"İyi başlayan işin yarısı bitmiştir."
Büyük filozof Aristoteles, güçlü başlangıçların önemini çok iyi biliyordu. Bu zamansız söz, felsefe ve her görev için, özellikle de projelerimiz için geçerlidir.
Proje için gerekli kaynakları uygun şekilde tahsis ettik mi? Bütçe kısıtlamalarını nasıl yönetebiliriz? Kalite standartlarını nasıl belirleriz?
Projenizi iyi başlatamazsanız, genellikle bu tür sorular ortaya çıkar. Proje başlatma, herhangi bir projenin en önemli aşamasıdır.
Ancak, deneyimli bir proje yöneticisi ya da yeni başlayan biri olsanız da, bir projeye nasıl başlayacağınız sorusu kafanızı kurcalayabilir. Bu makalede, etkili bir başlangıç için adımlarla birlikte proje başlatma aşamasının temellerini ele alacağız.
Proje Başlatma Nedir?
Proje Yönetimi Enstitüsü, bir projenin yaşam döngüsünü beş aşamaya ayırır:
- Başlatma: Projeyi tanımlama ve paydaşları belirleme
- Planlama: Hedefler ve yol haritası oluşturma
- Yürütme: Projeyi başlatma
- Performans: KPI'ları kullanarak performansı ölçme
- Kapanış: Ayrıntıları paydaşlarla paylaşın
Bu makale, proje başlatmaya odaklanmaktadır. Adından da anlaşılacağı gibi, proje başlatma, bir projenin ilk adımıdır. Projeyi genel hatlarıyla tanımlamak, anahtar paydaşlardan onay almak ve proje için sağlam bir temel oluşturmak bu aşamayı oluşturur.
Bu aşama, projenizin geleceğini belirler: Proje devam edecek mi, yoksa devam etmeyecek mi? Projeye ancak paydaşların onayı ile başlayabilirsiniz. Bu onayı almak için fikirlerinizi, bunların uygulanabilirliğini ve iş değerini sunmanız gerekir.
Bu nedenle, bu aşamada yer alan faaliyetler şunlardır:
- Proje tanımı: Amaç, hedefler ve çıktıların tanımlanması
- Proje şartnamesi: Proje şartnamesinin geliştirilmesi (daha sonra daha ayrıntılı bilgi verilecektir)
- Kapsam tanımı: Projenin kapsamını, kısıtlamalarını ve varsayımlarını tanımlama
- Risk değerlendirmesi: Potansiyel riskleri ve belirsizlikleri belirleme
- Fizibilite çalışması: Projenizin fizibilitesini anlama
- Maliyet-fayda analizi: Projenin iş değeri olup olmadığını belirleme
- Kaynak planlaması: Gerekli kaynakları tahmin etme ve ön proje takvimi geliştirme
- Paydaşların katılımı: Paydaşları belirleme ve onlarla iletişim kurma
- Proje onayı: Paydaşların onayını alma
- Takım oluşturma: Proje üzerinde çalışacak rüya takımı oluşturun
Sınırlı bir süre içinde tüm yönleri yönetmek, proje yönetimini zorlu hale getirir. Bu nedenle, proje yaşam döngüsü boyunca riskleri, görevleri, kaynakları ve performansı yönetmenize yardımcı olacak araçlara ihtiyacınız vardır.
ClickUp'ın Proje Yönetimi Aracı, proje planlamasını ve yürütülmesini hızlandırır, şeffaflığı sağlar, önceliklerinizi izler ve projeleri daha hızlı ve daha iyi teslim etmenizi sağlar.
Proje başlatma ve proje planlama
Proje başlatma aşaması ile proje planlaması kolayca karıştırılabilir. Birçok kişi, proje yönetimi hakkında konuşurken başlatma ve planlama terimlerini birbirinin yerine kullanır. Ancak, bunlar iki farklı terimdir.
Proje başlatmanın neyi içerdiğini zaten biliyorsunuz, şimdi proje planlamasını ele alalım. Proje planlama, proje yönetiminin ikinci aşamasıdır. Belirli hedeflerin ve çıktıların tanımlanması ve planın en küçük ayrıntılarına kadar çalışılmasıdır. Bu aşamada kullanılan proje planlama araçları da farklıdır.
Daha iyi anlamak için, ikisi arasındaki genel farkları aşağıda bulabilirsiniz:
| Temel | Proje Başlatma | Proje Planlama |
| Aşama | İlk aşama | İkinci aşama |
| Amaç | Projeyi geniş anlamda tanımlama ve onay alma | Projenin nasıl yürütüleceğini, izleneceğini ve kontrol edileceğini özetleyen ayrıntılı bir proje planı oluşturma |
| Anahtar Belgeler | Proje şartnamesi | Proje yönetimi planı, zaman çizelgesi, bütçe ve risk yönetimi planı |
| Kapsam | Geniş kapsamlıdır | Ayrıntılara odaklanır |
Güçlü bir proje başlatma aşaması neden önemlidir?
Proje başlatma aşaması, projenizin başarısını veya başarısızlığını belirleyebilir. Bu aşama, projenin onaylanmasından vizyonunuzu gerçekleştirmek için bir takım oluşturmaya kadar son derece önemlidir. Bu aşamanın önemini birlikte inceleyelim.
Amaç netliği
Projenin amaçları, hedefleri ve amacı hakkında net bir anlayış sağlar. Bu, her şeyin proje kapsamıyla uyumlu olmasını ve kapsamın genişleme olasılığının azalmasını sağlar.
Paydaşların katılımını sağlama
Bu, paydaşlarınızla iletişime geçmeyi ve onların onayını almayı içerir. Katılım ne kadar erken olursa, destek toplama ve olası zorlukları azaltma şansınız o kadar artar. Yönetici sponsorunuzu ne kadar erken ikna ederseniz, projenin hayata geçme şansı o kadar yüksek olur.
Risklerin belirlenmesi
Bu aşama, risklerin belirlenmesi ve anlaşılması sürecini içerir. Proje planlaması ve belirsizliklerin proje üzerindeki etkisinin en aza indirilmesi için çok önemlidir.
Kaynakları uyumlu hale getirme
İnsan, finansal ve teknolojik varlıklar dahil olmak üzere kaynakları uyumlu hale getirmeye yardımcı olur. Kaynakların doğru tahsisi, gelecek aşamalarda darboğazlarla karşılaşma olasılığını azaltır. Optimum kaynak tahsisi, projenizin sorunsuz ve en az aksaklıkla akışını sağlar.
Proje kapsamını ve kısıtlamalarını tanımlama
Bu aşama, proje kapsamının net bir şekilde tanımlanmasını da içerir. Bu, kısıtlamaların ve varsayımların belirlenmesi ile birlikte, gerçekçi planlama ve beklentiler için zemin hazırlar.
Proje sözleşmesinin onaylanması
Proje şartnamesi, projenin varlığı ile eşdeğerdir. Projenin varlığını resmi olarak onaylar. Bu belge ile proje faaliyetlerini başlatma yetkisi elde edersiniz.
İletişim kurma
Etkili iletişim, herhangi bir projenin başarısının anahtarıdır. Bu aşama, proje takımı ve dış paydaşlar arasında en etkili iletişim kanallarını oluşturur.
Bu, yanlış anlaşılmaları önlemek için proje süresi boyunca (ve proje yürütme sonrasında) kontrol edilirken, zaman ve kaynak israfını önlemeye yardımcı olur.
Planlama için temel bilgiler
Sağlam bir başlangıç, proje planlama aşaması için sağlam bir temel oluşturur. İyi yürütülen bir başlatma aşaması ile, planlamanın geri kalanının doğru bilgilere ve proje gereksinimlerinin kapsamlı bir şekilde anlaşılmasına dayandığından emin olabilirsiniz.
Bu nedenle, başlatma aşaması projenizin yönünü ve kaynak gereksinimlerini belirler. Tüm paydaşların ve takım üyelerinin hedefler, kapsam, amaçlar ve nasıl ilerleneceği konusunda aynı sayfada olmasını sağlar.
Etkili bir proje başlatma aşaması için 5 adım
Proje başlatmanın neden ve ne zaman yapılacağını öğrendiğinize göre, şimdi nasıl yapılacağına geçelim. Etkili bir proje başlatma aşaması nasıl sağlanır? Cevap basit: biraz incelik, mükemmel bir proje yönetimi aracı ve bu adımlar! Ve proje yönetimi ilkelerini takip etmeyi unutmayın.
1. Proje şartnamesi oluşturun
Proje şartnamesi, proje yönetimi yaşam döngüsünde çok önemli bir belgedir. Projenizi resmileştirir ve herkese yön verir. Temel kullanım amacı şudur:
- Projeyi yetkilendirin
- Projenizin neden gerekli olduğunu gösterin
- Herkesi kendi rol ve sorumlulukları konusunda hesap verebilir kılın
- Proje yaşam döngüsü boyunca temel referans noktası olarak hareket edin
Proje şartnamesi, iş gerekçesinden büyük ölçüde farklıdır. İş gerekçesi, daha fazla öğe içeren büyük projeler için kullanılırken, proje şartnamesi daha az öğe içeren küçük projeler için kullanılır.
Proje tüzüğünüzün içeriği
Proje şartnamesini oluştururken şunları dahil etmelisiniz:
- Projenizin adı: Projenizin adını ekleyin ve mümkün olduğunca spesifik olun. Adın akılda kalıcı olması ve projenizin hedeflerini etkili bir şekilde yansıtması gerekir
- Amaç ve hedef: Projenin ulaşmak istediği hedefleri ve neden önerildiğini dahil edin
- Bütçe: Tahmini maliyetleri ve gerekli kaynakları ekleyin
- Çıktılar: Çıktıları, KPI'ları ve metrikleri ekleyin
- Risk: Belirlenen hedefleri ve risk azaltma stratejilerini dahil edin
- Kapsam: Projenizin kapsamını belirtin
- Süre: Projenizin başlangıç ve bitiş tarihlerini belirtin
- Paydaşlar: Kime rapor vereceksiniz? Anahtar paydaşlarınızın ayrıntılarını ekleyin
- Roller ve sorumluluklar: Projedeki her takım üyesinin rolünü ve sorumluluğunu tanımlayın
Kısacası, neden, ne ve kim sorularını yanıtlayın: Bu proje neden var? Projenin kapsamı nedir? Ve projede kimler çalışacak? Kapsamlı bir proje şartnamesi oluşturmanın en iyi yolu, bir proje şartnamesi şablonu kullanmaktır.
Proje şartnamesi oluşturma yöntemleri
Proje şartnameniz, paydaşları bilgilendirmek ve ikna etmek açısından çok önemli olacaktır. Bu nedenle, çekici olmalıdır. Görsel olarak çekici hale getirmek için Gantt grafiği veya Zaman Çizelgesi Görünümü gibi görseller kullanın. Bu şekilde, paydaşlarınız bilgileri kolayca anlayacaktır.
Unutulmaması gereken bir diğer nokta, takımınızın kritik üyelerinin sürece dahil edilmesidir. Proje Yönetimi Ofisi veya PMO, bir takım ve grup olarak fonksiyon görür. Proje başlatma süreci, birden fazla anahtar paydaşın erken aşamada sürece dahil edilmesi açısından önemli bir proje yaşam döngüsü adımdır.
Neyse ki, çoğu proje yönetimi yazılımı işbirliği ve görseller sunan özelliklere sahiptir. Böylece her şeyi manuel olarak yapmak zorunda kalmazsınız.
Proje yöneticileri, hedef ve amaçlarına kapsamlı bir genel bakış elde etmek için ClickUp'ın Proje Şartı Şablonunu kullanır. İlerlemeyi izlemek için kullanımı kolay bir kontrol listesi ve paydaşlarla esnek belge paylaşım seçenekleri sunar. Tek yapmanız gereken ClickUp'a kaydolmak, şablonu eklemek ve işbirliğine başlamak için üyeleri çalışma alanınıza davet etmek.
2. Anahtar paydaşlarınızı belirleyin
Proje başlatmanın bir sonraki adımı, proje tüzüğünüzü imzalayacak anahtar paydaşları bulmaktır. Proje Yönetimi Enstitüsü, paydaşları, yönetici liderler, sponsorlar vb. gibi projeyi etkileyen veya projeden etkilenen kişiler olarak tanımlar.
Proje için kaynak ve onay sağlarlar. Ve onların memnuniyeti, projenin başarısında önemli bir faktördür.
İki tür paydaş vardır:
- İç paydaşlar: Bunlar genellikle projeye dahil olan kuruluş içindeki kişilerdir. Proje ekibi, yönetici, sponsor ve iç takımlar bu gruba dahildir
- Dış paydaşlar: Bu kişiler, projeye doğrudan dahil olmasalar da projenin sonuçlarından etkilenirler. Örneğin, dış müşteriler, alt yükleniciler, tedarikçiler ve son kullanıcılar
Paydaşları belirlemenin bir başka yolu da proje paydaş analizi yapmaktır. Buna göre, paydaşlarınızı dört gruba ayırın:
- Etkisi ve faizi yüksek kişiler
- Etkisi yüksek ve faizi düşük kişiler
- Etkisi düşük ve faizi yüksek kişiler
- Etkisi ve faizi düşük kişiler
İlk gruptaki kişiler, anahtar paydaşlarınızdır. Bu kişiler yanınızda olduğunda, riskleri belirlemenize ve deneyimlerini tablo haline getirmenize yardımcı oldukları için projenizin başarı şansı artar. Paydaş kaydı oluşturmayı unutmayın. Bu, paydaşlarla iletişim sıklığını ve iletişim araçlarını uyumlu hale getirmenize yardımcı olacaktır.
Bu adımın bir diğer önemli kısmı, paydaşlarla iletişim yöntemlerini belirlemektir. Bu, takım iletişimi sırasında da çok yararlı olacaktır. Doğru iletişim ve işbirliği araçlarını seçin. Bunlar arasında e-posta, Skype gibi basit araçlar veya proje yönetimi yazılımı gibi daha sezgisel araçlar yer alır.
3. Projenizi tanıtın
Anahtar paydaşları bulduğunuzda, proje başlatmanın bir sonraki adımı projenizi onlara sunmaktır. Sunum, projenizi tanıtmak ve savunmak anlamına gelir. Bu adım başarıyla tamamlandığında, projenizi etkileyebilecek kişilerden destek, kaynak ve uyum elde edersiniz.
Projenizi sunarken dikkate almanız gereken bazı unsurlar şunlardır:
- Proje hakkında ilgi çekici bir anlatım oluşturun. Projenin amacını, hedeflerini ve sonuçlarını paydaşların öncelikleri ve faizleriyle uyumlu bir şekilde iletin
- Paydaşların endişelerini, beklentilerini ve önceliklerini belirleyin ve sunumunuzu bu noktalara göre uyarlayın
- Projenin değer önerisini açıkça açıklayın. Projenin faydaları ve organizasyon ve topluluk üzerindeki olumlu etkisini vurguladığınızdan emin olun
- Riskleri ve zorlukları ele aldığınızdan emin olun. Bunları açıkça kabul edin ve azaltma stratejilerini paylaşın
- Sunumunuzu görsel olarak çekici hale getirin. Projeye ilişkin kısa bir genel bakış sunmak için grafikler, çizelgeler ve slaytlar kullanın
- Etkileşimli ve ilgi çekici hale getirin. Paydaşların endişelerini dile getirmelerini ve geri bildirimde bulunmalarını sağlamak için soru ve tartışmaları teşvik edin
- Zamanlama çok önemlidir. Bu nedenle, projenizi sunmak için uygun bir zaman seçin. Harekete geçmeden önce diğer devam eden girişimleri ve öncelikleri göz önünde bulundurun
- Her zaman geri bildirim isteyin. Paydaşların endişelerini giderin ve gerekirse ek bilgiler paylaşın
- Son olarak, proje standardizasyonunu benimseyin. Standartlaştırılmış metodolojilerle sunumlarınız daha net, daha tutarlı ve organizasyonel hedeflerle daha uyumlu hale gelir
4. Fizibilite çalışması yapın
Proje başlatmanın bir sonraki adımı, fizibilite çalışması yapmaktır. Bu çalışma, mevcut kaynaklarla projenizin fizibilitesini değerlendirir. Nihai kararı vermeden önce pazar fırsatlarını doğrular ve daha fazla bilgi edinir.
Esasen, aşağıdaki soruları yanıtlar:
- Proje ekibi bu projeyi tamamlamak için gerekli kaynaklara sahip mi?
- Proje, devam etmeye değer olacak kadar yeterli ROI sağlayacak mı?
Proje sunumunun ardından fizibilite çalışması yapılır. Bu çalışmayı SWOT analizi ve proje risk değerlendirmesi ile birlikte yapabilirsiniz. Çalışmayı yürütmek için gerekli adımlar şunlardır:
- Ön analiz yapın
- Projenin finansal fizibilitesini değerlendirin
- Pazar değerlendirmesi yapın
- Tüm fizibilite çalışmalarıyla toplanan verileri inceleyin
- Ve son olarak, bir karar verin
ClickUp gibi bir proje yönetimi aracı, fizibilite çalışmasıyla ilgili tüm gerekli bilgileri izlemenize yardımcı olur. İlerlemeyi gerçek zamanlı olarak kontrol edin, anında ve kolayca işbirliği yapın, Takım Görünümü'nü etkinleştirin ve tüm süreci kolaylaştırın.
Fizibilite çalışması yapmadan önce, projenizin buna ihtiyacı olup olmadığını değerlendirin. Bu çalışma oldukça fazla zaman ve kaynak gerektirdiğinden, bunu belirlemek çok önemlidir. Genellikle, kuruluşunuz üzerinde uzun vadede önemli bir etkisi olmayan küçük projeler için fizibilite çalışması yapmanız gerekmez. Son üç yıl içinde benzer bir proje veya çalışma yaptıysanız, bunu tekrar yapmanız gerekmez.
5. Doğru kişileri bulun
Bir yandan paydaşların onayı, diğer yandan projenin fizibilitesi ile projenize başlamaya hazırsınız. Geriye sadece hayalinizdeki takımı bulmak kaldı. Bir proje takımı, gereksinimlerinize bağlı olarak farklı departmanlardan kişileri içerir.
Bir takımın ortak üyeleri arasında şunlar bulunur:
- Proje sponsoru: Proje vizyonu ve yönetiminden sorumlu kişi. Genellikle proje yöneticisinden kıdemlidir
- Proje yöneticisi: Takımı yöneten ve yönlendiren, kararları alan, proje planını oluşturan, projenin ilerlemesini izleyen ve paydaşlarla etkileşimde bulunan kişi
- Takım lideri: Daha büyük takımlarda, takım lideri proje yöneticisinden farklıdır. Takım liderleri, takım yönetimi sorumluluklarından sorumludur
- Takım üyeleri: Farklı görevleri tamamlamaktan sorumlu, gerekli beceri setine sahip kişiler
Proje takımında, ihtiyaçlara bağlı olarak başka üyeler de olabilir. Nihai olarak, amacınız doğru deneyim ve becerilere sahip işlevsel bir takım oluşturmak olmalıdır. Yeni çalışanlar işe alabilir veya mevcut çalışanları yeniden atayabilirsiniz.
Büyük bir takımda, takım üyelerinin ilerlemesini izlemek zor olabilir. Ancak, proje yönetimi aracınızda bulunan takım görünümü durumunu kullanarak her bir çalışanın ilerlemesini izleyebilirsiniz.
Sonuç
Proje geliştirmenin ilk adımı olan başlatma aşaması, projenin geri kalanı üzerinde büyük bir etkiye sahiptir.
Bu aşamadaki kararlar, projenin tüm yaşam döngüsünü etkiler, gidişatını şekillendirir ve nihai başarısını belirler. Bu makalede ele alınan her adım, sizi en iyi proje başlatma aşamasına bir adım daha yaklaştıracaktır.
Bu adımları takip ederek, proje başlatma sürecinizi daha akıllı ve daha güçlü hale getirebilirsiniz. Unutmayın, bu enerjinin proje boyunca sönmemesine izin vermeyin. Proje takvimleri, kapasite geliştirme, kalite yönetimi ve daha fazlasını içeren her bir unsurun aynı enerjiyle (veya daha iyisiyle!) başlamasını ve bitmesini sağlayın.