Jak zwiększyć liczbę pracowników z 10 do 50 bez utraty kultury organizacyjnej

Co tak naprawdę psuje się, gdy zespół się powiększa? Czy jest to kultura, czy brak struktury?

W przypadku 10 osób koordynacja działań jest naturalna. Kontekst jest udostępniany, decyzje mają widoczność, a kultura umacnia się poprzez codzienną pracę. Nie potrzebujesz systemów, ponieważ bliskość wystarcza.

Model ten przestaje działać wraz ze wzrostem zespołu.

Przy 30–40 pracownikach kontekst rozprzestrzenia się nierównomiernie. Teams zaczynają pracować w różny sposób. Nowi pracownicy uczą się poprzez obserwację, a nie dlatego, że wszystko jest jasno określone. Nic nie jest zepsute, ale spójność zaczyna się pogarszać.

W tym momencie kultura przestaje być wspólnym doświadczeniem, a staje się problemem operacyjnym.

Rozwój firmy z 10 do 50 pracowników wymaga zmian strukturalnych. Niepisane normy muszą stać się jasnymi systemami. Decyzje muszą mieć widoczność. Komunikacja musi przebiegać w przewidywalny sposób. Wiedza musi być przechowywana w miejscu bardziej niezawodnym niż pamięć.

W tym artykule opisano, jak zaprojektować te systemy w zakresie rekrutacji, komunikacji, zarządzania wiedzą i podstawowej infrastruktury, aby kultura nie uległa osłabieniu wraz ze wzrostem liczby pracowników.

Dlaczego skalowanie z 10 do 50 pracowników niszczy większość start-upów

Przy 50 pracownikach nie możesz polegać na rozmowach na korytarzu, aby wszyscy byli zgrani.

Po prostu dlatego, że nie wszyscy są już w tym samym pomieszczeniu. Zespół inżynierów rozwiązuje problemy, o których nie słyszysz. Dział marketingu prowadzi kampanie, o których dział sprzedaży nie wie. Nowy pracownik pyta: „Jak radzimy sobie z eskalacjami klientów?” i otrzymuje trzy różne odpowiedzi w zależności od tego, kogo zapyta.

Właśnie w tym momencie większość start-upów ponosi porażkę.

✅ Sprawdź fakty: Badania przeprowadzone przez Jordanę Valencię w Harvard Business Review wykazały, że firmy, które szybko się rozwijają, tracą spójność kulturową, chyba że liderzy celowo przeprojektują sposób przekazywania kultury w miarę rozwoju zespołu. Problem polega na tym, że mechanizmy, które ją stworzyły, przestają działać.

3 główne powody, dla których kultura startupowa ulega zniszczeniu wraz ze wzrostem Teams

Kultura zazwyczaj nie upada w spektakularny sposób. Upadek następuje w drobnych, codziennych momentach, których ludzie przestają dostrzegać. Pominięta aktualizacja. Decyzja, której nikt nie pamięta. Nowy pracownik zgaduje, zamiast być na tyle pewnym siebie, aby wiedzieć, gdzie szukać. W miarę powiększania się zespołów takie momenty się kumulują.

Poniższe trzy wzorce pokazują, gdzie większość kultur startupowych zaczyna się załamywać.

1. Rozrost pracy przejmuje kontrolę

Przy 10 osobach prawdopodobnie używasz 3-4 narzędzi: Slack do komunikacji, Dokumenty Google do współpracy i być może lekkiego narzędzia do śledzenia projektów. Wszyscy wiedzą, gdzie wszystko się znajduje, ponieważ nie ma jeszcze zbyt wielu rzeczy.

Przy 30-40 osobach liczba ta rośnie wykładniczo. Inżynieria korzysta z Jira. Marketing działa w Asana. Sprzedaż buduje wszystko w HubSpot. Finanse korzystają z oddzielnego narzędzia do budżetowania. HR wprowadza zazwyczaj zbyt drogie oprogramowanie HRMS.

Każde narzędzie ma sens osobno. Razem tworzą one Work Sprawl. Jest to nic innego jak fragmentacja pracy na niepołączonych platformach, która powoduje powstawanie silosów informacyjnych i zabija wydajność.

Oto jak to wygląda w praktyce:

Informacje istnieją, ale są one oderwane od decyzji, właścicieli i kolejnych kroków. Ludzie spędzają więcej czasu na wyszukiwaniu podsumowań niż na wykorzystywaniu ich do posuwania pracy do przodu.

Prawdziwa wartość nie polega tylko na gromadzeniu informacji. Wynika ona z utrzymania tych informacji w powiązaniu z pracą, którą wspierają. Gdy kontekst pozostaje bliski zadaniom i wynikom, zespoły mogą działać w sposób jasny, zamiast opierać się na domysłach.

2. Załamanie się wzorców komunikacji

Początkowo, gdy w organizacji jest tylko 10 osób, komunikacja jest prosta. Masz jedno spotkanie standup. Być może jedno cotygodniowe spotkanie synchronizacyjne. Ważne aktualizacje pojawiają się na głównym kanale Slack, gdzie każdy może je zobaczyć.

Przy 40 osobach szybko się to psuje.

Masz teraz wiele zespołów o różnych harmonogramach, różnych priorytetach i różnych normach komunikacyjnych. Łatwy przepływ informacji, jaki miałeś przy 10 osobach? Zniknął. Zastąpiło go:

Najbardziej odczuwają to nowi pracownicy. Próbują oni poznać sposób funkcjonowania firmy, ale potrzebne im informacje są rozproszone, nieaktualne lub istnieją tylko w głowach niektórych osób. Rozwiązaniem jest stworzenie spójnych, przewidywalnych rytmów komunikacji, dzięki którym informacje będą przepływać przez firmę.

🛠️ Zestaw narzędzi: ClickUp pomaga scentralizować komunikację w miejscu, gdzie faktycznie odbywa się praca. Oznacza to, że ważne rozmowy nie znikają już w wątkach Slacka; są one dostępne w ClickUp Chat, bezpośrednio połączone z odpowiednimi zadaniami i projektami.

3. Znikająca wiedza plemienna

Twoi pierwsi pracownicy są chodzącymi bazami danych. Wiedzą, dlaczego podjęto określone decyzje, które opinie klientów wpłynęły na kształt produktu oraz znają niepisane zasady, które określają sposób funkcjonowania firmy.

W miarę rozwoju firmy pracownicy są coraz bardziej obciążeni obowiązkami. Uczestniczą w spotkaniach, zarządzają zespołami, gaszą pożary. Nie są już w stanie odpowiedzieć na każde pytanie „jak mamy...?”.

Później zobaczysz następujące informacje:

Rozwiązaniem jest przekształcenie wiedzy plemiennej w udokumentowane procesy i przeszukiwalne bazy wiedzy.

🤖 Uwaga: Kultura ulega zniszczeniu w momencie, gdy wdrożenie nowych pracowników staje się opcjonalne

W momencie, gdy nowy pracownik musi zapytać trzy osoby, jak coś działa, Twoja kultura już uległa fragmentacji. Super Agent w ClickUp zapewnia spójność tam, gdzie ludzie nie są w stanie tego zrobić, zamieniając wdrażanie nowych pracowników w system, a nie przysługę.

Każda rola uczy się w ten sam sposób, z tego samego źródła, poprzez te same cykle pracy. Kultura przestaje być zależna od pamięci i zaczyna się rozwijać zgodnie z planem.

Jak zbudować fundamenty dla kultury skalowalnej

Widziałeś już, co się psuje. Oto jak temu zapobiec: zbuduj infrastrukturę, zanim będzie potrzebna.

Kiedy zespół jest mały, kultura funkcjonuje w głowach ludzi. Każdy przyswaja ją poprzez bliski kontakt. W miarę rozwoju firmy takie podejście przestaje działać. Potrzebujesz fundamentów: udokumentowanych systemów, scentralizowanych cykli pracy i dostępnej wiedzy, która będzie rosła wraz z liczbą pracowników.

Infrastruktura ta zaczyna się od miejsca przechowywania informacji.

Oto jak wypełnić luki i wprowadzić system, który wywrze namacalny wpływ na funkcjonowanie Twojej organizacji.

Skonsoliduj wiedzę na jednej platformie

Kiedy informacje są przechowywane w zbyt wielu miejscach, kultura staje się domyślnie niespójna. Ludzie nie zachowują się inaczej, ponieważ nie zgadzają się z wartościami — zachowują się inaczej, ponieważ działają w oparciu o różne informacje.

Pierwszym krokiem jest konsolidacja miejsc, w których odbywa się praca, podejmowane są decyzje i przechowywana jest dokumentacja. W praktyce oznacza to centralizację:

Gdy zadania, dokumenty i komunikacja są ze sobą połączone, decyzje pozostają związane z wynikami, zamiast znikać w historii czatu. W ten sposób kontekst przetrwa rozwój zespołu.

Rozwiązaniem jest scentralizowanie wszystkiego w jednym obszarze roboczym, gdzie zadania, dokumenty i komunikacja są ze sobą połączone.

Dla firm rozwijających się z 10 do 50 pracowników oznacza to, że informacje kluczowe dla kultury organizacyjnej są przechowywane w jednym, przeszukiwalnym hubie, a nie rozproszone w różnych narzędziach.

Zmień kulturę w żywą dokumentację

Większość firm dokumentuje kulturę zbyt późno, a kiedy już to robią, zamrażają ją w statycznym podręczniku, do którego nikt nie wraca.

Skalowalna kultura wymaga żywej dokumentacji. Oznacza to zapisywanie rzeczy w sposób, który zachęca do korzystania, aktualizowania i dyskusji, a nie do biernej konsumpcji.

Na tym etapie zespoły powinny wyraźnie udokumentować:

Kiedy ta dokumentacja towarzyszy codziennej pracy, staje się punktem odniesienia, a nie tylko formalnością.

Umożliw natychmiastowe wyszukiwanie wiedzy

Pierwsi pracownicy posiadają ogromną wiedzę ukrytą. W miarę powiększania się zespołu oczekiwanie, że będą oni ręcznie przekazywać tę wiedzę, jest nierealne i nie do utrzymania.

Wyszukiwalność jest pomostem między doświadczeniem a skalą. Zamiast kierować każde pytanie „jak możemy…?” do założycieli lub pierwszych pracowników, zespoły potrzebują sposobu na samodzielne uzyskiwanie odpowiedzi z prawdziwych, wiarygodnych źródeł.

ClickUp Brain umożliwia przeszukiwanie pamięci instytucjonalnej Twojego zespołu. Nowi pracownicy zadają pytania w języku naturalnym, np. „Jak postępujemy w przypadku wyjątków cenowych?”, a odpowiedzi są pobierane z całego obszaru roboczego: dokumentów, zadań, komentarzy – Wszystkiego.

Oznacza to:

Uwidocznij cykle pracy

Kultura to nie tylko to, co mówisz. To to, co ludzie obserwują. Kiedy cykle pracy są ukryte, ludzie zgadują. Kiedy cykle pracy mają widoczność, uczą się, obserwując, jak praca faktycznie przebiega w firmie.

Widoczność oznacza, że ludzie mogą natychmiast sprawdzić:

Tego rodzaju widoczność to infrastruktura, a nie mikrozarządzanie. Gdy praca odbywa się w ramach jednego systemu, widoczność staje się normą. Nowi członkowie zespołu nie potrzebują wyjaśnień dotyczących kultury; widzą ją w działaniu poprzez zadania, aktualizacje i decyzje podejmowane w czasie rzeczywistym.

Jak zdefiniować podstawowe wartości, które faktycznie skalują się wraz z zespołem

Niejasne wartości nie skalują się. Jeśli wartości Twojej firmy to przyjemne dla ucha frazy, takie jak „Cenimy doskonałość” lub „Bądź innowacyjny”, są one bezużyteczne, gdy nowy pracownik musi podjąć decyzję, a Ciebie nie ma w pokoju.

Co oznacza „doskonałość” przy wyborze między szybką wysyłką a dodaniem kolejnej funkcji? Jak wygląda „innowacyjność”, gdy klient prosi o coś, czego nigdy wcześniej nie robiłeś?

Wartości, które wydawały się oczywiste i zostały przyswojone przez 10 osób, muszą zostać jasno przekazane zespołowi liczącemu 50 osób. Nowi pracownicy nie byli świadkami początków firmy, więc muszą oni dokładnie wyjaśnić, jak te wartości przekładają się na praktykę. Jest to klucz do zapobiegania rozmyciu kultury organizacyjnej.

Wartości skalowalne są inne. Są wystarczająco konkretne, aby kierować decyzjami, i wystarczająco widoczne, aby przejawiać się w codziennych zachowaniach.

Aby Twoje wartości były możliwe do zrealizowania, zdefiniuj je za pomocą jasnych przykładów zachowań.

Nie pozwól, aby Twoje wartości pozostały w zapomnianym podręczniku, który dział HR wysyła nowym pracownikom i którego nikt więcej nie czyta. Oto proces krok po kroku:

Zamiast polegać na pamięci, spraw, aby wartości były łatwe do wyszukania i posiadające widoczność w obszarze roboczym, tak aby można było się do nich naturalnie odwoływać w codziennej pracy.

Kiedy wartości są dokumentowane, omawiane i konsekwentnie widoczne w narzędziach, z których Twój zespół korzysta na co dzień, mają one znacznie większe szanse przetrwać proces skalowania.

Sposoby na utrzymanie kultury podczas szybkiego rozwoju

Zbudowałeś infrastrukturę. Zdefiniowałeś wartości, które można wprowadzić w życie. Teraz nadszedł czas na realizację: upewnij się, że kultura nie ulegnie erozji, gdy zatrudnisz 20, 30, 40 nowych osób, których nie było, gdy zaczynałeś.

Infrastruktura i wartości tworzą fundament, ale kultura nie utrzymuje się sama; wymaga codziennych praktyk, które wzmacniają to, co ważne. Oto pięć praktyk, które faktycznie działają, nie dlatego, że brzmią dobrze, ale dlatego, że odnoszą się do konkretnych momentów, w których kultura ulega załamaniu podczas skalowania.

Niech kultura firmy będzie częścią każdej decyzji o zatrudnieniu

Kiedy desperacko poszukujesz kandydata na daną rolę, kuszące jest obniżenie poprzeczki w zakresie dopasowania kulturowego. „Potrzebujemy starszego inżyniera TERAZ” zamienia się w „Ta osoba ma świetne CV i może zacząć pracę w poniedziałek”.

To jest pułapka.

Niewłaściwie dobrany pracownik nie tylko nie wnosi żadnego wkładu, ale także aktywnie spowalnia pracę wszystkich innych. Zadaje pytania, które pokazują, że nie rozumie, w jaki sposób podejmowane są tutaj decyzje. Sprzeciwia się normom, które wszyscy inni zaakceptowali. Tworzy napięcia, które narastają w całym zespole.

Rozwiązanie? Systematyzacja oceny kultury w procesie rekrutacji.

Jak to zrobić:

Zmień wartości w widoczne, codzienne nawyki

Wartości Twojej firmy nie mają znaczenia, jeśli istnieją tylko jako słowa na ścianie. Aby wartości miały rzeczywisty wpływ, muszą przejawiać się w codziennym zachowaniu zespołu, co oznacza operacjonalizację wartości poprzez włączenie ich bezpośrednio do cykli pracy.

Jeśli cenisz sobie przejrzystość, powinieneś domyślnie udostępniać aktualizacje dotyczące projektów całemu zespołowi. Kiedy widzisz, że ktoś demonstruje podstawową wartość, publicznie wyraź swoje uznanie w miejscu widocznym dla wszystkich.

Wbuduj swoje wartości w podstawowe procesy, od sposobu prowadzenia spotkań po udzielanie informacji zwrotnych i podejmowanie kluczowych decyzji na wcześniejszym etapie:

Spraw, aby Twoje wartości stały się widocznymi, filtrowalnymi częściami codziennej pracy, oznaczając zadania i projekty konkretnymi wartościami, które reprezentują. Aby w pełni włączyć to do cyklu pracy, przeprowadź retrospektywy zespołowe, podczas których otwarcie omówisz, w jaki sposób Twoje wartości znalazły odzwierciedlenie w ostatnim projekcie lub nie. ClickUp Tablice świetnie się do tego nadają!

💡Porada dla profesjonalistów: Zautomatyzuj kluczowe, ale powtarzalne części procesu dzięki ClickUp Automatyzacji.

• Cotygodniowe aktualizacje i agendy spotkań są tworzone i przypisywane automatycznie; nic nie umyka uwadze.
• Automatycznie rozpoznawaj zachowania zgodne z wartościami dzięki powiadomieniom lub wyzwalaczom potwierdzającym wykonanie określonych czynności.

Wzmocnij rolę nosicieli kultury w całej organizacji

Nie możesz być jedyną osobą przekazującą kulturę. W miarę rozwoju firmy stajesz się wąskim gardłem.

Nosicielami kultury nie są osoby, które mają tytuł „kultura” w swoim tytule stanowiska. Są to osoby, które w naturalny sposób ucieleśniają wartości firmy w codziennej pracy. To do nich nowi pracownicy instynktownie zwracają się po radę. To oni nadają ton podczas spotkań. To oni zwracają uwagę, gdy coś wydaje się nie tak.

Jak je rozpoznać:

Jeśli nie wzmocnisz formalnie pozycji nosicieli kultury, Twoja kultura stanie się niespójna. Różne zespoły będą miały różne interpretacje tego, jak powinna wyglądać praca. Nowi pracownicy będą otrzymywać sprzeczne sygnały dotyczące tego, co naprawdę ma znaczenie. Z czasem nosiciele kultury wypali się, będąc nieformalnymi osobami, do których zwraca się o pomoc, ale nie mającymi uznania ani autorytetu. Oto jak właściwie wzmocnić ich pozycję:

Jak to zrobić: Zorganizuj dedykowane przestrzenie ClickUp, aby dać swoim pracownikom jasną własność nad projektami i zasobami związanymi z kulturą, czyniąc ich aktywnymi uczestnikami skalowania kultury. W ten sposób możesz wzmocnić pozycję nosicieli kultury, umożliwiając im kształtowanie kultury firmy poprzez zapewnienie im widoczności w inicjatywach obejmujących całą firmę oraz możliwość wnoszenia wkładu w centralną dokumentację kultury za pomocą funkcji uprawnień i udostępniania ClickUp.

Konsolidacja narzędzi przed ich nadmiernym rozrostem

Różne narzędzia tworzą różne cykle pracy. Różne cykle pracy tworzą różne normy. Zanim się zorientujesz, masz trzy subkultury działające w oparciu o zupełnie różne założenia dotyczące „tego, jak tutaj pracujemy”.

Jest to nieplanowane rozprzestrzenianie się narzędzi i platform bez nadzoru, prowadzące do marnowania pieniędzy, powielania wysiłków i zagrożeń dla bezpieczeństwa. Jeśli różne zespoły używają różnych narzędzi AI, wiedza instytucjonalna staje się rozproszona, niespójna i trudna do zarządzania.

Aby osiągnąć powodzenie w zwiększeniu liczby pracowników z 10 do 50 bez utraty kultury organizacyjnej, należy zbudować infrastrukturę, która zapewni wszystkim połączenie i spójność. Jednolite, ujednolicone obszary robocze tworzą jednolity, ujednolicony sposób pracy.

6 typowych pułapek kulturowych, których należy unikać podczas skalowania

W trakcie szybkiego rozwoju firmy z 10 do 50 pracowników łatwo jest wpaść w typowe pułapki, które mogą nieumyślnie osłabić kulturę, którą starasz się chronić.

Świadomość tych pułapek to pierwszy krok do ich uniknięcia:

Powodzenie w skalowaniu kultury firmy sprowadza się do celowego dokumentowania, spójnych rytmów komunikacji, wzmocnionych nosicieli kultury i ujednoliconych systemów. Firmy, które zachowują swoją wyjątkową tożsamość pomimo szybkiego wzrostu, to te, które traktują kulturę jako system, który należy zaprojektować, a nie atmosferę, na którą należy liczyć.

Kompletny przewodnik po tworzeniu planu działania dotyczącego skalowania kultury organizacyjnej

Skalowanie kultury z 10 do 50 pracowników polega na konsekwentnych, świadomych wyborach dotyczących budowania infrastruktury, definiowania wartości, zatrudniania pracowników i strukturyzowania pracy. Oto lista kontrolna, która może Ci w tym pomóc:

Jeśli zatrudniasz 10–15 osób (budujesz fundamenty):

Jeśli zatrudniasz od 15 do 30 osób (zapobieganie fragmentacji):

Jeśli zatrudniasz 30–50 osób (wzmacnianie na dużą skalę):

Kultura nie znika. Gubi się w szumie informacyjnym.

Wraz z rozwojem zespołów kultura nie upada dlatego, że ludzie zapominają o wartościach. Upadek następuje, gdy sygnały dotyczące sposobu wykonywania pracy stają się niespójne. Trudniej jest podejmować decyzje. Kontekst zostaje utracony. Nowi pracownicy nie są pewni, która wersja „sposobu pracy” jest właściwa.

Zespoły, które skalują się w sposób przejrzysty, rozwiązują ten problem, projektując wszystko z myślą o jasności już na wczesnym etapie. Sprawiają, że praca ma widoczność, decyzje są trwałe, a wiedza łatwo dostępna, dzięki czemu właściwe zachowania są naturalnie wzmacniane, bez konieczności ciągłego wyjaśniania.

Właśnie tu pojawia się ClickUp. Łącząc zadania, dokumenty, komunikację i wiedzę w jednym obszarze roboczym, ClickUp pomaga rozwijającym się zespołom przekształcić zasady działania w codzienną praktykę.

Kiedy sposób pracy jest jasny, nie ma potrzeby chronić kultury. Rozwija się ona wraz z rozwojem firmy. Gotowy, aby zbudować swoją? Zacznij od ClickUp za darmo!

Często zadawane pytania

Ewolucja to celowe dostosowanie kultury organizacyjnej, które pozwala zachować podstawowe wartości, jednocześnie aktualizując praktyki w nowych kontekstach i większym zespole. Rozmycie to niezamierzone osłabienie kultury organizacyjnej, w wyniku którego wartości stają się niejasne lub niespójne, ponieważ nie były aktywnie podtrzymywane w trakcie rozwoju.

Zespoły zdalne i hybrydowe muszą przykładać jeszcze większą wagę do dokumentacji i rytmu komunikacji, ponieważ kultury nie da się przenieść poprzez fizyczną bliskość. Scentralizowana platforma, taka jak ClickUp, która łączy pracę, komunikację i wiedzę, staje się niezbędną infrastrukturą dla silnej kultury rozproszonej.

Oba te elementy są ważne, ale należy priorytetowo traktować dopasowanie kulturowe w przypadku ról wymagających znacznej interakcji z zespołem lub uprawnień decyzyjnych, ponieważ wartości są znacznie trudniejsze do nauczenia niż umiejętności. W przypadku wysoce wyspecjalizowanych, niezależnych ról technicznych umiejętności mogą czasami mieć pierwszeństwo, ale jest to kompromis, który należy rozważyć ostrożnie.

Tak, odbudowa zniszczonej kultury jest możliwa, ale jest to znacznie trudniejsze niż jej utrzymanie. Wymaga to otwartego przyznania się do problemów, silnego ponownego zaangażowania się kierownictwa w określone wartości oraz wprowadzenia zmian strukturalnych, takich jak konsolidacja narzędzi lub nowe rytmy komunikacyjne, aby zapewnić wsparcie dla pożądanej kultury.