Nhóm của bạn đang thảo luận về việc ra mắt một sản phẩm mới.
Một số thành viên nói về chiến lược tiếp thị (GTM), trong khi nhóm kỹ thuật tập trung vào việc sửa đổi các tính năng của sản phẩm. Sự lộn xộn này dẫn đến các cuộc thảo luận rời rạc và nhầm lẫn về mục tiêu chính của cuộc họp.
Bạn thiết lập một quy tắc nhóm để tổ chức các cuộc họp riêng biệt cho các cuộc thảo luận về tiếp thị và kỹ thuật, đồng thời chỉ định người chủ trì cuộc họp để đảm bảo các cuộc thảo luận không đi quá xa.
Tác động? Giảm thiểu sự nhầm lẫn và cải thiện quá trình ra quyết định. Đây chính là sức mạnh của các quy tắc nhóm.
Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ thảo luận về cách bạn có thể thiết lập các quy tắc nhóm để cải thiện hiệu suất của nhóm và biến nhóm của bạn thành một đơn vị gắn kết.
Quy tắc nhóm là gì?
Quy tắc nhóm là các quy tắc và kỳ vọng không chính thức do nhóm đặt ra để hướng dẫn cách các thành viên trong nhóm tương tác và hợp tác với nhau.
Các quy tắc hoạt động như một cuốn cẩm nang để nhóm của bạn hoạt động hiệu quả, cài đặt các tiêu chuẩn rõ ràng cho việc ra quyết định, giải quyết xung đột, quản lý công việc và đưa ra phản hồi.
Các quy tắc rõ ràng đảm bảo mọi người đều thống nhất và khuyến khích các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm. Điều này giúp giảm bớt sự nhầm lẫn, tránh các cuộc hội thoại khó khăn, thúc đẩy thảo luận lẫn nhau và cải thiện năng suất của nhóm.
🌈 Một ví dụ tuyệt vời về quy tắc nhóm là "Quy tắc hai chiếc pizza" của Amazon, quy định rằng tất cả các nhóm nội bộ và bên ngoài phải đủ nhỏ để hai chiếc pizza có thể đủ cho tất cả các thành viên trong nhóm. Ý tưởng là tạo ra các nhóm nhỏ để cải thiện hiệu quả công việc.
Tại sao các quy tắc nhóm lại quan trọng đối với thành công của nhóm?
Đây là lý do tại sao việc thiết lập các quy tắc nhóm lại quan trọng:
🎯 Kỳ vọng rõ ràng: Khi mọi người đều biết những gì được mong đợi từ họ, sẽ có ít nhầm lẫn hơn, năng suất cao hơn và ý định tích cực hơn
🎯 Cải thiện giao tiếp: Các quy tắc mạnh mẽ thúc đẩy giao tiếp cởi mở và trung thực giữa các thành viên trong nhóm, dẫn đến sự hợp tác và giải quyết vấn đề tốt hơn
🎯 Tăng cường sự tin tưởng: Khi các thành viên trong nhóm cảm thấy họ có thể tin tưởng lẫn nhau, điều đó sẽ xây dựng sự gắn kết trong nhóm và củng cố mối quan hệ
🎯 Cải thiện công việc nhóm: Các quy tắc nhóm tạo ra cảm giác thuộc về và mục tiêu chung, giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng hợp tác hơn để đạt được các mục tiêu chung
🎯 Ra quyết định tốt hơn: Khi mọi người đều hiểu rõ vấn đề, việc ra quyết định sáng suốt và hiệu quả trở nên dễ dàng hơn
Các loại quy tắc nhóm
Hãy cùng xem các loại quy tắc nhóm khác nhau mà bạn có thể thiết lập để phát triển nhóm:
Quy tắc giao tiếp
Các quy tắc này điều chỉnh cách các thành viên trong nhóm giao tiếp với nhau. Ví dụ: các bản cập nhật nên được chia sẻ qua email, ứng dụng nhắn tin hay trong cuộc họp hàng ngày?
Quy tắc ra quyết định
Chúng xác định cách nhóm của bạn đưa ra các quyết định quan trọng — quyết định sẽ được đưa ra bằng sự đồng thuận, bỏ phiếu đa số hay lãnh đạo?
Quy tắc trách nhiệm
Các quy tắc này xác định rõ trách nhiệm và phương pháp theo dõi tiến độ. Các nhóm đặt ra các quy tắc và kỳ vọng rõ ràng sẽ làm việc hiệu quả hơn và gặp ít trở ngại hơn.
Quy tắc hiệu suất
Chúng liên quan đến cách nhóm làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu. Ví dụ: "Tất cả thành viên trong nhóm phải đảm bảo công việc đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và phù hợp với giá trị và mục tiêu của công ty. "
Ngoài ra, các quy tắc nhóm có thể phát triển cùng với sự phát triển của nhóm để thích ứng với động lực của nhóm và nhu cầu kinh doanh.
Ví dụ về các quy tắc nhóm cho các nhóm làm việc hiệu quả cao
Hãy cùng xem một số quy tắc nhóm phổ biến nhưng hiệu quả có thể thúc đẩy sự hợp tác trong nhóm và hiệu suất tổng thể.
Giữ cho các thành viên nhóm và các bên liên quan luôn được cập nhật thông tin
Một trong những thách thức phổ biến mà các nhóm phải đối mặt, đặc biệt là khi xử lý các dự án phức tạp, là xác định vai trò rõ ràng. Nếu không có điều này, các thành viên trong nhóm có thể mất nhiều thời gian để suy nghĩ ai là người chịu trách nhiệm cho một công việc cụ thể, ai là người ra quyết định, v.v.
Đây là nơi bạn cần biểu đồ RACI (Chịu trách nhiệm, Phụ trách, Tư vấn và Thông báo) để sắp xếp động lực nhóm, đặc biệt là đối với các nhóm đa chức năng. Biểu đồ này xác định:
- Chịu trách nhiệm: Ai sẽ hoàn thành công việc nào
- Trách nhiệm: Ai có quyền quyết định cuối cùng để đảm bảo công việc được hoàn thành
- Tham khảo: Ai sẽ cung cấp ý kiến hoặc chuyên môn cho một công việc
- Thông tin đầy đủ: Ai cần được cập nhật về kết quả công việc hoặc các trở ngại
💡Mẹo chuyên nghiệp: Bạn có thể sử dụng Mẫu lập kế hoạch RACI của ClickUp để tạo biểu đồ RACI cho nhóm của mình và làm việc hiệu quả. Mẫu này giúp xác định rõ vai trò và trách nhiệm của tất cả các bên liên quan, giảm thiểu sự hiểu lầm và nhầm lẫn giữa các thành viên trong nhóm, đồng thời cải thiện sự hợp tác và trách nhiệm giải trình.
Giao tiếp hiệu quả
Giao tiếp hiệu quả là yếu tố sống còn của bất kỳ nhóm làm việc hiệu quả nào. Các quy tắc giao tiếp rõ ràng, chẳng hạn như kiểm tra hàng tuần hoặc hai tuần một lần để thảo luận về các cập nhật dự án, đảm bảo giao tiếp toàn diện và sử dụng một nền tảng giao tiếp duy nhất, giúp xây dựng văn hóa làm việc tích cực và tăng cường sự hợp tác trong nhóm.
Nếu bạn đang tìm cách thu hẹp khoảng cách giao tiếp trong nhóm, ClickUp Chat có thể giúp bạn.
Nó tập hợp tất cả công việc và giao tiếp vào một nơi để các thành viên trong nhóm có thể tương tác, chia sẻ cập nhật dự án, chuyển tin nhắn thành nhiệm vụ hoặc thậm chí liên kết tin nhắn với nhiệm vụ cụ thể mà không bao giờ mất bối cảnh. Bằng cách tích hợp nhắn tin tức thời vào quản lý dự án của bạn, ClickUp Chat loại bỏ sự cô lập và chi phí chuyển đổi!
Quản lý xung đột
Xung đột là điều không thể tránh khỏi trong bất kỳ nhóm nào. Tuy nhiên, trưởng nhóm nên thiết lập các quy tắc giải quyết xung đột để tăng cường sự hợp tác trong nhóm và thúc đẩy sự đổi mới.
Quản lý xung đột chiến lược đảm bảo các khác biệt được giải quyết một cách xây dựng và công bằng, tập trung vào giải quyết vấn đề thay vì đổ lỗi.
⚡️Lưu trữ mẫu: Mẫu phá băng bằng bánh xe cảm xúc của ClickUp là giải pháp lý tưởng để xây dựng mối quan hệ trong nhóm và tránh xung đột. Mẫu này giúp các thành viên trong nhóm giới thiệu về bản thân và hiểu những thách thức mà người khác đang gặp phải, từ đó thúc đẩy sự đồng cảm và hợp tác tốt hơn.
Ra quyết định nhanh chóng
Ra quyết định nhanh hơn là chìa khóa để thích ứng với thay đổi, tận dụng cơ hội và giữ dự án đi đúng hướng. Điều này cũng ngăn ngừa tắc nghẽn và chậm trễ, đảm bảo nhóm có thể tiến lên phía trước mà không do dự.
Một số quy tắc nhóm hiệu quả nhất để đưa ra quyết định nhanh chóng là:
- Hướng đến 40% sự đồng thuận thay vì 100%
- Áp dụng tư duy Agile
- Ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì直觉
- Giới hạn phân tích bất kỳ tình huống nào thành ba kết quả
Bạn có thể sử dụng Mẫu Khung Quyết Định của ClickUp để hợp lý hóa quá trình ra quyết định trong tổ chức của mình bằng cách thiết lập một cấu trúc tiêu chuẩn. Nó giúp bạn thu thập tất cả thông tin liên quan, cân nhắc các lựa chọn, giảm thiểu sự thiên vị và ra quyết định hiệu quả.
Đặt chương trình họp rõ ràng
Bí quyết để tổ chức các cuộc họp hiệu quả là tuân theo một chương trình nghị sự được cấu trúc tốt. Các quy tắc nhóm với chương trình nghị sự rõ ràng đảm bảo rằng các cuộc họp có mục đích cụ thể, các mục có thể thực hiện được và mục tiêu xác định. Điều này giúp giảm thời gian lãng phí, giữ cho cuộc thảo luận đi đúng hướng và đảm bảo tất cả người tham gia đều chuẩn bị sẵn sàng.
Mẫu chương trình họp của ClickUp giúp dễ dàng thực hiện quy tắc nhóm này. Mẫu này giúp các nhóm tổ chức cuộc họp bằng cách phác thảo các chủ đề thảo luận, phân công nhiệm vụ và theo dõi các quyết định đã đưa ra.
Dành thời gian cho sự đổi mới và năng suất
🌈 Theo " Quy tắc 20%" của Google, tất cả nhân viên phải dành 20% thời gian mỗi tuần để làm việc cho các dự án phụ và tập trung vào đổi mới.
Bằng cách kết hợp việc phân chia thời gian vào các quy tắc nhóm, bạn có thể cải thiện khả năng quản lý thời gian của nhóm, giảm thiểu sự phân tâm và tạo ra quy trình làm việc có cấu trúc hơn.
Các quy tắc nhóm về phân chia thời gian thiết lập một cấu trúc nhất quán cho cách các thành viên trong nhóm tổ chức ngày làm việc của họ. Điều này giúp tránh làm nhiều việc cùng một lúc, thường dẫn đến giảm hiệu quả và kiệt sức. Mẫu phân chia thời gian của ClickUp sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này.
Nó cung cấp một khung để tổ chức các công việc hàng ngày thành các khối thời gian dành riêng. Với mẫu này, bạn có thể lập kế hoạch cho toàn bộ ngày làm việc bằng cách chỉ định các khối thời gian cho các công việc hoặc dự án cụ thể. Nó cũng giúp tăng sự tập trung bằng cách chỉ định các kỳ không bị gián đoạn để làm việc trên các công việc ưu tiên cao.
Cung cấp thông tin cập nhật trạng thái dự án thường xuyên
Cập nhật trạng thái dự án thường xuyên là điều cần thiết để duy trì tính minh bạch, trách nhiệm và sự thống nhất trong nhóm. Khi cập nhật là một phần của quy tắc nhóm, tất cả thành viên và các bên liên quan sẽ được thông báo về tiến độ, những trở ngại tiềm ẩn và các bước tiếp theo.
ClickUp cung cấp hai mẫu khóa để giúp các nhóm đơn giản hóa quá trình này:
Mẫu báo cáo trạng thái hàng tuần của ClickUp
Mẫu báo cáo trạng thái hàng tuần của ClickUp giúp bạn chia sẻ tiến độ công việc với các bên liên quan, theo dõi nhiệm vụ và đánh dấu nhiệm vụ đã hoàn thành để duy trì tính minh bạch.
Mẫu báo cáo trạng thái dự án ClickUp
Bạn có thể sử dụng Mẫu báo cáo trạng thái dự án ClickUp để ghi lại các thành tựu quan trọng và tạo báo cáo để đảm bảo các mục tiêu được hoàn thành đúng tiến độ. Các cập nhật trạng thái giúp nêu bật các vấn đề sớm, cho nhóm thời gian để giải quyết trước khi chúng làm dự án bị trật bánh.
Cách tạo ra các quy tắc nhóm hiệu quả
Thiết lập các quy tắc nhóm hiệu quả là điều cần thiết để thúc đẩy sự hợp tác, niềm tin và trách nhiệm trong nhóm. Cho dù nhóm của bạn làm việc tại văn phòng, kết hợp hay hoàn toàn từ xa, các quy tắc nhóm rõ ràng sẽ tạo ra sự hiểu biết chung về cách mọi người làm việc cùng nhau.
Dưới đây là hướng dẫn từng bước về cách tạo ra các quy tắc nhóm:
Bước 1: Kết nối nhóm vào quá trình
Tạo các quy tắc nhóm bằng cách thu thập ý kiến từ toàn bộ nhóm. Điều này đảm bảo rằng mọi người đều cảm thấy được lắng nghe, từ đó tăng khả năng tuân thủ các tiêu chuẩn đã thỏa thuận.
Sử dụng các công cụ như ClickUp Chat để thảo luận và động não thời gian thực về các quy tắc hỗ trợ tốt nhất cho sự hợp tác của đội ngũ.
Bước 2: Ghi chép các quy tắc
Khi nhóm của bạn đã thống nhất về các quy tắc, hãy ghi lại chúng ở một nơi mà mọi người đều có thể truy cập. ClickUp Docs là một công cụ tuyệt vời cho việc này. Bạn có thể sử dụng nó để ghi lại các quy tắc nhóm đã được hoàn thiện, đảm bảo chúng dễ dàng truy cập để tham khảo trong tương lai.
Việc có các quy tắc trong một tài liệu được chia sẻ giúp dễ dàng cập nhật khi nhóm phát triển hoặc đối mặt với những thách thức mới. Chỉ cần thêm các trang lồng nhau và các yếu tố định dạng để sắp xếp thông tin và nêu rõ các chi tiết quan trọng.
ClickUp Docs cho phép bạn chỉnh sửa tài liệu trong thời gian thực với nhóm của mình đồng thời cung cấp các tính năng bình luận, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ.
Bước 3: Đặt mục tiêu rõ ràng cho nhóm
Các quy tắc rõ ràng mở đường cho thành công, cho dù đó là việc tuân thủ thời hạn hay cải thiện giao tiếp. Bạn có thể sử dụng ClickUp Goals để điều chỉnh mục tiêu của nhóm phù hợp với các quy tắc nhóm. Điều này sẽ giúp bạn đi đúng hướng với dòng thời gian rõ ràng, mục tiêu có thể đo lường và theo dõi tiến độ tự động.
Bạn cũng có thể khám phá Mẫu mục tiêu SMART của ClickUp để đảm bảo các mục tiêu của bạn cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, phù hợp và có thời hạn. Mẫu này có thể giúp bạn đặt mục tiêu tốt hơn cho nhóm của mình.
Mẫu này giúp bạn:
- Theo dõi tiến độ mục tiêu và đo lường thành công
- Tập trung vào các mục tiêu dài hạn
- Xác định và giải quyết các rào cản tiềm ẩn
Bước 4: Đánh giá các quy tắc định kỳ
Khi nhóm phát triển và dự án thay đổi, các quy tắc nhóm có thể cần được điều chỉnh. Việc đánh giá định kỳ đảm bảo rằng các quy tắc vẫn phù hợp và hữu ích.
Sử dụng Biểu mẫu ClickUp, bạn có thể thu thập phản hồi ẩn danh từ các thành viên trong nhóm về những quy tắc cần thay thế hoặc sửa đổi. Phản hồi mang tính xây dựng như vậy có thể cải thiện động lực của nhóm bạn.
Quy tắc nhóm cho các nhóm làm việc từ xa
Làm việc từ xa thêm một lớp nữa vào các quy tắc nhóm hiệu quả do khoảng cách giao tiếp và tính linh hoạt trong công việc. Dưới đây là một số quy tắc nhóm ảo cần xem xét:
📌 Nhận biết múi giờ: Các nhóm ảo làm việc ở các múi giờ khác nhau nên thiết lập các quy tắc về lịch trình cuộc họp và cài đặt thời hạn để tôn trọng sự khác biệt về múi giờ của mọi người. Sử dụng Chế độ xem Lịch của ClickUp để theo dõi tình trạng sẵn sàng và lịch trình ở các khu vực
📌 Quy tắc ứng xử trong cuộc họp ảo: Các nhóm làm việc từ xa nên thiết lập các hướng dẫn rõ ràng cho các cuộc họp ảo, chẳng hạn như sử dụng video, tắt tiếng khi không nói và tập trung trong suốt cuộc gọi
📌 Giờ làm việc và thời gian rảnh: Đặt ra kỳ vọng về giờ làm việc và thời gian rảnh, đặc biệt nếu nhóm làm việc ở nhiều múi giờ khác nhau. Xác định thời gian tất cả thành viên trong nhóm phải trực tuyến để hợp tác hoặc liên lạc khẩn cấp giúp tránh nhầm lẫn
📌 Kỳ vọng về giao tiếp: Thống nhất cách thức và thời điểm sử dụng các công cụ giao tiếp khác nhau. Ví dụ: khi nào sử dụng email và khi nào sử dụng tin nhắn tức thời để cập nhật thông tin, hoặc khi nào lên lịch cuộc họp để thảo luận các vấn đề phức tạp
Ngoài ra, Mẫu kế hoạch quản lý nhóm của ClickUp giúp bạn quản lý nhóm làm việc từ xa một cách dễ dàng từ mọi nơi.
Với mẫu này, bạn có thể:
- Xem vai trò, trách nhiệm và quy trình làm việc của đồng nghiệp, đảm bảo mọi người đều biết công việc của mình và cách họ đóng góp vào bức tranh tổng thể
- Phân công công việc dựa trên điểm mạnh và thời gian rảnh của các thành viên trong nhóm
- Điều chỉnh các thành viên trong nhóm để tránh hiểu lầm và tăng hiệu quả
Cách củng cố các quy tắc nhóm
Thiết lập các quy tắc cho nhóm chỉ là bước đầu tiên. Thách thức thực sự là đảm bảo tất cả các thành viên trong nhóm tuân thủ các quy tắc một cách nhất quán. Dưới đây là một số cách để củng cố các quy tắc nhóm một cách hiệu quả:
Phân phối khối lượng công việc của nhóm một cách đồng đều
Một trong những cách tốt nhất để củng cố các quy tắc nhóm là đảm bảo phân phối khối lượng công việc công bằng giữa các thành viên trong nhóm, vì điều này giúp cải thiện sự hợp tác, giảm xung đột và giúp mọi người dễ dàng tuân thủ các quy tắc hơn.
Bạn có thể sử dụng Chế độ xem khối lượng công việc của ClickUp để theo dõi khối lượng công việc của từng thành viên trong nhóm và điều chỉnh theo sức chứa của họ. Nếu một thành viên trong nhóm liên tục làm việc quá sức, có lẽ đã đến lúc điều chỉnh các quy tắc nhóm về phân công nhiệm vụ và cân bằng cuộc sống công việc.
Theo dõi thời gian để hiểu nguyên nhân chậm trễ
Bạn có thể củng cố các quy tắc về thời hạn hoàn thành nhiệm vụ với tính năng Theo dõi thời gian của ClickUp. Công cụ này cho phép bạn theo dõi thời gian hoàn thành công việc và xác định bất kỳ mẫu chậm trễ nào cần giải quyết.
Nó cũng giúp các nhóm chịu trách nhiệm về thời gian dành cho từng dự án, khuyến khích thực hành quản lý thời gian tốt hơn.
Thông tin hiệu quả về các quy tắc
Các quy tắc không nên chỉ nằm trên giấy. Giao tiếp thường xuyên là yếu tố quan trọng để củng cố các quy tắc nhóm. Sử dụng tính năng Nhận xét và Đề cập được chỉ định của ClickUp để cung cấp phản hồi, làm rõ công việc hoặc nhắc nhở các thành viên trong nhóm về các quy tắc cụ thể.
Cho dù là nêu ra một ví dụ tuyệt vời về sự hợp tác trong nhóm hay giải quyết một vấn đề cần cải thiện, tính năng này giúp mọi người luôn đồng nhất với nhau.
Những tương tác nhanh chóng này giúp đảm bảo rằng các quy tắc công việc luôn được mọi người ưu tiên hàng đầu và các vấn đề tiềm ẩn được giải quyết trước khi trở nên nghiêm trọng.
Các phương pháp tốt nhất để củng cố quy tắc nhóm
Sự nhất quán là chìa khóa để củng cố các quy tắc nhóm. Dưới đây là một số chiến lược hiệu quả để ghi nhớ chúng và đảm bảo chúng trở thành một phần không thể thiếu trong văn hóa nhóm của bạn:
Đặt nhắc nhở định kỳ
Để ngăn chặn các quy tắc công việc bị lãng quên, hãy sử dụng các nhắc nhở định kỳ để củng cố chúng thường xuyên. Cho dù đó là lời nhắc hàng tuần về nghi thức họp ảo hay lời nhắc hàng tháng về kỳ vọng giao tiếp của nhóm, những lời nhắc nhở nhất quán sẽ đảm bảo các thành viên trong nhóm tuân thủ các quy tắc.
ClickUp Reminders cho phép bạn đặt nhắc nhở tự động cho các quy tắc nhóm. Bạn có thể tạo nhắc nhở từ bình luận, tab Công việc của tôi hoặc menu Hành động nhanh trên thanh công cụ.
Chỉ cần đặt tên nhắc nhở là quy tắc nhóm, thêm thành viên nhóm làm người được giao, đính kèm tệp quan trọng và bạn đã sẵn sàng!
Sử dụng bảng điều khiển để thúc đẩy trách nhiệm giải trình
Việc thực thi thành công các quy tắc nhóm là để thúc đẩy trách nhiệm của nhóm. Khi các thành viên trong nhóm nhận quyền sở hữu công việc của mình, họ sẽ có xu hướng tuân thủ các quy tắc và đóng góp cho thành công của nhóm.
Bảng điều khiển ClickUp có thể giúp nhóm của bạn theo dõi tiến độ mục tiêu và đo lường năng suất. Nó cũng giúp bạn hiểu ai đang hoàn thành trách nhiệm của mình và ai có thể cần hỗ trợ.
Bằng cách trực quan hóa hiệu suất và phân phối khối lượng công việc, các nhóm có thể dễ dàng tuân thủ các quy tắc về trách nhiệm và minh bạch. Thường xuyên xem xét bảng điều khiển cùng nhau sẽ giúp củng cố quyền sở hữu tập thể đối với các công việc và kết quả
Theo dõi tiến độ với các mục tiêu
Đặt mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được với ClickUp Goals, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ và xem quy tắc nào đang được tuân thủ hoặc cần cải thiện. Khi các thành viên trong nhóm thấy việc tuân thủ quy tắc của họ góp phần vào mục tiêu lớn hơn, họ sẽ có xu hướng duy trì cam kết hơn.
Công nhận và khen thưởng các thành viên trong nhóm
Công nhận và khen thưởng các thành viên nhóm luôn tuân thủ các quy tắc nhóm là một cách hiệu quả để khuyến khích sự tuân thủ liên tục. Cho dù là công nhận công khai trong các cuộc họp nhóm hay khen thưởng chính thức hơn, sự khích lệ tích cực sẽ mang lại hiệu quả lâu dài.
Dưới đây là một số cách để triển khai hệ thống khen thưởng hoặc công nhận nhằm thúc đẩy thành viên trong nhóm:
🙌🏽 Trong các cuộc họp, hãy khen ngợi những thành viên trong nhóm tuân thủ nghiêm túc các quy tắc của nhóm
🙌🏽 Tạo chương trình công nhận đồng nghiệp, nơi các thành viên trong nhóm có thể đề cử đồng nghiệp của mình vì đã tuân thủ các quy tắc của nhóm
🙌🏽 Cung cấp các ưu đãi như thẻ quà tặng hoặc thời gian nghỉ thêm cho các thành viên tuân thủ các quy tắc nhóm
Cách xử lý vi phạm quy tắc nhóm
Ngay cả những nhóm tốt nhất cũng có thể gặp phải những sai lầm nhất thời. Khi một thành viên trong nhóm vi phạm quy tắc nhóm, hãy giải quyết vấn đề kịp thời và mang tính xây dựng.
Dưới đây là cách bạn xử lý vi phạm quy tắc nhóm một cách kiên quyết:
✅ Giải quyết vi phạm một cách riêng tư với từng thành viên trong nhóm. Tránh thảo luận về sai lầm trước mặt các thành viên khác trong nhóm, vì điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến mối quan hệ và tinh thần của nhóm
✅ Tập trung vào hành vi có vấn đề, thay vì tấn công ký tự của cá nhân, trong khi thảo luận về vi phạm
✅ Cho các thành viên trong nhóm vi phạm quy tắc cơ hội giải thích quan điểm của họ. Lắng nghe cẩn thận và cố gắng hiểu lý do họ vi phạm quy tắc
✅ Nhắc lại quy tắc nhóm bị vi phạm và giải thích lý do tại sao nó quan trọng đối với thành công của nhóm
✅ Làm việc với từng cá nhân để xây dựng kế hoạch hành động nhằm giải quyết vi phạm
✅ Kiểm tra thường xuyên với các thành viên trong nhóm để theo dõi tiến độ của họ, tìm kiếm phản hồi về các quy tắc nhóm và giải quyết bất kỳ thách thức nào mà họ có thể gặp phải trong quá trình tuân thủ các quy tắc
Xây dựng các quy tắc nhóm vững chắc hơn với ClickUp
Xây dựng một nhóm làm việc hiệu quả đòi hỏi kế hoạch cẩn thận, chú ý đến chi tiết và cam kết đạt đến sự xuất sắc. Các quy tắc nhóm là chất keo gắn kết mọi thứ lại với nhau, đảm bảo mọi người đều hiểu nhau và làm việc hướng tới một mục tiêu chung.
Khóa là không chỉ tạo ra các quy tắc này mà còn tích cực củng cố và điều chỉnh chúng khi nhóm phát triển. Tận dụng các công cụ như ClickUp giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ, cho dù bạn đang thiết lập chương trình họp, theo dõi cập nhật dự án hay đảm bảo trách nhiệm bằng cách theo dõi mục tiêu.
Sẵn sàng thay đổi nhóm của bạn? Đăng ký ClickUp miễn phí ngay hôm nay và bắt đầu xây dựng văn hóa hợp tác, trách nhiệm và hiệu suất cao.