Rozwiązanie problemu rozproszenia pracy: wiceprezes ds. marketingu w ClickUp o przyszłości pracy

Rozproszenie pracy jest cichym zabójcą wydajności, innowacyjności i morale w dzisiejszym miejscu pracy, często wynikającym z braku spójności narzędzi i procesów. Sam tego doświadczyłem, przeżyłem i — co najważniejsze — nauczyłem się, jak z tym walczyć. W tym artykule chcę udostępnić moje doświadczenia związane z rozproszeniem pracy, ukrytymi kosztami, które odkryłem, oraz powodami, dla których uważam, że przyszłość pracy zależy od ujednoliconych obszarów roboczych i AI, która faktycznie działa na korzyść ludzi.

czym jest rozrost pracy? Moje osobiste widok*

Kiedy zacząłem kierować zespołami Teams ds. marketingu B2B i rozwoju sprzedaży, myślałem, że największym wyzwaniem będzie po prostu zarządzanie kosztami – upewnienie się, że nie wydajemy zbyt dużo na narzędzia. Jednak z biegiem lat zdałem sobie sprawę, że prawdziwy problem był znacznie głębszy i bardziej podstępny.

Naprawdę zmagałem się z problemem rozproszenia pracy — czymś, co obecnie definiuję jako fragmentację pracy między zbyt wieloma niepowiązanymi narzędziami, systemami i procesami. Dzieje się tak, gdy Teams przełączają się między platformami, tracą kontekst i spędzają więcej czasu na informowaniu się nawzajem niż na faktycznym zrobieniu pracy.

Wpływ na wydajność był niezaprzeczalny. Teams zwalniały tempo, powielały wysiłki i poświęcały więcej czasu na uzgadnianie działań niż na ich realizację. Informacje były rozproszone, współpraca stała się fragmentaryczna, a projekty traciły impet, zanim jeszcze się rozpoczęły.

Cztery oblicza chaosu

1. Rozproszenie aplikacji

To właśnie tutaj wszystko się dla mnie zaczęło. Pamiętam, jak objąłem nową rolę i odkryłem, że nasz zespół korzystał z dziesiątek różnych narzędzi, z których wiele pełniło tę samą funkcję lub, co gorsza, nie pełniło żadnej. Płaciliśmy za oprogramowanie, które nie było używane, a dyrektor finansowy był (słusznie) sfrustrowany. Jednak koszty nie były tylko finansowe. Brak integracji prowadził do fragmentacji pracy i utraty spójności — klasycznych oznak rozrostu pracy.

2. Rozproszenie kontekstu

Jako liderowi najbardziej uderzyło mnie to. Próbowałem uzyskać jasny obraz tego, nad czym pracowały moje Teams, ale okazało się, że informacje były rozproszone w Dokumentach Google, Slacku, wątkach e-mail i narzędziach do zarządzania projektami. Nie było jednego źródła prawdy. Ciągle „składałem” narrację — wynik fragmentarycznych narzędzi, którym z założenia brakowało spójności. Straciłem widoczność, a moje Teams straciły kontekst potrzebny do wykonywania swojej pracy najlepiej, jak to możliwe.

3. Rozproszenie procesów

Widziałem, jak to niszczy nawet najlepsze teams. Kiedy każda grupa korzysta z własnych narzędzi i cykli pracy, nie ma jednolitego sposobu działania. Widziałem, jak teams próbowały „układać” swoje procesy w całość, ale kończyło się to nieefektywnością, zamieszaniem i straconymi szansami na współpracę. To idealny przykład tego, co powoduje rozrost pracy: odizolowane narzędzia, źle dopasowane teams i pochopne decyzje.

4. Rozproszenie AI

To najnowsze i najszybciej rosnące wyzwanie. W pośpiechu, aby wdrożyć AI, widziałem organizacje (w tym moją własną) gromadzące mozaikę narzędzi AI, które rozwiązują drobne problemy, ale nie łączą się z szerszym obrazem. Narzędzia te szybko stają się zbędne, podobnie jak wcześniejsze narzędzia SaaS. Co gorsza, gdy AI nie jest zintegrowana z rzeczywistym kontekstem, generuje złe wyniki i podważa zaufanie — jest to ukryty koszt, którego większość Teams nie dostrzega, dopóki nie spadnie poziom adopcji.

Ukryte koszty: czego nie dostrzega większość liderów

Kiedyś myślałem, że głównym kosztem rozrostu jest element w budżecie. Jednak prawdziwe koszty są ukryte — jak góra lodowa pod wodą.

Morale i innowacyjność

Kiedy ludzie nie znają kontekstu, czują się odizolowani i niezainteresowani. Obserwowałem, jak najlepsi pracownicy „brutalną siłą” zdobywali potrzebne informacje — ustawiając dodatkowe spotkania, ścigając kolegów i zbierając informacje. Jednak nie każdy może tak postępować, a nawet dla tych, którzy potrafią, jest to wyczerpujące.

Jeśli damy wszystkim możliwość zrozumienia, co się dzieje, wzrośnie morale i innowacyjność. W przeciwnym razie ograniczamy potencjał wszystkich.

Spadek wydajności

Statystyka, która utkwiła mi w pamięci: przeciętny pracownik umysłowy przełącza się między aplikacjami i stronami internetowymi prawie 1200 razy dziennie , spędzając ponad cztery godziny tygodniowo tylko na ponownym orientowaniu się w sytuacji. Widziałem to na własne oczy — ludzie kopiują i wklejają, powielają pracę i tracą godziny każdego tygodnia na „podwójną pracę” — rodzaj cyfrowej rozbieżności między informacją a wykonaniem. Jest to nie tylko nieefektywne, ale także demoralizujące.

/AI bez kontekstu jest bezużyteczna*

Widziałem wiele projektów AI, które zakończyły się niepowodzeniem z powodu braku kontekstu — zwłaszcza w szybko zmieniających się firmach technologicznych, gdzie Teams polegają na precyzji i jasności. Jeśli AI nie zna wytycznych dotyczących marki, metodologii sprzedaży lub niuansów Business firmy, generuje tylko szum. A kiedy ludzie tracą zaufanie do AI, jej popularność gwałtownie spada.

*jak rozwiązuję problem rozproszenia zadań w ClickUp

konwergencja: Siła ujednoliconego obszaru roboczego*

Największym odkryciem było dla mnie uświadomienie sobie, że konwergencja — połączenie aplikacji, procesów, ludzi, wiedzy i AI w jednym miejscu — zmienia wszystko. W ClickUp tworzymy obszar roboczy, w którym kontekst nie jest tracony, procesy są na mapie, a AI jest naprawdę zintegrowana.

Rozproszenie pracy często zaczyna się od rozrzuconych notatek i częściowo zapamiętanych pomysłów, które nigdy nie trafiają z powrotem do systemu ewidencyjnego. Dlatego korzystamy z funkcji takich jak Talk to Text w ClickUp Brain Max — wypełnia ona tę lukę, rejestrując myśli w momencie ich pojawienia się i przekształcając je bezpośrednio w zadania, dokumenty lub przypomnienia — bez pisania, bez poszukiwania kontekstu — po prostu płynne rejestrowanie wiedzy, które pozwala kontynuować pracę.

Dzięki natywnie wbudowanemu Brain nie tylko widzę, jak moja praca się integruje — widzę też, jak wplata się w nią inteligencja. Potrzebujesz sporządzić brief, streścić dokument lub zautomatyzować cykl pracy? Wszystko to dzieje się w tym samym systemie, w którym odbywa się praca.

osobista anegdota: AI Notetaker*

Jednym z najbardziej przełomowych narzędzi dla mnie był ClickUp AI Notetaker. Nie mogę uczestniczyć w każdym spotkaniu, ale dzięki AI Notetaker nie muszę tego robić. Narzędzie to rejestruje dyskusję, podsumowuje kluczowe punkty i udostępnia kontekst wszystkim, którzy tego potrzebują. Pamiętam, że opuściłem ważne spotkanie dotyczące produktu i, podobnie jak wielu innych, dostosowując się do pracy zdalnej, po prostu przejrzałem podsumowanie wygenerowane przez sztuczną inteligencję, zamiast szukać notatek lub streszczenia. Natychmiast byłem na bieżąco i mogłem bezzwłocznie podjąć decyzje.

dokumentowanie i udostępnianie wiedzy*

Na własnej skórze przekonałem się, że najcenniejszy kontekst często tkwi w głowach ludzi. Zachęcam moje Teams — i siebie samego — do poświęcenia 20 minut na spisanie ważnych informacji. Nie jest to łatwe, ale niezbędne. Dokumentując nasze doświadczenia, procesy i spostrzeżenia, tworzymy wspólne repozytorium, z którego korzystają wszyscy.

Lekcje przywództwa: co mówię każdemu dyrektorowi

1. Opracuj mapę swoich procesów

Nie można zautomatyzować tego, czego nie zmapowano. Poświęć czas na udokumentowanie, jak jest robione, a następnie poszukaj sposobów na jej usprawnienie i automatyzację.

2. Priorytetowe traktowanie kontekstu

Ułatw ludziom (i /AI) dostęp do potrzebnych informacji. Scentralizuj wiedzę, ujednolic dokumentację i przełam silosy.

3. Przemyślana integracja AI

Nie podążaj za błyskotkami. Zainwestuj w AI, która jest głęboko zintegrowana z Twoimi cyklami pracy i kontekstem — a nie tylko kolejnym punktowym rozwiązaniem.

Ponadto, aby w pełni wykorzystać potencjał AI, ważne jest, aby wybierać narzędzia dostosowane do potrzeb i cyklu pracy zespołu. Dzięki ClickUp Brain można przełączać się między dużymi modelami językowymi (LLM), aby spersonalizować doświadczenia związane ze sztuczną inteligencją. Ta elastyczność gwarantuje, że wykorzystywana AI nie jest tylko ogólnym rozwiązaniem, ale jest dostosowana do konkretnego kontekstu i celów.

4. Prowadzenie zmian kulturowych

Transformacja nie jest tylko techniczna — ma również charakter kulturowy. Modeluj zachowania, które chcesz widzieć: przejrzystość, dokumentację i gotowość do zmian.

*przyszłość pracy: moja wizja

Wierzę, że przyszłość należy do organizacji, które potrafią rozwiązać problem rozrostu — nie tylko poprzez cięcie kosztów, ale także poprzez budowanie kultury przejrzystości, współpracy i ciągłego doskonalenia. Zintegrowane agenty AI, ujednolicone obszary robocze i nieustanne skupianie się na kontekście pozwolą ludziom wykonywać swoją pracę najlepiej, jak potrafią, i w najbardziej kreatywny sposób. Na tym polega siła zintegrowanej przestrzeni roboczej AI — nie chodzi tylko o połączenie narzędzi, ale o przebudowę samej pracy wokół jednej, inteligentnej platformy.

Wizja jest prosta: Free ludzi od powtarzalnych zadań, zapewnić im odpowiedni kontekst i pozwolić im skupić się na tym, co naprawdę ważne. W ten sposób pozostaniemy konkurencyjni w szybko zmieniającym się świecie.

Rozproszenie pracy nie rozwiąże się samo. Spowalnia ono Teams, tworzy chmurę strategii i generuje koszty, których nie da się śledzić. Czas zacząć działać w sposób przejrzysty — zacznij od wypróbowania naszego rozwiązania, które pomoże Ci z tym walczyć.