Ai mà không biết WhatsApp? Trong thập kỷ qua, ứng dụng này đã trở thành một công cụ nhắn tin gần như không thể thiếu trên điện thoại của chúng ta, kết nối chúng ta với bạn bè và gia đình.
Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp, WhatsApp đã phát triển thành một nền tảng mạnh mẽ gọi là WhatsApp Business Platform, một kênh trực tiếp và tương tác cao để kết nối với khách hàng hiện tại, tiếp cận người dùng WhatsApp trên quy mô lớn và thậm chí thúc đẩy nội dung tiếp thị.
🔎 Bạn có biết? Mặc dù WhatsApp được ra mắt vào năm 2009, nhưng công ty chỉ phát hành nền tảng WhatsApp Kinh doanh vào năm 2018.
Mặc dù các tin nhắn nhanh, miễn phí mang lại sự linh hoạt sáng tạo cho kinh doanh, bạn cần có cấu trúc để thực sự khai thác tiềm năng của WhatsApp cho quy mô lớn. Hãy nghĩ đến các cập nhật đơn đặt hàng, nhắc nhở hoặc thậm chí các chiến dịch khuyến mãi khuyến khích mua hàng lặp lại.
Đây chính là lúc việc sử dụng các mẫu tin nhắn WhatsApp Business trở nên thiết yếu. Chúng đảm bảo các hoạt động giao tiếp của bạn – từ câu hỏi của khách hàng, tin nhắn giao dịch đến các chiến dịch tiếp thị mục tiêu – được thực hiện suôn sẻ mà không gặp trở ngại hay vi phạm chính sách của Meta.
Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn qua một số mẫu tin nhắn này và cách chúng đảm bảo định dạng tin nhắn kinh doanh của bạn và danh mục mẫu tin nhắn đã chọn hoàn toàn phù hợp với yêu cầu của nền tảng.
*mẫu tin nhắn WhatsApp Kinh doanh là gì?
Hãy xem các mẫu tin nhắn WhatsApp Business như những mẫu tin nhắn đã được phê duyệt trước, có cấu trúc sẵn để bắt đầu cuộc hội thoại cho doanh nghiệp của bạn.
WhatsApp chỉ cho phép bạn bắt đầu cuộc hội thoại với người dùng sau khi họ đã đồng ý rõ ràng (explicit opt-in). Bạn không thể gửi bất kỳ tin nhắn nào cho họ; bạn phải sử dụng mẫu tin nhắn đã được phê duyệt trước (ví dụ: nhắc nhở lịch hẹn, cập nhật đơn đặt hàng, khuyến mãi).
Ngoài ra, nếu khung thời gian hỗ trợ khách hàng 24 giờ đã hết hạn (tức là đã hơn 24 giờ kể từ lần nhắn tin cuối cùng của người dùng), bạn phải sử dụng mẫu tin nhắn được phê duyệt để liên hệ – dù bạn muốn gửi cập nhật đơn đặt hàng, xác nhận thanh toán, cập nhật tài khoản hay thậm chí thông báo khuyến mãi có thời hạn.
🤝 Nhắc nhở thân thiện: Mỗi mẫu tin nhắn mới phải tuân thủ các quy tắc định dạng cụ thể và thuộc vào một danh mục được chỉ định. Việc phê duyệt mẫu tin nhắn mới là một phần của quy trình, thường được quản lý thông qua WhatsApp Manager hoặc trực tiếp qua các công cụ tài khoản, thậm chí từ các ứng dụng WhatsApp trên máy tính để bàn.
🎁 Đọc thêm: Ưu và nhược điểm của WhatsApp
Tổng quan về các mẫu tin nhắn WhatsApp Business
| Tên mẫu | Tải xuống mẫu | Phù hợp cho | Tính năng nổi bật | Định dạng hình ảnh |
| Mẫu Carousel | thông qua nền tảng WhatsApp Kinh doanh | các doanh nghiệp kinh doanh thương mại điện tử và quản lý tiếp thị | Tối đa 10 thẻ, hình ảnh/video, lời kêu gọi hành động (CTA), tùy chỉnh | WhatsApp Carousel |
| Mẫu ưu đãi có thời hạn | thông qua nền tảng WhatsApp Kinh doanh | Các thương hiệu DTC, nhà tiếp thị tăng trưởng, nhóm bán hàng | Đồng hồ đếm ngược, mã khuyến mãi, FOMO, nội dung đa phương tiện | Tin nhắn WhatsApp |
| Mẫu xác nhận đơn đặt hàng | thông qua nền tảng WhatsApp Kinh doanh | Bán lẻ, logistics, dịch vụ đăng ký | Thông tin đơn đặt hàng động, liên kết đang theo dõi, thông tin hỗ trợ | Tin nhắn WhatsApp |
| Mẫu nhắc nhở lịch hẹn | thông qua nền tảng WhatsApp Kinh doanh | Các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ (phòng khám, salon, tư vấn) | Thời gian/địa điểm, nút đặt lại lịch, trả lời tự động | Tin nhắn WhatsApp |
| Mẫu thu thập phản hồi | thông qua nền tảng WhatsApp Kinh doanh | Đội ngũ hỗ trợ, Quản lý trải nghiệm khách hàng (CX) | Câu hỏi theo dõi, phản hồi nhanh, cảm xúc đang theo dõi | Tin nhắn WhatsApp |
| Mẫu tin nhắn tức thì ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Đội ngũ hỗ trợ, nhân viên bán hàng, bộ phận hỗ trợ khách hàng | Các định dạng tin nhắn có thể tái sử dụng, phân loại tin nhắn, đang theo dõi phản hồi | ClickUp Danh sách công việc/Bảng |
| Mẫu Ma trận Tin nhắn ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Chuyên gia chiến lược marketing, Trưởng bộ phận truyền thông, Quản lý dự án | Bản đồ đối tượng, lập lịch chiến dịch, trường tùy chỉnh | ClickUp Danh sách công việc/Ma trận |
| Mẫu giao tiếp nhân viên ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Nhóm vận hành, nhóm nhân sự, nhóm tiếp thị | Quản lý quyền sở hữu công việc, quy trình kiểm tra công việc, mở rộng liên hệ với các bộ phận | ClickUp Danh sách công việc/Bảng |
| Mẫu Kế hoạch Giao tiếp ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Quản lý chương trình và trưởng dự án, đặc biệt khi xử lý quản lý thay đổi | Đối tượng, kênh, dòng thời gian, bảng điều khiển | ClickUp Danh sách công việc/Lịch/Gantt |
| Mẫu chiến lược và kế hoạch hành động giao tiếp nội bộ ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Giao tiếp nội bộ, sự hiển thị của lãnh đạo | Chiến lược, tần suất, trách nhiệm, bảng điều khiển | ClickUp Danh sách công việc/Bảng |
| Mẫu bảng trắng Kế hoạch Truyền thông ClickUp | Tải miễn phí mẫu | Nhà thiết kế giao diện, nhà lập kế hoạch chiến dịch | Bản đồ Canvas, kéo và thả, mã màu sắc | ClickUp Bảng trắng |
| Mẫu Ma trận Giao tiếp và Họp nhóm của ClickUp Team | Tải miễn phí mẫu | Quản lý nhóm, điều phối viên vận hành | Quyền sở hữu, lịch trình đồng bộ, loại cuộc họp, trạng thái đang theo dõi | ClickUp Danh sách công việc/Bảng |
Những yếu tố tạo nên một mẫu tin nhắn WhatsApp Business tốt
Một mẫu tin nhắn WhatsApp kinh doanh tốt cần rõ ràng, có cấu trúc và tuân thủ các chính sách tin nhắn của Meta. Nó cần truyền tải thông điệp mong muốn đồng thời tuân thủ định dạng mẫu và các tiêu chí sử dụng:
- định dạng chính xác:* Chọn các mẫu tuân thủ quy tắc đặt tên của Meta (sử dụng ký tự alphanumeric viết thường, số và dấu gạch dưới cho tên mẫu). Điều này giúp quá trình phê duyệt mẫu diễn ra suôn sẻ, tránh bị từ chối khi nộp qua API Quản lý Doanh nghiệp
- Mục đích rõ ràng: Chọn mẫu phù hợp từ các danh mục sau: Tiện ích, Xác thực hoặc Tiếp thị. Điều này rất quan trọng để giúp WhatsApp hiểu bối cảnh của tin nhắn, đảm bảo nó được đánh dấu chính xác
- *tùy chỉnh thông minh: Lựa chọn các mẫu có tham số biến đổi để tạo ra các tin nhắn cá nhân hóa. Điều này giúp các thông điệp của bạn trở nên phù hợp và chân thực, đảm bảo các nỗ lực tiếp thị của bạn gây ấn tượng và không bị coi là chung chung
- Cấu trúc chất lượng: Sử dụng các mẫu cho phép bạn viết theo định dạng tin nhắn có cấu trúc chặt chẽ để đảm bảo tính dễ đọc và tuân thủ quy định. Điều này rất quan trọng để đảm bảo việc gửi tin nhắn qua WhatsApp Business API diễn ra suôn sẻ và duy trì chất lượng tổng thể của mẫu tin nhắn
- Nội dung liên quan: Chọn các mẫu tin nhắn phù hợp với mục đích sử dụng cụ thể, chẳng hạn như mẫu xác thực hoặc mẫu hỗ trợ khách hàng. Điều này giúp mẫu tin nhắn phù hợp với mục tiêu của bạn và giảm thiểu nguy cơ bị Meta từ chối phê duyệt
- Kiểm tra tuân thủ: Mẫu tin nhắn WhatsApp Business mà bạn chọn nên tránh sử dụng dữ liệu nhạy cảm, chẳng hạn như số tài khoản tài chính hoặc các thông tin nhận dạng nhạy cảm khác, trực tiếp trong mẫu tin nhắn. Bảo vệ bảo mật của người dùng là ưu tiên hàng đầu và đảm bảo trạng thái được phê duyệt của các mẫu tin nhắn của bạn luôn an toàn trong suốt các chiến dịch tiếp thị WhatsApp
- Tác động có thể đo lường: Xem xét các mẫu có chỉ số chiến dịch để theo dõi hiệu quả đang theo dõi. Kết hợp dữ liệu này với API WhatsApp Business và hiệu suất mẫu tiếp thị để điều chỉnh chiến lược ngay lập tức và giảm phản hồi tiêu cực
mẫu tin nhắn WhatsApp Business Miễn phí*
🧠 Thực tế thú vị: 67% người dùng có khả năng tương tác với doanh nghiệp gửi tin nhắn qua WhatsApp cao hơn so với email hoặc SMS. Đó là lý do tại sao việc tạo ra mẫu tin nhắn WhatsApp Business phù hợp có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ phản hồi của chiến dịch của bạn.
Hãy khám phá các mẫu tin nhắn WhatsApp hiệu quả giúp đơn giản hóa mọi thứ từ các chương trình khuyến mãi flash đến luồng onboarding. Dưới đây là một số ví dụ về các mẫu tin nhắn WhatsApp mà các thương hiệu tin dùng. Các mẫu này đã được định dạng sẵn cho nền tảng WhatsApp Business, vì vậy bạn có thể bắt đầu sử dụng ngay lập tức.
1. Mẫu carousel
Mẫu carousel cho phép bạn gửi tối đa 10 thẻ hình ảnh phong phú trong một tin nhắn WhatsApp. Mỗi thẻ hỗ trợ hình ảnh, mô tả ngắn gọn và nút bấm có thể nhấp, biến tin nhắn của bạn thành các catalog mini dễ dàng lướt xem.
Hơn nữa, bố cục giúp tạo cấu trúc và tiện lợi khi cuộn trang. Định dạng này giữ cho người dùng tập trung mà không làm họ choáng ngợp bởi quá nhiều nội dung cùng lúc.
⭐ Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Hiển thị nhiều sản phẩm hoặc ưu đãi bằng thẻ carousel
- Đính kèm hình ảnh và video vào từng thẻ để tăng cường sức hấp dẫn thị giác cho đề xuất của bạn
- Gán nút cho các lời kêu gọi hành động (CTA) như Mua ngay hoặc Tìm hiểu thêm
- Tùy chỉnh từng thẻ với các chi tiết sản phẩm hoặc dịch vụ khác nhau
🔑 Phù hợp cho: Nhóm thương mại điện tử và quản lý tiếp thị triển khai các chiến dịch tập trung vào sản phẩm
2. Mẫu tin nhắn khuyến mãi có thời hạn
Các mẫu tin nhắn khuyến mãi có thời hạn được thiết kế cho các chiến dịch nhanh chóng, dựa vào tính cấp bách để thúc đẩy phản hồi. Các mẫu này đi kèm với tiêu đề khuyến mãi và đồng hồ đếm ngược tùy chọn được tích hợp sẵn trong tin nhắn, giúp bạn khuyến khích khách hàng đưa ra quyết định nhanh chóng.
Sử dụng chúng cho các chiến dịch quảng cáo bán hàng flash, ưu đãi cho người dùng mới hoặc giảm giá cá nhân hóa. Cấu trúc bố cục hỗ trợ nội dung đa phương tiện, nút và cá nhân hóa động, tất cả đều được tối ưu hóa để thu hút sự chú ý và khuyến khích hành động trước khi thời hạn kết thúc.
⭐ Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Nổi bật các ưu đãi khẩn cấp với bộ đếm thời gian hết hạn ưu đãi tích hợp sẵn
- Sử dụng các nút sao chép để chèn mã khuyến mãi hoặc phiếu giảm giá
- Hướng dẫn lưu lượng truy cập với các nút kêu gọi hành động (CTA) như Thăm trang web hoặc Nhận ngay
- Tạo hiệu ứng FOMO thông qua các chiến dịch giới hạn thời gian được cá nhân hóa
🔑 Phù hợp cho: Các thương hiệu bán lẻ trực tiếp (DTC), chuyên gia tiếp thị tăng trưởng và nhóm bán hàng thực hiện các chiến dịch có thời hạn
3. Mẫu xác nhận đơn đặt hàng
Mẫu xác nhận đơn đặt hàng cung cấp cho người dùng sự rõ ràng ngay lập tức sau khi mua hàng. Chúng được thiết kế ngắn gọn, có cấu trúc và thường bao gồm các biến như ID đơn đặt hàng, số tiền và chi tiết giao hàng. Các tin nhắn này giúp giảm số lượng yêu cầu hỗ trợ và tạo ra trải nghiệm sau khi thanh toán dự đoán được hơn.
Tone của tin nhắn mang tính hàm và phụ thuộc, chính xác là điều mà người dùng mong đợi sau một giao dịch. Chúng cũng giúp kinh doanh tuân thủ quy định đồng thời giảm thiểu việc trao đổi không cần thiết với khách hàng.
⭐ Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Xác nhận đơn đặt hàng với thông tin đơn đặt hàng động
- Chia sẻ các liên kết đang theo dõi và dòng thời gian giao hàng
- Đính kèm thông tin hỗ trợ khách hàng trực tiếp vào tin nhắn
- Giảm bớt sự nhầm lẫn sau khi thanh toán bằng các cập nhật rõ ràng
🔑 Phù hợp cho: Các thương hiệu bán lẻ, đối tác logistics và dịch vụ đăng ký
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng các tên mẫu khác nhau khi thử nghiệm A/B cho tin nhắn; ngay cả những thay đổi nhỏ cũng yêu cầu sự phê duyệt riêng biệt từ Meta, và việc sao chép một mẫu hiện có để tạo biến thể giúp đang theo dõi hiệu suất mà không ảnh hưởng đến mẫu gốc.
4. Mẫu nhắc nhở lịch hẹn
Mẫu nhắc nhở lịch hẹn là những lời nhắc nhở đơn giản nhưng hiệu quả giúp giảm thiểu việc hủy lịch hẹn. Các mẫu tin nhắn được phê duyệt này bao gồm các thông tin như thời gian, địa điểm và tên nhân viên phục vụ, sử dụng các trường placeholder để đảm bảo tính nhất quán.
Các tin nhắn này được gửi trước các cuộc hẹn đã lên lịch và cho phép khách hàng tùy chỉnh xác nhận, thay đổi lịch hoặc hủy bỏ, tất cả đều thông qua WhatsApp. Những tin nhắn này đặc biệt hữu ích cho các ngành dịch vụ, nơi thời gian là yếu tố quan trọng và sự tham gia của khách hàng là điều cần thiết.
⭐ Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Nhắc nhở người dùng về các cuộc hẹn sắp tới và chia sẻ thời gian cụ thể của cuộc hẹn với họ
- Cho phép điều chỉnh lịch trình thông qua các nút trả lời nhanh
- Cài đặt phản hồi tự động WhatsApp để xác nhận ngay lập tức việc nhận tin nhắn và quản lý kỳ vọng của khách hàng
- Tệp đính kèm thông tin địa điểm hoặc liên kết hỗ trợ để thuận tiện cho việc điều hướng
🔑 Phù hợp cho: Các doanh nghiệp dịch vụ như phòng khám, salon, tư vấn, dịch vụ sửa chữa và các lĩnh vực khác
📚 Xem thêm: Cách chỉnh sửa tin nhắn WhatsApp sau khi đã gửi
5. Mẫu thu thập phản hồi
Các mẫu phản hồi cung cấp một cách thức không gây phiền hà để thu thập ý kiến sau tương tác trực tiếp trên WhatsApp. Dù là sau khi giao hàng, sau khi mua hàng hay sau khi vé hỗ trợ khách hàng được giải quyết, các mẫu này được thiết kế để trả lời chỉ với một cú nhấp chuột hoặc hệ thống đánh giá đơn giản.
Điều này giúp bạn nắm bắt cảm xúc chân thực của khách hàng mà không cần sử dụng các ứng dụng hoặc biểu mẫu bổ sung. Đây cũng là cách thông minh để đang theo dõi chất lượng dịch vụ theo thời gian thực.
⭐ Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Gửi các câu hỏi theo dõi sau khi tương tác với khách hàng hoặc cung cấp dịch vụ
- Sử dụng phản hồi nhanh để có những phản hồi nhanh chóng và có cấu trúc
- Theo dõi cảm xúc của người dùng mà không cần rời khỏi WhatsApp
- Đã đóng truy vấn hỗ trợ hoặc giao dịch mua hàng
🔑 Phù hợp cho: Đội ngũ hỗ trợ khách hàng, bộ phận vận hành dịch vụ và quản lý trải nghiệm khách hàng (CX)
➡️ Đọc thêm: Ứng dụng trò chuyện nhóm tốt nhất cho kinh doanh
giới hạn của các mẫu tin nhắn WhatsApp Business*
Mặc dù các mẫu tin nhắn WhatsApp Business cung cấp cấu trúc và khả năng tiếp cận, chúng đi kèm với các quy tắc nghiêm ngặt giới hạn cách doanh nghiệp có thể giao tiếp.
🔎 Bạn có biết? Bot duyệt mẫu tin nhắn của WhatsApp tuân thủ các quy tắc một cách nghiêm ngặt đến mức ngay cả một dấu câu thiếu sót hoặc vị trí giữ chỗ không khớp cũng có thể kích hoạt việc từ chối. Một số nhà tiếp thị thử nghiệm mẫu tin nhắn bằng cách cố ý gửi các phiên bản có lỗi để tìm hiểu những gì bị đánh dấu.
Dưới đây là một số hạn chế quan trọng cần lưu ý:
- Trì hoãn phê duyệt: Mỗi mẫu tin nhắn phải trải qua quy trình kiểm duyệt của Meta, có thể mất từ vài phút đến 24 giờ. Nếu có vấn đề về định dạng, vi phạm chính sách hoặc ngôn ngữ không rõ ràng, mẫu tin nhắn của bạn có thể bị từ chối, gây trì hoãn cho các chiến dịch hoặc cập nhật khẩn cấp
- tương tác giới hạn*: Các mẫu tin nhắn không hỗ trợ hợp tác thời gian thực trừ khi người dùng phản hồi trong khung thời gian 24 giờ. Giới hạn này có nghĩa là các cuộc hội thoại tiếp theo hoặc tiếp tục thường yêu cầu một tin nhắn được phê duyệt khác, khiến việc duy trì động lực trong tương tác với khách hàng trở nên khó khăn hơn
- Hạn chế theo danh mục: Một số định dạng hữu ích, như các ưu đãi có thời hạn, không thể sử dụng trong danh mục Dịch vụ công cộng. Nếu tin nhắn của bạn không phù hợp với mục đích đã được phê duyệt của một danh mục, nó sẽ không được chấp nhận, ngay cả khi nó hữu ích cho người dùng
- Quy tắc cá nhân hóa nghiêm ngặt: Bạn chỉ được phép cá nhân hóa các tham số biến cố định và cứng nhắc khi tạo mẫu tin nhắn WhatsApp. Việc thêm văn bản tùy chỉnh ngoài các tham số này có thể dẫn đến kết quả không được phê duyệt hoặc vấn đề giao hàng, làm giảm tính linh hoạt mà các nhà tiếp thị thường mong đợi
Mẫu tin nhắn WhatsApp thay thế
Nếu bạn đang tìm kiếm các giải pháp thay thế khả thi cho WhatsApp Business để quản lý chiến dịch, hãy thử ClickUp, ứng dụng "tất cả trong một" cho công việc. Thay vì phải sử dụng nhiều công cụ riêng biệt cho trò chuyện, tệp tin và công việc, ClickUp tập trung mọi thứ vào một không gian làm việc AI tích hợp, giúp nhóm của bạn có thể lập kế hoạch, thực hiện và đang theo dõi chiến dịch mà không bị mất bối cảnh.
Với ClickUp Chat, các cuộc hội thoại thời gian thực diễn ra ngay bên cạnh các dự án của bạn. Bạn có thể chuyển đổi tin nhắn thành công việc ngay lập tức, liên kết trò chuyện với tài liệu hoặc tài nguyên liên quan, và đảm bảo mọi cập nhật luôn được liên kết với công việc liên quan. Kết quả? Chuẩn bị chiến dịch nhanh hơn, thông điệp nhất quán giữa các nhóm và không mất thời gian tìm kiếm thông tin trên các ứng dụng phân tán.
Các mẫu giao tiếp sẵn có của ClickUp cũng giúp đơn giản hóa việc lập kế hoạch và triển khai chiến dịch. Hãy cùng xem các mẫu thay thế WhatsApp sau đây giúp quản lý, chỉnh sửa và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng như thế nào:
1. Mẫu tin nhắn tức thì ClickUp
Các truy vấn của khách hàng thường đòi hỏi phản hồi nhanh chóng, đặc biệt trong các ngành dịch vụ. Được thiết kế để tập trung hóa giao tiếp, mẫu tin nhắn tức thì ClickUp cung cấp cho bạn một không gian chuyên dụng để quản lý, kế hoạch và đang theo dõi các cuộc hội thoại nội bộ và ngoại bộ giữa các bộ phận. Theo dõi các cuộc trò chuyện nội bộ, gắn thẻ thành viên nhóm và xây dựng một bản ghi tìm kiếm được về các ý tưởng tin nhắn WhatsApp và sự chấp thuận trong một nơi duy nhất.
Các nhóm có thể tạo các phản hồi đã được định sẵn, phân loại các yêu cầu phổ biến và nhúng các liên kết, câu hỏi thường gặp (FAQ) hoặc biểu mẫu để giảm thiểu việc trao đổi qua lại. Định dạng này mô phỏng giao diện trò chuyện, khuyến khích hành động nhanh chóng với ít sự chuyển đổi ngữ cảnh. Điều này giúp các thành viên trong nhóm phối hợp hiệu quả qua các vai trò và múi giờ khác nhau, đồng thời cung cấp cho lãnh đạo cái nhìn tổng quan về thời gian xử lý tin nhắn và tốc độ giải quyết vấn đề.
⭐ Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Xây dựng các định dạng tin nhắn có thể tái sử dụng cho các tình huống kinh doanh khác nhau
- Sắp xếp tin nhắn theo danh mục để lọc và xử lý nhanh chóng
- Đang theo dõi thời gian phản hồi và theo dõi khách hàng trực tiếp từ bảng tin nhắn
- Nâng cao hợp tác trong môi trường làm việc về giọng điệu, định dạng và danh mục mẫu tin nhắn thông qua tính năng chỉnh sửa trực tiếp
🔑 Phù hợp cho: Đội ngũ hỗ trợ khách hàng, nhân viên bán hàng và bộ phận hỗ trợ nội bộ xử lý các chu kỳ giao tiếp nhanh chóng
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng ClickUp Brain, trợ lý AI tích hợp sẵn của ClickUp, để soạn thảo các mẫu tin nhắn WhatsApp được Meta phê duyệt chỉ trong vài giây. Chỉ cần cung cấp mục đích, đối tượng và giọng điệu, ClickUp Brain sẽ tạo ra nội dung có cấu trúc, linh hoạt và sẵn sàng để nộp duyệt – giúp tiết kiệm hàng giờ viết tay. Dưới đây là một ví dụ về lệnh và kết quả để bạn bắt đầu:
2. Mẫu Ma trận Tin nhắn ClickUp
Mẫu Ma trận Tin nhắn ClickUp cung cấp một bố cục có cấu trúc để xác định ai nhận được tin nhắn nào, khi nào và như thế nào. Sử dụng nó để tạo bản đồ phân khúc đối tượng, đặt mục tiêu giao tiếp và lựa chọn loại tin nhắn phù hợp với kênh truyền thông tương ứng.
Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn đang quản lý nhiều chiến dịch, phân khúc và trường hợp sử dụng khác nhau, chẳng hạn như tin nhắn giao dịch hoặc các ưu đãi có thời hạn. Bố cục hỗ trợ tổ chức tin nhắn theo loại đối tượng, mục tiêu và trạng thái phê duyệt, tất cả chỉ với vài cú nhấp chuột.
⭐ Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Điều chỉnh định dạng tin nhắn sao cho phù hợp với nhu cầu của đối tượng mục tiêu và các kênh ưa thích của họ
- Lên lịch triển khai tin nhắn theo chiến dịch hoặc giai đoạn vòng đời
- Theo dõi tiến độ bằng các chế độ xem như Bản đồ Tin nhắn và Kế hoạch Giao tiếp
- Sử dụng Trường Tùy chỉnh của ClickUp để đặt nhãn cho các mẫu, định dạng và khung thời gian gửi tin nhắn
🔑 Phù hợp cho: Chuyên gia chiến lược marketing, người phụ trách truyền thông nội bộ và quản lý dự án tổ chức tin nhắn đa kênh
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nếu sự hiểu lầm đang làm chậm tiến độ của nhóm, việc xây dựng một chiến lược giao tiếp mạnh mẽ là giải pháp tối ưu. Hãy tập trung vào các mục tiêu giao tiếp SMART sau để nâng cao sự rõ ràng, hợp tác và thành công chung:
- Loại bỏ ngôn ngữ chuyên môn và đi thẳng vào vấn đề, đảm bảo mỗi tin nhắn được hiểu ngay từ lần đầu tiên
- Khuyến khích nhóm của bạn lắng nghe và hiểu rõ, thay vì chỉ chờ đợi để bày tỏ ý kiến của mình. Việc diễn đạt lại và làm rõ câu hỏi là yếu tố khóa
- Khuyến khích đặt câu hỏi mở và tích cực ngăn chặn những giả định. Những câu hỏi tốt hơn dẫn đến những hiểu biết sâu sắc hơn
- Xác định mục tiêu, trách nhiệm và thời hạn ngay từ đầu. Sử dụng công cụ giao tiếp phù hợp cho từng loại tin nhắn (ví dụ: email cho các thông tin chính thức, chat cho các cập nhật nhanh chóng)
- Xây dựng môi trường nơi luồng thông tin tự do, giảm thiểu hiểu lầm và xây dựng niềm tin trên mọi phương diện
3. Mẫu giao tiếp nhân viên ClickUp
Để giữ cho nhân viên được thông tin, không chỉ cần một thông báo qua Slack hoặc Facebook Messenger. Mẫu giao tiếp cho nhân viên ClickUp cung cấp cho bạn một không gian làm việc chuyên dụng để tổ chức quyền sở hữu công việc, duy trì kế hoạch tin nhắn hiển thị và cài đặt quy trình kiểm tra. Mẫu này bao gồm các tiêu đề chuẩn hóa, phân loại chủ đề và các phần hành động để ngăn chặn sự hiểu lầm và quá tải tin nhắn.
Bạn có thể tùy chỉnh tần suất giao tiếp, cài đặt danh sách phân phối theo bộ phận và thậm chí thu thập xác nhận đã đọc hoặc phản hồi về các chủ đề nhạy cảm. Dù là cập nhật chính sách nhân sự hay kỷ niệm thành công hàng tuần của nhóm, mẫu tin nhắn này đảm bảo giao tiếp nhất quán và thu hút trên toàn tổ chức.
⭐ Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Quản lý các công việc liên quan đến giao tiếp với trạng thái rõ ràng và thời hạn cụ thể
- Kết nối các mục giao tiếp với các công việc, chính sách hoặc thông báo
- Tùy chỉnh các trường thông tin cho các hoạt động tiếp cận hoặc cập nhật theo từng bộ phận
- Lưu trữ các tài liệu, tin nhắn và cập nhật liên quan trong một nơi chia sẻ chung
🔑 Phù hợp cho: Các đội ngũ vận hành, nhân sự hoặc tiếp thị đang thực hiện công việc trong quản lý nhóm đa chức năng, tiếp cận nhân viên định kỳ và đồng bộ hóa nội bộ thông qua mẫu đã được phê duyệt
*dưới đây là chia sẻ của Samantha Dengate, Quản lý Dự án Cao cấp tại Diggs, về việc sử dụng ClickUp cho giao tiếp nội bộ của công ty
Trước khi sử dụng ClickUp, các cuộc họp và trao đổi email qua lại đã dẫn đến một "hố đen" nơi các công việc bị bỏ qua và không được xử lý. Do đó, các công việc không được kiểm tra đúng hạn và không ai biết tiến độ phát triển sáng tạo đang diễn ra như thế nào. Hiện nay, tất cả thành viên trong nhóm có thể dễ dàng theo dõi thời hạn hoàn thành các công việc, trò chuyện và hợp tác trực tiếp trong các công việc.
Trước khi sử dụng ClickUp, các cuộc họp và trao đổi email qua lại đã dẫn đến một "hố đen" nơi các công việc bị bỏ qua và không được xử lý. Do đó, các công việc không được kiểm tra đúng hạn và không ai biết tiến độ phát triển sáng tạo đang diễn ra như thế nào. Hiện nay, tất cả thành viên trong nhóm có thể dễ dàng theo dõi thời hạn hoàn thành các công việc, trò chuyện và hợp tác trực tiếp trong các công việc.
4. Mẫu Kế hoạch Giao tiếp ClickUp
Một chiến lược giao tiếp rõ ràng là yếu tố quan trọng đối với mọi chiến dịch tiếp thị thành công. Mẫu Kế Hoạch Giao Tiếp ClickUp giúp bạn xác định mục tiêu, đối tượng mục tiêu, thông điệp chính, dòng thời gian và phương pháp đánh giá cho từng chiến dịch trong một tài liệu duy nhất. Mẫu này được thiết kế cho các dự án phức tạp như ra mắt sản phẩm hoặc chuyển đổi nội bộ, nơi cần sự đồng thuận của các bên liên quan.
Mỗi thông điệp giao tiếp đều được liên kết với một dòng thời gian giao hàng cụ thể và một người chịu trách nhiệm, giúp giảm thiểu sự phỏng đoán. Các bảng điều khiển tích hợp hiển thị tiến độ và phản hồi, giúp các nhóm điều chỉnh chiến lược của mình theo thời gian.
⭐ Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Xác định mục tiêu cho các luồng tin nhắn giao dịch, tiếp thị và hướng dẫn sử dụng
- Danh sách công việc giao tiếp và phân công trách nhiệm sử dụng mẫu tin nhắn
- Theo dõi tiến độ với các chế độ xem tích hợp sẵn của ClickUp như Lịch, Gantt và Xem dạng danh sách
- Giữ tài liệu dễ truy cập để tuân thủ quy định và kiểm toán
🔑 Phù hợp cho: Quản lý chương trình, trưởng dự án và các nhóm quản lý thay đổi triển khai các sáng kiến nhiều bước thông qua tài khoản WhatsApp Business
📮ClickUp Insight: Trong khi 60% nhân viên trả lời tin nhắn tức thì trong vòng dưới 10 phút, 15% mất hơn 2 giờ để phản hồi. Sự kết hợp giữa các phản hồi nhanh như chớp và các phản hồi chậm trễ có thể gây ra khoảng trống trong giao tiếp và làm chậm quá trình hợp tác. Với ClickUp, tất cả tin nhắn, công việc và cập nhật của bạn đều được tập trung tại một nơi, đảm bảo không có cuộc hội thoại nào bị bỏ lỡ và mọi người luôn đồng bộ, dù họ trả lời nhanh hay chậm.
5. Mẫu chiến lược và kế hoạch hành động giao tiếp nội bộ ClickUp
Mẫu Chiến lược và Kế hoạch Hành động Giao tiếp Nội bộ ClickUp là công cụ toàn diện để xác định chiến lược, thiết lập tần suất giao tiếp và phân công vai trò cho các sáng kiến kinh doanh khác nhau. Nó giúp các nhóm xác định mục tiêu chiến lược, nhận diện khoảng trống trong giao tiếp và triển khai các kế hoạch hành động mục tiêu.
Dù bạn đang đào tạo thành viên mới cho nhóm hay lập kế hoạch triển khai cho các danh mục mẫu tin nhắn WhatsApp khác nhau, bố cục mẫu này giúp duy trì sự tổ chức và đo lường được. Ngoài việc lập kế hoạch, nó còn bao gồm các công cụ theo dõi trách nhiệm, mẫu cuộc họp và vòng phản hồi để cải thiện tính minh bạch và phản hồi nội bộ.
⭐ Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Giao nhiệm vụ giao tiếp kèm theo dòng thời gian và chỉ số để theo dõi tiến độ
- Phân tích hiệu suất giao tiếp bằng các bảng điều khiển tùy chỉnh
- Điều chỉnh chiến lược nhắn tin dựa trên phản hồi và sự tham gia của nhóm
- Theo dõi tiến độ của nhóm bằng cách sử dụng thẻ trạng thái và bảng điều khiển chia sẻ
🔑 Phù hợp cho: Các đội ngũ truyền thông nội bộ, lãnh đạo và các tổ chức ưu tiên việc tương tác nhóm
➡️ Đọc thêm: Phần mềm giao tiếp nội bộ tốt nhất cho công việc
6. Mẫu bảng trắng Kế hoạch Truyền thông ClickUp
Những người có tư duy trực quan sẽ yêu thích mẫu bảng trắng Kế hoạch Truyền thông ClickUp, cung cấp cách tiếp cận theo phong cách bảng vẽ để lập bản đồ luồng giao tiếp, kênh và thời gian. Sử dụng nó để xác định loại tin nhắn, phân bổ đối tượng mục tiêu và xác định kênh phân phối, tất cả trước khi triển khai mẫu vào sản xuất.
Mẫu này bao gồm các khối có thể kéo và thả để tạo bản đồ đối tượng, loại tin nhắn, ý tưởng nội dung và phương tiện truyền tải. Vẽ mũi tên để chỉ định thứ tự tin nhắn, gắn nhãn vòng phản hồi và mã màu theo ưu tiên hoặc người chịu trách nhiệm. Mẫu này linh hoạt, thân thiện với người mới bắt đầu và rất phù hợp để đồng bộ hóa các nhóm qua các giai đoạn chiến dịch mà không cần sử dụng các công cụ quản lý công việc phức tạp.
⭐ Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Tạo luồng tin nhắn trực quan theo loại, trạng thái hoặc chủ sở hữu nhóm
- Lập kế hoạch các điểm tiếp xúc giao tiếp trước khi tạo mẫu tin nhắn
- Gắn thẻ các bên liên quan và đồng bộ hóa các nhóm bằng cách sử dụng ghi chú dán và công cụ kết nối
- Sử dụng nó trong các buổi khởi động chiến dịch hoặc đánh giá chiến lược để tạo bản đồ mọi thứ theo thời gian thực
🔑 Phù hợp cho: Những người làm truyền thông bằng hình ảnh, trưởng dự án và nhà lập kế hoạch chiến dịch đang quản lý truyền thông đa bên liên quan
Tận dụng tối đa các tính năng kế hoạch và hợp tác của ClickUp Bảng trắng. Xem cách thực hiện:
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể theo dõi điểm đánh giá chất lượng của mẫu tin nhắn qua bảng điều khiển WhatsApp Business Manager—nếu điểm đánh giá giảm, hãy tạm dừng các chiến dịch sử dụng mẫu đó và chỉnh sửa nội dung. Điểm đánh giá thấp có thể dẫn đến việc vô hiệu hóa mẫu tin nhắn mà không có cảnh báo trước.
7. Mẫu Ma trận Giao tiếp và Họp nhóm ClickUp Team
Đối với các doanh nghiệp triển khai chiến dịch WhatsApp trên nhiều nhóm, việc theo dõi trách nhiệm và lịch trình là điều không thể thương lượng. Mẫu Ma trận Giao tiếp và Cuộc họp ClickUp giúp bạn quản lý ai chịu trách nhiệm về gì, thời điểm kiểm tra tiến độ và cách giao tiếp diễn ra theo luồng trên các kênh.
Loại bỏ các cuộc họp thừa thãi, làm rõ các khoảng trống trong giao tiếp và xác định quyền sở hữu cho việc theo dõi. Điều này giúp sử dụng thời gian hiệu quả và đảm bảo trách nhiệm ở quy mô lớn.
⭐ Tại sao bạn sẽ thích mẫu này:
- Xác định quyền sở hữu cho từng giai đoạn trong quá trình tạo/lập và kiểm duyệt tin nhắn WhatsApp
- Đặt lịch đồng bộ định kỳ liên kết với thời hạn chiến dịch và phê duyệt tin nhắn
- Tiêu chuẩn hóa các loại cuộc họp, tần suất và định dạng tài liệu của nhóm
- Sử dụng các chế độ xem tích hợp để theo dõi trạng thái tin nhắn và tiến độ hoàn thành công việc
🔑 Phù hợp cho: Quản lý nhóm, điều phối viên hoạt động và trưởng bộ phận tối ưu hóa sự đồng bộ nội bộ
➡️ Đọc thêm: Ứng dụng nhắn tin tất cả trong một tốt nhất
*lập kế hoạch, đang theo dõi và thực hiện tin nhắn WhatsApp với ClickUp
Quản lý các mẫu tin nhắn WhatsApp Business trên các nhóm, dòng thời gian và quy trình phê duyệt trở nên dễ dàng hơn với hệ thống phù hợp. Thư viện mẫu giao tiếp của ClickUp cung cấp cấu trúc để lập kế hoạch chiến dịch, phân công quyền sở hữu, đang theo dõi trạng thái mẫu và duy trì tính nhất quán, tất cả mà không cần lo lắng về việc tài liệu và chủ đề trò chuyện bị phân tán.
Dù bạn đang triển khai một chiến dịch tiếp thị mới hay đang theo dõi các cập nhật giao dịch, các mẫu này giúp mọi thứ diễn ra suôn sẻ mà không cần phỏng đoán. Từ kế hoạch tin nhắn đến theo dõi thời gian thực, bạn có thể tùy chỉnh từng mẫu để phù hợp với quy trình làm việc WhatsApp cụ thể của mình.
Ngoài ra, nếu bạn đang xây dựng một quy trình nhắn tin có thể mở rộng mà toàn bộ nhóm có thể tuân theo, các mẫu sẵn sàng sử dụng của ClickUp là một điểm khởi đầu vững chắc.
Đăng ký miễn phí ngay trên ClickUp để đơn giản hóa quy trình nhắn tin kinh doanh của bạn!