Ten przewodnik jest przeznaczony dla właścicieli lub liderów agencji i firm usługowych, którzy chcą zbudować bardziej skalowalną i atrakcyjną sprzedażowo agencję, zwłaszcza teraz, gdy ClickUp 4.0, Super Agents i AI zmieniają sposób działania agencji.
Autor udostępnia swoją historię zakładania, rozbudowywania i sprzedaży agencji, podkreślając, jak ClickUp (zwłaszcza wersja 4.0 i Super Agents) może zmienić sposób działania agencji.
Najważniejsze punkty to:
- Produktyzacja usług ma kluczowe znaczenie dla skalowalności i sprzedaży, pomagając uniknąć rozszerzania zakresu projektu i umożliwiając tworzenie powtarzalnych systemów.
- Automatyzacje ClickUp i AI usprawniają procesy takie jak wdrażanie klientów, przydzielanie zadań i bieżące zarządzanie klientami.
- Scentralizowanie wiedzy w ClickUp Docs (zamiast w rozproszonych narzędziach, takich jak Dokumenty Google) umożliwia zespołom i agentom AI udzielanie odpowiedzi na pytania, zmniejszając w ten sposób liczbę wąskich gardeł.
- Wdrażanie zespołu można w całości zarządzać w ClickUp, korzystając z szablonów list i zadań do szkolenia i oceny wyników.
- Cykl pracy marketingowej korzysta z ClickUp Automatyzacji i Super Agents, które pomagają w tworzeniu pomysłów na zawartość, redagowaniu, edytowaniu i promocji.
- ClickUp może służyć jako centrum pomocy technicznej, w którym Super Agenci obsługują zgłoszenia klientów i działania następcze, poprawiając obsługę klienta i wydajność.
- Ujednolicona platforma, taka jak ClickUp, eliminuje nieefektywność rozłącznych systemów, zapewniając scentralizowany kontekst dla AI i agentów, aby dostarczać lepsze informacje i usprawnić działalność agencji.
W dokumencie stwierdzono, że konwergencja — czyli zgromadzenie wszystkich zadań, komunikacji i wiedzy w jednym miejscu — w połączeniu ze sztuczną inteligencją i automatyzacją stanowi potężną siłę napędową dla nowoczesnych agencji.
Dlaczego większość agencji ma trudności z rozwojem
Agencje i firmy usługowe napotykają przeszkodę, gdy każdy projekt klienta staje się jednorazowy, a praca rozprzestrzenia się na niepołączone narzędzia. Widziałem to na własne oczy: to, co zaczyna się od garstki klientów, szybko staje się labiryntem niestandardowych żądań, rozproszonych dokumentów i procesów, które istnieją tylko w Twojej głowie. Jest to wyczerpujące i prawie niemożliwe do skalowania lub sprzedaży.
W 2013 roku założyłem agencję. W ciągu następnych trzech lat agencja rozrosła się i została przejęta przez większą firmę technologiczną z tej samej branży. Później założyłem kolejną agencję. Agencja ta wykorzystywała ClickUp jako podstawowy element zarządzania i skalowania działalności. Obecnie zajmuję się operacjami rozwojowymi w ClickUp — dla mnie to swego rodzaju zamknięcie koła.
Odkąd moja pierwsza agencja została przejęta, regularnie występuję w podcastach i piszę artykuły o tym, jak zbudować skalowalną, atrakcyjną dla potencjalnych nabywców agencję.
Gdybym jednak miał zrobić to samo w 2025 roku, mając do dyspozycji wszystkie dostępne zasoby i narzędzia, takie jak ClickUp 4. 0 i Super Agents, postąpiłbym inaczej.
Ten przewodnik jest podręcznikiem: produktyzuj swoje usługi, buduj powtarzalne systemy, centralizuj wiedzę i wykorzystuj AI oraz agentów, aby zapewnić ciągłość działania bez stania się wąskim gardłem.
Dowiedz się więcej o tym, jak Super Agents mogą Ci pomóc:
Produktyzacja usług w celu wyeliminowania rozszerzania zakresu
Produktyzacja jest podstawą skalowalności i sprzedaży. Przekształca niestandardowe prace w powtarzalny system.
Po pierwsze: chcę porozmawiać o tym, co sprawia, że agencja jest skalowalna i łatwa do sprzedania: produktyzacja.
Aby agencja była skalowalna i łatwa do sprzedaży, skupiłem się na stworzeniu usługi produktowej, czyli przekształceniu usługi w projekt o stałym zakresie.
Często freelancerzy i agencje borykają się z problemem rozszerzania zakresu projektu: projekty, które zaczynają się od jednego zestawu zadań, ale potem klient chce jeszcze jedną rzecz, a potem kolejną. I nie widać końca. W rezultacie poświęcasz swoje weekendy i święta, ponieważ projekt, który wydawał się prosty, zamienia się w nadgodziny z wieloma poprawkami i „jeszcze jedną rzeczą”.
Dzięki produktowej ofercie usług istnieje stały zestaw rezultatów z jasno określonymi kamieniami milowymi. Wszystko, co wykracza poza ten zakres, wiąże się z dodatkowymi kosztami.
Jedną z korzyści płynących z oferowania usług produktowych przez dostawcę usług jest to, że praca w ramach tego stałego zakresu pozwala budować powtarzalne systemy i procesy.
Niezależnie od liczby klientów, wszyscy oni otrzymują takie same cykle pracy w zakresie wdrażania i takie same procedury świadczenia usług.
Produktyzacja miała kluczowe znaczenie dla rozwoju mojej pierwszej agencji. Pozwoliła nam ona w ciągu trzech lat zdobyć 100 klientów w zakresie projektowania stron internetowych i usług marketingowych przy niewielkiej liczbie pracowników.
Ponadto produktyzacja i budowanie powtarzalnego, przypominającego linię produkcyjną procesu świadczenia usług tworzy system, w którym ostatecznie możesz całkowicie wyeliminować siebie z cyklu pracy.
Przed wprowadzeniem produktów miałem klientów, którzy zgłaszali niekończące się prośby o poprawki. Projekty, które powinny trwać miesiąc, zajmowały sześć miesięcy. Po wprowadzeniu produktów, dzięki jasnym wytycznym i ustalonym rezultatom, projekty można było zakończyć znacznie szybciej i z mniejszymi opóźnieniami.
W wielu agencjach, które znam, założyciel staje się wąskim gardłem. Projekty nie mogą postępować bez jego zgody lub zaangażowania, co ostatecznie oznacza, że założyciel nie może odejść, gdy chce wziąć urlop lub skupić się na biznesie, zamiast pracować w nim.
Szybkie wytyczne, które należy udokumentować (i egzekwować):
- Co obejmuje pakiet
- Co nie jest objęte
- Jak działają poprawki
- Co jest wyzwalaczem zmiany zamówienia
Buduj systemy, które działają bez Twojego udziału
Gdy usługi zostaną sprowadzone do postaci produktów, to właśnie systemy i automatyzacja sprawiają, że „powtarzalne” staje się „skalowalne”.
Budowanie biznesu opartego na usługach produktowych może być bardzo skalowalne dzięki odpowiednim narzędziom i powtarzalnym systemom.
Zaletą platformy takiej jak ClickUp jest to, że nie tylko można budować powtarzalne systemy, ale także AI i automatyzacje mogą przejąć za Ciebie wiele ręcznych zadań.
Weźmy na przykład wdrażanie klientów.
W idealnym świecie każdy nowy klient przechodzi podobny proces wdrażania.
- W przypadku nowych klientów prawdopodobnie potrzebujesz:
- Aby wiedzieć, na co klient się zapisuje i jakie będą jego uprawnienia
- Aby dowiedzieć się więcej o kliencie (aby wypełnił kwestionariusz lub odbył rozmowę wdrożeniową)
- Aby przeprowadzać śledzenie danych swoich klientów
- Aby ustawić foldery i systemy klienta
Automatyzacje ClickUp i systemy mogą w tym pomóc.
Oto przykład tego, jak wykorzystałem ClickUp do usprawnienia i automatyzacji wdrażania klientów:
- Uruchom cykl pracyKiedy klient podpisuje umowę, opłaca fakturę początkową i przesyła formularz wdrożeniowy, każdy krok wyzwala integrację z ClickUp.
- Automatycznie twórz projekt wdrażaniaClickUp tworzy kaskadę zadań i elementów projektu powiązanych z danym klientem.
- Rejestruj dane klientów na liście w stylu CRMScentralizowana lista klientów jest aktualizowana o nowych klientów, a kluczowe informacje z kwestionariusza są przechowywane w polach niestandardowych .
- Generuj jednorazową listę kontrolną wdrożenia z przypisaniem odpowiedzialnościClickUp tworzy dedykowaną listę wdrożeniową z około 20 zadaniami połączonymi z wdrożeniem związanymi z klientem. Zadania obejmują zależności (na przykład „Nie można rozpocząć, dopóki warunki wstępne nie są zakończone”) i są przypisane do konkretnych członków zespołu.
- Automatycznie odblokowuj zadania po zakończeniu warunków wstępnych Po zakończeniu zadań zależności zostają usunięte, a zadania następcze automatycznie przechodzą do statusu „Gotowe do działania”, dzięki czemu osoby przypisane do zadań wiedzą, że mogą je rozpocząć.
- Przejście klienta do „aktywnej” realizacji usług Po zakończeniu zadań związanych z wdrożeniem klient zostaje oficjalnie uruchomiony.
- Zwiększ wydajność powtarzających się zadańClickUp automatycznie tworzy powtarzające się zadania na liście bieżących klientów i przydziela je w oparciu o obciążenie i dostępność zespołu.
- Dodaj proaktywne kontrole przez pierwsze 60 dniPowtarzające się zadania kontrolne są tworzone na pierwsze dwa miesiące, aby zapewnić wysoką jakość wdrażania nowych pracowników.
- Moja agencja miała kilka odrębnych przestrzeni do prowadzenia Businessu, w tym:
- Przestrzeń dla obsługi klienta
- Przestrzeń do zarządzania kadrami i urlopami
- Przestrzeń dla działań marketingowych i operacji związanych z zawartością
Zbuduj agencję przyszłości dzięki ClickUp 4. 0 i Super Agents
Jeśli ClickUp pomógł agencjom w rozwoju wcześniej, ClickUp 4. 0 + Super Agents zmieniają to, co może działać automatycznie, a co nie wymaga już ludzkiego udziału.
Ale to wszystko było przed ClickUp 4. 0.
Gdybym dzisiaj zakładał agencję, zrobiłbym kilka rzeczy inaczej:
Scentralizuj wiedzę, aby agenci mogli odpowiadać na pytania
Istotnym elementem budowania agencji i rozwijania zespołu jest udostępnianie wiedzy.
Nowi członkowie zespołu muszą przejść szkolenie. Członkowie zespołu potrzebują standardowych procedur operacyjnych (SOP) i dokumentacji dotyczącej przepływów działania i podejmowania decyzji.
Wcześniej tworzyłem standardowe procedury operacyjne (SOP) wyłącznie w Dokumentach Google i nagraniach Zoom.
Problem polega na tym, że gdy informacje znajdują się poza systemem pracy, brakuje kontekstu. AI i agenci mogą być potężnym narzędziem, ale tylko wtedy, gdy mają dostęp do potrzebnej wiedzy.
Gdybym miał to zrobić ponownie, wykorzystałbym ClickUp Docs i wszystko scentralizował.
Stworzyłbym wewnętrzną wiki w ClickUp Documents, aby przechowywać istotne informacje o firmie, dostępne dla zespołów, które ich potrzebują.
Co ważne, udostępniłbym tę wiedzę Super Agentom i ClickUp Brain.
W ten sposób, jeśli członek zespołu utknie, może zapytać agenta: „@AgentKnowledgeBot, co powinienem zrobić w tej sytuacji?” i uzyskać spójną odpowiedź bez czekania na menedżera.
Konkretny przykład agencji: dzięki scentralizowanej wiedzy członek zespołu może zapytać agenta, jak skonfigurować rekordy DNS klienta, i otrzymać instrukcje dostosowane do ustawień tego klienta na podstawie już zapisanych danych klienta.
Wykorzystanie agentów do odpowiadania na pytania bez angażowania kierownictwa zmniejsza liczbę wąskich gardeł i zwiększa przepustowość.
Przeprowadź wdrażanie zespołu w ClickUp
Kiedy tworzyłem moją ostatnią agencję, wykorzystałem narzędzia do kursów online, które zaprogramowałem, aby szkolić członków zespołu w zakresie naszych wewnętrznych systemów. Stało się to jednak kolejnym narzędziem, które wymagało regularnych aktualizacji w miarę zmian naszych procesów.
Gdybym miał to zrobić ponownie, wdrożyłbym proces wdrażania nowych pracowników całkowicie w ClickUp.
Chciałbym wykorzystać wzór, z którym zetknąłem się podczas wdrażania w ClickUp: zanim uzyskałem dostęp do niektórych systemów, musiałem ukończyć wewnętrzne kursy stworzone w całości w ClickUp. Jest to praktyczne zabezpieczenie dla każdej rozwijającej się firmy.
Oto, jak może to działać w Twojej agencji:
Możesz skorzystać z szablonu listy kontrolnej wdrażania ClickUp dla nowych pracowników.
- Każda lista zawiera zadania wraz z materiałami wideo i pisemnymi.
- Kiedy dołącza nowy pracownik, tworzony jest szablon listy i przypisywany do niego.
- Każdy moduł ma swoje wymagania. Pracownik przesyła pracę w formie komentarza lub do pola niestandardowego, a następnie zadanie jest zakończone.
- Administrator sprawdza pracę i ocenia wyniki przed przyznaniem dostępu do wrażliwych systemów.
Spraw, aby cykle pracy marketingowe były wspierane przez agentów, a nie kierowane przez założycieli
ClickUp jest przydatny do zarządzania inicjatywami marketingowymi: dostosowanymi projektami, automatyzacją i widocznością.
Ale Super Agents mogą pomóc Ci osiągnąć jeszcze więcej, zwłaszcza w zakresie operacji związanych z zawartością.
Czerpiąc inspirację z własnego silnika zawartości ClickUp, oto co zrobiłbym w zakresie marketingu zawartości w agencji:
- Zbieraj pomysły w jednym miejscu Prowadź jedną listę z pomysłami na zawartość, a drugą z kolejką tekstów do napisania i kalendarzem.
- Zatrzymaj pomysły w fazie koncepcyjnej, dopóki nie będą gotowePomysły pozostają w fazie koncepcyjnej, dopóki nie zostaną nakreślone i zatwierdzone do realizacji.
- Wykorzystaj Super Agenta do tworzenia pomysłów i szkicówA Super Agent pomaga generować tematy i szkice na podstawie Twojego ICP, usług i dotychczasowych wyników.
- Przenieś zatwierdzone tematy do WIP w celu napisaniaAutor przenosi zadanie do WIP, przypisuje je sobie i tworzy szkic artykułu.
- Automatyczne przekazywanie zadań redaktorom Gdy status projektu ulega zmianie, zadanie jest automatycznie przypisywane redaktorowi i tworzona jest lista kontrolna lub podzadania.
- Przeprowadź wstępną edycję przez agentaAgent przeszkolony w zakresie Twojego przewodnika stylistycznego i przykładów przeprowadza wstępną edycję i oznaczanie.
- Finalizacja przez redaktoraRedaktor dokonuje ostatecznej korekty i zmienia status na Gotowe do zaplanowania.
- Generuj materiały związane z promocjąKolejny Super Agent tworzy projekty postów w mediach społecznościowych, aby promować artykuł.
- Zaplanuj i ustaw datę publikacji Po zaplanowaniu data publikacji jest ustawiana i śledzona w kalendarzu.
- Weryfikacja, publikacja i zamknięcie pętliPo dacie publikacji agent weryfikuje, czy URL jest aktywny, i oznacza status jako Opublikowano lub zgłasza problem redaktorowi.
📘 Przeczytaj również: Jak stworzyłem ClickUp Super Agent do obsługi naszego programu socjalnego dla pracowników
Wykorzystaj ClickUp jako lekkie centrum pomocy technicznej
Możesz również używać ClickUp jako centrum pomocy technicznej.
Klienci mogą przesyłać formularze ClickUp lub zgłoszenia o wsparciu technicznym za pośrednictwem e-maila.
Następnie Super Agent może przejrzeć zgłoszenie, pobrać kontekst klienta, odwołać się do wewnętrznej bazy wiedzy i przygotować odpowiedź.
Pozwoli to skrócić czas obsługi klienta, poprawić szybkość reakcji i zapewnić spójność odpowiedzi.
Z punktu widzenia klienta otrzymuje on podpowiedź napisaną przyjaznym dla klienta językiem, która dokładnie rozwiązuje problem.
Zmniejsz liczbę wąskich gardeł związanych z obsługą klientów dzięki proaktywnym działaniom następczym.
Gdy klienci mają dokumenty lub zasoby, które chcą udostępnić Ci, mogą to zrobić za pomocą formularza ClickUp. Po przesłaniu formularza możesz poprosić Super Agenta o przejrzenie materiałów i podjęcie dalszych działań.
Większość agencji zdaje sobie sprawę, że klienci często stanowią duże utrudnienie.
Być może czekasz na klientów, którzy prześlą swoje opinie, formularze zgłoszeniowe lub wymagane zasoby przez miesiące (a w niektórych przypadkach nawet lata).
Super Agent pomoże Ci być na bieżąco z potrzebami klientów i zautomatyzować działania związane z kontaktowaniem się z nimi.
Konwergencja i kontekst
Problem agencji rzadko polega na „braku wysiłku”. Jest to raczej fragmentacja: praca, dokumenty, rozmowy i kontekst klienta rozproszone są w zbyt wielu miejscach.
Moja pierwsza agencja opierała się na niepołączonych systemach, które nie komunikowały się ze sobą.
- Komunikacja wewnętrzna odbywała się za pośrednictwem Slacka i e-maila.
- Dokumenty były przechowywane w Dokumentach Google.
- W miarę rozwoju agencji nieustannie zmienialiśmy narzędzia do zarządzania projektami.
- Zadania klientów były zarządzane w jednym miejscu.
- Pomoc techniczna w innym miejscu
- Kalendarz zawartości w innym miejscu
Z perspektywy czasu nie było to idealnie wydajne. Niektóre dane były zbędne, znajdowały się w wielu miejscach i wymagały konserwacji w wielu miejscach, a żaden z systemów nie udostępniał kontekstu.
Nie miałem nic podobnego do tego, co oferuje dziś ClickUp.
Kiedy po raz pierwszy dołączyłem do ClickUp, otworzyły mi się oczy, gdy zobaczyłem, jak organizacja zatrudniająca ponad 1000 pracowników naprawdę funkcjonuje w ramach swojej platformy wydajności. Posiadanie jednego miejsca do komunikacji wewnętrznej, możliwość wyszukiwania i odwoływania się do zadań w czatach, tworzenia zadań na podstawie dyskusji oraz przechowywania dokumentów w jednym miejscu jest niezwykle wydajne.
Zamiast pięciu systemów, które wymagają niedoskonałej integracji w celu udostępniania danych (ale nie kontekstu), ClickUp ma wszystko w jednym miejscu. Scentralizowany kontekst pomaga uniknąć utraty informacji. Gwarantuje również, że podczas korzystania z AI, takiej jak ClickUp Brain, można pobierać dane z zadań, komentarzy, powiązanych dokumentów i rozmów związanych z pracą.
Dla agencji ta konwergencja, czyli zgromadzenie wszystkich informacji w jednym miejscu, staje się potężną siłą w połączeniu z agentami, którzy usprawniają operacje i świadczenie usług.
Końcowe przemyślenia: skalowalność wynika z systemów
Jeśli chcesz mieć skalowalną, łatwą do sprzedania agencję, potrzebujesz dwóch rzeczy: usług produktowych i systemów, które zapewniają spójność dostaw bez heroicznych wysiłków założyciela.
ClickUp 4. 0, ClickUp Brain i Super Agents nie zastępują podstawowych zasad. Sprawiają, że można je powtarzać.
Jeśli chcesz zbudować agencję, która działa sprawnie bez Twojego udziału w każdym procesie decyzyjnym, zacznij od scentralizowania dostaw, wiedzy i realizacji w ClickUp.