Bütçe aşımı yaygın bir sorundur. Ve genellikle, proje teslimatının gecikmesiyle birlikte ortaya çıkar. Bunlar, projenin başarısız olduğunun işaretleridir.
Ne yazık ki, projelerin yalnızca %43'ü bu salgından etkilenmemektedir. Nedenini merak mı ediyorsunuz? Çünkü çoğu proje, işlevsel ve iyi kurulmuş proje kontrollerinden yoksundur.
Neyse ki, proje kontrolü roket bilimi değildir. Bu makale, proje kontrolünün ne olduğunu ve bunu uygulamak için gerekli pratik bilgileri adım adım anlatıyor, o yüzden okumaya devam edin!
Proje Kontroller nedir?
Proje kontrolleri, bir projenin kapsamını, maliyetini, zaman çizelgesini, kalitesini, kaynaklarını ve risklerini yönetmek için kullanılan sistemler ve süreçlerdir. Bu araçlar, verimli proje yönetimi için temel oluşturur ve bir projenin yaşam döngüsü boyunca karar vermeyi destekler.
Proje kontrol süreçlerini kullanmak, potansiyel sorunları erken aşamada tespit ederek ve gerektiğinde düzeltici önlemler alarak projelerin planlandığı gibi ilerlemesini sağlar. Ayrıca yöneticilerin, belirlenen hedeflere göre performansı ölçmelerine ve gerektiğinde hızlı bir şekilde düzeltici önlemler almalarına olanak tanır.
Proje Kontrolü ve Proje Yönetimi: Aralarındaki Fark Nedir?
Proje kontrolleri ve proje yönetimi genellikle aynı anlama geldiği ve benzer proje unsurlarını tanımladığı varsayılır, ancak durum böyle değildir. Her şeyden önce bunu açıklığa kavuşturalım.
Proje yönetimi, bir projeyi başarıyla teslim etmek için gerekli bilgi, beceri ve tekniklerin bir araya getirilmesidir. Aşağıda gösterildiği gibi altı temel proje kısıtlamasını yönetir.
Öte yandan, proje kontrolleri, proje yönetiminin bir alt kümesidir ve bu kısıtlamalardan ikisini denetler: proje maliyetleri ve zaman. Temelde, proje kontrolleri, projenin zamanında ve belirlenen bütçe dahilinde teslim edilmesini sağlamak için proje verilerini analiz etmeye ve optimize etmeye yardımcı olan proje yönetiminin bir parçasıdır.
Basitçe ifade etmek gerekirse, proje kontrolörü, zaman ve programlarla ilgili sorunlar konusunda yöneticiye tavsiyelerde bulunur. Ardından yönetici, bu önerileri uygulayıp uygulamayacağına karar verir.
Proje yöneticisini bir geminin kaptanı, proje kontrolörünü ise geminin son varış noktasına ne kadar uzak veya yakın olduğunu söyleyen navigasyon subayı olarak düşünün. Bu rol aynı zamanda varış noktasına giden en hızlı rotayı önerir ve kaptanın bu öneriyi takip edip etmemeyi kendisine bırakır.
Proje Yönetiminde Proje Kontrollerinin Önemi
Proje kontrolleri, ilk proje planlama aşamasından projenin kapanışına kadar her şeyin yolunda ve proje kapsamı içinde kalmasını sağlar.
Proje yönetiminin bel kemiği olan proje kontrolleri, proje planının oluşturulmasına yardımcı olur. Proje planında, kontroller optimum zamanlamaların önerilmesi, harcama planlaması, kaynak tahsisi vb. işlemlerden sorumludur.
Proje yürütme aşamasına geçerken, proje kontrolleri proje yöneticisine projenin bütçe kullanımı ve zamanında teslimat açısından nasıl gittiği hakkında bilgi verir. Bu, maliyet ve programla ilgili KPI'ların oluşturulmasına ve izlenmesine yardımcı olur.
Proje kontrolleri ayrıca projenin bütçe ve zaman açısından nereye doğru gittiğini tahmin eder. Ve eğer bir sapma varsa, bu sorunları belirler ve bunlardan kurtulmak için pratik yollar önerir.
Proje kontrolleriyle, proje yaşam döngüsünde maliyet aşımlarını ortadan kaldırma şansınız da artar. PWC'nin bir raporuna göre, uygun proje kontrollerinin olmaması, maliyet aşımlarının başlıca nedenlerinden biridir.
Bunu söyledikten sonra, proje kontrollerini etkileyen bazı faktörlere hızlıca bir göz atalım.
proje Kontrollerini Etkileyen 4 Faktör
Proje kontrollerini etkileyebilecek dört faktör aşağıda belirtilmiştir.
1. Projenin kapsamı
Proje kapsamı, projenin başarısı için gerekli olan her şeyi belirten bir belgedir. Bu belge, proje paydaşlarını, kaynak dengelemeyi, son teslim tarihlerini, teslim edilecekleri ve projeyle ilgili sınırlamaları tanımlar.
İşte bir örnek.
Örneğin, projeniz dijital bir iş kartı oluşturmaksa, gerekli yazılımı, becerileri, zaman çizelgesini ve diğer değişkenleri belirlemelisiniz. Bunlar proje kapsamını oluşturacaktır.
Tanımlanmış bir proje kapsamının olmaması, bir programa veya maliyet tahminine uyum sağlamayı zorlaştırır. Ancak, tanımlanmış bir kapsamla çalıştığınızda, projenizin durumunu izlemek daha kolay hale gelir. Böylece, projenin son teslim tarihine kadar ve bütçe dahilinde tamamlanıp tamamlanmayacağını kolayca görebilirsiniz.
Bu bütçe teklifi şablonlarına göz atın!
2. Riskler ve zorluklar
Proje kontrolleri birçok risk ve zorluğa tabidir. Genellikle bu riskleri iki ana başlık altında sınıflandırırız.
Bunlardan ilki, malzeme maliyetlerinde beklenmedik artışlar, beklenenden yüksek işgücü gereksinimleri vb. dahil olmak üzere finansal risklerdir. Bu riskler, projeleri doğru bir şekilde izleme veya finansal tahminlerde bulunma yeteneğini önemli ölçüde etkileyebilir
Diğer proje riskleri, projenin teslimatını önceden belirlenen dönemi geçecek şekilde geciktirebilecek risklerdir. Bu risklerden bazıları, çalınan malzemeler, izlenemeyen hatalar veya işgücü nüfusunda ani bir düşüş olabilir.
Esasen, bu risklerin öngörülemeyen sonuçları, projenin gidişatını büyük ölçüde etkileyebilir ve bazı durumlarda, proje zaman çizelgesine ve bütçe hedeflerine ulaşmanızı engelleyebilir.
Proje kontrolünde bu riskleri tanımlamak için proaktif önlemler alır ve etkili risk yönetimi stratejileri oluşturursanız, bu riskleri önleyebilir veya etkili bir şekilde yöneterek her alanda istikrarı sağlayabilirsiniz.
Ayrıca okuyun: Proje kapsamı şablonları
3. Projenin maliyeti
Bir projeyle ilişkili maliyetleri anlamak, proje kontrolünün temelidir. Genel olarak, her proje için iki tür maliyet vardır: doğrudan ve dolaylı.
- Doğrudan maliyetler belirli ürünlerle bağlantılıdır. Bunlar malzeme maliyetleri, sabit işçilik maliyetleri vb. içerir.
- Dolaylı maliyetler, projenin genel olarak yürütülmesi ile ilgili maliyetlerdir. Bu maliyetler, kalite kontrol maliyetleri ve kamu hizmetleri maliyetlerini içerir.
Bu maliyetleri anlamadan bir projenin bütçesini belirlemek imkansızdır.
Ayrıca, projenin finansal gerçeklerini takip edemeyecek ve doğru tahminlerde bulunamayacaksınız. Bu nedenle, proje bütçe aşımlarına maruz kalacak ve proje kontrol sürecinizin başarısız olduğunu gösterecektir.
4. Proje teslim tarihleri
Proje son tarihi, projenin tamamlanacağı tarih ve saattir. Tüketici araştırmaları dergisine göre, bu son tarih bir projenin alaka düzeyini ve algılanan aciliyetini belirler.
Son teslim tarihi olmaması, proje için tamamlanma kriterlerinin olmadığı anlamına gelir. Bu nedenle, projenizin durumuyla ilgili zaman verilerini analiz etmek zor olabilir.
Belirlenmiş son tarihler olmadan, projedeki belirli görevleri planlayamazsınız. Ayrıca, görev önceliklerini belirleyemez veya iş akışınızdaki zamanla ilgili diğer kısıtlamaları kontrol edemezsiniz.
Proje kontrollerini etkileyen dört ana faktörü anladığınıza göre, şu soruyu cevaplayalım: Bu faktörleri nasıl doğru bir şekilde belirleyebilir ve proje yönetimi planınıza uygulayabilirsiniz?
Endişelenmeyin. Her şeyi biz hallederiz.
Takımınızda Proje Kontrollerini Nasıl Uygulayabilirsiniz?
Proje kontrollerini uygulamak için beş yol vardır. Bunlarla, projenizi daha iyi izleyebilir ve önceden tanımlanmış bütçenizi aşmadan teslimatlarınızı planlandığı gibi sürdürebilirsiniz.
1. Kaynaklar
Kaynaklar, her projenin başarıya ulaşmasını sağlayan itici güçlerdir. Bunlar arasında para, zaman, takım üyeleri ve ClickUp ve Tara AI gibi proje yönetimi araçları bulunur.
Proje kontrollerinde, bu kaynakları ne kadar iyi yönettiğiniz, proje maliyetlerini, malzemeleri ve zamanı ne kadar etkili bir şekilde kontrol edebileceğinizi belirler
Proje başlatma aşamasında, maliyet tahmini ve kapsamlı kaynak planlaması , bütçeyi aşmadan projeye başlamanıza yardımcı olabilir. Bu süreçler, hangi kaynakların mevcut olduğunu ve bunların en iyi şekilde nasıl kullanılacağını size söyler.
Ayrıca, proje ilerledikçe, bu kaynakları nasıl takip edeceğinize dair net bir fikre sahip olmanız gerekir. Parasal kaynaklarınızı ne kadar iyi kullandığınızı izlemek için bir maliyet sapması tahmini yapın. Bu tahmin, projenin mevcut finansal performansını belirlemenize yardımcı olur.
Elbette, proje takımının etkili bir şekilde çalıştığından da emin olmak istersiniz. Bu nedenle, iş yüklerini yönetmek ve kimsenin aşırı yüklenmemesini sağlamak çok önemlidir.
ClickUp gibi bir takım yönetimi aracının yardımıyla, takımınızın iş yükünü görebilir ve aşırı çalışan veya tam kapasiteyle çalışmayan belirli üyeleri tespit edebilirsiniz.
Bu bilgilerle, görevleri nasıl delege edeceğinizi ve insan kaynaklarınızı nasıl etkili bir şekilde yöneteceğinizi daha iyi anlayacaksınız.
2. Proje takvimi
Proje programlarınızı tutarlı bir şekilde izlemek ve analiz etmek, önceden tanımlanmış zaman çizelgesine göre ilerleme kaydedip kaydetmediğinizi anlamanıza yardımcı olur. Projenizi yinelemeli sprintlerle yürütüyor olmanız durumunda, bu verileri proje yönetimi veya sprint planlama aracınızdan alabilirsiniz.
İşte ClickUp'ın Takvim görünümünde bir sürüm projesi takvimi örneği.
Yukarıda gösterildiği gibi, son teslim tarihleri, görevler ve diğer anahtar alanlar hakkında net bir fikir edineceksiniz. Ayrıca, bu bilgiler ilerlemenizi değerlendirmek için anahtar performans göstergelerini ve dönüm noktalarını belirlemenizi kolaylaştırır.
Proje ilerlemenizle ilgili paydaşlarınızı senkronize halde tutmayı unutmayın. Proje orijinal plandan saparsa, nedenlerini kolayca belirleyebilir ve buna göre çözümler sunabilirsiniz.
Artık proje zamanlamalarını nasıl izleyebileceğinizi biliyorsunuz. Peki, etkili zamanlamaları nasıl oluşturabilirsiniz? İşte burada Gantt Grafikleri devreye girer. Bu grafikler, aşağıda gösterildiği gibi zamanlamaları tanımlamanıza, bağımlılıkları izlemenize ve görevleri önceliklendirmenize olanak tanır.
Bu bilgileri iş akışınıza entegre ettiğinizde, kaçırılan programlara veda mektuplarını yazmaya başlayabilirsiniz.
3. Risk analizi
Projenizin teslim süresini ve bütçesini aksatabilecek darboğazları ve riskleri belirlemek için risk analizi gereklidir.
Riskleri doğru bir şekilde analiz etmek için, projenize atfedilebilecek en yaygın riskleri belirlemeniz gerekir. Bu, SWOT analizi yardımıyla kolayca yapılabilir. Önceki bölümde bahsedildiği gibi, çoğu risk genellikle finansal ve proje performansı kapsamına girer. Örnek olarak, program gecikmeleri, iletişim gecikmeleri, veri ihlalleri vb. verilebilir.
Bunları belirledikten sonra, ClickUp gibi bir risk yönetimi aracı kullanarak bu riskleri sıralayın ve önceliklendirin.
ClickUp, potansiyel riskleri kolayca izlemek ve daha ortaya çıkmadan önleyici tedbirler almak için bir risk kaydı oluşturmanıza yardımcı olacak yüzlerce özellik sunar.
İşte size bir örnek:
Ve iyi bir risk kaydının nasıl olduğunu görmek istiyorsanız, ClickUp'ın Risk Kaydı Klasörü Şablonunu kullanarak kurulumunuzu yapabilirsiniz!
Risk kayıt defterinde bu riskleri öncelik sırasına koyduktan sonra, bunları uygun şekilde yönetmek daha kolay hale gelir.
4. Kontrol sürecini değiştirin
Bazen, paydaşlar projeye ek teslimatlar ekleme veya son teslim tarihlerini erteleme eğiliminde olabilir. Bu, kapsam genişlemesi olarak adlandırılır. Kapsam genişlemesi, zaman çizelgelerinde gecikmelere ve maliyet aşımlarına neden olabilir.
Ancak neyse ki, kapsam genişlemesini önlemenin bir yolu var: değişiklik kontrol süreci.
Değişiklik kontrol süreci, potansiyel proje kapsam değişikliklerine hazırlıklı olmanızı sağlayan proaktif bir önlemdir. Bu süreçle, değişiklikleri değerlendirerek gerekli olup olmadıklarını görebilirsiniz.
Gerekirse, proje kapsamınızı veya teslim zaman çizelgenizi etkilemeden izin verebileceklerinizi belirleyerek daha ayrıntılı inceleme yapabilirsiniz.
Ayrıca, bu değişiklikler zaman çizelgesini veya kapsamı etkilemeyecekse, bir değişiklik yönetimi planı şablonunu iş akışınıza entegre edebilirsiniz. Böylece, bu değişiklikleri kolayca planlayabilir, izleyebilir ve uygulayabilirsiniz.
Değişiklik kontrol süreciyle, takım üyelerinizin her değişiklikten haberdar olmasını sağlayabilirsiniz. Bu sayede kendilerini dahil ve bilgili hissederler. Böylece değişiklikleri etkili bir şekilde yönetebilirler.
5. Performansı izleyin
Performans izleme, projenizin başarısını yönetmenize yardımcı olur. Performansları izlemek için SMART KPI'lara ihtiyacınız vardır. Bu KPI'lar, ROI ve faturalandırılan saatlerden zamanında teslimata ve temel referans değerlerle ilgili giderlerin izlenmesine kadar geniş bir aralıkta yer alır.
SMART KPI'lar aşağıdaki kriterleri karşılar.
Projenin başarılı olup olmadığını belirlemek için projenin sonuna kadar beklemek zorunda değilsiniz. Bu proje metrikleri, ilerlemeyi ölçmenize ve doğru yolda olup olmadığınızı görmenize yardımcı olan etkili bir proje kontrol aracı görevi görür.
İş Dağılım Yapısı ile Proje Kontrollerini Yönetmek?
WBS'yi etkili bir şekilde kullanmak için, ulaşmak istediğiniz genel hedefi girmelisiniz. Diyelim ki bir kurs oluşturmak istiyorsunuz. Bu, genel hedefinizdir. Ardından, bu projeyi fikir üretme, yazma, düzeltme, yayınlama vb. gibi yönetilebilir parçalara ve aşamalara bölün.
WBS 'nizde temsil edilen her şey, hedefinizi tamamlamak için gereken özelliklere sahip olmalıdır. Gereksiz veya ilgisiz görevlere ihtiyacınız yoktur.
Ardından, bu görevleri aşağıda gösterildiği gibi kontrol hesaplarından iş paketlerine kadar farklı düzeylerde WBS grafiğine girin.
ClickUp'ta kendi iş kırılım yapınızı sıfırdan oluşturabilir veya aşağıdaki ClickUp İş Kırılım Yapısı Şablonunu kullanarak benzer bir yapı oluşturabilirsiniz.
Bu yapı sayesinde, görevlerinizi kolayca izleyebilir ve zamanında teslimat ve optimum bütçe kullanımı hedeflerine ne kadar uyduğunuzu görebilirsiniz.
ClickUp ile Proje Kontrollerini Yönetin!
Proje kontrolleri, projelerinizi yönetmek ve zamanında teslim etmeyi sağlamak için gereklidir. Ayrıca, optimum kaynak tahsisi, bütçe aşımlarının önlenmesi, yüksek kaliteli çıktılar ve optimum zamanlama gibi avantajlar da sağlar.
Ancak, proje kontrollerinin boşa gitmemesi için proje teslim tarihleri, maliyetler, kapsam ve riskler gibi faktörleri göz önünde bulundurmanız gerekir.
İyi proje kontrol uygulamaları, kaynaklarınızı yönetmeyi, proje programlarını izlemeyi ve analiz etmeyi ve tutarlı bir risk analizi yapmayı içerir. Ayrıca, KPI'larla performansınızı izleyin ve kapsamın genişlemesini önlemek için değişiklik kontrol sürecinize dikkat edin. Son olarak, iş kırılım yapısını iş akışınıza entegre edin.
Proje kontrollerine ilişkin bu kapsamlı kılavuzu izleyin ve ClickUp ve Tara A I gibi araçları kullanarak projeleri zamanında ve bütçe dahilinde tutarlı bir şekilde teslim edin.
Misafir Yazar:
Tam Pham, Tara AI'da İşletme Operasyonları Müdürü olarak görev yapmaktadır. Tara, mühendislik takımlarının geliştirme konusunda içgörüler elde etmesine, performansı artırmasına ve öngörülebilir bir şekilde teslimat yapmasına yardımcı olmak için tasarlanmış bir ürün teslimat platformudur.