Czy zdarzyło Ci się kiedyś zakończyć dzień, myśląc, że wszystko jest gotowe, tylko po to, by otrzymać wiadomość od klienta, która zatrzymała Cię w martwym punkcie: "Nie otrzymaliśmy jeszcze twojego raportowania?"
Nagle wszystko staje na głowie. A co najgorsze? Mentalnie się wypisałeś, a teraz starasz się naprawić to, co przegapiłeś.
Właśnie tego pomaga uniknąć ChatGPT Tasks. Najnowsza funkcja OpenAI ułatwia ustawienie jednorazowych i powtarzających się przypomnień, dzięki czemu już nigdy nie przegapisz ważnej obserwacji, zadania lub terminu.
W tym wpisie na blogu wyjaśnimy, jak korzystać z ChatGPT Tasks, podzielimy się przykładami z życia wziętymi i pokażemy, jak obejść jego limity za pomocą bardziej niezawodnych rozwiązań do zarządzania zadaniami, takich jak ClickUp.
Niech ta panika w ostatniej chwili stanie się przeszłością! 🙌
⏰60-sekundowe podsumowanie
- Funkcja zaplanowanych zadań ChatGPT pozwala łatwo ustawić przypomnienia zarówno dla jednorazowych, jak i powtarzających się zadań, utrzymując cię na właściwym torze
- Otrzymasz powiadomienia w odpowiednim czasie, dzięki czemu nigdy nie przegapisz ważnego zadania, nawet w trybie offline
- Zadania ChatGPT mają pewne limity. Aby je przezwyciężyć, sparuj ChatGPT z menedżerem zadań w celu śledzenia w czasie rzeczywistym, bądź konkretny w podpowiedziach i ustaw ręczne przypomnienia dla odpowiedzialności
- Korzystanie z bardziej niezawodnych alternatywnych narzędzi, takich jakClickUp również może pomóc. Oferuje on w pełni konfigurowalne szablony i narzędzia dopasowane do konkretnych potrzeb użytkownika
- ZClickUpmożna efektywnie organizować zadania, korzystając z gotowych list, dynamicznych widoków i pól niestandardowych, a wszystko to dostosowane do dowolnej branży lub cyklu pracy
Jak korzystać z zadań ChatGPT
Czy kiedykolwiek czułeś, że nie robisz wystarczająco dużo, nawet jeśli osiągasz swoje cele na lewo, prawo i w centrum? To poczucie winy z powodu wydajności wkrada się. Ale w tym rzecz: wydajność nie polega na ciągłej pracy; chodzi o to, by pracować mądrze.
Właśnie w tym mogą pomóc zaplanowane zadania ChatGPT. Oto jak działa ChatGPT aby pomóc Ci sprawdzić te zadania z listy rzeczy do zrobienia i zarządzać złożonymi harmonogramami:
Krok 1: Uzyskaj dostęp do zadań ChatGPT
Aby zaplanować zadanie za pomocą ChatGPT, kliknij na ikonę swojego profilu w prawym górnym rogu. Następnie wybierz "Zadania" z rozwijanej listy. Zobaczysz listę wszystkich zaplanowanych działań i nadchodzących przypomnień.
przez ChatGPT 📝Uwaga: Zadania ChatGPT są dostępne tylko dla użytkowników ChatGPT Plus, którzy mają dostęp do modelu GPT-4. Jeśli nie korzystasz jeszcze z Plusa, musisz dokonać aktualizacji, aby korzystać z tej funkcji.
Krok 2: Ustawienie przypomnienia lub zadania
Jeśli po raz pierwszy ustawiasz przypomnienie lub zadanie, masz wiele opcji! Możesz postępować zgodnie z jedną z przydatnych sugestii ChatGPT lub, jeśli masz ochotę na odrobinę przygody, kliknij "Wypróbuj własne" i przejmij stery.
Ustaw przypomnienia lub zadania korzystając z sugestii ChatGPT lub wypróbuj własne
Oto co możesz zrobić alternatywnie:
- Wybierz 'ChatGPT z zaplanowanymi zadaniami' (znajdziesz to na rozwijanej liście)
- Poproś ChatGPT o utworzenie zadań takich jak: "Przypomnij mi o urodzinach mojej mamy 13 marca"
Po przesłaniu zadania pojawi się to powiadomienie:
Przypomnienie pojawiające się po utworzeniu nowego zadania
Pro Tip: Bądź konkretny w swoich przypomnieniach! Zamiast po prostu "przypomnij mi, abym wysłał e-mail do Johna", spróbuj "przypomnij mi, abym wysłał e-mail do Johna w sprawie raportu za II kwartał do godziny 15:00". Wszystko zależy od nadania mu odpowiedniego kontekstu do pracy!
Krok 3: Zaktualizuj, wstrzymaj lub usuń zadanie
Po pierwsze, otwórz zaplanowane zadania ze strony "Zadania" w ChatGPT web. Z ikony profilu przejdź do menu podręcznego. Przejrzyj i wybierz zadanie, które chcesz zaktualizować, a następnie kliknij ikonę ołówka.
Aby wstrzymać lub usunąć to zadanie, kliknij "trzy poziome kropki (wielokropek)"
Zarządzaj lub aktualizuj zaplanowane jednorazowe lub powtarzające się zadania
W przypadku aktualizacji zadania wymagane będzie wprowadzenie następujących danych:
- Nazwa zadania: Codzienne wiadomości finansowe
- Instrukcje: Wyszukiwanie wiodących źródeł i dostarczanie podsumowania wiadomości
- Ustawienia harmonogramu: Codziennie o 9:00 czasu PST (w tym miejscu należy również określić ewentualne zadania jednorazowe)
Krok 4: Włącz powiadomienia
Po ustawieniu przypomnienia włącz powiadomienia, aby być zawsze na bieżąco. Z aplikacji komputerowej lub mobilnej przejdź do "Ustawień powiadomień" na stronie ChatGPT.
Będziesz mieć możliwość wyboru pomiędzy powiadomieniami e-mail, push lub obydwoma. Powiadomienia będą pojawiać się na ekranie, niezależnie od tego, czy ChatGPT działa w tle, czy nie.
Powiadomienia i inne ustawienia w ChatGPT podczas ustawiania przypomnień
Może być konieczne zaktualizowanie dodatkowych ustawień przeglądarki, aby włączyć powiadomienia na pulpicie. Jeśli ChatGPT wykryje, że niezbędne uprawnienia są wyłączone, możesz zobaczyć ten komunikat:
Zezwolenie na powiadomienia, aby otrzymywać codzienne aktualizacje dla wszystkich zadań
Kliknij przycisk Zezwalaj, aby włączyć niezbędne uprawnienia. Jeśli korzystasz z Chrome, na ekranie pojawi się coś takiego:
Zarządzanie powiadomieniami w celu otrzymywania codziennych aktualizacji na ekranie pulpitu
Czytaj więcej: Najlepsze narzędzia do zarządzania zadaniami usprawniające cykl pracy
Jak korzystać z ChatGPT Tasks, aby uzyskać maksymalne korzyści
Niezależnie od tego, czy żonglujesz wieloma projektami, czy po prostu potrzebujesz małej struktury, oto jak używać ChatGPT, aby zmaksymalizować wydajność :
- Podziel duże cele: Zamiast czuć się przytłoczonym, pozwól, aby Zadania ChatGPT pomogły Ci podzielić duże projekty na mniejsze, możliwe do wykonania kroki, abyśledzenie zadań
- Zminimalizuj nadmierne myślenie: Nie wiesz od czego zacząć? Poproś ChatGPT, aby zasugerował logiczne kolejne kroki dla dowolnego zadania
- Priorytetyzuj jak profesjonalista: Uzyskaj oparte na AI sugestie, czym zająć się w pierwszej kolejności w oparciu o pilność, ważność lub wysiłek, abylepiej organizować cele
- Automatyzacja rutynowej pracy: Używaj ChatGPT do redagowania e-maili, podsumowywania notatek ze spotkań lub tworzenia szablonów wielokrotnego użytku
- Śledź postęp i dostosuj: Regularnie przeglądaj zakończone zadania, aby zidentyfikować wzorce,skutecznie oddelegowane zadaniai uniknąć wypalenia
✍️Podpowiedzi na dobry początek
- podziel mój projekt na małe, łatwe do zarządzania kroki
- ustal priorytety tych zadań na podstawie ich pilności i ważności: [lista zadań]_
- zaproponuj prosty cykl pracy do efektywnego zarządzania moimi codziennymi zadaniami
- _Przygotowanie e-maila do klienta w sprawie [temat]
- Pomóż mi stworzyć tygodniowy plan równoważenia pracy i[temat]. _Pomóż mi stworzyć tygodniowy plan równoważenia pracy i[temat][zarządzanie zadaniami osobistymi](https://clickup.com/blog/how-to-manage-personal-tasks//) ## Limity korzystania z zadań ChatGPT
Podczas gdy ChatGPT Tasks może zwiększyć wydajność, oto kilka limitów, o których należy pamiętać:
- Brak śledzenia czasu w czasie rzeczywistym: W przeciwieństwie do aplikacji do zarządzania zadaniami, ChatGPT nie synchronizuje się między urządzeniami ani nie wysyła przypomnień
- Brak integracji:: aplikacja nie ma połączenia z kalendarzem, e-mailem lub narzędziami do zarządzania projektami, więc będziesz musiał śledzić zadania ręcznie
- Limit przechowywania kontekstu: Jeśli dostawca nie poda wystarczającej ilości szczegółów, odpowiedzi mogą być zbyt ogólne lub nie uwzględniać kluczowych niuansów
- Brak funkcji odpowiedzialności: ChatGPT może sugerować zadania, ale nie będzie ich śledzić ani zapewniać, że zostaną zakończone
- Nie jest przeznaczony do kompleksowego zarządzania projektami: W przypadku skomplikowanych cykli pracy z zależnościami, dedykowane narzędzia mogą być bardziej skuteczne
Jak obejść te limity? 🤔 użyj ChatGPT wraz z menedżerem zadań do śledzenia czasu rzeczywistego bądź konkretny w swoich podpowiedziach, aby uzyskać bardziej odpowiednie sugestie 🕰️ Ustaw ręczne przypomnienia, aby być odpowiedzialnym
Czytaj więcej: Jak skutecznie poruszać się po limitach ChatGPT
Korzystanie z zadań ClickUp
Czy kiedykolwiek czułeś się sfrustrowany planując swoje zadania za pomocą ChatGPT tylko po to, by zapomnieć o nich kilka godzin później? Nie ma integracji, działań następczych ani poczucia własności.
To tylko lista, która leży tam, podczas gdy twoje terminy się zbliżają. Limity ChatGPT: brak śledzenia i zerowa odpowiedzialność mogą sprawić, że poczujesz się zablokowany, a nie wydajny.
W tym miejscu ClickUp może pomóc. Jako aplikacja Wszystko do pracy, została zaprojektowana tak, aby zapewnić organizację, koncentrację i dotrzymywanie terminów.
Dzięki wbudowanemu AI, które pomaga mądrzej planować, zadaniom, które utrzymują strukturę pracy, dokumentom do przechowywania pomysłów, przypomnieniom, aby nigdy nie przegapić terminu, oraz wbudowanemu czatowi, aby utrzymać połączenie z zespołem, ClickUp zapewnia wszystko, czego potrzebujesz do pracy - w jednym miejscu. A to dopiero początek.
Przyjrzyjmy się, w jaki sposób Zadania ClickUp może uprościć zarządzanie zadaniami.
Scentralizowane zarządzanie zadaniami wszystko w jednym
Żonglujesz wieloma narzędziami tylko po to, by śledzić zadania? Nie jesteś sam. Ciągłe przełączanie się między platformami może zmarnować do 32 dni roboczych rocznie czas, który można poświęcić na zrobienie czegoś.
Dzięki zadaniom ClickUp wszystko, czego potrzebujesz do planowania, przydzielania i śledzenia pracy, znajduje się w jednym miejscu. Koniec z przełączaniem się między aplikacjami w celu sprawdzenia, kto się czym zajmuje lub szukaniem aktualizacji postępów. Twoje zadania pozostają dopasowane, a obciążenie pracą pozostaje zorganizowane, co zwiększa ogólną wydajność zespołu .
📌Przykład: Kierujesz wprowadzaniem produktu na rynek z dziesięcioosobowym zespołem, ale każdy używa różnych narzędzi - jedna osoba śledzi zadania w arkuszu kalkulacyjnym, inna zarządza terminami w kalendarzu, a aktualizacje zespołu są rozproszone po Slacku i e-mailach. Panuje bałagan.
Przełącz się na ClickUp, a wszystko - zadania, terminy i obowiązki - znajdzie się w jednym udostępnianym miejscu pulpit zadań . Członkowie Teams mogą przypisywać elementy działań, komentować bezpośrednio zadania i otrzymywać aktualizacje w czasie rzeczywistym bez konieczności przełączania się między aplikacjami. Koniec z niedotrzymanymi terminami, zagubionymi wiadomościami lub zmęczeniem narzędziami - po prostu usprawniony cykl pracy, który utrzymuje start na właściwym torze. 🚀
Innym przykładem do rozważenia jest The People Piece organizacja, która integruje wartości ludzkie w miejscach pracy. Zmagała się ona z nieefektywnością wynikającą z rozproszenia cyklu pracy w narzędziach takich jak Excel, Slack i Word Documents.
Odkąd wdrożyli ClickUp, byli w stanie zcentralizować wszystko w jednym miejscu. Teraz ClickUp pomaga im organizować pracę według inicjatyw i dostosowywać ją do istniejących procesów.
Poznajmy wszystkie sposoby, w jakie można niestandardowo dostosowywać zadania w ClickUp, aby uzyskać maksymalną wydajność:
1. Dodawanie niestandardowych statusów do zadań
Możesz niestandardowo dostosować Statusy zadań w ClickUp zgodnie z Twoimi cyklami pracy. Na przykład, zespół zajmujący się zawartością może przed publikacją przeprowadzić wpis na blogu przez etapy "Redagowanie", "Formatowanie" i "Przegląd redakcyjny", podczas gdy zespół programistyczny może umieścić nowy fragment kodu oczekujący na zatwierdzenie w scenie "Testowanie", aby wychwycić wszelkie błędy lub problemy, a następnie "Wdrożenie", gdy kod jest gotowy do uruchomienia.
Twórz niestandardowe statusy zadań w ClickUp, aby śledzić postępy w realizacji zadań tak, jak lubisz
2. Kategoryzuj zadania na odpowiednie typy zadań
Klasyfikuj zadania na podstawie ich kategorii lub złożoności. Na przykład, możesz sklasyfikować zadania rozwojowe jako "Epic", "Bugs", "Support" itp.
Uporządkuj swoje zadania według odpowiednich kategorii, aby uzyskać lepszą dostępność i widoczność, korzystając z niestandardowych typów zadań w ClickUp
3. Ustawienie poziomów priorytetów
Aby lepiej priorytetyzować swoje zadania, przypisz im różne, oznaczone kolorami poziomy priorytetów, takie jak pilny, wysoki, normalny i niski.
Łatwe oznaczanie pilnych i ważnych zadań za pomocą ClickUp Task Priorities
Rozważ na przykład oznaczenie próśb klientów jako "pilnych", a spotkań wewnętrznych jako "o niskim" priorytecie, jeśli są one zgodne z cyklem pracy Twojego zespołu.
📮ClickUp Insight: Myślisz, że Twoja lista do zrobienia działa? Pomyśl jeszcze raz. Nasze badanie pokazuje, że 76% profesjonalistów używa własnego systemu ustalania priorytetów do zarządzania zadaniami. Jednak ostatnie badania potwierdzają, że 65% pracowników ma tendencję do koncentrowania się na łatwych zwycięstwach nad zadaniami o wysokiej wartości bez skutecznego ustalania priorytetów. Priorytety zadań ClickUp zmień sposób wizualizacji i radzenia sobie ze złożonymi projektami, łatwo podkreślając krytyczne zadania. Dzięki cyklom pracy ClickUp AI i niestandardowym flagom priorytetów zawsze będziesz wiedział, czym zająć się w pierwszej kolejności.
👉🏼Want aby lepiej ustalać priorytety? Zobacz porady ekspertów w naszym wideo poniżej:
3. Przechwytuj szczegóły w polach niestandardowych
Dodaj wyspecjalizowane pola, takie jak daty, połączone dane lub numery do każdego zadania, aby zachować cały kontekst scentralizowany i ułatwić odwoływanie się do niego. Na przykład, możesz dodać link do źródła do zadania "Badania", ułatwiając przydzielonemu członkowi zespołu odwołanie się do źródła.
Dodaj Pola niestandardowe w ClickUp do łatwego przechwytywania kluczowych szczegółów zadań
4. Zarządzanie zależnościami między zadaniami i lepsze planowanie wyników
Tworzenie Zależności zadań w ClickUp aby zapewnić, że zależne lub drugorzędne zadanie nie może się rozpocząć, dopóki główne nie zostanie zakończone, utrzymując płynny i zorganizowany cykl pracy. Na przykład, zadanie takie jak "Napisz raport z projektu" nie może zostać rozpoczęte, dopóki "Zbieranie danych projektu" nie zostanie zakończone.
Połącz połączone ze sobą zadania, aby stworzyć hierarchię przepływu pracy w ClickUp
5. Dodawanie zadań do wielu list
Organizuj zadania o podobnych kategoriach w ramach oddzielnych list, zachowując je w ramach jednego obszaru roboczego. Na przykład, jeśli masz wpis na blogu przypisany do Editor 1 w swoim Teams, może on pojawić się na liście skumulowanych wpisów na blogu dla wszystkich redaktorów łącznie, a także osobno na liście wpisów na blogu przypisanych konkretnie do Editor 1.
Wizualizuj to samo zadanie na wielu listach w ClickUp w celu wygodnego śledzenia
🧠Fun Fact: Możesz utworzyć do 50 000 zaplanowanych lub powtarzających się zadań na każdej liście w ClickUp, każde z maksymalnie 1000 podzadań i zagnieżdżonych podzadań. Limit opisów zadań nie powinien jednak przekraczać 256 KB.
Czytaj więcej: Najlepsze aplikacje i narzędzia Outliner do zarządzania zadaniami
6. Tworzenie zadań i podzadań z AI ClickUp Brain , natywny asystent AI ClickUp, pomaga generować, udoskonalać i automatyzować tworzenie zadań na podstawie danych wprowadzonych przez użytkownika.
Wybieraj spośród wielu podpowiedzi, aby tworzyć zadania, przeszukiwać obszar roboczy, otrzymywać aktualizacje projektów i nie tylko za pomocą ClickUp Brain
Oto jak to działa:
- Po prostu opisz, czego potrzebujesz, a ClickUp Brain wygeneruje ustrukturyzowane zadanie z tytułem, opisem, terminami i odpowiednimi podzadaniami
- Analizuje istniejące zadania i cykle pracy, aby zasugerować odpowiednie elementy działań, ograniczając ręczne wprowadzanie danych
- ClickUp Brain rozumie zależności, priorytety i terminy, sugerując optymalizacje dla zadań, aby lepiej pasowały do Twojego cyklu pracy
- Potrzebujesz poprawić zadanie? AI może dopracować opisy zadań, podsumować długie aktualizacje lub przeformatować szczegóły dla większej przejrzystości
Wykorzystując ClickUp Brain, spędzasz mniej czasu na pracy administratora, a więcej na efektywnym wykonywaniu zadań.
Twórz zadania, podzadania i dodawaj szczegóły do opisów zadań za pomocą prostych komend w ClickUp Brain
🧠Fun Fact: Łącząc w pary Automatyzacja ClickUp dzięki ClickUp Brain możesz automatyzować powtarzalne zadania za pomocą komend if-then w języku naturalnym!
7. Ustawienie niestandardowych przypomnień i powtarzających się zadań
Jedną z największych zalet ClickUp w porównaniu z ChatGPT (a nawet innymi narzędziami do zarządzania zadaniami) jest możliwość ustawienia niestandardowych przypomnień i powtarzających się zadań - dzięki czemu nic nie umknie uwadze.
ClickUp pozwala ustawić przypomnienia na określony czas lub wyzwalać je na podstawie warunków (np. gdy zadanie jest zaległe lub zbliża się kamień milowy projektu).
Z Powtarzające się zadania w ClickUp , można zaplanować powtarzanie zadań codziennie, co tydzień, co miesiąc lub na podstawie zakończonego procesu. Jest to idealne rozwiązanie dla:
- Cotygodniowych odpraw zespołu
- Miesięczne raportowanie
- Monitorowanie działań klienta
- Rutynowe przeglądy projektów
Pro Tip: W przeciwieństwie do statycznych list zadań, ClickUp automatycznie aktualizuje termin dla powtarzających się zadań i pozwala na niestandardowe ustawienie różnych reguł cykliczności, przypisywanie członków zespołu, a nawet dodawanie zależności.
8. Kompatybilność z wieloma urządzeniami i platformami
ClickUp Tasks jest kompatybilny z wszystkim - od Androida przez iOS i MacOS po Windows. Możesz także uzyskać dostęp do zadań i cyklu pracy nad projektem na smartfonie, tablecie i pulpicie.
👀Czy wiesz: Dzięki ClickUp możesz nawet osadzać zawartość w swoich zadaniach, wklejając link do platform takich jak YouTube, Vimeo, Loom, CloudApp, Google Drive, VideoPress i Figma.
Dla każdej organizacji zmagającej się z zarządzaniem projektami, ClickUp pomoże we współpracy nad zadaniami. Dzięki temu oprogramowaniu ludzie mogą śledzić elementy listy rzeczy do zrobienia i pracować nad tymi zadaniami w określonym czasie. Pomaga również zespołowi zarządzającemu projektami śledzić ogólny postęp projektów, aby zapewnić dotrzymanie terminów. Alfred Titus kierownik ds. wsparcia administracyjnego, Fundacja Brighten A Soul
Zacznij za Free
Zadania ClickUp są dostępne zarówno w wersji Premium, jak i Free. Dzięki temu możesz tworzyć nieograniczoną liczbę zaplanowanych i powtarzających się zadań, dopóki pojemność Twojego konta nie osiągnie 100 GB.
Po osiągnięciu określonego limitu, konieczne będzie uaktualnienie planu.
Płatna wersja ClickUp oferuje dodatkowe funkcje i funkcje do zarządzania rozszerzonymi cyklami pracy i śledzenie czasu spędzonego na zadaniach i projektach . Oto, co klient ClickUp miał do powiedzenia na temat możliwości ClickUp:
50% oszczędności kosztów dzięki konsolidacji narzędzi: 3 narzędzia w jednej potężnej platformie za połowę ceny (i lepsze funkcje). RevPatners , Usługi IT i firma konsultingowa
Aby usprawnić zarządzanie zadaniami, firma Szablon do zarządzania zadaniami ClickUp zapewnia ustrukturyzowane podejście do ustalania priorytetów i organizowania pracy.
Szablon do zarządzania zadaniami ClickUp
Ten szablon umożliwia identyfikację i skupienie się na najważniejszych zadaniach, oferując jednocześnie elastyczne opcje widoku, w tym tablice, kalendarz i formaty list.
Użyj go do:
- Kategoryzować zadania według działów, priorytetów i statusów w celu wyczyszczonego nadzoru
- Monitorować postęp zadań i przepustowość zespołu w celu zwiększenia wydajności
- Łatwo planować, przydzielać i kończyć zadania, aby utrzymać projekty na właściwym torze
Wykorzystując ten szablon, Teams mogą zachować przejrzystość, zwiększyć odpowiedzialność i wydajność.
Zwiększ współpracę i wydajność dzięki zadaniom ClickUp
Efektywne zarządzanie zadaniami jest podstawą wszystkiego, co robisz, zarówno w pracy, jak i w życiu. Dzięki ClickUp Tasks możesz bez wysiłku planować, przypisywać i dostosowywać zadania, aby poprawić współpracę i wydajność zespołu.
Elastyczne widoki i konfigurowalne listy są idealne dla każdego zespołu, bez względu na wielkość i branżę. To tak, jakby mieć wszystko, czego potrzebujesz w jednym miejscu, dzięki czemu możesz przestać martwić się drobiazgami i skupić się na tym, co naprawdę ważne. Zarejestruj się w ClickUp już dziś i odzyskaj kontrolę.