Bạn có bao giờ tự hỏi tại sao một số nhóm liên tục đổi mới và phát triển trong khi những nhóm khác lại phải vật lộn để theo kịp? Bạn không đơn độc! Nhiều người trong chúng ta đã từng trải qua điều đó, tự hỏi làm thế nào để mở ra cấp độ đổi mới và năng suất mới trong công việc.
Bí quyết ở đây là 'xây dựng năng lực'
Tất cả là về việc trao quyền cho mỗi thành viên trong nhóm để nhận ra và sử dụng những điểm mạnh độc đáo của mình.
Trong kinh doanh, nơi thay đổi là điều duy nhất không thay đổi, khả năng xây dựng và nuôi dưỡng năng lực là sự khác biệt "thực sự" giữa sự phát triển mạnh mẽ và chỉ đơn thuần là tồn tại.
Hãy coi việc xây dựng năng lực như một khoản đầu tư để nâng cấp bộ công cụ của nhóm bạn — với những kỹ năng sắc bén hơn và tinh thần quyết tâm.
Blog này thảo luận chi tiết về xây dựng năng lực và lợi ích của nó. Chúng tôi chia sẻ các ví dụ và chiến lược để phát triển năng lực tổ chức trong các nhóm của bạn hoặc ở cấp độ cá nhân.
⏰ Tóm tắt 60 giây
- Xây dựng năng lực phát triển các kỹ năng và khả năng của nhóm thông qua đào tạo kỹ năng cứng và mềm
- Nó tập trung vào việc cải thiện khả năng cung cấp, khác với kế hoạch sức chứa, vốn mở rộng nguồn lực
- Cách tiếp cận này mang lại nhiều lợi ích, bao gồm hợp tác tốt hơn, đổi mới, lập kế hoạch chiến lược, khả năng phục hồi và phát triển cá nhân
- Các tổ chức thường triển khai chương trình này thông qua các chương trình lãnh đạo, hội thảo nâng cao kỹ năng, cố vấn, lực lượng đặc nhiệm và đào tạo vận động
- Quá trình triển khai yêu cầu phân loại kỹ năng, tùy chỉnh đào tạo, ghi chép quy trình, đo lường tiến độ và kết nối mạng lưới bên ngoài
- Để thành công, các tổ chức phải củng cố mạng lưới chuyên môn, thu hút sự tham gia của các bên liên quan và đảm bảo tính bền vững
- Một ứng dụng toàn diện như ClickUp cho phép các nhóm phát hiện lỗ hổng, đặt mục tiêu và theo dõi tiến độ, tất cả trong cùng một nền tảng
Xây dựng năng lực là gì?
Thuật ngữ "xây dựng năng lực" là một quá trình cho phép các nhóm phát triển và củng cố các kỹ năng và khả năng. Điều này sẽ giúp nhóm đạt được mục tiêu, quản lý các thách thức tại nơi làm việc, thiết lập quản trị tốt và đóng góp hiệu quả hơn cho sự phát triển của tổ chức.
Khái niệm này mở rộng đến các hoạt động khác nhau, từ học các kỹ năng cứng như điện toán đám mây hoặc thu thập và phân tích dữ liệu đến trau dồi các kỹ năng mềm như thuyết trình, tư duy chiến lược, quản lý thời gian và đánh giá năng lực ở cấp độ tổ chức.
Chiến lược xây dựng năng lực giúp cá nhân chủ động học tập, xác định nhu cầu và ưu tiên của mình, đồng thời lập kế hoạch chiến lược để giải quyết các vấn đề đó, từ đó mang lại sự ổn định cho tổ chức.
Xây dựng năng lực so với lập kế hoạch năng lực
Mặc dù xây dựng năng lực và lập kế hoạch cho việc này có vẻ giống nhau, nhưng chúng là hai khái niệm riêng biệt, rất quan trọng cho sự thành công của nhóm.
Kế hoạch nâng cao năng lực tập trung vào khả năng của nhóm bạn trong việc hoàn thành nhiều công việc hơn bằng cách mở rộng nguồn lực.
Tuy nhiên, xây dựng năng lực là cải thiện khả năng của nhóm trong việc hoàn thành công việc bằng cách trang bị cho họ kiến thức và kỹ năng cần thiết.
Tại sao xây dựng năng lực lại quan trọng?
Khi xây dựng năng lực cho nhóm của bạn hoặc ở cấp độ tổ chức, những lợi ích sau đây sẽ phát huy tác dụng:
1. Tăng cường hợp tác và năng suất
Các thành viên trong nhóm của bạn có chung hiểu biết về những trở ngại và cơ hội phát triển sẽ dẫn đến việc chia sẻ các phương pháp hay nhất, tập hợp các nguồn lực và học hỏi từ kinh nghiệm của người khác.
Họ có nhiều khả năng làm việc tối ưu để đạt được các mục tiêu chung, từ đó tăng mức độ hài lòng và giảm tình trạng kiệt sức. Xây dựng năng lực tổ chức củng cố cộng đồng và hỗ trợ lẫn nhau cho các thành viên trong việc giải quyết các vấn đề phức tạp trong công việc.
2. Tạo thêm không gian cho sự đổi mới và sáng tạo
Xây dựng năng lực khuyến khích cá nhân suy nghĩ sáng tạo và phát triển ý tưởng và giải pháp mới cho các thách thức khác nhau.
Điều này giúp họ mở rộng phạm vi công việc để phục vụ nhiều người hơn hoặc phục vụ những người mà họ đang làm việc một cách hiệu quả hơn.
Sự tự do sáng tạo này dẫn đến cải tiến quy trình kinh doanh và nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên, từ đó tác động tích cực đến tổ chức.
3. Lập kế hoạch chiến lược và ra quyết định tổng thể
Xây dựng năng lực giúp các thành viên trong nhóm của bạn nhìn thấy bức tranh toàn cảnh và dự đoán các vấn đề trong công việc, ví dụ như ngân sách dự án tăng cao, giao hàng chậm trễ và quản lý nguồn lực không hiệu quả.
Điều này giúp họ thoát khỏi tình trạng luôn phải phản ứng và trở thành những nhà chiến lược xuất sắc. Với danh sách yêu cầu rõ ràng và kế hoạch chiến lược, nhóm của bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt, ngay cả khi xảy ra sự cố, từ đó nâng cao sức chứa của tổ chức một cách hiệu quả.
4. Khả năng thích ứng và sự bền bỉ cao hơn
Xây dựng năng lực tạo ra một môi trường học tập liên tục và phát triển bền vững để các cá nhân có thể thăng tiến hiệu quả trong sự nghiệp, điều này rất quan trọng để thích ứng nhanh hơn và xây dựng khả năng phục hồi trong các nhóm.
Những đặc điểm này giúp họ sẵn sàng hơn để ứng phó với các tình huống khẩn cấp hoặc khủng hoảng và thúc đẩy quá trình phục hồi và tái thiết nhanh chóng.
5. Đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan
Các nhóm tốt nhất hoạt động như một cỗ máy được bôi trơn tốt. Họ đáp ứng thời hạn, đạt được mục tiêu và giữ cho các bên liên quan hài lòng với tiến độ.
Xây dựng năng lực giúp điều chỉnh các nguồn lực phù hợp với nhu cầu của dự án để quản lý chủ động và có ý thức.
6. Tối đa hóa sự phát triển cá nhân
Có không gian để nhận ra điểm mạnh và điểm yếu và thực hiện các chiến thuật khác nhau để giải quyết chúng sẽ tăng sự tự tin cho các thành viên trong nhóm của bạn.
Họ mong muốn đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn và sử dụng phần mềm quản lý tài nguyên để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Hỗ trợ xây dựng năng lực cũng phát triển khả năng truyền cảm hứng và hướng dẫn người khác của họ.
💡 Mẹo chuyên nghiệp: Tìm hiểu cách sử dụng AI để xây dựng năng lực và các trường hợp sử dụng khác liên quan đến quản lý dự án. Xem video của chúng tôi dưới đây. 👇🏼
Ví dụ về các sáng kiến xây dựng năng lực tổ chức
Mặc dù khái niệm này khá rộng, nhưng bất kỳ ai cũng có thể thực hiện ở các cấp độ khác nhau. Hãy cùng nghiên cứu một số hoạt động xây dựng năng lực:
1. Chương trình phát triển lãnh đạo
"Một nhà lãnh đạo biết con đường, đi trên con đường đó và chỉ đường cho người khác."
Không có sự lãnh đạo vững vàng, gần như không thể đạt được bất kỳ thành tựu nào. Nhưng điều đó không có nghĩa là những người ở vị trí cao nhất đưa ra những quyết định quan trọng hơn cho tổ chức. Các nhà quản lý và trưởng nhóm của bạn ở các cấp khác nhau đều đóng góp vào sứ mệnh và mục tiêu chung.
Chương trình phát triển kỹ năng lãnh đạo thúc đẩy tư duy chiến lược, ra quyết định và kỹ năng quản lý nhóm — ví dụ như các sáng kiến xây dựng năng lực để đào tạo nhân viên có tiềm năng cao, chuẩn bị cho họ đảm nhận vai trò cấp quản lý.
2. Các buổi đào tạo nâng cao kỹ năng
Một trong những cách đơn giản nhất để xây dựng năng lực là nâng cao kỹ năng của các thành viên trong nhóm thông qua các chiến lược học tập có cấu trúc.
Ví dụ, một công ty công nghệ có thể tổ chức các khóa học lập trình cấp tốc cho các lập trình viên trẻ mới gia nhập để họ có thể tiến bộ nhanh chóng và sớm tham gia vào các dự án phức tạp. Hoặc một công ty sản xuất có thể tổ chức các khóa đào tạo về công nghệ sản xuất mới.
3. Quan hệ đối tác hướng dẫn
Hiệu quả của các sáng kiến xây dựng năng lực tăng lên nhờ các mối quan hệ hợp tác cố vấn, trong đó các chuyên gia giàu kinh nghiệm hướng dẫn nhân viên cấp dưới. Ví dụ, kỹ năng lãnh đạo của nhân viên cấp dưới có thể được phát triển bằng cách ghép họ với các nhân viên cấp cao hơn. Hướng dẫn này có thể dưới dạng phát triển năng lực, phát triển cá nhân hoặc tư vấn nghề nghiệp.
Một ví dụ khác là hai nhân viên có cùng kinh nghiệm nhưng làm việc ở các bộ phận khác nhau, họ hướng dẫn lẫn nhau để trau dồi kỹ năng quản lý thời gian nhằm hoàn thành tốt hơn vai trò hiện tại của mình.
4. Lực lượng đặc nhiệm
Đôi khi, các quy trình tổ chức cũng cần được sửa chữa. Các nhóm công tác tập trung vào việc loại bỏ sự kém hiệu quả sẽ bắt đầu xây dựng năng lực bằng cách đánh giá các hệ thống, xác định sự khác biệt và khắc phục chúng.
Ví dụ: nếu nhóm tài chính của bạn vẫn tạo hóa đơn và biên lai thủ công trong Excel, hãy tạo mẫu cho các tài liệu thường xuyên sử dụng. Hoặc, nếu không có quy trình thích hợp để đào tạo nhân viên mới, hãy xây dựng quy trình làm việc dễ theo dõi.
Bằng cách loại bỏ những bất cập đó, nhân viên sẽ tiết kiệm thời gian và hiểu rõ hơn về việc cần làm. Việc tập trung vào xác định năng suất của nhân viên sẽ tối ưu hóa hiệu quả và chất lượng công việc.
5. Đào tạo về chính sách và vận động chính sách
Một cách khác để xây dựng năng lực là khuyến khích các thành viên trong nhóm tham gia vào các hoạt động nâng cao nhận thức của công chúng về sứ mệnh trách nhiệm xã hội của tổ chức bạn.
Điều này có thể bao gồm đào tạo họ để triển khai các chiến dịch vận động cho các vấn đề cụ thể, tham gia tình nguyện tại các tổ chức phi chính phủ (NGOs) và tổ chức phi lợi nhuận, hoặc tư vấn về phát triển các kỹ thuật và chiến lược gây quỹ cho một tổ chức.
Hình thức đào tạo này sẽ tăng cường phân bổ nguồn lực và sức mạnh tình nguyện viên cho tổ chức.
Các thành phần của hoạt động xây dựng năng lực
Khi xây dựng năng lực, ba yếu tố này góp phần tạo nên trải nghiệm thực tế, bất kể lĩnh vực trọng tâm hay bộ phận nào.
1. Tăng cường hệ sinh thái
Trong xây dựng năng lực, một trong những việc cần làm là tạo ra một mạng lưới hoặc hệ sinh thái gồm các nhà cung cấp, chuyên gia tư vấn và nhà cung cấp công nghệ để cùng nhau giải quyết các nhu cầu khác nhau của bạn.
Cách tiếp cận mạng lưới ở cấp hệ thống đảm bảo các sáng kiến không bị cô lập mà nhận được sự hỗ trợ từ một khung chuyên môn, nguồn lực và cơ sở hạ tầng toàn diện.
2. Tích cực tham gia các bên liên quan
Bằng cách thu hút các bên liên quan tham gia vào việc đặt mục tiêu và thực hiện, các hoạt động xây dựng năng lực của bạn sẽ phù hợp với nhu cầu và bối cảnh của đối tượng mục tiêu. Sự phù hợp này đảm bảo rằng các nỗ lực xây dựng năng lực được đón nhận và nhắm mục tiêu đúng đắn.
3. Xem xét tác động trong tương lai của những nỗ lực
Tạo các sáng kiến xây dựng năng lực có thể mở rộng và điều chỉnh theo thời gian, mang lại lợi ích trong dài hạn. Dự đoán nhu cầu về nguồn lực để các thành viên trong nhóm cần hỗ trợ nhất không phải chờ đợi quá lâu.
Đồng thời, trang bị cho cá nhân khả năng tiếp tục triển khai các sáng kiến một cách độc lập. Điều này bao gồm việc phát triển kỹ năng trong các lĩnh vực kỹ thuật và các lĩnh vực như hướng dẫn, đào tạo và chuyển giao kiến thức.
Luôn đặt các yếu tố này lên hàng đầu khi tham gia vào các hoạt động xây dựng năng lực sẽ giúp củng cố quan hệ đối tác và đạt được kết quả mà bạn mong muốn cho nhóm của mình.
📮ClickUp Insight: 37% nhân viên gửi ghi chú theo dõi hoặc biên bản cuộc họp để theo dõi các mục hành động, nhưng 36% vẫn dựa vào các phương pháp khác, không thống nhất.
Nếu không có hệ thống thống nhất để ghi lại các quyết định, những thông tin quan trọng mà bạn cần có thể bị chôn vùi trong các cuộc trò chuyện, email hoặc bảng tính. 📊 Muốn hiểu tác động của nó đối với năng suất của nhóm bạn? Tải xuống Báo cáo tình hình giao tiếp tại nơi làm việc đầy đủ.
Năm bước để xây dựng năng lực tại nơi làm việc
Với cách tiếp cận phù hợp, xây dựng năng lực có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi cho nhóm (và tổ chức) của bạn. Dưới đây là năm bước để giúp bạn bắt đầu:
1. Phân loại năng lực thành cốt lõi, hỗ trợ và chiến lược
Đánh giá nhu cầu cụ thể của nhóm bạn. Thực hiện khảo sát, phỏng vấn và tổ chức thảo luận nhóm để hiểu các rào cản khác nhau mà các thành viên trong nhóm phải đối mặt.
Dựa trên thông tin thu thập được, liệt kê tất cả các kỹ năng cần thiết (cốt lõi), kỹ năng hữu ích (hỗ trợ) và kỹ năng có thể mang lại lợi thế cạnh tranh (chiến lược).
Ví dụ, năng lực cốt lõi bao gồm các kỹ năng công việc cơ bản, hỗ trợ, hợp tác nhóm và kỹ năng giao tiếp, còn chiến lược có thể liên quan đến chuyên môn công nghệ cao (ví dụ: mã hóa).
Dựa trên phân loại, hãy đặt mục tiêu SMART cho việc xây dựng năng lực. Ví dụ:
Cụ thể: Cải thiện trình độ của nhóm phát triển phần mềm của bạn trong các khung JavaScript như Node. js và React.
Đo lường: Mỗi thành viên trong nhóm phải hoàn thành khóa học phát triển toàn diện nâng cao và thực hiện một dự án sử dụng các công nghệ này, chứng minh hiệu quả phát triển tăng ít nhất 20%. Hình dung và quản lý bất kỳ dự án nào với Bảng trắng ClickUp.
Có thể đạt được: Cung cấp quyền truy cập vào các khóa học trực tuyến và các phiên đào tạo nội bộ, đồng thời phân bổ thời gian học tập thường xuyên.
Liên quan: Nâng cao kỹ năng là điều cần thiết để tăng chất lượng sản phẩm phần mềm của bạn.
Thời gian cụ thể: Mục tiêu hoàn thành khóa đào tạo trong vòng chín tháng.
Bạn có thể thực hiện xây dựng năng lực và lập kế hoạch năng lực trong Excel để có được những thông tin chi tiết quý giá về khối lượng công việc của nhóm cho các dự án hiện tại và trong tương lai. Tuy nhiên, Excel có thể không phải là công cụ xây dựng năng lực tốt nhất do các tính năng cộng tác hạn chế và thiếu các chế độ xem quản lý dự án tương tác như Xem danh sách, Lịch và Bảng.
Ngoài ra, ClickUp có mọi thứ bạn cần cho một quy trình xây dựng năng lực hợp lý và các mẫu sẵn sàng để bạn bắt đầu.
Đạt được thành công nhanh hơn bằng cách sử dụng ClickUp Goals. Xác định dòng thời gian rõ ràng, mục tiêu có thể đo lường và tự động theo dõi tiến độ trên nền tảng, để nhóm của bạn luôn nắm vững mọi việc.
2. Tùy chỉnh các chương trình đào tạo theo nhiều định dạng khác nhau
Sau khi đã đặt mục tiêu, hãy nhận thức rằng mỗi cá nhân có thể có điểm xuất phát khác nhau. Tùy chỉnh các chương trình xây dựng năng lực để các thành viên trong nhóm có thể điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu và mục đích.
Đảm bảo rằng tài liệu và phương pháp truyền đạt phù hợp với các phong cách học tập và khả năng khác nhau.
Bao gồm các buổi workshop, đào tạo tại chỗ và các khóa học trực tuyến để giữ cho quá trình phát triển kỹ năng trở nên thú vị và hiệu quả.
Ví dụ: để nâng cao trình độ thành thạo trong các khung JavaScript, nhóm có thể thực hiện các bài tập mã hóa tương tác, tham gia các hội thảo nơi họ có thể mã hóa trong thời gian thực và nhận phản hồi ngay lập tức, đồng thời kết hợp với các nhà phát triển có kinh nghiệm để chia sẻ các phương pháp hay nhất và mẹo hữu ích.
Ngoài ra, khuyến khích nhóm của bạn thực hiện các dự án hoặc công việc nhỏ bằng cách sử dụng các khung công việc trước khi họ sẵn sàng đảm nhận một dự án quy mô lớn.
3. Tài liệu hóa các quy trình quan trọng bằng các công cụ hợp tác
Để đạt được mục tiêu, nhóm của bạn phải có lộ trình rõ ràng về cách thức thực hiện. Điều này không chỉ giúp loại bỏ sự mơ hồ về các bước tiếp theo và nâng cao hiệu quả, mà còn hỗ trợ sự bền vững lâu dài khi nhân viên chuyển công tác.
Phát triển các hướng dẫn chi tiết với các bước hướng dẫn, thời gian, vai trò và trách nhiệm, và bất kỳ mẫu hoặc giao thức sử dụng tài nguyên cần thiết.
Thu hút tất cả các thành viên trong nhóm tham gia vào quá trình lập tài liệu. Thu thập những hiểu biết và kinh nghiệm trực tiếp, quan trọng để nắm bắt thực tế về cách thức hoạt động của các quy trình và những điểm có thể cải thiện.
Quản lý nhiều dòng thời gian dự án L&D, theo dõi tiến độ và đảm bảo tất cả các khía cạnh của dự án phù hợp với mục tiêu của nhóm và tổ chức bằng cách sử dụng Biểu đồ Gantt của ClickUp.
Đặt các phụ thuộc cho công việc của bạn bằng cách liên kết với các công việc, tệp, tài liệu và hơn thế nữa. Hình dung bất kỳ quy trình nào với nhóm của bạn và giúp quy trình đó dễ theo dõi. Tính năng này rất quan trọng để liệt kê các bước cần thiết để xây dựng năng lực và đảm bảo tất cả các hoạt động đang diễn ra đúng tiến độ.
Xây dựng quy trình định kỳ để rà soát và cập nhật tài liệu quy trình — khi các quy trình phát triển và có thêm những hiểu biết mới theo thời gian.
4. Xác định các chỉ số đo lường và đánh giá
Theo dõi tiến độ của tất cả thành viên trong nhóm và đánh giá tác động tổng thể của chiến lược xây dựng năng lực bằng cách sử dụng các chỉ số sau:
Học hỏi kỹ năng: Đo lường sự cải thiện trong các năng lực hoặc kỹ năng cụ thể trước và sau khi hoàn thành khóa đào tạo. Sử dụng các bài đánh giá năng lực, bài kiểm tra hoặc mô phỏng để đạt được mục đích này.
Mức độ tham gia: Theo dõi mức độ tham gia và sự tham gia vào chương trình. Phát triển các cuộc khảo sát về sự hài lòng trong công việc, mức độ phù hợp của đào tạo và khả năng áp dụng để xác định suy nghĩ của nhóm bạn.
Tỷ lệ hoàn thành: Theo dõi tỷ lệ phần trăm thành viên nhóm đã hoàn thành khóa đào tạo. Tỷ lệ hoàn thành thấp có thể cho thấy có vấn đề với thiết kế hoặc tính phù hợp của chương trình.
Sử dụng kỹ năng: Định lượng sự cải thiện trong hiệu suất công việc sau đào tạo. Tìm kiếm những thay đổi trong mức năng suất (ví dụ: hoàn thành công việc nhanh hơn) và chất lượng đầu ra (ví dụ: phản hồi của các bên liên quan được cải thiện).
Theo dõi năng lực của nhóm bạn với Mẫu Ma trận Năng lực của ClickUp!
5. Kết nối với các tổ chức khác
Mặc dù việc lập kế hoạch và xây dựng công cụ để chia sẻ và phát triển kiến thức nội bộ là cần thiết, bạn cũng phải cam kết kết nối và học hỏi từ các đồng nghiệp ở các tổ chức khác.
Lập danh sách các vấn đề và thách thức mà bạn muốn được người khác giúp đỡ và bắt đầu tìm kiếm họ để hiểu những gì họ đã làm mà bạn muốn làm theo.
Những kết nối như vậy thường dẫn đến các mạng lưới hỗ trợ, cung cấp hướng dẫn, cố vấn và cơ hội phát triển nghề nghiệp. Điều này không chỉ nâng cao năng lực của từng tổ chức mà còn củng cố ngành và cộng đồng.
Ngoài ra, hãy cân nhắc sử dụng các mẫu kế hoạch sức chứa để quản lý tài nguyên và xem chúng đang ở mức dưới, trên hay bằng sức chứa.
Ví dụ: Mẫu lập kế hoạch tài nguyên của ClickUp là một cách thuận tiện để phân bổ tài nguyên trong nhóm và trực quan hóa sức chứa của các tài nguyên ở một nơi. Sử dụng những thông tin chi tiết này để tối ưu hóa khối lượng công việc, dự đoán các vấn đề tiềm ẩn và điều chỉnh các nhóm theo những gì quan trọng nhất đối với tổ chức.
Khai thác tiềm năng của nhóm bằng các hoạt động xây dựng năng lực
Nhiều nhóm trong một tổ chức thường cảm thấy quá tải, phải vật lộn để theo kịp nhu cầu ngày càng phát triển chỉ vì họ không có năng lực hoặc tầm nhìn phù hợp để tiến lên phía trước.
Thay đổi tình thế với xây dựng năng lực tổ chức.
Xác định những lỗ hổng về kỹ năng của các thành viên trong nhóm để thiết kế các chương trình đào tạo phù hợp với mục tiêu của tổ chức và thúc đẩy quản lý nhân tài — truy cập hàng trăm khung công tác được xây dựng sẵn để học tập có cấu trúc, theo dõi tiến độ và đo lường các nỗ lực xây dựng năng lực của bạn.