10 mẹo để có những cuộc hội thoại khó khăn tại nơi làm việc

Bạn đã bao giờ bị mắc kẹt trong một tình huống khó xử tại nơi làm việc, khi cuộc hội thoại trở nên khó khăn? Đó là những gì chúng ta gọi là cuộc trò chuyện khó khăn — một cuộc trò chuyện phức tạp, khó xử và đôi khi hoàn toàn khó chịu. Đó có thể là về đánh giá hiệu suất, giải quyết xung đột, sa thải, phân biệt đối xử tại nơi làm việc hoặc những tình huống khó xử về đạo đức.

Bản năng đầu tiên của chúng ta là tránh những cuộc hội thoại khó khăn tại nơi làm việc. Tuy nhiên, việc tránh né những cuộc hội thoại này sẽ không làm chúng biến mất và có thể khiến tình hình trở nên tồi tệ hơn.

Những cuộc hội thoại khó khăn này sẽ giúp đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ, thúc đẩy sự hiểu biết và tinh thần đồng đội, giải quyết vấn đề và chia sẻ phản hồi.

Hầu hết nhân viên đều tránh những cuộc hội thoại khó khăn vì họ không biết cách xử lý. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã biên soạn một hướng dẫn toàn diện về cách xử lý những cuộc hội thoại khó khăn tại nơi làm việc.

Làm thế nào để xác định thời điểm thích hợp để có những cuộc hội thoại khó khăn tại nơi làm việc?

Xác định thời điểm thích hợp cho những cuộc hội thoại khó khăn là điều cần thiết để giao tiếp và giải quyết vấn đề hiệu quả. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn nhận biết khi nào nên bắt đầu những cuộc thảo luận này:

Hãy ghi nhớ tất cả những điểm này và đừng chờ đợi quá lâu để bắt đầu cuộc hội thoại. Tránh né hoặc chờ đợi quá lâu để bắt đầu một cuộc hội thoại khó khăn có thể khiến vấn đề trở nên tồi tệ hơn. Do đó, hãy chuẩn bị bản thân và bắt đầu cuộc hội thoại.

Những thách thức thường gặp trong cuộc hội thoại tại nơi làm việc

Giao tiếp và hợp tác tại nơi làm việc cũng có những thách thức riêng. Hãy cùng thảo luận một số thách thức đó:

Lắng nghe tích cực

Lắng nghe thụ động là một trong những thách thức phổ biến nhất trong các cuộc hội thoại tại nơi làm việc. Nó có nghĩa là nghe người khác nói mà không hiểu họ nói gì.

Một cuộc hội thoại sẽ không trọn vẹn nếu tất cả các bên tham gia không cố gắng hiểu và đồng cảm với nhau, điều này có thể dẫn đến hiểu lầm và mâu thuẫn.

Do đó, hãy nhớ mục tiêu giao tiếp của bạn và thực hành lắng nghe tích cực bằng cách tập trung toàn bộ sự chú ý vào người nói trước khi bắt đầu một cuộc hội thoại khó khăn.

Sự khác biệt văn hóa

Lực lượng lao động ngày nay ngày càng đa dạng, với nhân viên, quản lý và khách hàng trải rộng trên toàn thế giới. Sự đa dạng về văn hóa này có thể dẫn đến rào cản giao tiếp, hiểu lầm và xung đột phát sinh từ các chuẩn mực, giá trị và phong cách giao tiếp khác nhau.

Bạn có thể quản lý những khác biệt này bằng cách khuyến khích đối thoại cởi mở và phát triển sự nhạy cảm văn hóa. Việc chia nhóm người từ các nền tảng khác nhau có thể giúp họ hợp tác và hiểu nhau hơn.

Quan hệ quyền lực

Sự mất cân bằng quyền lực giữa cấp trên, quản lý và nhân viên có thể cản trở giao tiếp cởi mở và sự minh bạch. Điều này cũng có thể tạo ra sự sợ hãi khi lên tiếng hoặc bày tỏ quan điểm trái chiều.

Để quản lý động lực quyền lực, điều quan trọng là giúp nhân viên cảm thấy được trao quyền để bày tỏ ý kiến và mối quan tâm của mình. Khuyến khích chính sách cửa mở, các phiên phản hồi thường xuyên và sự minh bạch trong lãnh đạo.

Bỏ lỡ thời điểm thích hợp

Nhiều công ty thường bỏ lỡ thời điểm thích hợp để có những cuộc hội thoại khó khăn, dẫn đến những hiểu lầm lớn hơn. Giải quyết vấn đề và chia sẻ thông tin vào thời điểm thích hợp, theo cách thích hợp là một trong những chiến lược giao tiếp hiệu quả nhất.

Điều này đảm bảo nhân viên của bạn luôn cập nhật thông tin về công ty và có cơ hội giải quyết xung đột nhanh chóng.

Thiếu lãi suất

Nếu một người không quan tâm đến cuộc thảo luận, giải quyết hoặc giải quyết xung đột, thì không thể tiến tới được. Người kia cũng có nhiều khả năng sẽ bỏ qua thông điệp của bạn.

Một số lý do đằng sau đó có thể là mất kết nối với chủ đề, cảm thấy không liên quan hoặc thiếu động lực. Bạn có thể làm rõ mục đích của cuộc hội thoại và sử dụng các công cụ giao tiếp tại nơi làm việc để chống lại sự thờ ơ này.

10 lời khuyên về cách xử lý các cuộc hội thoại khó khăn tại nơi làm việc

Dưới đây là 10 mẹo giúp bạn thành công trong các cuộc hội thoại khó khăn tại nơi làm việc.

1. Đừng trì hoãn

Chúng tôi đã nói điều này trước đây và sẽ lặp lại một lần nữa: đừng tránh né những cuộc hội thoại khó khăn. Càng tránh né, bạn càng có nhiều cơ hội để tích tụ oán giận và lo lắng. Do đó, hãy đối mặt trực tiếp với tình huống, cho dù đó là xung đột hay kết quả công việc kém.

Tìm thời điểm thích hợp để bắt đầu cuộc hội thoại. Kiểm tra lịch trình, khối lượng công việc và sự sẵn sàng của những người liên quan. Chọn thời điểm mà bạn nghĩ rằng những người tham gia có thể kiểm soát cảm xúc của mình.

Cố gắng sắp xếp phiên họp càng sớm càng tốt. Điều này sẽ ngăn chặn vấn đề trở nên nghiêm trọng hơn và cải thiện tình hình nhanh chóng.

2. Chuẩn bị trước

Những từ ngữ bạn sử dụng trong một cuộc hội thoại khó khăn rất quan trọng. Do đó, đừng hành động theo cảm tính. Hãy dành thời gian chuẩn bị trước khi bắt đầu cuộc hội thoại.

Bắt đầu bằng cách thảo luận về những gì bạn muốn đạt được và mục đích của cuộc hội thoại. Viết ra các mục tiêu, chuẩn bị các tài liệu hoặc bằng chứng hỗ trợ và ghi lại xung đột bằng văn bản. Ghi lại các điểm cần thảo luận vào một sổ ghi chú dễ lấy để tham khảo trong cuộc hội thoại.

Ngoài ra, hãy xem xét tất cả các kết quả có thể xảy ra của cuộc hội thoại. Bạn có thể xác định các cảm xúc liên quan đến nó và cách tiếp cận tốt nhất. Điều này sẽ giúp bạn chuẩn bị cho kết quả tốt nhất và tồi tệ nhất và xử lý chúng một cách bình tĩnh khi chúng xảy ra.

3. Cụ thể và tập trung vào sự thật

Khi chuẩn bị cho một cuộc hội thoại khó khăn, tốt nhất là bạn nên cụ thể và tập trung vào sự thật. Cố gắng tách cảm xúc của bạn ra khỏi tình huống để loại bỏ những giả định và dự đoán.

Điều này sẽ giúp bạn liệt kê các sự kiện của tình huống. Chịu trách nhiệm về phần của mình, xác định tác động của xung đột, phát triển chiến lược và thu thập bằng chứng.

Đặt mục đích của cuộc hội thoại rõ ràng và cụ thể. Hãy thẳng thắn nhưng lịch sự. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng mặc dù bạn có thể không để cảm xúc ảnh hưởng đến cuộc hội thoại, nhưng đối phương có thể không làm được điều đó. Đó là lý do tại sao bạn nên chuẩn bị trước để kiểm soát bất kỳ phản ứng cảm xúc nào.

4. Xây dựng niềm tin

Sự tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau giúp tăng cường giao tiếp hợp tác và tinh thần đồng đội. Những cuộc hội thoại khó khăn là điều không thể tránh khỏi. Do đó, nền tảng để duy trì một cuộc hội thoại như vậy cần được xây dựng ngay từ đầu.

Thường xuyên trao đổi phản hồi và tổ chức các phiên họp riêng với nhân viên để khuyến khích giao tiếp cởi mở và trung thực. Điều này sẽ giúp họ dễ dàng tiếp cận bạn hơn để giải quyết xung đột và cởi mở hơn trong việc tiếp nhận phản hồi.

Một khía cạnh quan trọng khác cần xem xét khi tiến hành các cuộc hội thoại khó khăn (hoặc bất kỳ cuộc hội thoại nào) và xây dựng lòng tin là môi trường vật lý. Đừng chọn một nơi công cộng để thảo luận. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng văn phòng, một địa điểm trung lập hoặc một cuộc họp ảo.

5. Hướng đến sự thấu hiểu và đồng cảm

Khi có một cuộc hội thoại khó khăn, hãy cố gắng thành thật nhưng cũng phải tử tế. Nếu bạn đang giải quyết xung đột, hãy nhớ rằng xung đột thường là kết quả của sự khác biệt quan điểm và hiểu lầm.

Do đó, điều quan trọng là phải thấu hiểu và tạo không gian cho thành viên trong nhóm chia sẻ quan điểm của họ. Trấn an họ rằng bạn đang nỗ lực giải quyết tình huống.

Nếu bạn sắp đưa ra phản hồi tiêu cực cho nhân viên, hãy cố gắng đồng cảm và thể hiện sự thông cảm. Hãy tưởng tượng cảm giác của nhân viên đó và điều chỉnh cuộc hội thoại cho phù hợp.

Nếu họ trở nên xúc động, hãy cố gắng trấn an họ. Dừng lại một cách thích hợp để cho họ thời gian sắp xếp suy nghĩ. Ý tưởng là hãy quan tâm đến người khác.

6. Sử dụng câu "Tôi"

Sử dụng câu bắt đầu bằng "tôi" giúp bạn chia sẻ mối quan tâm và kinh nghiệm của mình mà không có vẻ phòng thủ hoặc đổ lỗi cho người khác. Ví dụ:

Bạn không đáp ứng được thời hạn.

Tôi lo lắng về việc không thể hoàn thành công việc đúng hạn và ảnh hưởng của nó đến tiến độ của nhóm.

Câu đầu tiên tập trung vào việc đổ lỗi, trong khi câu thứ hai thể hiện cảm xúc cá nhân và thảo luận về tác động. Câu đầu tiên là phản hồi mang tính phê phán, trong khi câu thứ hai là phản hồi mang tính xây dựng.

Do đó, hãy truyền đạt quan điểm của bạn một cách tích cực bằng cách sử dụng ngôn ngữ ở ngôi thứ nhất. Điều này sẽ giúp bạn truyền đạt ý kiến của mình một cách rõ ràng mà không khiến người khác cảm thấy bị buộc tội.

7. Lắng nghe tích cực

Một phần quan trọng của việc hiểu quan điểm của người khác là lắng nghe tích cực khi họ nói. Điều này bao gồm tập trung hoàn toàn vào những gì đang được nói, hiểu thông điệp và phản hồi một cách suy nghĩ.

Hãy cố gắng hiểu những gì họ đang nói thay vì chỉ tập trung vào việc trả lời ngay lập tức. Hỏi lại nếu có điều gì không rõ. Bạn cũng có thể tóm tắt lại những gì họ đã nói bằng lời của mình để hiểu rõ hơn.

Lắng nghe giúp bạn xây dựng lòng tin, giải quyết xung đột, hiểu được động lực của nhóm và phát triển mối quan hệ tốt hơn. Bạn có thể thực hành lắng nghe tích cực bằng cách tập trung toàn bộ sự chú ý, lắng nghe mà không ngắt lời, phản ánh, xác nhận cảm xúc và đặt câu hỏi để làm rõ.

8. Brainstorm các giải pháp

Đặc điểm nổi bật của một cuộc hội thoại thành công là khả năng quyết định con đường phía trước. Cố gắng kết thúc tất cả các cuộc hội thoại khó khăn tại nơi làm việc bằng cách đạt được một giải pháp hiệu quả.

Cho dù xung đột là giữa các thành viên trong nhóm do phong cách làm việc khác nhau hay do hiệu suất làm việc kém của một nhân viên, bạn phải xây dựng kế hoạch hành động để cải thiện tình hình. Hãy dành thời gian để cùng nhau nghĩ ra các giải pháp và tìm ra điểm chung.

Nếu thành viên trong nhóm của bạn đang trải qua thời gian khó khăn, hãy giúp đỡ và hỗ trợ họ bất cứ khi nào có thể. Bạn cũng có thể mời các thành viên khác trong nhóm (miễn là tất cả các bên đồng ý) để thảo luận về các giải pháp.

Lập kế hoạch bằng văn bản và tạo dòng thời gian để theo dõi tiến độ. Điều quan trọng là phải đặt mục tiêu có thể đo lường được với hướng dẫn cụ thể.

9. Theo dõi

Hãy tưởng tượng bạn kết thúc một cuộc hội thoại với một ghi chú tốt nhất có thể. Bạn đã chỉ ra vấn đề và tìm ra giải pháp, và mọi thứ đều tuyệt vời. Cho đến một ngày, mọi thứ không còn như vậy nữa. Nhiều người có xu hướng tua lại cuộc hội thoại để xử lý tốt hơn. Điều này có thể gây ra phản ứng chậm trễ và cảm giác thất vọng hoặc xấu hổ.

Do đó, hãy nhớ lập kế hoạch theo dõi để kiểm tra với họ thường xuyên. Bạn có thể lên lịch các cuộc họp không chính thức, như họp uống cà phê ảo, để cập nhật công việc và đánh giá phản ứng của họ. Bạn cũng có thể tham dự các cuộc họp chính thức để kiểm tra tiến độ của họ.

10. Biết khi nào cần liên hệ với bộ phận Nhân sự

Quản lý các cuộc hội thoại khó khăn trong môi trường làm việc là một kỹ năng bắt buộc, cho dù bạn là lãnh đạo hay nhân viên. Tuy nhiên, biết khi nào cần sự tham gia của bộ phận nhân sự hoặc quản lý của bạn cũng rất quan trọng.

Tốt nhất là nên liên hệ với nhóm nhân sự nếu cuộc hội thoại của bạn liên quan đến vi phạm chính sách hoặc các vấn đề quan trọng. Bạn cũng có thể liên hệ với nhóm nhân sự nếu xung đột leo thang, có cáo buộc về hành vi sai trái hoặc vi phạm pháp luật, hoặc trong các cuộc thảo luận nhạy cảm.

Chia sẻ tình huống chính xác với nhóm nhân sự trước và làm rõ vai trò của bạn trong cuộc hội thoại. Đại diện nhân sự sẽ đóng vai trò là người hòa giải công bằng trong cuộc hội thoại, bảo mật thông tin và bảo vệ lợi ích của tất cả các bên.

Chuẩn bị cho nhóm của bạn thành công

Các cuộc hội thoại và vấn đề khó khăn là điều không thể tránh khỏi tại nơi làm việc. Mặc dù bạn không thể ngăn chặn chúng xảy ra, nhưng bạn chắc chắn có thể giảm thiểu chúng. Dưới đây là một số mẹo để tránh các vấn đề tại nơi làm việc:

Thúc đẩy giao tiếp cởi mở

Khuyến khích giao tiếp minh bạch và trung thực giữa các thành viên trong nhóm, cấp trên và lãnh đạo có thể giúp tránh xung đột. Khuyến khích nhóm của bạn lên tiếng và giải quyết vấn đề một cách thẳng thắn.

Tạo các kênh để chia sẻ phản hồi, đề xuất và mối quan tâm một cách cởi mở và mang tính xây dựng. Sử dụng công cụ hợp lý để tổ chức các cuộc hội thoại để mọi người luôn cập nhật những diễn biến mới nhất.

Tạo cơ hội để phản hồi và thảo luận thường xuyên. Bạn có thể tổ chức các cuộc họp nhóm để thảo luận về quan điểm hoặc cập nhật thông tin cho nhau. Bạn cũng có thể thiết lập các biểu mẫu phản hồi tự động để mọi người có thể chia sẻ phản hồi của mình một cách nhanh chóng.

Đặt ra kỳ vọng rõ ràng

Một cách hữu ích khác để tránh các vấn đề là đặt ra kỳ vọng và ranh giới rõ ràng. Truyền đạt vai trò, trách nhiệm và kỳ vọng về hiệu suất cho tất cả nhân viên. Ngoài ra, cần thiết lập các hướng dẫn về hành vi và giao tiếp.

Đảm bảo mọi người hiểu rõ nhiệm vụ và mục tiêu của mình để giảm thiểu sự nhầm lẫn và hiểu lầm. Hơn nữa, hãy minh bạch và trực tiếp khi cài đặt kỳ vọng. Điều này sẽ ngăn ngừa mọi sự mơ hồ hoặc xung đột.

Sử dụng các mẫu

Sử dụng các mẫu kế hoạch giao tiếp để phác thảo các chiến lược và mục tiêu cho tất cả các hoạt động giao tiếp trong tổ chức. Các mẫu này chỉ định loại thông điệp, cách thức và tần suất giao tiếp, cũng như đối tượng mục tiêu.

Tải xuống mẫu này

Mẫu Kế hoạch Giao tiếp của ClickUp có mọi thứ bạn cần để hợp lý hóa quy trình giao tiếp. Mẫu này cung cấp cho nhóm của bạn một kế hoạch rõ ràng để giao tiếp nội bộ và ngoại bộ một cách nhất quán.

Bạn có thể sắp xếp các mục tiêu, dòng thời gian và các bên liên quan để giao tiếp, liệt kê các kênh hiệu quả nhất, theo dõi và đo lường thành công của bạn, đồng thời sắp xếp chiến lược của bạn.

Cung cấp đào tạo

Đầu tư vào các cơ hội đào tạo và phát triển kỹ năng liên tục cho nhân viên để nâng cao kiến thức, năng lực và kỹ năng giao tiếp của họ. Cung cấp các khóa đào tạo về giải quyết xung đột, giao tiếp hiệu quả và nhận thức về sự đa dạng để giúp họ vượt qua các thách thức tại nơi làm việc một cách thành công.

Bạn cũng có thể khuyến khích hợp tác liên chức năng, các hoạt động xây dựng nhóm và chia sẻ mục tiêu để thúc đẩy tình đồng đội và sự tôn trọng lẫn nhau giữa các nhân viên.

Sử dụng các công cụ hợp tác

Sử dụng các công cụ cộng tác để tăng cường giao tiếp và tạo môi trường làm việc minh bạch. ClickUp là một công cụ cộng tác mạnh mẽ được thiết kế để hợp lý hóa việc quản lý dự án, giao tiếp và làm việc nhóm trong tổ chức.

Các tính năng toàn diện và giao diện trực quan của nó làm cho nó trở thành một nền tảng hiệu quả để ngăn ngừa xung đột trong công việc và thúc đẩy tính minh bạch và trách nhiệm giải trình. ClickUp cho các nhóm nhân sự đơn giản hóa việc quản lý nhân sự và tạo ra một trung tâm thông tin tập trung.

Dưới đây là cách bạn có thể tận dụng ClickUp:

Nâng cao giao tiếp và tính minh bạch tại nơi làm việc với ClickUp

Những cuộc hội thoại khó khăn không phải là rào cản mà là cửa ngõ dẫn đến sự hiểu biết sâu sắc hơn và mối quan hệ bền chặt hơn. Nắm vững nghệ thuật hội thoại khó khăn là một kỹ năng cần thiết giúp xây dựng mối quan hệ lành mạnh, thúc đẩy sự phát triển và dẫn dắt tổ chức đến thành công.

Với những mẹo này, bạn có thể thành công trong việc điều hướng những phức tạp của giao tiếp tại nơi làm việc, từ cài đặt mục tiêu rõ ràng đến thực hành lắng nghe tích cực và đồng cảm.

Tận dụng sức mạnh của các công cụ hợp tác như ClickUp để tăng cường hiệu quả của các chiến lược này. ClickUp cung cấp một nền tảng tập trung cho giao tiếp minh bạch, quản lý công việc hợp lý và giải quyết xung đột chủ động. Đăng ký miễn phí!