Bạn nhìn chằm chằm vào màn hình laptop, cảm thấy thất vọng. Đã 12 giờ đêm, và bạn vẫn đang cố gắng làm quen với công cụ quản lý dự án mới. Ban đầu nó có vẻ đơn giản, nhưng giờ đây bạn đã mất ba ngày để vật lộn với quyền truy cập người dùng, trường tùy chỉnh và cài đặt tích hợp.
Trong khi đó, thời hạn thực tế của dự án đang đến gần.
Nếu bạn đang điều hành một nhóm nhỏ hoặc startup, bạn đã từng trải qua điều đó (sự mỉa mai không hề mất đi: công cụ được thiết kế để giúp bạn làm việc hiệu quả lại trở thành kẻ giết chết năng suất).
Và vì vậy, chúng tôi đã tổng hợp top 3 công cụ quản lý dự án yêu cầu thời gian thiết lập tối thiểu. Bạn có thể sử dụng chúng để đang theo dõi dự án, quản lý nhóm, tạo/lập công việc và nhiều hơn nữa. Hãy đưa tất cả các dự án của bạn vào một nơi duy nhất! 💪
🔍 Bạn có biết? Tờ ghi chú dính cổ điển, vẫn được các nhóm sử dụng ngày nay để quản lý ưu tiên, được phát minh một cách tình cờ vào năm 1968 khi một nhà khoa học của 3M tạo ra một loại keo dính yếu. Nó trở thành một giải pháp quản lý dự án công nghệ thấp nhưng vô cùng phổ biến, không cần thiết lập miễn phí.
Top 3 phần mềm quản lý dự án (PM) có thời gian cài đặt nhanh chóng và dễ dàng
Dưới đây là bảng so sánh giúp bạn nhanh chóng nắm bắt phần mềm quản lý dự án tốt nhất.
| Công cụ | Phù hợp nhất cho | Tính năng chính | Ưu điểm và Nhược điểm | Giá cả* |
| ClickUp | Quản lý dự án và hợp tác được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) dành cho cá nhân, nhóm nhỏ và doanh nghiệp. | ClickUp Brain và Brain Max, Tự động hóa, Tích hợp, Tài liệu, Bảng trắng, Bản đồ Tư duy | Ưu điểm: Trí tuệ nhân tạo (AI) tạo ra các công việc, tài liệu và quy trình làm việc ngay lập tức – Quản lý cả dự án đơn giản và phức tạpNhược điểm: Phiên bản desktop có nhiều tính năng hơn, việc tùy chỉnh chi tiết có thể mất một chút thời gian | Miễn phí vĩnh viễn; Tùy chỉnh có sẵn cho doanh nghiệp. |
| Basecamp | Giao tiếp dự án và quản lý công việc đơn giản cho các nhóm từ nhỏ đến kích thước trung bình. | Danh sách việc cần làm, bảng tin, trò chuyện Campfire cho hợp tác đa chức năng, phân bổ tài nguyên, lưu trữ tệp và lập lịch dự án. | Ưu điểm: Thiết lập đơn giản, Cấu trúc dễ dự đoán, Công cụ giao tiếp tích hợpNhược điểm: Tính năng nâng cao giới hạn (không có biểu đồ Gantt, không hỗ trợ mối quan hệ phụ thuộc), Tùy chỉnh tối thiểu | Miễn phí; Kế hoạch trả phí bắt đầu từ $15/tháng cho mỗi người dùng (Plus) |
| Trello | Quản lý công việc và quy trình làm việc trực quan cho các nhóm nhỏ hoặc quản lý dự án. | Bảng Kanban, thẻ tùy chỉnh, kế hoạch dự án bằng danh sách kiểm tra, nhãn và Power-Ups (tích hợp). | Ưu điểm: Dễ dàng cài đặt và sử dụng. Đang theo dõi công việc trực quan và dễ hiểu. Linh hoạt cho cả nhóm và cá nhânNhược điểm: Bảng có thể trở nên lộn xộn khi quy mô lớn, tập trung vào Kanban và có ít chế độ xem giới hạn. | Miễn phí; Gói trả phí bắt đầu từ $6/tháng cho mỗi người dùng. |
Cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp
Nhóm biên tập của chúng tôi tuân thủ quy trình minh bạch, dựa trên nghiên cứu và không thiên vị nhà cung cấp, vì vậy bạn có thể tin tưởng rằng các đề xuất của chúng tôi dựa trên giá trị thực sự của sản phẩm.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách chúng tôi đánh giá phần mềm tại ClickUp.
🧠 Thú vị: Trong thập niên 1960, NASA đã sử dụng các hệ thống quản lý dự án sơ khai như PERT (Kỹ thuật Đánh giá và Kiểm tra Chương trình) để đưa các phi hành gia lên mặt trăng. Các thiết lập này phức tạp đến mức cần cả một phòng nhân viên chỉ để quản lý các công việc và dòng thời gian.
Những yếu tố nào bạn nên tìm kiếm trong phần mềm quản lý dự án có thời gian cài đặt nhanh chóng?
Dưới đây là các tiêu chí khóa cần xem xét khi chọn phần mềm quản lý dự án:
- Onboarding nhanh chóng: Tài khoản dễ dàng tạo/lập, ít bước thiết lập và các mẫu giúp nhóm bắt đầu ngay lập tức.
- Thiết kế trực quan: Giao diện rõ ràng và tính năng kéo thả, giúp ngay cả người dùng mới cũng có thể đảm nhận công việc tự tin mà không cần đào tạo.
- Mẫu có sẵn: Các quy trình làm việc sẵn sàng sử dụng cho các ngành và trường hợp sử dụng khác nhau, giúp tiết kiệm hàng giờ thiết lập thủ công.
- Tùy chỉnh linh hoạt: Các tùy chọn để điều chỉnh bảng, trường và bảng điều khiển theo nhu cầu của bạn mà không cần phức tạp không cần thiết.
- Tích hợp hoạt động công việc: Kết nối gốc với các công cụ phổ biến như Slack, Google Drive hoặc Zoom, giúp bạn không mất thời gian kết nối hệ thống.
- Truy cập trên thiết bị di động và web: Trải nghiệm nhất quán trên mọi thiết bị để các nhóm có thể đồng bộ hóa ngay từ ngày đầu tiên.
Phần mềm quản lý dự án tốt nhất với thời gian cài đặt nhanh chóng.
Dưới đây là ba phần mềm quản lý công việc hàng đầu được thiết kế cho việc thiết lập nhanh chóng, quá trình onboarding dễ dàng và năng suất ngay lập tức khi đang theo dõi nhiều dự án. 👀
ClickUp (Tốt nhất cho quản lý dự án và hợp tác nhóm được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo)
Khi cài đặt một dự án mới, mỗi giờ dành cho việc tạo tài liệu, cấu trúc quy trình làm việc hoặc kết nối các công cụ đều là thời gian bị lãng phí trong quá trình thực hiện. Hơn nữa, nhóm của bạn phải làm quen với một loạt tài liệu (và đôi khi là các công cụ) để hoàn thành công việc. Điều này dẫn đến tình trạng công việc lan man, mệt mỏi và cảm giác mất kết nối với công việc.
ClickUp, một không gian làm việc AI tích hợp, được thiết kế để giải quyết chính xác vấn đề này. Đây là không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới, kết hợp tất cả các ứng dụng công việc, dữ liệu và quy trình làm việc. Làm thế nào, bạn hỏi?
Phần mềm quản lý dự án ClickUp kết hợp quản lý dự án, quản lý kiến thức và trò chuyện — tất cả đều được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) giúp bạn thực hiện công việc nhanh hơn và thông minh hơn. Dưới đây là những lý do khiến ClickUp trở thành lựa chọn hàng đầu cho việc thiết lập và quản lý dự án nhanh chóng, được hỗ trợ bởi AI. 👀
Sử dụng các mẫu có sẵn để thiết lập nhanh chóng và sẵn sàng sử dụng.
Chọn từ hàng nghìn mẫu quản lý dự án ClickUp được tùy chỉnh theo dự án của bạn, tải xuống miễn phí và thế là xong! Bạn đã sẵn sàng để thực hiện.
Các cấu trúc sẵn có này được thiết kế dành riêng cho các quy trình làm việc và ngành nghề khác nhau. Chỉ với vài cú nhấp chuột, bạn có thể tải các mẫu bao gồm các không gian, thư mục, danh sách công việc, công việc và tài liệu đã được xây dựng sẵn—mỗi thành phần đều được thiết kế để hỗ trợ các phương pháp quản lý dự án phổ biến như Agile, Scrum hoặc Kanban.
Các mẫu này đi kèm với các trường tùy chỉnh, trạng thái và chế độ xem, cho phép các nhóm nhanh chóng tổ chức công việc, phân công trách nhiệm và đang theo dõi tiến độ mà không cần bắt đầu từ đầu. Điều này giúp đội ngũ của bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong quá trình thiết lập dự án và cũng đảm bảo tính nhất quán và các thực hành tốt nhất trên tất cả các dự án của bạn.
Ví dụ, mẫu quản lý dự án ClickUp ở trên cung cấp một cấu trúc sẵn có giúp tổ chức các công việc, giai đoạn và tài nguyên ngay từ đầu. Ngoài các công việc, mẫu này còn tập trung thông tin liên quan vào một nơi duy nhất. Sử dụng ClickUp Docs kết nối để lập kế hoạch dự án hoặc SOW, biểu mẫu để thu thập yêu cầu, và ClickApp như theo dõi thời gian hoặc phụ thuộc để đảm bảo công việc được theo dõi và dự đoán được.
Thực hiện công việc nhanh hơn với ClickUp Brain và Brain Max
ClickUp Brain là trợ lý quản lý dự án AI tích hợp sẵn, được thiết kế để loại bỏ quy trình thiết lập thủ công chậm chạp thường làm chậm tiến độ dự án. Nó tự động tạo tài liệu, danh sách tác vụ và thậm chí đề xuất các quy trình tự động hóa, giúp bạn thiết lập không gian làm việc chỉ trong vài phút.
Ví dụ, đối tượng/kỳ/phiên bản của một nhà sáng lập startup có thể nhập ‘Tạo kế hoạch tiếp thị cho việc ra mắt sản phẩm mới.’ ClickUp Brain ngay lập tức cung cấp cho bạn danh sách công việc với các đầu việc như cập nhật website, thông cáo báo chí và chiến dịch quảng cáo, kèm theo thời hạn và người chịu trách nhiệm.
ClickUp Brain thậm chí có thể đề xuất các tự động hóa, chẳng hạn như ‘tự động phân công công việc thiết kế khi nội dung được phê duyệt’ hoặc ‘gửi email nhắc nhở trước hạn chót’, để giảm bớt việc theo dõi thủ công.
💡 Bonus: Chán ngán việc phải lục lọi file hoặc chuyển đổi giữa các công cụ chỉ để duy trì tiến độ dự án? ClickUp Brain MAX được thiết kế để đơn giản hóa quản lý dự án ngay từ ngày đầu tiên — không cần thiết lập phức tạp, không có đường cong học tập dốc:
- 🔍 Tìm kiếm tệp dự án ngay lập tức: Tìm kiếm trên ClickUp, Google Drive, GitHub, SharePoint, OneDrive và nhiều nền tảng khác mà không cần rời khỏi không gian làm việc của bạn.
- 🎙️ Quản lý công việc bằng giọng nói: Sử dụng Talk to Text để tạo công việc, cập nhật dòng thời gian, phân công chủ sở hữu hoặc tạo tài liệu mà không cần dùng tay.
- 🛠️ Loại bỏ sự phân tán của các công cụ : Thay thế các ứng dụng AI không kết nối và tận dụng các mô hình AI cao cấp như ChatGPT, Claude và Gemini được tích hợp trong một giải pháp nhận thức ngữ cảnh duy nhất, được tích hợp vào quy trình làm việc dự án của bạn.
Dù bạn đang ra mắt sản phẩm, đang theo dõi các sprint hay quản lý các deliverable cho khách hàng, hãy thử ClickUp Brain MAX—ứng dụng AI Super App thực sự hiểu bạn, vì nó hiểu công việc của bạn. Hãy từ bỏ sự phức tạp của AI, sử dụng giọng nói để hoàn thành công việc, tạo tài liệu, giao công việc cho các thành viên trong nhóm và nhiều hơn nữa.
Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại với ClickUp Automations
ClickUp Tự động hóa cho phép bạn thiết lập các quy tắc "nếu điều này xảy ra, thì làm điều kia". Bạn chọn điều kiện kích hoạt và quyết định điều gì sẽ xảy ra tiếp theo.
Dưới đây là luồng đơn giản để quản lý quy trình làm việc bằng trí tuệ nhân tạo (AI):
- Kích hoạt: Khi có sự thay đổi, như trạng thái công việc hoặc ngày đáo hạn.
- Điều kiện: Thêm bộ lọc, chẳng hạn như ‘chỉ khi ưu tiên cao’
- Hành động: ClickUp phản hồi bằng cách giao công việc, cập nhật trường thông tin hoặc gửi nhắc nhở.
Chỉ mất vài phút để cài đặt, và sau khi cài đặt xong, quy trình làm việc sẽ tiếp tục hoạt động tự động.
Và nếu bạn không muốn tạo quy tắc thủ công, AI Automation Builder có thể tạo chúng cho bạn. Chỉ cần nhập yêu cầu của bạn bằng ngôn ngữ tự nhiên, ví dụ: ‘Nếu ưu tiên cao, giao cho John và cài đặt ngày đáo hạn là ngày mai’, và tự động hóa sẽ được tạo ngay lập tức.
Hiển thị và đang theo dõi tiến độ dự án với các bảng điều khiển ClickUp tùy chỉnh.
Nếu không có chế độ xem rõ ràng và thời gian thực về tiến độ, các nhóm sẽ gặp khó khăn trong việc xác định các điểm nghẽn, phân bổ tài nguyên hiệu quả và đồng bộ hóa các bên liên quan. Bảng điều khiển ClickUp cung cấp cho bạn chế độ xem thời gian thực để theo dõi dự án, mục tiêu và hoạt động của nhóm.
Bạn có thể thêm AI Cards vào Bảng điều khiển để hiển thị tác vụ, biểu đồ, theo dõi thời gian, mục tiêu, tài liệu hoặc thậm chí là các thông tin phân tích do AI hỗ trợ. Sắp xếp lại, thay đổi kích thước hoặc xóa các thẻ ngay lập tức để Bảng điều khiển luôn cập nhật khi ưu tiên thay đổi. Bạn có thể thêm:
- AI Brain Card: Chạy một lệnh tùy chỉnh như ‘Tổng hợp các rủi ro và trở ngại trong các sprint đang hoạt động’ và nhận bản tóm tắt ngay lập tức.
- Thẻ Báo Cáo Hàng Tuần của Nhóm AI: Xem những gì nhóm của bạn đã làm trong tuần này trong một bản tóm tắt gọn gàng, hoàn hảo cho các cuộc họp đồng bộ hàng tuần.
- Thẻ Tóm tắt Điều hành AI: Xem nhanh tình trạng sức khỏe dự án và trạng thái bộ phận mà không cần phải lục lọi qua các bản cập nhật.
- Thẻ Cập nhật Dự án AI: Tự động tạo báo cáo tiến độ cho các bên liên quan ngay lập tức.
Ví dụ, thẻ Key Accomplishments cho phép AI tự động xem xét tất cả các công việc bạn đã hoàn thành trong 7 ngày qua trong không gian làm việc của bạn và tạo ra một đoạn văn ngắn cho bạn. Nó nhấn mạnh những thành tựu quan trọng, công việc nền tảng và kiểm tra các công việc được đánh dấu là ‘At Risk’ hoặc ‘Blocker’.
Hãy để các trợ lý AI được xây dựng sẵn làm việc cần làm cho bạn
Quản lý nhiều ưu tiên đã đủ khó khăn—cập nhật trạng thái công việc, tạo báo cáo, theo dõi các rào cản? Đó chính là lúc ClickUp AI Agents phát huy tác dụng.
Các trợ lý AI tự động được thiết kế sẵn giúp tăng cường quản lý dự án bằng cách tự động hóa các tác vụ thường xuyên, cung cấp thông tin thời gian thực và hỗ trợ đội ngũ với câu trả lời tức thì. Được tích hợp trực tiếp vào Không gian Làm việc của bạn, các trợ lý thông minh này hoạt động ngầm để đảm bảo dự án luôn tiến triển.
Dưới đây là những gì các nhà quản lý dự án có thể tận dụng với ClickUp Agents:
- Tổ chức các cuộc họp AI hàng ngày để tổng hợp cập nhật công việc và tiến độ của đội ngũ mà không cần tổ chức cuộc họp nào.
- Tự động cập nhật trạng thái dự án để mọi người có thể theo dõi tiến độ thời gian thực mà không cần kiểm tra thủ công.
- Giao công việc một cách thông minh dựa trên khối lượng công việc và khả năng sẵn sàng của nhóm.
- Phát hiện các rào cản trước khi chúng trở nên nghiêm trọng bằng cách quét các rủi ro qua các phụ thuộc và thời hạn.
Các tính năng khóa của ClickUp
- Chuyển đổi giữa hơn 15 chế độ xem: Hiển thị dự án phù hợp với quy trình làm việc của bạn thông qua các chế độ xem của ClickUp như Danh sách, Gantt, Lịch và nhiều hơn nữa.
- Tập trung kiến thức dự án: Giữ các tài liệu SOW, dữ liệu dự án và yêu cầu kết nối với các công việc và dòng thời gian trong ClickUp Tài liệu
- Tối ưu hóa yêu cầu dự án: Thu thập phản hồi, yêu cầu thay đổi và công việc mới với ClickUp Forms, tự động phân công công việc.
- Ghi chép cuộc họp dự án: Nhận bản ghi chép, tóm tắt và các nhiệm vụ cần thực hiện ngay lập tức với ClickUp AI Notetaker cho Zoom, Teams và cuộc gọi ClickUp.
- Kết nối với các công cụ của bên thứ ba: Kết hợp các công cụ bạn đã tin dùng, như Google Drive, Zoom, HubSpot, Microsoft Project và nhiều công cụ khác, thông qua tích hợp ClickUp, và giảm thiểu việc chuyển đổi ngữ cảnh.
ClickUp pros
- Sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tạo công việc, tài liệu và quy trình làm việc ngay lập tức.
- Quản lý cả các dự án đơn giản lẫn các cấu trúc phức tạp, nhiều cấp độ.
- Tạo bản đồ ý tưởng, lập kế hoạch quy trình làm việc và hợp tác thời gian thực với ClickUp Bảng trắng.
- Kết nối các công việc, tài liệu, cuộc trò chuyện và mục tiêu trên một nền tảng duy nhất.
- Sử dụng ClickUp Brain, công cụ quản lý dự án được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI), để ưu tiên các công việc và nhận được thông tin chi tiết tức thì trên toàn bộ không gian làm việc của bạn.
ClickUp cons
- Các tùy chọn tùy chỉnh phong phú có thể khiến bạn choáng ngợp ban đầu.
Giá cả của ClickUp
Đánh giá và nhận xét về ClickUp
- G2: 4.7/5 (hơn 10.000 đánh giá)
- Capterra: 4.6/5 (hơn 4.000 đánh giá)
Tại sao nó lại tuyệt vời cho việc quản lý nhiều ưu tiên?
ClickUp kết nối tất cả các dự án, tác vụ và tài liệu trong một nền tảng duy nhất, giúp bạn dễ dàng chuyển đổi giữa các yêu cầu của khách hàng, mục tiêu nội bộ và các yêu cầu đột xuất mà không mất đi bối cảnh.
Với các bản tóm tắt do AI tạo ra và các chế độ xem tùy chỉnh, bạn có thể ngay lập tức nhận biết những gì cấp bách, những gì bị khối và những gì có thể chờ, giúp việc ưu tiên dự án trở nên dễ dàng.
Người dùng thực tế nói gì về ClickUp?
Đánh giá của G2 tóm tắt hoàn hảo:
ClickUp tập hợp tất cả những gì tôi cần cho quản lý dự án trong một nền tảng duy nhất. Từ nhiệm vụ, tài liệu, mục tiêu cho đến trò chuyện. Tôi thực sự đánh giá cao sự dễ sử dụng và quá trình triển khai mượt mà khi đưa nhóm vào hệ thống. Số lượng tính năng ấn tượng, và tôi có thể tùy chỉnh quy trình làm việc để phù hợp với mọi thứ từ danh sách công việc đơn giản đến sprint agile phức tạp. Mặc dù có độ sâu, khả năng tích hợp với các công cụ khác giúp mọi thứ kết nối mà không cần nỗ lực thêm. Bảng điều khiển cung cấp chế độ xem tổng quan, giúp tiết kiệm nhiều thời gian khi quản lý nhiều dự án…*
ClickUp tập hợp tất cả những gì tôi cần cho quản lý dự án trong một nền tảng duy nhất. Từ công việc, tài liệu, mục tiêu cho đến trò chuyện. Tôi thực sự đánh giá cao sự dễ sử dụng và quá trình triển khai mượt mà khi đưa nhóm vào hệ thống. Số tính năng ấn tượng, và tôi có thể tùy chỉnh quy trình làm việc để phù hợp với mọi thứ từ danh sách công việc đơn giản đến sprint agile phức tạp. Mặc dù có độ sâu, khả năng tích hợp với các công cụ khác giúp mọi thứ kết nối mà không cần nỗ lực thêm. Bảng điều khiển cung cấp chế độ xem, giúp tiết kiệm nhiều thời gian khi quản lý nhiều dự án…*
💡 Bonus: ClickUp AI Notetaker tự động tham gia các cuộc họp của bạn, ghi chép lại cuộc hội thoại và tạo ra các ghi chú rõ ràng, có tổ chức, giúp các quản lý dự án không bao giờ phải lo lắng về việc bỏ lỡ các chi tiết quan trọng.
2. Basecamp (Phù hợp nhất cho giao tiếp nhóm đơn giản và hợp tác với khách hàng)
Basecamp nổi bật với sự đơn giản. Khi tạo một dự án mới, bạn chỉ cần chọn các công cụ cần thiết từ bộ công cụ của họ. Điều này có thể bao gồm bảng tin nhắn cho các cuộc thảo luận nhóm, danh sách việc cần làm để đang theo dõi công việc và lịch chia sẻ cho các hạn chót. Tất cả mọi thứ, từ công việc và tệp tin đến quyết định và cuộc hội thoại, đều được lưu trữ trong các dự án này.
Màn hình chính hiển thị các dự án, nhiệm vụ và sự kiện sắp tới của bạn, giúp bạn ngay lập tức biết được những gì cần làm. Mỗi người chỉ nhìn thấy công việc, hạn chót và ưu tiên của mình, loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng và giúp quá trình onboarding trở nên dễ dàng.
Bạn cũng sẽ có các tính năng thực tiễn như Campfire trò chuyện để trả lời câu hỏi nhanh chóng và kiểm tra tự động thay thế cho các cuộc họp trạng thái hàng tuần. Nó còn cung cấp cho bạn một Card Table hoạt động như một bảng Kanban cơ bản, giúp giảm thời gian thiết lập.
Các tính năng chính của Basecamp
- Giữ cho các nhóm làm việc đồng bộ với dự án và lưu trữ các tác vụ, tệp tin, thảo luận và quyết định cùng nhau.
- Hiển thị tiến độ một cách rõ ràng với Hill Charts, LineUp và Mission Control để nắm bắt tình hình dự án.
- Chia sẻ tệp tin, phê duyệt và phản hồi trong khi vẫn kiểm soát được những gì khách hàng nhìn thấy để hợp tác đa chức năng.
- Tối ưu hóa giao tiếp với Pings và Hey! Menu để gửi trò chuyện trực tiếp và quản lý tất cả thông báo từ một menu miễn phí.
Ưu điểm của Basecamp
- Thiết lập đơn giản giúp người dùng mới có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc trong vài phút mà không cần đào tạo.
- Cấu trúc nhất quán giữa các dự án giúp giảm bớt sự nhầm lẫn và giữ cho các nhóm tập trung.
- Các tính năng thân thiện với khách hàng đảm bảo tính minh bạch mà không chia sẻ quá nhiều công việc chưa hoàn thành.
- Tích hợp tính năng giao tiếp để tránh tình trạng trò chuyện, email và tin nhắn văn bản bị phân tán.
Basecamp cons
- Tập trung vào sự đơn giản, điều này có thể khiến các nhóm muốn các tính năng nâng cao cảm thấy bị hạn chế.
- Ưu tiên tính dễ sử dụng hơn tính linh hoạt, có nghĩa là ít tùy chọn tùy chỉnh và mở rộng hơn.
- Chỉ có các mẫu tích hợp sẵn, không có tùy chỉnh, khác với các lựa chọn thay thế Basecamp khác.
- Một số người dùng cho rằng bảng màu và vị trí các nút không trực quan.
Giá cả của Basecamp
- Miễn phí
- Thêm: $15/tháng cho mỗi người dùng
- Pro Không giới hạn: $349/tháng cho mỗi người dùng
Đánh giá và nhận xét về Basecamp
- G2: 4. 1/5 (5.000+ đánh giá)
- Capterra: 4.3/5 (hơn 14.000 đánh giá)
Tại sao nó lại tuyệt vời cho việc quản lý nhiều ưu tiên?
Biểu đồ Hill của Basecamp cho phép bạn theo dõi chính xác tiến độ của các dự án, từ giai đoạn khám phá ban đầu đến giai đoạn giao hàng cuối cùng. Phương pháp trực quan này giúp bạn quản lý nhiều dự án bằng cách xác định những công việc đang tiến triển tốt và những lĩnh vực cần được chú ý.
Người dùng thực tế nói gì về Basecamp?
Dưới đây là đánh giá của một người dùng về Basecamp:
Tôi đã sử dụng Basecamp hàng ngày nhờ các tính năng độc đáo và dễ sử dụng của nó, như sự đơn giản và khả năng tích hợp dễ dàng, giúp kết hợp danh sách việc cần làm, bảng tin nhắn, chia sẻ tệp, lịch trình và trò chuyện nhóm một cách thuận tiện… Tuy nhiên, Basecamp quá cơ bản cho các nhu cầu quản lý dự án phức tạp. Nó thiếu các tính năng nâng cao như biểu đồ Gantt và phụ thuộc giữa các công việc, theo dõi thời gian hoặc báo cáo chi tiết.
Tôi đã sử dụng Basecamp hàng ngày nhờ các tính năng độc đáo và dễ sử dụng của nó, như sự đơn giản và khả năng tích hợp dễ dàng, giúp kết hợp danh sách việc cần làm, bảng tin nhắn, chia sẻ tệp, lịch trình và trò chuyện nhóm một cách thuận tiện… Tuy nhiên, Basecamp quá cơ bản cho các nhu cầu quản lý dự án phức tạp. Nó thiếu các tính năng nâng cao như biểu đồ Gantt và phụ thuộc giữa các công việc, theo dõi thời gian hoặc báo cáo chi tiết.
📮 ClickUp Insight: Trung bình, một chuyên gia dành hơn 30 phút mỗi ngày để tìm kiếm thông tin liên quan đến công việc—đó là hơn 120 giờ mỗi năm bị lãng phí khi phải lục lọi email, các chủ đề trên Slack và các tệp tin rải rác. Một trợ lý AI thông minh được tích hợp vào không gian làm việc của bạn có thể thay đổi điều đó.
Giới thiệu ClickUp Brain. Nó cung cấp thông tin và câu trả lời tức thì bằng cách hiển thị các tài liệu, cuộc hội thoại và chi tiết công việc phù hợp chỉ trong vài giây — giúp bạn ngừng tìm kiếm và bắt đầu công việc.
💫 Kết quả thực tế: Các nhóm như QubicaAMF đã tiết kiệm được hơn 5 giờ mỗi tuần bằng cách sử dụng ClickUp — tương đương hơn 250 giờ mỗi năm cho mỗi người — bằng cách loại bỏ các quy trình quản lý kiến thức lỗi thời. Hãy tưởng tượng nhóm của bạn có thể tạo ra điều gì với thêm một tuần năng suất mỗi quý!
3. Trello (Phù hợp nhất cho thiết lập nhanh chóng và quản lý công việc trực quan)
Trello là một công cụ tổ chức tác vụ trực quan theo phong cách Kanban. Các bảng Trello đại diện cho các dự án của bạn, các danh sách hiển thị các giai đoạn khác nhau của công việc (việc cần làm, đang tiến độ và đã xong), và các thẻ chứa các công việc riêng lẻ. Bạn có thể kéo và thả các thẻ khi công việc tiến triển. Phương pháp trực quan này giúp bạn dễ dàng nắm bắt.
Mỗi thẻ sẽ phát triển theo nhu cầu của bạn. Bắt đầu với tiêu đề tác vụ cơ bản, sau đó thêm chi tiết khi cần thiết: danh sách kiểm tra để phân chia công việc phức tạp, phân công nhiệm vụ cho thành viên nhóm để đảm bảo trách nhiệm, và ngày đáo hạn để quản lý thời gian. Bạn cũng có thể đính kèm tệp đính kèm vào thẻ để cung cấp bối cảnh.
Các tính năng hợp tác hoạt động mượt mà, với các thành viên trong nhóm nhận thông báo khi được đề cập trong bình luận hoặc được giao công việc. Nhãn màu giúp phân loại công việc chỉ với một cái nhìn, trong khi các tùy chọn lọc và sắp xếp giúp quản lý các bảng lớn một cách dễ dàng.
Các tính năng khóa của Trello
- Tổ chức tuần làm việc của bạn với Planner, đồng bộ lịch và phân bổ thời gian tập trung trực tiếp trong Trello.
- Tự động hóa các công việc lặp lại với Butler AI bằng cách tạo các quy tắc không cần mã để phân công công việc, di chuyển thẻ hoặc gửi nhắc nhở.
- Mirrors hoạt động với Card Mirroring để giữ cho cùng một công việc hiển thị trên nhiều bảng và đang theo dõi các dự án đa chức năng.
- Mở rộng hàm với Power-Ups, tích hợp các dịch vụ như Google Drive, Jira hoặc Confluence để tùy chỉnh bảng làm việc phù hợp với quy trình làm việc của bạn.
Ưu điểm của Trello
- Dễ dàng cài đặt và sử dụng, ngay cả đối với người dùng không có kiến thức kỹ thuật.
- Các bảng Kanban trực quan giúp theo dõi công việc một cách trực quan và minh bạch.
- Hộp thư đến tổng hợp các cuộc trò chuyện thành các công việc có thể thực hiện, giúp giảm thiểu việc bỏ lỡ các bước theo dõi.
- Đủ linh hoạt cho năng suất cá nhân, nhóm nhỏ hoặc quy trình làm việc của bộ phận.
Trello cons
- Các bảng có thể nhanh chóng trở nên lộn xộn và phức tạp khi xử lý hàng trăm thẻ hoặc quy trình làm việc phức tạp.
- Thiếu các tính năng quản lý dự án nâng cao, như quan hệ phụ thuộc giữa các công việc và đang theo dõi khối lượng công việc chi tiết.
- Được thiết kế chủ yếu dựa trên bảng Kanban, có thể không phù hợp với các nhóm ưa chuộng chế độ xem dự án theo dòng thời gian hoặc theo cấu trúc phân cấp.
- Không hỗ trợ biểu đồ Gantt gốc cho các nhóm cần theo dõi dòng thời gian và theo dõi công việc chồng chéo.
- Các thao tác hàng loạt, chẳng hạn như gán hạn chót cho nhiều thẻ, không được hỗ trợ sẵn có.
Giá cả của Trello
- Miễn phí
- Tiêu chuẩn: $6/tháng cho mỗi người dùng
- Premium: $12.50/tháng cho mỗi người dùng
- Doanh nghiệp: $$17,50/tháng cho mỗi người dùng (Thanh toán hàng năm)
Đánh giá và nhận xét về Trello
- G2: 4.4/5 (hơn 13.000 đánh giá)
- Capterra: 4.5/5 (hơn 23.000 đánh giá)
Tại sao nó tuyệt vời cho việc quản lý nhiều ưu tiên
Các bảng, danh sách công việc và thẻ đồng bộ của Trello cho phép bạn đang theo dõi công việc trên nhiều dự án mà không mất đi ngữ cảnh. Kết hợp với tự động hóa Butler, các cập nhật định kỳ được thực hiện ngầm, giúp bạn tập trung vào các công việc khác.
Người dùng thực tế nói gì về Trello?
Điều tôi thực sự thích ở Trello là sự đơn giản trong cách sử dụng. Bạn có thể bắt đầu ngay lập tức — chỉ cần tạo một bảng, thêm các công việc và bắt đầu di chuyển chúng… Điều tôi không thích ở Trello là nó có thể trở nên khá cơ bản khi các dự án của bạn trở nên phức tạp hơn. Không có cách nào để tạo mối phụ thuộc giữa các công việc hoặc đang theo dõi tiến độ chi tiết, điều này có thể gây phiền toái nếu bạn cần một công cụ mạnh mẽ hơn.
Điều tôi thực sự thích ở Trello là sự đơn giản trong cách sử dụng. Bạn có thể bắt đầu ngay lập tức — chỉ cần tạo một bảng, thêm các công việc và bắt đầu di chuyển chúng… Điều tôi không thích ở Trello là nó có thể trở nên khá cơ bản khi các dự án của bạn trở nên phức tạp hơn. Không có cách nào để tạo mối phụ thuộc giữa các công việc hoặc đang theo dõi tiến độ chi tiết, điều này có thể gây phiền toái nếu bạn cần một công cụ mạnh mẽ hơn.
🔍 Bạn có biết? Vào thế kỷ 19, các dự án xây dựng quy mô lớn như đường sắt được quản lý bằng cách sử dụng điện báo để gửi cập nhật qua khoảng cách xa.
Các đề cập đáng chú ý khác
Không phải công cụ nào cũng nằm trong Danh sách công việc, nhưng một số vẫn xứng đáng được nhắc đến. Dưới đây là một số phần mềm quản lý dự án khác đáng để khám phá cho các trường hợp sử dụng cụ thể:
- Monday.com: Sử dụng bảng màu sắc, các tính năng tự động hóa sẵn có và tài liệu làm việc để cài đặt dự án nhanh chóng mà không cần thời gian học hỏi.
- Wrike: Bắt đầu nhanh chóng với các mẫu tùy chỉnh, biểu mẫu yêu cầu đơn giản và biểu đồ Gantt kéo và thả để có cái nhìn tổng quan về dự án ngay lập tức.
- Smartsheet: Xây dựng dự án trong bố cục bảng tính quen thuộc, đồng thời thêm bảng điều khiển, tự động hóa và báo cáo để mở rộng quy mô công việc.
👀 Bạn có biết: Trong một kỳ ba năm, các tổ chức sử dụng ClickUp đã đạt được tỷ lệ hoàn vốn (ROI) ước tính 384%, theo nghiên cứu của Forrester Research. Các tổ chức này đã tạo ra khoảng US $3,9 triệu doanh thu tăng thêm thông qua các dự án được ClickUp hỗ trợ hoặc cải thiện.
Cách quản lý nhiều ưu tiên hiệu quả (Mẹo + Thực hành tốt nhất)
Khi mọi thứ đều cấp bách, dễ dàng bị lạc hướng. Dưới đây là các kỹ thuật hành động giúp bạn duy trì sự tổ chức và kiểm soát:
- Ưu tiên sử dụng Ma trận Eisenhower : Phân loại công việc thành bốn khu vực: khẩn cấp/quan trọng, quan trọng/không khẩn cấp, khẩn cấp/không quan trọng và không thuộc cả hai. Điều này giúp giảm bớt mệt mỏi trong việc ra quyết định và đảm bảo nỗ lực của bạn luôn mang lại hiệu quả.
- Dành thời gian tập trung cho công việc sâu: Lên lịch các khối không bị gián đoạn dành cho các công việc ưu tiên cao. Phương pháp chia khối hoặc các khoảng thời gian theo phong cách Pomodoro giúp cải thiện sự tập trung và giảm thiểu sự kém hiệu quả do làm nhiều việc cùng lúc.
- Tạo kế hoạch tổng thể: Lập bản đồ tất cả các dự án đang hoạt động với các mục tiêu chính, cột mốc, dòng thời gian và phân bổ tài nguyên trong một chế độ xem thống nhất. Điều này giúp đang theo dõi các trùng lặp, xung đột và hạn chót, mang lại sự rõ ràng về các bước tiếp theo trên toàn bộ hệ thống.
- Phân công công việc một cách chính xác: Giao công việc cho đúng người dựa trên kỹ năng và khối lượng công việc của họ. Yêu cầu rõ ràng và kiểm tra định kỳ đảm bảo trách nhiệm trong khi giúp bạn tập trung vào các ưu tiên hàng đầu.
- Tập trung báo cáo tiến độ: Sử dụng bảng điều khiển trực quan hoặc công cụ đang theo dõi tổng hợp để tập trung tất cả các cập nhật, chỉ số và dòng thời gian trong một nơi. Điều này tạo ra một nguồn thông tin chính xác theo thời gian thực và phát hiện các trì hoãn trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
- Giao tiếp chủ động và thường xuyên: Thiết lập các cuộc họp định kỳ hoặc cập nhật và chia sẻ tiến độ một cách minh bạch với nhóm và các bên liên quan. Các cảnh báo sớm về thách thức giúp ngăn chặn những bất ngờ và thúc đẩy văn hóa minh bạch.
⚡ Bộ sưu tập mẫu: Ưu tiên các công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng với ma trận kéo và thả đơn giản bằng mẫu ClickUp Eisenhower Matrix. Đây là công cụ hoàn hảo để loại bỏ những yếu tố không cần thiết và tập trung vào những điều quan trọng nhất.
🎥 Xem: So sánh 10 công cụ quản lý dự án AI tốt nhất:
Tải xuống, Cài đặt, Bắt đầu với ClickUp
Bắt đầu một dự án mới không nên đòi hỏi phải mò mẫm qua một mê cung các cài đặt, quyền truy cập và hướng dẫn. Một công cụ quản lý dự án có thời gian cài đặt ngắn hơn là điều quan trọng ở đây. Bạn có thể bắt đầu tổ chức công việc và theo dõi tiến độ ngay lập tức thay vì mất hàng ngày để tìm hiểu phần mềm.
ClickUp, ứng dụng toàn diện cho công việc, là không gian làm việc lý tưởng cho điều này. Các tính năng quản lý dự án của ClickUp giúp bạn tổ chức các tác vụ và hạn chót một cách khoa học, trong khi ClickUp Brain cung cấp những phân tích dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) để bạn tập trung vào những điều quan trọng nhất.
Vậy bạn còn chần chừ gì nữa? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅