Khi nhu cầu công việc tiếp tục phát triển, việc duy trì sự tổ chức và hiệu quả trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Cho dù là thành viên của một nhóm năng động hay quản lý các dự án của riêng bạn, hiểu cách theo dõi thời gian hiệu quả có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể trong năng suất và thành công chung của bạn.
Sử dụng tính năng theo dõi thời gian Agile, một phương pháp linh hoạt giúp bạn giám sát cách sử dụng thời gian và phù hợp với các nguyên tắc của phương pháp Agile, thúc đẩy khả năng thích ứng, minh bạch và cải tiến liên tục.
Một báo cáo của McKinsey & Co. cho thấy so với các nhóm không sử dụng Agile, 93% tổ chức sử dụng Agile báo cáo mức độ hài lòng của khách hàng cao hơn, 76% báo cáo mức độ gắn kết của nhân viên cao hơn và 93% báo cáo hiệu suất hoạt động tốt hơn.
Không chỉ đơn thuần là theo dõi giờ làm việc, theo dõi thời gian Agile còn giúp xác định các điểm nghẽn, cải thiện sự hợp tác và cuối cùng là đạt được mục tiêu của bạn. Hãy cùng khám phá công cụ mạnh mẽ này có thể thay đổi thói quen làm việc của bạn như thế nào. 🪄
Hiểu về theo dõi thời gian Agile
Theo dõi thời gian Agile là phương pháp linh hoạt, lặp đi lặp lại để quản lý và ghi lại thời gian dành cho các công việc và dự án.
Theo dõi thời gian Agile rất quan trọng cho cả phát triển phần mềm và quản lý dự án do sự phù hợp với các nguyên tắc và thực tiễn cốt lõi của phương pháp Agile:
Phát triển phần mềm Agile
- Tăng cường tính linh hoạt: Theo dõi thời gian Agile phù hợp với những thay đổi và lặp lại thường xuyên trong phát triển phần mềm. Khi yêu cầu dự án thay đổi, các nhà phát triển có thể điều chỉnh phân bổ thời gian để tập trung vào các công việc quan trọng và cấp bách nhất
- Cải thiện ước lượng và lập kế hoạch: Quản lý thời gian dự án có thể tinh chỉnh ước lượng của nhóm cho các sprint trong tương lai. Dữ liệu lịch sử này giúp lập kế hoạch chính xác hơn và cài đặt thời hạn thực tế hơn
- Tăng tính minh bạch: Theo dõi thời gian và cập nhật thường xuyên giúp hiển thị rõ ràng tiến độ, từ đó dễ dàng xác định các điểm nghẽn, phân bổ nguồn lực hiệu quả và đảm bảo mọi người đều thống nhất với mục tiêu của dự án
- Cải tiến liên tục: Theo dõi thời gian Agile tạo điều kiện thuận lợi cho phân tích hồi cứu. Các nhóm có thể xem xét thời gian đã sử dụng trong mỗi sprint, xác định những điểm không hiệu quả và thực hiện các cải tiến trong các lần lặp lại tiếp theo
- Ưu tiên giá trị: Bằng cách tập trung vào việc mang lại giá trị gia tăng, theo dõi thời gian Agile đảm bảo rằng các nỗ lực phát triển phù hợp với các ưu tiên cao nhất, tăng cường sự hài lòng của khách hàng và chất lượng sản phẩm
Quản lý dự án
- Lập lịch thích ứng: Bạn có thể phản ứng nhanh chóng với những thay đổi và phân bổ lại thời gian dựa trên nhu cầu thay đổi của dự án, đảm bảo nhóm vẫn duy trì năng suất và tiến độ
- Quản lý tài nguyên hiệu quả: Với tính năng theo dõi thời gian chi tiết, bạn có thể hiểu rõ hơn về việc sử dụng tài nguyên và tối ưu hóa hiệu suất của nhóm bằng cách cân bằng khối lượng công việc và xác định các lĩnh vực cần hỗ trợ
- Tăng cường sự hợp tác và trách nhiệm: Theo dõi thời gian Agile thúc đẩy văn hóa minh bạch và trách nhiệm, khuyến khích các thành viên trong nhóm giao tiếp cởi mở về tiến độ và thách thức của họ
- Giám sát tiến độ thời gian thực: Theo dõi thời gian liên tục cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về trạng thái dự án theo thời gian thực, cho phép ra quyết định chủ động và can thiệp kịp thời để giữ dự án đi đúng hướng
- Hỗ trợ phát triển lặp đi lặp lại: Bằng cách theo dõi thời gian trong các chu kỳ ngắn, lặp đi lặp lại (sprint), theo dõi thời gian Agile phù hợp với bản chất lặp đi lặp lại của các dự án Agile, đảm bảo mỗi chu kỳ được xây dựng dựa trên chu kỳ trước đó với tiến độ có thể đo lường được
Agile. Linh hoạt. Thích ứng. Đây là những thuật ngữ hot trong giới tư vấn và phát triển phần mềm hiện đại.
Tuy nhiên, khi nói đến theo dõi thời gian Agile, một số người vẫn giữ quan niệm sai lầm rằng Agile và theo dõi giờ làm việc giống như dầu và nước — không thể hòa trộn với nhau.
Hãy xóa bỏ một số lầm tưởng phổ biến về theo dõi thời gian Agile:
Lầm tưởng #1: Agile có nghĩa là không theo dõi thời gian
Sai! Mặc dù Agile ưu tiên tính linh hoạt hơn các kế hoạch cứng nhắc, nhưng theo dõi thời gian cung cấp những thông tin chi tiết có giá trị. Nó giúp bạn hiểu công việc mất bao lâu, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đảm bảo các dự án đi đúng hướng.
Lầm tưởng #2: Theo dõi thời gian là quản lý chi tiết nhóm của bạn
Không đúng! Theo dõi thời gian Agile tập trung vào việc hiểu quy trình làm việc tổng thể, không phải quản lý chi tiết từng công việc riêng lẻ. Nó cho phép các nhóm xác định các điểm nghẽn và hợp tác để tìm ra giải pháp, từ đó tăng năng suất và tinh thần làm việc của nhóm.
Lầm tưởng #3: Theo dõi thời gian làm bạn chậm lại
Quá trình này có thể rất nhanh chóng! Nhiều công cụ hiện đại tích hợp liền mạch với quy trình Agile hiện có của bạn, cho phép ghi chép thời gian nhanh chóng và dễ dàng cùng với thông tin chi tiết. Những thông tin thu được có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian trong dài hạn bằng cách tránh phải làm lại và lãng phí nỗ lực.
Thần thoại #4: Agile chỉ tập trung vào tốc độ, không chú trọng chất lượng
Theo dõi thời gian Agile giúp bạn đạt được cả hai mục tiêu này. Bằng cách xác định các lĩnh vực cần cải thiện, bạn có thể tối ưu hóa quy trình và đảm bảo nhóm của bạn hoàn thành công việc chất lượng cao trong dòng thời gian thực tế.
Tầm quan trọng của việc theo dõi thời gian trong các dự án Agile
Các nhóm Agile hoạt động dựa trên các nguyên tắc linh hoạt, hợp tác và phát triển lặp đi lặp lại. Không giống như các phương pháp thác nước truyền thống, phương pháp Agile chia dự án thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn gọi là sprint. Các nhóm này ưu tiên khả năng thích ứng, phản hồi của khách hàng và cải tiến liên tục.
Lý tưởng nhất là họ có thể tự đưa ra quyết định, giúp rút ngắn thời gian đưa sản phẩm ra thị trường và tránh lãng phí thời gian và nỗ lực. Cấu trúc phẳng cho phép các cá nhân đưa ra quyết định và quản lý khối lượng công việc của mình, khuyến khích quyền sở hữu và trách nhiệm giải trình.
Môi trường năng động này đòi hỏi một cách tiếp cận khác đối với quản lý dự án, bao gồm cả theo dõi thời gian.
Vai trò của theo dõi thời gian trong quản lý nhiều dự án
Trong môi trường Agile, các thành viên trong nhóm thường làm việc trên nhiều dự án cùng một lúc. Để quản lý hiệu quả nhiều dự án, cần phải hiểu rõ về phân bổ nguồn lực, các điểm nghẽn của dự án và hiệu quả tổng thể của quy trình làm việc.
Theo dõi thời gian Agile cung cấp một phương pháp chiến lược, mang lại những thông tin chi tiết quý giá cho phép ra quyết định sáng suốt.
Dưới đây là cách tính năng này giúp bạn quản lý nhiều dự án hiệu quả hơn:
Quản lý tài nguyên dựa trên dữ liệu
Theo dõi thời gian truyền thống cung cấp thông tin hạn chế về tài nguyên được sử dụng trong các dự án khác nhau. Theo dõi thời gian Agile cung cấp chế độ xem toàn diện về hoạt động của nhóm, cho phép người quản lý xác định sự mất cân bằng và tối ưu hóa việc phân bổ tài nguyên một cách chiến lược.
Bằng cách hiểu rõ nơi phân bổ nguồn lực hiệu quả nhất, bạn có thể đảm bảo tất cả các dự án đều nhận được hỗ trợ cần thiết để tiến triển đúng tiến độ.
Tối ưu hóa danh mục đầu tư dự án
Quản lý danh mục đầu tư dự án đòi hỏi phải có chế độ xem tổng thể về hiệu suất chung của các dự án. Chức năng theo dõi thời gian Agile cho phép so sánh ở cấp độ dự án, nêu bật sự chênh lệch về hiệu quả và khả năng phân bổ tài nguyên quá mức.
Dữ liệu lịch sử và kế hoạch tương lai
Theo dõi thời gian Agile cho phép ra quyết định dựa trên dữ liệu bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về lịch sử hiệu suất dự án.
Dữ liệu này có thể được sử dụng để thiết lập dòng thời gian thực tế cho các dự án trong tương lai, ước tính chính xác nhu cầu tài nguyên và chủ động xác định các rủi ro tiềm ẩn. Bằng cách tận dụng các xu hướng trong quá khứ, các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định sáng suốt để tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo thành công của dự án.
Quy trình phát triển phần mềm và chất lượng phần mềm
Quy trình phát triển phần mềm (SDP) là phương pháp có cấu trúc để tạo ra phần mềm. Nó tuân theo một loạt các giai đoạn được xác định rõ ràng, đảm bảo dự án tiến độ một cách hợp lý và hiệu quả.
Các giai đoạn này thường bao gồm:
- Thu thập yêu cầu: Xác định mục đích, chức năng của phần mềm và nhu cầu của người dùng
- Thiết kế và kiến trúc: Xây dựng bản thiết kế chi tiết cho cấu trúc và các thành phần của phần mềm
- Lập trình và phát triển: Lập trình viên viết mã dựa trên thiết kế đã thiết lập
- Kiểm tra và đảm bảo chất lượng: Kiểm tra nghiêm ngặt phát hiện và khắc phục lỗi
- Triển khai và bảo trì: Cung cấp phần mềm cho người dùng và giải quyết mọi vấn đề sau khi phát hành
Bằng cách tuân theo SDP có cấu trúc, các nhóm phát triển phần mềm đạt được sự rõ ràng, nhất quán và kiểm soát trong suốt vòng đời dự án.
Chất lượng phần mềm đề cập đến hiệu quả tổng thể của một sản phẩm phần mềm. Nó bao gồm các khía cạnh khác nhau:
- Chức năng: Phần mềm có thực hiện đúng các công việc được giao không?
- Độ tin cậy: Phần mềm có hoạt động ổn định và tránh được sự cố không?
- Khả năng sử dụng: Phần mềm có thân thiện với người dùng và trực quan không?
- Hiệu suất: Phần mềm có hoạt động hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu về tốc độ không?
- Khả năng bảo trì: Mã phần mềm có dễ hiểu và dễ sửa đổi để cập nhật trong tương lai không?
Phần mềm chất lượng cao mang lại giá trị cho người dùng, đáp ứng hiệu quả nhu cầu của họ và hoạt động hoàn hảo. SDP hiệu quả và các biện pháp đảm bảo chất lượng nghiêm ngặt là yếu tố cần thiết để đạt được sự xuất sắc trong phần mềm.
Ví dụ: Cách tiếp cận Agile tại Barclays
Ví dụ, hãy xem Barclays, một ngân hàng quốc tế của Anh. Họ đã cách mạng hóa quy trình phát triển ứng dụng bằng cách áp dụng phương pháp Agile và DevOps. Sự thay đổi này ưu tiên sự đổi mới và năng suất, cho phép họ cung cấp các giải pháp nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Dưới đây là cách các thực hành Agile của Barclays đã thay đổi cảnh quan phát triển của họ:
- Phát hành tính năng thường xuyên: Barclays phát hành phiên bản sản phẩm mới hai tuần một lần, đảm bảo người dùng được hưởng lợi từ các cải tiến liên tục và sửa lỗi
- Tự động hóa việc phân phối: Chúng tự động hóa việc xây dựng, đóng gói và triển khai, loại bỏ sự cần thiết của các nhóm phát hành chuyên dụng và giảm đáng kể thời gian phân phối
- Kiểm tra nghiêm ngặt: Sử dụng kiểm tra tự động để chạy hàng nghìn bài kiểm tra cho mỗi tính năng, đảm bảo sự ổn định và trải nghiệm người dùng mượt mà
- Phát triển tập trung vào người dùng: Họ tích cực thu hút người dùng tham gia vào chu kỳ phát triển thông qua các cuộc thảo luận về tính năng, đảm bảo các giải pháp đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triển của họ
Mối quan hệ giữa theo dõi thời gian Agile và chu kỳ sống của sản phẩm
Vòng đời sản phẩm Agile tập trung vào cải tiến liên tục và mang lại giá trị sớm và thường xuyên. Theo dõi thời gian Agile tích hợp liền mạch với toàn bộ vòng đời sản phẩm Agile, cung cấp thông tin chi tiết và dữ liệu vô giá ở mọi giai đoạn.
- Ý tưởng và khởi đầu: Trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu, theo dõi thời gian Agile giúp ước lượng nỗ lực phát triển cần thiết cho các tính năng
- Ra quyết định sáng suốt: Dữ liệu này cho phép ra quyết định sáng suốt về phân bổ nguồn lực và phạm vi dự án, ngăn chặn các trở ngại tiềm ẩn trước khi chúng phát sinh
- Lặp lại và phát triển: Trong suốt các sprint phát triển, theo dõi thời gian không chỉ đơn thuần là ghi lại số giờ làm việc. Nó cung cấp chế độ xem chi tiết về hiệu suất ở cấp độ công việc, cho thấy các điểm nghẽn và sự kém hiệu quả trong thời gian thực
- Giao hàng đúng hạn: Với kiến thức này, các nhóm có thể chủ động điều chỉnh quy trình làm việc, tối ưu hóa phân bổ tài nguyên và đảm bảo các tính năng được cung cấp đúng hạn và trong phạm vi ngân sách
- Phát hành và phản hồi: Sau khi phiên bản mới được phát hành, dữ liệu theo dõi thời gian từ tương tác của người dùng sẽ giúp xác định các lĩnh vực cần cải thiện
- Cải tiến thêm: Các nhóm có thể phân tích mẫu hành vi của người dùng và xác định các chức năng cần phát triển hoặc cải tiến thêm
- Bảo trì và ngừng sử dụng: Khi sản phẩm ngày càng hoàn thiện, tính năng theo dõi thời gian giúp giám sát các công việc bảo trì đang diễn ra. Tính năng này giúp phát hiện sự mất cân bằng trong phân bổ tài nguyên, cho phép điều chỉnh để tối ưu hóa hiệu quả của nhóm
- Xác định tuổi sản phẩm: Dữ liệu đang theo dõi giúp xác định khi nào một sản phẩm gần đến giai đoạn ngừng sử dụng, cho phép chuyển đổi sang các giải pháp mới một cách suôn sẻ mà không làm gián đoạn trải nghiệm của người dùng. Bạn có thể ưu tiên các kỹ thuật Agile theo nhu cầu của mình vì chúng rất linh hoạt và đa năng
Bonus: Hãy xem các phần mềm theo dõi thời gian xây dựng này và loại bỏ bảng chấm công giấy!
Ưu và nhược điểm của theo dõi thời gian Agile
Bản chất năng động của phương pháp Agile đôi khi có vẻ trái ngược với cách theo dõi thời gian truyền thống. Tuy nhiên, khi được triển khai hiệu quả, theo dõi thời gian Agile có thể củng cố cả nhóm làm việc tại văn phòng và nhóm làm việc từ xa.
Hãy cùng khám phá cách theo dõi thời gian Agile có thể tối ưu hóa các quy trình:
1. Xây dựng lòng tin với các nhóm làm việc từ xa
Theo dõi thời gian Agile tăng cường tính cởi mở bằng cách hiển thị khối lượng công việc của từng cá nhân và nhóm. Sự minh bạch này cho phép hợp tác và giao tiếp tốt hơn, giảm nhu cầu quản lý chi tiết và xây dựng lòng tin giữa các thành viên nhóm và quản lý từ xa.
Theo dõi thời gian trong Agile không phải là xem xét từng phút một. Mà là hiểu cách các nhóm làm việc hiệu quả nhất. Bằng cách tập trung vào việc hoàn thành công việc và xác định các lĩnh vực cần cải thiện một cách hợp tác, bạn sẽ trao quyền cho các nhóm làm việc từ xa và xây dựng văn hóa tin tưởng lẫn nhau.
2. Nâng cao hiệu quả quy trình
Theo dõi thời gian Agile cho biết dự án bị đình trệ ở đâu do công việc tốn thời gian hoặc hạn chế về nguồn lực. Bạn có thể sử dụng dữ liệu này để tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực, xác định các lĩnh vực cần tự động hóa và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để nâng cao hiệu quả dự án.
3. Đảm bảo tính toán hóa đơn chính xác và dự báo lợi nhuận
Đối với các dự án có thể thanh toán, theo dõi thời gian Agile cung cấp bản ghi rõ ràng về thời gian dành cho từng công việc. Điều này đảm bảo hóa đơn chính xác và thù lao công bằng cho nỗ lực của nhóm bạn.
Bạn có thể tạo ước tính dự án chính xác hơn bằng cách hiểu thời gian thực hiện công việc. Điều này giúp cải thiện sự hài lòng của khách hàng bằng cách đặt ra kỳ vọng thực tế và cho phép bạn dự báo lợi nhuận và đưa ra quyết định sáng suốt về các dự án trong tương lai.
Các vấn đề và điểm nghẽn tiềm ẩn
Mặc dù theo dõi thời gian Agile mang lại những lợi ích như cải thiện hiển thị và ra quyết định dựa trên dữ liệu, nhưng nó cũng có những nhược điểm tiềm ẩn.
Dưới đây là phân tích chi tiết về các thách thức và giải pháp để tối ưu hóa hiệu quả của nó:
1. Thách thức: Quản lý vi mô
Theo dõi thời gian trở thành công cụ giám sát quá mức, cản trở sự sáng tạo và đổi mới
Giải pháp: Tập trung vào kết quả, không phải thời gian bỏ ra. Sử dụng dữ liệu để xác định các điểm nghẽn và cải thiện quy trình, không quản lý chi tiết từng công việc riêng lẻ
2. Thách thức: Đầu tư thời gian
Việc triển khai một hệ thống phức tạp sẽ thêm các bước không cần thiết vào quy trình làm việc, làm giảm hiệu quả
Giải pháp: Chọn một hệ thống nhẹ nhàng, tích hợp mượt mà với các công cụ hiện có, giảm thiểu gián đoạn
3. Thách thức: Độ chính xác của dữ liệu
Sự quên lãng, áp lực hoặc mục tiêu theo dõi không rõ ràng có thể dẫn đến dữ liệu bị sai lệch, cản trở tính hữu ích của dữ liệu
Giải pháp: Khuyến khích giao tiếp cởi mở về việc theo dõi thời gian và mục đích của nó. Xác định rõ những gì cần theo dõi và hướng dẫn nhóm về lợi ích của dữ liệu chính xác
4. Thách thức: Thiếu động lực
Theo dõi thời gian có thể cảm thấy tẻ nhạt và làm giảm động lực, đặc biệt là khi các thành viên trong nhóm cảm thấy áp lực phải chứng minh số giờ làm việc của mình
Giải quyết các mối quan tâm của nhóm. Lắng nghe phản hồi một cách tích cực và tìm giải pháp để giảm thiểu thời gian đầu tư. Nhấn mạnh vào việc phân tích hợp tác dữ liệu theo dõi thời gian để cải thiện, không đổ lỗi cho cá nhân
5. Thách thức: Tập trung sai hướng
Đối với các dự án không tính phí, việc tập trung vào ghi chép thời gian có thể làm phân tán sự tập trung khỏi các mục tiêu cốt lõi, chẳng hạn như mang lại giá trị
Giải pháp: Ưu tiên theo dõi các hoạt động đóng góp trực tiếp vào việc mang lại giá trị. Nêu bật việc sử dụng dữ liệu theo dõi thời gian để cải thiện quy trình và mang lại kết quả, không chỉ ghi lại số giờ làm việc
Triển khai theo dõi thời gian Agile: Các phương pháp và kỹ thuật chính
Không giống như các phương pháp theo dõi thời gian truyền thống, cứng nhắc với bảng chấm công giấy, theo dõi thời gian Agile áp dụng cách tiếp cận tinh tế hơn.
Các nhóm Agile theo dõi thời gian trong các sprint ngắn, lặp đi lặp lại (thường là 2–4 tuần) tập trung vào việc cung cấp các tính năng phần mềm chức năng. Cách tiếp cận lặp đi lặp lại này cho phép liên tục điều chỉnh và cải tiến trong suốt vòng đời dự án. Các nhóm ghi lại thời gian dành cho các công việc trong mỗi sprint. Dữ liệu này cung cấp thông tin chi tiết quý giá về tiến độ dự án, phân bổ tài nguyên và các điểm nghẽn tiềm ẩn.
Xóa bỏ những lầm tưởng: Chủ sở hữu sản phẩm Agile và theo dõi thời gian
Thế giới Agile với nhịp độ nhanh và lặp đi lặp lại có thể tạo ra những hiểu lầm, và vai trò của Agile Product Owner (PO) cũng như việc theo dõi thời gian cũng không ngoại lệ. Dưới đây là phân tích một số quan niệm sai lầm phổ biến về PO Agile và theo dõi thời gian, cùng với thực tế:
Lầm tưởng #1: PO Agile không ước lượng — Theo dõi thời gian là không liên quan
Busted: Trong khi Agile ưu tiên tính linh hoạt, PO nắm bắt nỗ lực để sắp xếp thứ tự ưu tiên hiệu quả. Dữ liệu theo dõi thời gian từ các sprint trước cung cấp thông tin chi tiết có giá trị:
- Ước lượng nỗ lực tương đối: PO sử dụng điểm câu chuyện hoặc các kỹ thuật ước lượng tương đối khác. Dữ liệu theo dõi thời gian trong quá khứ cung cấp điểm tham chiếu cho các ước lượng này, đảm bảo kỳ vọng và dòng thời gian dự án thực tế
- Ưu tiên tính năng: Không phải tất cả các tính năng đều được tạo ra như nhau. Dữ liệu theo dõi thời gian có thể tiết lộ các tính năng liên tục tiêu tốn quá nhiều thời gian, cho phép PO ưu tiên các tính năng mang lại giá trị cao nhất trong giới hạn thời gian và nguồn lực
Lầm tưởng #2: PO Agile phải theo dõi từng phút
Busted: Agile phát triển nhờ sự tin tưởng và trao quyền. Quản lý chi tiết thời gian của từng thành viên trong nhóm đi ngược lại các nguyên tắc cốt lõi này.
Thực tế: Các Product Owner (PO) tập trung vào
- Tốc độ nhóm: Dữ liệu theo dõi thời gian cho biết sức chứa trung bình của một nhóm để hoàn thành công việc trong một sprint (tốc độ). Điều này cho phép PO đặt mục tiêu thực tế và điều chỉnh phạm vi dự án khi cần thiết
- Xác định xu hướng, không quản lý chi tiết: Thay vì xem xét kỹ lưỡng từng giờ làm việc, họ tìm kiếm xu hướng và mô hình. Một loại công việc cụ thể có thường xuyên mất nhiều thời gian hơn dự kiến không? Điều này có thể cho thấy cần cải tiến quy trình hoặc đào tạo, chứ không phải đổ lỗi cho cá nhân
Các chiến lược để theo dõi thời gian Agile mang lại lợi ích cho các nhóm làm việc từ xa
Theo dõi thời gian Agile rất phù hợp cho các nhóm làm việc từ xa, nhưng để đảm bảo hiệu quả, cần có một phương pháp cụ thể. Dưới đây là các chiến lược thực tế để giúp bạn áp dụng thành công:
- Dựa trên đám mây và di động: Theo dõi thời gian phải có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi
- Quy trình làm việc tích hợp: Chọn một công cụ tích hợp với hệ thống quản lý dự án hiện có của bạn
- Theo dõi theo hoạt động: Tập trung vào câu chuyện/tính năng của người dùng, không theo dõi từng phút
- Phân tích hàng tuần: Phân tích dữ liệu cùng nhau, xác định các điểm nghẽn và huy động nhóm tham gia vào việc tìm giải pháp
- Minh bạch và giao tiếp: Đặt ra kỳ vọng rõ ràng và kiểm tra thường xuyên
- Giảm thiểu thời gian đầu tư: Khám phá các tính năng tự động và giao diện thân thiện với người dùng
- Giải quyết các mối quan tâm của nhóm: Tích cực thu thập phản hồi và cung cấp đào tạo
- Giao tiếp không đồng bộ: Khuyến khích bình luận trong nhật ký theo dõi thời gian để hiển thị cho cả nhóm
Một người dùng Reddit, ThereAreLotsOfBugs , đã chỉ ra những lợi ích của tính năng theo dõi thời gian Agile đối với công việc của mình:
*Tôi theo dõi thời gian của nhóm mình, nhưng không phải để tính lương hay bất cứ điều gì khác. Nó được sử dụng để giúp xác định thời gian thực tế mà một công việc cần, để chúng tôi có thể so sánh và điều chỉnh dòng thời gian mà chúng tôi thông báo cho khách hàng. Một trọng tâm lớn trong công việc của tôi là phát triển quy trình, vì vậy biết thời gian mà một công việc thường mất là rất hữu ích cho tôi. Chúng tôi không hoàn toàn linh hoạt hay Scrum, nhưng chúng tôi là một mô hình kết hợp như hầu hết các nơi hiện nay.
*Tôi theo dõi thời gian của nhóm mình, nhưng không phải để tính lương hay bất cứ điều gì khác. Nó được sử dụng để giúp xác định thời gian thực tế mà một công việc cần, để chúng tôi có thể so sánh và điều chỉnh dòng thời gian mà chúng tôi thông báo cho khách hàng. Một trọng tâm lớn trong công việc của tôi là phát triển quy trình, vì vậy biết được thời gian mà một công việc thường mất là rất hữu ích cho tôi. Chúng tôi không hoàn toàn linh hoạt hay Scrum, nhưng chúng tôi là một mô hình kết hợp như hầu hết các nơi hiện nay.
Công cụ và tài nguyên để theo dõi thời gian Agile
Nếu theo dõi thời gian Agile phù hợp với công ty của bạn, bạn sẽ cần các công cụ phù hợp để bắt đầu và triển khai các chiến lược mà chúng tôi đã đề cập.
ClickUp là một trong những công cụ như vậy. Nền tảng quản lý dự án Agile ClickUp là giải pháp tất cả trong một, giúp theo dõi thời gian Agile dễ dàng hơn cho nhu cầu của bạn.
Nó cho phép bạn theo dõi nhanh quá trình phát triển sản phẩm, tăng cường giao tiếp và minh bạch, đồng thời cung cấp các công cụ Agile để đơn giản hóa các hàm.
1. Quản lý sprint trong ClickUp
Tính năng Sprint của ClickUp giúp các nhà quản lý dự án Agile:
- Dễ dàng ghi lại thời gian cho các câu chuyện và công việc của người dùng trong mỗi sprint. Thiết lập thời lượng sprint, chỉ định điểm câu chuyện và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các mục tồn đọng để giữ cho nhóm của bạn luôn đồng bộ
- Theo dõi chính xác thời gian dành cho các nhiệm vụ phát triển bằng cách tích hợp ClickUp liền mạch với GitHub, GitLab hoặc Bitbucket. Điều này cho phép cập nhật thời gian thực về tiến độ mã hóa và phân bổ thời gian trong các sprint của bạn
- Sử dụng hệ thống điểm có thể tùy chỉnh để ước lượng và theo dõi nỗ lực. Tổng hợp thời gian và điểm từ các công việc con, phân chia theo thành viên nhóm và dễ dàng sắp xếp các mục nhập để có cái nhìn tổng quan về tiến độ sprint và đóng góp của từng cá nhân
- Hình dung thời gian sử dụng của nhóm bằng biểu đồ dành riêng cho Agile. Biểu đồ Burndown giúp bạn theo dõi thời gian đã sử dụng so với thời gian ước lượng, trong khi biểu đồ Burnup theo dõi số giờ công việc đã hoàn thành và những thay đổi về phạm vi theo thời gian
2. Các tính năng theo dõi thời gian tích hợp sẵn của ClickUp
Các tính năng Theo dõi thời gian của ClickUp rất linh hoạt, tiện lợi và có thể tùy chỉnh.
Khi ghi thời gian từ chế độ xem ClickUp (chế độ xem Bảng điều khiển, Xem dạng danh sách và Xem bảng ), bạn sẽ thấy thanh tiến độ cho biết thời gian bạn đã theo dõi so với ước lượng thời gian của nhiệm vụ. Thanh tiến độ này chỉ hiển thị khi ClickApp Ước lượng thời gian được bật và nhiệm vụ có ước lượng thời gian.
Dưới đây là chi tiết những gì bạn có thể đạt được với phần mềm theo dõi thời gian của ClickUp:
- Bảng chấm công chi tiết: Chế độ xem thời gian được theo dõi theo ngày, tuần, tháng hoặc phạm vi tùy chỉnh với phân tích chi tiết cho từng công việc nhỏ và mục nhập
- Theo dõi thời gian theo nhóm: Hiểu được số giờ mà các nhóm dành cho các loại công việc cụ thể
- Tích hợp thời gian bên ngoài: Nhập thời gian được theo dõi bằng Toggl, Harvest và Everhour với Tích hợp ClickUp
- Lọc và báo cáo nâng cao: Lọc các mục nhập theo các tiêu chí khác nhau và tạo báo cáo tùy chỉnh
- Theo dõi giờ làm việc có thể tính phí: Nhóm các mục nhập, phân chia giờ làm việc có thể tính phí và không tính phí, và xem ước tính để quản lý bảng lương tốt hơn
- Ghi lại thời gian linh hoạt: Theo dõi giờ làm việc qua máy tính, ứng dụng di động hoặc phần mở rộng Chrome
- Liên kết nhiệm vụ: Dễ dàng liên kết giờ làm việc với các nhiệm vụ cụ thể trong ClickUp
- Bộ đếm thời gian toàn cầu: Bắt đầu, dừng và chuyển đổi bộ đếm thời gian giữa các công việc một cách liền mạch từ mọi thiết bị
Tính năng theo dõi thời gian [trong ClickUp] cho phép ban quản lý phân bổ nguồn lực tốt hơn và phát hiện những điểm yếu trong hoạt động.
Tính năng theo dõi thời gian [trong ClickUp] cho phép ban quản lý phân bổ tài nguyên tốt hơn và tìm ra những điểm yếu trong hoạt động.
3. Chế độ xem linh hoạt và có thể tùy chỉnh trong ClickUp
Sử dụng hơn 15 chế độ xem linh hoạt của ClickUp để hoàn thành công việc theo cách của bạn. Dưới đây là phân tích chi tiết về các chế độ xem khác nhau và cách chúng có thể giúp bạn hợp lý hóa quy trình làm việc Agile:
Chế độ xem biểu đồ Gantt
Tự động chuyển các nhiệm vụ dự án của bạn thành các thanh trên biểu đồ Gantt của ClickUp. Mỗi thanh biểu thị thời lượng của một nhiệm vụ, với đầu bên trái biểu thị ngày bắt đầu và đầu bên phải biểu thị thời hạn.
Dưới đây là cách nó có thể giúp bạn:
- Thiết lập các mối phụ thuộc giữa các công việc và mô tả trực quan cách các công việc phải được hoàn thành, đảm bảo dòng thời gian thực tế. Ví dụ: mối phụ thuộc liên kết 'Hoàn thành bản thiết kế mô hình' với 'Bắt đầu phát triển' đảm bảo quá trình phát triển không thể bắt đầu trước khi thiết kế được phê duyệt
- Hình dung và lập kế hoạch cho các sprint trong tương lai trong biểu đồ Gantt. Xác định ngày bắt đầu và kết thúc sprint, phân bổ công việc cho các sprint cụ thể và theo dõi tiến độ trong suốt chu kỳ sprint
- Có được chế độ xem tổng quan về khối lượng công việc của nhóm và xác định các xung đột tiềm ẩn hoặc phân bổ quá mức.
Ví dụ: có một tình huống trong đó hai công việc yêu cầu cùng một nhà phát triển được lên lịch trong cùng một khung thời gian. Biểu đồ Gantt có thể nêu bật điểm nghẽn tiềm ẩn này, cho phép điều chỉnh nguồn lực trong sprint
Bảng điều khiển
Bảng điều khiển ClickUp cung cấp bộ công cụ mạnh mẽ cho các nhóm Agile để thu thập thông tin chi tiết quý giá về tiến độ dự án, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và tối ưu hóa quy trình làm việc:
- Biểu đồ Burnup: Hình dung tổng công việc đã hoàn thành theo thời gian, được biểu thị bằng một đường thẳng tăng dần về phía dự án tồn đọng
- Biểu đồ Burndown: Theo dõi công việc còn lại (câu chuyện người dùng chưa hoàn thành) theo thời gian. Kịch bản lý tưởng cho thấy một đường thẳng giảm dần về 0 khi sprint tiến độ
- Biểu đồ luồng tích lũy: Theo dõi các sprint dựa trên trạng thái công việc bằng biểu đồ luồng tích lũy. Sử dụng mã màu để theo dõi công việc đang tiến độ và nhanh chóng xác định các điểm nghẽn
- Tốc độ: Tính toán tốc độ của nhóm — lượng công việc trung bình mà họ có thể hoàn thành trong một sprint (được đo bằng điểm câu chuyện hoặc các đơn vị ước tính khác)
- Thời gian thực hiện và thời gian chu kỳ: Đề cập đến tổng thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc, và thời gian chu kỳ tập trung cụ thể vào thời gian dành cho công việc (không bao gồm thời gian chờ đợi). Bảng điều khiển cung cấp thông tin chi tiết về các chỉ số này, cho phép bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện quy trình làm việc và giảm thời gian thực hiện tổng thể
Bonus: Cách tạo kế hoạch dự án Agile trong ClickUp
Tương lai của theo dõi thời gian Agile
Dưới đây là một cái nhìn tổng quan về tác động của theo dõi thời gian đối với các nhóm làm việc từ xa, sự phát triển của nó cùng với công việc từ xa và các ứng dụng Android, cũng như một số xu hướng thú vị trong tương lai cần theo dõi:
Tác động của theo dõi thời gian Agile đối với công việc từ xa
Công việc từ xa mang đến những thách thức riêng cho quản lý dự án Agile. May mắn thay, theo dõi thời gian Agile đã xuất hiện như một công cụ mạnh mẽ để giải quyết những thách thức này và phát huy hết tiềm năng của Agile cho các nhóm phân tán về mặt địa lý.
Tuy nhiên, việc tối đa hóa những lợi ích này phụ thuộc vào việc khuyến khích sự minh bạch và động lực nhóm mạnh mẽ.
- Tận dụng các công cụ cộng tác ảo: Sử dụng hội nghị video, nhắn tin tức thời và phần mềm quản lý dự án được chia sẻ với các tính năng theo dõi thời gian. Điều này thúc đẩy giao tiếp thời gian thực, cộng tác liền mạch và dễ dàng truy cập dữ liệu thời gian cho tất cả các thành viên trong nhóm
- Áp dụng giao tiếp không đồng bộ: Mặc dù tương tác thời gian thực rất có giá trị, nhưng các công cụ giao tiếp không đồng bộ cho phép các nhóm làm việc từ xa hợp tác theo nhịp độ của riêng họ, loại bỏ áp lực phải trả lời ngay lập tức giữa các múi giờ khác nhau
- Thiết lập các kênh giao tiếp rõ ràng: Xác định các giao thức giao tiếp cho tất cả các công cụ được sử dụng (email, trò chuyện, hội nghị video), đảm bảo mọi người đều hiểu cách giao tiếp hiệu quả và hiệu quả
- Lên lịch kiểm tra thường xuyên: Duy trì các cuộc họp ảo thường xuyên (cuộc họp nhóm, cuộc họp đứng, cuộc họp riêng) để giữ sự thống nhất, thảo luận về tiến độ, nhận phản hồi thường xuyên và giải quyết sớm mọi vấn đề
- Tập trung vào kết quả, không chỉ giờ làm việc: Mặc dù theo dõi thời gian cung cấp thông tin chi tiết có giá trị, mục tiêu cuối cùng phải là kết quả và thành quả của dự án. Điều này đảm bảo các thành viên trong nhóm làm việc để đạt được kết quả có thể đo lường và tạo ra giá trị, không chỉ ghi lại số giờ làm việc
Ví dụ: Công thức của GitLab để thành công với Agile từ xa
GitLab, một công ty phần mềm phân phối tại hơn 60 quốc gia, là hiện thân của sự kết hợp thành công giữa phương pháp Agile và công việc từ xa:
- Giao tiếp không đồng bộ: GitLab ưu tiên giao tiếp không đồng bộ, cho phép các thành viên trong nhóm đóng góp theo ý mình trong khi vẫn được cập nhật thông tin thông qua tài liệu toàn diện và dữ liệu theo dõi thời gian
- Giao hàng liên tục: Tập trung vào giao hàng liên tục đảm bảo cập nhật dự án thường xuyên, thúc đẩy quy trình làm việc năng động và hợp tác
- Văn hóa minh bạch và trách nhiệm: Giao tiếp cởi mở và dữ liệu theo dõi thời gian rõ ràng tạo ra ý thức trách nhiệm chung trong nhóm làm việc từ xa
Sự phát triển của theo dõi thời gian Agile, công việc từ xa và các ứng dụng Android (hệ điều hành)
Theo dõi thời gian là một quá trình thủ công trong giai đoạn đầu của Agile. Các nhóm thường dựa vào bảng chấm công giấy hoặc các ứng dụng bảng tính cơ bản để ghi lại số giờ làm việc. Cách làm này rất rườm rà, dễ xảy ra lỗi và cần nhiều thông tin chi tiết hơn theo thời gian thực.
Sự phát triển của công việc từ xa đã đặt ra thách thức cho các phương pháp Agile. Giao tiếp và hợp tác truyền thống trực tiếp trở nên khó khăn hơn, mở đường cho các công cụ theo dõi thời gian Agile chuyên dụng.
Các giải pháp phần mềm này cung cấp các tính năng như:
- Tự động theo dõi thời gian: Tích hợp với các nền tảng quản lý dự án giúp hợp lý hóa việc ghi lại thời gian, giảm nhập dữ liệu thủ công và cải thiện độ chính xác
- Hiển thị thời gian thực: Trưởng nhóm và các bên liên quan có thể truy cập ngay vào dữ liệu thời gian, thúc đẩy tính minh bạch và tạo điều kiện cho việc ra quyết định sáng suốt
- Báo cáo và phân tích: Các công cụ theo dõi thời gian cung cấp báo cáo toàn diện, cho phép các nhóm phân tích phân bổ nguồn lực, xác định các điểm nghẽn và cải thiện hiệu quả dự án tổng thể
Sự phát triển của điện thoại thông minh Android đã cách mạng hóa quá trình theo dõi thời gian Agile. Các ứng dụng di động cho phép các thành viên trong nhóm ghi lại thời gian làm việc của họ một cách liền mạch từ mọi nơi, cho dù họ đang làm việc từ xa tại nhà, tại không gian làm việc chung hay thậm chí tại địa điểm của khách hàng. Sự linh hoạt này đã cải thiện đáng kể độ chính xác của dữ liệu và loại bỏ việc nhập dữ liệu thủ công sau khi hoàn thành công việc.
Dự đoán xu hướng tương lai trong theo dõi thời gian Agile
Các phương pháp Agile tiếp tục phát triển, với những xu hướng thú vị định hình tương lai của quản lý dự án:
- Tư duy thiết kế Agile: Tích hợp tư duy thiết kế vào Agile giúp thúc đẩy sự đồng cảm với người dùng, dẫn đến các sản phẩm tập trung vào khách hàng và chu kỳ phát triển nhanh hơn
- Agile và Scrum mở rộng: Các tổ chức lớn đang áp dụng Agile, sử dụng các khung mở rộng và Scrum để quản lý các dự án phức tạp và cải thiện sự hợp tác giữa các nhóm
- AI và Học máy: Tích hợp AI cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực, cải thiện kiểm tra mã và đẩy nhanh quá trình phát triển với các công cụ như tự động hóa quy trình robot (RPA)
- Tính linh hoạt của đám mây: Các nhóm Agile tận dụng các công cụ dựa trên đám mây để phát triển, thử nghiệm và phát hành nhanh hơn, giảm chi phí và tăng tính linh hoạt
- Chu kỳ phản hồi nhanh hơn: Phản hồi ngay lập tức là yếu tố quan trọng để Agile thành công. Giao tiếp cởi mở và tích hợp liên tục (CI) đảm bảo các nhóm luôn đi đúng hướng và thích ứng với nhu cầu thay đổi
Hướng tới tương lai của Agile với ClickUp
Tương lai của theo dõi thời gian Agile mở ra khả năng phát triển AI, cung cấp thông tin chi tiết hơn và tự động hóa công việc. Tích hợp với các công cụ giao tiếp sẽ đơn giản hóa quy trình làm việc, và việc ngày càng chú trọng kết quả sẽ đảm bảo các nhóm ưu tiên các hoạt động có tác động lớn nhất.
ClickUp là một giải pháp phần mềm quản lý dự án Agile toàn diện có thể điều hướng các xu hướng trong tương lai. Các tính năng theo dõi thời gian mạnh mẽ, kết hợp với các chức năng như bảng Kanban, biểu đồ Gantt và bảng điều khiển có thể tùy chỉnh, cho phép các nhóm lập kế hoạch, theo dõi và phân tích dự án một cách hiệu quả trong môi trường hợp tác và minh bạch.
Đăng ký ClickUp ngay hôm nay!