Niektóre zadania projektowe są proste, np. pisanie i udostępnianie notatek dotyczących postępów. Inne, takie jak realizacja projektu dla klienta, koordynacja zespołów międzyfunkcyjnych lub zarządzanie wprowadzeniem produktu na rynek, wymagają planowania, ponieważ obejmują wiele elementów produktu. Proces ten ma wiele zmiennych elementów. W przypadku tych większych projektów i celów prosta lista zadań do zrobienia nie zapewni Ci kontroli ani przejrzystości, których potrzebujesz. Potrzebujesz systemu, który pomoże Ci nadzorować cały projekt, jednocześnie dbając o każdy szczegół.
Wprowadź: tablice Kanban. Pierwotnie opracowane w celu usprawnienia przepływu pracy w produkcji, tablice Kanban są szeroko stosowane przez kierowników projektów i zespoły produktowe do wizualizacji przepływu pracy i usprawnienia śledzenia zadań.
W tym blogu pokażemy Ci, jak stworzyć tablicę Kanban i jak ClickUp ułatwia Ci to zadanie.
⭐️ Funkcjonalny szablon
Szablon tablicy Kanban ClickUp upraszcza widoczność zadań na każdym etapie projektu dzięki trzem standardowym kolumnom przepływu pracy: do zrobienia, w trakcie i zakończone. Karty zadań umożliwiają dodawanie dodatkowych szczegółów, takich jak osoby przypisane, opisy i inne informacje.
Czym jest tablica Kanban?
Tablica Kanban to wizualne narzędzie do zarządzania projektami, które pomaga zespołom śledzić postępy prac na różnych etapach zakończenia. Zarówno fizyczne, jak i cyfrowe tablice Kanban składają się z trzech podstawowych elementów:
- Kolumny: przedstawiają etapy przepływu pracy (np. do zrobienia, w trakcie, gotowe).
- Karty: Reprezentują poszczególne zadania lub elementy pracy, które przechodzą z jednej kolumny do drugiej w miarę postępów.
- Limity zadań w toku (WIP): opcjonalne ograniczenia dotyczące liczby zadań, które mogą znajdować się jednocześnie w kolumnie, aby uniknąć zatorów w miarę postępu prac.
🧠 Ciekawostka: Słowo „kanban” pochodzi z języka japońskiego i dosłownie oznacza „tablicę ogłoszeniową” lub „billboard”. Zostało ono opracowane przez inżyniera przemysłowego Taiichi Ohno w firmie Toyota Motor Corporation w celu poprawy wydajności produkcji.
Dlaczego warto korzystać z tablicy Kanban?
Jeśli próbujesz śledzić wszystko w głowie lub za pomocą karteczek samoprzylepnych i arkuszy kalkulacyjnych, wkrótce zaczniesz się wypalać. Dlaczego? Ponieważ priorytety zmieniają się bez widoczności, wąskie gardła pozostają niezauważone, a aktualizacje wymagają ciągłego monitorowania.
Oto, w jaki sposób tablica Kanban, wizualne narzędzie do zarządzania projektami, ułatwia życie:
- Wizualna przejrzystość statusu pracy: Wiesz, na jakim etapie znajduje się każde zadanie – czy jest do zrobienia, w trakcie postępu, czy już zakończone. Każde zadanie ma odpowiadającą mu kartę Kanban, zawierającą szczegóły, takie jak terminy, priorytet i przypisani członkowie zespołu.
- Lepsze zarządzanie przepływem pracy: Dzięki podzieleniu pracy na jasne etapy i dodaniu limitów WIP możesz kontrolować przepływ zadań, które ograniczają pracę, i uniknąć przeciążenia członków zespołu.
- Szybsze wykrywanie wąskich gardeł: Jeśli zadania gromadzą się w jednej kolumnie (np. W trakcie przeglądu), możesz szybko zobaczyć, gdzie proces się załamuje, i naprawić to, zanim spowolni to cały projekt.
- Możliwość dostosowania do różnych projektów: od śledzenia sprintu oprogramowania po zarządzanie planem wydarzenia — tablice Kanban sprawdzają się we wszystkich branżach i zespołach każdej wielkości. Są idealnym rozwiązaniem dla zróżnicowanych portfolio projektów.
⚡ Archiwum szablonów: Oto kilka gotowych szablonów tablic Kanban dla niemal każdego przepływu pracy, od sprintów Agile i projektów kreatywnych po zarządzanie klientami i codzienne śledzenie zadań.
Jak stworzyć tablicę Kanban
Tablice Kanban eliminują rozproszenie kontekstu i pracy poprzez scentralizowanie informacji o projekcie w jednej przestrzeni wizualnej.
Zamiast przeszukiwać wiadomości e-mail, czaty i dokumenty w poszukiwaniu odpowiedzi na pytania typu „Jakie są aktualne informacje na ten temat?” lub „Gdzie są potrzebne mi zasoby?”, wszystko znajduje się w jednym miejscu.
ClickUp ulepsza to rozwiązanie, sprawiając, że każda karta zadania staje się hubem aktualizacji, osób przypisanych, terminów, plików i komentarzy. W rzeczywistości jest to idealna, oparta na sztucznej inteligencji zintegrowana przestrzeń robocza, w której można osadzać dokumenty, łączyć połączone zadania i śledzić postęp — wszystko to bez opuszczania tablicy.
Widok tablicy typu „przeciągnij i upuść”, gotowe szablony i automatyzacje ClickUp pozwalają stworzyć niestandardową tablicę Kanban w ciągu kilku minut. Zobaczmy, jak to zrobić:
Krok 1: Utwórz nową przestrzeń lub folder
Utwórz nową przestrzeń lub folder w swoim obszarze roboczym ClickUp. Przestrzeń idealnie nadaje się do centralizacji wielu powiązanych projektów, natomiast foldery sprawdzają się w przypadku ograniczonych inicjatyw, takich jak wprowadzenie produktu na rynek lub tworzenie zawartości.
⚡ Archiwum szablonów: Szablon ClickUp Agile Zarządzanie Projektami to doskonały wybór, jeśli chcesz stworzyć plan projektu Agile, mimo że nie jesteś zespołem programistów. Dzięki niemu możesz kierować przychodzące zgłoszenia za pośrednictwem formularza, organizować realizację zadań za pomocą widoków sprint oraz wspierać ciągłe doskonalenie poprzez retrospektywy.
Krok 2: Dodaj listę z widokiem Kanban
W folderze lub przestrzeni dodaj nową listę, a następnie kliknij + Widok i wybierz opcję Tablica, aby włączyć zarządzanie zadaniami w stylu Kanban.
Możesz nadać jej pomocną nazwę, np. „Tablica sprintu” lub „Cyklu pracy nad zawartością”, jeśli chcesz później przełączać się między różnymi widokami.
🔍 Czy wiesz, że... Zgodnie z psychologią kolorów, kolor czerwony najszybciej przyciąga uwagę. Dzięki temu idealnie nadaje się do oznaczania przeszkód lub zaległych zadań na tablicy Kanban. Z kolei kolor zielony sprzyja poczuciu postępu, co sprawia, że świetnie nadaje się do kolumn „Zrobione”. Celowe używanie kolorów pomaga mózgowi szybciej ustalać priorytety i przetwarzać informacje.
👀 Czytaj więcej: Jak utworzyć tablicę Kanban w Jira
Krok 3: Ustaw niestandardowe statusy
Dostosuj statusy listy, aby odzwierciedlały postępy. Na przykład w naszej instancji są to: Do zrobienia > W trakcie realizacji > Pilne > Zrobione > Zatwierdzone. Na początku upewnij się, że liczba statusów jest minimalna.
Następnie możesz utworzyć indywidualne zadania ClickUp dla każdego elementu pracy. Pojawią się one jako karty Kanban w odpowiedniej kolumnie statusu. Używaj ich do powtarzających się zadań, takich jak „Wpis na blogu”, aby podzadania, listy kontrolne i pola były za każdym razem wstępnie wypełnione.
W tym przypadku wbudowany asystent AI ClickUp, ClickUp Brain, pomaga analizować dane z poprzednich projektów w celu identyfikacji wąskich gardeł i sugerowania najbardziej efektywnych scen statusu.
Ponadto, na podstawie tablicy Kanban, możesz poprosić Brain o sugestie dotyczące zadań do wykonania.
Idąc o krok dalej, możesz poprosić Brain o generowanie raportów dotyczących zrobionych zadań. Jeśli ostatnie wprowadzenie produktu utknęło na etapie „Przegląd”, ClickUp Brain może to zaznaczyć, zalecić dodanie kolumny „Wymaga zmian”, a nawet automatycznie dostosować tablicę.
Może również:
- Automatycznie dostosowuj strukturę tablicy, aby dopasować ją do zmieniającej się analizy cyklu pracy
- Zaproponuj wyrównanie obciążenia pracą poprzez identyfikację etapów przeciążonych zadaniami
- Podsumuj zadania, które utknęły w martwym punkcie, wraz z przyczynami opóźnień, aby móc podjąć działania celowe
📌 Przykładowa odpowiedź: „Przejrzyj moje ostatnie trzy projekty i zaproponuj statusy Kanban, które zmniejszą wąskie gardła” lub „Podsumuj obecne wąskie gardła na mojej tablicy Kanban i zaproponuj działania, które pozwolą je rozwiązać”.
🚀 Zaleta ClickUp: ClickUp Brain MAX sprawia, że Twoje miejsce pracy staje się centralnym hubem AI, który rozumie kontekst Twojego projektu. Wystarczy powiedzieć „Podsumuj ten sprint i wyświetl listę pozostałych zadań o wysokim priorytetzie”, a program wykona polecenie.
Nie musisz ograniczać się do jednego silnika AI. Możesz przełączać się między ChatGPT do dogłębnego rozumowania, Claude do szybkich odpowiedzi i Gemini do ustrukturyzowanych spostrzeżeń.
Krok 4: Użyj pól niestandardowych, aby dodać kontekst
Pola niestandardowe ClickUp pozwalają organizować dane według priorytetu, roli osoby przypisanej lub szacowanego czasu bezpośrednio na każdej karcie.
Kliknij przycisk ⚙️ Dostosuj w prawym górnym rogu i kliknij Pola. Tutaj możesz wybrać jedną z poniższych opcji, aby utworzyć niestandardową tablicę Kanban:
- Lista rozwijana do ustawiania terminów lub dat końcowych
- Data do ustawienia terminów lub terminów końcowych
- Liczba dla takich rzeczy jak szacowany czas
- Osoby do pokazania recenzentom, osobom dodatkowym przypisanym do zadania, użytkownikom lub interesariuszom
- Etykiety, jeśli potrzebujesz wielu tagów w jednym polu
Dodaj etykiety, które pomogą Ci w śledzeniu tematów, priorytetów lub inicjatyw. Możesz również oznaczyć je kolorami, aby ułatwić przeglądanie.
Następnie kliknij Utwórz pole, aby dodać je do swojej tablicy. Pola te pojawiają się bezpośrednio na każdej karcie Kanban, ułatwiając znalezienie kluczowych informacji i filtrowanie ważnych zadań.
Krok 5: Włącz automatyzację
Korzystając z automatyzacji ClickUp, zautomatyzuj powtarzalne zadania, takie jak:
- Przenoszenie zadań do następnej kolumny w miarę rozwoju produktu
- Powiadamianie członków zespołu
- Aktualizacja terminów
- Przypisywanie recenzentów lub list kontrolnych
Aby uzyskać bardziej dynamiczny cykl pracy, skorzystaj z niestandardowych agentów autopilota ClickUp. Wykraczają one poza proste reguły: możesz tworzyć agentów opartych na sztucznej inteligencji, którzy obsługują logikę warunkową w całym obszarze roboczym. Na przykład:
- Jeśli zadanie jest zablokowane i opóźnione
- Następnie przekaż to kierownikowi projektu i zaktualizuj status na „W zagrożeniu”
- Ponadto wyślij powiadomienie i skomentuj kolejne kroki
Zaproś swój zespół, przydzielaj zadania i @wspominaj osoby w komentarzach. Wszyscy widzą tę samą tablicę w czasie rzeczywistym, nawet asynchronicznie.
*w poniższym wideo udostępniamy najlepsze praktyki dotyczące widoku tablicy ClickUp, które pomogą Ci w pełni wykorzystać potencjał tej funkcji
Przydatna wskazówka: Kiedy nie należy używać tablicy Kanban w zarządzaniu projektami?
- W przypadku projektów, które mają określone terminy i ściśle zaplanowane zależności (np. projekty budowlane lub uruchomienia wymagające zgodności z przepisami), wykresy Gantt zapewniają lepszą kontrolę nad osią czasu
- Gdy potrzebujesz szczegółowych prognoz dotyczących zasobów (np. do celów budżetowych lub rozliczeń z klientami)
- Kanban idealnie nadaje się do powtarzalnych cykli pracy, ale w przypadku projektów jednorazowych lub opartych na kamieniach milowych inne struktury zapewniają większą przejrzystość
📚 Czytaj więcej: Jak stworzyć plan zarządzania projektami metodą Agile
Najlepsze praktyki dotyczące tablic Kanban
Jeśli połowa zadań na tablicy Kanban nie zmieniła się od tygodni lub ich tytuły są zbyt niejasne, tablica staje się myląca.
Nawet najlepsze oprogramowanie Kanban wymaga jasnych zasad i konsekwentnej konserwacji, aby odzwierciedlać postępy. Oto najlepsze praktyki, które warto stosować, oraz błędy, których należy unikać.
1. Ustaw limit WIP dla każdego etapu
Nie tylko ogólny status „W trakcie realizacji”, ale także dostosuj je, gdy zauważysz wąskie gardła. Możesz skorzystać z systemu CONWIP, limitując liczbę zadań „Zleconych” + „W trakcie realizacji”, aby zapewnić przepływ pracy.
Błąd, którego należy unikać: Brak dostosowania do dostępności zespołu. Utrzymywanie limitów WIP na stałym poziomie, nawet gdy obciążenie zespołu ulega zmianie z powodu urlopów, szkoleń lub zwolnień lekarskich, oznacza, że limity nie odpowiadają faktycznej dostępnej przepustowości.
2. Zdefiniuj, co oznacza „zrobione”
Utwórz listę kontrolną dla każdej kolumny, aby wszyscy znali kryteria przed przejściem do kolejnych zadań. Umieść ją na górze tablicy, aby była zawsze widoczna.
Błąd, którego należy unikać: Pozwalanie każdemu członkowi zespołu na odmienne interpretowanie pojęcia „zrobione”. Na przykład programiści oznaczają zadanie jako zrobione po scalenianiu kodu, podczas gdy dział kontroli jakości oczekuje walidacji po scalenianiu, co może zakłócić działanie nawet najbardziej niezawodnych narzędzi do zarządzania projektami rozwoju oprogramowania.
3. Śledź czas realizacji
Zmierz całkowity czas od początku do końca (czas realizacji) oraz tylko aktywny czas pracy (czas cyklu), aby zidentyfikować miejsca, w których praca przebiega wolniej.
Błąd, którego należy unikać: śledzenie wskaźników i KPI oprogramowania w izolacji, bez porównywania ich między sprintami lub miesiącami. Zespoły mogą uważać, że ich tempo pracy jest odpowiednie, dopóki powolny wzrost czasu realizacji nie stanie się nowym normalnym.
4. Regularnie przeglądaj i ulepszaj
Przeprowadzaj częste, niewielkie retrospektywy, aby dostosować kolumny, etykiety i procesy. W ten sposób możesz zidentyfikować zbędne kolumny, udoskonalić taksonomię etykiet, usprawnić cykl pracy i usunąć przestarzałe reguły z narzędzia do planowania projektów.
Błąd, którego należy unikać: Bez danych dotyczących czasu realizacji, czasu cyklu lub naruszeń WIP przed i po wprowadzeniu poprawek nie można stwierdzić, czy zmiany faktycznie pomogły, czy też pogorszyły sytuację.
💡 Porada dla profesjonalistów: Nie musisz już wybierać między metodą Scrum a Kanban. Wypróbuj metodę Scrumban, jeśli chcesz zachować strukturę Scrum bez utraty elastyczności Kanban. Łączy ona sprinty i cykle planowania Scrum z ciągłym, wizualnym zarządzaniem zadaniami Kanban. Nadal masz planowanie sprintów, codzienne stand-up i punkty przeglądu, ale unikasz sztywnych zobowiązań dotyczących zaległości.
Tablice Kanban cyfrowe a fizyczne
Notatki samoprzylepne mogą sprawdzać się w przypadku małych zespołów pracujących w tej samej lokalizacji. Jednak do zarządzania projektami wirtualnymi w zespołach zdalnych potrzebne są specjalistyczne narzędzia cyfrowe.
Zastanówmy się, kiedy wystarcza tablica, a kiedy niezbędna jest cyfrowa tablica Kanban:
| Kryteria | Fizyczna tablica Kanban | Cyfrowa tablica Kanban |
| Dostępność | Lokalna, o widoczności we wspólnie udostępnianej fizycznej przestrzeni. Niedostępna zdalnie | Dostępna z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu, dzięki czemu idealnie nadaje się dla zespołów rozproszonych |
| Współpraca | Zachęca do spontanicznej dyskusji i osobistej pracy zespołowej | Wspiera współpracę w czasie rzeczywistym dla zespołów zdalnych/hybrydowych dzięki natychmiastowym aktualizacjom |
| Widoczność | Stałe, bardzo namacalne „źródło informacji” na obszarze roboczym | Może wymagać ekranu/projektora, aby grupa mogła mieć dobrą widoczność |
| Niestandardowe dostosowanie | Umiarkowana elastyczność: możesz rysować, dodawać nowe kolumny lub używać kreatywnych markerów | Wysoka elastyczność: edytuj kolumny, dodawaj tagi, automatyzuj i integruj z narzędziami |
| Bezpieczeństwo i tworzenie kopii zapasowych | Podatny na uszkodzenia lub utratę bez kopii zapasowej | Bezpieczna, z kopią zapasową (w chmurze), umożliwiająca przypisywanie rola użytkowników i kontrolę dostępu |
| Zaangażowanie zespołu | Promuje bezpośrednie kontakty, aktywność fizyczną i budowanie więzi w zespole | Zwiększa integrację zespołów zdalnych/hybrydowych, ale może ograniczać interakcje osobiste |
📮 ClickUp Insight: 15% pracowników obawia się, że automatyzacja może zagrozić części ich pracy, ale 45% twierdzi, że pozwoliłaby im ona skupić się na zadaniach o większej wartości. Narracja ulega zmianie — automatyzacja nie zastępuje ról, ale przekształca je, zwiększając ich wpływ.
Na przykład podczas wprowadzania produktu na rynek agenci AI ClickUp mogą zautomatyzować przydzielanie zadań i przypomnienia o terminach oraz zapewnić aktualizacje statusu w czasie rzeczywistym, dzięki czemu zespoły mogą przestać śledzić aktualizacje i skupić się na strategii. W ten sposób zarządzanie projektami staje się liderem projektów!
💫 Rzeczywiste wyniki: Lulu Press oszczędza 1 godzinę dziennie na każdego pracownika dzięki automatyzacji ClickUp, co prowadzi do 12% wzrostu wydajności pracy.
Przykładowe zastosowania Kanban w różnych branżach
Oto kilka przykładów tablic Kanban dla różnych branż:
1. Lean manufacturing
W lean manufacturing Kanban zastępuje produkcję opartą na prognozach systemem pull: elementy są wytwarzane tylko wtedy, gdy istnieje rzeczywiste zapotrzebowanie.
Oto, jak to pomaga:
- Przepływ klient-dostawca: Każda stacja traktuje następną stację w dół łańcucha jako swojego „klienta”, a poprzednią stację w górę łańcucha jako swojego „dostawcę”
- system dwóch pojemników: *Jeden pojemnik jest w użyciu, a drugi stanowi rezerwę; pusty pojemnik pełni rolę wyzwalacza uzupełnienia zapasów
- Zmniejszenie marnotrawstwa: Zapobiega nadprodukcji i nadmiernym zapasom, ograniczając koszty magazynowania i opóźnienia
- Szybsza realizacja: Tablice te pobierają zadania tylko wtedy, gdy są potrzebne, poprawiając szybkość reakcji
2. Tworzenie oprogramowania
Kanban usprawnia wydawanie nowych funkcji, naprawianie błędów i prace konserwacyjne bez przeciążania programistów.
Oto, jak to pomaga:
- Priorytetyzacja zadań: Wizualne wskazówki podkreślają najważniejsze elementy
- Ciągłe dostarczanie: Zachęca do wprowadzania mniejszych, częstszych aktualizacji zamiast dużych wydań
- Nacisk na jakość: ustawia limit wielozadaniowości, dzięki czemu programiści mogą zakończyć pracę przed rozpoczęciem nowych zadań
- Szybsze testowanie: Szybkie przejście do statusu „zakończone” skraca cykle przeglądu, co sprzyja tworzeniu atmosfery sprzyjającej przekazywaniu informacji zwrotnych
📌 Przykład: Kanban Spotify wykorzystuje trzy pionowe paski (Do zrobienia, W trakcie, Zrobione) i dwa poziome paski dla standardowych zadań i proaktywnych „niematerialnych historii”. Zadania są podzielone na małe, średnie i duże. WIP paska W trakcie jest ustawiony na wielkość zespołu minus jeden (dla roli bramkarza), co pomaga utrzymać koncentrację i zachęca do współpracy.
3. Opieka zdrowotna
Kanban poprawia przepływ pacjentów, alokację zasobów i wydajność szpitala.
Oto, w jaki sposób może to pomóc:
- Zarządzanie łóżkami: śledzenie przyjęć, wypisów i aktualnego etapu opieki nad pacjentem w celu optymalizacji obłożenia
- Kontrola zapasów: Utrzymuje minimalne, ale wystarczające zapasy instrumentów medycznych, aby uniknąć marnotrawstwa
- Udostępnianie informacji: Wyświetla kluczowe dane pacjenta, umożliwiając szybsze i skoordynowane podejmowanie decyzji
- Proaktywna opieka: Sygnalizuje zmiany w warunku pacjenta, umożliwiając podjęcie odpowiednich działań medycznych w odpowiednim czasie
🔍 Czy wiesz, że... Zastosowania Kanban w służbie zdrowia, obejmujące takie obszary jak pielęgniarstwo i farmacja, wciąż się rozwijają, ale już teraz przynoszą obiecujące wyniki. Wdrożenie systemów Kanban w szpitalach spowodowało zmniejszenie zapasów magazynowych i poprawę satysfakcji pracowników. Chociaż badania są ograniczone, metoda ta wydaje się również obiecująca w zakresie usprawnienia zarządzania szpitalami w sytuacjach kryzysowych, takich jak pandemia COVID-19.
Dołącz do tablicy (Kanban) dzięki ClickUp
Metoda Kanban działa najlepiej, gdy można ją dostosować do niestandardowego śledzenia wszystkich elementów projektu i dostosować do zmieniających się priorytetów.
ClickUp oferuje gotową do użycia tablicę Kanban. Skonfiguruj ją w kilka minut, dodaj swoje dane i możesz zaczynać. Automatyzacje ClickUp umożliwiają ustawienie powtarzających się zadań na autopilocie, a Brain tworzy za Ciebie raporty z postępów.
W sumie otrzymujesz zestaw narzędzi do zrobienia żmudnej pracy. Na co więc czekasz?
Zarejestruj się w ClickUp już dziś za darmo! ✅