Hãy tưởng tượng: bạn yêu cầu ChatGPT soạn thảo một dàn ý cho bài blog. Sau đó là một kịch bản. Rồi chỉnh sửa tiêu đề. Đến cuối cùng, bạn có 12 trò chuyện khác nhau mà không có một chủ đề liên kết nào giữa chúng.
Dự án ChatGPT giúp các chuyên gia kiến thức, người tạo nội dung, nhà phát triển, nhà tiếp thị và người dùng nâng cao mang lại trật tự và ngữ cảnh cho quy trình làm việc của họ. Trong mỗi dự án, bạn có thể cài đặt các hướng dẫn tùy chỉnh để điều chỉnh phản hồi của ChatGPT sao cho phù hợp với ngữ cảnh cụ thể của dự án đó.
Nhờ đó, bạn có thể tổ chức công việc nhiều bước, quản lý ngữ cảnh giữa các công việc và dễ dàng phát triển ý tưởng của mình. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các tính năng của dự án ChatGPT và cách sử dụng chúng. 📝
⭐️ Tính năng mẫu nổi bật
Mẫu Quản lý Dự án ClickUp cung cấp một phương pháp trực quan và hiệu quả để quản lý công việc, dòng thời gian và hợp tác nhóm. Giao diện động của nó cho phép bạn theo dõi tiến độ dự án chỉ với một chế độ xem nhanh chóng—cho dù bạn đang xem tổng quan lộ trình, biểu đồ Gantt hay bảng OKR.
Dự án ChatGPT là gì?
Dự án ChatGPT là các không gian làm việc thông minh trong ChatGPT cho phép chúng ta tạo các không gian dự án chuyên dụng để nhóm các tệp tin và cuộc hội thoại liên quan.
Chúng cho phép bạn thu thập tất cả các cuộc trò chuyện, tệp tin và hướng dẫn tùy chỉnh liên quan đến một dự án, giúp duy trì ngữ cảnh và tính liên tục trong các công việc kéo dài hoặc công việc hợp tác. Điều này vô cùng hữu ích cho việc viết lách, nghiên cứu, kế hoạch, học tập và các quy trình khác.
🔍 Bạn có biết? Chi phí cao nhất khi vận hành ChatGPT không phải là dữ liệu, mà là điện năng. Xử lý các truy vấn của bạn đòi hỏi rất nhiều sức mạnh GPU. Đó là lý do tại sao các công ty công nghệ liên tục cố gắng làm cho các mô hình trở nên nhanh hơn và hiệu quả hơn sau khi tìm hiểu cách ChatGPT hoạt động.
Cách bắt đầu một dự án mới trong ChatGPT?
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước để giúp bạn bắt đầu dự án ChatGPT đầu tiên của mình một cách tự tin và tự động hóa các công việc với trí tuệ nhân tạo (AI).
Bước #1: Mở ChatGPT
Khởi chạy ứng dụng ChatGPT trên máy tính để bàn hoặc truy cập chat.openai.com trong trình duyệt của bạn. Đảm bảo bạn đã đăng nhập vào tài khoản Plus, Pro, Nhóm, Enterprise hoặc Edu của mình. Các dự án không khả dụng cho người dùng miễn phí.
📖 Xem thêm: Mẫu quản lý dự án miễn phí
Bước #2: Truy cập thanh bên
Khi đã vào, hãy nhìn vào thanh bên trái. Đây là nơi hiển thị các trò chuyện và Dự án hiện có của bạn. Nếu bạn đã từng sử dụng thư mục trước đây, các Dự án sẽ xuất hiện trong một phần tương tự.
Bước #3: Nhấp vào nút ‘+’
Trong phần Dự án, nhấp vào nút +; bạn sẽ thấy nó nằm bên cạnh mục Dự án hoặc ở đầu danh sách Dự án. Điều này sẽ bắt đầu quá trình tạo không gian Dự án mới.
📮 ClickUp Insight: Một trong năm nhân viên cho biết rằng chỉ cần biết thời điểm quyết định được đưa ra sẽ giúp họ thực hiện công việc nhanh hơn. Tuy nhiên, trong nhịp sống bận rộn hàng ngày, việc thông báo về dòng thời gian thường bị bỏ sót.
Đó chính là lúc ClickUp Brain phát huy tác dụng. Với vai trò là trợ lý công việc được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo, nó tự động thu thập các cập nhật từ các công việc, chủ đề và tài liệu — cung cấp các bản tóm tắt hàng ngày, bản tóm tắt quyết định và bình luận tóm tắt. Chúc mừng bạn không còn phải đi tìm người (hoặc thông tin) nữa. 💨
Bước #4: Đặt tên và tùy chỉnh dự án của bạn
Đặt cho dự án của bạn một tên rõ ràng và mô tả. Bạn cũng có thể chọn màu sắc hoặc biểu tượng để giúp phân biệt trực quan với các dự án khác. Điều này đặc biệt hữu ích trong kế hoạch tạo nhiều dự án cho các khách hàng hoặc quy trình làm việc khác nhau.
Nếu bạn đã có các trò chuyện liên quan đến dự án này, chỉ cần kéo và thả chúng vào dự án mới của bạn. Bạn cũng có thể di chuyển các trò chuyện sau này nếu muốn bắt đầu từ đầu.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Nhấp vào biểu tượng tải lên bên trong không gian làm việc dự án và lựa chọn các tài liệu, tệp PDF, bảng tính, hình ảnh hoặc đoạn mã mà bạn muốn thêm.
Bước #5: Thiết lập hướng dẫn cụ thể cho dự án
Mỗi dự án có thể có các hướng dẫn tùy chỉnh riêng, giúp ChatGPT phản hồi với ngữ cảnh tốt hơn. Sử dụng tính năng này để làm rõ mục tiêu, giọng điệu, đối tượng mục tiêu hoặc bất kỳ quy tắc bắt buộc nào cho dự án cụ thể đó.
Bây giờ, bạn đã sẵn sàng. Bắt đầu một cuộc trò chuyện dự án mới trong dự án hoặc tiếp tục từ nơi bạn đã dừng lại.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Dễ dàng tổ chức không gian làm việc của bạn bằng cách di chuyển các cuộc trò chuyện hiện có vào một dự án. Chỉ cần kéo cuộc trò chuyện từ danh sách cuộc trò chuyện vào dự án hoặc lựa chọn Di chuyển vào dự án từ menu của cuộc trò chuyện. Cuộc trò chuyện sẽ kế thừa các hướng dẫn và bối cảnh tệp của dự án, và bạn có thể xóa nó bất cứ lúc nào từ cùng menu đó.
Di chuyển một trò chuyện hiện có vào dự án của bạn
Nếu bạn đã sử dụng ChatGPT và muốn di chuyển các trò chuyện lựa chọn vào một dự án, đây là cách thực hiện:
- Từ danh sách trò chuyện, kéo một trò chuyện vào dự án của bạn, hoặc mở menu của trò chuyện và chọn Di chuyển vào dự án.
- Sau khi di chuyển, trò chuyện kế thừa các hướng dẫn và bối cảnh tệp của dự án.
- Bạn có thể xóa nó sau này từ menu của trò chuyện (Xóa).
Các tính năng trong dự án ChatGPT
Dự án ChatGPT là một cách thông minh hơn để thực hiện các công việc dài hạn, phức tạp hoặc nhiều lớp. Dưới đây là một số tính năng có thể hữu ích:
- Công việc liên quan đến nhóm: Tổ chức các cuộc trò chuyện, tệp tin và bối cảnh bên trong một không gian làm việc dự án tập trung.
- Tùy chỉnh phản hồi với hướng dẫn cụ thể cho từng dự án: Đặt các hướng dẫn tùy chỉnh riêng cho từng trang dự án để ChatGPT hiểu được giọng điệu, mục tiêu và chi tiết cụ thể.
- Tải lên và tái sử dụng tệp tin giữa các trò chuyện: Thêm PDF, hình ảnh, bảng tính, đoạn mã và nhiều loại tệp tin khác vào dự án của bạn để có thể tham khảo hoặc phân tích chúng.
- Thực hiện nghiên cứu sâu hơn: Kết hợp các tệp tin đã tải lên, hướng dẫn và lời nhắc của bạn với dữ liệu thời gian thực từ tìm kiếm web để nhận được những thông tin chi tiết phong phú và liên quan hơn.
- Sử dụng ChatGPT miễn phí: Sử dụng chế độ giọng nói để brainstorm, xem lại tệp tin hoặc suy nghĩ về các công việc một cách rõ ràng khi di chuyển.
- Kiểm soát truy cập: Chủ sở hữu dự án kiểm soát ai có thể tham gia và mức độ truy cập của họ.
- Hợp tác nhóm: Các dự án chia sẻ cho phép người dùng Không gian Làm việc hợp tác. Các thành viên trong nhóm có thể truy cập trò chuyện, tệp tin và hướng dẫn cùng nhau.
- Bộ nhớ dự án: Mỗi dự án đều có bộ nhớ tích hợp, cho phép ChatGPT ghi nhớ các trò chuyện và tệp tin đã tải lên trong chính dự án đó.
🧠 Thú vị: Chữ 'T' trong GPT là viết tắt của Transformer, kiến trúc đã làm cho các mô hình ngôn ngữ lớn trở nên khả thi. Transformers được phát minh bởi các nhà nghiên cứu của Google vào năm 2017 và từ đó đã thay đổi mọi thứ từ dịch thuật đến tạo meme.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Hãy thử tính năng Branching Chats trong ChatGPT. Người dùng có thể mở một cuộc trò chuyện hiện có và tiếp tục cuộc hội thoại để khám phá một ý tưởng mới mà không làm mất chủ đề ban đầu. Ví dụ, một nhà khoa học dữ liệu có thể nhánh một cuộc trò chuyện của đồng nghiệp để thử nghiệm một giả thuyết mới trong khi vẫn giữ nguyên chuỗi suy nghĩ ban đầu.
Cách sử dụng các tính năng của dự án ChatGPT với ví dụ?
Muốn tích hợp ChatGPT Dự án vào quy trình làm việc của bạn? Hãy cùng tìm hiểu các tính năng chính của nó thông qua các ví dụ thực tế.
1. Viết và chỉnh sửa
ChatGPT Dự án cho phép bạn lưu trữ các hướng dẫn phong cách, ví dụ về giọng điệu thương hiệu và tài liệu tham khảo, giúp mọi nội dung bạn viết luôn nhất quán mà không cần giải thích lại giọng điệu mỗi lần.
Dưới đây là cách nó giúp đảm bảo tự động hóa quy trình làm việc viết:
- Soạn thảo, chỉnh sửa và cấu trúc nội dung dài như sách, báo cáo hoặc bài viết.
- Chỉnh sửa các thay đổi qua các phiên bản và thử nghiệm với các bản nháp thay thế.
- Tổ chức nội dung viết theo các chương, phần hoặc chủ đề.
📌 Ví dụ về lời nhắc: ‘Viết bản nháp Chương 1 của tiểu thuyết khoa học viễn tưởng của tôi, tập trung vào khung cảnh thành phố dystopian’ hoặc ‘So sánh hai phiên bản gần đây nhất của bản tóm tắt điều hành này và làm nổi bật những thay đổi.’
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng tính năng phân nhánh để thử nghiệm nhiều giọng điệu hoặc kết thúc khác nhau mà không làm mất phiên bản tốt nhất của bạn. Bạn cũng có thể đánh dấu văn bản và sử dụng bình luận trực tiếp để ghi chú chỉnh sửa, nhắc nhở hoặc phản hồi cho các phiên làm việc sau này.
Lập kế hoạch sản phẩm hoặc chiến dịch tiếp thị
Sử dụng ChatGPT Dự án để lưu trữ bản tóm tắt chiến dịch, nghiên cứu đối tượng và hướng dẫn nội dung. Khi bạn đang brainstorm ý tưởng quảng cáo hoặc tinh chỉnh vị trí thương hiệu, AI sẽ lấy thông tin từ bối cảnh đó thay vì bắt đầu từ đầu mỗi lần.
Dưới đây là cách sử dụng ChatGPT Dự án cho các chiến dịch sản phẩm hoặc tiếp thị:
- Tập trung các bản tóm tắt sáng tạo, nhân vật người dùng, lịch nội dung và nghiên cứu.
- Sử dụng bộ nhớ dự án được cải tiến để tinh chỉnh tin nhắn và brainstorming trên nhiều trò chuyện.
- Mời các thành viên trong nhóm tham gia đóng góp hoặc xem xét cùng nhau.
📌 Ví dụ về lời nhắc: ‘Viết bản tóm tắt chiến dịch truyền thông xã hội cho sự kiện ra mắt giày thể thao với mục tiêu nhắm đến thế hệ Gen Z’ hoặc ‘Phân tích thông điệp của đối thủ cạnh tranh và đề xuất ba cách để tạo sự khác biệt. ’
Học tập và nghiên cứu
Lưu trữ danh sách đọc, ghi chú khóa học và bài nghiên cứu trong ChatGPT Dự án để AI có thể giúp bạn tổng hợp thông tin, kiểm tra kiến thức về các khái niệm hoặc kết nối ý tưởng từ nhiều nguồn khác nhau.
Dưới đây là cách các dự án hỗ trợ cho trường hợp sử dụng này:
- Xây dựng cơ sở kiến thức liên tục với tệp tin, tóm tắt và câu hỏi thường gặp.
- Quá trình học tập của bạn đang được theo dõi qua các tuần hoặc tháng với tính năng ghi nhớ.
- Sử dụng các bài kiểm tra tương tác hoặc phân tích chi tiết để củng cố kiến thức.
📌 Ví dụ về lệnh: ‘Tóm tắt các lập luận chính từ bốn bài báo kinh tế này’ hoặc ‘Tạo một bảng đang theo dõi các câu hỏi của tôi và câu trả lời của GPT về cơ học lượng tử.’
🎥 Xem: Những bí mật ẩn giấu khi sử dụng AI trong quản lý dự án mà ít ai đề cập đến
Dự án lập trình
Đưa các tệp dự án, tài liệu API và quy ước phong cách của bạn vào ChatGPT Projects. Giờ đây, khi bạn yêu cầu trợ giúp gỡ lỗi hoặc phát triển tính năng mới, AI đã biết cấu trúc mã nguồn của bạn và các mẫu bạn tuân theo.
Dưới đây là những việc cần làm với ChatGPT Dự án khi thực hiện công việc trong lĩnh vực phát triển phần mềm:
- Viết, gỡ lỗi và tài liệu hóa các skript hoặc ứng dụng trên nhiều tệp.
- Sử dụng ngữ cảnh liên tục cho việc giải quyết vấn đề lặp đi lặp lại.
- Tối ưu hóa mã nguồn một cách tự tin với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo (AI) trong việc quản lý bộ nhớ và tệp tin.
📌 Ví dụ về lệnh: ‘Tạo một skript Python để thu thập tweet theo hashtag và xuất kết quả sang CSV’ hoặc ‘Thêm tài liệu nội tuyến cho tất cả các hàm API của tôi và kiểm tra các vấn đề bảo mật.’
Như một người dùng Reddit đã đề cập:
Bạn tải lên các tài nguyên để thiết lập bối cảnh chung cho các trò chuyện của mình, và bạn có thể đặt các hướng dẫn cụ thể sẽ tự động áp dụng cho các trò chuyện trong thư mục đó.
Thành thật mà nói, tôi chỉ cảm thấy may mắn vì có các thư mục để tổ chức các cuộc trò chuyện của mình. Cửa sổ bối cảnh chung là một tính năng bổ sung hữu ích.
Bạn tải lên các tài nguyên để cài đặt bối cảnh chung cho các trò chuyện của mình, và bạn có thể đặt các hướng dẫn cụ thể sẽ tự động áp dụng cho các trò chuyện trong thư mục đó.
Thành thật mà nói, tôi chỉ cảm thấy may mắn vì có các thư mục để tổ chức các cuộc trò chuyện của mình. Cửa sổ bối cảnh chung là một tính năng bổ sung hữu ích.
🚀 Mẹo hữu ích: Hãy gặp ClickUp Brain MAX, một bản nâng cấp mạnh mẽ giúp tích hợp nhiều công cụ AI vào một trung tâm năng suất tập trung.
Bạn không cần phải chuyển đổi giữa Gemini, Claude hoặc ChatGPT nữa. Brain MAX cung cấp cho bạn các mô hình AI cao cấp trong một nền tảng duy nhất, một không gian hiểu rõ bối cảnh không gian làm việc của bạn và kết nối với các công cụ bên ngoài.
Nó cũng cho phép bạn ra lệnh bằng giọng nói với Talk to Text, tự động tạo báo cáo và kích hoạt các quy trình làm việc trên các công cụ khác như Google Drive và SharePoint. Bạn có thể chọn mô hình AI phù hợp nhất cho từng công việc, từ GPT-5.0 đến Claude Sonnet 4.
Các thực hành tốt nhất khi sử dụng các tính năng của dự án ChatGPT
Dưới đây là một số mẹo sử dụng ChatGPT mà bạn có thể áp dụng:
- Chi nhánh cho các tùy chọn thay thế: Tạo các nhánh mới để khám phá các bản viết lại, ý tưởng táo bạo hoặc các nhánh tính năng.
- Thêm bình luận trực tiếp: Để lại câu hỏi, đề xuất hoặc ghi chú trực tiếp trong tệp của bạn; ChatGPT có thể quét và trả lời tất cả chúng cùng một lúc.
- Lưu bản sao thường xuyên: Lưu các phiên bản có nhãn trước khi thực hiện các thay đổi lớn hoặc sửa đổi mã để bảo vệ tiến độ và cho phép khôi phục nhanh chóng.
- Cấu trúc theo loại công việc: Phân chia công việc thành các tệp cho bản nháp, nghiên cứu, phản hồi và danh sách việc cần làm để trình quản lý công việc AI có thể tập trung và tổ chức hiệu quả.
- Tóm tắt các quyết định quan trọng: Ghim một 'Nhật ký Quyết định' ở đầu các tệp để ghi lại các thay đổi và giảm thiểu các cuộc thảo luận lặp lại.
- Yêu cầu đánh giá thông minh: Yêu cầu ChatGPT tóm tắt câu hỏi, tạo danh sách công việc cần thực hiện hoặc đánh dấu các điểm không nhất quán giữa các tệp.
- Bảo mật thông tin nhạy cảm: Điều chỉnh cài đặt chia sẻ để tránh lộ thông tin riêng tư như khóa API hoặc nội dung độc quyền.
- Thiết kế cho việc chuyển giao: Bao gồm các tệp README hoặc hướng dẫn rõ ràng để các cộng tác viên tương lai có thể tham gia một cách không cần nhiều nỗ lực.
🔍 Bạn có biết? Năm 2023, OpenAI đã hợp tác với Chính phủ Iceland để giúp bảo tồn ngôn ngữ Iceland bằng cách đào tạo các mô hình GPT để hiểu ngôn ngữ này.
Tính năng của dự án ChatGPT: Lộ trình và các bản cập nhật trong tương lai
OpenAI đang liên tục mở rộng khả năng của ChatGPT Dự án. Dưới đây là một số tính năng đáng chú ý:
- Nó đã mở rộng khả năng để hỗ trợ lên đến 40 tệp tin mỗi dự án, cải thiện tương tác giọng nói và tích hợp các công cụ như Notion, Canva và HubSpot.
- Ngoài ra, tính năng Dự án đã được mở rộng cho tất cả người dùng ChatGPT, cho phép các tài khoản Miễn phí, Plus và Pro tạo không gian làm việc chung, nơi bạn có thể mời đồng nghiệp, hợp tác trong các cuộc trò chuyện và tải lên tệp tin.
- Người dùng hiện có tính năng quản lý bộ nhớ riêng cho dự án, cho phép bạn giới hạn việc truy cập nội dung từ các trò chuyện khác trong phạm vi dự án.
- Tính năng tùy chỉnh cũng đã được cải thiện: bạn có thể chọn màu sắc và biểu tượng cho từng dự án để tổ chức và cá nhân hóa không gian làm việc của mình một cách tốt hơn.
OpenAI hiện đang phát triển các khả năng nghiên cứu sâu (tìm kiếm web + bối cảnh dự án) và chế độ tương tác bằng giọng nói trong Projects để hợp tác AI mượt mà hơn. Trong tương lai, OpenAI có kế hoạch giới thiệu các tác nhân tự động có thể thực hiện các quy trình làm việc nhiều bước trong dự án, chẳng hạn như phân tích dữ liệu hoặc điền biểu mẫu.
🧠 Thực tế thú vị: Bộ dữ liệu đào tạo cho các mô hình GPT bao gồm các trang web công khai, sách, bài viết và mã nguồn. Tuy nhiên, OpenAI chưa bao giờ công bố danh sách đầy đủ các nguồn, và một số trang web như Wikipedia và Stack Overflow đã phản đối việc thu thập dữ liệu không có giấy phép.
Giới hạn của các dự án ChatGPT (+ Những điều cần lưu ý)
Mặc dù ChatGPT Dự án cung cấp các tính năng mạnh mẽ, nó vẫn có một số giới hạn đáng kể có thể làm gián đoạn dòng thời gian của bạn và khiến bạn cân nhắc các giải pháp thay thế cho ChatGPT. Hiểu rõ những giới hạn này sẽ giúp bạn tránh được những sai lầm phổ biến:
- Giới hạn tải lên tệp: Chỉ 40 tệp mỗi dự án cho người dùng Pro/Enterprise (20 cho Plus), và tối đa 10 tệp có thể được tải lên cùng lúc.
- Tiếp tục cuộc trò chuyện: Các cuộc trò chuyện trước đó trong một dự án không tự động chuyển tiếp ngữ cảnh trừ khi được tham chiếu.
- Giới hạn ngữ cảnh: ChatGPT có thể mất dấu các cuộc hội thoại dài hoặc các chủ đề dự án chi tiết.
- Giới hạn sử dụng: Giới hạn tin nhắn thay đổi tùy theo kế hoạch; người dùng Pro và Plus có thể gặp giới hạn phiên khi sử dụng nhiều.
- Độ nhạy của lời nhắc: Lời nhắc mơ hồ hoặc không rõ ràng có thể dẫn đến các phản hồi không liên quan hoặc không chính xác, còn được gọi là "ảo giác".
- An toàn dữ liệu: OpenAI có thể lưu trữ dữ liệu đã tải lên theo chính sách, gây ra lo ngại về an toàn và bảo mật.
- Rủi ro thiên vị: Các phản hồi có thể phản ánh các mẫu có hại, thiên vị hoặc định kiến từ dữ liệu đào tạo.
- Không hỗ trợ đa nhiệm: Mô hình chỉ xử lý một truy vấn tại một thời điểm; nó không thể xử lý nhiều chủ đề cùng lúc.
👀 Bạn có biết: Trong ba kỳ, các tổ chức sử dụng ClickUp đã đạt được tỷ lệ hoàn vốn (ROI) ước tính 384%, theo nghiên cứu của Forrester Research. Các tổ chức này đã tạo ra khoảng US $3,9 triệu doanh thu tăng thêm thông qua các dự án được kích hoạt hoặc cải thiện bởi ClickUp.
Cách ClickUp giúp quản lý dự án của bạn
Bạn có thể sử dụng ChatGPT Dự án để lập kế hoạch cho một chiến dịch nội dung, nhưng sau đó bạn phải sao chép kết quả vào tài liệu, tạo công việc thủ công, giao nhiệm vụ cho nhóm và đang theo dõi tiến độ trong các công cụ riêng biệt. Đây chính là điều chúng ta gọi là "Work Sprawl".
Trí tuệ nhân tạo (AI) giúp bạn suy nghĩ, nhưng không giúp bạn thực hiện.
ClickUp tiếp cận theo cách khác biệt với tư cách là không gian làm việc AI tích hợp đầu tiên trên thế giới. Trợ lý AI tích hợp sẵn của ClickUp, ClickUp Brain, không chỉ tổ chức các cuộc hội thoại AI mà còn kết nối chúng trực tiếp với quy trình làm việc thực tế của bạn. Bạn có thể tạo dàn ý nội dung với Brain. Chuyển đổi nó thành các công việc ngay lập tức chỉ với một lệnh. Brainstorm ý tưởng tính năng trong cùng một không gian. Giao chúng cho các nhà phát triển với đầy đủ bối cảnh. Kết nối chúng với tài liệu dự án nơi các quyết định được đưa ra. Hãy xem ClickUp đưa tự động hóa quản lý dự án AI và quy trình làm việc lên một tầm cao mới như thế nào?
Một người dùng thực tế chia sẻ:
Đối với bất kỳ tổ chức nào đang gặp khó khăn trong việc quản lý dự án, ClickUp sẽ hỗ trợ hợp tác trong việc thực hiện công việc. Với phần mềm này, mọi người có thể theo dõi các mục trong danh sách việc cần làm và thực hiện các công việc đó trong thời gian quy định. Nó cũng giúp đội ngũ quản lý dự án theo dõi tiến độ tổng thể của dự án để đảm bảo các mốc thời gian được tuân thủ.
Đối với bất kỳ tổ chức nào đang gặp khó khăn trong việc quản lý dự án, ClickUp sẽ hỗ trợ hợp tác trong việc thực hiện công việc. Với phần mềm này, mọi người có thể theo dõi các mục trong Danh sách công việc và thực hiện các công việc đó trong thời gian quy định. Nó cũng giúp đội ngũ quản lý dự án theo dõi tiến độ tổng thể của dự án để đảm bảo các mốc thời gian được tuân thủ.
Đối với các chuyên gia và nhóm làm việc mệt mỏi vì phải kết nối thủ công giữa kết quả của AI và công việc thực tế, đây là lý do tại sao phần mềm quản lý dự án ClickUp vượt trội hơn ChatGPT.
Dự án được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) mạnh mẽ nhất.
Bạn có thể tăng gấp 10 lần năng suất công việc với ClickUp Brain. Trợ lý AI này được thiết kế để giúp bạn làm việc thông minh hơn, nhanh hơn và kết nối tốt hơn. Nó cho phép bạn truy cập kiến thức ngay lập tức, quản lý dự án và tạo nội dung dưới một mái nhà.
Giả sử bạn là một quản lý sản phẩm đang giám sát một dự án ra mắt đa chức năng. Chỉ cần hỏi ClickUp Brain, ‘Trạng thái hiện tại của tất cả nhân viên đang làm việc trên dự án là gì?’ Nó sẽ ngay lập tức tóm tắt tất cả các công việc, cập nhật và rào cản liên quan trên không gian làm việc của bạn.
Tính năng Tìm kiếm Doanh nghiệp AI của ClickUp ngay lập tức trích xuất câu trả lời từ các công việc, tài liệu và cuộc hội thoại, trong khi Brain có thể xử lý các cập nhật định kỳ, cuộc họp hàng ngày và đang theo dõi.
Hơn nữa, công cụ hợp tác AI này có thể tự động tạo bản cập nhật dự án cho email hàng tuần gửi cho các bên liên quan, đề xuất các công việc con mới dựa trên các bình luận gần đây hoặc thậm chí đánh dấu các mục quá hạn.
Và nếu tất cả những điều đó nghe có vẻ quá tuyệt vời, hãy chờ đến khi bạn sử dụng Brain MAX, trợ lý AI trên desktop của bạn.
- Tìm kiếm thống nhất & Trí tuệ nhân tạo theo ngữ cảnh: Tìm kiếm ngay lập tức các công việc, tài liệu, cuộc họp và các ứng dụng kết nối khác để trí tuệ nhân tạo hiểu được toàn bộ phạm vi công việc của bạn.
- Năng suất chuyển đổi giọng nói thành văn bản: Dictate ý tưởng, ghi chú cuộc họp hoặc cập nhật công việc bằng giọng nói — Brain MAX chuyển đổi chúng thành văn bản hoàn chỉnh nhanh hơn so với gõ phím.
- Hỗ trợ đa mô hình AI: Chuyển đổi giữa các mô hình AI khác nhau (như GPT-4.1, Claude hoặc Gemini) tùy theo nhu cầu của bạn — mà không mất đi ngữ cảnh.
- Các công việc được điều khiển bởi AI: Yêu cầu Brain MAX tạo ra các công việc, dự án hoặc tài liệu dựa trên giọng nói hoặc văn bản của bạn — và để nó tự động hóa các bước tiếp theo dựa trên ngữ cảnh của Không gian Làm việc của bạn.
Với Brain MAX, bạn có thể loại bỏ sự phức tạp của các công cụ AI, tối ưu hóa hợp tác và duy trì sự đồng bộ cho toàn bộ nhóm.
Hãy để các trợ lý tự động thực hiện các công việc cần làm lặp đi lặp lại.
Bằng cách tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, cung cấp thông tin đúng lúc và đảm bảo mọi người đồng bộ, ClickUp Agents giúp bạn tập trung năng lượng vào công việc sáng tạo, chiến lược và có tác động lớn.
Cách ClickUp Agents cụ thể nâng cao quản lý dự án:
- Tự động hóa thiết lập dự án: Tạo kế hoạch dự án, phân chia các đầu ra và giao nhiệm vụ cho các chủ sở hữu dựa trên quy trình làm việc của bạn.
- Giữ cho dự án tiến triển: Theo dõi tiến độ công việc, đánh dấu các rào cản và gửi nhắc nhở để đảm bảo các mốc thời gian được hoàn thành.
- Tập trung giao tiếp: Trả lời các câu hỏi liên quan đến dự án, tóm tắt các cập nhật và đăng báo cáo trong các kênh hoặc chủ đề thảo luận, để mọi người luôn đồng bộ.
- Thích ứng với quy trình của bạn: Tùy chỉnh các Agent để kích hoạt trên các sự kiện quan trọng của dự án—như tạo/lập công việc, thay đổi trạng thái hoặc thời hạn sắp đến—để quy trình làm việc của bạn luôn được tối ưu hóa.
Ngoài ra, còn có các Trợ lý Được Xây Dựng Sẵn như Báo Cáo Tuần, Báo Cáo Ngày, Họp Nhóm Hàng Ngày và Trợ Lý Trả Lời, giúp quản lý cập nhật, tóm tắt tiến độ và trả lời câu hỏi nhanh chóng trong các kênh dự án với thiết lập tối thiểu.
Đối với các nhu cầu cụ thể hơn, Agents tùy chỉnh cho phép bạn định nghĩa các điều kiện kích hoạt, hành động và nguồn kiến thức cụ thể để phù hợp với quy trình làm việc độc đáo của bạn.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Quản lý dự án thường dành hàng giờ trong các cuộc họp, xử lý cập nhật, quyết định và theo dõi tiến độ trên nhiều dự án. Trợ lý ghi chú AI của ClickUp tự động ghi lại biên bản cuộc họp, tóm tắt các điểm chính và trích xuất các công việc có thể thực hiện. Nhờ đó, quản lý dự án có thể chuyển đổi các cuộc thảo luận thành công việc ngay lập tức.
Nâng cao khả năng quản lý công việc của bạn
ClickUp Nhiệm vụ giúp bạn chia nhỏ các ý tưởng lớn thành các bước nhỏ, có thể thực hiện được với ngày đáo hạn, người được giao nhiệm vụ, ưu tiên và các Trường Tùy chỉnh phản ánh quy trình làm việc độc đáo của bạn.
Ví dụ, nếu bạn đã lập kế hoạch chiến lược ra mắt sản phẩm, bạn có thể tạo các công việc riêng lẻ cho nội dung trang đích, quảng cáo, chiến dịch email và đánh giá của các bên liên quan. Mỗi công việc có thể được giao cho thành viên nhóm phù hợp, đặt thời hạn rõ ràng và liên kết với các tài nguyên liên quan trong phần mềm quản lý công việc.
Để theo dõi mọi thứ, hãy hiển thị các công việc này bằng các chế độ xem ClickUp, chẳng hạn như Danh sách công việc, Bảng Kanban, Lịch, Biểu đồ Gantt, và nhiều hơn nữa.
⚙️ Bonus: So sánh ClickUp và ChatGPT để xem cách quản lý dự án có cấu trúc kết hợp với trợ lý AI linh hoạt giúp tạo ra các quy trình làm việc nhanh chóng và thông minh hơn.
Muốn tiết kiệm thời gian cho các tác vụ lặp đi lặp lại? Tính năng tự động hóa trong ClickUp cho phép bạn cài đặt các điều kiện và hành động "nếu điều này xảy ra, thì thực hiện điều kia" được kích hoạt tự động.
Ví dụ: Khi trạng thái của một công việc thay đổi thành ‘Đang xem xét’, ClickUp tự động giao công việc đó cho người phụ trách QA của bạn, cài đặt ngày đáo hạn sau hai ngày và đăng một bình luận gắn thẻ họ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Với bảng điều khiển ClickUp, bạn có một trung tâm điều khiển thời gian thực để theo dõi mục tiêu, khối lượng công việc của nhóm, hạn chót và tình trạng dự án. Tùy chỉnh thẻ để theo dõi tiến độ công việc, tốc độ sprint hoặc các mục quá hạn để luôn đồng bộ với các deliverable thực tế.
Tạo, hợp tác, chỉnh sửa trong Docs
Khi ý tưởng và dòng thời gian dự án của bạn đã được xác định, hãy sử dụng ClickUp Docs để lưu trữ các tài liệu chi tiết, ghi chú cuộc họp, bản tóm tắt và quy trình làm việc tiêu chuẩn (SOP). Bạn có thể chỉnh sửa chung với nhóm của mình theo thời gian thực, để lại bình luận, nhúng các công việc trực tiếp vào tài liệu và giữ mọi thứ liên kết với quy trình làm việc của dự án.
Nếu bạn đang soạn thảo bản tóm tắt chiến dịch, bản cập nhật sản phẩm hoặc tài liệu quy trình nội bộ, khả năng viết lách của Brain sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và làm sắc nét thông điệp của mình. Chỉ cần gõ ra một ý tưởng sơ bộ và yêu cầu AI viết lại, mở rộng hoặc tóm tắt nó.
Giả sử bạn đang chuẩn bị thông báo về lộ trình quý. Bạn có thể bắt đầu với danh sách các cập nhật, sau đó yêu cầu AI chuyển đổi nó thành một thông điệp rõ ràng, chuyên nghiệp, với giọng điệu và cấu trúc phù hợp với đối tượng của bạn.
Tích hợp ClickUp với hệ thống công nghệ hiện có của bạn
Với tích hợp cho các nền tảng như Google Drive, SharePoint, Figma, Jira, GitLab và các ứng dụng theo dõi thời gian, ClickUp cho phép bạn đính kèm tệp đính kèm, đồng bộ hóa công việc, nhúng thiết kế và quản lý vấn đề — tất cả mà không cần rời khỏi trung tâm dự án của bạn.
Đối với các nhà quản lý dự án, các tích hợp này mang lại khả năng hiển thị và kiểm soát theo thời gian thực đối với mọi khía cạnh của dự án.
Ví dụ, hãy tưởng tượng một dự án ra mắt sản phẩm nơi các nhóm marketing, thiết kế và phát triển làm việc trên các công cụ khác nhau. Với tích hợp ClickUp, nhà thiết kế có thể nhúng các bản mẫu Figma trực tiếp vào các nhiệm vụ ClickUp, cho phép các nhà tiếp thị và nhà phát triển xem xét và bình luận về chúng mà không cần rời khỏi không gian làm việc.
Đồng thời, bạn có thể đồng bộ hóa công việc với Jira để bất kỳ cập nhật nào từ nhóm phát triển đều được phản ánh ngay lập tức trong ClickUp.
Cách tiếp cận thống nhất này giúp tập trung tất cả tài nguyên dự án, phản hồi và cập nhật tiến độ vào một nơi duy nhất, từ đó nâng cao hiệu quả triển khai dự án.
Từ kế hoạch dự án đến triển khai với ClickUp
Dự án ChatGPT là một công cụ tuyệt vời để khởi động quá trình phát triển ý tưởng, lập kế hoạch sáng tạo, tổ chức nghiên cứu và lập kế hoạch hợp tác với trí tuệ nhân tạo (AI). Tuy nhiên, để biến những ý tưởng đó thành các ý tưởng có cấu trúc, bạn sẽ cần đến ClickUp.
Với quản lý công việc được hỗ trợ bởi AI, bảng điều khiển thời gian thực, tài liệu cộng tác và quy trình làm việc có thể tùy chỉnh, nền tảng này giúp bạn hoàn thành công việc trước thời hạn.
Vậy bạn còn chần chừ gì nữa? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay! ✅