Khi bạn đang đi nghỉ hoặc nghỉ làm, bạn không muốn bị làm phiền bởi điện thoại liên tục reo, phải không? Nhưng đôi khi, có những tin nhắn mà bạn phải trả lời.
Không trả lời có thể đồng nghĩa với việc bỏ lỡ các cuộc hội thoại quan trọng và phản hồi của khách hàng, ảnh hưởng đến sự hài lòng chung. Trong những lúc như vậy, ngay cả một tin nhắn đơn giản để xác nhận đã nhận được cũng là một lựa chọn tốt.
Nếu bạn là một trong 1,5 tỷ người dùng WhatsApp Business, tính năng trả lời tự động sẽ là giải pháp hữu ích cho bạn. Hàm trả lời tự động của WhatsApp cho phép bạn gửi các câu trả lời tự động cho tất cả các cuộc giao tiếp kinh doanh của mình.
Cung cấp giao tiếp hiệu quả, ngay cả khi bạn đang nghỉ ngơi, là dấu hiệu của một người có tổ chức tốt. Hãy xem cách trả lời tự động WhatsApp có thể giúp hộp thư đến của bạn nhẹ nhàng hơn.
Cách thiết lập trả lời tự động trong WhatsApp
Đầu tiên, chúng ta sẽ xem cách thiết lập các trả lời tự động này trên ứng dụng WhatsApp Business. Bằng cách làm theo các bước sau, bạn sẽ có thể kiểm soát tin nhắn trả lời tự động, người nhận tin nhắn và thậm chí cả cách chỉ định giờ làm việc của doanh nghiệp.
Bước 1: Tạo tài khoản WhatsApp Business
Điều đầu tiên bạn cần để thiết lập các tin nhắn trả lời tự động này là một tài khoản trên ứng dụng WhatsApp Business. Rất đơn giản: chỉ cần tải xuống ứng dụng từ cửa hàng ứng dụng và đăng nhập bằng số điện thoại WhatsApp Business đã đăng ký của bạn.
Bước 2: Tìm các công cụ kinh doanh
Sau đó, bạn phải tìm phần Công cụ kinh doanh trên ứng dụng WhatsApp Business. Nếu bạn sử dụng Android, phần này sẽ nằm trong menu ở góc trên bên phải, chỉ cần nhấp vào ba chấm. Người dùng iOS có thể tìm phần Công cụ kinh doanh trong Cài đặt.
Đọc thêm: Trích dẫn trạng thái WhatsApp
Bước 3: Thiết lập 'Tin nhắn vắng mặt'
Trong phần Công cụ kinh doanh, bạn sẽ thấy tab Tin nhắn vắng mặt, nơi bạn có thể cài đặt tin nhắn tự động trả lời. Khi nhấn vào đây, bạn sẽ thấy tùy chọn chuyển đổi để Gửi tin nhắn vắng mặt. Bật tùy chọn này bằng cách nhấp vào nút chuyển đổi.
Bước 4: Tùy chỉnh tin nhắn của bạn
Tab Tin nhắn vắng mặt cho phép bạn chỉnh sửa tin nhắn tự động trả lời trên WhatsApp. Bạn có thể tùy chỉnh tin nhắn tự động theo nhu cầu kinh doanh hoặc cá nhân của mình.
Đọc thêm: 10 phần mềm hộp thư đến được chia sẻ tốt nhất (đánh giá & giá cả)
Bước 5: Lên lịch cho tin nhắn
Bước tiếp theo trong quá trình này là chọn lịch trình bạn muốn áp dụng cho tin nhắn vắng mặt. Có ba tùy chọn cơ bản:
- Luôn gửi: Trả lời tiêu chuẩn này sẽ được gửi đến người liên hệ với bạn. Khi bạn đã chuẩn bị sẵn tin nhắn, những người liên hệ với bạn sẽ không bao giờ cảm thấy bị bỏ rơi
- Lịch tùy chỉnh: Bạn đang sử dụng WhatsApp cho kinh doanh hoặc giao tiếp nội bộ? Thiết lập trả lời tự động để gửi đi trong giờ đã chỉ định. Đây cũng là một cách tuyệt vời để các chuyên gia quản lý thành công các tin nhắn đến
- Ngoài giờ làm việc: Ngay cả khi bạn không làm việc, WhatsApp sẽ trả lời khách hàng của bạn bằng một tin nhắn tự động
Đọc thêm: 10 chiến lược giao tiếp trong nhóm để hợp tác hiệu quả
Bước 6: Chọn người nhận
Sau khi tùy chỉnh tin nhắn và quyết định thời gian gửi, bạn phải thiết lập người nhận. Tin nhắn có thể được gửi cho tất cả mọi người hoặc chỉ những người bạn đã thêm vào danh bạ. Bạn có thể thực hiện một số tùy chỉnh nhỏ tại đây, chẳng hạn như chọn không gửi tin nhắn vắng mặt cho một số người nhất định.
Và thế là xong! Bạn cần lưu lại tất cả công việc khó khăn mà bạn đã thực hiện, và sau khi xác minh nhanh, bạn đã hoàn thành!
💡Mẹo chuyên nghiệp: Đảm bảo thiết bị của bạn có kết nối internet hoạt động để tin nhắn vắng mặt hoạt động.
Giới hạn khi sử dụng WhatsApp
Mặc dù tự động hóa các phản hồi này trên ứng dụng WhatsApp Business giúp bạn có thêm thời gian, nhưng vẫn có một số giới hạn đi kèm:
- Không thể tùy chỉnh hoàn toàn: Giải pháp hiện tại của WhatsApp chỉ cho phép bạn tùy chỉnh tin nhắn đầu tiên. Để cập nhật hoặc tạo công việc tiếp theo, WhatsApp vẫn yêu cầu bạn liên hệ với các số liên lạc theo cách thủ công
- Thiếu tính linh hoạt: Mặc dù bạn có thể quản lý lịch trình của mình một chút, nhưng có những lúc bạn muốn tự động hóa quá trình này. Ví dụ: các chuyên gia đang làm việc có thể muốn lên lịch trả lời tự động WhatsApp chỉ cho các ngày lễ
- Cẩn thận với những hiểu lầm: Nếu bạn không cập nhật thường xuyên các câu trả lời tự động, bạn có thể cung cấp thông tin sai. Hãy đảm bảo rằng bạn luôn theo dõi các tin nhắn tự động và chỉnh sửa chúng thỉnh thoảng
- Thiếu cảm giác con người: Một trong những thách thức lớn nhất của tin nhắn tự động là thiếu giao tiếp tương tác. Nếu không có phản hồi thời gian thực, người nhận có thể cảm thấy bị xa cách với bạn
Có, ứng dụng WhatsApp Business quản lý tin nhắn đến cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi tin nhắn và cuộc hội thoại phải được chuyển đổi thành các mục có thể hành động, một công cụ năng suất tất cả trong một như ClickUp sẽ giúp cải thiện giao tiếp kinh doanh. Hãy tìm hiểu thêm.
Đọc thêm: 11 ứng dụng thay thế WhatsApp tốt nhất cho kinh doanh
Lên lịch tin nhắn vắng mặt với ClickUp
Khi bạn nhận ra rằng tính năng trả lời tự động của WhatsApp Business không đủ để giải quyết vấn đề của bạn, bạn phải tìm kiếm một giải pháp toàn diện hơn cho phép bạn giao tiếp liền mạch đồng thời tự động hóa các câu trả lời và phân loại công việc theo mức độ ưu tiên.
Một tìm kiếm nhanh sẽ cho thấy nhiều công cụ cung cấp các tính năng này. Nhưng bạn nên chọn công cụ nào?
ClickUp là câu trả lời. Đây là giải pháp linh hoạt và hiệu quả để đơn giản hóa giao tiếp kinh doanh. Bạn cũng có thể sử dụng nó để quản lý tin nhắn đến, chia sẻ tệp và thực hiện cuộc gọi video.
Trước khi có ClickUp, các cuộc họp và trao đổi email qua lại dẫn đến một lỗ hổng, nơi các mục bị bỏ sót và không được xử lý. Do đó, các công việc không được xem xét kịp thời và không ai biết quá trình phát triển sáng tạo đang diễn ra như thế nào. Giờ đây, mọi thành viên trong nhóm đều có thể thấy rõ thời hạn hoàn thành các mục hành động, trò chuyện và cộng tác trong các nhiệm vụ.
Trước khi có ClickUp, các cuộc họp và trao đổi email qua lại dẫn đến một lỗ hổng, nơi các mục bị bỏ sót và không được xử lý. Do đó, các công việc không được xem xét kịp thời và không ai biết quá trình phát triển sáng tạo đang diễn ra như thế nào. Giờ đây, mọi thành viên trong nhóm đều có thể thấy rõ thời hạn hoàn thành các mục hành động, trò chuyện và cộng tác trong các nhiệm vụ.
Tiếp tục công việc ngay cả khi bạn không ở văn phòng với ClickUp Chat . Dưới đây là một số tính năng mà nó cung cấp:
1. Giảm tắc nghẽn với ClickUp Chat
ClickUp là ứng dụng tất cả trong một cho công việc. Và với ClickUp Chat, bạn có thể tập trung tất cả công việc của mình vào một nơi. Vì vậy, thay vì cài đặt trả lời tự động trên WhatsApp Business, khiến các cuộc hội thoại bị tách biệt khỏi không gian làm việc của bạn, ClickUp Chat tích hợp ngay vào toàn bộ quy trình làm việc của bạn.
Trò chuyện ClickUp giúp loại bỏ việc chuyển đổi bối cảnh liên tục. Bạn có thể gửi nhận xét, chia sẻ phản hồi hoặc yêu cầu cập nhật về vị trí nhiệm vụ của bạn được thêm vào.
Để tùy chỉnh, các kênh trò chuyện hoạt động như các chủ đề riêng lẻ và có thể được phân tách theo nhóm, dự án hoặc cuộc hội thoại. Với nhiều người tham gia có thể xem tình trạng sẵn sàng, lịch trình và công việc ưu tiên của bạn, ClickUp Chat cho phép đồng nghiệp của bạn tiếp tục giao tiếp liền mạch ngay cả khi bạn vắng mặt!
Trò chuyện còn tích hợp thêm các cuộc gọi video và âm thanh, cho phép người dùng chuyển đổi liền mạch từ cuộc hội thoại bằng văn bản sang cuộc thảo luận trực tiếp trong cùng một nền tảng.
Đọc thêm: 11 ứng dụng và công cụ hợp tác nhóm tốt nhất
2. Thiết lập tin nhắn tự động để thông báo cho nhóm của bạn
Tích hợp trực tiếp vào môi trường làm việc của bạn, bạn có thể tạo bài đăng 'Cập nhật' hoặc 'Thông báo' trước khi nghỉ việc. Liên kết tất cả các cập nhật, tài liệu hoặc hướng dẫn liên quan vào bài đăng này, và đồng nghiệp của bạn có thể truy cập nó khi bạn vắng mặt!
Tính năng này cực kỳ hữu ích trong việc đảm bảo công việc không bị đình trệ do thiếu thông tin khi một thành viên trong nhóm của bạn không có mặt.
3. Xem lại trong vòng một phút
ClickUp Chat không chỉ đảm bảo không có gián đoạn trong quy trình làm việc của bạn, mà còn ghi lại và liên kết tất cả các bình luận có liên quan đến các nhiệm vụ tương ứng.
Nếu đồng nghiệp của bạn đề cập đến một công việc cụ thể trong trò chuyện, công việc đó sẽ được liên kết ngay lập tức. Điều này cho phép bạn theo dõi các bước của một công việc mà không bỏ sót bất kỳ thông tin nào. Khi trở lại sau giờ nghỉ, bạn có thể xem lại các cuộc trò chuyện và cập nhật mọi thứ bạn đã bỏ lỡ chỉ trong vài phút.
ClickUp Chat mang đến vô số khả năng. Khi được sử dụng hiệu quả, công cụ giao tiếp nội bộ này có thể thay đổi cách bạn nghĩ về năng suất.
Đọc thêm: Cách cải thiện kỹ năng quản lý nhóm
📮ClickUp Insight: Gần 20% số người tham gia khảo sát của chúng tôi gửi hơn 50 tin nhắn tức thời mỗi ngày. Số lượng lớn này có thể cho thấy một nhóm liên tục trao đổi nhanh chóng — rất tốt cho tốc độ nhưng cũng dễ dẫn đến quá tải thông tin. Với các công cụ cộng tác tích hợp của ClickUp, như ClickUp Chat và ClickUp Assigned Comments, các cuộc hội thoại của bạn luôn được liên kết với các công việc phù hợp, tăng cường hiển thị và giảm nhu cầu theo dõi không cần thiết.
ClickUp Brain: người bạn AI của bạn
Đôi khi, công việc khiến chúng ta mong muốn có ai đó trả lời những câu hỏi đơn giản hoặc những câu hỏi mà chúng ta nhận được ngoài giờ làm việc. ClickUp Brain được đào tạo để thực hiện chính xác những việc này.
ClickUp Brain là một công cụ AI được huấn luyện để trả lời các truy vấn đơn giản thay cho bạn, ngay cả khi bạn vắng mặt, bằng cách lấy bối cảnh từ các cuộc hội thoại trước đó.
Hơn nữa, ClickUp Brain còn có thể tóm tắt tiến độ dự án mà bạn có thể đã bỏ lỡ. Quên đi những ngày phải lật qua hàng trang email và dữ liệu để cập nhật thông tin; giờ chỉ còn vài giây!
ClickUp Brain cũng có thể giúp bạn soạn thảo thông báo vắng mặt hoàn hảo, xem xét thông tin cần đề cập, giọng điệu và bối cảnh của trả lời tự động.
Bạn có thể thiết lập trả lời tự động và tin nhắn tự động bằng WhatsApp Business hoặc bất kỳ ứng dụng nhắn tin nào khác. Hơn nữa, việc xây dựng một kế hoạch giao tiếp mạnh mẽ sẽ củng cố hơn nữa nhu cầu giao tiếp kinh doanh của bạn.
Đọc thêm: 10 ứng dụng trò chuyện nhóm tốt nhất cho kinh doanh
4. Theo dõi mọi cuộc hội thoại với các mẫu ClickUp
Tin nhắn tức thời đã trở thành một phần không thể thiếu trong quản lý công việc hiện đại. Tuy nhiên, việc quản lý nhiều cuộc hội thoại trên các nền tảng khác nhau có thể dẫn đến sự hỗn loạn và bỏ sót thông tin.
Mẫu tin nhắn tức thì ClickUp cung cấp giải pháp tập trung để hỗ trợ giao tiếp trong nhóm của bạn.
Mẫu này có thể sắp xếp các cuộc trò chuyện trong các tin nhắn nội bộ của nhóm bạn. Với mẫu này, bạn có thể:
- Xem tất cả các chủ đề cuộc hội thoại của bạn ở một nơi
- Đánh dấu các công việc ưu tiên và thực hiện chúng theo thứ tự
- Đừng bao giờ bỏ lỡ bất kỳ tin nhắn nào
Đọc thêm: Hợp tác tại nơi làm việc: 10 lợi ích và ví dụ từ chuyên gia
Cải thiện giao tiếp của bạn với ClickUp
Mặc dù tính năng trả lời tự động của WhatsApp có thể hữu ích, nhưng vẫn có những giải pháp hiệu quả hơn để quản lý giao tiếp kinh doanh của bạn.
WhatsApp có những thách thức như giới hạn ký tự, thiếu tự động hóa nâng cao và khả năng xảy ra hiểu lầm, có thể cản trở năng suất.
Mặt khác, ClickUp cung cấp một nền tảng toàn diện cho phép các doanh nghiệp hợp lý hóa giao tiếp và tăng hiệu quả. Với Chat, mọi thứ từ giao tiếp hàng ngày đến quản lý nhiệm vụ đều được tập trung tại một nơi.
Đó chưa phải là tất cả! Thêm, chỉnh sửa, xóa và tự động hóa các phản hồi như một chuyên gia giao tiếp.
Vì vậy, nếu bạn muốn nghỉ ngơi một chút trong công việc hoặc để AI trả lời các truy vấn hàng ngày, hãy dùng thử ClickUp miễn phí ngay hôm nay!