Ignorowanie problemów z wydajnością pracowników może negatywnie wpłynąć na wydajność, morale zespołu i powodzenie biznesu.
Nie dotrzymanie terminu, brak zaangażowania pracownika, to wszystko się sumuje i może prowadzić do większej rotacji, utraty przychodów i zahamowania wzrostu.
Lepiej jest korzystać z ustrukturyzowanych planów poprawy wydajności (PIP), aby wcześnie rozwiązywać problemy, ustawić jasne oczekiwania i dać pracownikom uczciwą szansę na poprawę.
Zamieściliśmy listę 10 praktycznych przykładów PIP, które pomogą ci uporać się z problemami związanymi z niską wydajnością, ustawić wymierne cele i wprowadzić znaczące ulepszenia.
60-sekundowe podsumowanie
- Plan poprawy wyników to ustrukturyzowane podejście, które pomaga pracownikom poprawić się w kluczowych obszarach przed podjęciem formalnych działań.
- Przedstawiliśmy 10 rzeczywistych przykładów PIP obejmujących takie problemy, jak niedotrzymywanie terminów, niska wydajność, słaba współpraca i naruszenia zasad.
- Skuteczny PIP powinien zidentyfikować przyczynę źródłową, ustawić jasne, mierzalne cele oraz zapewnić stałe wsparcie i odpowiedzialność.
- Całkowite uniknięcie PIP jest możliwe dzięki proaktywnemu zarządzaniu, jasnym oczekiwaniom i konstruktywnym informacjom zwrotnym.
- ClickUp pomaga usprawnić śledzenie wydajności, ustawienie celów i odpowiedzialność zespołu, zapewniając pracownikom pozostanie na dobrej drodze, zanim dojdzie do eskalacji problemów z wydajnością.
Czym jest plan poprawy wydajności?
Plan poprawy wyników to strukturalne ramy przygotowane przez menedżerów i liderów HR, aby pomóc pracownikom rozwiązać problemy z wydajnością. Obejmuje on możliwe do wykonania kroki w celu poprawy standardów wydajności, oś czasu dla postępu, kamienie milowe poprawy i regularne kontrole z jasnymi, mierzalnymi celami.
W przeciwieństwie do niektórych błędnych przekonań, PIP nie jest narzędziem do wypychania pracowników z firmy, ale zasobem do kierowania ich doskonaleniem.
Oto przykład planu poprawy wydajności:
Dlaczego warto stworzyć plan poprawy wyników?
Zbyt długo nierozwiązane problemy z wydajnością mogą zakłócać pracę Teams i obniżać wydajność. Zamiast czekać na eskalację problemów, plan poprawy wydajności zapewnia ustrukturyzowane, proaktywne podejście. Umożliwia on menedżerom ustawienie jasnych ścieżek poprawy przy jednoczesnym utrzymaniu zaangażowania pracowników.
PIP pomaga:
- Identyfikacja przyczyn źródłowych: Wskazuje czynniki blokujące wydajność zamiast zajmować się tylko objawami
- Kreowanie odpowiedzialności: Określa kroki działania, dzięki którym pracownicy przejmują własność nad swoim rozwojem
- Redukcja stronniczości w podejmowaniu decyzji: Dostarcza udokumentowane postępy, zamiast polegać na subiektywnych opiniach
- Poprawa morale zespołu: Pomaga pracownikom w osiąganiu sukcesów i zapobiega niechęci ze strony osób osiągających wysokie wyniki
- Wzmocnienie coachingu: Zachęca menedżerów do kierowania pracownikami zamiast tylko sprawdzania wyników
czy wiesz, że? Badania sugerują, że pracownicy z lepszymi umiejętnościami i doświadczeniem pomagają zwiększyć przychody biznesu o oszałamiające 50%.
10 przykładów planów poprawy wydajności, które pomogą odmienić sytuację pracowników zmagających się z problemami
Niektóre problemy z wydajnością wymagają coachingu, podczas gdy inne wymagają ustrukturyzowanych planów poprawy. Poniżej znajduje się 10 rzeczywistych przykładów ram zarządzania wydajnością, które pomogą rozwiązać typowe wyzwania pracowników za pomocą jasnych kroków i mierzalnych celów.
Każdy przykład zawiera:
- Scenariusz/kontekst: Jaki jest problem z wydajnością?
- Możliwe przyczyny: Dlaczego ten problem się pojawił?
- Kroki działania i oś czasu: Jak to naprawić, do kiedy i jak śledzić postępy
Przykład #1: Konsekwentne niedotrzymywanie terminów
scenariusz
Pracownik nagminnie spóźnia się z pracą, co powoduje opóźnienia i wpływa na wydajność zespołu. Problem ten utrzymuje się od trzech miesięcy, a ponad 60% przydzielonych zadań związanych z wprowadzaniem danych i innych elementów działań czeka na realizację od ponad miesiąca. Wynikiem tego są przeciągające się projekty, niska jakość i dodatkowe obciążenie pracą dla innych członków zespołu.
możliwe przyczyny
- Niejasna priorytetyzacja: Pracownik nie jest w stanie określić, które zadania są najpilniejsze, co prowadzi do opóźnień krytycznych terminów.
- Niedoszacowanie czasu trwania zadania: Zakładają, że mają więcej czasu niż w rzeczywistości
- Brak ustrukturyzowanego śledzenia postępów: Zadania piętrzą się bez regularnego przeglądu
kroki działania i oś czasu
1. Ustawienie jasnych priorytetów i terminów realizacji zadań (dni 1-3)
- Rozwiązanie: Przeprowadź spotkanie jeden na jeden, aby przejrzeć wszystkie oczekujące i nadchodzące terminy. Przypisz każdemu zadaniu poziom priorytetu za pomocą matrycy Eisenhowera, aby wyjaśnić, co musi zostać zrobione w pierwszej kolejności
- Oczekiwanie: Pracownik zakończy co najmniej 80% zadań o wysokim priorytecie na czas w ciągu pierwszych 30 dni.
2. Śledzenie szacowanego i rzeczywistego czasu zakończenia zadania (Tydzień 1-2)
- Rozwiązanie: Poproś pracownika o rejestrowanie szacowanego i rzeczywistego czasu spędzonego na wykonywaniu zadań przez dwa tygodnie. Zidentyfikuj wzorce, w których nie doceniają wymagań czasowych i odpowiednio dostosuj strategie planu
- Oczekiwania: Do końca drugiego tygodnia pracownik powinien zakończyć zadania w 10% szacowanego czasu, aby poprawić dokładność
3. Wprowadzenie cotygodniowych odpraw i terminów (tydzień 2-4)
- Rozwiązanie: Wdrożenie ciągłych terminów wewnętrznych - każdy ważny termin będzie podlegał wewnętrznej odprawie na 48 godzin przed jego przesłaniem
- Oczekiwania: W ciągu pierwszego miesiąca liczba niedotrzymanych terminów powinna spaść o co najmniej 50%
Przykład #2: Uporczywe problemy z jakością
scenariusz
Pracownik stale przesyła pracę z błędami, niespójnościami lub brakującymi szczegółami, co prowadzi do przeróbek i opóźnień w projektach. W ciągu ostatnich trzech miesięcy poziom błędów przekroczył 30%, co wymagało częstych korekt ze strony przełożonych i członków zespołu.
możliwe przyczyny
- Brak dbałości o szczegóły: Pracownik wykonuje zadania w pośpiechu, nie sprawdzając swojej pracy
- Niejasne standardy jakości: Oczekiwania dotyczące dokładności i spójności nie są dobrze zdefiniowane
- Nieefektywny proces przeglądu: Nie ma ustrukturyzowanego sposobu na wychwycenie i poprawienie błędów przed ich przesłaniem
kroki działania i oś czasu
1. Ustanowienie list kontrolnych jakości (dni 1-5)
- Rozwiązanie: Zdefiniuj niepodlegające negocjacjom standardy jakości i stwórz listę kontrolną dla konkretnego zadania, której pracownik musi przestrzegać przed złożeniem pracy
- Oczekiwania: Wskaźnik błędów powinien spaść o 20% w ciągu pierwszych 30 dni, gdy pracownicy wyrobią w sobie nawyk samokontroli
2. Wdrożenie sesji wzajemnej oceny (tydzień 1-4)
- Rozwiązanie: Przydziel mentora lub recenzenta jakości, który sprawdzi pracę pracownika przed jej ostatecznym przesłaniem. Zmieniaj recenzentów, aby zapewnić różne perspektywy
- Oczekiwania: Do 4 tygodnia pracownik powinien poprawić co najmniej 70% błędów, zanim praca dotrze do kierowników
3. Śledzenie i redukcja błędów w ciągu 60 dni
- Rozwiązanie: Ustawienie ustrukturyzowanej pętli informacji zwrotnej z dwutygodniowymi odprawami w celu omówienia postępów, wskazania powtarzających się problemów i wzmocnienia technik dokładności
- Oczekiwania: Wskaźnik błędów pracownika powinien spaść o 50% w ciągu 60 dni. Jeśli błędy nie ustąpią, należy ponownie ocenić szkolenie lub dopasowanie do roli
Pro Tip: Skorzystaj z szablonu listy kontrolnej kontroli jakości od ClickUp, aby nakreślić kroki kontroli jakości i zdefiniować jasne punkty kontrolne. Pozwoli to ustandaryzować kontrole jakości, przypisać odpowiedzialność za rozwiązywanie błędów i upewnić się, że każdy produkt spełnia oczekiwania przed przesłaniem.
Przykład #3: Brak współpracy przy projektach zespołowych
scenariusz
Pracownik ma trudności z efektywną pracą w zespole, co prowadzi do nieterminowego przekazywania zadań, błędnej komunikacji i rosnącego napięcia wśród współpracowników. Zadania wymagające interdyscyplinarnej funkcji są często opóźnione, a koledzy z zespołu czują się sfrustrowani koniecznością rekompensowania braku koordynacji.
możliwe przyczyny
- Słabe umiejętności komunikacyjne: Pracownik nie dzieli się skutecznie aktualizacjami lub obawami
- Niechęć do udostępniania obowiązków: Wolą pracować samodzielnie lub wahają się przed oddelegowaniem zadań
- Niejasne role i oczekiwania: Nie rozumieją w pełni, co jest wymagane do sprawnego przekazywania zadań
kroki działania i oś czasu
1. Ustanowienie list kontrolnych jakości (dni 1-5)
- Rozwiązanie: Zdefiniuj niepodlegające negocjacjom standardy jakości i stwórz listę kontrolną dla konkretnego zadania, której pracownik musi przestrzegać przed złożeniem pracy
- Oczekiwania: Wskaźnik błędów powinien spaść o 20% w ciągu pierwszych 30 dni, gdy pracownicy wyrobią w sobie nawyk samokontroli
2. Wdrożenie sesji wzajemnej oceny (tydzień 1-4)
- Rozwiązanie: Przydziel mentora lub recenzenta jakości, który sprawdzi pracę pracownika przed jej ostatecznym przesłaniem. Zmieniaj recenzentów, aby zapewnić różne perspektywy
- Oczekiwania: Do 4 tygodnia pracownik powinien poprawić co najmniej 70% błędów, zanim praca dotrze do kierowników
3. Śledzenie i redukcja błędów w ciągu 60 dni
- Rozwiązanie: Ustawienie ustrukturyzowanej pętli informacji zwrotnej z dwutygodniowymi odprawami w celu omówienia postępów, wskazania powtarzających się problemów i wzmocnienia technik dokładności
- Oczekiwania: Wskaźnik błędów pracownika powinien spaść o 50% w ciągu 60 dni. Jeśli błędy nie ustąpią, należy ponownie ocenić szkolenie lub dopasowanie do roli
Przykład #4: Ciągłe problemy z frekwencją lub punktualnością
scenariusz
Pracownik często przychodzi spóźniony lub opuszcza pracę bez wcześniejszego powiadomienia, zakłócając harmonogramy zespołu i opóźniając zadania. W ciągu ostatniego miesiąca jego lista obecności wykazuje niespójne godziny pracy, co prowadzi do obaw o niezawodność i obciążenie pracą.
możliwe przyczyny
- Problemy osobiste: Wyzwania poza pracą wpływają na ich dyspozycyjność
- Brak motywacji: Nie widzą wpływu punktualności na zespół
- Złe planowanie: Nieefektywne zarządzanie czasem powoduje opóźnienia w rozpoczęciu dnia pracy
kroki działania i oś czasu
1. Przeprowadzenie spotkania jeden na jeden (Tydzień 1)
- Rozwiązanie: Usiądź z pracownikiem, aby omówić wzorce frekwencji i odkryć wszelkie osobiste lub zawodowe przeszkody. Wykorzystaj to spotkanie do ustawienia jasnych oczekiwań i uzgodnienia ustrukturyzowanego planu poprawy
- Oczekiwania: Do końca pierwszego tygodnia pracownik powinien dobrze rozumieć wymagania dotyczące frekwencji i działania naprawcze
2. Wymagaj codziennych rejestrów czasu pracy (tydzień 2-4)
- Rozwiązanie: Poproś pracownika, aby codziennie przez cztery tygodnie zapisywał godziny przyjścia do pracy i przerwy. Zachęcanie do ustrukturyzowanego śledzenia i przeglądania postępów przy użyciu szablonów doskonalenia procesów może zapewnić bardziej systematyczny sposób monitorowania zmian i zapewnienia trwałej poprawy
- Oczekiwania: Do 4 tygodnia, wzorce powinny wykazać co najmniej 50% redukcję spóźnień
3. Korzystanie z przypomnień o harmonogramie i kontroli odpowiedzialności zespołu (na bieżąco)
- Rozwiązanie: Ustaw automatyczne przypomnienia przed czasem rozpoczęcia pracy przez pracownika i wprowadź odprawy zespołowe, aby wzmocnić odpowiedzialność. Zachęcaj ich do proaktywnego komunikowania się, jeśli przewidują opóźnienia
- Oczekiwania: Pracownik powinien wykazać się stałą poprawą frekwencji w ciągu 30 dni i informować z wyprzedzeniem o wszelkich nieuniknionych nieobecnościach
Czytaj więcej: Szablony planów poprawy wydajności (PIP)
Przykład #5: Słaba komunikacja z klientami
scenariusz
Pracownik zmaga się z interakcjami z klientami, co prowadzi do nieporozumień, niedostosowanych oczekiwań i potencjalnych konfliktów. W ciągu ostatnich dwóch miesięcy opinie klientów wskazywały na niejasne wyjaśnienia, powolny czas reakcji i trudności w skutecznym rozwiązywaniu problemów.
możliwe przyczyny
- Brak szkolenia w zakresie umiejętności miękkich: Pracownik może nie wiedzieć, jak skutecznie prowadzić profesjonalne rozmowy
- Niejasne wytyczne dotyczące komunikacji: Mogą nie stosować ustrukturyzowanego podejścia do interakcji z klientem
- Bariery kulturowe: Różnice w stylach komunikacji mogą wpływać na jasność komunikacji
kroki działania i oś czasu
1. Zapisz się na warsztaty, aby poprawić komunikację (tydzień 1-2)
- Rozwiązanie: Zapewnij ustrukturyzowane szkolenie z umiejętności miękkich, które koncentruje się na aktywnym słuchaniu, utrzymywaniu profesjonalnego tonu i radzeniu sobie z trudnymi rozmowami. Regularne sesje informacji zwrotnej i ciągłe praktyki zarządzania wydajnością mogą pomóc wzmocnić te umiejętności w czasie, zapewniając stałą poprawę interakcji z klientem
- Oczekiwania: W drugim tygodniu pracownik powinien wykazać się większą pewnością siebie i zorganizowanym podejściem w rozmowach z klientami
2. Przećwicz próbne rozmowy i prezentacje (tydzień 2-4)
- Rozwiązanie: Przeprowadzaj cotygodniowe ćwiczenia polegające na odgrywaniu ról, w których pracownik zajmuje się symulowanymi scenariuszami dla klientów. Połącz ich w pary z mentorem, który będzie obserwował rzeczywiste interakcje z klientem i przekazywał informacje zwrotne
- Oczekiwania: Do czwartego tygodnia pracownik powinien wykazać zauważalną poprawę w zakresie jasności, pewności siebie i szybkości reakcji
3. Ocena usprawnień z wykorzystaniem informacji zwrotnych od klientów (dzień 30 i później)
- Rozwiązanie: Zbieraj ankiety satysfakcji klientów lub formularze informacji zwrotnej, aby śledzić zmiany w skuteczności komunikacji. Jeśli powtarzające się obawy utrzymują się, należy ponownie ocenić strategie szkoleniowe
- Oczekiwania: Do 30 dnia, informacje zwrotne od klientów powinny wykazać co najmniej 20% poprawę wyników satysfakcji związanych z jasnością komunikacji
Przykład nr 6: Przekraczanie uprawnień lub mikrozarządzanie
scenariusz
Menedżer średniego szczebla często ingeruje w pracę swojego zespołu, sprawdzając drobne szczegóły, ponawiając zadania lub żądając ciągłych aktualizacji, co spowalnia postępy i frustruje pracowników. Zamiast wzmacniać swój zespół, tworzy wąskie gardła i zależności, co prowadzi do niższego morale, słabego zarządzania czasem i zmniejszonej wydajności.
możliwe przyczyny
- Brak zaufania: Menedżer uważa, że pracownicy nie są w stanie zapewnić wysokiej jakości pracy bez stałego nadzoru
- Niezrozumienie roli menedżera: Myślą, że "zarządzanie" oznacza kontrolowanie każdego szczegółu, a nie kierowanie zespołem
- Strach przed porażką: Czują się osobiście odpowiedzialni za każdy wynik i rekompensują to sobie nadmiernym zaangażowaniem
kroki działania i oś czasu
1. Określenie granic roli i poziomów autonomii (Tydzień 1-2)
- Rozwiązanie: Ustal jasne poziomy autonomii dla każdego członka zespołu, określając, które zadania wymagają zgody kierownika, a które nie. Zachęcaj do budowania własności i odpowiedzialności w zespole, aby budować zaufanie
- Oczekiwanie: Do drugiego tygodnia menedżer powinien oddelegować co najmniej 30% więcej zadań bez bezpośredniej interwencji
2. Ogranicz spotkania kontrolne do jednego razu w tygodniu (tydzień 2-4)
- Rozwiązanie: Odejdź od codziennych odpraw na rzecz ustrukturyzowanych cotygodniowych przeglądów postępów, aby umożliwić pracownikom niezależną pracę przy jednoczesnym informowaniu kierownictwa. Zachęcanie menedżerów do skupienia się na wynikach, a nie na drobnych szczegółach
- Oczekiwania: Do czwartego tygodnia zespół powinien raportować mniej zakłóceń i lepszą własność zadań
3. Zbieranie anonimowych informacji zwrotnych od zespołu (Tydzień 6)
- Rozwiązanie: Przeprowadź poufną ankietę dotyczącą opinii zespołu, aby ocenić, czy zaangażowanie menedżera uległo poprawie. Korzystaj z ustrukturyzowanych szablonów, takich jak te z szablonów przeglądu wyników, aby prowadzić konstruktywne dyskusje
- Oczekiwania: Do szóstego tygodnia pracownicy powinni raportować co najmniej 40% poprawę w zakresie autonomii w podejmowaniu decyzji
zabawny fakt: Czy kiedykolwiek słyszałeś o określeniu "Helicopter Manager"? Jest ono używane w odniesieniu do tych, którzy nieustannie unoszą się nad pracownikami, sprawdzając ich co kilka minut, nadmiernie korygując drobne szczegóły i utrudniając zespołowi niezależną pracę. Dowiedz się, jak ra dzić sobie z mikrozarządzającym szefem na tym blogu.
Przykład #7: Niski poziom sprzedaży lub rozwoju biznesu
scenariusz
Przedstawiciel handlowy konsekwentnie nie osiąga limitów, ma trudności z zamykaniem transakcji lub nie kontaktuje się z potencjalnymi klientami, co skutkuje utratą możliwości uzyskania przychodów. W ciągu ostatniego kwartału wskaźnik zamknięć spadł poniżej 30%, znacznie poniżej średniej Teams, sygnalizując potrzebę zorganizowanej interwencji.
możliwe przyczyny
- Niewystarczająca wiedza o produkcie: Nie są w stanie odpowiedzieć na niestandardowe pytania klientów
- Słabe umiejętności negocjacyjne: Mają trudności z radzeniem sobie z obiekcjami i skutecznym zamykaniem transakcji
- Brak rutynowych działań następczych: Leady nie są odpowiednio pielęgnowane, co powoduje utratę szans
kroki działania i oś czasu
1. Zapewnienie celowych sesji coachingowych (tydzień 1-2)
- Rozwiązanie: Sparuj pracownika ze starszym mentorem sprzedaży w celu praktycznego coachingu w zakresie interakcji z klientami. Skoncentruj się na radzeniu sobie z obiekcjami, pozycjonowaniu produktu i technikach sprzedaży konsultacyjnej
- Oczekiwania: Do drugiego tygodnia powinni wykazać się większą wiedzą na temat produktów i pewnością siebie w rozmowach sprzedażowych
2. Ustawienie dziennych celów (tydzień 2-4)
- Rozwiązanie: Wdrażaj konkretne cele, takie jak 10 telefonów i 15 e-maili dziennie, aby utrzymać stały poziom sprzedaży. Powiąż te cele z wymiernymi wynikami, wzmacniając ustrukturyzowane ustawienie celów w ramach przeglądu wyników, aby śledzić postępy
- Oczekiwania: Do 4. tygodnia spójność działań powinna ulec poprawie, a wskaźnik odpowiedzi powinien wzrosnąć o co najmniej 20%
3. Ponowna ocena wydajności za pomocą raportowania potokowego (od 30. dnia)
- Rozwiązanie: Oceniaj współczynniki konwersji, postępy w realizacji transakcji i utracone szanse, korzystając ze szczegółowych raportów sprzedaży. Jeśli wyniki nie uległy poprawie, udoskonal strategie coachingowe lub dostosuj oczekiwania dotyczące roli
- Oczekiwania: Do 30 dnia, przedstawiciel powinien wykazać wymierny wzrost zamkniętych transakcji i silniejszy pipeline wykwalifikowanych leadów
Czytaj więcej: Jak stworzyć skuteczne raportowanie wydajności w Businessie?
Przykład #8: Powtarzające się naruszenia zasad lub nieprofesjonalne zachowanie
scenariusz
Pracownik wielokrotnie ignoruje kodeks postępowania pracownika (np. nadmierne korzystanie z Internetu, nieodpowiedni strój w miejscu pracy) lub lekceważy współpracowników, tworząc negatywne środowisko pracy. Pomimo ustnych przypomnień i dalszych działań dyscyplinarnych, zachowanie nie ustępuje, wpływając na morale i profesjonalizm zespołu.
możliwe przyczyny
- Brak zaangażowania: Czują się oderwani od kultury firmy i oczekiwań w miejscu pracy
- Niezrozumienie standardów w miejscu pracy: Mogą być nieświadomi konkretnych zasad lub błędnie interpretować wytyczne
- Konflikty osobiste: Napięcia ze współpracownikami lub problemy osobiste mogą wpływać na zachowanie pracownika
🏁 Kroki działania i oś czasu
1. Dokumentowanie konkretnych naruszeń i omawianie ich na gruncie prywatnym (Tydzień 1)
- Rozwiązanie: Zapisz jasne, oparte na faktach przykłady naruszeń zasad i spotkaj się prywatnie z pracownikiem w celu omówienia wątpliwości. Wyjaśnij, w jaki sposób jego działania wpływają na zespół i środowisko pracy.
- Oczekiwania: W pierwszym tygodniu pracownik powinien przyznać się do problemu i zobowiązać się do podjęcia działań naprawczych
2. Zapewnienie jasności co do oczekiwań związanych z polityką (Tydzień 2-4)
- Rozwiązanie: Udostępnianie pisemnego podsumowania zasad obowiązujących w miejscu pracy, upewniając się, że pracownik w pełni rozumie oczekiwania. W razie potrzeby zaoferuj szkolenie w zakresie profesjonalnego postępowania i etyki w miejscu pracy
- Oczekiwania: W 4. tygodniu powinien być zauważalny wysiłek w celu dostosowania zachowania do standardów firmy
3. Monitoruj zachowanie i oceniaj postępy w ciągu 60 dni
- Rozwiązanie: Śledzenie bieżących wzorców zachowań i zbieranie informacji zwrotnych od członków zespołu w celu oceny poprawy. Jeśli naruszenia będą się powtarzać, rozważ dodatkowe interwencje lub działania dyscyplinarne
- Oczekiwania: Do 60 dnia pracownik powinien wykazać się konsekwentnym przestrzeganiem zasad firmy i profesjonalnym zachowaniem
Przykład #9: Trudności z dostosowaniem się do nowej technologii lub oprogramowania
scenariusz
Pracownik zmaga się za każdym razem, gdy firma wdraża nowe oprogramowanie lub narzędzia, co prowadzi do niedotrzymania terminów projektów, spowolnienia przepływu pracy i frustracji wśród kolegów z zespołu, którzy muszą to zrekompensować. Często waha się przed korzystaniem z nowych platform, opóźniając pełne wdrożenie w całym zespole.
możliwe przyczyny
- Lęk technologiczny: Strach przed popełnianiem błędów lub niezrozumieniem systemu
- Niewystarczające szkolenie: Brak praktycznych wskazówek lub jasnej dokumentacji
- Opór przed zmianami: Preferowanie starych metod, nawet jeśli są one mniej wydajne
🏁 Kroki działania i oś czasu
1. Dostarczenie sesji szkoleniowych i filmów instruktażowych (tydzień 1-2)
- Rozwiązanie: Zaoferuj interaktywne sesje szkoleniowe, samouczki wideo lub przewodniki krok po kroku, aby pomóc pracownikowi nauczyć się nowego systemu we własnym tempie. Upewnij się, że mają oni dostęp do samoobsługowych zasobów w celach informacyjnych
- Oczekiwania: Do drugiego tygodnia powinni być w stanie pewnie poruszać się po podstawowych funkcjach
2. Przydziel mentora technicznego do codziennego wsparcia (tydzień 2-4)
- Rozwiązanie: Sparuj pracownika z mentorem znającym się na technologii, który może zapewnić praktyczną pomoc, rozwiązywać problemy i wzmacniać najlepsze praktyki. Zachęcanie do codziennych spotkań w celu uzyskania szybkich wyjaśnień
- Oczekiwania: Do 4. tygodnia pracownik powinien wykazać się większym komfortem i wydajnością w korzystaniu z oprogramowania
3. Ocena kompetencji na podstawie wskaźnika zakończonych zadań (od 45 dnia)
- Rozwiązanie: Oceń, jak efektywnie pracownik zakończył zadania związane z oprogramowaniem w porównaniu do wcześniejszych etapów. Jeśli postęp jest powolny, zapewnij dodatkowe szkolenia lub dostosuj oczekiwania
- Oczekiwania: Do 45 dnia, wskaźniki zakończonych zadań powinny poprawić się o co najmniej 30%, sygnalizując zwiększoną biegłość
Pro Tip: Skorzystaj z szablonu mapy drogowej technologii ClickUp, aby ocenić obecny krajobraz technologiczny, zaplanować fazy wdrożenia i ustawić jasne kamienie milowe dla powodzenia adopcji.
Przykład #10: Zahamowany rozwój zawodowy lub spadek roli
scenariusz
Pracownik przestał czynić postępy w trakcie pełnienia swojej roli, wykazując niewielki entuzjazm dla nowych wyzwań lub możliwości rozwoju umiejętności. Wykonuje zadania w sposób odpowiedni, ale brakuje mu zaangażowania, inicjatywy, szkoleń z zakresu przywództwa lub motywacji do podjęcia dodatkowych obowiązków.
możliwe przyczyny
- Brak jasnej ścieżki kariery: Nie widzą dla siebie przyszłości w firmie
- Wypalenie: Czują się psychicznie wyczerpani, co prowadzi do braku zaangażowania
- Nieodpowiednie uznanie: Ich wysiłki pozostają niezauważone, przez co rozwój nie jest nagradzany
🏁 Kroki działania i oś czasu
1. Ustawienie planu rozwoju osobistego z celami SMART (tydzień 1-2)
- Rozwiązanie: Pracuj z pracownikiem nad stworzeniem planu rozwoju osobistego, który będzie zawierał cele SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) związane z jego rolą. Skoncentruj się na rozwijaniu umiejętności, możliwościach przywództwa lub zaangażowaniu w nowe projekty
- Oczekiwania: W drugim tygodniu powinni mieć ustrukturyzowany plan rozwoju z jasno określonymi krokami działania
2. Zaoferuj możliwość odbycia stażu typu job shadowing lub cross-training (tydzień 2-6)
- Rozwiązanie: Wprowadź job shadowing, mentoring lub cross-training w różnych działach, aby poszerzyć ich umiejętności i zwiększyć zaangażowanie. Przedstawienie potencjalnej ścieżki kariery w firmie
- Oczekiwania: Do szóstego tygodnia pracownik powinien zgłosić zwiększone odsetki w trakcie postępów w karierze i rozwoju umiejętności
3. Weryfikacja postępów i dostosowanie planu rozwoju (Miesiąc 3)
- Rozwiązanie: Przeprowadź indywidualną rozmowę na temat kariery po trzech miesiącach, aby przeanalizować postępy, zająć się przeszkodami i dopracować cele rozwojowe w oparciu o odsetki i wyniki pracowników
- Oczekiwania: Do 3 miesiąca powinni wykazać się aktywnym uczestnictwem w inicjatywach rozwijających umiejętności i odnowionym zaangażowaniem w swoją rolę
Czytaj więcej: Jak znaleźć mentora kariery dla rozwoju zawodowego?
Jak stworzyć plan poprawy wyników w 3 prostych krokach
PIP powinien zapewniać jasną ścieżkę rozwoju, określając, gdzie pracownik ma trudności, jak wygląda powodzenie i jak do niego dojdzie. Wykonaj te trzy uporządkowane kroki, aby stworzyć skuteczny plan.
1. Zdefiniuj problem z wydajnością, podając konkretne przykłady
Niejasne lub uogólnione PIP ustawia pracowników na dezorientację. Zamiast tego udokumentuj jasne, oparte na faktach przykłady słabych wyników.
Jak to zrobić:
- Używaj wymiernych danych: Zamiast "Często nie dotrzymuje terminów", powiedz "Nie dotrzymał 5 z 8 terminów w pierwszym kwartale"
- Odnieś się do konkretnych instancji: Co się stało, kiedy i jak to wpłynęło na zespół?
- Dostosuj plan do oczekiwań firmy: Powiąż problem z zakresem obowiązków lub wskaźnikami wydajności
Gwarantuje to, że nie ma niejasności co do tego, dlaczego tworzony jest PIP. Aby zrobić to sprawnie, możesz skorzystać z systemu zarządzania zespołem, który pomoże Ci śledzić wykonane zadania. Możesz tutaj skorzystać z wielu funkcji ClickUp. Pierwszą z nich jest ClickUp Tasks.
Zadania ClickUp
Dzięki zadaniom ClickUp możesz:
- Przydziel swojemu zespołowi wykonalne, jasne i dobrze zdefiniowane zadania
- Śledzenie postępów w realizacji zadań w celu zrozumienia wydajności zespołu
- Planuj, organizuj i współpracuj płynnie przy każdym projekcie
- Kategoryzacja zadań według priorytetów i przydziałów
- Połącz połączone zadania i śledź postępy dzięki niestandardowym statusom
Wgląd w ClickUp: Prawie 60% pracowników odpowiada na wiadomości błyskawiczne w ciągu 10 minut. Podczas gdy te szybkie odpowiedzi są często utożsamiane z wydajnością, zakłócają one skupienie i utrudniają dogłębną pracę.
Centralizuj projekty, zadania i wątki czatu w ClickUp, aby usprawnić interakcje i ograniczyć przełączanie kontekstu. Uzyskaj potrzebne informacje bez poświęcania koncentracji!
2. Ustawienie realistycznych i wymiernych celów doskonalenia
Bez jasnych mierników powodzenia, ani pracownik, ani menedżer nie będą wiedzieć, kiedy poczyniono postępy. Cele powinny być osiągalne, określone w czasie i mierzalne.
Jak to zrobić:
- Dostosowanie oczekiwań do mentoringu, szkoleń lub zmian w cyklu pracy w celu usunięcia przeszkód
- Podziel cele na 30-, 60- lub 90-dniowe punkty kontrolne, aby śledzić stopniowy postęp
- Stosuj kryteria SMART - cele powinny być konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i określone w czasie
ClickUp to aplikacja typu "wszystko do pracy", która pomaga menedżerom i specjalistom współpracować z ich zespołami. Od zarządzania zadaniami i dokumentami po szablony i czat - ma wszystko, czego potrzebujesz pod jednym dachem.
Cele ClickUp
Możesz użyć ClickUp Goals do ustawienia benchmarków wydajności, śledzenia postępów za pomocą mierzalnych celów i zapewnienia widoczności ciągłych ulepszeń.
Pomagają one przypisać konkretne cele, ustawić terminy i połączyć zadania bezpośrednio z celami wydajności pracowników, zapewniając odpowiedzialność na każdej scenie.
Przykład: Jeśli problemem jest niedotrzymywanie terminów, jasnym celem może być: Zwiększenie wskaźnika ukończenia zadań z 60% do 90% w ciągu 60 dni, z cotygodniowym śledzeniem postępów poprzez ClickUp Goals.
3. Zdefiniuj systemy wsparcia i środki odpowiedzialności
PIP nie powinien być postrzegany jako kara - to wysiłek oparty na współpracy. Określ, kto jest odpowiedzialny za śledzenie postępów i jakie zasoby będą dostępne, aby pomóc.
Jak to zrobić:
- Dokumentuj postępy w centralnej lokalizacji, aby śledzić postępy na przestrzeni czasu
- Zaplanuj regularne spotkania kontrolne (co tydzień lub co dwa tygodnie) w celu coachingu i przekazywania informacji zwrotnych
- Wyznaczenie mentora lub kierownika, który będzie udzielał wskazówek i korygował kurs
Gwarantuje to, że pracownik nie jest pozostawiony samemu sobie, ale ma ustrukturyzowany system odpowiedniego szkolenia i rozwoju.
4. Regularnie sprawdzaj wydajność dzięki analizom opartym na danych
Śledzenie wyników w czasie jest kluczem do określenia, czy PIP jest skuteczny. Regularne przeglądy pomagają dostosować cele, zapewnić dodatkowe wsparcie lub docenić postępy.
Jak to zrobić:
- W razie potrzeby dostosuj cele w oparciu o śledzenie postępów w czasie rzeczywistym
- Oceniaj postępy w każdym kamieniu milowym (30, 60, 90 dni), aby upewnić się, że ulepszenia są zgodne z oczekiwaniami
- Zbieraj informacje zwrotne od rówieśników, mentorów i menedżerów, aby ocenić zmiany behawioralne i oparte na wynikach
Pulpity ClickUp
Chcesz uzyskać wgląd w wydajność zespołu w czasie rzeczywistym?
Użyj pulpitów ClickUp, aby wizualizować trendy wydajności, śledzić zakończone i oczekujące zadania oraz upewnić się, że pracownicy są na bieżąco. Pulpity dostarczają wgląd w czasie rzeczywistym, dzięki czemu można podejmować świadome decyzje bez mikrozarządzania.
Dowiedz się, jak zbudować niestandardowy pulpit w ClickUp!👇
Bonus: Skorzystaj z szablonu PIP
Plan poprawy wydajności jest skuteczny tylko wtedy, gdy jest ustrukturyzowany, możliwy do śledzenia i ukierunkowany na cele.
Skorzystaj z szablonu planu poprawy wydajności ClickUp , aby udokumentować kluczowe problemy z wydajnością, nakreślić wymierne cele poprawy i mierzyć postępy zespołu w czasie rzeczywistym - wszystko w jednym scentralizowanym obszarze roboczym
Najlepsze praktyki w zakresie utrzymania motywacji podczas planu poprawy wydajności
Plan zarządzania wydajnością może być zarówno motywującym narzędziem rozwoju, jak i demotywującym ultimatum - wszystko zależy od tego, jak jest skonstruowany i zakomunikowany.
Pracownicy pozostają zaangażowani, gdy czują wsparcie. Kluczem jest zrównoważenie odpowiedzialności z zachętą, zapewniając, że PIP napędza poprawę bez tworzenia niepotrzebnego stresu.
Oto kilka "do zrobienia" i "nie do zrobienia", aby utrzymać motywację pracowników podczas całego procesu:
| Do zrobienia | Zakazy |
| Dostosuj PIP do mocnych stron. Dostosuj obszary poprawy do umiejętności i ścieżki kariery pracownika. | Unikaj uniwersalnego podejścia. Ogólne PIP wydają się bezosobowe i nieskuteczne. |
| Zintegruj budowanie umiejętności w okresie przeglądu. Zaoferuj narzędzia, kursy lub mentoring, aby doskonalenie było satysfakcjonujące. | Nie skupiaj się wyłącznie na naprawianiu słabości. Rozwój powinien być szansą, a nie konsekwencją. |
| Opracowuj informacje zwrotne w trakcie postępów. Powiedz: "Oto, jak pomożemy ci się poprawić" zamiast "Oto, co zrobiłeś źle". " | Unikaj powtarzania wcześniejszych niepowodzeń. Dyskusje powinny być zorientowane na przyszłość i rozwiązania. |
| Korzystaj z wykresów, kamieni milowych lub wzajemnej odpowiedzialności za przetwarzanie danych i utrzymywanie zaangażowania pracowników. | Nie polegaj tylko na wizytach kontrolnych. Pracownicy powinni również śledzić swój własny rozwój. |
| Powiąż postępy pracownika z sensownymi nagrodami. Nowe projekty, role przywódcze lub uznanie zwiększają zaangażowanie. | Nie zakładaj, że motywacja pojawia się automatycznie. Pracownicy potrzebują zachęt, aby pozostać commit. |
Do zrobienia? Badanie przeprowadzone przez firmę Gartner ujawniło, że 84% marketerów doświadcza dużego "przeciążenia współpracą" wynikającego z pracy między różnymi funkcjami, co spowalnia wydajność i zwiększa tarcia między zespołami.
Oto jak ClickUp może pomóc we wdrożeniu najlepszych praktyk:
- Skuteczna komunikacja: Proaktywnie rozmawiaj ze swoimi pracownikami, aby rozwiązać problemy, które ich powstrzymują. Skorzystaj z ClickUp Chat , aby zachęcić ich do pracy poprzez osobisty czat
- Usprawnij zarządzanie projektami: Używaj różnych widoków ClickUp, takich jak wykres Gantta, aby wizualizować postępy w projektach doskonalenia pracowników
- Poprawa zarządzania projektami: Funkcje śledzenia czasu w ClickUp Project mogą pomóc w identyfikacji trendów wydajności pracownika. Korzystaj z wbudowanych timerów, aby mierzyć czas spędzony na zadaniach i wykorzystuj automatycznie generowane raporty do analizowania przydziału czasu na poszczególne zadania
- Ocena wydajności pracowników: Użyj ClickUp Brain do generowania szczegółowych raportów dotyczących wydajności pracowników. Następnie przedstaw te raporty za pomocą ClickUp Docs i udostępniaj je swoim pracownikom i ich mentorom
Zapobiegaj problemom z wydajnością zanim się zaczną dzięki ClickUp
Plan poprawy wyników nie powinien być pierwszym krokiem w doskonaleniu pracowników. Powinien on zostać przyjęty, gdy bieżące wsparcie i wskazówki nie rozwiązały w pełni wyzwań związanych z wydajnością. Unikaj osiągnięcia tej sceny, zapewniając dostawcom jasne oczekiwania, ustrukturyzowany cykl pracy i ciągłe informacje zwrotne od pierwszego dnia.
Dzięki ClickUp menedżerowie mogą usprawnić zarządzanie zadaniami, ustawić jasne priorytety i śledzić obciążenia pracą, zapewniając, że konkretne problemy z wydajnością są rozwiązywane na wczesnym etapie.
Zarządzanie zadaniami: Wyznacz jasne terminy, priorytety i obowiązki.
Śledzenie celów: Wyznacz mierzalne cele, aby pracownicy byli na bieżąco z ich realizacją.
Współpraca w czasie rzeczywistym: Używaj Tablic i Dokumentów, aby zapewnić przejrzystość.
Zarejestruj się w ClickUp już dziś i zbuduj proaktywny, wydajny zespół!