Bạn có bao giờ cảm thấy mình phải dành hàng giờ cho các công việc lặp đi lặp lại mà cảm thấy… vô nghĩa? Như sao chép dữ liệu giữa các công cụ, giao công việc cho đúng người phụ trách khi trạng thái thay đổi, và gửi nhắc nhở cho các công việc đến hạn hoặc quá hạn.
Khoảng 60% tổ chức báo cáo rằng các nhóm của họ mất 5 giờ mỗi tuần cho các công việc thủ công và quy trình lặp đi lặp lại. Đó là 1,5 tháng trong một năm! Hãy tưởng tượng sự lãng phí của những công việc lặp đi lặp lại này, vốn có thể được tự động hóa một cách dễ dàng!
Nếu phần mềm quản lý dự án của bạn có thể phát hiện các công việc lặp lại và thậm chí tự động hóa chúng? Nghe có vẻ quá tốt để là sự thật?
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu ba công cụ quản lý dự án (PM) có khả năng tự động nhận diện các công việc trùng lặp và giúp bạn lấy lại những giờ quý giá đó.
Phần mềm quản lý dự án tự động nhận diện các công việc trùng lặp chỉ trong nháy mắt
| Tên công cụ | Phù hợp nhất cho | Tính năng chính | Giá cả* |
| ClickUp | Quản lý dự án, quản lý công việc và hợp tác được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) | Brain và Brain MAX, Ưu tiên nhiệm vụ ClickUp, Tự động hóa và Trợ lý | Miễn phí vĩnh viễn; tùy chỉnh có sẵn cho doanh nghiệp. |
| Motion | Ưu tiên công việc và lịch trình dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) | Quản lý Dự án AI, Quản lý Công việc AI, Ghi chú AI | Các kế hoạch trả phí bắt đầu từ $29/tháng cho mỗi người dùng. |
| Notion AI | Tài liệu được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) | Trợ lý không gian làm việc AI, Tự động điền AI, Hỏi đáp AI | Miễn phí; Kế hoạch trả phí bắt đầu từ $12/tháng cho mỗi người dùng. |
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Nhóm biên tập của chúng tôi tuân thủ quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và không thiên vị nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực sự của sản phẩm.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
⚡ Kho mẫu: Mẫu theo dõi nhiều dự án miễn phí để phát hiện các mối quan hệ phụ thuộc và ưu tiên các công việc.
Những tiêu chí nào bạn nên xem xét khi chọn phần mềm quản lý dự án có khả năng tự động nhận diện các công việc trùng lặp?
Cách nhanh nhất để loại bỏ công việc trùng lặp là để phần mềm quản lý dự án tự động hóa chúng. Dưới đây là các tính năng giúp tự động hóa trở nên khả thi:
- Ưu tiên công việc: Tìm kiếm các cờ ưu tiên linh hoạt, Trường Tùy chỉnh hoặc thuật toán tích hợp sẵn để xác định công việc nào cần được ưu tiên xử lý trước và công việc nào có thể hoãn lại.
- Phụ thuộc công việc: Phần mềm quản lý dự án nên cho phép bạn liên kết các công việc để công việc phụ thuộc được hiển thị rõ ràng.
- Tự động hóa quy trình làm việc: Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho phép bạn tạo quy tắc và điều kiện kích hoạt để tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại mà không cần mã hóa, với thiết lập tối thiểu.
- Trí tuệ nhân tạo (AI) theo ngữ cảnh: Nó nên sử dụng logic thông minh để phân tích các công việc tương tự, hiển thị nội dung trùng lặp, đề xuất hợp nhất công việc hoặc đánh dấu các công việc có khả năng trùng lặp dựa trên các mẫu hoạt động trong quá khứ.
- Tự động hóa công việc lặp lại: Các công việc định kỳ nên được tự động tạo ra hoặc kích hoạt theo các khoảng thời gian đã định (hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng) cho các nhà quản lý dự án.
- Báo cáo thời gian thực: Bạn cần các bảng điều khiển hoặc phân tích trong phần mềm quản lý công việc để hiển thị các chỉ số như công việc quá hạn, tải tài nguyên, v.v.
Phần mềm quản lý dự án tốt nhất có khả năng tự động nhận diện các công việc trùng lặp
Dưới đây là những lựa chọn hàng đầu của chúng tôi về phần mềm quản lý dự án tốt nhất. Chúng sử dụng tự động hóa để phát hiện các công việc trùng lặp, loại bỏ các cập nhật thủ công và giải phóng nhóm của bạn để tập trung vào công việc có ý nghĩa.
1. ClickUp (Tốt nhất cho quản lý dự án và hợp tác được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo)
Hầu hết phần mềm quản lý dự án chỉ hiển thị các công việc mà bạn tạo ra. Nó không thể cho bạn biết rằng công việc “thiết kế lại luồng onboarding khách hàng” trong sprint của nhóm sản phẩm thực chất giống hệt với công việc “cải thiện trải nghiệm người dùng mới” đang nằm trong danh sách công việc chưa hoàn thành của nhóm marketing.
ClickUp giải quyết vấn đề này với tư cách là Không gian Làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, kết hợp tất cả các ứng dụng công việc, dữ liệu và quy trình làm việc, nơi AI có thể nhận diện các mẫu dữ liệu trên toàn bộ hoạt động của bạn.
Vì tất cả các công việc, dự án, tài liệu và cuộc hội thoại của nhóm đều được lưu trữ trên một nền tảng duy nhất, trí tuệ nhân tạo (AI) của ClickUp có thể nhận diện khi nhiều người đang giải quyết các vấn đề tương tự, khi mô tả công việc trùng lặp đáng kể hoặc khi các yêu cầu mới trùng lặp với công việc đã có sẵn.
Do đó, ClickUp loại bỏ sự lan rộng công việc để cung cấp 100% bối cảnh—có nghĩa là AI không chỉ hiểu các công việc riêng lẻ mà còn cách chúng liên quan đến nhau giữa các nhóm và dòng thời gian, phát hiện các công việc trùng lặp mà nếu không sẽ bị ẩn cho đến khi quá muộn.
Hãy cùng tìm hiểu chi tiết các tính năng của nó.
Thiết lập hệ thống ưu tiên với ClickUp Task Priorities and Dependencies
Nếu không có hệ thống ưu tiên, thật khó để phân biệt điều gì quan trọng và điều gì không. Đó là lúc các công việc giá trị thấp lọt vào quy trình làm việc.
Với nhiệm vụ ClickUp, mọi công việc đều được quản lý trong một không gian làm việc tập trung, bao gồm tài liệu, bình luận, công việc con, mối quan hệ phụ thuộc và nhiều tính năng khác. Điều này giúp giảm thiểu nguồn gốc chính của sự trùng lặp: công việc bị phân tán trên nhiều công cụ khác nhau.
Các công cụ tìm kiếm và lọc nâng cao của ClickUp giúp bạn nhanh chóng tìm kiếm các công việc có từ khóa, thẻ hoặc Trường Tùy chỉnh trùng khớp. Ví dụ, bạn có thể tìm kiếm tất cả các công việc chứa từ “onboarding” hoặc lọc theo thẻ cụ thể như “urgent”.
Điều này giúp dễ dàng phát hiện công việc trùng lặp hoặc lặp lại, đặc biệt trong các dự án lớn hoặc giữa các nhóm khác nhau.
Tính năng Ưu tiên và Phụ thuộc của ClickUp đưa điều này lên một tầm cao mới. Ghi chú tất cả các công việc của bạn bằng bốn cờ: Khẩn cấp, Cao, Bình thường, Thấp, để mọi người biết phải làm gì và khi nào. Tính năng Phụ thuộc giúp bạn theo dõi công việc nào đang chờ công việc khác. Sắp xếp, lọc hoặc nhóm công việc theo ưu tiên trong chế độ xem Xem dạng danh sách hoặc Bảng. Các công việc tương tự hoặc có giá trị thấp sẽ được hiển thị ngay lập tức và không bị lạc trong đống lộn xộn.
Với ClickUp AI, bạn thậm chí có thể tự động gán ưu tiên dựa trên các yêu cầu của bạn, đảm bảo rằng các công việc có tác động lớn nhất được ưu tiên hàng đầu.
Sau đó là các thẻ AI của ClickUp.
Bạn có thể tùy chỉnh các thẻ này bằng cách lọc các công việc, công việc con, mục đã lưu trữ hoặc phạm vi thời gian, giúp dễ dàng phát hiện các điểm nghẽn hoặc công việc trùng lặp không nên có trong quy trình làm việc.
Nhận thông tin chi tiết dựa trên ngữ cảnh với ClickUp Brain
ClickUp Brain là trợ lý AI cá nhân của bạn, hiểu bối cảnh công việc của bạn và cung cấp những thông tin hữu ích mà bạn thường phải mất hàng giờ để tìm kiếm.
ClickUp Brain phân tích không gian làm việc của bạn để tìm các công việc có tiêu đề, mô tả hoặc người được giao tương tự và đánh dấu các công việc trùng lặp tiềm ẩn. Nó có thể đề xuất các gợi ý như: “Các công việc này trông giống nhau — hãy xem xét hợp nhất hoặc cập nhật.”
Với ClickUp Brain, bạn có thể:
- Gán ưu tiên tự động dựa trên nội dung công việc
- Gán thẻ cho công việc một cách chính xác (Brain đề xuất các thẻ liên quan để giảm bớt nỗ lực thủ công)
- Tổng hợp những thay đổi trong dự án ngay lập tức.
- Tạo báo cáo chỉ ra nơi cần tập trung nỗ lực tiếp theo.
Đó chưa phải là tất cả. ClickUp Brain’s Enterprise Search là công cụ được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), giúp thống nhất việc tìm kiếm thông tin trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm Google Drive, Notion, Slack và Gmail.
Với tính năng tìm kiếm thống nhất, bạn có thể nhanh chóng quét tài liệu, công việc và tin nhắn trên tất cả các ứng dụng kết nối của mình tại một nơi duy nhất – không còn phải chuyển đổi giữa các công cụ. Ngoài ra, tính năng chỉ mục thời gian thực đảm bảo bạn luôn tìm kiếm dữ liệu mới nhất (kể cả khi nó bị ẩn trong các danh sách công việc hoặc ứng dụng khác nhau).
⭐ Ưu đãi đặc biệt: Muốn AI phát hiện công việc trùng lặp trước khi bắt đầu? ClickUp Brain MAX hiểu toàn bộ không gian làm việc của bạn — mọi công việc, dự án, tài liệu và cuộc hội thoại. Đây là cách thức hoạt động:
- Phát hiện trùng lặp chủ động: Khi một nhà thiết kế tạo công việc "thiết kế lại giao diện điều hướng ứng dụng di động" trong khi một nhóm khác có tiến độ công việc "cải thiện trải nghiệm người dùng (UX) của menu ứng dụng" đang được thực hiện, Brain MAX phát hiện sự trùng lặp và cảnh báo các bên liên quan.
- Tìm kiếm vượt ra ngoài tiêu đề công việc: Brain MAX tìm kiếm qua mô tả công việc, bình luận, tệp đính kèm và các cuộc hội thoại liên quan để phát hiện các nỗ lực trùng lặp ngay cả khi ngôn ngữ sử dụng khác nhau.
- Tính năng hiển thị xuyên nhóm: Vì Brain MAX truy cập toàn bộ không gian làm việc của bạn, nó phát hiện các tác vụ trùng lặp giữa các bộ phận mà bạn sẽ không bao giờ phát hiện được trong công việc của nhau.
- Kiểm tra trùng lặp bằng giọng nói: Sử dụng tính năng Chuyển giọng nói thành văn bản để hỏi Brain MAX xem công việc đã tồn tại chưa trước khi tạo công việc mới. Chỉ cần nói, “Có ai đang làm việc trên bản trình bày bán hàng quý 2 không?” và nhận câu trả lời ngay lập tức.
- Nhiều mô hình AI hoạt động cùng nhau: Brain MAX tích hợp ChatGPT, Claude, Gemini và các mô hình AI hàng đầu khác vào không gian làm việc của bạn, giúp bạn có được khả năng tốt nhất cho các công việc khác nhau.
Đặt quy tắc tùy chỉnh để tự động hóa các công việc lặp lại bằng ClickUp Automations
ClickUp Automations cho phép bạn tạo quy tắc tùy chỉnh không cần mã hoặc chọn từ thư viện các mẫu có sẵn để tự động hóa các công việc lặp lại.
Bạn có thể cài đặt các quy trình tự động hóa để nhận thông báo khi một công việc mới trùng khớp với tiêu chí của một công việc đã có (ví dụ: cùng dự án, tiêu đề tương tự hoặc thẻ). Điều này giúp phát hiện các công việc trùng lặp ngay từ giai đoạn tạo/lập mới.
Ví dụ, nếu ai đó tạo một công việc có tên “Cập nhật băng rôn trang web” và đã có một công việc tương tự tồn tại, ClickUp có thể tự động thông báo cho bạn hoặc người tạo công việc, giảm thiểu rủi ro công việc trùng lặp.
Ngoài ra, các công cụ thao tác hàng loạt của ClickUp cho phép bạn hợp nhất, cập nhật hoặc xóa chúng theo nhóm, tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm bớt rác rưởi.
Để hiểu rõ hơn về cách tự động hóa quy trình làm việc của bạn, hãy xem video này.
Hãy để Super Agents giúp bạn thực hiện những việc cần làm nặng nhọc
Hầu hết các công cụ AI đều nằm ngoài quy trình làm việc của bạn. Trong khi đó, ClickUp Agents hoạt động trong Không gian Làm việc ClickUp, không chỉ đề xuất mà còn giúp giảm bớt công việc trùng lặp.
ClickUp Agents hoạt động như những đồng nghiệp AI mà bạn có thể giao công việc. Gắn thẻ họ vào một công việc hoặc kích hoạt họ thông qua tự động hóa, và họ sẽ tiếp quản các công việc lặp đi lặp lại hoặc có nhiều công việc trùng lặp, chẳng hạn như:
- Quét các công việc và tài liệu để xác định sự trùng lặp hoặc dư thừa.
- Cập nhật và đóng các công việc không còn liên quan.
- Tạo bản tóm tắt để nhóm không phải viết lại các bản cập nhật trạng thái.
- Tạo báo cáo và cập nhật tiến độ tự động
💡 Mẹo chuyên nghiệp: ClickUp cho phép bạn tạo các chế độ xem tùy chỉnh để nhóm các công việc theo tên, thẻ, người được giao hoặc các trường khác. Với các nhóm trực quan này, bạn có thể dễ dàng phát hiện các công việc lặp lại hoặc trùng lặp.
Các tính năng nổi bật của ClickUp
- Theo dõi tiến độ: Xem tiến độ theo thời gian thực trên các công việc, người phụ trách và mức độ ưu tiên trên Bảng điều khiển ClickUp và hình dung những gì đang tiến triển và những gì đang bị tắc nghẽn.
- Giữ sự hợp tác có ngữ cảnh: Giữ các cuộc hội thoại liên quan đến công việc với ClickUp Chat, để mọi người luôn đồng bộ mà không cần chuyển đổi ngữ cảnh.
- Đặt công việc lặp lại theo thời gian hoặc sự kiện: Lên lịch cho công việc lặp lại với bất kỳ tần suất nào hoặc khi trạng thái thay đổi bằng tính năng Tác vụ Lặp lại của ClickUp.
- Tối ưu hóa yêu cầu dự án: Thu thập yêu cầu thông qua các biểu mẫu ClickUp tùy chỉnh, chuyển đổi thành các công việc có thể thực hiện với người chịu trách nhiệm và mức độ ưu tiên được chỉ định.
- Lập kế hoạch dự án bằng trí tuệ nhân tạo (AI): ClickUp AI lập kế hoạch hoàn hảo dựa trên các công việc, sự kiện và mục tiêu thông qua ClickUp Calendar.
- Sử dụng các mẫu có sẵn: Tiêu chuẩn hóa công việc lặp lại với các mẫu ưu tiên có thể tùy chỉnh và miễn phí.
ClickUp cons
- Phạm vi tính năng đa dạng có thể khiến người dùng mới cảm thấy choáng ngợp.
ClickUp pros
- Một không gian làm việc duy nhất cho mọi thứ, không cần chuyển đổi giữa các công cụ.
- ClickUp Brain và tự động hóa phân công công việc, phát hiện các rào cản, tóm tắt tiến độ và giảm thiểu các hành động lặp lại.
Tại sao nó tuyệt vời trong việc tự động nhận diện các công việc trùng lặp?
ClickUp tự động phát hiện công việc trùng lặp hoặc chồng chéo bằng cách phân tích các công việc thông qua Ưu tiên công việc, Phụ thuộc và các thông tin nhận thức ngữ cảnh của ClickUp Brain.
Giá cả của ClickUp
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4.7/5 (10.400+ đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (hơn 4.500 đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về ClickUp?
Dưới đây là đánh giá từ TrustRadius:
Công cụ này rất hiệu quả cho sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp. Thông qua công cụ này, bạn có thể ghi chép sự tham gia, theo dõi thời gian công việc và phân loại các công việc cá nhân theo nhu cầu của mình. Bạn có thể cài đặt ưu tiên cho các công việc trong danh sách việc cần làm và công cụ sẽ nhắc nhở bạn về ngày đáo hạn đã đề cập trong các công việc đó.
Công cụ này rất hiệu quả cho sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp. Thông qua công cụ này, bạn có thể ghi chép sự tham gia, theo dõi thời gian làm việc và phân loại các công việc cá nhân theo nhu cầu của mình. Bạn có thể cài đặt ưu tiên cho các công việc trong danh sách việc cần làm và công cụ sẽ nhắc nhở bạn về ngày đáo hạn đã đề cập trong các công việc đó.
💟 Bonus: Muốn một lịch tự động lên lịch cho các công việc của bạn? ClickUp Calendar chính là giải pháp bạn cần!
2. Motion (Phù hợp nhất cho việc ưu tiên công việc dựa trên AI và lịch trình lịch)
Hãy tưởng tượng có một trợ lý lịch trình có thể học hỏi nhu cầu và sở thích của bạn. Và nó bắt đầu đáp ứng tốt hơn những yêu cầu đó. Đó chính là Motion AI.
Ứng dụng lập lịch AI và công cụ quản lý dự án này sẽ lập kế hoạch cho ngày của bạn, sắp xếp các công việc và tự động phân bổ lại khối lượng công việc. Trình quản lý dự án AI của nó liên tục phân tích thời hạn, khối lượng công việc và ưu tiên để xây dựng một kế hoạch hàng ngày hiệu quả.
Bạn không cần phải sắp xếp lại các công việc một cách thủ công khi kế hoạch thay đổi. Motion tự động điều chỉnh lịch trình và ưu tiên lại công việc. Nếu hai công việc trùng lặp hoặc trở nên không cần thiết, trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ đánh dấu chúng, cho phép bạn xóa hoặc hợp nhất chúng.
Bạn có thể thêm công việc, đánh dấu mức độ khẩn cấp, và Motion sẽ quyết định khi nào chúng nên được thực hiện. Lịch AI của Motion kết hợp các công việc và cuộc họp vào một lịch trình thời gian thực duy nhất. Nó liên tục điều chỉnh lại các khối thời gian khi ưu tiên thay đổi, giảm bớt nhu cầu điều chỉnh lịch trình qua lại.
Các tính năng nổi bật của Motion
- Trợ lý cuộc họp AI của Motion lên lịch các cuộc họp định kỳ, tránh trùng lịch và bảo vệ các khối thời gian dành cho công việc tập trung.
- Biểu đồ Gantt AI của Motion cập nhật theo thời gian thực khi các công việc và hạn chót thay đổi.
- Hợp nhất các công việc và sự kiện từ nhiều lịch khác nhau để phát hiện các công việc trùng lặp ẩn.
- Tự động hóa việc tạo/lập dự án, phân công công việc và lập lịch trình với các quy trình làm việc AI của Motion để tránh lặp lại nỗ lực công việc.
- Trợ lý ghi chú AI của Motion chuyển đổi bản ghi âm và tóm tắt thành các công việc có thể thực hiện, tự động phân công chủ sở hữu, cài đặt thời lượng thực hiện và tạo các công việc theo dõi.
Motion cons
- Cung cấp tính linh hoạt giới hạn trong quản lý dự án, vì mọi thứ đều liên kết với lịch trình.
- Mặc dù phần mềm này cung cấp tính năng lập kế hoạch công việc tự động hóa và lịch trình lịch, nó thiếu các tính năng quản lý dự án nâng cao như trường công việc tùy chỉnh và phân cấp chi tiết.
Chuyên gia về chuyển động
- Lịch trình công việc tự động hóa giúp tránh trùng lặp.
- Tính năng điều chỉnh lịch trình theo thời gian thực giúp phát hiện các công việc có giá trị thấp.
Tại sao nó tuyệt vời trong việc tự động nhận diện các công việc trùng lặp?
Ứng dụng lập lịch bằng AI Motion liên tục đánh giá các công việc, cuộc họp và công việc lặp lại của bạn. Vì mỗi công việc phải phù hợp với lịch trình có thời gian cố định, các công việc trùng lặp hoặc có giá trị thấp sẽ không thể bị bỏ qua.
Giá cả linh hoạt
- Miễn phí
- Dành cho cá nhân Pro AI: $49/tháng/người dùng Kinh doanh AI: $69/tháng/người dùng
- Pro AI: $49/tháng cho mỗi người dùng
- Trí tuệ nhân tạo cho kinh doanh: $69/tháng cho mỗi người dùng
- Dành cho nhóm Pro AI: $29/tháng mỗi người dùng Business AI: $49/tháng mỗi người dùng
- Pro AI: $29/tháng cho mỗi người dùng
- Trí tuệ nhân tạo cho kinh doanh: $49/tháng cho mỗi người dùng
- Pro AI: $49/tháng cho mỗi người dùng
- Trí tuệ nhân tạo cho kinh doanh: $69/tháng cho mỗi người dùng
- Pro AI: $29/tháng cho mỗi người dùng
- Trí tuệ nhân tạo cho kinh doanh: $49/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét về Motion
- G2: 4. 1/5 (120+ đánh giá)
- Capterra: 4.3/5 (80+ đánh giá)
Người dùng thực tế nói gì về Motion?
Dưới đây là đánh giá từ Capterra:
Tôi thực sự thích Motion cho đến nay. Nó đã trở thành một nguồn tài nguyên quý giá giúp tôi tập trung vào công việc và hoàn thành các nhiệm vụ cả trong công việc lẫn cuộc sống gia đình.
Tôi thực sự thích Motion cho đến nay. Nó đã trở thành một nguồn tài nguyên quý giá giúp tôi tập trung vào công việc và hoàn thành các nhiệm vụ cả trong công việc lẫn cuộc sống gia đình.
📮 ClickUp Insight: 24% người lao động cho biết các công việc lặp đi lặp lại cản trở họ thực hiện công việc có ý nghĩa hơn, và 24% khác cảm thấy kỹ năng của mình bị sử dụng không hiệu quả. Điều đó tương đương với gần một nửa lực lượng lao động cảm thấy bị cản trở sáng tạo và bị đánh giá thấp. 💔
ClickUp giúp tập trung vào công việc có tác động cao với các trợ lý AI dễ cài đặt, tự động hóa các tác vụ lặp lại dựa trên các điều kiện kích hoạt. Ví dụ, khi một công việc được đánh dấu hoàn thành, trợ lý AI của ClickUp có thể tự động giao bước tiếp theo, gửi nhắc nhở hoặc cập nhật trạng thái dự án, giúp bạn thoát khỏi việc theo dõi thủ công.
💫 Kết quả thực tế: STANLEY Bảo mật đã giảm thời gian xây dựng báo cáo xuống 50% hoặc hơn nhờ các công cụ báo cáo tùy chỉnh của ClickUp — giúp nhóm của họ tập trung ít hơn vào định dạng và nhiều hơn vào dự báo.
3. Notion AI (Tốt nhất cho tài liệu được hỗ trợ bởi AI)
Notion AI biến không gian làm việc của bạn thành một hệ thống kết nối, nơi các công việc, tài liệu và thông tin dự án cùng tồn tại. Vì mọi thứ được tổ chức trong một nơi duy nhất, nó giúp bạn nhận ra các công việc trùng lặp.
Sử dụng Notion AI để giảm thiểu công việc trùng lặp. Nó chuyển đổi ghi chú, email và cuộc hội thoại thành các công việc có thể thực hiện được và cũng kiểm tra các mục tương tự đã tồn tại. Tính năng Autofill giúp điền các trường như trạng thái, ưu tiên, chủ sở hữu và các bước tiếp theo. Khi nhiều công việc có vẻ tương tự hoặc chứa nội dung lặp lại, Notion đề xuất hợp nhất hoặc cập nhật chúng để duy trì cơ sở dữ liệu gọn gàng.
Tính năng AI Q&A của Notion hoạt động như một công cụ tìm kiếm cho không gian làm việc của bạn. Chỉ cần đặt câu hỏi (Các công việc nào bị chặn trong tuần này?), và Notion sẽ hiển thị các công việc hoặc trang liên quan.
Các tính năng nổi bật của Notion AI
- Viết lại bản nháp với các phong cách khác nhau: ngắn gọn, dài hơn, chuyên nghiệp, casual hoặc đơn giản hóa để dễ dàng lướt qua.
- Với các bản tóm tắt tự động hóa, các bản cập nhật trạng thái định kỳ trở nên nhanh chóng và nhất quán hơn, giúp tiết kiệm hàng giờ thường dành cho việc viết lại các bản cập nhật dự án hàng tuần.
- Tạo các tài liệu hoàn chỉnh như phân tích cạnh tranh hoặc tổng quan thị trường, bằng cách sử dụng thông tin từ ghi chú của bạn và các nguồn bên ngoài.
- Các nhắc nhở thông minh điều chỉnh theo lịch trình và ưu tiên của bạn.
- Dịch toàn bộ tài liệu hoặc trang web sang nhiều ngôn ngữ trực tiếp trong Notion.
Nhược điểm của Notion AI
- Chỉ hoạt động bên trong Notion, vì vậy bạn không thể sử dụng AI bên ngoài Không gian Làm việc của mình.
- Notion AI có thể tạo ra các công việc và tóm tắt, nhưng nó không tự động hóa quy trình làm việc (ví dụ: tự động phân công khi trạng thái thay đổi, kích hoạt tự động hóa khi công việc quá hạn).
Các chuyên gia về Notion AI
- Loại bỏ việc tìm kiếm thông tin, giúp tránh trùng lặp công việc.
- Notion AI chuyển đổi ghi chú cuộc họp, ý tưởng hoặc nội dung dài thành các công việc với các trường thông tin đã được điền sẵn.
Tại sao nó tuyệt vời trong việc tự động nhận diện các công việc trùng lặp?
Các công việc trùng lặp sẽ trở nên rõ ràng khi hệ thống có đủ thông tin từ các dự án, công việc, tài liệu và ghi chú. Notion AI cũng có thể tìm kiếm toàn bộ không gian làm việc của bạn và hiển thị các mục liên quan hoặc tương tự, giúp dễ dàng nhận ra sự trùng lặp.
Giá cả của Notion AI
- Miễn phí
- Thêm: $12/tháng cho mỗi người dùng
- Kinh doanh: $24/tháng cho mỗi người dùng
- Doanh nghiệp: Giá cả tùy chỉnh
Đánh giá và nhận xét về Notion AI
- G2: Không đủ đánh giá
- Capterra: 4.7/5 (hơn 2.600 đánh giá)
Người dùng thực tế đang nói gì về Notion AI?
Dưới đây là đánh giá từ Capterra:
Notion thực sự phát huy hiệu quả khi toàn bộ nhóm sử dụng nó. Các tính năng hợp tác của nó giúp việc chỉnh sửa tài liệu nhóm trở nên RẤT dễ dàng, từ đó cải thiện giao tiếp và quy trình làm việc. Các mẫu và trợ lý viết AI cũng rất tuyệt vời để bắt đầu công việc một cách nhanh chóng.
Notion thực sự phát huy hiệu quả khi toàn bộ nhóm sử dụng nó. Các tính năng hợp tác của nó giúp việc chỉnh sửa tài liệu nhóm trở nên RẤT dễ dàng, từ đó cải thiện giao tiếp và quy trình làm việc. Các mẫu và trợ lý viết AI cũng rất tuyệt vời để bắt đầu công việc một cách nhanh chóng.
👀 Bạn có biết? NASA đã mất một tàu quỹ đạo sao Hỏa trị giá $125 triệu vì một nhóm sử dụng đơn vị mét trong khi nhóm khác sử dụng đơn vị Anh. Sự trùng lặp trong mục nhập, kết hợp với lỗi của con người, đã khiến tàu vũ trụ bị cháy rụi trong khí quyển sao Hỏa.
Các đề cập đáng chú ý khác
Ngoài ba công cụ trên, đây là một số công cụ quản lý dự án khác mà bạn có thể sử dụng để tự động hóa các công việc trong quy trình làm việc hàng ngày của mình:
1. monday. com
Nếu bạn ưa thích cách quản lý dự án theo hình thức trực quan, Monday chính là công cụ quản lý dự án lý tưởng cho bạn. Sử dụng tính năng tự động hóa để kích hoạt các hành động như tự động phân công, tự động cập nhật trạng thái hoặc thông báo khi có công việc mới được tạo ra tương tự với công việc đã có sẵn.
Chế độ xem Quản lý Khối lượng công việc giúp phát hiện sự trùng lặp trong quyền sở hữu nhiệm vụ. Nếu nhiều người tạo công việc cho cùng một mục tiêu, nền tảng sẽ cảnh báo về tài nguyên quá tải, từ đó lộ ra các công việc trùng lặp. Chức năng Chuyển đổi Tài liệu → Công việc cũng ngăn chặn sự trùng lặp, vì các công việc hành động được lưu trữ trên cùng một bảng nơi các công việc có thể được xem.
👀 Bạn có biết? Các công cụ lập kế hoạch biểu đồ Gantt đã tồn tại từ lâu. Trong nhiều năm qua, chúng đã trải qua nhiều thay đổi. Những thay đổi này chủ yếu được thúc đẩy bởi nhu cầu quản lý dự án hiệu quả hơn.
Trong thời kỳ thủ công, biểu đồ Gantt được tạo thủ công trên giấy. Chúng là tĩnh và yêu cầu nỗ lực đáng kể để cập nhật. Với cuộc cách mạng Excel, các nhà quản lý dự án có thể tạo và chỉnh sửa biểu đồ Gantt một cách kỹ thuật số. Đối với các dự án phức tạp, việc cập nhật vẫn tốn nhiều thời gian.
Ngày nay, phần mềm biểu đồ Gantt hiện đại tự động điều chỉnh lịch trình công việc của bạn khi bạn thay đổi lịch trình dự án. Chúng cũng giúp cải thiện hợp tác giữa các nhóm bằng cách cung cấp một chế độ xem dễ chia sẻ về dòng thời gian của dự án.
2. Wrike
Phần mềm quản lý dự án Wrike sử dụng biểu đồ Gantt để hiển thị chi tiết các mối quan hệ phụ thuộc. Nếu hai công việc được lên lịch với cùng một sản phẩm đầu ra hoặc phụ thuộc vào cùng một bước, biểu đồ sẽ làm nổi bật kết nối đó.
Wrike giúp bạn nhận diện các công việc trùng lặp hoặc bị đình trệ thông qua các tính năng như Quan hệ Công việc, Phân tích Đường dẫn Quan trọng và Bảng điều khiển, hỗ trợ ưu tiên dự án. Với dự báo dự án theo thời gian thực, Wrike tự động điều chỉnh lại dòng thời gian. Bạn có thể thấy cách thay đổi một công việc ảnh hưởng đến kế hoạch dự án trên bảng điều khiển này.
Các biểu mẫu yêu cầu với quy tắc tạo công việc tự động cho phép bạn so sánh các yêu cầu mới với các yêu cầu hiện có dựa trên các trường như dự án và thời hạn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hướng tất cả công việc mới qua một biểu mẫu yêu cầu duy nhất kết nối với công cụ quản lý dự án của bạn. Khi mọi thứ được nhập vào hệ thống theo cùng một cách, phần mềm quản lý dự án có thể tự động hợp nhất các bản sao trùng lặp, gắn thẻ yêu cầu đúng cách và đảm bảo không ai làm việc trên cùng một công việc hai lần - trong các silo riêng biệt. Một bước thiết lập nhỏ có thể tiết kiệm hàng giờ làm việc lặp lại sau này.
3. Hive
Nếu bạn muốn thực thi dự án với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo (AI), Hive có Buzz AI để hỗ trợ bạn. Buzz tổng hợp các cập nhật từ tất cả các dự án, công việc, phê duyệt và tin nhắn vào một nguồn tin duy nhất. Nếu hai thành viên trong nhóm tạo ra các công việc tương tự hoặc bắt đầu công việc song song, bạn sẽ thấy cả hai cập nhật hiển thị song song, giúp phát hiện công việc trùng lặp và cho phép tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại.
👀 Bạn có biết? Theo MIT, hơn 95% dự án AI thất bại. Điều này đáng thất vọng nhưng không bất ngờ. Mặc dù các công cụ chung như ChatGPT rất phù hợp cho sử dụng cá nhân nhờ tính linh hoạt, chúng lại gặp khó khăn trong môi trường doanh nghiệp vì không thể học hỏi hay thích ứng với quy trình làm việc.
Một không gian làm việc AI tích hợp, mặt khác, bổ sung một lớp trí tuệ bối cảnh toàn hệ thống. Nó hiểu các công việc, tài liệu, trò chuyện và dòng thời gian của bạn — và sử dụng bối cảnh đó để cung cấp thông tin chi tiết nhanh hơn và có thể hành động hơn.
Cách xử lý các công việc trùng lặp (Mẹo + Thực hành tốt nhất)
Dưới đây là những cách thực tế để giảm bớt công việc trùng lặp và công việc lặp đi lặp lại, ngay cả trước khi tự động hóa được áp dụng.
1. Giao một người chịu trách nhiệm cho mỗi công việc
Một thách thức phổ biến trong quản lý dự án là sự thiếu rõ ràng về vai trò và trách nhiệm. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn muốn các nhóm của mình làm việc nhanh chóng và không bị mắc kẹt trong sự混亂 về ai làm gì.
✅ Giải pháp: Giao một người chịu trách nhiệm cho mỗi công việc. Sử dụng khung RACI để đảm bảo các thành viên trong nhóm không làm trùng lặp công việc. Biểu đồ RACI đặc biệt hữu ích trong quản lý tài nguyên khi việc ra quyết định được chia sẻ giữa các công việc. Ví dụ, nó xác định ai thực hiện công việc X, ai tham gia ý kiến về nó và ai chịu trách nhiệm cuối cùng cho quyết định về công việc.
2. Sử dụng công cụ quản lý công việc
Khi các công việc được quản lý qua email, tin nhắn Slack, bảng tính và ghi chú cá nhân, danh sách công việc trở nên lộn xộn.
Các công việc cũ không bao giờ được đóng, công việc lỗi thời nằm trong tình trạng bấp bênh, và không ai biết điều gì vẫn còn liên quan. Vì việc tạo một công việc mới dễ dàng hơn là đào sâu vào một danh sách công việc lộn xộn, mọi người vô tình lặp lại công việc. Kết quả? Nhóm của bạn lãng phí thời gian kiểm tra trạng thái và theo dõi cập nhật.
✅ Giải pháp: Sử dụng phần mềm quản lý công việc. Thay vì phải tìm kiếm công việc thủ công, công cụ này cho phép bạn lọc các công việc không có hoạt động, công việc không có chủ sở hữu hoặc các công việc trùng lặp dựa trên tiêu đề hoặc từ khóa. Bạn có thể đóng hoặc lưu trữ hàng loạt các công việc cũ, hợp nhất các công việc trùng lặp thành một, và giao lại các công việc bị kẹt, tất cả chỉ trong vài phút.
3. Chuyển đổi ghi chú cuộc họp thành danh sách công việc duy nhất
Sau một cuộc họp, đây là tình huống mà bạn có thể đã gặp phải. Một người nghe thấy “chuẩn bị bản trình bày”, người khác ghi “tạo slide”, và ai đó ghi “dàn ý trình bày”.
Ba người khác nhau tạo ra ba công việc khác nhau cho cùng một sản phẩm đầu ra.
✅ Giải pháp: Sử dụng Trợ lý Ghi chú AI của ClickUp để tham gia cuộc họp. Nó sẽ ghi chép lại cuộc thảo luận và trích xuất các công việc cần thực hiện thành các công việc cụ thể với người chịu trách nhiệm và ngày đáo hạn.
Không ai cần phải ghi chép lại hoặc tạo công việc thủ công trong quá trình lập kế hoạch dự án. Bạn thậm chí có thể hỏi ClickUp những câu hỏi như, ‘Những công việc chưa hoàn thành từ các cuộc họp với khách hàng tuần này là gì?’ và nó sẽ hiển thị câu trả lời từ tất cả các ghi chú của bạn ngay lập tức.
Xem video này để tìm hiểu cách sử dụng AI cho ghi chú cuộc họp để loại bỏ việc tạo/lập công việc trùng lặp và tối ưu hóa quy trình.
Sử dụng ClickUp để xác định và loại bỏ sự trùng lặp.
Hãy từ bỏ cách quản lý dự án thủ công cũ, nơi bạn dành nhiều thời gian để thúc đẩy các công việc hơn là hoàn thành công việc.
Với ClickUp là phần mềm quản lý dự án của bạn, bạn sẽ có AI tích hợp, tự động hóa và tự động hóa quy trình làm việc có thể tùy chỉnh.
Dù bạn đang quản lý nhiều dự án hay chỉ một dự án, ClickUp giúp bạn tạo các quy trình làm việc tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của bạn. Nó trở thành trung tâm điều hành cho việc phân bổ tài nguyên, theo dõi tiến độ dự án và cải thiện hiệu suất tổng thể của dự án.
Đăng ký miễn phí trên ClickUp để xem cách nó tự động nhận diện các công việc trùng lặp.