sử dụng Whiteboards Hub để tổ chức, tìm kiếm và tạo các Bảng trắng mới.
- Tạo từ một không gian, thư mục hoặc Danh sách công việc bằng cách nhấp vào biểu tượng +.
- Thêm vào Chế độ xem tại bất kỳ địa điểm nào bằng cách sử dụng + Add trong thanh công cụ Views Bar.
Thông báo và Nhắc nhở
Giữ liên lạc không nên làm ảnh hưởng đến sự tập trung của bạn. Thông báo ClickUp giúp bạn cập nhật các thay đổi về công việc, bình luận, phân công, đề cập, hoạt động trò chuyện, ngày đáo hạn và nhiều hơn nữa.
📌 Bạn sẽ thấy chúng trong:
- Hộp thư đến (trung tâm thông báo của bạn)
- Cửa sổ pop-up trên desktop/trình duyệt
- Thông báo đẩy trên thiết bị di động
🔔 Tùy chỉnh thông báo theo phong cách công việc của bạn với:
- Cài đặt thông báo: Mặc định, Tập trung, Chỉ đề cập hoặc Tùy chỉnh hoàn toàn.
- Quy tắc theo Không gian Làm việc: Các phong cách tập trung khác nhau cho các nhóm khác nhau
- Kiểm soát trò chuyện theo kênh: Tắt tiếng cuộc trò chuyện nhóm, tập trung vào các yêu cầu trực tiếp.
- Thông báo thông minh: Hoãn thông báo khi bạn đang hoạt động trong ClickUp
- Tạm hoãn, xóa, hủy theo dõi các chủ đề tin nhắn: Giữ hộp thư đến gọn gàng và có chủ đích.
Nhắc nhở ClickUp là công cụ lý tưởng cho những lời nhắc nhở nhanh chóng như gửi email theo dõi, lấy file hoặc kiểm tra tiến độ với đồng nghiệp, mà không cần tạo công việc đầy đủ.
📌 Dưới đây là những việc cần làm:
- Tạo nhắc nhở từ bất kỳ đâu (Phím tắt: R)
- Thêm người được giao nhiệm vụ, ngày đáo hạn, ghi chú và tệp đính kèm.
- Chuyển đổi nhắc nhở thành công việc khi phạm vi công việc mở rộng.
Khi các nhắc nhở đến hạn, chúng sẽ tự động hiển thị trong tab Hộp thư đến của bạn.
🧠 Thực tế thú vị: Sự lan rộng của AI được thể hiện rõ ràng qua thực tế rằng chỉ 7,2% các nhóm cho biết thiết lập AI của họ hiệu quả, và đó chính là nơi ClickUp trở nên quan trọng.
Thay vì phải xử lý một đống công việc lộn xộn, các nhóm mong muốn có một nơi duy nhất nơi công việc và trí tuệ nhân tạo (AI) của họ thực sự hoạt động cùng nhau. Phương pháp thống nhất của ClickUp giúp giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh liên tục, nguyên nhân chính gây ra sự lãng phí nỗ lực này.
Sử dụng các tính năng của ClickUp trên máy tính để bàn
Bây giờ khi bạn đã quen với giao diện, đã đến lúc thực sự tận dụng ClickUp để thực hiện công việc.
Phần này sẽ hướng dẫn bạn qua các tính năng chính để giúp bạn sử dụng ClickUp cho các công việc cá nhân mà không cần chuyển tab. 📝
ClickUp Brain và BrainGPT
ClickUp Brain là trí tuệ nhân tạo (AI) tích hợp sẵn trong ClickUp. Nó có thể tóm tắt các công việc và chủ đề thảo luận, giúp bạn soạn thảo và chỉnh sửa nội dung, cũng như trả lời các câu hỏi dựa trên ngữ cảnh đã có sẵn trong không gian làm việc của bạn.
📌 Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng ClickUp AI:
- Tổng hợp các công việc, tài liệu, chủ đề trò chuyện và thông báo dài.
- Tạo nội dung mới, cập nhật dự án, cuộc họp hàng ngày và tóm tắt hoạt động của nhóm.
- Dịch nội dung ngay lập tức, ở bất kỳ đâu trong ClickUp
- Tìm kiếm trên web và các ứng dụng kết nối như Google Drive hoặc GitHub.
- Đề cập đến công việc, tài liệu và người dùng trực tiếp trong các lời nhắc để nhận được câu trả lời chính xác.
- Kích hoạt AI ở bất kỳ đâu bằng cách nhập @brain để nhận các hành động nhanh chóng hoặc tóm tắt thông minh.
- Sử dụng lệnh /AI Slash để sửa văn bản, viết lại nội dung hoặc khơi gợi ý tưởng mới dựa trên vị trí chính xác của con trỏ chuột.
ClickUp BrainGPT
Bây giờ, đây là phần thú vị. Nếu ClickUp Brain là trí tuệ tích hợp trong ứng dụng, thì ClickUp BrainGPT là trợ lý AI trên desktop với tính năng điều khiển bằng giọng nói, hoạt động trên toàn bộ hệ thống máy tính của bạn.
Vì nó hỗ trợ nhiều mô hình AI, bạn có thể chọn mô hình phù hợp cho từng tác vụ, như ClickUp Brain để nhận câu trả lời trong ngữ cảnh công việc, hoặc chuyển sang ChatGPT, Claude hoặc Gemini khi bạn muốn phong cách suy luận hoặc sáng tạo khác.
Năng suất tập trung vào giọng nói
Một trong những tính năng hữu ích hàng ngày? ClickUp Talk-to-Text, giúp bạn thực hiện công việc nhanh gấp 4 lần.
Thống kê về mệt mỏi khi gõ phím cho thấy 72% người lao động gặp phải sự khó chịu liên quan đến việc gõ phím. Nhưng với tính năng này, bạn có thể hoàn thành báo cáo, cuộc họp đứng, kịch bản hoặc cập nhật cho các bên liên quan mà không cần chạm vào bàn phím. Chỉ cần nhấn fn và bắt đầu nói.
Vì ứng dụng AI bối cảnh thông minh này được kết nối với công việc của bạn, bạn có thể nói "@Jamie" hoặc tham chiếu đến một công việc hoặc tài liệu, và nó sẽ tự động liên kết mọi thứ chính xác. Ngoài ra, BrainGPT có thể viết trôi chảy bằng hơn 50 ngôn ngữ.
Tính năng tìm kiếm cũng được nâng cấp đáng kể. Thay vì phải tìm kiếm từng ứng dụng một, BrainGPT cho phép bạn tìm kiếm toàn diện trên ClickUp, trang web và các ứng dụng kết nối như Google Drive hoặc GitHub.
📌 Đây là cách cài đặt ClickUp BrainGPT
- Truy cập trang chính thức ClickUp BrainGPT và tải xuống BrainGPT cho macOS hoặc Windows.
- Cài đặt trên máy tính của bạn
Đối với macOS:
- Tải xuống trình cài đặt .dmg
- Mở tệp đã tải xuống
- Kéo ứng dụng BrainGPT vào thư mục Ứng dụng của bạn.
- Khởi chạy BrainGPT từ Ứng dụng
Đối với Windows:
- Tải xuống trình cài đặt .exe
- Nhấp đúp vào trình cài đặt và làm theo các hướng dẫn trên màn hình.
- Sử dụng thông tin đăng nhập tài khoản ClickUp của bạn để đăng nhập.
📮 ClickUp Insight: 24% người dùng mơ ước về một "tab chính" có thể xử lý mọi thứ cùng một lúc.
Lý do rất đơn giản: não bộ của chúng ta không được thiết kế để xử lý hàng chục tab mở cùng lúc, và mỗi cửa sổ mới mở ra đều gây ra áp lực tinh thần và gánh nặng nhận thức, ngay cả khi bạn không nhận ra điều đó. 🧠
Với ClickUp BrainGPT, bạn có thể tập trung thông tin, tìm kiếm qua nhiều mô hình AI và truy cập ngay lập tức những gì bạn cần. Trợ lý AI trên desktop này cung cấp cho bạn một điểm truy cập duy nhất mà không cần lo lắng về việc mở quá nhiều cửa sổ. Ít lộn xộn, ít căng thẳng, nhiều kiểm soát hơn. ✨
Trợ lý AI
Autopilot Agents và Super Agents giúp không gian làm việc của bạn tự động vận hành, đảm bảo các cập nhật không bị bỏ sót trong cuộc trò chuyện và các mục không bị lạc trong ghi chú của cuộc họp.
Autopilot Agents (các trợ lý dựa trên quy tắc, luôn hoạt động)
Các tác nhân Autopilot có thể thực hiện hành động tại một địa điểm cụ thể, như Không gian, Thư mục, Danh sách công việc hoặc Chat Channel, dựa trên các quy tắc bạn định nghĩa. Ví dụ, chúng có thể đăng cập nhật định kỳ, tóm tắt hoạt động, trả lời các câu hỏi lặp lại hoặc chuyển đổi tin nhắn thành công việc có cấu trúc khi có sự kiện kích hoạt xảy ra.
Khi cài đặt, bạn thường xác định:
- Kích hoạt: Thời gian đã lên lịch, tin nhắn mới, công việc được tạo/cập nhật, v.v.
- Điều kiện: Các quy tắc tùy chọn để xác định thời điểm nhân viên hỗ trợ nên thực hiện hành động (từ khóa, mức độ ưu tiên, trạng thái, người được giao nhiệm vụ và nhiều hơn nữa)
- Hành động: Những gì nó nên làm (đăng tóm tắt, tạo hoặc cập nhật công việc, chỉ định chủ sở hữu, thêm bình luận và nhiều hơn nữa)
- Kiến thức: Những gì nó có thể tham chiếu (các công việc, tài liệu và kênh mà bạn cho phép)
Nếu bạn muốn bắt đầu nhanh chóng, bạn có thể kích hoạt các tùy chọn đại lý đã được xây dựng sẵn (sự sẵn có có thể khác nhau tùy thuộc vào không gian làm việc và kế hoạch), chẳng hạn như:
- Báo cáo hàng tuần
- Trợ lý Báo cáo Hàng ngày
- Nhóm StandUp Agent
- Trợ lý Trả lời Tự động
Siêu Đại lý (các đại lý chuyên biệt, tương tự như vai trò, để thực thi sâu hơn)
Super Agents là lớp nâng cao để xây dựng các tác nhân chuyên biệt, có chức năng tương tự như vai trò, chẳng hạn như phân loại tiếp nhận, điều phối dự án hoặc xử lý các trường hợp khẩn cấp.
Điều làm nên sự khác biệt của Super Agents là bạn có thể cung cấp cho chúng hướng dẫn rõ ràng và phạm vi kiến thức được định nghĩa, giúp chúng hoạt động nhất quán và xử lý các quy trình phức tạp, nhiều bước. Thay vì "AI tóm tắt", Super Agents được thiết kế cho "AI hỗ trợ vận hành quy trình".
Ví dụ: Trong kênh phát hành, mọi người có thể cập nhật thông tin như “thiết kế bị chặn” hoặc “chúng ta cần sự phê duyệt trước thứ Sáu”. Một Super Agent có thể phát hiện yêu cầu, tạo hoặc cập nhật công việc phù hợp, giao nhiệm vụ cho người chịu trách nhiệm, cài đặt ngày đáo hạn hoặc quy tắc nâng cấp, và duy trì kế hoạch.
Cách kích hoạt hoặc quản lý Agents
- Truy cập vào Không gian, Thư mục, Danh sách công việc hoặc Kênh trò chuyện nơi nhân viên cần thực hiện công việc.
- Nhấp vào biểu tượng Agents (biểu tượng robot/AI)
- Chọn một tùy chọn có sẵn hoặc lựa chọn Tạo Đại lý Tùy chỉnh
- Cấu hình Kích hoạt → Điều kiện → Actions → Knowledge, sau đó bật tính năng này.
Khám phá các trợ lý AI tốt nhất cho năng suất bán hàng và tự động hóa CRM. 👇🏼
Bảng điều khiển và báo cáo
Bảng điều khiển ClickUp kết hợp các chỉ số, cập nhật và thông tin chi tiết bằng cách sử dụng Thẻ (các khối xây dựng cơ bản của mỗi Bảng điều khiển). Mỗi thẻ lấy dữ liệu thực tế, thời gian thực từ Không gian Làm việc ClickUp và biến nó thành một biểu đồ trực quan, có thể theo dõi và thực hiện được.
Các thẻ được sắp xếp theo danh mục để bạn có thể nhanh chóng tìm thấy dữ liệu muốn hiển thị:
- Tính năng: Các thẻ phổ biến và mới mà bạn có thể thêm mà không cần suy nghĩ quá nhiều.
- Thẻ AI: Tích hợp ClickUp Brain vào báo cáo của bạn với các thẻ như: AI Brain: Chạy các lệnh tùy chỉnh để trích xuất thông tin hoặc tóm tắt AI StandUp: Hiển thị những gì bạn đã làm trong một khoảng thời gian đã lựa chọn AI Team StandUp: Tóm tắt được nhóm theo các thành viên nhóm đã lựa chọn
- AI Brain: Chạy các lệnh tùy chỉnh để trích xuất thông tin hoặc tóm tắt.
- AI StandUp: Trình bày những công việc bạn đã thực hiện trong một khoảng thời gian đã lựa chọn.
- AI Team StandUp: Tóm tắt được nhóm theo các thành viên được lựa chọn trong nhóm.
- AI Brain: Chạy các lệnh tùy chỉnh để trích xuất thông tin hoặc tóm tắt.
- AI StandUp: Trình bày những công việc bạn đã thực hiện trong một khoảng thời gian đã được lựa chọn.
- AI Team StandUp: Tóm tắt được nhóm theo các thành viên được lựa chọn trong nhóm.
- Tùy chỉnh (Biểu đồ): Tạo báo cáo trực quan của riêng bạn. Một số tùy chọn bao gồm biểu đồ cột, biểu đồ tròn và biểu đồ đường.
- Thẻ Sprint: Theo dõi tiến độ theo phương pháp Agile, bao gồm biểu đồ Burndown, biểu đồ Velocity và khối lượng công việc Sprint.
- Theo dõi thời gian: Rất hữu ích cho việc tính phí và quản lý tài nguyên. Xem số giờ được phân loại theo Người được giao, Công việc hoặc Dự án.
Tùy thuộc vào kế hoạch của bạn, bạn có thể xuất các thẻ riêng lẻ dưới dạng PDF, PNG, JPEG, SVG hoặc thậm chí CSV. Muốn chia sẻ chế độ xem toàn bộ? Xuất toàn bộ bảng điều khiển của bạn dưới dạng PDF để truy cập ngoại tuyến nhanh chóng.
🔍 Bạn có biết? Nghiên cứu Total Economic Impact™ (TEI) của Forrester cho thấy một tổ chức sử dụng ClickUp đã đạt được tỷ suất hoàn vốn (ROI) 384% và tiết kiệm được 92.400 giờ năng suất vào năm thứ 3 nhờ tự động hóa và trí tuệ nhân tạo (AI).
Đó là khoảng ~44 năm sức chứa (giả sử 2.080 giờ công việc mỗi năm FTE), đạt được vào năm thứ 3.
Tích hợp
Nếu công việc của nhóm bạn được phân tán trên hàng chục ứng dụng khác nhau, các tích hợp ClickUp sẽ giúp bạn gom tất cả lại một chỗ mà không gặp rắc rối do sự phân tán của các dịch vụ SaaS.
ClickUp cung cấp hàng chục tích hợp sẵn sàng sử dụng với các công cụ như Slack, Lịch Google, GitHub, Email, HubSpot, Calendly, Office 365 và thậm chí Notion, giúp giải quyết tình trạng phân tán công việc trong ClickUp.
Sử dụng tích hợp ClickUp với Slack:
- Chuyển đổi tin nhắn Slack thành nhiệm vụ ClickUp mà không cần rời khỏi trò chuyện.
- Nhận cập nhật công việc theo thời gian thực trong các kênh bạn chọn.
- Kích hoạt thông báo Slack bằng cách sử dụng tự động hóa (như thay đổi ngày đáo hạn).
Những việc cần làm với các tích hợp ClickUp Google Workspace:
- Đính kèm, tạo và tìm kiếm tệp Google Drive bên trong ClickUp
- Đồng bộ sự kiện và công việc Lịch Google theo cả hai chiều.
- Tìm kiếm hộp thư đến Gmail mà không cần rời khỏi ClickUp
Làm việc với tích hợp ClickUp GitHub:
- Kết nối các repo với Spaces để hiển thị các vấn đề và yêu cầu kéo (PRs) tự động.
- Kết nối các commit, nhánh và yêu cầu Hợp nhất với các nhiệm vụ ClickUp.
- Tìm kiếm tệp GitHub bằng tính năng Tìm kiếm Kết nối
Mẹo để tối ưu hóa năng suất
Ứng dụng ClickUp trên máy tính mang đến cho bạn những cách thức nhanh chóng để hoàn thành công việc. Sử dụng những mẹo nhanh này để duy trì sự tập trung, chuyển đổi giữa các công việc một cách mượt mà và giữ cho công việc luôn trên đúng hướng.
Công việc trên các quy trình đa cửa sổ
Khi bạn phải xử lý nhiều ưu tiên cùng lúc, việc chuyển đổi liên tục giữa các tab có thể làm chậm tiến độ công việc. Ứng dụng ClickUp trên máy tính giải quyết vấn đề này bằng cách cho phép bạn mở tài liệu, công việc và bảng điều khiển song song bên cạnh nhau.
Dưới đây là cách tận dụng tối đa năng suất đa cửa sổ trong ClickUp:
- Tham khảo và cập nhật cùng lúc: Giữ tài liệu dự án mở trong khi cập nhật các công việc liên quan trong cửa sổ khác.
- Theo dõi và thực hiện song song: Theo dõi các bảng điều khiển cập nhật mỗi 30 phút và đang theo dõi thời gian trên toàn bộ không gian làm việc của bạn.
- So sánh dễ dàng: So sánh tài liệu, xem xét nhiều công việc hoặc xác minh chi tiết giữa các nguồn.
- Giữ trật tự theo cách của bạn: Giữ các công việc ưu tiên luôn hiển thị để không bỏ sót bất kỳ điều gì.
Giữ năng suất làm việc cao ngay cả khi offline
Không có Wi-Fi? Không sao cả.
Chế độ Offline của ClickUp giúp công việc của bạn tiếp tục diễn ra ngay cả khi kết nối internet bị gián đoạn, khiến nó trở thành một trong những công cụ thiết yếu cho làm việc tại nhà mà bạn không nhận ra mình cần cho đến khi thực sự cần. Chế độ này có sẵn trên tất cả các kế hoạch và hoạt động trên web, ứng dụng máy tính và ứng dụng di động.
Khi ClickUp phát hiện bạn đang làm việc ngoại tuyến, nó sẽ thông báo cho bạn, giúp bạn tiếp tục công việc mà không bị gián đoạn.
📌 Dưới đây là những việc cần làm khi không có kết nối internet:
1️⃣ Tạo công việc và nhắc nhở
- Tiếp tục ghi chép ý tưởng và thực hiện công việc như thể bạn đang trực tuyến.
- Các công việc mới và nhắc nhở sẽ đồng bộ tự động ngay khi kết nối của bạn được khôi phục.
- Lưu ý nhanh: Bạn không thể tạo công việc con khi làm việc ngoại tuyến, nhưng có thể chuyển đổi công việc thành công việc con sau này.
2️⃣ Chế độ xem các công việc và ghi chú mà bạn đã mở gần đây
- Tất cả dữ liệu được lưu trữ cục bộ vẫn có thể truy cập được.
- Kiểm tra chi tiết, tham khảo ghi chú và duy trì sự tổ chức từ bất kỳ đâu.
Sử dụng phím tắt để làm việc nhanh hơn
Dưới đây là danh sách đầy đủ các phím tắt quan trọng của ClickUp để điều hướng và thực hiện các thao tác một cách hiệu quả trong ứng dụng ClickUp trên máy tính:
Ghi chú: Hầu hết các phím tắt trên bàn phím trong ClickUp sử dụng các thiết lập mặc định chung và không thể tùy chỉnh. Tuy nhiên, một số phím tắt của ứng dụng máy tính (như “Tạo công việc mới” và “Mở Trung tâm điều khiển”) có thể được thay đổi trong cài đặt ứng dụng máy tính của bạn. Để xem hoặc điều chỉnh các phím tắt có sẵn, hãy kiểm tra cài đặt cá nhân hoặc cài đặt Không gian Làm việc của bạn.
Phím tắt toàn cầu
| Hành động | Phím tắt trên Mac | Phím tắt Windows |
| Tạo công việc mới | Cmd + E | Ctrl + E |
| Tạo nhắc nhở | R | R |
| Thanh lệnh Open AI (toàn bộ desktop) | Cmd + J | Ctrl + J |
| Thanh lệnh Open AI (trong ứng dụng) | Cmd + K | Ctrl + K |
| Mở Notepad | N hoặc P | N hoặc P |
| Hiển thị/ẩn thanh bên | Cmd + \ | Ctrl + \ |
| Cuộn đến vị trí hiện tại trong thanh bên | Cmd + I | Ctrl + I |
Ghi chú: Cmd/Ctrl + J sẽ mở thanh lệnh AI từ bất kỳ đâu trên máy tính của bạn nếu ứng dụng máy tính đang chạy. Cmd/Ctrl + K sẽ mở nó trong cửa sổ ứng dụng.
Ghi chú: Cmd/Ctrl + J sẽ mở thanh lệnh AI từ bất kỳ đâu trên máy tính của bạn nếu ứng dụng máy tính đang chạy. Cmd/Ctrl + K sẽ mở nó trong cửa sổ ứng dụng.
Phím tắt công việc
| Hành động | Phím tắt |
| Thay đổi trạng thái | Shift + S |
| Thêm bình luận | Shift + M |
| Đặt Ngày | Shift + D |
| Gán người được giao | Shift + A |
| Giao công việc cho chính mình | M |
| Thêm vào Danh sách Ưu tiên | Option + A (Mac) / Alt + A (Win) |
| Đồng hồ bấm giờ | Shift +. |
| Thẻ | Shift + L |
| Công việc con | Shift + T |
| Ưu tiên | Shift + P |
| Di chuyển giữa các công việc trong Danh sách công việc | Ctrl + Shift + Phím mũi tên trái/phải |
Phím tắt trong trình chỉnh sửa văn bản
| Hành động | Phím tắt trên Mac | Phím tắt Windows |
| Lệnh Slash | / | / |
| Đề cập đến người dùng | @ | @ |
| Đề cập đến công việc | @@ | @@ |
| Đề cập đến tài liệu | @@@ | @@@ |
| Chỉnh sửa bình luận gần đây nhất | Mũi tên lên | Mũi tên lên |
| Thêm biểu tượng cảm xúc | : | : |
| Dán văn bản/hình ảnh | Cmd + V | Ctrl + V |
| Liên kết (đánh dấu văn bản) | Cmd + K | Ctrl + K |
| Sao chép văn bản đã lựa chọn | Cmd + D | Ctrl + D |
| Căn lề trái cho văn bản | Cmd + Shift + L | Ctrl + Shift + L |
| Căn chỉnh văn bản sang phải | Cmd + Shift + R | Ctrl + Shift + R |
| Căn giữa văn bản | Cmd + Shift + E | Ctrl + Shift + E |
| Định dạng mã trong dòng | Cmd + Shift + C | Ctrl + Shift + C |
| Tạo danh sách gạch đầu dòng | Cmd + Shift + 9 | Ctrl + Shift + 9 |
| Tạo danh sách kiểm tra | Cmd + Shift + 8 | Ctrl + Shift + 8 |
| Tạo danh sách công việc có số thứ tự | Cmd + Shift + 7 | Ctrl + Shift + 7 |
| Tạo tiêu đề lớn | Option + Cmd + 1-4 | Alt + Ctrl + 1-4 |
Phím tắt trò chuyện
| Hành động | Phím tắt trên Mac | Phím tắt Windows |
| Soạn tin nhắn | Cmd + G | Ctrl + G |
| Tìm kiếm tin nhắn | Cmd + F | Ctrl + F |
| Nhảy đến tin nhắn chưa đọc đầu tiên | Cmd + Shift + J | Ctrl + Shift + J |
Phím tắt ClickUp Brain
| Hành động | Phím tắt trên Mac | Phím tắt Windows |
| Mở ClickUp Brain | Option + K | Alt + K |
| Thanh lệnh Open AI (ứng dụng máy tính) | Cmd + J | Ctrl + J |
| Thanh lệnh Open AI (trình duyệt) | Cmd + K | Ctrl + K |
| Sử dụng lệnh /ai Slash Command | /ai trong bất kỳ trường văn bản nào | /ai trong bất kỳ trường văn bản nào |
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bật/tắt phím tắt bàn phím và khám phá tất cả các lệnh có sẵn ngay từ cài đặt của bạn. Nhấp vào hình đại diện cá nhân của bạn > Phím tắt bàn phím, sau đó duyệt qua từng danh mục bên trái để xem tất cả các phím tắt bạn có thể sử dụng.
Tự động hóa các bước lặp lại
ClickUp tự động hóa xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại, giúp nhóm của bạn không cần phải làm điều đó. Chúng phản ứng với các cập nhật, áp dụng quy tắc quy trình và tự động đẩy công việc tiến triển, giữ cho các dự án được tổ chức và đi đúng hướng mà không cần theo dõi thủ công liên tục.
Mỗi quy trình tự động hóa đều tuân theo một cấu trúc đơn giản nhưng mạnh mẽ:
- Kích hoạt: Sự kiện kích hoạt quy trình tự động hóa (ví dụ: thay đổi trạng thái, ngày đáo hạn đến).
- Điều kiện: Bộ lọc tùy chọn (ví dụ: ưu tiên là Cấp bách, thẻ chứa ‘Review’)
- Hành động: Những gì hệ thống nên thực hiện tự động (ví dụ: gán người dùng, di chuyển công việc, gửi email)
Sau khi được kích hoạt, quy tắc sẽ tự động chạy mà không cần mã.
Để nâng cao năng suất làm việc lên một tầm cao mới, bạn có thể sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động hóa công việc với ClickUp Brain. Điều này mở ra một loạt các công việc mới, bao gồm:
- AI Assign: Tự động chọn người phù hợp nhất cho một công việc dựa trên các tiêu chí tùy chỉnh của bạn.
- AI Ưu tiên: Đặt ưu tiên đúng bằng các tiêu chí tùy chỉnh của bạn (ví dụ: 'đánh dấu là khẩn cấp nếu bao gồm 'khách hàng khiếu nại')
- Trợ lý AI: Yêu cầu Trợ lý hoàn thành công việc nhiều bước.
- Trường AI: Tạo Trường AI để tạo tóm tắt, bản dịch, danh sách công việc và nhiều hơn nữa dựa trên nội dung công việc.
Vấn đề thường gặp và cách khắc phục
Dưới đây là hướng dẫn khắc phục sự cố nhanh chóng giúp bạn chẩn đoán và sửa chữa các vấn đề phổ biến nhất một cách nhanh chóng.
Vấn đề đăng nhập
Nếu bạn không thể đăng nhập (bị kẹt ở màn hình tải, lỗi liên tục hoặc màn hình trống), hãy thử các bước cơ bản trước tiên: kiểm tra lại thông tin đăng nhập của bạn và đảm bảo kết nối mạng ổn định.
Đôi khi vấn đề xuất phát từ dữ liệu cục bộ bị hỏng. Xóa bộ nhớ cache của ứng dụng (hoặc xóa thư mục ClickUp khỏi dữ liệu hệ thống) và sau đó khởi động lại ứng dụng thường giải quyết các vấn đề đăng nhập kéo dài. Ngoài ra, hãy đảm bảo bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất của ứng dụng.
Đồng bộ hóa công việc và cập nhật
Nếu các công việc hoặc cập nhật của bạn không hiển thị trên các thiết bị, trước tiên hãy kiểm tra xem bạn đã kết nối với internet và máy chủ của ClickUp đang hoạt động (không phải sự cố toàn cầu).
Tiếp theo, hãy đảm bảo ứng dụng đã được cập nhật. Các phiên bản cũ có thể gặp lỗi đồng bộ. Nếu vấn đề vẫn tiếp diễn, hãy thử làm mới thủ công hoặc mở lại ứng dụng máy tính. Nếu bạn đã thực hiện thay đổi từ thiết bị di động hoặc trình duyệt, hãy đăng xuất và đăng nhập lại trên các thiết bị khác, điều này thường kích hoạt quá trình đồng bộ mới.
Thông báo không hiển thị
Thường thì việc không nhận được thông báo chỉ là vấn đề cài đặt. Đầu tiên, hãy xác nhận rằng thông báo trên desktop đã được bật.
Sau đó, kiểm tra quyền truy cập thông báo của hệ điều hành và đảm bảo ClickUp được phép gửi thông báo đẩy.
Nếu vẫn không thành công, hãy đăng xuất và đăng nhập lại, hoặc khởi động lại ứng dụng.
Ứng dụng bị treo
Nếu ClickUp bị treo, đơ hoặc không khởi động được, hãy xác nhận rằng bạn đang sử dụng phiên bản mới nhất thông qua menu ‘Giới thiệu về ClickUp’ hoặc menu cập nhật.
Nếu việc cập nhật không giúp được, việc cài đặt lại hoàn toàn có thể xóa các tệp bị hỏng. Trên macOS, xóa thư mục dữ liệu người dùng (~/Library/Application Support/ClickUp), sau đó khởi động lại ứng dụng. Trên Windows, gỡ cài đặt, xóa thư mục %AppData%\Roaming\ClickUp và cài đặt lại.
Ngoài ra, hãy kiểm tra việc sử dụng tài nguyên hệ thống. Nếu máy tính của bạn thiếu bộ nhớ hoặc CPU, việc đóng các ứng dụng nặng khác trước khi khởi chạy ClickUp có thể cải thiện tính ổn định.
Tối ưu hóa hiệu quả với ứng dụng ClickUp trên máy tính
Công việc từ xa và kết hợp mang lại những thách thức riêng: công cụ phân tán, mất bối cảnh và chuyển đổi ứng dụng liên tục.
Ứng dụng ClickUp trên máy tính giải quyết vấn đề này bằng cách tập hợp tất cả những gì nhóm của bạn cần vào một không gian làm việc thống nhất. Với cập nhật thời gian thực, tự động hóa và truy cập ngoại tuyến, nhóm của bạn có thể hợp tác mượt mà dù ở bất kỳ đâu.
Đăng ký ClickUp miễn phí và biến các quy trình làm việc rời rạc của bạn thành một nguồn năng suất duy nhất.
Câu hỏi thường gặp
Đúng vậy, ClickUp hỗ trợ Chế độ Ngoại tuyến trên desktop. Bạn có thể xem các công việc và ghi chú đã mở gần đây, thậm chí tạo công việc mới hoặc lời nhắc nhở ngay cả khi không kết nối internet. Khi kết nối lại, mọi thứ sẽ đồng bộ tự động.
Thông thường, có. Phiên bản desktop thường phản hồi nhanh hơn và tránh được tình trạng giật lag và tiêu tốn tài nguyên hệ thống mà đôi khi xảy ra khi chạy ClickUp trong trình duyệt.
Hầu hết các tính năng chính, như Công việc, Tài liệu, Trò chuyện, AI và Thông báo, đều hoạt động trong ứng dụng máy tính. Tuy nhiên, một số tính năng có thể hoạt động hơi khác so với phiên bản web (ví dụ: một số tích hợp hoặc nhúng dựa trên trình duyệt).
BrainGPT (trước đây là Brain MAX) là trải nghiệm AI đồng hành của ClickUp, hỗ trợ ghi chú bằng giọng nói và truy cập nhanh hơn để giúp bạn thực hiện công việc trên các công việc, tài liệu và bối cảnh kết nối.
Đúng vậy, các Agent có thể thực hiện các hành động dựa trên các điều kiện kích hoạt và hướng dẫn mà bạn cấu hình bên trong ClickUp. Các thiết lập nâng cao có thể sử dụng Super Agents cho các quy trình làm việc chuyên biệt hơn.