Imagine um mundo paralelo onde você tivesse tempo e recursos infinitos à sua disposição. Você poderia conduzir projetos ambiciosos, perseguir prioridades infinitas e fazer tudo isso sem estresse.
Infelizmente, não é assim que as coisas funcionam. Como gerente de projetos, você gerencia vários projetos e prioridades a qualquer momento.
Você está sempre sujeito a restrições: de tempo, recursos e tudo mais.
Para ver todos os seus projetos chegarem à linha de chegada, você precisa ser rigoroso na forma como os gerencia.
Reunimos uma lista dos três melhores softwares de gerenciamento de projetos para gerenciar várias prioridades e projetos, apesar do caos e dos obstáculos que os acompanham.
Os melhores softwares de gerenciamento de projetos para gerenciar várias prioridades — em resumo
Veja como os três melhores softwares de gerenciamento de projetos para gerenciar várias prioridades se comparam entre si:
| Nome da ferramenta | Ideal para | Principais recursos | Preços |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Gerenciamento de projetos e colaboração com tecnologia de IA | Gerenciamento e priorização de tarefas, inteligência contextual alimentada por IA, agentes de IA sem código | Gratuito para sempre; personalização empresarial disponível |
| Asana | Acompanhamento de projetos e fluxos de trabalho de equipes multifuncionais | Minhas tarefas, AI Studio, Portfólios, Colegas de equipe de IA | Gratuito; planos pagos a partir de $13,49/usuário/mês |
| Trello | Gerenciamento visual de tarefas e colaboração | Quadros e cartões visuais, listas de verificação, automação Butler, Power-Ups | Gratuito; planos pagos a partir de $6/usuário/mês |
👀 Você sabia? A qualquer momento, um gerente de projetos está trabalhando em vários projetos. Eles precisam de superpoderes para garantir o mesmo nível de foco e qualidade de produção em todos eles. Porque o custo do baixo desempenho de um projeto é um desperdício colossal de investimento — 11,4%, para ser mais preciso.
O que você deve procurar em um software de gerenciamento de projetos para gerenciar várias prioridades?
Quando todas as tarefas parecem urgentes, o que os gerentes de projeto realmente precisam não é de mais planejamento, mas sim de mais clareza.
Aqui estão alguns recursos importantes a serem procurados em uma ferramenta de gerenciamento de projetos para gerenciar várias prioridades de maneira eficaz:
- Priorize tarefas visualmente: procure um software de gerenciamento de projetos com sinalizadores de prioridade, rótulos ou campos personalizados que mostrem o que precisa de atenção primeiro. Isso ajuda você a gerenciar atribuições de tarefas e acompanhar vários projetos em várias equipes sem confusão.
- Use várias visualizações para avaliar o trabalho sob diferentes ângulos: alternar entre as visualizações Lista, Quadro, Calendário e Gantt/Linha do tempo facilita o planejamento de projetos, independentemente de sua complexidade, e permite ver como as mudanças nas prioridades afetam os cronogramas.
- Acompanhe a carga de trabalho e a capacidade da equipe: escolha uma ferramenta de gerenciamento de projetos que exiba a capacidade da equipe e a carga de trabalho para não sobrecarregar as mesmas pessoas em vários projetos de clientes ou fluxos de trabalho internos.
- Defina dependências e reprogramação automática: se uma tarefa estiver atrasada, as outras tarefas devem se ajustar automaticamente. Isso ajuda a reduzir riscos e apoia o gerenciamento de riscos para projetos complexos ou de alto risco.
- Centralize a comunicação dentro das tarefas: procure ferramentas de colaboração integradas que vinculem conversas, aprovações e arquivos diretamente às tarefas. Isso economiza muito tempo quando você está acompanhando vários projetos.
- Automatize lembretes, transferências e atualizações: quando as prioridades mudam, as automações devem atualizar os status, notificar os proprietários e mover as tarefas para o estágio correto, reduzindo o esforço manual para gerenciar projetos com eficiência.
- Integrações perfeitas: seu software de gerenciamento de projetos deve se integrar aos aplicativos existentes em sua pilha de tecnologia, como e-mail, chat e armazenamento de arquivos, para evitar a troca de contexto ao gerenciar projetos.
🧠 Curiosidade: A palavra “prioridade” tem origem no latim prioritas, que significa “primeiro em classificação ou ordem”. Historicamente, era usada no singular, o que implicava que só poderia haver uma prioridade por vez. A forma plural, “prioridades”, só se tornou comum no século XX, quando os profissionais do conhecimento começaram a lidar com vários projetos, prazos e partes interessadas simultaneamente.
O melhor software de gerenciamento de projetos para gerenciar várias prioridades
Como analisamos softwares na ClickUp
Nossa equipe editorial segue um processo transparente, baseado em pesquisas e neutro em relação aos fornecedores, para que você possa confiar que nossas recomendações são baseadas no valor real do produto.
Aqui está um resumo detalhado de como analisamos os softwares na ClickUp.
Seu cliente quer uma atualização sobre os resultados da semana passada e sua equipe está aguardando o feedback sobre um rascunho. Você examina seu quadro de projetos e não consegue identificar o gargalo.
É disso que se trata o pesadelo de um gerente de projetos.
Aqui estão os softwares de gerenciamento de projetos com recursos projetados especificamente para gerenciar vários projetos:
1. ClickUp (ideal para gerenciamento de projetos e colaboração com tecnologia de IA)
O ClickUp para Gerenciamento de Projetos é o aplicativo completo para o trabalho que combina gerenciamento de projetos, gerenciamento de tarefas e comunicação em equipe, tudo em uma única plataforma — acelerado pela automação de IA de última geração.
Abaixo estão os principais recursos da ferramenta de gerenciamento de projetos do ClickUp que facilitam o gerenciamento de vários projetos (e mantêm sua sanidade mental):
Mantenha o foco com as prioridades de tarefas do ClickUp.
As tarefas do ClickUp tornam-se os blocos de construção de todos os projetos em seu espaço de trabalho. Você pode criar uma tarefa para “Lançar página inicial” e, em seguida, dividi-la em subtarefas como “Escrever texto” e “Teste de controle de qualidade” usando esse recurso de gerenciamento de tarefas. Atribua-as aos membros certos da equipe, adicione tags, datas de vencimento, descrições e até mesmo vincule-as entre si.
Para adicionar mais responsabilidade, marque cada tarefa com um dos quatro níveis de prioridade oferecidos pelo ClickUp Task Priorities. Escolha entre Urgente, Alta, Normal ou Baixa para que sua equipe sempre saiba o que precisa de atenção primeiro.
Por exemplo, sua equipe de marketing que está planejando o lançamento de um produto pode marcar:
- Urgente: corrija o bug de checkout antes do lançamento.
- Alta: Finalizar criativos de anúncios
- Normal: Agende publicações nas redes sociais
- Baixo: Planeje uma reunião retrospectiva
As tarefas podem ser classificadas por prioridade e estimativas de tempo, dando a cada membro da equipe um roteiro diário claro.
O ClickUp Dependencies adiciona outra camada de contexto. Marque uma tarefa de design como “bloqueando” o desenvolvimento, e sua prioridade sinalizará instantaneamente a urgência para as pessoas certas. Você também pode salvar filtros para criar visualizações personalizadas, como mostrar apenas tarefas altas e urgentes com prazo para esta semana.
Este vídeo mostra como priorizar tarefas como um profissional:
Trabalhe de forma mais inteligente com o ClickUp Brain.
Em comparação com uma ferramenta tradicional de gerenciamento de projetos, o ClickUp Brain adiciona inteligência contextual aos fluxos de trabalho do seu projeto.
Ele entende o contexto do seu local de trabalho e os vários projetos que você gerencia.
O ClickUp Brain foi projetado para conectar tarefas, documentos e conversas em um único sistema inteligente. Veja como usar a IA para gerenciar o fluxo de trabalho:
- Gerenciador de conhecimento com IA: em vez de vasculhar documentos intermináveis, basta perguntar: “Qual é o status da nossa campanha do quarto trimestre?” ou “Mostre-me o feedback do cliente da ligação da semana passada”. Ele extrairá respostas de tarefas, documentos e bate-papos instantaneamente.
- Gerente de projetos com IA: Automatize atualizações tediosas, como escrever relatórios diários ou resumos de progresso, solicitando: “Resuma as tarefas concluídas para o projeto do aplicativo móvel esta semana”.
- AI Writer for Work: Precisa de um e-mail de atualização para o cliente? O Brain pode redigir um rascunho em segundos, adaptado ao seu tom e função. Solicite: “Escreva um e-mail para as partes interessadas explicando por que o lançamento foi adiado e o que está sendo feito para corrigir isso” e pronto!
Incorporar o ClickUp Brain diretamente em seu fluxo de trabalho garante que você gaste menos tempo buscando dados do projeto (prazos de entrega, riscos do projeto etc.) e mais tempo tomando decisões estratégicas.
Este vídeo mostra como otimizar o gerenciamento de projetos com o ClickUp Brain:
Automatize prioridades com o ClickUp Automations
O ClickUp Automations permite que você crie regras sem código que acionam ações em vários projetos. Usando a lógica simples “se isso, então aquilo”, você pode automatizar mudanças de prioridade, atribuições, atualizações de status e transferências. Não é necessário acompanhamento manual.
Você pode configurar automações para atualizar a prioridade ou a responsabilidade quando:
- Uma tarefa passa para um determinado status
- A data de vencimento está se aproximando ou já passou
- Uma tarefa é criada em uma lista ou projeto específico
- Um campo personalizado, como Prioridade ou Nome do cliente, é atualizado
Exemplos:
- Atribua automaticamente uma tarefa ao líder do projeto quando Prioridade = Alta
- Mova as tarefas para “Bloqueadas” quando uma dependência for adiada.
Os agentes de IA fazem o trabalho pesado por você.
Os agentes ClickUp Autopilot levam a automação um passo adiante, agindo sobre as mudanças de prioridade à medida que elas acontecem. Ao contrário das automações baseadas em regras, esses agentes de IA monitoram continuamente tarefas, comentários e documentos e, em seguida, atualizam as prioridades ou notificam os proprietários com base no contexto.
Você pode usar um Agente Autopilot pré-construído ou criar um personalizado para o seu fluxo de trabalho.
Use os agentes autopilot pré-construídos quando desejar uma automação rápida e pronta para uso para fluxos de trabalho comuns, como relatórios de status diários/semanais ou atualizações automáticas.
Por outro lado, os Agentes Autopilot Personalizados são a melhor escolha quando você precisa que os agentes sigam sua própria lógica (gatilhos de várias etapas, condições ou regras específicas do espaço de trabalho) para gerenciar prioridades de maneira personalizada.
Principais recursos do ClickUp
- Documentar processos: mantenha os SOPs, resumos de projetos e notas estratégicas em um único lugar, sempre vinculados diretamente às tarefas que eles apoiam usando o ClickUp Docs.
- Simplifique as conversas internas: use o ClickUp Chat para discutir feedback, compartilhar atualizações, mencionar colegas de equipe e realizar o trabalho na mesma ferramenta de gerenciamento de projetos.
- Gerencie projetos e trabalhe em tempo real: acompanhe tarefas urgentes, bloqueadas e que precisam de aprovação em vários projetos com os painéis do ClickUp.
- Visualize seu fluxo de trabalho: alterne entre mais de 15 visualizações para planejar, reavaliar e reordenar prioridades com base nas necessidades do projeto em constante mudança.
- Acompanhe o tempo para uma melhor priorização: veja onde sua equipe está gastando tempo, compare com as estimativas e ajuste as prioridades com o ClickUp Time Tracking.
- Visualize fluxos de trabalho de forma colaborativa: mapeie dependências, debata ideias, reorganize tarefas e redefina prioridades em tempo real usando os quadros brancos do ClickUp.
- Integre com sua pilha de tecnologia: use as integrações do ClickUp para uma transferência de dados perfeita entre as ferramentas que sua equipe e seus clientes utilizam.
Prós do ClickUp
- Recursos de personalização e flexibilidade que podem ser adaptados a qualquer tipo de equipe ou projeto.
- Controle de tempo e gerenciamento da carga de trabalho para alocação ideal de recursos em projetos complexos
- Relatórios detalhados e painéis em tempo real para maior clareza em todos os projetos
Contras do ClickUp
- Um conjunto extenso de recursos pode sobrecarregar o novo usuário.
Preços do ClickUp
Avaliações e comentários do ClickUp
- G2: 4,7/5 (mais de 10.000 avaliações)
- Capterra: 4,6/5 (mais de 4.000 avaliações)
Por que é ótimo para gerenciar várias prioridades
Com a execução de projetos baseada em IA, o ClickUp elimina os custos de troca de ferramentas e centraliza o gerenciamento de tarefas. O trabalho avança sem que você precise procurar por atualizações. Ele converte o contexto em ação, marcando, atribuindo e escalando tarefas automaticamente.
O ClickUp reúne tarefas, documentos, cronogramas, bate-papos e IA em um único espaço de trabalho de IA convergente, para que todas as prioridades permaneçam alinhadas com a mesma fonte de verdade.
O que os usuários reais estão dizendo sobre o ClickUp?
Esta avaliação da G2 diz tudo:
O ClickUp foi uma revolução para organizar projetos e manter minha equipe alinhada. Adoro como ele é personalizável — seja para um quadro Kanban, um gráfico de Gantt ou apenas uma lista de tarefas simples, ele tem tudo. A capacidade de criar documentos, acompanhar metas e até mesmo conversar dentro da plataforma nos poupa de ter que alternar entre várias ferramentas. Dito isso, a flexibilidade pode ser um pouco opressiva no início. Levou algum tempo para nossa equipe descobrir a melhor configuração, e a integração de novos membros requer um pouco de treinamento.
O ClickUp foi uma revolução para organizar projetos e manter minha equipe alinhada. Adoro como ele é personalizável — seja para um quadro Kanban, um gráfico de Gantt ou apenas uma lista de tarefas simples, ele tem tudo. A capacidade de criar documentos, acompanhar metas e até mesmo conversar dentro da plataforma nos poupa de ter que alternar entre várias ferramentas. Dito isso, a flexibilidade pode ser um pouco opressiva no início. Levou algum tempo para nossa equipe descobrir a melhor configuração, e a integração de novos membros requer um pouco de treinamento.
2. Asana (ideal para acompanhamento estruturado de projetos e fluxos de trabalho de equipes multifuncionais)
O Asana é um software de gerenciamento de tarefas que reúne suas listas de afazeres em um único local centralizado. Ao conectar seu trabalho com suas tarefas, ele ajuda você a priorizar tarefas de maneira eficaz.
Ao contrário das notas adesivas espalhadas, o Asana oferece uma visão unificada de tudo o que você tem em mãos em vários projetos e equipes.
A visualização MyTasks reúne todas as tarefas atribuídas em uma lista gerenciável. Ela também lida com as relações entre as tarefas. Quando um resultado final afeta vários projetos, você pode atribuir uma tarefa a vários projetos, em vez de criar duplicatas.
O recurso Portfólios funciona como um centro de controle para gerentes de projeto que supervisionam várias iniciativas. Com o painel, você pode ver quais projetos estão atrasados e onde sua equipe pode estar sobrecarregada antes que os problemas fiquem fora de controle.
A IA da Asana incorpora recursos inteligentes diretamente em seu fluxo de trabalho. A IA apresenta insights sobre planos de projeto, pode responder a perguntas sobre as próximas etapas e gerar resumos do progresso mais recente. O AI Studio permite que você crie fluxos de trabalho de IA sem código para automatizar tarefas repetitivas sem depender de equipes de tecnologia.
Principais recursos do Asana
- Use IA para escrever planos de projeto e gerar resumos de tarefas, projetos ou portfólios para se manter atualizado sem precisar ler todos os detalhes.
- Implemente colegas de equipe com IA que monitoram os dados do projeto, identificam riscos ou gargalos e sugerem ações para você.
- Planeje a capacidade e equilibre a carga de trabalho usando o Gerenciamento de Recursos para ver quem está sobrecarregado e mudar as prioridades antes que ocorram gargalos.
- Conecte as tarefas diárias às metas da empresa usando os recursos de Metas e Relatórios para gerenciar as prioridades com foco no impacto.
- Crie regras, formulários e automação para mover o trabalho entre as etapas sem intervenção manual, reduzindo o atrito entre os projetos.
Vantagens do Asana
- Flexível para projetos complexos com vários usuários e planejamento de recursos
- Ampla automação, modelos e integrações para reduzir o trabalho manual.
Contras do Asana
- A menos que cada atualização seja marcada para cada pessoa, os membros da equipe não a veem, o que contraria o objetivo de visibilidade compartilhada do projeto no software de gerenciamento de projetos.
- O Asana permite dependências, mas não possui reprogramação automática, e é nesse caso que você precisará explorar outras alternativas ao Asana.
Preços do Asana
- Gratuito
- Plano inicial: US$ 13,49/mês por usuário
- Avançado: $30,49/mês por usuário
- Empresa: Preços personalizados
- Enterprise+: Preço personalizado
Avaliações e comentários sobre o Asana
- G2: 4,4/5 (mais de 12.300 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 13.500 avaliações)
Por que é ótimo para gerenciar várias prioridades
O Asana une projetos, dependências e cargas de trabalho para facilitar a visibilidade e ajustes rápidos. As visualizações em camadas permitem acompanhar tarefas em diferentes escalas, mesmo quando as prioridades mudam. As automações e atualizações em tempo real garantem a colaboração entre equipes sem perder de vista os objetivos.
O que os usuários reais estão dizendo sobre o Asana?
De uma avaliação do G2:
O layout do Asana é altamente envolvente e interativo, com muitos recursos, como automações, campos que são preenchidos diretamente em seu projeto a partir de formulários de solicitação criados e uma quantidade incrível de recursos de relatórios em vários níveis de um fluxo de trabalho. Ele também se integra a uma infinidade de plataformas externas que as empresas utilizam regularmente, permitindo que tudo flua para um único lugar para suas várias equipes e clientes.
O layout do Asana é altamente envolvente e interativo, com muitos recursos, como automações, campos que são preenchidos diretamente em seu projeto a partir de formulários de solicitação criados e uma quantidade incrível de recursos de relatórios em vários níveis de um fluxo de trabalho. Ele também se integra a uma infinidade de plataformas externas que as empresas utilizam regularmente, permitindo que tudo flua para um único lugar para suas várias equipes e clientes.
🧠 Curiosidade: A psicóloga Bluma Zeigarnik descobriu que as pessoas tendem a se lembrar melhor de tarefas inacabadas ou interrompidas do que das concluídas. Esse fenômeno, conhecido como Efeito Zeigarnik, sugere que tarefas incompletas criam uma tensão cognitiva que as mantém em destaque, melhorando a retenção da memória.
3. Trello (ideal para gerenciamento visual de tarefas usando quadros)
Planejar e programar um único projeto é simples do ponto de vista da capacidade. Mas quando vários projetos são executados simultaneamente com uma visão isolada, as tarefas logo se acumulam em sua mesa. Antes que você perceba, terá três tarefas para entregar ao mesmo tempo.
A ferramenta de gerenciamento de projetos e colaboração visual Trello ajuda você a gerenciar proativamente todas essas prioridades e sua capacidade.
Para entender o quanto sua equipe está realizando em um determinado momento, o Trello oferece diferentes visualizações.
A visualização do calendário mostra os trabalhos futuros para que você não sobrecarregue dias ou semanas específicos. O painel destaca métricas de carga de trabalho, como datas de vencimento e cartões atribuídos, para evitar gargalos.
A tabela reúne as tarefas de todos os quadros em uma lista classificável. E a linha do tempo mapeia as tarefas no estilo Gantt.
Você pode adicionar recursos relevantes, como anexos e conversas, aos cartões. Centralize comentários, atualizações de status e conversas sobre o projeto nos cartões.
Crie listas de verificação avançadas para registrar os detalhes das tarefas do projeto. Use painéis para acompanhar qualquer conjunto de tarefas em seus quadros do Trello, como tarefas ou projetos atrasados, a cada mês.
O Trello Inbox AI analisa as mensagens do Slack e do Teams salvas na caixa de entrada do Trello para extrair datas de vencimento, prioridades e itens de ação.
Principais recursos do Trello
- Defina regras para mover cartões automaticamente, atribuir membros da equipe ou criar listas de verificação com base em gatilhos específicos com o Butler, a ferramenta de automação do Trello.
- Amplie os recursos do seu espaço de trabalho conectando-o à sua pilha de tecnologia existente com Power-Ups.
- Com o Trello Inbox, você pode capturar tarefas a partir de notas de reuniões, mensagens, e-mails e notas de voz.
- Arraste e solte tarefas da sua caixa de entrada ou quadros do Trello diretamente para o seu Planner.
- Modelos pré-construídos de gerenciamento de projetos permitem que você capture todos os detalhes relacionados a vários projetos de maneira estruturada.
Prós do Trello
- Interface intuitiva que suporta acesso móvel e desktop para trabalhar em qualquer lugar.
- Integra-se com mais de 200 ferramentas por meio de Power-Ups.
Contras do Trello
- Relatórios avançados e acompanhamento entre projetos exigem Power-Ups pagos.
- Projetos maiores ou complexos geralmente precisam de vários painéis para se manterem organizados.
Preços do Trello
- Gratuito
- Padrão: US$ 6/mês por usuário
- Premium: US$ 12,50/mês por usuário
- Empresa: US$ 17,50/mês (cobrado anualmente)
Avaliações e comentários sobre o Trello
- G2: 4,5/5 (mais de 13.700 avaliações)
- Capterra: 4,5/5 (mais de 23.600 avaliações)
Por que é ótimo para gerenciar várias prioridades
O Trello destaca a priorização de projetos por meio de dicas visuais, ajudando a fazer mudanças rápidas nos quadros. A automação e as integrações simplificam o movimento das tarefas à medida que os planos evoluem. É especialmente eficaz para ambientes dinâmicos.
O que os usuários reais estão dizendo sobre o Trello?
Veja o que um usuário da Capterra tem a dizer:
Uso o Trello há mais de uma década. A versão gratuita passou por várias iterações, mas ainda representa um bom custo-benefício, especialmente em uma agência/consultoria, onde o preço por licença para uso ocasional por clientes é proibitivo. Percebo que meus clientes adoram a facilidade de uso em comparação com alternativas.
Uso o Trello há mais de uma década. A versão gratuita passou por várias iterações, mas ainda representa um bom custo-benefício, especialmente em uma agência/consultoria, onde o preço por licença para uso ocasional por clientes é proibitivo. Percebo que meus clientes adoram a facilidade de uso em comparação com alternativas.
📮 ClickUp Insight: Apenas 7% dos profissionais afirmam que confiam principalmente na IA para gerenciamento e organização de tarefas. Uma razão pode ser que a maioria das ferramentas cobre apenas áreas restritas, como calendários, listas de tarefas ou e-mail.
Com o ClickUp, a IA vai ainda mais longe. Ele conecta seu e-mail, comunicação, calendário, tarefas e documentos em um só lugar. Você pode até perguntar: “Quais são minhas prioridades hoje?” e o ClickUp Brain fará uma varredura em seu espaço de trabalho para fornecer uma lista clara e baseada na urgência. Ao fazer isso, o ClickUp reúne o poder de cinco ou mais aplicativos em um único superaplicativo simples.
Outras menções notáveis
Aqui estão algumas outras ferramentas de gerenciamento de projetos que evitam conflitos de prioridades:
- Monday.com: permite atribuir prioridades, visualizar cargas de trabalho e automatizar acompanhamentos em vários projetos. As visualizações de linha do tempo, calendário e carga de trabalho revelam problemas de capacidade antecipadamente, para que você possa reequilibrar as cargas de trabalho.
- Notion: Combina tarefas, documentos, notas de reuniões e bancos de dados em um só lugar para que nada se perca em ferramentas dispersas. Os bancos de dados vinculados permitem que você veja como as tarefas entre os projetos se relacionam, facilitando a identificação de mudanças nas prioridades e sua atualização em um só lugar.
- Jira: Para equipes de produto e engenharia, o Jira usa sprints, backlogs e acompanhamento de dependências para classificar prioridades. Os roteiros mostram como as mudanças em um projeto afetam outros, evitando gargalos ao gerenciar iniciativas paralelas.
- Smartsheet: uma ferramenta de gerenciamento de projetos no estilo planilha com visualizações Gantt, Grid e Card. O acompanhamento do caminho crítico e o gerenciamento de dependências facilitam a redefinição de prioridades e o reescalonamento. Útil quando vários cronogramas se movem simultaneamente.
- Wrike: Painéis em tempo real e automação orientada por status tornam as mudanças de prioridade visíveis instantaneamente. Os gráficos de carga de trabalho destacam os colegas de equipe sobrecarregados, enquanto os formulários de solicitação encaminham o trabalho recebido sem prejudicar as prioridades existentes.
- Airtable: um gerenciador de tarefas no estilo banco de dados que conecta projetos relacionados por meio de registros vinculados. Visualizações como Galeria, Kanban e Linha do tempo ajudam a visualizar as mudanças nas prioridades e na capacidade entre as equipes.
- Trabalho em equipe: desenvolvido para agências que lidam com vários clientes ao mesmo tempo. O acompanhamento do tempo, os gráficos de carga de trabalho e a rentabilidade em nível de projeto ajudam as equipes a priorizar o trabalho que gera receita.
💡 Dica profissional: De acordo com a regra do “pico-fim”, as pessoas julgam as experiências principalmente com base em como se sentiram no momento de pico e no final, e não na duração total. No gerenciamento de tarefas, concluir as principais prioridades antecipadamente ou terminar o dia com pequenas vitórias pode aumentar a motivação.
Como gerenciar várias prioridades de maneira eficaz (dicas + melhores práticas)
As ferramentas têm limites. Quando você estiver com dificuldades para organizar e gerenciar o trabalho em vários projetos, estas estratégias ajudarão você a manter tudo sob controle:
1. Salve seus fluxos de trabalho e crie modelos para eles
Imagine o seguinte: você acabou de concluir a campanha de marketing do último trimestre do ano e está se preparando para o próximo ano. Você não se lembra como configurou o painel de relatórios.
Além disso, você está gerenciando vários projetos. Você não tem certeza de quais são os componentes iniciais, então como replicar a campanha sem perder tarefas e detalhes cruciais?
Solução: crie modelos para fluxos de trabalho importantes. Dessa forma, quando você iniciar um novo projeto, basta conectar e usar os dados. Acelere o processo de forma mais rápida e eficiente.
💡 Dica profissional: use o modelo de relatório de status de vários projetos do ClickUp para manter todos os seus projetos acessíveis e organizados.
Você tem uma visão geral de todos os detalhes necessários, incluindo fase do projeto, integridade, custo, qualidade e cronogramas. Com marcações, subtarefas, rótulos de prioridade e vários responsáveis, você é notificado sempre que há atrasos e bloqueios.
2. Priorize o trabalho de forma implacável
Quando você gerencia várias prioridades, tudo parece urgente.
Você alterna entre tarefas, responde a mensagens e participa de reuniões. No final do dia, seu trabalho realmente prioritário não avançou.
Solução: aplique o método Ivy Lee.
No final de cada dia de trabalho, anote as seis tarefas mais importantes para o dia seguinte, priorizando-as em ordem. Concentre-se em concluí-las uma de cada vez, avançando na lista somente após terminar a tarefa anterior.
⚒️ Dica rápida: No final do dia, quando seu cérebro estiver exausto, deixe o ClickUp Brain facilitar sua vida. Use-o para:
- Fale sua lista de prioridades em vez de digitá-la. O Talk to Text do Brain MAX captura sua voz e transforma seus pensamentos em tarefas.
- O ClickUp Brain pesquisa tarefas, chats, documentos, anexos — até mesmo dentro de PDFs — e traz a resposta para você com sua Pesquisa Empresarial. Você não perde tempo vasculhando os dados do projeto e obtém o que precisa instantaneamente.
- O AI Notetaker participa automaticamente das chamadas, transcreve, extrai itens de ação, atribui-os à pessoa certa e os vincula ao projeto.
- Livre-se da proliferação de IA com um único aplicativo para todo o seu trabalho. O Brain conecta prioridades entre tarefas, documentos, mensagens, planilhas, notas de reuniões — até mesmo aplicativos de terceiros — para que o trabalho mais importante continue impossível de ignorar.
⚡ Arquivo de modelos: Modelos gratuitos para acompanhamento de vários projetos para executar seus projetos com precisão
3. Defina metas, planos e expectativas no início
Sem um processo padrão de planejamento de projetos ou uma metodologia clara de gerenciamento de projetos, cada novo projeto é gerenciado de maneira diferente.
O resultado? Os resultados tornam-se inconsistentes, os gerentes de projeto reinventam a roda e as equipes operam com base em premissas diferentes. Ninguém tem uma visão unificada das prioridades, responsabilidades ou cronogramas.
Solução: planeje o processo e as responsabilidades antes mesmo do início do projeto.
No nível do projeto, defina metas, marcos, dependências e etapas de feedback/aprovação. No nível do programa, estabeleça objetivos para a equipe e mostre como eles se relacionam com as metas de negócios.
Quando as expectativas são definidas antecipadamente, a colaboração da equipe fica mais fácil e a execução se torna repetível, especialmente quando seu software de gerenciamento de tarefas oferece suporte a modelos e inícios de projetos.
⚒️ Dica rápida: Depois de definir metas, marcos, entregas e responsabilidades no documento do seu projeto, adicione cartões de IA ao seu painel do ClickUp para manter essas expectativas visíveis e atualizadas automaticamente.
Use cartões de IA para:
- Mostre a meta e o status do projeto em tempo real.
- Insira um cartão de resumo executivo de IA no painel do seu projeto para obter uma visão geral do estado, custo, cronograma e risco.
- Use um Cartão StandUp de IA na página inicial para que cada proprietário veja exatamente o que é responsável fazer hoje.
⚡ Arquivo de modelos: Modelos gratuitos de priorização de projetos para organizar suas tarefas
4. Equilibre as cargas de trabalho analisando o trabalho em todos os projetos
Quando você planeja cada projeto em um lugar diferente, não tem como ver todo o trabalho que a pessoa está fazendo em diferentes projetos.
Você depende da pessoa para saber se a carga de trabalho é muito pequena ou muito grande. Você só descobre isso quando os prazos são perdidos ou quando eles finalmente falam. Isso acaba com todo o propósito de uma alocação eficiente de recursos.
Solução: O primeiro passo para resolver isso é gerenciar todos os seus projetos em um só lugar (dica: ferramenta de gerenciamento de projetos). Em seguida, você vai querer ver todas as tarefas em cada projeto e a quem elas foram atribuídas.
Com base nisso, você pode remover ou delegar tarefas para manter os projetos em dia e evitar o esgotamento. Mas lembre-se de que nem todas as ferramentas de gerenciamento de projetos incluem ferramentas de gerenciamento de recursos ou um filtro de visualização da carga de trabalho. Portanto, escolha com sabedoria.
💡 Dica profissional: a visualização da carga de trabalho do ClickUp permite visualizar a capacidade disponível de cada pessoa com base em estimativas de tempo, pontos de história ou campos de esforço personalizados. A capacidade de cada pessoa é exibida em vermelho, verde ou amarelo, indicando sua carga de trabalho rapidamente.
👀 Você sabia? “Multitarefa” é um termo impróprio. O cérebro humano não consegue realizar duas ou mais tarefas simultaneamente. Pesquisas indicam que, quando tentamos lidar com várias tarefas ao mesmo tempo, nosso cérebro se envolve em uma “mudança de tarefa”. O aumento da demanda sobre os sistemas neurocognitivos que suportam o controle e a atenção sustentada leva a um desempenho mais lento e a mais erros em comparação com o foco em uma única tarefa.
Priorize com eficácia com o software de gerenciamento de projetos ClickUp
Diga adeus ao caos de competir com várias prioridades implementando essas estratégias simples, mas impactantes.
Quando combinado com uma ferramenta de gerenciamento de projetos como o ClickUp, você poderá acompanhar o andamento do projeto, manter-se organizado e atingir as metas de desempenho do projeto todas as vezes.
Para se destacar na priorização de tarefas, inscreva-se gratuitamente no ClickUp.