Xây dựng một nhóm tốt không phải là một trò chơi, mặc dù nó có thể giống như ghép một bức tranh ghép. 🧩
Bạn phải xem xét cẩn thận tài năng và khả năng của mọi người, đồng thời đầu tư thời gian, khả năng lãnh đạo, kỹ năng thuyết phục và nguồn lực của tổ chức để đoàn kết những người có nền tảng khác nhau vì một mục tiêu chung. Chỉ khi đó, bạn mới có thể tạo ra một tập thể có thể đạt được các mục tiêu mong muốn.
Tuy nhiên, cuộc chiến không kết thúc ở đó! Sau khi tập hợp được nhóm, bạn phải phát triển nó từ một tập hợp các cá nhân thành một đơn vị có năng suất cao và gắn kết.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về năm giai đoạn phát triển của nhóm và cách quản lý chúng để xây dựng các nhóm làm việc hiệu quả, hoàn thành công việc. Nhưng trước đó, hãy cùng xem nhanh phát triển nhóm thực sự là gì.
Phát triển nhóm là gì?
Cũng giống như chúng ta trải qua các giai đoạn phát triển khác nhau, bắt đầu từ thời thơ ấu đến tuổi thiếu niên và trưởng thành, các nhóm cũng trải qua một quá trình phát triển dài có thể chia thành nhiều giai đoạn.
Nếu bạn là trưởng nhóm muốn phát huy hết khả năng của từng thành viên, bạn cần hiểu rõ quá trình phát triển này, giống như cha mẹ cần hiểu rõ quá trình trưởng thành của con cái mình. Khái niệm về các giai đoạn phát triển của nhóm cung cấp một khuôn khổ hoàn hảo cho việc này.
5 giai đoạn phát triển nhóm
Năm giai đoạn phát triển của nhóm lần đầu tiên được nhà tâm lý học người Mỹ Bruce Tuckman định nghĩa vào năm 1965. Trong bài luận có tiêu đề Developmental Sequences in Small Groups (Các chuỗi phát triển trong các nhóm nhỏ), Tuckman giải thích cách các nhóm nhỏ bắt đầu vòng đời của mình ở giai đoạn hình thành và kết thúc ở giai đoạn giải thể. Hiểu rõ các giai đoạn này và vai trò của bạn với tư cách là người lãnh đạo hoặc thành viên trong từng giai đoạn là rất quan trọng để đảm bảo nỗ lực tập thể của bạn thành công. Hãy phân tích chi tiết từng giai đoạn.
Giai đoạn 1: Hình thành
Khi các thành viên trong nhóm của bạn tập hợp tại bàn làm việc lần đầu tiên, thường thì họ hầu như không có kết nối với nhau. Ngay cả khi một số người đã biết nhau từ trước, họ cũng chỉ có rất ít hiểu biết về phong cách làm việc hoặc cách tiếp cận dự án của nhau. Nói tóm lại, nền tảng của mối quan hệ công việc trong nhóm của bạn đang hình thành; đó là lý do tại sao giai đoạn này được gọi là giai đoạn xây dựng hoặc hình thành nhóm. 🧱
Tuy nhiên, đồng thời, các thành viên trong nhóm cũng rất nhiệt tình trong giai đoạn này. Họ hào hứng với những điều mới mẻ và công việc với những người mới. Sự nhiệt tình này có thể thể hiện dưới dạng tò mò hoặc lo lắng nếu họ cảm thấy mình không tài năng bằng một số thành viên khác trong nhóm.
Vai trò của trưởng nhóm
Là trưởng nhóm, vai trò của bạn trong giai đoạn đầu tiên của quá trình phát triển nhóm là đảm bảo mọi người đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình cũng như của các thành viên khác trong nhóm. Hiểu rõ các khía cạnh này sẽ mang lại hiệu quả tuyệt vời cho sự hợp tác trong nhóm và sự phát triển của nhóm. 💁
Bạn cũng có trách nhiệm giải đáp mọi thắc mắc của các thành viên trong nhóm. Hơn nữa, bạn cần giảm bớt lo lắng về hiệu suất bằng cách cho họ biết rằng họ được lựa chọn cho vai trò cụ thể chỉ sau khi cân nhắc kỹ lưỡng về tài năng và khả năng của họ.
Giai đoạn 2: Giai đoạn xung đột
Khi các thành viên trong nhóm dần dần hiểu nhau và bắt đầu làm việc cùng nhau trong dự án, một số xung đột và vấn đề có thể phát sinh. Ví dụ:
- Một số thành viên trong nhóm có thể không thoải mái với phong cách làm việc của người khác
- Một số người có thể có quan điểm trái chiều về cách dự án nên tiến hành
- Một số người có thể cảm thấy lo lắng do quá tải thông tin
Và đừng quên rằng một số thành viên trong nhóm cũng có thể có tham vọng hoặc kế hoạch riêng mà họ muốn theo đuổi để thăng tiến nhanh trong sự nghiệp.
Tất cả những vấn đề này có thể tạo ra một môi trường hỗn loạn, đó là lý do tại sao giai đoạn thứ hai của quá trình phát triển nhóm được gọi là giai đoạn bão tố. ⛈️
Vai trò của trưởng nhóm
Giai đoạn này có thể quyết định sự thành công hay thất bại của nhóm, tùy thuộc vào cách người lãnh đạo quản lý, vì vậy hãy cẩn thận khi điều hướng giai đoạn này. Nếu bạn đã giải thích rõ vai trò và trách nhiệm của tất cả thành viên trong nhóm ở giai đoạn đầu, công việc của bạn sẽ dễ dàng hơn. Nhưng nếu bạn nhận thấy vẫn còn sự nhầm lẫn và xung đột, đã đến lúc bạn cần xác định rõ lại cho mọi người (có thể bằng cách sử dụng phần mềm lập kế hoạch nhân sự ).
Nếu có bất đồng về hướng đi của dự án, vạch ra rõ ràng sứ mệnh và mục tiêu của nhóm có thể giúp bạn trở lại đúng hướng. Điều này có thể mang lại sự rõ ràng rất cần thiết cho toàn bộ nhóm và giúp xác định phương pháp và hướng đi lý tưởng cho dự án mà mọi người đều cảm thấy thoải mái. 🤝
Cuối cùng, đừng sợ những bất đồng. Mặc dù xung đột có thể gây tử vong nếu không được quản lý nhóm đúng cách, nhưng chúng không nhất thiết là điều xấu. Trên thực tế, chúng hoàn toàn tự nhiên và thậm chí là dấu hiệu cho thấy các thành viên trong nhóm đang cống hiến hết sức mình và kiến thức cho dự án.
Tuy nhiên, điều quan trọng là phải giải quyết kịp thời mọi tranh chấp bằng quyền hạn thay vì cố gắng tránh né hoặc che giấu chúng. Cách tiếp cận này giúp ngăn chặn những vấn đề nhỏ trở thành vấn đề lớn có thể gây nguy hiểm cho dự án của bạn.
Giai đoạn 3: Giai đoạn hình thành quy tắc
Như tên gọi của nó, giai đoạn này đề cập đến sự bình thường hóa của những xung đột nảy sinh giữa các thành viên trong nhóm ở giai đoạn trước. Các thành viên trong nhóm dần dần thích nghi với cách làm việc của nhau và cởi mở hơn với những phản hồi mang tính xây dựng từ đồng nghiệp hoặc quản lý.
Vai trò của trưởng nhóm
Khi các thành viên trong nhóm của bạn hiểu nhau hơn và hiểu rõ hướng đi của dự án, nhiệm vụ của bạn là tận dụng tinh thần đồng đội mới này bằng cách xây dựng và tinh chỉnh các quy trình và quy trình làm việc để tạo điều kiện cho sự hợp tác hiệu quả.
Nói cách khác, đây là thời điểm lý tưởng để tối ưu hóa quy trình. Nếu bạn đã có một số quy trình, hãy điều chỉnh chúng một chút để phù hợp với đặc thù của dự án, cũng như tính cách và phong cách làm việc của các thành viên trong nhóm. Ví dụ: nếu các thành viên trong nhóm cảm thấy bực bội vì số lần họ phải cập nhật trạng thái dự án, bạn có thể hợp lý hóa bước này bằng cách sử dụng công cụ tự động hóa quy trình làm việc.
Giai đoạn 4: Hoạt động hiệu quả
Giai đoạn thực hiện là giai đoạn mà nhóm của bạn đạt đến hiệu suất cao nhất. Đến lúc này, các thành viên trong nhóm có thể đã học được cách hợp tác hiệu quả và tuân thủ các quy trình rõ ràng để đạt được mục tiêu của nhóm như một tập thể gắn kết. Điều này có thể thể hiện qua mức năng suất tăng và số lượng xung đột giảm. 🤩
Vai trò của trưởng nhóm
Khi các thành viên trong nhóm hoàn thành từng mục tiêu dự án, đã đến lúc ăn mừng thành công chung của cả nhóm. Đây cũng là thời điểm lý tưởng để đánh giá năng suất của họ và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng, đặc biệt là những người có thể chưa đạt được phong độ tốt nhất. Cuối cùng, bạn cũng nên tự khen ngợi bản thân vì đã dẫn dắt nhóm đến giai đoạn này.
Giai đoạn 5: Giải tán
Giai đoạn thứ năm đôi khi được gọi là giai đoạn thương tiếc vì nó xảy ra khi dự án kết thúc hoặc đạt được mục tiêu mong muốn. Các thành viên trong nhóm có thể bước vào giai đoạn năng suất thấp do dự đoán nhóm sẽ tan rã.
Họ cũng có thể gặp khó khăn khi làm việc trong các nhóm khác trong một thời gian, chủ yếu là do họ đã quen với phong cách làm việc của các đồng nghiệp cũ. Đây chính là lý do tại sao giai đoạn đầu của mỗi chu kỳ phát triển nhóm mới lại khó khăn đến vậy — các thành viên trong nhóm phải thoát khỏi lối mòn cũ và chấp nhận những điều mới mẻ.
Vai trò của trưởng nhóm
Hãy ăn mừng những thành tựu mà bạn và các thành viên trong nhóm đã đạt được và suy ngẫm về những việc có thể làm tốt hơn. Những bài học kinh nghiệm này có thể là mẫu kế hoạch phát triển vô giá khi bạn xây dựng nhóm tiếp theo.
Đây cũng có thể là thời điểm cảm xúc dâng trào khi các thành viên trong nhóm nhận ra rằng hành trình của họ với dự án và những người mà họ đã cống hiến hết mình sắp kết thúc. Là người lãnh đạo, bạn có trách nhiệm giúp họ nhận thức được giai đoạn chuyển tiếp này và chuẩn bị cho những gì sắp tới.
Cách quản lý các giai đoạn phát triển nhóm với ClickUp
Chúng ta đã tìm hiểu cách các nhà lãnh đạo nên quản lý các giai đoạn phát triển khác nhau của nhóm. Tuy nhiên, việc chuyển từ lý thuyết sang thực tiễn và áp dụng tất cả vào thực tế có thể là một vấn đề khó giải quyết, ngay cả đối với những nhà quản lý giỏi nhất. Ngoài ra, các thành viên trong nhóm cũng có thể gặp khó khăn trong việc hiểu và thực hiện vai trò của mình. 🤔
Đó là lúc một nền tảng năng suất tất cả trong một như ClickUp bước vào để cứu vãn tình thế (và cả nhóm). Các tính năng Quản lý dự án của nó tạo điều kiện thuận lợi cho mọi giai đoạn phát triển của nhóm với một mảng các công cụ để quản lý nhiệm vụ, cộng tác liền mạch, tối ưu hóa quy trình làm việc và theo dõi mục tiêu. Hãy cùng xem ClickUp mang các nhóm lại gần nhau hơn trên con đường thực hiện dự án thành công như thế nào.
Hiểu vai trò, trách nhiệm và quy trình làm việc
ClickUp cho phép bạn tạo và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm để mọi người đều có ý tưởng rõ ràng về việc cần làm tại bất kỳ thời điểm nào. Bạn có thể sử dụng Trường Tùy chỉnh để gán cho nhiệm vụ tất cả các chi tiết cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thành công hoặc thêm tệp, nhận xét hoặc thẻ để cung cấp thêm bối cảnh. Hơn nữa, các nhiệm vụ có thể được kết nối với các mối quan hệ và phụ thuộc để các thành viên trong nhóm của bạn có thể dễ dàng hiểu được mức độ ưu tiên của chúng. 🙂
Các chế độ xem đa dạng của ClickUp (ví dụ: biểu đồ Gantt, Bảng, Dòng thời gian, Lịch, v.v.) cho phép bạn trực quan hóa bất kỳ thông tin nào liên quan đến dự án để quản lý và điều phối nhóm dễ dàng hơn. Ví dụ: chế độ xem Bảng và Danh sách công việc cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan gọn gàng về công việc và tiến độ dự án, trong khi chế độ xem Lịch cho phép bạn trực quan hóa thời hạn và lịch trình của nhóm.
Hơn nữa, ClickUp giúp bạn dễ dàng hoạt động trong nhóm với các tùy chọn Chế độ xem nhóm và Chế độ xem cá nhân (Tôi). Các tùy chọn này cho phép bạn dễ dàng chuyển trọng tâm từ các nhiệm vụ cá nhân sang công việc của toàn bộ nhóm.
Bạn cũng có thể tạo toàn bộ wiki cho các dự án của mình để các thành viên trong nhóm có thể tham khảo bất cứ khi nào có thắc mắc bằng ClickUp Docs, công cụ quản lý tài liệu của nền tảng. Công cụ này hoạt động như một trình chỉnh sửa văn bản tích hợp cho Không gian Làm việc ClickUp, cho phép bạn dễ dàng tạo các tài liệu phong phú và đính kèm chúng vào các nhiệm vụ hoặc chia sẻ với các thành viên trong nhóm.
Cuối cùng, sử dụng ClickUp Goals để xác định và theo dõi các mục tiêu và cột mốc cụ thể, có thể đo lường được mà nhóm và từng nhân viên của bạn phải hoàn thành.
Cộng tác với các thành viên trong nhóm
Mặc dù hiện nay có rất nhiều ứng dụng cộng tác trên thị trường, nhưng việc tích hợp chức năng cộng tác vào nền tảng quản lý dự án chính của bạn sẽ giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và giảm thiểu việc chuyển đổi bối cảnh. May mắn thay, ClickUp đi kèm với nhiều tính năng để tạo điều kiện thuận lợi cho sự cộng tác trong dự án giữa các thành viên trong nhóm của bạn. 👯
Ví dụ: Bảng trắng ClickUp cho phép nhóm của bạn lập kế hoạch và trực quan hóa các quy trình bằng cách sử dụng ghi chú dán, bản vẽ, khối văn bản, v.v. Với chế độ xem Trò chuyện ClickUp, các thành viên trong nhóm của bạn có thể giao tiếp với nhau và đặt câu hỏi liên quan đến công việc, trong khi các tính năng như gắn thẻ, bình luận và chia sẻ tệp cho phép họ cộng tác trên các tệp và tài sản khác trong Không gian Làm việc ClickUp. Bản đồ Tư duy ClickUp cho phép họ phác thảo các quy trình của nhóm với các nhiệm vụ được nhúng vào để hiểu rõ hơn và dễ thực hiện hơn.
Đang theo dõi trạng thái và năng suất của dự án
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, ClickUp có thể giúp bạn theo dõi dự án bằng cách cho phép bạn giám sát mục tiêu của nhóm, chỉ số hiệu suất chính và năng suất của tất cả thành viên trong nhóm trên Bảng điều khiển ClickUp tùy chỉnh.
Và với ClickUp Team Insights and Reporting, bạn có thể dễ dàng theo dõi và trực quan hóa dữ liệu hiệu suất của nhóm hoặc bất kỳ chỉ số nào khác từ Bảng điều khiển của mình. Bạn cũng có thể chia sẻ dữ liệu với các bên liên quan khác trong các báo cáo có thể được tạo nhanh chóng với sự trợ giúp của các mẫu báo cáo sẵn có. 📄
ClickUp: Vũ khí bí mật của bạn để phát triển nhóm hiệu quả
Còn rất nhiều việc cần làm để quản lý nhóm và dự án của bạn thành công bằng ClickUp — các tính năng được đề cập ở đây chỉ là phần nổi của tảng băng chìm. Khám phá phần còn lại bằng cách đăng ký ClickUp miễn phí và xem cách nó giúp bạn và nhóm của bạn thành công trong mọi giai đoạn phát triển nhóm. 🤞