Cách tạo mạng nội bộ cho công ty của bạn bằng các bước đơn giản

Điều đầu tiên nhân viên của bạn làm khi không thể tìm thấy tài liệu cần thiết hoặc bỏ lỡ một cập nhật quan trọng là gì?

Bạn đang có thời hạn gấp và cần một tài liệu quan trọng. Thay vì tìm ngay, bạn lại phải mất thời gian tìm kiếm email, nhắn tin cho đồng nghiệp hoặc lục lọi các thư mục rải rác. Sự kém hiệu quả nhỏ này có thể trở thành vấn đề lớn, làm tiêu tốn thời gian và năng lượng. Mạng nội bộ công ty có thể giải quyết vấn đề này, nhưng chỉ khi nó được thực hiện đúng cách.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo một intranet không chỉ đơn thuần là lưu trữ tệp tin. 🗂️

Mạng nội bộ (Intranet) là gì?

Ban đầu được tạo ra để chia sẻ tệp cơ bản và giao tiếp nội bộ, mạng nội bộ đã phát triển thành không gian năng động thúc đẩy sự hợp tác, hợp lý hóa quy trình làm việc và tập trung quyền truy cập vào các công cụ thiết yếu.

Mạng nội bộ hiện đại ngày nay được thiết kế để hỗ trợ làm việc nhóm và nâng cao năng suất, cung cấp cho nhân viên một trung tâm duy nhất để cập nhật thông tin, lưu trữ tệp tin và giao tiếp.

Sự khác biệt giữa intranet và trang web công khai

Mặc dù intranet và trang web công khai có thể trông giống nhau ban đầu, nhưng chúng phục vụ các mục đích hoàn toàn khác nhau. Dưới đây là so sánh nhanh:

Tại sao bạn cần một mạng nội bộ (intranet)?

Giải pháp intranet cho doanh nghiệp không chỉ là một tiện ích. Đó là yếu tố thiết yếu cho các tổ chức mong muốn cải thiện giao tiếp nội bộ, tối ưu hóa quy trình làm việc và xây dựng văn hóa doanh nghiệp thống nhất.

Đây chính là thời điểm lý tưởng để triển khai hoặc nâng cấp công nghệ intranet của bạn. 📑

Các tính năng chính của một mạng nội bộ thành công

Để xây dựng một mạng nội bộ thực sự nâng cao hiệu quả tổ chức, hãy tập trung vào các thành phần khóa như công cụ hợp tác, giao tiếp hiệu quả và quản lý tài liệu mạnh mẽ để thúc đẩy năng suất.

Đây là những khía cạnh quan trọng cần xem xét. 👇

Trung tâm giao tiếp tập trung

Một mạng nội bộ thành công là một nền tảng duy nhất cho tất cả các hoạt động giao tiếp nội bộ, từ thông báo đến thảo luận. Nhân viên có thể truy cập nhanh chóng vào tin tức, cập nhật và thông tin quan trọng của công ty, giúp họ dễ dàng cập nhật thông tin hơn.

Quản lý tài liệu dễ dàng

Việc chia sẻ và lưu trữ tài liệu phải diễn ra suôn sẻ và có tổ chức. Một mạng nội bộ thành công giúp dễ dàng tải lên, truy cập và chia sẻ tệp, loại bỏ sự nhầm lẫn về kiểm soát phiên bản hoặc mất tài liệu.

Trải nghiệm người dùng có thể tùy chỉnh

Phần mềm mạng nội bộ phải linh hoạt để đáp ứng các nhu cầu khác nhau của nhóm. Nó phải cho phép các bộ phận cá nhân hóa không gian của mình, đảm bảo họ có thể truy cập các công cụ và tài nguyên mà họ sử dụng nhiều nhất.

Công cụ hợp tác xã hội

Hợp tác sẽ phát triển mạnh mẽ khi nhân viên có thể làm việc cùng nhau trong thời gian thực.

Mạng nội bộ xã hội khuyến khích sự tương tác ngoài việc quản lý công việc. Nó tích hợp các tính năng như nguồn cấp dữ liệu hoạt động, diễn đàn thảo luận và các nhóm xã hội nơi nhân viên có thể tương tác với nhau, chia sẻ ý tưởng và hợp tác trong các dự án một cách thân mật.

Chức năng tìm kiếm mạnh mẽ

Tìm kiếm thông tin nhanh chóng có thể tiết kiệm thời gian quý báu. Hàm tìm kiếm mạnh mẽ giúp tìm kiếm tài liệu, chính sách và các tài nguyên khác trở nên đơn giản, ngay cả khi mạng nội bộ chứa hàng nghìn tệp.

Truy cập trên thiết bị di động

Với sự gia tăng của công việc từ xa và linh hoạt, mạng nội bộ của bạn nên thân thiện với thiết bị di động. Nhân viên phải có thể truy cập các tài nguyên quan trọng và duy trì kết nối, bất kể họ đang ở địa điểm nào.

Các bước để xây dựng mạng nội bộ

Xây dựng mạng nội bộ không phải là việc khó khăn. Đó là việc tạo ra một không gian tập trung để nhóm của bạn hợp tác hiệu quả hơn.

ClickUp là công cụ hoàn hảo để xây dựng mạng nội bộ của bạn. Là ứng dụng đa năng cho công việc, ClickUp không chỉ dừng lại ở quản lý dự án mà còn cung cấp không gian tùy chỉnh để lưu trữ tài liệu, theo dõi công việc và giao tiếp thời gian thực.

Hãy cùng khám phá cách xây dựng mạng nội bộ từng bước với ClickUp. 📂

Bước #1: Xác định cấu trúc và phân cấp nội dung

Để xây dựng một mạng nội bộ phục vụ nhóm của bạn, bạn phải xác định cấu trúc của nó. Để xây dựng một mạng nội bộ phục vụ nhóm của bạn, bạn phải xác định cấu trúc của nó. Hãy nghĩ về mạng nội bộ của bạn như một thư viện các trang web được phân loại, nơi nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy các chính sách nhân sự, hướng dẫn CNTT và tệp dự án mà không mất thời gian.

Với Bảng trắng ClickUp, bạn có thể vẽ bản đồ cấu trúc một cách trực quan.

Bảng trắng là một công cụ linh hoạt để phác thảo luồng nội bộ của mạng nội bộ, giúp dễ dàng điều chỉnh và hình dung các danh mục và danh mục phụ khác nhau sao cho phù hợp với bố cục tổng thể của mạng nội bộ.

Khi đã có bố cục trực quan, hãy sử dụng Phân cấp ClickUp để tạo Thư mục hoặc Không gian cho các danh mục nội dung.

Ví dụ: tạo một không gian nhân sự với các thư mục dành riêng cho chính sách nhân viên, phúc lợi và tài liệu giới thiệu. Điều này sẽ giúp mọi thứ được sắp xếp gọn gàng và giúp nhân viên nhanh chóng tìm thấy thông tin họ cần.

Bạn có thể sử dụng các tính năng Quản lý kiến thức của ClickUp để đảm bảo rằng nhóm của bạn có thể truy cập nhanh chóng và dễ dàng vào các tài liệu quan trọng.

Thư mục Tài nguyên trở thành trung tâm lưu trữ tất cả nội dung quan trọng. Với chức năng tìm kiếm, nhân viên có thể tìm thấy những gì họ cần trong vài giây, tăng hiệu quả và giảm thời gian tìm kiếm thông tin.

Bước #2: Tùy chỉnh thiết kế

Mạng nội bộ của bạn không chỉ là một công cụ — nó còn phản ánh văn hóa công ty của bạn. Một nền tảng mạng nội bộ được thiết kế tốt cung cấp thông tin và là nơi phản ánh bản sắc công ty, giúp nhân viên cảm thấy gắn kết hơn với tổ chức.

Tùy chỉnh là khóa để đảm bảo mạng nội bộ của bạn phù hợp với thương hiệu của công ty.

Thiết kế mạng nội bộ nên có màu sắc, logo và bất kỳ yếu tố hình ảnh nào khác của công ty để tạo ra một diện mạo thống nhất. Điều này đảm bảo mạng nội bộ trở thành một phần mở rộng tự nhiên của văn hóa nơi làm việc.

White Labeling trong ClickUp cho phép bạn tùy chỉnh giao diện để phù hợp với thương hiệu của mình.

Bạn có thể điều chỉnh bảng màu để phù hợp với chủ đề của công ty, tải lên logo và thực hiện các chỉnh sửa nhỏ khác để đảm bảo trải nghiệm thương hiệu liền mạch.

Những yếu tố thiết kế nhỏ này giúp trang intranet của bạn trở nên thân thiện hơn và khuyến khích nhân viên tham gia tích cực hơn.

Bước #3: Thiết lập vai trò người dùng và quyền truy cập

Việc tạo mạng nội bộ an toàn bắt đầu bằng việc xác định rõ vai trò của người dùng và quyền truy cập. Việc chỉ định các cấp độ truy cập phù hợp đảm bảo các thành viên trong nhóm có thể truy cập thông tin cần thiết mà không làm ảnh hưởng đến dữ liệu nhạy cảm.

Bạn có thể có các quản trị viên có quyền truy cập toàn bộ nội dung, trình chỉnh sửa có thể cập nhật và tạo nội dung mới, và người xem có thể truy cập nội dung nhưng không thể thực hiện thay đổi.

Quyền truy cập dựa trên vai trò của ClickUp là một giải pháp tuyệt vời cho vấn đề này. Bạn có thể chỉ định vai trò cụ thể cho người dùng trong phần mềm mạng nội bộ, đảm bảo mọi người đều có mức quyền truy cập phù hợp với trách nhiệm của mình.

Ngoài vai trò của người dùng, ClickUp còn cung cấp các tùy chọn chia sẻ an toàn trong ClickUp Docs. Nếu mạng nội bộ của bạn chứa các tệp nhạy cảm, bạn có thể kiểm soát ai có thể xem hoặc chỉnh sửa chúng.

Ví dụ: bạn có thể chỉ muốn các quản lý nhân sự truy cập hồ sơ nhân viên trong khi các nhân viên khác có thể xem các tài nguyên chung.

Tài liệu cũng giúp quản lý tài liệu dễ dàng hơn. Nó có thể được sử dụng để tổ chức nội dung mạng nội bộ và đảm bảo nhân viên có phiên bản mới nhất của bất kỳ tệp nào.

ClickUp Assign Comments là một tính năng tuyệt vời để giữ cho sự hợp tác trong nhóm tập trung và có thể thực hiện được. Bạn có thể @đề cập đến các thành viên trong nhóm trong Tài liệu để giải quyết phản hồi, hoàn thành cập nhật hoặc xác nhận phê duyệt. Ví dụ: nếu bản thảo chính sách mới cần được bộ phận Nhân sự xem xét, bạn có thể gán một nhận xét cho nhóm Nhân sự để đảm bảo họ được thông báo và có thể thực hiện hành động.

Bạn cũng có thể dễ dàng tạo Nhiệm vụ ClickUp trực tiếp từ Tài liệu. Bạn có thể liên kết các Nhiệm vụ này và thiết kế các mối quan hệ để đơn giản hóa việc quản lý nhiệm vụ.

Ví dụ: trong khi soạn thảo đề xuất dự án trong ClickUp Docs, bạn có thể tạo một nhiệm vụ để thu thập ý kiến từ các bên liên quan và liên kết nó với tài liệu, giữ tất cả thông tin liên quan ở một nơi.

Bước #4: Tích hợp các công cụ và tính năng thiết yếu

Sự thành công của mạng nội bộ phụ thuộc vào khả năng tích hợp với các công cụ khác mà tổ chức của bạn đang sử dụng. Dự án mạng nội bộ của bạn nên là trung tâm hợp tác, giao tiếp và truy cập tài nguyên.

ClickUp cung cấp nhiều tích hợp có thể giúp hợp lý hóa chức năng của mạng nội bộ của bạn.

Cho dù bạn cần tích hợp Google Drive để chia sẻ tài liệu hay Zoom để tổ chức cuộc họp video, ClickUp đảm bảo tất cả các công cụ hoạt động trơn tru.

Ví dụ: bạn có thể thêm Tích hợp ClickUp và Google Drive trực tiếp vào mạng nội bộ của mình, cho phép nhân viên truy cập và cộng tác trên các tài liệu trực tiếp từ ClickUp. Tích hợp này giúp loại bỏ việc phải chuyển đổi liên tục giữa các nền tảng, giúp mạng riêng tư của bạn hoạt động hiệu quả hơn và giảm khả năng mất dấu các tài liệu.

Bước #5: Kiểm tra chức năng và giải quyết các vấn đề

Khi phần mềm mạng nội bộ của bạn đã hoạt động, đã đến lúc đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru. Bước này rất quan trọng để xác định và giải quyết các vấn đề trước khi chính thức ra mắt.

Thúc đẩy sự tham gia của nhóm bằng cách khuyến khích họ khám phá nền tảng, sử dụng các tính năng và chia sẻ phản hồi chi tiết. Những thông tin chi tiết thu thập được sẽ giúp hình thành một nền tảng hiệu quả, trực quan, phù hợp với nhu cầu của tổ chức bạn.

ClickUp Chat là một công cụ tuyệt vời để cải thiện quá trình này và giữ mọi thứ được tổ chức. Các tính năng phong phú của nó giúp đơn giản hóa giao tiếp và đảm bảo phản hồi và các vấn đề được giải quyết kịp thời. Dưới đây là cách bạn có thể sử dụng nó một cách hiệu quả:

Khi hoàn thành, mạng nội bộ của bạn sẽ không còn giống một công cụ mà giống như một phần mở rộng của quy trình làm việc của nhóm, sẵn sàng hỗ trợ họ ngay từ ngày đầu tiên.

Bước #6: Khởi chạy mạng nội bộ và đào tạo nhân viên

Bây giờ mạng nội bộ của bạn đã được thiết lập, đã đến lúc ra mắt nó cho toàn bộ tổ chức. Để ra mắt thành công, cần có đào tạo và giao tiếp thích hợp.

Mẫu Kế hoạch Nội dung ClickUp giúp tổ chức nội dung cho mạng nội bộ của bạn. Nó hoàn hảo để lập bản đồ mọi thứ, từ tài nguyên giới thiệu đến hướng dẫn cụ thể cho từng bộ phận. Với một kế hoạch nội dung vững chắc, bạn sẽ có tất cả các yếu tố sẵn sàng để giới thiệu mạng nội bộ cho nhóm của mình mà không gặp bất kỳ sự nhầm lẫn nào.

Bạn cũng cần đào tạo nhân viên về cách sử dụng intranet một cách hiệu quả.

Với ClickUp Goals, bạn có thể vạch ra các mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như hoàn thành khóa đào tạo về mạng nội bộ hoặc học cách tải lên và quản lý tệp. Chia các mục tiêu này thành các mục tiêu nhỏ hơn, như khám phá cơ sở kiến thức hoặc thiết lập bảng điều khiển cá nhân, sẽ giúp quá trình này dễ quản lý hơn. Giao các mục tiêu này cho các thành viên trong nhóm để có thể theo dõi tiến độ và mọi người đều đi đúng hướng.

Ví dụ: bạn có thể giao mục tiêu cho nhóm nhân sự tải lên và sắp xếp sổ tay nhân viên, đồng thời theo dõi tiến độ của họ từng bước một.

Ngoài ra, Bảng điều khiển ClickUp cung cấp tổng quan trực quan về các chỉ số, chẳng hạn như số thành viên trong nhóm đã hoàn thành khóa đào tạo, các trang intranet được truy cập thường xuyên hoặc các bài nộp/gửi phản hồi.

Nếu phân tích cho thấy mức sử dụng thấp trong một phần cụ thể, bạn có thể thực hiện hành động bằng cách tạo hướng dẫn hoặc lên lịch phiên đào tạo để giải quyết các lỗ hổng.

Những điều nên và không nên làm khi thiết lập mạng nội bộ cho nhân viên

Tạo mạng nội bộ cho nhân viên là một bước quan trọng để cải thiện giao tiếp, hợp tác thời gian thực và chia sẻ tài nguyên. Tuy nhiên, để thành công, điều quan trọng là phải đạt được sự cân bằng giữa chiến lược và thực thi.

Những điều nên và không nên làm sau đây sẽ giúp bạn thiết lập một mạng nội bộ hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của nhân viên và phát triển cùng với tổ chức của bạn. 🏢

✅ Việc cần làm: Nêu bật lợi ích cho nhân viên

Bước đầu tiên để xây dựng một mạng nội bộ thành công là đảm bảo nhân viên nhận thấy giá trị của nó. Truyền đạt cách mạng nội bộ sẽ giúp công việc của họ trở nên dễ dàng hơn, tiết kiệm thời gian và cải thiện khả năng truy cập vào các tài nguyên thiết yếu.

Tập trung vào những lợi ích hữu hình, như tìm kiếm chính sách trong vài giây hoặc hợp tác trong các dự án mà không cần trao đổi email dài dòng. Khi nhân viên hiểu được lợi ích của mạng nội bộ, họ sẽ có xu hướng sử dụng mạng nội bộ thường xuyên hơn.

❌ Không nên: Vội vàng chọn phần mềm intranet

Việc lựa chọn phần mềm phù hợp là rất quan trọng, và bạn có thể dễ dàng đưa ra quyết định vội vàng khi bị áp lực. Tuy nhiên, vội vàng có thể dẫn đến việc lựa chọn các công cụ không phù hợp với nhu cầu của nhóm bạn.

Hãy dành thời gian để đánh giá các tùy chọn, xem xét tích hợp với các công cụ quản lý dự án hiện có và thu thập phản hồi của nhân viên về các tính năng mà họ đánh giá cao. Một cách tiếp cận chu đáo sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh sự thất vọng trong dài hạn.

✅ Việc cần làm: Mô hình hóa các hành vi intranet mà bạn muốn thấy

Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc khuyến khích nhân viên sử dụng mạng nội bộ một cách hiệu quả.

Khi các nhà quản lý và trưởng nhóm liên tục sử dụng mạng nội bộ như một phần mềm cổng thông tin nhân viên để chia sẻ thông tin cập nhật, ghi nhận thành tích hoặc hợp tác trong các dự án, điều này sẽ trở thành ví dụ cho những người khác. Việc nêu bật các hành vi tích cực sẽ củng cố tầm quan trọng của mạng nội bộ như một trung tâm giao tiếp và hợp tác.

❌ Không nên: Mơ hồ về quyền sở hữu và trách nhiệm

Một mạng nội bộ không có quyền sở hữu rõ ràng sẽ nhanh chóng trở nên lộn xộn.

Giao trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân hoặc nhóm để duy trì các phần khác nhau của mạng nội bộ. Ví dụ: bộ phận nhân sự có thể giám sát các chính sách, trong khi bộ phận CNTT quản lý các tài nguyên kỹ thuật. Xác định quyền sở hữu đảm bảo nội dung luôn được cập nhật và mạng nội bộ luôn phù hợp.

✅ Việc cần làm: Sử dụng phân tích để cải tiến liên tục

Phân tích mạng nội bộ rất có giá trị để hiểu cách nhân viên tương tác với nền tảng. Theo dõi các mẫu sử dụng, tài nguyên phổ biến và các lĩnh vực có mức độ tương tác thấp. Dữ liệu này giúp xác định các cơ hội để cải thiện chức năng và nội dung của mạng nội bộ, đảm bảo mạng nội bộ phát triển để đáp ứng nhu cầu của nhân viên.

Việc thường xuyên xem xét các phân tích giúp mạng nội bộ hoạt động hiệu quả và phù hợp với các mục tiêu của tổ chức.

❌ Không nên: Bỏ qua phân tích để cải thiện liên tục

Bỏ qua phân tích có nghĩa là bỏ lỡ cơ hội để tối ưu hóa intranet.

Nếu không có dữ liệu, bạn không thể biết nhân viên có sử dụng mạng nội bộ hiệu quả hay không, hoặc có lỗ hổng nào trong chức năng hay không. Theo thời gian, điều này có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên và nhân viên mất động lực làm việc. Sử dụng phân tích để chủ động và đảm bảo mạng nội bộ của bạn luôn là công cụ giao tiếp kinh doanh hữu ích.

Vượt qua những thách thức phổ biến khi triển khai intranet

Việc xây dựng và duy trì mạng nội bộ không phải là không có trở ngại. Từ sự tham gia của nhân viên thấp đến nội dung lỗi thời, những thách thức có thể phát sinh ở bất kỳ giai đoạn nào trong vòng đời của mạng nội bộ. Dưới đây là cách bạn có thể giải quyết một số vấn đề phổ biến một cách hiệu quả. 🔧

Tăng cường sự tham gia của nhân viên

Một intranet chỉ thực sự hữu ích nếu nhân viên sử dụng nó thường xuyên.

Mức độ tương tác thấp thường bắt nguồn từ việc điều hướng kém hoặc nội dung không liên quan. Giải quyết vấn đề này bằng cách đảm bảo nền tảng dễ sử dụng, với menu trực quan và hàm tìm kiếm giúp nhanh chóng hiển thị thông tin liên quan. Nêu bật các lợi ích của nền tảng trong quá trình giới thiệu và quảng bá việc sử dụng nền tảng thông qua các bản cập nhật thường xuyên, tính năng tương tác và đóng góp của nhân viên.

Giữ nội dung luôn cập nhật

Thông tin lỗi thời hoặc không chính xác có thể nhanh chóng làm suy giảm lòng tin vào mạng nội bộ. Để ngăn chặn điều này, hãy chỉ định chủ sở hữu nội dung cho từng phần và đặt ra các kỳ vọng rõ ràng về việc cập nhật. Sau đó, lên lịch kiểm tra định kỳ để xác định và xóa nội dung không liên quan hoặc lỗi thời.

Ngăn chặn quá tải thông tin

Một mạng nội bộ lộn xộn có thể khiến người dùng cảm thấy choáng ngợp, làm giảm hiệu quả. Sắp xếp nội dung theo phân cấp và nhãn rõ ràng để nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy những gì họ cần. Sử dụng thư mục hoặc danh mục để tách các tài nguyên thường xuyên truy cập khỏi nội dung ít quan trọng hơn.

Đảm bảo tính ổn định kỹ thuật

Thời gian ngừng hoạt động hoặc sự cố kỹ thuật có thể khiến người dùng thất vọng và không muốn sử dụng. Hợp tác với bộ phận CNTT để tiến hành bảo trì thường xuyên và giải quyết các vấn đề kỹ thuật kịp thời. Xem xét các giải pháp dựa trên đám mây để cải thiện độ tin cậy và khả năng truy cập cho nhân viên làm việc từ xa.

Xây dựng thông minh hơn, không khó hơn với ClickUp

Tạo một mạng nội bộ mới không chỉ là cài đặt một nền tảng — mà còn là thúc đẩy sự hợp tác, tập trung nguồn lực và hỗ trợ năng suất của nhóm bạn. Từ việc xác định cấu trúc rõ ràng đến giải quyết các thách thức phổ biến, mỗi bước đều giúp xây dựng một không gian mà nhân viên thực sự coi trọng.

Với ClickUp, quá trình này trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Các tính năng của nó, như Bảng trắng để lập kế hoạch, Tài liệu để quản lý tài liệu liền mạch và Bảng điều khiển để theo dõi tiến độ, cho phép bạn tạo trải nghiệm mạng nội bộ phù hợp với nhu cầu của mình.

Đăng ký miễn phí ngay hôm nay!