Microsoft Teams'de bir mesaj göndermeniz gerekiyor, ancak şu anda uygun bir zaman değil mi? Belki saat geç oldu veya takımınız farklı bir saat diliminde.
Endişelenmeyin! Microsoft Teams'te mesajları kolayca planlayabilir ve tam olarak gerektiğinde gönderebilirsiniz.
Bu özellik, takımınızın sohbet mesajlarınızı doğru zamanda almasını sağlar, böylece kimse mesajları kaçırmaz. Teams uygulamasını veya Teams mobil uygulamasını kullanıyor olsanız da, planlanan mesajınız için özel bir zaman ayarlamak çok kolaydır.
Bu blog gönderisinde, Microsoft Teams'de mesajları nasıl planlayacağınızı gösterecek, bazı ipuçları paylaşacak ve mesaj planlama özelliğinin birkaç sınırlamasını tartışacağız.
Teams'te Mesajları Planlama
Mesajları planlamak, takımınızın iş sınırlarına saygı gösterir ve doğru zamanda işbirliğini teşvik eder. Microsoft Teams uygulamasıyla, mesajları planlamak için yalnızca birkaç tıklama yeterlidir.
⭐ Öne çıkan şablon
Teams'teki sınırlı mesaj planlama özelliğinden memnun değil misiniz? ClickUp'ın ücretsiz Anlık Mesaj Şablonu, takım iletişiminizi planlamanızı, düzenlemenizi ve kolaylaştırmanızı sağlar; karışıklık ve kaçırılan mesajlar da ortadan kalkar.
Sohbet mesajlarını Teams mobil uygulaması ve masaüstü sürümüyle planlayabilirsiniz. Teams masaüstü sürümünü kullanarak mesajları planlama, düzenleme veya yeniden planlama işleminin adım adım sürecini ele alacağız.
1. Planlanmış sohbet mesajı gönderme
- Takımınız için sohbet kutusunda bir mesaj oluşturun ve "Gönder" düğmesine sağ tıklayın
- Ardından, açılan Göndermeyi Planla kutusundan belirli bir tarih ve saat seçebilirsiniz
- Bir zaman seçtikten sonra, mesajları planlamak için "Planlanan zamanda gönder" düğmesine dokunun
İşte bu kadar! Takımınız için bir mesaj planladınız ve gecikmeli mesaj, planlanan zamanda otomatik olarak ilgili kişiye teslim edilecek.
2. Sohbet iletinizin teslim zamanını yeniden planlayın
Son dakika değişiklikleri nedeniyle yanlış bir saat veya tarih planladığınızı varsayalım. Teams uygulamasında sohbet mesajlarınızın gönderilme zamanını kolayca yeniden planlayabilirsiniz.
- Planlanan mesajın üzerine gelin ve "Düzenle"yi tıklayın. Aynı seçeneklerden, planlanan mesajı silmek istiyorsanız "sil"e dokunabilirsiniz
- Yeni tarihi yeniden planlamak için, planlanan tarih ve saat seçeneğinin yanındaki aşağı oku seçin
- Farklı bir zaman aralığı seçebilmeniz için saat ve tarih seçeneklerinin bulunduğu bir açılır menü görüntülenir
- Tarih ve saati değiştirin, işiniz neredeyse bitti
- Devam'ı seçin ve 'Tamamlandı'yı tıklayarak güncellemeyi kaydedin. Planladığınız mesajlar yeni saatte teslim edilecektir
Daha fazla bilgi: Microsoft Teams Proje Yönetimi için Kapsamlı Kılavuz
3. Günlük yinelenen sohbet mesajlarını planlayın
Teams'te günlük tekrarlanan mesajları planlamak için Power Automate'i kullanabilirsiniz.
- Power Automate web sitesine gidin ve Microsoft Teams hesap kimlik bilgilerinizle oturum açın
- "Oluştur"a dokunun ve "Zamanlanmış Bulut Akışı"nı seçin
- Ardından bir akış adı seçmeniz gerekir (örneğin, Günlük Müşteri Soğuk E-posta Güncellemesi)
- Başlangıç tarihi, saat ve tekrar seçeneklerini belirleyin. Tekrarlanan mesajları yalnızca belirli günler veya haftanın tüm iş günleri için planlayabilirsiniz
- Özel bir zaman planlaması tamamlandığında, "Oluştur"a tıklayın ve "Yeni adım"ı seçin
- Size birkaç eylem sunulacak ve buradan "Sohbet veya kanalda mesaj gönder" seçeneğini seçin
- "Gönder" seçeneğinin altında, Kullanıcı veya Akış botu seçeneğini belirleyebilirsiniz
- Ardından, "Gönder" seçeneğinde Kanal'ı seçin
- Tercih ettiğiniz takımı ve kanalı seçin, ardından planlanmış mesajınızı oluşturun
- "Kaydet"i tıklayın ve hazırsınız! Bu yinelenen mesajlar, planlanan zamanda otomatik olarak gönderilecektir
Teams uygulamasını kullanarak planlanmış mesajları göndermek işte bu kadar kolay.
💡Profesyonel İpucu: İletişim planı şablonunu kullanarak iç ve dış iletişim stratejilerini özetleyin ve anahtar bilgileri kolay erişim için merkezi bir konumda birleştirin.
İletişim için Microsoft Teams'i kullanmanın sınırlamaları
Mesajları planlamak için Teams'i kullanmak harika bir fikir gibi görünse de, bu iş mesajlaşma uygulamasının takımın verimliliğini ve işbirliğini etkileyebilecek bazı sınırlamaları vardır. Teams'i temel iletişim aracınız olarak seçmeden önce bilmeniz gereken Teams uygulamasının bazı dezavantajları şunlardır:
- Karmaşık kurulum süreci: Sohbet kurulum süreci, takım arkadaşları için zor ve zaman alıcı olabilir. Farklı kanallar ve takımlar arasında seçim yapmaları gerekir ve yinelenen kanalların oluşturulması manuel çaba gerektirir
- Sınırlı sayıda kanal: Microsoft Teams, yalnızca 200 standart sohbet kanalı ve 30 gizli sohbet kanalı yönetilmesine izin verir. Bu sınırlı kanal sayısı, çeşitli ekipler ve departmanlara sahip büyük kurumsal kuruluşlar için yeterli olmayabilir
- Verimsiz izin ayarları: MS Teams'te dosya ve kanal paylaşımı çok kolaydır, ancak kimin neyi görebileceğini gerçekten kontrol edemezsiniz. Ön tanımlı olarak herkes her şeye erişebilir ve daha fazla kontrole ihtiyaç duyana kadar bu durum işlerinizi görür. Bir proje için bir danışman getirdiğinizi varsayalım. Danışman diğer projeleri de görebilir. Şu anda, bir kişiye tek bir kanala erişim izni vermek veya izinleri özelleştirmek mümkün değildir
- Sınırlı kuruluş özellikleri: Konuşmalarınızda paylaştığınız dosyalar, kanalın kök klasörüne aktarılır. Bu dosyaları iyi düzenlenmiş klasörlere kategorize etmeye çalışırsanız, konuşmalardaki dosya bağlantıları bozulabilir ve dosyaları kaybedebilirsiniz
- Yetersiz çevrimiçi toplantı deneyimi: Microsoft Teams, özelliklerinde büyük ilerlemeler kaydetmiş olsa da, çevrimiçi toplantı deneyimi hala yetersizdir. Toplantılar sırasında OneNote'ta not alamama gibi bazı özellikler sezgisel değildir
Hala Microsoft Teams platformundan tamamen çıkamıyor musunuz? Biz size yardımcı olacağız! ClickUp Microsoft Teams entegrasyonunu etkinleştirerek sınırsız mesaj gönderebilir, erişimi kontrol edebilir, konuşmaları düzenleyebilir ve takım arkadaşlarınız arasındaki işbirliğini geliştirebilirsiniz.
📮ClickUp Insight: Profesyonellerin yaklaşık %41'i takım iletişimi için anlık mesajlaşmayı tercih ediyor. Hızlı ve verimli iletişim sağlasa da, mesajlar genellikle birden fazla kanal, konu veya doğrudan mesajlara yayılır ve bu da daha sonra bilgileri bulmayı zorlaştırır.
📊 Tam resmi görmek ister misiniz? ClickUp'ın İş Yeri İletişiminin Durumu Raporu'nu indirin ve takımlarınızı gerçekten yavaşlatan unsurları öğrenin.
ClickUp projelerinde yeni bir yorum, ek dosya, bağlantı, durum veya atanan kişi değişikliği olduğunda, takım arkadaşlarınız Microsoft Teams kanalınızda otomatik olarak bilgilendirilir. Bu, tüm takım arkadaşlarınızı güncel tutmak ve yanlış anlaşılmaları ortadan kaldırmak için çok daha iyi bir yoldur.
Ayrıca, ClickUp'ın zengin açılır önizleme bağlantıları sayesinde, takım üyeleriniz tek bir tıklama ile hangi görevden bahsettiğinizi kolayca anlayabilir. Ayrıca, tüm ek bilgiler Teams kanallarınızdaki ClickUp bağlantılarına otomatik olarak güncellenir.
Daha fazla bilgi: İşbirliği için en iyi 10 Microsoft Teams entegrasyonu
ClickUp ile Takım İletişimini Geliştirme
ClickUp, Teams uygulamasının sınırlamalarını aşmasıyla en iyi takım işbirliği yazılımı olarak öne çıkıyor.
Takım arkadaşlarınızın e-posta, sohbet, video ve ses klipleri ve yorumlar aracılığıyla tek bir platformda iletişim kurmasına yardımcı olacak kapsamlı bir dizi özellik sunar.
En iyi yanı ise, bu özelliklerin ClickUp'ın proje yönetimi yazılımıyla sorunsuz bir şekilde entegre olması, iletişimi görevlerinizle bağlantılandırması ve siloları ortadan kaldırmasıdır.
1. ClickUp Sohbet
İletişim ve işbirliğini bir üst düzeye taşımak için kullanabileceğiniz ilk ClickUp özelliği ClickUp Sohbet'tir.
ClickUp Sohbet, sohbet ve işi tek bir platformda bir araya getirerek verimsizlikleri ortadan kaldırır, karışık iletişimi önler ve takım verimliliğini hiç olmadığı kadar artırır.
En iyi yanı ne mi? Görevleri mesajlarla bağlayarak bağlamın kaybolmamasını sağlayabilirsiniz.
Ayrıca, yeni bir müşteri eklediyseniz veya bir ürünün yeni özelliği hakkında bilgi paylaşmak istiyorsanız, bunlar için belirli kanallar kullanabilirsiniz. Bu şekilde, önemli duyuruları, güncellemeleri ve tartışmaları takımınızla paylaşabilir ve herkesi bilgilendirebilirsiniz.
💡Profesyonel İpucu: ClickUp'ın Anlık Mesaj Şablonunu kullanarak mesaj konularını tek bir düzenli konumda merkezileştirin ve konuşmaları takip edin. Önemli mesajları bir daha asla kaçırmayın, gözden kaçırmayın veya unutmayın.
2. ClickUp Yorumları
ClickUp Yorumları ile kolayca soru sorabilir ve cevaplayabilir, geri bildirim sağlayabilir ve alabilir, eylemleri onaylayabilir, hızlı başarıları takdir edebilir ve görevlerdeki zorlukları ele alabilirsiniz. Bu özellik, uzun vadede takım iletişiminin iyileştirilmesine yardımcı olur.
Örneğin, görev kapatılmadan önce takım üyesinin eylemi tamamlaması için yorumlar atayabilirsiniz. Daha sonra, yorum tamamlandığında çözebilir veya aynı yorumda doğrudan başka bir atanan kişiye yeniden atayabilirsiniz.
Yanıtlarınızı iç içe yerleştirerek Görev, Belge ve Görüntüler'deki yorumlarınızı düzenlemek için konu başlıklı yorumları kullanabilirsiniz. Ayrıca, daha odaklanmış bir konuşma için üst yorumun altında yeni bir sohbet konusu başlatın.
Ayrıca, ClickUp Yorumları, iş arkadaşlarınızın anlaşma kapatma ile ilgili gönderilerine emoji kullanarak daha yaratıcı yanıtlar vermenizi sağlar, böylece düz ve sıkıcı metinlerden daha iyi yanıtlar verirsiniz.
Şimdi, en son müşteri raporunuzda yorumların biriktiğini ve bunları daha sonra unutmadan üzerinde çalışmanız gerektiğini düşünün. "Hatırlat" seçeneğini kullanarak bir tarih ve saat ayarlayabilir ve belirli bir metni Hatırlatıcıya dönüştürebilirsiniz. Ve işte, seçtiğiniz tarih ve saatte yorum üzerinde çalışmanız için otomatik olarak bildirim alacaksınız!
Örneğin, Pigment tüm kuruluşun iletişim ve işbirliği için merkezi bir platform arıyordu. ClickUp'ın kolaylaştırılmış iletişim platformunu kullanarak Pigment, takım iletişiminin verimliliğini %20 artırdı.
3. ClickUp Klipleri
Karışıklığı ve sonsuz gidip gelmeleri ortadan kaldırarak daha karmaşık fikirleri iletmeniz mi gerekiyor?
Gerçek şu ki, sohbet en çok kısa mesajlar için uygundur. Ancak, fikirlerinizi ayrıntılı bir şekilde aktarmanız, zamandan tasarruf etmeniz ve takım üyelerinin katılımını sağlamanız gerektiğinde video kayıtları en iyi seçenektir
Video klipler, kullanıcıların bilgileri gözden kaçırmasını önler ve aynı zamanda uzun metinler göndererek sıkılmalarını engeller. ClickUp Clips, çok çeşitli özelliklerle konulara netlik kazandırır:
- Klip oluşturun: ClickUp Klipler'deki video simgesine dokunun ve "kaydı başlat" seçeneğine tıklayarak videolarınızı kaydedin ve düşüncelerinizi net bir şekilde paylaşın
- Klip paylaşma: Genel bir bağlantı veya gerçek video dosyasını paylaşarak ekran kayıtlarını takımınızla paylaşın. İnsanların daha önce hiç olmadığı kadar hızlı iletişim kurmasını ve iş yapmasını sağlayın
- Geri bildirim verin: Video klibin herhangi bir yerine tıklayarak yorum ekleyin ve konuşma başlatın. Ayrıca, belirli bir yorumun zaman çizelgesine tıklayarak o bölümü kolayca yeniden oynatabilirsiniz
- Klip yönetme: Yorum, Görev veya Belge'de oluşturduğunuz tüm klipler otomatik olarak Klip Merkezi'ne aktarılır. Ardından video kayıtlarını istediğiniz şekilde arayabilir, sıralayabilir, görselleştirebilir ve düzenleyebilir ve hiçbir klibi kaybetmezsiniz
Dahası, ClickUp'ın yerleşik AI asistanı ClickUp Brain, Clips ile görevleri daha da otomatikleştirerek verimliliği aşağıdaki şekillerde artırabilir:
- Otomatik transkripsiyon: ClickUp Brain, tüm video kaydını otomatik olarak transkripsiyonlayarak, klip vurgularını kolayca tarayabilmenizi, zaman damgalarına tıklayarak videoda gezinebilmenizi ve takım arkadaşlarınızı güncellemek için snippet'leri kopyalayabilmenizi sağlar
- Hızlı erişim: Clip'ten AI'ya herhangi bir konu hakkında soru sorabilirsiniz, ClickUp Brain transkriptlerinizde ilgili bilgileri anında bulur ve takımınızın zaman ve çabasını tasarruf eder
Daha fazla bilgi: 14 En İyi Ücretsiz Ekran Kaydedici Aracı (Filigran Olmadan)
4. ClickUp Toplantıları
ClickUp Toplantıları'nı kullanarak verimsiz tartışmaları değerli etkileşimlere dönüştürün.
ClickUp Belgeler ile entegre olarak gelir ve toplantılar sırasında gündemler oluşturmanıza, beyin fırtınası yapmanıza, eylem öğeleri belirlemenize ve anahtar noktaları özetlemenize olanak tanıyarak herkesin aynı sayfada kalmasını sağlar.
Toplantı gündemi örneklerini ve ücretsiz şablonları kullanarak takımınızla gerçek zamanlı olarak işbirliği yapabilirsiniz. Ayrıca, tüm takım arkadaşlarınızın açık gündemlere, not almaya ve fikir paylaşımına katkıda bulunmasını sağlayabilirsiniz.
ClickUp Hatırlatıcıları'nı kullanarak kendinize ve katılımcılara ek dosyalar, tarihler ve saatler ile yinelenen planlar hakkında hatırlatma gönderebilirsiniz. Bunları ayarladıktan sonra, toplantıları zamanında başlatmanıza yardımcı olmak için masaüstünüzde, tarayıcınızda veya cep telefonunuzda açılır bildirimler alırsınız.
Ayrıca, toplantı hatırlatıcılarını yeniden planlayabilir, erteleyebilir, devredebilir, işaretleyebilir ve yönetebilirsiniz—hepsi tek bir yerden.
⚡️ Şablon Arşivi: ClickUp'ın Toplantı Tutanağı Şablonunu kullanarak katılım, toplantı gündemi, eyleme geçirilebilir sonuçlar, sahiplik ve sorumluluk gibi önemli ayrıntıları not alın. Bu önceden oluşturulmuş şablon, zaman kazanmanızı sağlar, verimli toplantıları destekler ve hiçbir ayrıntıyı kaçırmamanıza yardımcı olur.
Pastanın üzerindeki krema mı? ClickUp, Zoom ve Slack gibi diğer en iyi Microsoft Teams alternatifleriyle sorunsuz bir şekilde entegre olur, böylece toplantılara kolayca katılmanıza, iletişimi geliştirmenize ve birden fazla platform arasında geçiş yapmanıza gerek kalmaz.
- ClickUp Slack entegrasyonu, Slack kanallarından ve mesajlarından doğrudan görevler ve alt görevler oluşturmanıza olanak tanıyarak işlerinizi düzenli tutar, böylece hiçbir şey kaybolmaz. ClickUp'ı Slack ile senkronize ettikten sonra, ClickUp görevlerini, yorumlarını ve belge bağlantılarını Slack'te kolayca paylaşabilirsiniz. Durumlar, atanan kişiler ve öncelikler gibi ayrıntıları görerek anında çalışmaya başlayabilirsiniz
- Benzer şekilde, müşteri raporu hakkında takımınızı bilgilendirmek için hemen bir toplantı başlatmanız gerektiğini düşünün. ClickUp Zoom entegrasyonu ile, Zoom toplantı düğmesini veya /zoom slash komutunu kullanarak görevler içinde bir toplantı başlatabilirsiniz. Toplantı bağlantısı otomatik olarak bir yoruma eklenir, böylece ilgili herkes platformdan ayrılmadan kolayca katılabilir
Bu geniş özellik aralığı, yalnızca gerekli toplantıları düzenlemenize ve ekip arkadaşlarınız arasında uyumu teşvik etmenize yardımcı olur. Ancak, işbirliğine dayalı bir sorun çözme ortamı oluşturmak ve iletişim KPI'larını gerçekleştirmek için etkili iletişim stratejileri uyguladığınızdan emin olun.
Daha hızlı bir başlangıç için, ClickUp'ın İç İletişim Stratejisi ve Eylem Planı Şablonunu kullanarak üst yönetim, alt yönetim, C-suite ve tüm ekip üyeleri arasında etkili iletişim kurabilirsiniz.
Bu şablonla şunları yapabilirsiniz:
- İletişim hedeflerini ve amaçlarını açıkça tanımlayın: İletişim çabalarınızı yönlendirmek için belirli, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zaman sınırlı (SMART) hedefler belirleyin
- Kapsamlı bir iletişim planı geliştirin: Başarıyı ölçmek için anahtar mesajları, kanalları, zaman çizelgelerini ve metrikleri belirleyin
- Proje yönetimi araçlarını kullanın: İletişimle ilgili görevleri düzenleyin, ilerlemeyi izleyin ve takım üyeleriyle etkili bir şekilde işbirliği yapın
- Düzenli olarak izleyin ve ayarlayın: İletişim planınızın etkinliğini sürekli olarak değerlendirin ve hedefler ve amaçlarla uyumu sağlamak için gerekli ayarlamaları yapın
Kapsamlı özellikleriyle bu şablon, takımlarınız için akıllı iletişim hedeflerini belirlemeyi ve ilgili ölçümlerle bir eylem planı dağıtmayı kolaylaştırır.
Daha fazla bilgi: 10 Sanal Toplantı Etiği Kuralı: İş İçin En İyi Uygulamalar
ClickUp ile Takım İletişimini Kolaylaştırın
Microsoft Teams'deki mesaj planlama özelliği, takımların mesajları planlayıp göndermeye ve görevleri verimli bir şekilde yönetmeye yardımcı olan değerli bir araçtır.
Ancak, Microsoft Teams uygulamasının sınırlamaları, özellikle büyük takımlarla işbirliği yaparken iletişimi engelleyebilir ve verimliliği azaltabilir.
ClickUp'ın farkı burada. Daha ayrıntılı iletişim özellikleri ve gelişmiş bir işbirliği ortamı sunar. Platformu sohbetler, video klipler ve konu başlıklı yorumlar gibi her türlü iletişim yöntemi için kullanabilirsiniz.
Entegre iletişim kanalları, güçlü AI özellikleri ve ücretsiz iletişim planı şablonları ile ClickUp, takım işbirliğini geliştirir ve herkesin şirketin vizyonunu gerçekleştirmesini sağlar.
ClickUp'a bugün ücretsiz kaydolun ve etkili takım iletişimi sağlayın.