Các cuộc họp liên tiếp có thể âm thầm chiếm lấy cả ngày của bạn trước khi bạn kịp nhận ra. Cuộc gọi này nối tiếp cuộc gọi kia, ý tưởng va chạm nhau và năng lượng của bạn cạn kiệt trước giờ ăn trưa.
Bạn bắt đầu với một cuộc họp ảo về số liệu hàng quý, chuyển sang phiên brainstorming cho lần ra mắt sản phẩm tiếp theo và kết thúc bằng việc đồng bộ hóa với khách hàng, mà không có một khoảng nghỉ nào giữa chừng. Bề ngoài có vẻ rất năng suất, nhưng một ngày dày đặc các cuộc họp sẽ dẫn đến quá tải nhận thức, mức độ căng thẳng cao hơn và ít thời gian hơn cho các công việc quan trọng đòi hỏi sự tập trung cao độ.
📮 ClickUp Insight: Theo khảo sát về hiệu quả cuộc họp của Clickup, gần 40% số người được hỏi tham dự từ 4 đến 8 cuộc họp mỗi tuần, với mỗi cuộc họp kéo dài đến một giờ. Điều này có nghĩa là một lượng thời gian tập thể đáng kinh ngạc được dành cho các cuộc họp trong toàn tổ chức của bạn. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể lấy lại thời gian đó? Trợ lý ghi chép AI tích hợp của ClickUp có thể giúp bạn tăng năng suất lên đến 30% thông qua các bản tóm tắt cuộc họp tức thì, trong khi ClickUp Brain giúp tự động hóa việc tạo/lập nhiệm vụ và hợp lý hóa quy trình làm việc, biến hàng giờ họp thành những thông tin hữu ích.
Nếu lịch trình bận rộn của bạn không cho bạn thời gian để thở, vấn đề không chỉ là quản lý nhiều cuộc họp hơn. Vấn đề là học cách bảo vệ thời gian, trí óc và khả năng đóng góp hiệu quả của bạn trong suốt tuần.
Đọc tiếp để tìm hiểu cách thực hiện.
Cuộc họp liên tiếp là gì và tại sao chúng lại gây ra vấn đề?
Các cuộc họp liên tiếp xảy ra khi một cuộc họp kết thúc và cuộc họp tiếp theo bắt đầu mà không có đủ thời gian để nghỉ ngơi. Không có thời gian để ghi lại những điểm chính, không có cơ hội để chuẩn bị cho những vấn đề sắp tới, và chỉ là sự chuyển đổi liên tục từ cuộc thảo luận này sang cuộc thảo luận khác.
Khi các cuộc họp được lên lịch liên tiếp như vậy, nó sẽ làm giảm khả năng tập trung, suy nghĩ rõ ràng và thực sự mang lại kết quả của bạn. Cho dù là cuộc họp video, cuộc họp trực tuyến hay cuộc họp trực tiếp, quá nhiều cuộc họp liên tiếp sẽ nhanh chóng chồng chất và khiến bạn kiệt sức.
📮 ClickUp Insight: 37% nhân viên gửi ghi chú theo dõi hoặc biên bản cuộc họp để theo dõi các mục hành động, nhưng 36% vẫn dựa vào các phương pháp khác, rời rạc.
Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi lại các quyết định, những thông tin quan trọng mà bạn cần có thể bị chôn vùi trong các cuộc trò chuyện, email hoặc bảng tính. Với ClickUp, bạn có thể ngay lập tức biến các cuộc hội thoại thành các nhiệm vụ có thể thực hiện được trong tất cả các Nhiệm vụ, Trò chuyện và Tài liệu của mình, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin nào.
Tại sao các cuộc họp liên tiếp là vấn đề
Chạy từ cuộc họp này sang cuộc họp khác nghe có vẻ hiệu quả. Nhưng trên thực tế, điều này làm bạn mất năng lượng, giảm sự tập trung và khiến các công việc quan trọng không được hoàn thành.
Đây là những gì thực sự xảy ra khi lịch trình của bạn trông như một trò chơi Tetris:
- Mệt mỏi do cuộc họp nhanh chóng xuất hiện: Nếu không có thời gian nghỉ ngơi thường xuyên, khả năng tập trung của bạn sẽ giảm sút và bạn sẽ khó đóng góp hiệu quả hơn
- Quá tải nhận thức gây ảnh hưởng nặng nề hơn: Liên tục chuyển đổi giữa các công việc và chủ đề cuộc họp khác nhau mà không có thời gian nghỉ ngơi sẽ làm quá tải bộ nhớ làm việc của bạn
- Công việc chuyên sâu biến mất: Tư duy sáng tạo, giải quyết vấn đề quan trọng và lập kế hoạch chiến lược đều cần nhiều không gian hơn so với lịch trình bận rộn cho phép
- Mức độ căng thẳng tăng cao: Quản lý các cuộc họp liên tục làm tăng căng thẳng và có thể kích hoạt các rủi ro sức khỏe như đau đầu, kiệt sức và giảm năng suất
- Các cuộc thảo luận mất đi tác động: Không có thời gian nghỉ ngơi sau khi cuộc họp kết thúc, các mục hành động trở nên mờ nhạt, trách nhiệm bị trôi đi và các cuộc họp bắt đầu trở thành thời gian lãng phí
Một cuộc họp có vẻ dễ quản lý. Nhưng khi các cuộc họp bắt đầu chồng chất mà không có đủ thời gian giữa các cuộc họp, ngay cả những cuộc họp hiệu quả cũng mất đi sức sống.
📖 Cũng nên đọc: Công cụ quản lý khối lượng công việc để tăng năng suất
Chi phí thực sự của các cuộc họp liên tục
Lịch trình dày đặc có thể trông ấn tượng ở cái nhìn đầu tiên. Nhưng đằng sau những cuộc họp nối tiếp nhau hàng giờ liền, sự tập trung suy yếu, căng thẳng gia tăng và công việc có ý nghĩa bị chậm lại.
Ban đầu, bạn không nhận ra điều đó. Một cuộc họp kéo dài thêm vài phút, rồi một cuộc họp khác bắt đầu trước khi bạn kịp xử lý cuộc hội thoại trước đó. Đến chiều, những công việc quan trọng cần suy nghĩ sáng tạo bị trôi xuống cuối danh sách công việc, thay thế bằng những công việc liên tục và những cập nhật bề ngoài.
Căng thẳng trở thành tiếng ồn nền liên tục
Các cuộc họp liên tiếp đẩy não bộ của bạn vào trạng thái phản ứng liên tục. Khoảng thời gian ngắn để thở, nghỉ ngơi hoặc thậm chí là vươn vai cũng biến mất. Theo thời gian, mức độ căng thẳng tăng cao, ảnh hưởng đến sự tập trung và sức khỏe của bạn.
Lịch họp dày đặc thường dẫn đến mỏi mắt, quá tải nhận thức và các dấu hiệu kiệt sức sớm, ngay cả khi mọi thứ có vẻ ổn trên bề mặt.
Năng lượng giảm sút giữa các cuộc hội thoại
Chuyển từ phiên brainstorming sang cuộc gọi với khách hàng mà không có thời gian nghỉ ngơi có vẻ rất hiệu quả. Nhưng đằng sau đó, năng lượng của bạn bị suy giảm. Mỗi cuộc họp lại lấy đi một chút tập trung của bạn cho đến khi ngày kết thúc với những ghi chú dang dở và ý tưởng rải rác.
Nếu không có thời gian nghỉ ngơi thường xuyên, công việc chuyên sâu sẽ trở nên khó đạt được, ngay cả khi lịch làm việc có vẻ hiệu quả.
📖 Đọc thêm: Những thách thức giao tiếp chính trong môi trường làm việc và cách khắc phục
Sự sáng tạo bị chôn vùi dưới áp lực cấp bách
Trong lịch làm việc dày đặc với các cuộc họp liên tiếp, ý tưởng không có thời gian để kết nối. Bạn vừa rời khỏi cuộc họp video về chiến lược tiếp thị thì lại phải tham gia ngay vào một cuộc họp khác về cập nhật hoạt động.
Khi không có thời gian để suy nghĩ, các quyết định được đưa ra nhanh hơn nhưng thường thiếu chiều sâu. Các nhóm từng phát triển mạnh mẽ nhờ các phiên brainstorming và giải quyết vấn đề dần dần chuyển sang các lựa chọn an toàn, vội vàng theo mặc định.
Thực thi chậm lại, ngay cả khi lịch trình vẫn kín mít
Bận rộn không phải lúc nào cũng có nghĩa là hiệu quả. Khi mỗi cuộc họp kết thúc mà không có thời gian để xác định các bước hành động, việc thực thi sẽ bị chậm trễ.
Vào cuối tuần, rất khó để theo dõi những cuộc thảo luận nào thực sự dẫn đến tiến độ, vì hầu hết năng lượng đã được dành cho việc chuyển đổi giữa các công việc khác nhau mà không có đủ thời gian để tập trung.
📖 Cũng nên đọc: Cách chuẩn bị cho cuộc họp trong 5 bước
Cách quản lý các cuộc họp liên tiếp hiệu quả hơn
Quản lý lịch trình bận rộn với các cuộc họp liên tiếp đòi hỏi phải cài đặt các quy tắc thông minh hơn để bảo vệ sự tập trung, năng lượng và khả năng đạt được kết quả thực sự của bạn.
Những thay đổi nhỏ trong cách bạn lên lịch cuộc họp và sắp xếp công việc trong ngày có thể biến lịch làm việc dày đặc thành những ngày làm việc hiệu quả và dễ quản lý.
Đây là những gì hiệu quả:
Chặn thời gian đệm giữa các cuộc họp
Nếu không có không gian để nghỉ ngơi, ngay cả những cuộc họp quan trọng cũng sẽ trở nên lộn xộn. Hãy tạo khoảng trống 5–15 phút giữa các cuộc họp để:
- Ghi lại các điểm hành động quan trọng trước khi chuyển sang nội dung tiếp theo
- Thay đổi suy nghĩ giữa các công việc khác nhau
- Hãy rời khỏi màn hình, dù chỉ trong chốc lát, để làm mới sự tập trung của bạn
Thời gian đệm đóng vai trò như nút khởi động lại tinh thần, giúp duy trì mức năng lượng ổn định trong những ngày làm việc dài.
Chỉ định giờ hoặc ngày "miễn phí cuộc họp"
Sự tham gia liên tục khiến bạn không có thời gian để suy nghĩ sâu sắc. Bảo vệ những giờ làm việc hiệu quả nhất của bạn bằng cách cài đặt các khối không cho phép cuộc họp trong lịch của bạn.
Có thể là hai giờ mỗi sáng dành cho công việc chiến lược, hoặc một buổi chiều mỗi tuần để tập trung không bị gián đoạn. Ngay cả những khoảng thời gian ngắn không có cuộc họp cũng giúp bạn có thời gian thở trong tuần mà không cần thay đổi quá nhiều.
📮 ClickUp Insight: 50% số người tham gia khảo sát của chúng tôi cho biết thứ Sáu là ngày làm việc hiệu quả nhất của họ. Đây có thể là một hiện tượng chỉ có ở công việc hiện đại. Lý do có thể là gì? Thứ Sáu thường có ít cuộc họp hơn, và điều này kết hợp với bối cảnh tích lũy từ cả tuần làm việc có thể đồng nghĩa với ít gián đoạn hơn và có nhiều thời gian hơn để tập trung làm việc sâu.
Bạn muốn duy trì năng suất như ngày thứ Sáu trong cả tuần? Hãy áp dụng các phương pháp giao tiếp không đồng bộ với ClickUp, ứng dụng làm việc toàn diện! Ghi lại màn hình của bạn với ClickUp Clips, nhận bản ghi chép ngay lập tức qua ClickUp Brain hoặc yêu cầu AI Notetaker của ClickUp tóm tắt những điểm nổi bật của cuộc họp cho bạn!
Sử dụng cập nhật không đồng bộ để giảm cuộc gọi trực tiếp
Không phải mọi cập nhật đều cần một cuộc họp trực tiếp. Kiểm tra định kỳ, trạng thái dự án và quyết định nhanh có thể được thực hiện thông qua các cuộc họp không đồng bộ, có nghĩa là các cập nhật được chia sẻ thông qua cập nhật bằng văn bản, ghi chú bằng giọng nói hoặc video được ghi lại.
Chuyển các cuộc thảo luận này sang nền tảng offline mang lại sự linh hoạt hơn, giảm áp lực thời gian và giúp mọi người quản lý lịch trình hiệu quả hơn mà không cần tham gia liên tục.
Tạo chương trình nghị sự và phân công vai trò trước
Nếu không có cấu trúc, các cuộc họp sẽ kéo dài và mất tập trung. Trước khi gửi lời mời, hãy xác định:
- Cuộc họp cần đạt được kết quả cụ thể nào?
- Ai sẽ chủ trì cuộc thảo luận?
- Ai sẽ ghi chú và thực hiện các bước tiếp theo?
- Những việc cần chuẩn bị trước cho người tham gia?
Cài đặt vai trò rõ ràng đảm bảo mọi cuộc họp đều bắt đầu với mục đích và kết thúc với các quyết định có thể thực hiện, không chỉ là những cuộc hội thoại vu vơ.
⚡️Mẫu bổ sung: Cần một cách nhanh chóng để thiết lập chương trình họp và tuân thủ chương trình đó. Hãy thử mẫu chương trình họp hàng ngày miễn phí này. Sao chép mẫu này cho mỗi ngày bạn sử dụng!
📖 Cũng nên đọc: Ví dụ về chương trình họp và mẫu miễn phí
Kết thúc cuộc họp sớm 5–10 phút bất cứ khi nào có thể
Đẩy các cuộc họp đến từng phút cuối cùng sẽ khiến mọi người nhanh chóng kiệt sức. Hãy cố gắng kết thúc cuộc họp sớm hơn một chút, khoảng 5 đến 10 phút, để người tham gia có thời gian:
- Xử lý các mục hành động
- Tái khởi động giữa các cuộc thảo luận
- Chuyển sang công việc tiếp theo mà không cảm thấy vội vàng
Ngay cả những khoảng trống nhỏ giữa các cuộc họp cũng giúp cải thiện sự tập trung nhận thức và giảm căng thẳng hàng ngày trong lịch trình dày đặc.
Cách ClickUp giúp bạn tránh quá tải cuộc họp
Quản lý các cuộc họp liên tiếp trở nên dễ dàng hơn khi có hệ thống phù hợp giúp giảm bớt áp lực. Thay vì dựa vào nhiều cuộc họp hơn để giải quyết tình trạng quá tải, bạn có thể thay đổi cách nhóm của mình giao tiếp, theo dõi các mục hành động và lập kế hoạch cho tuần.
Dưới đây là cách bạn có thể tạo ra một quy trình làm việc hiệu quả hơn:
Chia sẻ cập nhật không đồng bộ để giảm số lượng cuộc họp trực tiếp
Thay vì lên lịch một cuộc họp video khác để cập nhật nhanh, các nhóm có thể chia sẻ tiến độ dự án thông qua cộng tác không đồng bộ.
Sử dụng các công cụ như ClickUp Docs và ClickUp Comments, bạn có thể:
- Giảm bớt mệt mỏi do tham gia liên tục
- Cho phép mọi người linh hoạt xử lý các cập nhật theo thời gian của riêng họ
- Tiếp tục tiến hành các dự án mà không cần thêm cuộc gọi
Ghi lại các mục hành động trong cuộc họp
Khi cuộc họp kết thúc mà không có các bước tiếp theo rõ ràng, điều này sẽ dẫn đến việc thực hiện bị phân tán. Ghi lại các mục hành động trong thời gian thực giúp duy trì đà phát triển mạnh mẽ.
Nhiệm vụ ClickUp cho phép bạn nhanh chóng chỉ định các công việc tiếp theo trong cuộc họp, đặt thời hạn và tránh phải đồng bộ lại để điều chỉnh nhóm.
Lập kế hoạch lịch trình thông minh hơn với hiển thị lịch đầy đủ
Nếu không có cái nhìn tổng quan rõ ràng về các cuộc họp và công việc dự án, bạn sẽ dễ dàng bị quá tải trong tuần. Hiển thị đầy đủ lịch của bạn giúp bạn xây dựng thời gian dự phòng, bảo vệ các khối công việc quan trọng và phát hiện rủi ro sớm.
Lịch ClickUp giúp bạn cân bằng các cuộc họp với thời hạn công việc, để lịch trình của bạn hỗ trợ năng suất thay vì làm bạn quá tải.
Thiết lập nhắc nhở để duy trì tiến độ
Khi các mục hành động bị bỏ sót, các cuộc họp bổ sung thường được tổ chức để lấp đầy khoảng trống. Tự động hóa nhắc nhở ClickUp đảm bảo việc theo dõi được thực hiện mà không cần kiểm tra trực tiếp.
Với Tự động hóa ClickUp, bạn có thể tự động kích hoạt cập nhật, thông báo hoặc nhắc nhở tiến độ công việc dựa trên thời hạn và thay đổi trạng thái.
Tập trung ghi chú và tóm tắt để có cuộc họp hiệu quả hơn
Tóm tắt cuộc họp rõ ràng giúp giảm nhầm lẫn và tránh các cuộc thảo luận lặp đi lặp lại. Lưu trữ hồ sơ dễ truy cập đảm bảo các quyết định được tuân thủ và dự án tiến triển suôn sẻ.
ClickUp Brain có thể tóm tắt các cuộc họp, soạn thảo chương trình nghị sự và đề xuất các bước hành động, giúp bạn giảm thiểu việc đồng bộ hóa không cần thiết và tập trung vào việc thực hiện.
Bạn cũng có thể sử dụng ClickUp AI Notetaker để tự động ghi lại các ghi chú cuộc họp theo thời gian thực, đánh dấu các quyết định quan trọng và sắp xếp các việc cần làm tiếp theo mà không cần nỗ lực thủ công.
Với tính năng ghi chú tập trung, các nhóm sẽ dành ít thời gian hơn để tìm lại các cuộc hội thoại và có nhiều thời gian hơn để thúc đẩy dự án.
Tổ chức các cuộc họp tốt hơn với các mẫu sẵn sàng sử dụng
Việc theo dõi nhiều cuộc họp trở nên dễ dàng hơn khi mọi thứ được cấu trúc và dễ tham khảo. Mẫu theo dõi cuộc họp ClickUp giúp bạn:
- Lên lịch cuộc họp rõ ràng, không trùng lặp
- Theo dõi các quyết định và điểm hành động một cách có hệ thống
- Lưu trữ lịch sử cuộc họp tập trung để tham khảo nhanh
Bạn cũng có thể hợp lý hóa việc lưu trữ hồ sơ với Mẫu Biên bản Cuộc họp ClickUp để ghi lại các cuộc thảo luận một cách hiệu quả mà không làm tăng thêm gánh nặng cho quản trị viên.
⚡ Lưu trữ mẫu: Mẫu ghi chú cuộc họp miễn phí để ghi chép cuộc họp hiệu quả hơn
Khi nào các cuộc họp liên tiếp thực sự hữu ích?
Các cuộc họp liên tiếp không phải lúc nào cũng xấu. Khi được sử dụng chính xác, chúng có thể đẩy nhanh quá trình ra quyết định, bảo vệ sự tập trung và mở ra không gian rộng hơn cho công việc chuyên sâu vào cuối tuần.
Sự khác biệt nằm ở những gì bạn sắp xếp, thời gian bạn sắp xếp và tải trọng tinh thần bạn đòi hỏi trong các cuộc họp đó.
Dưới đây là những trường hợp lịch trình liên tiếp nhau hiệu quả và không hiệu quả:
1. Khi các cuộc họp chia sẻ cùng một chế độ nhận thức
Công việc liên tiếp khi bạn yêu cầu bộ não của mình duy trì cùng một trạng thái tinh thần.
Xếp quá nhiều cuộc họp, ngay cả về cùng một chủ đề, cuối cùng sẽ làm mất đi sự minh mẫn.
Nghiên cứu cho thấy chất lượng ra quyết định giảm mạnh sau 90–120 phút căng thẳng nhận thức liên tục. Nếu bạn xếp chồng ba cuộc họp đứng nhanh 30 phút, đó là hiệu quả. Nếu bạn xếp chồng sáu cuộc họp đánh giá chiến lược dài một giờ, bạn đang cài đặt quá tải nhận thức vào giờ ăn trưa.
Điểm lý tưởng? Xếp 2–3 cuộc họp có phạm vi hẹp, sau đó tạo khoảng thời gian nghỉ để phục hồi.
✨ Trường hợp sử dụng: Tiến hành các cuộc phỏng vấn tuyển dụng liên tiếp cho các ứng viên, nhưng giới hạn ở ba cuộc phỏng vấn trước khi nghỉ ngơi tinh thần lâu hơn.
3. Khi mục đích của cuộc họp là hướng tới hành động, không phải khám phá
Các cuộc họp hướng đến hành động nhằm đưa ra quyết định, xác nhận kế hoạch hoặc phê duyệt các bước tiếp theo sẽ hiệu quả hơn nhiều so với các cuộc họp thăm dò mở.
Các phiên brainstorming, ý tưởng chiến lược và thảo luận mở đòi hỏi quá trình xử lý nhận thức chậm hơn. Đẩy chúng vào các khoảng thời gian liên tiếp có nguy cơ làm mất đi những ý tưởng tốt nhất trước khi chúng được đưa ra.
Dành các sprint liên tiếp cho những trường hợp mục tiêu là tốc độ, kết thúc và sự thống nhất.
✨ Trường hợp sử dụng: Hoàn thiện OKR hàng quý cho các nhóm, tiến hành các vòng phê duyệt sẵn sàng ra mắt.
Chú ý đến những rủi ro tiềm ẩn ngay cả trong những tình huống thuận lợi
Ngay cả khi các cuộc họp có cùng bối cảnh, mục đích và khối thời gian hợp lý, việc xếp chồng các cuộc họp vẫn tiềm ẩn những nguy cơ:
- Sự mệt mỏi về tinh thần tích tụ một cách vô hình vào cuộc họp thứ ba hoặc thứ tư
- Chất lượng quyết định có thể suy giảm nếu không có đủ khoảng thời gian phục hồi ngắn
- Các nhóm có thể mặc định đưa ra các quyết định an toàn hơn, ít sáng tạo hơn dưới áp lực của các cuộc họp liên tục
Lịch trình thông minh cho các cuộc họp liên tiếp giúp bảo vệ năng lượng, sự tập trung và chất lượng quyết định trong suốt ngày làm việc.
😎 Bài đọc thú vị: Các loại cuộc họp tốt nhất cho nhóm
Tìm kiếm sự cân bằng trong lịch họp dày đặc
Lịch trình dày đặc không nhất thiết đồng nghĩa với việc mất tập trung hay mệt mỏi liên tục.
Quản lý các cuộc họp kéo dài hàng giờ một cách cẩn thận và cố ý tạo không gian cho các cuộc họp ngắn hơn có thể giúp bảo vệ sự tập trung của bạn, ngay cả khi các cuộc họp được lên lịch liên tiếp trong những ngày làm việc bận rộn. Bằng cách cài đặt các ranh giới thông minh hơn, cấu trúc các cuộc họp cẩn thận và tạo không gian thở trong tuần, bạn sẽ tạo ra một không gian nơi cả sự hợp tác và công việc chuyên sâu đều có thể phát triển.
Các cuộc họp hiệu quả bắt đầu trước khi cuộc họp tiếp theo xuất hiện trên lịch của bạn, với chương trình nghị sự chặt chẽ hơn, kết quả rõ ràng và đủ linh hoạt để duy trì đà làm việc mà không bị kiệt sức.
Các công cụ phù hợp giúp quản lý cuộc họp dễ dàng hơn mà không làm mất đà ở những thời điểm quan trọng nhất.
Hãy dùng thử ClickUp ngay hôm nay để hợp lý hóa quy trình làm việc trong cuộc họp và bảo vệ năng lượng cần thiết để đạt được tiến độ thực sự.