Kiedy jest najgorszy moment na zastanawianie się, jak sformułować delikatną odpowiedź dla klienta? Prawdopodobieństwo, że jest to wtedy, gdy Twoja skrzynka odbiorcza jest przepełniona, a Ty masz już zaległości w odpowiadaniu na wiadomości. 🫠
Opóźnione zamówienie, prośba o zwrot pieniędzy, zdezorientowany klient — w takich sytuacjach potrzebne jest coś więcej niż tylko szybka reakcja. Potrzebne są odpowiednie słowa. A pisanie ich od podstaw za każdym razem? To prosta droga do wypalenia zawodowego.
Właśnie dlatego szablony odpowiedzi obsługi klienta są tak pomocne. Pomagają one szybciej reagować, brzmieć bardziej profesjonalnie i zachować spójność bez utraty ludzkiego wymiaru.
Przyjrzymy się kilku przydatnym szablonom ClickUp i innym pomocnym narzędziom. 🤩
Czym są szablony odpowiedzi obsługi klienta?
Szablony odpowiedzi obsługi klienta to standardowe wiadomości używane do odpowiadania na często zadawane pytania (FAQ), rozwiązywania powtarzających się problemów lub potwierdzania zapytań.
Każdy szablon jest skonstruowany tak, aby odpowiadać na konkretny rodzaj zapytania, np. aktualizacje dotyczące wysyłki, problemy rozliczeniowe lub kroki rozwiązywania problemów. Zespoły mogą personalizować szczegóły, takie jak nazwiska lub numery zamówień, zachowując jednocześnie podstawową treść wiadomości.
Szablony te są często podzielone na kategorie według kanałów komunikacji — e-mail, czat na żywo lub media społecznościowe — i służą do utrzymania szybkości cyklu pracy, skrócenia czasu szkolenia nowych agentów oraz zapewnienia, że w odpowiedziach nie pominięto żadnych istotnych informacji.
Najlepsze szablony odpowiedzi obsługi klienta w skrócie
Oto tabela podsumowująca najlepsze szablony odpowiedzi obsługi klienta:
| Nazwa szablonu | Pobierz szablon | Najlepsze funkcje | Idealne dla | Format wizualny |
| Szablon eskalacji obsługi niestandardowej ClickUp | Pobierz bezpłatny szablon | Ścieżki eskalacji, śledzenie w czasie rzeczywistym, formularze, gotowe odpowiedzi | Przekazywanie pilnych problemów, śledzenie rozwiązań | Lista, tablica, formularz ClickUp |
| Szablon zarządzania obsługą niestandardową ClickUp | Pobierz bezpłatny szablon | Scentralizowane zgłoszenia, automatyzacja danych powstania zadań, tablice wizualne | Organizowanie zadań zespołu, równoważenie obciążenia pracą | Lista, tablica, formularz ClickUp |
| Szablon analizy potrzeb klientów ClickUp | Pobierz bezpłatny szablon | Wbudowane sekcje, podzadania, pola niestandardowe, śledzenie działań następczych | Wdrażanie klientów, rozwiązywanie problemów, analiza opinii | ClickUp dokument, lista |
| Szablon opisu problemu niestandardowego ClickUp | Pobierz bezpłatny szablon | Ustrukturyzowane opinie, kontekst, propozycje rozwiązań | Dokumentowanie powtarzających się problemów, diagnoza zespołu | ClickUp dokumente |
| Szablon pomocy technicznej ClickUp | Pobierz bezpłatny szablon | Rejestrowanie zgłoszeń, ustalanie priorytetów, ocena jakości, przewodnik dla nowych pracowników | Rejestrowanie/priorytetyzacja zgłoszeń, śledzenie wniosków | Lista, tablica, formularz ClickUp |
| Szablon powodzenia klienta ClickUp | Pobierz bezpłatny szablon | Śledzenie kondycji klienta, NPS, statusy odnowienia/rezygnacji | Zarządzanie związkami z klientami, odnowienia | ClickUp lista, tablica |
| Szablon obsługi klienta ClickUp | Pobierz bezpłatny szablon | Automatyczne tagowanie, przekierowywanie, przypisywanie zadań, śledzenie terminów | Obsługa zgłoszeń do wsparcia technicznego, przydzielanie zadań zespołom | Lista, tablica, formularz ClickUp |
| Szablon ankiety niestandardowej dotyczącej satysfakcji klientów ClickUp | Pobierz bezpłatny szablon | Ankiety, oceny, pytania otwarte, śledzenie wskaźników KPI | Pomiar satysfakcji, ustrukturyzowana informacja zwrotna | Formularz ClickUp, lista |
| Szablon formularza opinii ClickUp | Pobierz bezpłatny szablon | Pola niestandardowe, automatyczne sortowanie, wiele widoków | Zbieranie otwartych opinii, zarządzanie oczekiwaniami | Formularz ClickUp, lista |
| Szablon formularza kontaktowego dla klientów ClickUp | Pobierz bezpłatny szablon | Pola z możliwością dostosowania, automatyczne przekierowywanie, data powstania zadań | Rejestrowanie zapytań, przekazywanie do działu wsparcie | Formularz ClickUp, lista |
| Szablon ankiety dotyczącej opinii o produkcie ClickUp | Pobierz bezpłatny szablon | Ukierunkowane pytania, śledzenie satysfakcji, analiza nastrojów | Opinie o produkcie, ustalanie priorytetów funkcji | Formularz ClickUp, lista |
| Szablon raportu dotyczącego reagowania na incydenty ClickUp | Pobierz bezpłatny szablon | Rejestrowanie incydentów, niestandardowe statusy, śledzenie działań następczych | Dokumentowanie incydentów, przypisywanie działań następczych | Lista ClickUp, dokument |
| Szablony odpowiedzi obsługi klienta według Email Meter | Pobierz ten szablon | 10 gotowych szablonów wiadomości e-mail, scenariusze pilne/przejściowe | Przyspieszenie odpowiedzi, typowe e-mail dotyczące wsparcia | Pakiet e-maili (PDF/dokument) |
| Szablony wiadomości e-mail obsługi klienta autorstwa Zendesk | Pobierz ten szablon | 30 szablonów, awarie usług, odnowienia, dosprzedaż | Spójny przekaz marki, różnorodne scenariusze | |
| Szablon odpowiedzi e-mailowej obsługi klienta autorstwa Medallia | Pobierz ten szablon | Szablony dotyczące opóźnień, wyjaśnień dotyczących zasad, przeprosin | Kontynuacja, wyjaśnianie zasad, prośby o opinie | |
| Szablony wiadomości e-mail obsługi klienta autorstwa Hiver | Pobierz ten szablon | Podpowiedzi, standardowe, obejmujące opóźnienia/błędy | Obsługa dużej liczby zgłoszeń, podpowiedzi | |
| Szablony odpowiedzi niestandardowej obsługi klienta od LiveAgent | Pobierz ten szablon | Automatyczne odpowiedzi, niezadowoleni klienci, szablony skarg | Odpowiedzi na wiele scenariuszy, wydajne wsparcie | Web/HTML |
| Szablony odpowiedzi obsługi niestandardowej w mediach społecznościowych autorstwa LiveAgent | Pobierz ten szablon | Specyficzne dla mediów społecznościowych, odpowiednie tonem, rozwiązywanie problemów | Wsparcie społecznościowe, szybkie odpowiedzi, rzecznictwo klientów | Web/HTML |
Co sprawia, że szablon odpowiedzi obsługi klienta jest dobry?
Szablony pozwalają zaoszczędzić czas, ale jeśli są niejasne lub zbyt formalne, nie spełniają swojego zadania.
Dobry szablon odpowiedzi obsługi klienta zapewnia odpowiednią równowagę. Oto, na co należy zwrócić uwagę. 👇
- Wyraźne symbole zastępcze: Podkreśla sekcje takie jak [Nazwa klienta] lub [Numer zgłoszenia], umożliwiając szybką personalizację
- Integracja formularzy: rejestruje przychodzące zapytania i natychmiast przekierowuje je do zadań w celu szybkiej klasyfikacji
- Kolejne kroki: Zawiera odpowiednie linki, instrukcje lub opcje kontaktu, które pomogą rozwiązać problem bez konieczności wielokrotnego kontaktowania się
- Wiele widoków: Przełączanie między tablicami w stylu skrzynki odbiorczej, listami opartymi na pilności lub śledzeniem satysfakcji za pomocą kilku kliknięć
- Format edytowalny: Umożliwia zespołom dostosowywanie języka, dodawanie aktualizacji lub dostosowywanie do nowych produktów i zasad
- Timer odpowiedzi: Sugeruje, kiedy należy podjąć dalsze działania lub eskalować problem w oparciu o rodzaj odpowiedzi lub złożoność problemu
- Sekcja notatek wewnętrznych: Pozostawia przestrzeń dla przedstawicieli, aby dodawać krótkie informacje lub komentarze dla członków zespołu bez wpływu na wiadomość klienta
18 szablonów obsługi niestandardowej
Każda odpowiedź wpływa na to, jak klienci postrzegają Twoją markę, dlatego warto ją odpowiednio sformułować. Jednak bez jasnego systemu nawet najlepsze zespoły mogą przeoczyć wiadomość lub odpowiedzieć zbyt późno.
Oto 18 gotowych szablonów obsługi klienta, które warto sprawdzić. 👀
1. Szablon eskalacji obsługi niestandardowej ClickUp
Szablon eskalacji obsługi klienta ClickUp oferuje przejrzyste i uporządkowane podejście do zarządzania problemami wsparcia od momentu ich raportowania do pełnego rozwiązania.
Zawiera sześć wstępnie skonfigurowanych widoków dostosowanych do różnych scen procesów wsparcia.
Formularz obsługi klienta pozwala na rejestrowanie szczegółów zgłoszeń w uporządkowanym formacie, a lista zgłoszeń oferuje możliwość sortowania i filtrowania wszystkich wniosków. Widok gotowych odpowiedzi ułatwia dostęp do wcześniej przygotowanych odpowiedzi, co przyspiesza komunikację. Tablica wsparcia technicznego pozwala na wizualną organizację zgłoszeń eskalowanych według zespołu lub poziomu, a opcjonalny przegląd eskalacji pomaga przełożonym śledzić sprawy o wysokim priorytecie w czasie rzeczywistym.
🌼 Dlaczego pokochasz ten szablon
- Usprawnia obsługę pilnych problemów dzięki jasnym ścieżkom eskalacji i śledzeniu w czasie rzeczywistym
- Gwarantuje, że każde zgłoszenie trafi do odpowiedniego zespołu lub kierownika — koniec z zagubionymi zgłoszeniami
- Wbudowane formularze i gotowe odpowiedzi pomagają Twojemu zespołowi reagować szybciej i bardziej spójnie
📌 Idealne rozwiązanie dla: Przekazywania problemów o wysokim priorytecie do odpowiednich agentów i śledzenia postępów w ich rozwiązywaniu bez opóźnień.
🧠 Ciekawostka: Pomimo wszystkich postępów w dziedzinie AI, 75% klientów twierdzi, że woli rozmawiać z człowiekiem o wsparciu, zwłaszcza w przypadku złożonych problemów.
2. Szablon zarządzania obsługą niestandardową ClickUp
Dzięki szablonowi zarządzania obsługą klienta ClickUp możesz zarządzać wszystkimi zgłoszeniami do pomocy technicznej, od nowych zgłoszeń po działania następcze dotyczące klientów. Szablon ten pozwala scentralizować wszystkie zgłoszenia w jednym miejscu i sortować je według typu problemu, priorytet lub przypisanego agenta.
Możesz automatycznie przekształcać przychodzące zgłoszenia w zadania za pomocą wbudowanego formularza i korzystać z widoku tablicy ClickUp, aby przeciągać zgłoszenia między etapami, takimi jak „w trakcie”, „Eskalowane” lub „Rozwiązane”, bez utraty widoczności.
Na przykład, jeśli klient wyśle wiadomość e-mail dotyczącą nieudanej płatności, możesz zarejestrować problem za pomocą formularza zgłoszenia, oznaczyć go jako „Problem z rozliczeniem”, przypisać do przedstawiciela wsparcia finansowego i oznaczyć jako „Wysoki priorytet”
🌼 Dlaczego pokochasz ten szablon
- Centralizuje wszystkie zgłoszenia wsparcia, ułatwiając sortowanie według priorytetu, typu lub agenta
- Automatyzacja danych powstania zadań na podstawie przychodzących zgłoszeń pozwala zaoszczędzić czas i ograniczyć liczbę błędów
- Wizualne widoki tablic i widok listy zapewniają przejrzystość obciążenia pracą i postępów Twojego zespołu
📌 Idealne dla: kierowników obsługi klienta organizujących zadania zespołu, równoważących obciążenie pracą i śledzących ogólną wydajność rozwiązywania zgłoszeń.
💟 Bonus: Zbyt wiele narzędzi, czyli tzw. rozrost pracy, osłabia dynamikę procesów obsługi klienta poprzez rozbieżność między poszczególnymi procesami.
ClickUp, aplikacja do pracy, która ma wszystko, eliminuje chaos w obsłudze klienta. Dzięki oprogramowaniu ClickUp do zarządzania projektami obsługi klienta możesz zarządzać zgłoszeniami, śledzić rozmowy i być na bieżąco z dalszymi działaniami bez przełączania się między zakładkami.
3. Szablon analizy potrzeb klientów ClickUp
Skorzystaj z szablonu analizy potrzeb klientów ClickUp, aby stworzyć jasny plan działania w oparciu o potrzeby klientów.
🌼 Dlaczego pokochasz ten szablon
Ten szablon recenzji niestandardowej pomoże Ci:
- Zbieraj informacje na temat problemów, preferencji lub niezaspokojonych potrzeb, korzystając z wbudowanych sekcji, takich jak opis niestandardowego klienta, cel projektu i narzędzia oceny
- Podziel swoje ustalenia na podzadania i listy kontrolne, aby Twój zespół dokładnie wiedział, co należy sprawdzić, przeanalizować i poprawić
- Rejestruj połączone linki do ankiet, dokumenty wsparcia i notatki wewnętrzne w jednym miejscu, aby uniknąć poszukiwania rozproszonych opinii
- Przypisuj działania następcze odpowiednim osobom i śledź własność za pomocą pól niestandardowych ClickUp, takich jak „Przygotowane przez”, „Sprawdzone przez” i „Źródło danych”
📌 Idealne dla: Przedstawicieli zbierających szczegółowe informacje na temat oczekiwań klienta podczas wdrażania lub rozwiązywania problemów, aby skuteczniej dostosowywać rozwiązania.
📖 Przeczytaj również: Oprogramowanie do automatyzacji formularzy służące do gromadzenia i analizowania danych
4. Szablon opisu problemu niestandardowego ClickUp
Wykorzystaj szablon opisu problemu klienta ClickUp, aby podzielić powtarzające się skargi klientów na uporządkowane opisy, które pomogą w podejmowaniu trafniejszych decyzji.
🌼 Dlaczego pokochasz ten szablon
- Analizuj opinie niestandardowych klientów i opisuj konkretne przeszkody, z jakimi boryka się każdy typ niestandardowego klienta podczas swojej podróży
- Dodaj kontekst do tych problemów, aby Twój zespół zrozumiał, dlaczego one istnieją
- Proponuj ukierunkowane rozwiązania, które rozwiązują właściwy problem, a nie tylko ten najgłośniejszy
Ten szablon jest gotowym do użycia dokumentem, który ma już strukturę umożliwiającą szybkie i jasne rozwiązywanie problemów. Załóżmy na przykład, że Twój zespół tworzy nowy przepływ wdrażania nowych użytkowników, ale użytkownicy rezygnują przed zakończeniem ustawień.
Możesz użyć tego szablonu, aby zdefiniować docelowego użytkownika, zebrać opinie z zgłoszeń do pomocy technicznej lub nagrań sesji i wskazać punkty sporne. Następnie przygotuj jasny opis problemu, omów go z zespołem i oznacz jako zakończone po uzgodnieniu.
📌 Idealne dla: pracowników wsparcia, którzy jasno dokumentują problemy, aby pomóc zespołom w szybszym diagnozowaniu i rozwiązywaniu powtarzających się problemów.
💡Wskazówka dla profesjonalistów: Brain MAX to oparty na sztucznej inteligencji program komputerowy, który sprawia, że pisanie e-maili do obsługi klienta jest dziecinnie proste. Wystarczy użyć funkcji zamiany mowy na tekst, aby naturalnie wypowiedzieć swoją wiadomość — Brain MAX natychmiast zarejestruje Twoje słowa, uporządkuje myśli i pomoże Ci sformułować jasne, empatyczne odpowiedzi.
Koniec z trudnościami w znalezieniu odpowiedniego tonu lub pomijaniem ważnych szczegółów. Dzięki Brain MAX możesz szybko tworzyć dopracowane, profesjonalne wiadomości e-mail, wykorzystując wiele modeli LLM, a wszystko to z poziomu jednej aplikacji komputerowej.
5. Szablon pomocy technicznej ClickUp
Potrzebujesz lepszego sposobu, aby nadążać za zdenerwowanymi lub niezadowolonymi klientami, nie tracąc przy tym z oczu priorytetów? Możesz skorzystać z szablonu pomocy technicznej ClickUp, aby obsłużyć każde zgłoszenie. Wbudowany formularz natychmiast przekształca nowe zapytania w zadania i pomaga osiągnąć cele obsługi klienta.
Ten szablon jest przydatny w przypadku zgłoszeń błędów, pilnych próśb o dodanie nowych funkcji lub powtarzających się problemów z kontem. Pomaga rejestrować, przypisywać i rozwiązywać każdy problem bez pomijania ważnych szczegółów lub terminów odpowiedzi.
🌼 Dlaczego pokochasz ten szablon
Przełączaj się między trzema wbudowanymi widokami, aby pracować w sposób preferowany przez Twój zespół:
- Widok poziomu trudności, aby ocenić złożoność każdego problemu przed jego przypisaniem
- Przewodnik dla nowych członków zespołu, aby od samego początku stosowali spójny proces
- Widok wyników kontroli jakości pozwala monitorować rozwiązywanie zgłoszeń i z czasem poprawiać jakość odpowiedzi
📌 Idealne do: rejestrowania zgłoszeń, ustalania priorytetów wniosków i przydzielania zadań z możliwością śledzenia statusu w czasie rzeczywistym.
6. Szablon powodzenia klienta ClickUp
Szablon ClickUp Client Success Template oferuje inteligentniejszy sposób zarządzania związkami z klientami, pokonywania wyzwań związanych z obsługą klienta i utrzymywania każdego konta we właściwym kierunku.
🌼 Dlaczego pokochasz ten szablon
- Grupuj klientów na podstawie ich statusu, np. „zagrożeni odejściem”, „przeciętni” lub „bardzo dobrzy”, aby wiedzieć, na czym należy skupić swoją uwagę
- Śledź kluczowe szczegóły, takie jak poziom wsparcie, zaangażowanie, ostatni punkt kontaktu i wynik Net Promoter Score (NPS) w jednym miejscu
- Twórz statusy zadań, takie jak „Do odnowienia”, „Wdrażanie”, „Rezygnacja” lub „Wspieranie”, aby zachować kontrolę nad każdym etapem obsługi klienta
Ponadto powodzenie klienta polega na budowaniu długotrwałych związków, śledzeniu aktywności na koncie i proaktywnym reagowaniu na potrzeby klienta — wszystko to idealnie wpisuje się w strategię ClickUp CRM .
Na przykład, jeśli wynik NPS klienta spadnie, a ostatnie spotkanie miało miejsce kilka tygodni temu, szablon powodzenia klienta oznaczy go jako zagrożonego odejściem. Następnie, korzystając z ClickUp CRM, możesz natychmiast wyświetlić pełną historię interakcji, przejrzeć notatki dotyczące konta, przypisać zadanie do wykonania i planować kolejny punkt kontaktu — bez opuszczania swojego obszaru roboczego.
📌 Idealne dla: zespołów ds. sukcesu klienta zarządzających związaniami z klientami, śledzenia kamieni milowych i wyprzedzających terminy odnowienia.
7. Szablon obsługi klienta ClickUp
Nie można zapewnić doskonałej obsługi klienta, jeśli proces wsparcia jest chaotyczny. Dzięki szablonowi obsługi klienta ClickUp każda przychodząca wiadomość, pytanie lub skarga może zostać przekształcona w uporządkowane zadanie, które jest śledzone, przypisywane i rozwiązywane.
Możesz gromadzić wszystkie przychodzące zgłoszenia za pomocą formularza, automatycznie oznaczać zgłoszenia tagami na podstawie pilności lub tematu i kierować je bezpośrednio do odpowiedniego członka zespołu. Ułatwia to płynniejsze przekazywanie spraw między działami wsparcia i marketingu, wzmacniając ogólną strategię marketingową w całym cyklu życia klienta.
🌼 Dlaczego pokochasz ten szablon
- Przekształca każde zapytanie w uporządkowane, możliwe do przypisania zadanie, zapewniając pełną widoczność
- Automatycznie przypisuj etykiety i kieruj zgłoszenia według pilności lub tematu do odpowiedniego członka zespołu
- Wspiera spójne, wysokiej jakości odpowiedzi we wszystkich kanałach komunikacji
📌 Idealne do: Obsługi trudnych zgłoszeń serwisowych z niestandardowymi statusami, przypisaniem do zespołów i śledzeniem terminów w oprogramowaniu do obsługi klienta.
8. Szablon ankiety dotyczącej satysfakcji klientów ClickUp
Chcesz dowiedzieć się, jak bardzo Twoi klienci są zadowoleni z Twoich usług lub obsługi klienta? Skorzystaj z szablonu ankiety satysfakcji klientów ClickUp „ ”, aby zebrać szczere odpowiedzi, zidentyfikować skuteczne rozwiązania i wskazać obszary wymagające poprawy bez zbędnych dyskusji.
🌼 Dlaczego pokochasz ten szablon
- Twórz krótkie ankiety zawierające zarówno szybkie oceny, jak i pytania otwarte, aby zrozumieć, co naprawdę sądzą ludzie o Twoim wsparcie, usługach lub produktach
- Wykrywaj powtarzające się problemy i sukcesy, korzystając z widoków takich jak ocena wiedzy i widok respondentów, dzięki czemu każda odpowiedź przekształca się w jasny kolejny krok
- Oceń, jak Twój zespół radził sobie z każdą interakcją, bez konieczności przeglądania zgłoszeń lub rozmów
A co najlepsze? Każda odpowiedź zamienia się w zadanie, które można śledzić, co pomaga w łatwy sposób mierzyć wskaźniki KPI dotyczące doświadczeń klientów.
📌 Idealne do: Zbierania ustrukturyzowanych opinii za pomocą ankiet i mierzenia satysfakcji w związkach z klientami.
9. Szablon formularza opinii ClickUp
Nie musisz już ścigać rozproszonych e-maili ani czekać na telefony, aby dowiedzieć się, co klienci sądzą o Twoim produkcie lub usłudze. Szablon formularza opinii ClickUp pozwala w szybki i uporządkowany sposób zbierać opinie i przekształcać je w działania.
🌼 Dlaczego pokochasz ten szablon
Ten szablon formularza opinii pomoże Ci:
- Stwórz prosty formularz z niestandardowymi polami, takimi jak data zakupu, dostawca usług, poziom klienta i ogólna ocena
- Zadaj odpowiednie pytania: oceny gwiazdkowe, otwarte komentarze lub pytania wielokrotnego wyboru
- Automatycznie sortuj i grupuj opinie w przejrzyste widoki, takie jak lista rekomendacji, tabela opinii lub tabela ocen dostawców
Weźmy na przykład osobę, która niedawno wykupiła Twoją usługę, ale dała niską ocenę doświadczeniu. Możesz natychmiast sprawdzić jej poziom, dostawcę i komentarze, aby skontaktować się z nią, rozwiązać problem i wyciągnąć wnioski.
📌 Idealne dla: Teams zbierających otwarte opinie w celu zarządzania oczekiwaniami klienta i identyfikowania powtarzających się luk w obsłudze.
🔍 Czy wiesz, że... Opinie mają znaczenie. Wartość ma znaczenie. Razem? Idealne połączenie. Badanie z 2023 r. wykazało, że dobre referencje klientów i pozytywne opinie + poczucie, że nie marnujesz pieniędzy = większa lojalność. Zasadniczo spraw, aby ludzie czuli się mądrzy, wybierając właśnie Ciebie.
10. Szablon formularza kontaktowego dla klientów ClickUp
Szablon formularza kontaktowego ClickUp pozwala na rejestrowanie wszystkich pytań, wątpliwości lub próśb i natychmiastowe przekazywanie ich do odpowiedniej osoby.
Dostosuj formularz, dodając pola takie jak numer zamówienia, kategoria produktu lub powód kontaktu, aby mieć pewność, że każde przesłane zawiera informacje potrzebne Twojemu zespołowi.
Jedna z wyróżniających się funkcji? Możesz automatycznie przypisywać przesłane formularzy na podstawie typu problemu. Dzięki temu pytania dotyczące rozliczeń trafiają bezpośrednio do działu finansowego, a problemy techniczne do działu wsparcia. Oznacza to mniej sortowania i lepszą retencję klientów dzięki terminowemu i odpowiedniemu wsparciu.
🌼 Dlaczego pokochasz ten szablon
- Rejestruje każde zapytanie dzięki konfigurowalnym polom zapewniającym pełny kontekst
- Natychmiastowe kierowanie przesłanych do odpowiedniego zespołu lub agenta w celu uzyskania szybszej odpowiedzi
- Każdy kontakt staje się zadaniem, dzięki czemu nic nie umknie Twojej uwadze
📌 Idealne do: Rejestrowania przychodzących zapytań wraz z danymi kontaktowymi i kierowania ich do odpowiedniej kolejki wsparcia technicznego.
🧠 Ciekawostka: Pierwsze centrum obsługi telefonicznej zostało utworzone przez brytyjską firmę przy użyciu systemu o nazwie PABX (Private Automated Business Exchanges). Umożliwiło ono firmom zarządzanie dużą liczbą połączeń od klientów.
11. Szablon ankiety dotyczącej opinii o produkcie ClickUp
Dzięki szablonowi ankiety dotyczącej opinii o produkcie ClickUp wystarczy kilka minut, aby uruchomić ankietę, która pomoże Ci:
🌼 Dlaczego pokochasz ten szablon
- Zadawaj jasne, konkretne pytania, których niestandardowi klienci nie zignorują
- Wykryj powtarzające się wzorce w reklamacjach, prośbach o nowe funkcje lub frustracjach
- Śledź wyniki satysfakcji i trendy przesłanych w czasie
Załóżmy, że niestandardowi klienci ciągle zgłaszają problemy z nieporęcznym procesem realizacji transakcji. Zamiast odpowiadać na kolejne zgłoszenia, wyślij tę ankietę i uzyskaj uporządkowane opinie na dużą skalę. Otrzymasz istotne informacje, które pozwolą Ci uzasadnić wprowadzenie zmian, a nie tylko zbiór skarg.
Korzystając z tego narzędzia do zbierania opinii klientów, możesz mieć widok wszystkich odpowiedzi w jednym miejscu, posortowanych według ocen produktów, komentarzy i nastrojów. Dzięki temu łatwiej jest określić, co należy naprawić w pierwszej kolejności, a co już działa prawidłowo.
📌 Idealne rozwiązanie dla: Zbieranie informacji dotyczących konkretnych produktów w celu ustalenia priorytetów funkcji, aktualizacji lub poprawek ma ogromne znaczenie dla zarządzania klientami.
12. Szablon raportu dotyczącego reagowania na incydenty ClickUp
Jeśli coś pójdzie nie tak, np. wyciek danych, włamanie na konto lub podejrzane logowanie, gorączkowy wątek na Slacku nie wystarczy. Szablon raportu reagowania na incydenty ClickUp pozwala rejestrować wszystkie szczegóły, informować wszystkich na bieżąco i unikać powtarzających się błędów.
Ten szablon zadania tworzy dedykowane zadanie dla każdego incydentu, dzieli je na etapy przy użyciu niestandardowych statusów i dodaje ważne informacje kontekstowe przy użyciu niestandardowych pól, takich jak „Zatwierdzone przez”, „Notatka dotycząca incydentu” i „Dokumenty uzupełniające”.
🌼 Dlaczego pokochasz ten szablon
- Rejestruje każdy incydent wraz ze szczegółowym kontekstem, niestandardowymi statusami i wsparciem dokumentów
- Przypisuj działania następcze i stosuj śledzenie rozwiązań, aby zapobiegać powtarzającym się błędom
- Zapewnia spójność i informuje zespół w sytuacjach krytycznych
📌 Idealne dla: kierowników i zespołów wsparcia dokumentujących poważne incydenty, przydzielających zadania związane z dalszymi działaniami i wyciągających wnioski z popełnionych błędów.
🧠 Ciekawostka: Humor (jeśli jest stosowany w odpowiedni sposób) może sprawić, że interakcje z klientami będą niezapomniane. Lekki żart lub zabawny, przyjazny ton mogą sprawić, że rutynowa rozmowa na czacie wsparcia stanie się dla klientów przyjemnością, dzięki czemu będą oni bardziej skłonni zapamiętać markę i polecić ją innym.
Obejrzyj to wideo, aby dowiedzieć się, jak wykorzystać AI w obsłudze niestandardowej:
13. Szablony odpowiedzi obsługi klienta według Email Meter
Odpowiadanie na e-maile nie zawsze jest łatwe. Niektóre z nich wymagają szybkiej reakcji, inne wymagają odpowiedniej równowagi między empatią a jasnością. Email Meter to rozumie. Dlatego oferuje jeden pakiet 10 szablonów e-maili obsługi klienta do pobrania, które pomogą Ci szybciej odpowiadać i zarządzać komunikacją z klientami dzięki próbkom odpowiedzi.
🌼 Dlaczego pokochasz ten szablon
Oto dwa wyróżniające się szablony z tego pakietu:
- klient potrzebuje odpowiedzi jak najszybciej:* Ten szablon jest przeznaczony do pilnych wiadomości e-mail, w których klient wyraźnie wykazuje się stresem. Pomaga on nadać odpowiedni ton — spokojny, pełen szacunku i uspokajający — nawet jeśli otrzymana wiadomość nie jest uprzejma
- Przejście od sprzedaży do zarządzania kontem: Po sfinalizowaniu transakcji użyj tego szablonu, aby podziękować klientowi, przedstawić mu nowego opiekuna klienta i poinformować go, że nadal jesteś dostępny w razie dalszych pytań
📌 Idealne rozwiązanie dla: Przyspieszenia odpowiedzi dzięki gotowej bibliotece odpowiedzi e-mailowych na typowe scenariusze.
14. Szablony wiadomości e-mail obsługi klienta autorstwa Zendesk
30 szablonów wiadomości e-mail dotyczących obsługi klienta firmy Zendesk pomoże Ci obsłużyć niemal każdy typowy (i nietypowy) scenariusz wsparcia bez konieczności pisania wiadomości od podstaw.
🌼 Dlaczego pokochasz ten szablon
- Uspokój klientów po awarii usługi
- Sprzedawaj dodatkowe produkty bez nadmiernej agresji sprzedażowej
- Wysyłaj przypomnienia o przedłużeniu umowy lub powiadomienia o podwyżkach cen bez skrępowania
- Zachowaj spójność interakcji podczas zmiany członków zespołu
📌 Idealne dla: Agentów i menedżerów dbających o spójny przekaz marki we wszystkich wiadomościach e-mail wysyłanych do klientów.
15. Szablon odpowiedzi e-mailowej obsługi klienta autorstwa Medallia
Ten zestaw szablonów firmy Medallia zapewnia pracownikom obsługi niestandardowej gotowe odpowiedzi na najczęstsze i najtrudniejsze sytuacje. Możesz skopiować i wkleić dowolny szablon oraz spersonalizować go, aby:
🌼 Dlaczego pokochasz ten szablon
- Skutecznie komunikuj się z sfrustrowanymi klientami, których paczki są opóźnione, nieprawidłowe lub uszkodzone, bez szukania odpowiednich słów
- Wyjaśnij skomplikowane zasady firmy lub niejasności dotyczące rozliczeń w ciągu kilku sekund
- Zmień negatywne doświadczenia związane z rozmowami telefonicznymi/czatami w drugą szansę dzięki odpowiednim przeprosinom i gestowi dobrej woli
📌 Idealne do: kontynuowania obsługi klienta za pomocą ustrukturyzowanego szablonu prośby o opinię.
16. Szablony wiadomości e-mail obsługi klienta autorstwa Hiver
Szablony te zostały stworzone z myślą o zespołach obsługi klienta, które chcą odpowiadać szybciej, nie brzmiąc przy tym jak roboty. Każdy z nich rozwiązuje konkretną sytuację w procesie obsługi klienta, pozwalając Twojemu zespołowi radzić sobie z opóźnieniami, błędami, a nawet pożegnaniami w sposób jasny i pewny siebie.
Dzięki tym szablonom możesz uspokoić zaniepokojonych klientów, proaktywnie informując ich o aktualizacjach, zamykać rozwiązane zgłoszenia z osobistym akcentem i nie tylko.
🌼 Dlaczego pokochasz ten szablon
- Zapewnia podpowiedź, standardowe odpowiedzi, które nie brzmią jak wypowiedzi robota
- Obejmują opóźnienia, błędy, pożegnania i inne sytuacje, zapewniając jasność i troskę
- Pomaga zespołom efektywnie obsługiwać dużą liczbę wiadomości e-mail dotyczących wsparcia
📌 Idealne rozwiązanie do: wysyłania szybkich, standardowych odpowiedzi podczas obsługi dużej liczby wiadomości e-mail dotyczących wsparcia.
17. Szablony odpowiedzi obsługi niestandardowej od LiveAgent
Stworzone z myślą o osobach zajmujących się codzienną komunikacją z klientami, gotowe do wysłania szablony LiveAgent ułatwiają pisanie profesjonalnych odpowiedzi.
Niezależnie od tonu lub pilności sprawy, zawsze znajdziesz szablon odpowiedni do danej sytuacji.
🌼 Dlaczego pokochasz ten szablon
- szablon automatycznej odpowiedzi e-mailowej: *Natychmiastowe potwierdzenie odbioru wiadomości i jasne określenie, kiedy klient może spodziewać się odpowiedzi
- Szablon wiadomości e-mail do niezadowolonego klienta: Uspokój napiętą sytuację, okazując empatię, odpowiedzialność i zapewniając wsparcie
- Szablon odpowiedzi na skargę klienta: Zajmij się problemami bezpośrednio, zaproponuj rozwiązania i pokaż klientowi, że został wysłuchany
📌 Idealne dla: przedstawicieli obsługi niestandardowych sytuacji klientów i potrzebujących skutecznych odpowiedzi obejmujących wiele przypadków użycia.
🧠 Ciekawostka: Najstarsza pisemna skarga niestandardowa pochodzi z 1750 r. p.n.e. ze starożytnej Mezopotamii. Mężczyzna o imieniu Nanni napisał na glinianej tabliczce skargę dotyczącą otrzymania miedzi niewłaściwej jakości.
18. Szablony odpowiedzi niestandardowej obsługi klienta w mediach społecznościowych autorstwa LiveAgent
Jeśli obsługujesz zapytania klientów w mediach społecznościowych, wiesz, jak często pojawiają się te same pytania, skargi lub pochwały. Odpowiadasz na każde z nich ręcznie? Jest to czasochłonne, powtarzalne i wyczerpujące. W tym przypadku przydatne są szablony obsługi klienta w mediach społecznościowych LiveAgent.
Szablony te, zaprojektowane specjalnie dla przedstawicieli obsługi klienta, zespołów wsparcia i wszystkich osób zarządzających interakcjami online, pomagają szybciej odpowiadać na pytania bez brzmienia jak robot.
🌼 Dlaczego pokochasz ten szablon
- Profesjonalne odpowiedzi, które pomogą Ci poprowadzić użytkowników przez problemy związane z wsparciem techniczną lub kroki rozwiązywania problemów
- Utrzymuj pozytywną atmosferę dzięki przyjaznym, pełnym wdzięczności wiadomościom
- Wyraź zrozumienie dla frustracji, szczerze przeproś i zaproponuj realne rozwiązania
📌 Idealne do: Odpowiadania na zapytania klientów na platformach społecznościowych za pomocą gotowych odpowiedzi o odpowiednim tonie, które poprawiają jakość obsługi niestandardowej.
zapewnij wyjątkową obsługę dzięki ClickUp*
Doskonała obsługa klienta nie polega na stosowaniu gotowych odpowiedzi.
Wynika to raczej z systemów, które dostosowują się do potrzeb Twojego zespołu, narzędzi i klientów.
Wyróżniają się tutaj szablony odpowiedzi obsługi klienta ClickUp. Tworzą one w pełni konfigurowalny cykl pracy wsparcia technicznego z elastycznymi widokami niestandardowymi, statusami i polami niestandardowymi dostosowanymi do potrzeb Twojego zespołu.
Chcesz śledzić zgłoszenia o wysokim priorytecie w widoku Kanban? Gotowe. Potrzebujesz formularza do rejestrowania problemów klientów? Nic prostszego.
Zarejestruj się w ClickUp już dziś za darmo!
Często zadawane pytania
1. Jak napisać odpowiedź obsługi klienta?
Dobra obsługa klienta powinna być podpowiedź, uprzejma, spersonalizowana, empatyczna i zorientowana na rozwiązania. Zawsze zwracaj się do klienta po imieniu, potwierdzaj jego obawy, wyjaśnij rozwiązanie i zaoferuj dalszą pomoc.
Przykład:
Witaj [imię i nazwisko klienta],
Dziękujemy za skontaktowanie się z nami w sprawie [problemu]. Przepraszamy za spowodowane niedogodności. Oto, co możemy zrobić, aby pomóc: [rozwiązanie/kolejne kroki]. W razie dalszych pytań lub wątpliwości prosimy o kontakt.
Z poważaniem,
[Twoje imię i nazwisko]
[Twoje imię i nazwisko]
2. Czym jest 5 zasad obsługi klienta?
Pięć zasad obsługi niestandardowej to:
- Szacunek: Traktuj każdego niestandardowego klienta z godnością i uprzejmością.
- Odpowiadaj: Odpowiadaj podpowiedź i odpowiednio na pytania klientów.
- Rozwiązanie: Skutecznie zajmuj się problemami klientów i je rozwiązuj.
- Zapewnij: Daj klientom pewność, że ich obawy są traktowane poważnie.
- Pamiętaj: Aby budować powiązania, należy śledzić i pamiętać o poprzednich interakcjach.
3. Jak należy odpowiadać na skargi klientów?
Skorzystaj z szablonu, który potwierdza problem, zawiera przeprosiny, wyjaśnia rozwiązanie i dziękuje klientowi za opinię.
Szablon:
Witaj [imię i nazwisko klienta],
Dziękujemy za zwrócenie naszej uwagi na tę sprawę. Przykro mi z powodu Twoich doświadczeń związanych z [opisz problem]. Traktujemy Twoją opinię poważnie i badamy tę sprawę.
Oto, co robimy, aby rozwiązać ten problem: [wyjaśnij rozwiązanie lub kolejne kroki].
Daj nam znać, jeśli jest coś jeszcze, co możemy dla Ciebie zrobić. Dziękujemy za cierpliwość i za to, że dajesz nam szansę, żeby wszystko naprawić.
Z poważaniem,
[Twoje imię i nazwisko]
[Twoje imię i nazwisko]
4. Jaki jest przykład dobrej odpowiedzi obsługi klienta?
Oto jak powinna wyglądać dobra odpowiedź obsługi klienta:
Cześć Sarah,
Przykro mi, że Twoje zamówienie dotarło z opóźnieniem. Staramy się dostarczać zamówienia na czas i rozumiem, jak frustrująca musi być ta sytuacja. Zwróciłem Ci koszty wysyłki i przyspieszyłem realizację zamówienia zastępczego, które powinno dotrzeć w ciągu dwóch dni.
Proszę dać mi znać, jeśli mogę jeszcze w czymś pomóc. Dziękuję za zrozumienie i za to, że jesteś naszym cenionym klientem.
Pozdrawiam, Alex