Antes de iniciar qualquer projeto, uma das primeiras coisas que os gerentes definem é um prazo, ou seja, a data até a qual o projeto precisa ser entregue. O prazo, também conhecido como data de entrega, funciona como um marco para o projeto.
Em um estudo com gerentes de produto, a Gartner constatou que 45% dos lançamentos sofrem atrasos de pelo menos um mês! Em projetos, departamentos, organizações e regiões geográficas, o não cumprimento de prazos é bastante comum por diversos motivos.
Nesta postagem do blog, exploramos por que cumprir prazos é essencial, quais são os desafios que você enfrenta e como aumentar suas chances de cumprir os prazos em seus projetos.
A importância de cumprir prazos
Ao assinar o contrato, as equipes de projeto se comprometem com um prazo. Esse compromisso, por si só, já é motivo suficiente para cumpri-los. Mas há mais.
Credibilidade: Cumprir os prazos assumidos é o indicador fundamental de credibilidade. Isso demonstra que você é confiável e digno de confiança.
Excelência operacional: Entregar um projeto dentro do prazo demonstra suas habilidades, capacidades e excelência operacional. Isso mostra que você é capaz de fazer estimativas, planejar e entregar um projeto.
Prudência financeira: Às vezes, os contratos contêm cláusulas de multa por atraso na entrega, o que significa que você pode perder dinheiro por não cumprir os prazos do projeto. Concluir o projeto dentro do prazo garante que você receba o valor acordado.
Liberdade para planejar com antecedência: quando você sabe que um projeto será concluído dentro do prazo, pode agendar o próximo com confiança. Isso contribui para a continuidade dos negócios e, por extensão, para a lucratividade.
Embora seja óbvio que cumprir prazos seja o mínimo que se espera de um profissional, nem sempre é fácil.
Desafios comuns para cumprir prazos
As organizações frequentemente enfrentam desafios para cumprir os prazos com os quais se comprometeram. Alguns dos mais comuns são os seguintes.
Excesso de compromissos: A equipe de vendas pode ter prometido prazos mais curtos do que o possível, o que dificulta que as equipes de projeto os cumpram.
Subestimar: As equipes de projeto muitas vezes subestimam o esforço necessário, comprometendo-se com um prazo impossivelmente curto.
Planejamento inviável: As equipes de projeto precisam de tempo para entender os requisitos e intensificar os esforços. Ao programar tarefas desde o primeiro dia, os gerentes de projeto colocam a si mesmos e suas equipes em risco de não cumprir o prazo.
Priorização inadequada: as tarefas têm hierarquias e dependências. Ao não priorizá-las corretamente, as equipes serão levadas ao caos e à confusão, acabando por perder os prazos.
Falta de colaboração: quando os membros da equipe não se comunicam regularmente entre si, é provável que informações sejam deixadas de lado. Isso resulta em um trabalho abaixo do padrão, que precisa ser refeito, atrasando ainda mais os prazos.
A boa notícia é que milhares de organizações já enfrentaram esses desafios e desenvolveram estratégias comprovadas e melhores práticas para superá-los. Vamos nos inspirar nelas!
10 estratégias comprovadas para cumprir prazos
Para que um prazo seja viável, ele precisa ser realista, ou seja, o trabalho deve poder ser concluído de forma razoável dentro desse prazo.
Antes de definir prazos para os projetos, entenda claramente o escopo. Defina as tarefas, planeje o tamanho da equipe, faça uma estimativa das horas-homem necessárias e trace o cronograma de entrega. Só se parecer viável, comprometa-se com isso.
Agora que você se comprometeu com um prazo realista, aqui estão dez estratégias comprovadas para cumpri-lo.
1. Divida o projeto em tarefas e subtarefas
Roma não foi construída em um dia; nem o seu projeto será. Portanto, divida seu projeto em partes gerenciáveis, compostas por tarefas menores.
- Esclareça os objetivos do projeto
- Estabeleça uma hierarquia clara de tarefas e subtarefas, garantindo que cada uma conduza à seguinte
- Elabore resumos detalhados/histórias de usuário para cada tarefa, a fim de garantir que os membros da equipe entendam o que precisam fazer
- Crie marcos que indiquem a conclusão de fases específicas do projeto
- Designe usuários e supervisores para cada tarefa a fim de garantir uma distribuição equilibrada da carga de trabalho
- Inclua listas de verificação para garantir que a tarefa seja concluída de acordo com os padrões esperados
- Defina datas de início e prazos para cada tarefa
- Priorize tarefas e subtarefas com cuidado
Não se esqueça das suas tarefas operacionais, como reuniões rápidas, retrospectivas, elaboração de relatórios etc.
2. Use um software de gerenciamento de projetos
O principal objetivo de um software de gerenciamento de tarefas é aliviar a carga operacional sobre você e sua equipe. Ferramentas de gerenciamento de projetos como o ClickUp podem oferecer a você o seguinte:
Visibilidade: Todos na equipe podem ver quais trabalhos estão planejados, o que está sendo feito, o que ainda falta e muito mais. Isso ajuda todos a entenderem o contexto e a contribuírem de forma integrada.
Acesso: Todas as informações relativas ao projeto estão reunidas em um único lugar, para que qualquer pessoa possa acessá-las sempre que precisar. Literalmente, mantenha todos em sintonia.
Colaboração: Tem alguma dúvida para um colega? Basta deixar um comentário na tarefa e marcar o colega. Ele será notificado e responderá a você no contexto certo, dentro do prazo.
Conexões: Um projeto é mais do que apenas um conjunto de tarefas. Ele inclui documentação, fluxos de trabalho, conversas e outros conhecimentos institucionais. Uma ferramenta como o ClickUp pode disponibilizar essas conexões para todos os membros da equipe.
Estimativa: Se você já gerenciou um projeto semelhante no ClickUp, já possui todos os dados operacionais necessários. Com isso, é possível estimar rapidamente o esforço necessário e planejar para cumprir os prazos.
Planejamento diário: O ClickUp também pode funcionar como um aplicativo de planejamento diário, oferecendo uma visão clara do trabalho que você e sua equipe precisam realizar diariamente.
Com os aspectos de “gerenciamento de projetos” a cargo do ClickUp, os membros da sua equipe podem se concentrar em suas tarefas.
3. Preste atenção às dependências
Uma maneira infalível de não cumprir prazos é presumir que as tarefas funcionam isoladamente e podem ser concluídas de forma independente. Na realidade, a maioria das tarefas em qualquer projeto depende de outras.
Por exemplo, a equipe de desenvolvimento só pode começar a trabalhar na página inicial quando a equipe de design tiver concluído a interface do usuário. Para que a interface do usuário seja projetada, o redator precisa ter escrito o texto. Ele só pode fazer isso quando a equipe de negócios tiver fornecido um briefing.
Um atraso em qualquer etapa pode adiar o prazo final ou exercer pressão indevida sobre aqueles que estão trabalhando nas etapas finais. Embora ter um cronograma detalhado ajude, gerenciá-lo é outra história.
Preste atenção às dependências ao definir as tarefas. As tarefas do ClickUp permitem que você defina prazos para cada tarefa e subtarefa. Reúna a equipe e discuta as dependências com ela. Obtenha o compromisso de todos em cumprir seus prazos, no interesse do projeto.
Mapeie essas dependências usando as prioridades de tarefas do ClickUp para que todos na equipe saibam as consequências de seus atrasos.
Se você tiver dúvidas sobre como priorizar tarefas e dependências, confira os modelos de priorização do ClickUp para obter ajuda.
4. Use a curva em S
Uma curva em S é um gráfico matemático que representa pontos de dados cumulativos nos eixos X e Y. Um projeto típico assume a forma da letra S, daí o nome.
Digamos que você esteja desenvolvendo um software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM). Antes de começar a escrever código, você precisa entender o setor, o tipo de clientes que terá, as informações que precisará coletar e assim por diante. Isso leva tempo no início.
Se você programar as tarefas de programação desde o primeiro dia, acabará perdendo os prazos das tarefas e se colocará em uma situação de atrasos ao longo de todo o processo.
Planejar seu tempo e seu progresso na forma de uma curva em S ajuda você a começar devagar e acelerar a conclusão das tarefas com o passar do tempo.
Use as datas de início e de vencimento do ClickUp para cada tarefa a fim de garantir um bom planejamento do cronograma. Dessa forma, você terá um pouco de folga no início do projeto e poderá ganhar impulso quando se sentir confiante.
5. Reserve um tempo de margem
Um dos maiores erros que os gerentes de projeto cometem é se comprometer com prazos apertados e, em seguida, aglomerar tarefas críticas em um intervalo de tempo muito curto. Isso gera dois problemas específicos.
- Isso cria um senso de urgência, eliminando qualquer margem para inovação ou foco na qualidade
- Não deixe margem para circunstâncias inevitáveis, como uma emergência pessoal de um membro da equipe
Ao planejar qualquer projeto, reserve um tempo de margem no seu aplicativo de agendamento de tarefas. Dê aos membros da sua equipe espaço para respirar, para que possam ser criativos e não fiquem apenas correndo atrás da conclusão das tarefas.
Os recursos de gerenciamento de tempo do ClickUp podem ajudar! Depois de configurar as tarefas, subtarefas e dependências, use a Visualização de Calendário do ClickUp para ter uma visão geral.
Se os prazos estiverem muito próximos, arraste-os e solte-os em outro dia. Isso também reprogramará automaticamente as tarefas dependentes a jusante.
Mas lembre-se da Lei de Parkinson, que afirma que o trabalho se expande de forma a preencher o tempo disponível para sua conclusão. Evite reservar um tempo de margem excessivo para não acabar procrastinando. Os prazos indicam a urgência com que o projeto deve ser concluído.
6. Evite o aumento gradual do escopo
O “scope creep” ocorre quando o cliente ou patrocinador do projeto faz alterações ou acréscimos aos objetivos originais de um projeto. Normalmente, o “scope creep” acaba aumentando a quantidade de trabalho a ser realizado, inserindo novas tarefas no meio do caminho e prejudicando o cumprimento dos prazos.
Como gerente de projetos, é sua responsabilidade evitar o aumento indesejado do escopo. Você pode fazer isso definindo requisitos claros logo no início. Os modelos de documento de requisitos do produto (PRD) do ClickUp são um ótimo ponto de partida.
Como alternativa, você pode reprogramar o projeto com um novo prazo para acomodar o novo escopo.
7. Acompanhe o progresso
Você já passou por uma situação em que o prazo vence hoje e você ainda está longe de concluir o projeto? Isso acontece principalmente quando se gerencia vários projetos ao mesmo tempo.
Para evitar ficar sobrecarregado no último dia, acompanhe regularmente o andamento do trabalho.
- Consulte o painel do ClickUp para ver os gráficos de burn-up e burn-down
- Consulte a Visualização da Carga de Trabalho para saber quem está adiantado ou atrasado. Ofereça ajuda àqueles que estão com dificuldades
- Use a visualização Kanban para classificar as tarefas por status
- Use o gráfico de Gantt para visualizar as próximas tarefas e suas dependências
- Use a visualização do calendário para ver as tarefas futuras por dia, semana ou mês
8. Gerencie o tempo de forma eficaz
Um dos fatores essenciais para o sucesso na entrega de projetos é a gestão do tempo. Você pode garantir que tudo corra conforme o planejado monitorando, acompanhando e gerenciando o tempo da sua equipe. Além disso, você também pode garantir que ninguém fique sobrecarregado, trabalhando horas intermináveis. E você não coloca a equipe em uma situação em que não consiga cumprir prazos apertados.
Embora existam várias ferramentas de gerenciamento de tempo no mercado, a melhor opção para você é aquela projetada para aproveitar o controle de tempo em prol do sucesso do projeto.
O recurso de controle de tempo do ClickUp faz exatamente isso. Sua equipe pode usar o ClickUp para controlar o tempo a partir de qualquer dispositivo. É possível iniciar e parar o cronômetro durante a execução de uma tarefa ou adicionar tempo retroativamente por meio do controle manual.
Eles podem adicionar notas aos registros de tempo para indicar exatamente em que gastaram seu tempo. Também podem priorizar tarefas usando a matriz de gerenciamento de tempo diretamente no ClickUp.
Como gerente de projetos, você tem acesso a planilhas de horas detalhadas, além de estimativas e registros de tempo. Use essas informações para entender o desempenho de cada membro da equipe e oferecer a eles a ajuda necessária.
9. Automatize o que puder
Dezenas de tarefas menores e repetitivas de gerenciamento de projetos precisam ser concluídas diariamente. Os gerentes de projeto costumam usar aplicativos de lista de verificação diária para garantir que elas sejam concluídas.
Só que você não precisa fazer tudo isso manualmente sozinho. Automatize o máximo que puder para liberar tempo para resolver problemas e ajudar sua equipe. O ClickUp Automations oferece mais de 100 fluxos de trabalho pré-configurados para todos os tipos de cenários de projeto, como:
- Adicionar responsável ao alterar o status
- Enviar notificação ao usuário sobre alteração de prioridade
- Crie tarefas recorrentes em datas específicas
- Adicionar observador quando o prazo expirar
- Notifique o gerente quando o tempo registrado exceder o tempo estimado
É novo no mundo da automação? Nós ajudamos você. Aqui está o nosso guia de automação com exemplos!
10. Comunique-se de forma proativa com todas as partes interessadas
Apesar de todos os seus esforços, às vezes não é possível cumprir um prazo devido a fatores que estão fora do seu controle. Por exemplo, a pandemia global ou a guerra na Ucrânia criaram problemas insolúveis na cadeia de suprimentos, o que adiou os prazos de várias organizações.
Quando um prazo estiver prestes a não ser cumprido, mantenha as partes interessadas informadas. Avise o patrocinador do projeto ou o cliente de que são esperados atrasos. Converse com a equipe do projeto para ver se há algo que possa ser feito para concluir o projeto mais próximo do prazo.
Nunca mais perca um prazo
Fazer uma promessa e cumpri-la são marcas registradas do profissionalismo. Assim como uma promessa, os prazos são importantes.
Embora seja amplamente aceito que, às vezes, os prazos não sejam cumpridos, ficar atrasado não passa uma boa imagem das suas habilidades de gerenciamento de projetos.
Melhore sua gestão de projetos e nunca perca um prazo com o ClickUp. Precisa planejar seu projeto? Use tarefas. Precisa agendá-lo? Use datas e horários. Está preocupado com as dependências entre tarefas? Conecte tarefas com facilidade.
Não tem certeza se seus prazos são realistas? Use as visualizações do calendário ou da carga de trabalho para ver o que é possível. Quer acompanhar o andamento? Use o painel. Gerenciar vários projetos ao mesmo tempo? É moleza!
O ClickUp foi desenvolvido com todas as ferramentas necessárias para você manter o rumo. Não está convencido? Veja por si mesmo.