Czy zdarzyło Ci się kiedyś zakończyć dzień, myśląc, że wszystko jest gotowe, tylko po to, by otrzymać wiadomość od klienta, która zatrzymała Cię w martwym punkcie: "Nie otrzymaliśmy jeszcze Twojego raportu?"
Nagle wszystko wydaje się nie do zrobienia. A co najgorsze? Mentalnie się wycofałeś, a teraz starasz się naprawić to, co przegapiłeś.
Właśnie tego pomaga uniknąć ChatGPT Tasks. Najnowsza funkcja OpenAI ułatwia ustawienie jednorazowych i powtarzających się przypomnień, dzięki czemu już nigdy nie przegapisz ważnej obserwacji, zadania lub terminu.
W tym wpisie na blogu wyjaśnimy, jak korzystać z ChatGPT Tasks, udostępnimy przykłady z życia wzięte i pokażemy, jak obejść jego limity za pomocą bardziej niezawodnych rozwiązań do zarządzania zadaniami, takich jak ClickUp.
Sprawmy, by panika na ostatnią chwilę stała się przeszłością! 🙌
⏰60-sekundowe podsumowanie
- Funkcja zaplanowanych zadań ChatGPT pozwala na łatwe ustawienie przypomnień zarówno dla jednorazowych, jak i powtarzających się zadań, dzięki czemu możesz być na bieżąco z ich realizacją
- Będziesz otrzymywać powiadomienia na czas, dzięki czemu nigdy nie przegapisz ważnego zadania, nawet w trybie offline
- Zadania ChatGPT mają swoje limity. Aby je przezwyciężyć, sparuj ChatGPT z menedżerem zadań w celu śledzenia czasu rzeczywistego, bądź konkretny w podpowiedziach i ustaw ręczne przypomnienia dla odpowiedzialności
- Pomocne może być również korzystanie z bardziej niezawodnych narzędzi alternatywnych, takich jak ClickUp. Oferuje ono w pełni konfigurowalne szablony i narzędzia dopasowane do konkretnych potrzeb
- Dzięki ClickUp możesz efektywnie organizować zadania za pomocą gotowych list, dynamicznych widoków i pól niestandardowych, a wszystko to dostosowane do dowolnej branży lub cyklu pracy
Jak korzystać z zadań ChatGPT
Czy kiedykolwiek czułeś, że nie robisz wystarczająco dużo, nawet jeśli osiągasz swoje cele na lewo, prawo i w centrum? To poczucie winy związane z wydajnością. Ale w tym rzecz: wydajność nie polega na ciągłej pracy; chodzi o to, by pracować mądrze.
W tym właśnie mogą pomóc zaplanowane zadania ChatGPT. Oto jak działa ChatGPT, aby pomóc ci odhaczyć te zadania z listy do zrobienia i zarządzać złożonymi harmonogramami:
Krok 1: Uzyskaj dostęp do zadań ChatGPT
Aby zaplanować zadanie za pomocą ChatGPT, kliknij ikonę swojego profilu w prawym górnym rogu. Następnie wybierz "Zadania" z rozwijanej listy. Zobaczysz listę wszystkich zaplanowanych działań i nadchodzących przypomnień.
Uwaga: Zadania ChatGPT są dostępne tylko dla użytkowników ChatGPT Plus, którzy mają dostęp do modelu GPT-4. Jeśli nie jesteś jeszcze w Plusie, musisz dokonać aktualizacji, aby korzystać z tej funkcji.
Krok 2: Ustawienie przypomnienia lub zadania
Jeśli po raz pierwszy ustawiasz przypomnienie lub zadanie, masz wiele możliwości! Możesz skorzystać z jednej z przydatnych sugestii ChatGPT lub jeśli masz ochotę na odrobinę przygody, kliknij "Wypróbuj własne" i przejmij stery.
Oto, co można zrobić alternatywnie:
- Wybierz opcję "ChatGPT z zaplanowanymi zadaniami" (znajdziesz ją na rozwijanej liście)
- Poproś ChatGPT o utworzenie zadań takich jak: "Przypomnij mi o urodzinach mojej mamy 13 marca"
Po przesłaniu zadania pojawi się to powiadomienie:
Pro Tip: Bądź konkretny w swoich przypomnieniach! Zamiast po prostu "przypomnij mi o wysłaniu e-maila do Johna", spróbuj *"przypomnij mi o wysłaniu e-maila do Johna w sprawie raportu za II kwartał do godziny 15:00". im bardziej sprecyzujesz przypomnienie, tym lepiej ChatGPT utrzyma cię na właściwym torze. Wszystko zależy od nadania mu odpowiedniego kontekstu do pracy!
Krok 3: Aktualizacja, wstrzymanie lub usunięcie zadania
Po pierwsze, otwórz zaplanowane zadania ze "Strony zadań" w ChatGPT web. Z ikony profilu przejdź do menu podręcznego. Przejrzyj i wybierz zadanie, które chcesz zaktualizować, a następnie kliknij ikonę ołówka.
Aby wstrzymać lub usunąć zadanie, kliknij "trzy poziome kropki (wielokropek)". '
Aktualizacja zadania będzie wymagać wprowadzenia następujących danych:
- Nazwa zadania: Codzienne wiadomości finansowe
- Instrukcje: Przeszukuj wiodące źródła i dostarczaj podsumowane wiadomości
- Ustawienia harmonogramu: Codziennie @ 9:00 AM PST (określ tu również ewentualne zadania jednorazowe)
Krok 4: Włącz powiadomienia
Po ustawieniu przypomnienia włącz powiadomienia, aby być zawsze na bieżąco. W aplikacji komputerowej lub mobilnej przejdź do "Ustawień powiadomień" na stronie internetowej ChatGPT.
Będziesz mieć możliwość wyboru pomiędzy powiadomieniami e-mail, push lub obydwoma. Powiadomienia będą pojawiać się na ekranie, niezależnie od tego, czy ChatGPT działa w tle, czy nie.
Może być konieczne zaktualizowanie dodatkowych ustawień przeglądarki, aby włączyć powiadomienia z pulpitu. Jeśli ChatGPT wykryje, że niezbędne uprawnienia są wyłączone, możesz zobaczyć ten komunikat:
Kliknij przycisk Zezwalaj, aby włączyć niezbędne uprawnienia. Jeśli korzystasz z Chrome, na ekranie pojawi się coś takiego:
Czytaj więcej: Najlepsze narzędzia do zarządzania zadaniami, które usprawnią cykl pracy
Jak korzystać z zadań ChatGPT z maksymalną korzyścią?
Niezależnie od tego, czy żonglujesz wieloma projektami, czy po prostu potrzebujesz trochę struktury, oto jak korzystać z ChatGPT, aby zmaksymalizować wydajność:
- Rozbij duże cele: Zamiast czuć się przytłoczonym, pozwól, aby ChatGPT Tasks pomógł Ci podzielić duże projekty na mniejsze, możliwe do wykonania kroki, aby utrzymać zadania na właściwym torze
- Zminimalizuj nadmierne myślenie: Nie wiesz od czego zacząć? Poproś ChatGPT o zasugerowanie logicznych kolejnych kroków dla dowolnego zadania
- Priorytetyzuj jak profesjonalista: Uzyskaj oparte na AI sugestie dotyczące tego, czym zająć się w pierwszej kolejności w oparciu o pilność, ważność lub wysiłek, aby lepiej zorganizować cele
- Automatyzacja rutynowej pracy: Używaj ChatGPT do redagowania e-maili, podsumowywania notatek ze spotkań lub tworzenia szablonów wielokrotnego użytku
- Śledzenie postępów i dostosowywanie: Regularnie przeglądaj zakończone zadania, aby zidentyfikować wzorce, skutecznie oddelegować zadania i uniknąć wypalenia zawodowego
✍️Podpowiedzi na dobry początek
- Podziel mój projekt dotyczący [tematu] na małe, łatwe w zarządzaniu kroki.
- Ustal priorytety tych zadań na podstawie ich pilności i ważności: [lista zadań].
- Zaproponuj prosty cykl pracy do efektywnego zarządzania codziennymi zadaniami.
- Przygotuj e-mail do klienta dotyczący [tematu].
- Pomóż mi stworzyć tygodniowy plan równoważenia pracy i zarządzania zadaniami osobistymi
Limity korzystania z zadań ChatGPT
Zadania ChatGPT mogą zwiększyć wydajność, ale należy pamiętać o pewnych limitach:
- Brak śledzenia czasu w czasie rzeczywistym: W przeciwieństwie do aplikacji do zarządzania zadaniami, ChatGPT nie synchronizuje się między urządzeniami ani nie wysyła przypomnień
- Brak integracji: Nie łączy się z kalendarzem, e-mailem ani narzędziami do zarządzania projektami, więc będziesz musiał śledzić zadania ręcznie
- Limit przechowywania kontekstu: Jeśli dostawca nie poda wystarczającej ilości szczegółów, odpowiedzi mogą być zbyt ogólne lub pomijać kluczowe niuanse
- Brak funkcji odpowiedzialności: ChatGPT może sugerować zadania, ale nie będzie ich śledzić ani zapewniać, że zostaną zakończone
- Nie jest przeznaczony do kompleksowego zarządzania projektami: W przypadku skomplikowanych cykli pracy z zależnościami, dedykowane narzędzia mogą być bardziej efektywne
Jak obejść te limity? 🤔📊 Korzystaj z ChatGPT wraz z menedżerem zadań, aby śledzić zadania w czasie rzeczywistym💬 Podpowiedź w konkretny sposób, aby uzyskać bardziej trafne suggestions🕰️ Ustaw ręczne przypomnienia, aby być odpowiedzialnym
Czytaj więcej: Jak skutecznie pokonywać limity ChatGPT
Korzystanie z zadań ClickUp
Czy kiedykolwiek czułeś się sfrustrowany planując swoje zadania za pomocą ChatGPT tylko po to, by zapomnieć o nich kilka godzin później? Nie ma integracji, działań następczych ani poczucia własności.
Zwykła lista, która leży tam, podczas gdy terminy zbliżają się nieubłaganie. Limity ChatGPT: brak śledzenia i zerowa odpowiedzialność mogą sprawić, że poczujesz się zablokowany, a nie wydajny.
W tym właśnie może pomóc ClickUp. Jako aplikacja Wszystko do pracy, została zaprojektowana tak, aby zapewnić Ci organizację, koncentrację i dotrzymywanie terminów.
Dzięki wbudowanemu AI, które pomoże Ci mądrzej planować, zadaniom, które utrzymają strukturę Twojej pracy, dokumentom do przechowywania pomysłów, przypomnieniom, dzięki którym nigdy nie przegapisz terminu, oraz wbudowanemu czatowi, który utrzyma Twój zespół w kontakcie, ClickUp daje Ci wszystko, czego potrzebujesz do pracy - w jednym miejscu. A to dopiero początek.
Przyjrzyjmy się, jak ClickUp Tasks może uprościć zarządzanie zadaniami.
Scentralizowane zarządzanie zadaniami typu "wszystko w jednym
Żonglujesz wieloma narzędziami tylko po to, by śledzić zadania? Nie jesteś sam. Ciągłe przełączanie się między platformami może zmarnować do 32 dni roboczych rocznie, czyli czas, który mógłbyś poświęcić na zrobienie czegoś.
Dzięki zadaniom ClickUp wszystko, czego potrzebujesz do planowania, przydzielania i śledzenia pracy, znajduje się w jednym miejscu. Koniec z przełączaniem się między aplikacjami w celu sprawdzenia, kto zajmuje się czym lub szukaniem aktualizacji postępów. Twoje zadania pozostają dopasowane, a obciążenie pracą zorganizowane, co zwiększa ogólną wydajność zespołu.
Przykład: Prowadzisz wprowadzenie produktu na rynek z dziesięcioosobowym zespołem, ale każdy używa różnych narzędzi - jedna osoba śledzi zadania w arkuszu kalkulacyjnym, inna zarządza terminami w kalendarzu, a aktualizacje zespołu są rozproszone po Slacku i e-mailach. Panuje bałagan.
Przejdź na ClickUp, a wszystko - zadania, terminy i obowiązki - znajdzie się w jednym udostępnianym pulpicie zadań. Członkowie Teams mogą przypisywać elementy działań, komentować bezpośrednio zadania i otrzymywać aktualizacje w czasie rzeczywistym bez konieczności przełączania się między aplikacjami. Koniec z niedotrzymanymi terminami, zagubionymi wiadomościami lub zmęczeniem narzędziami - po prostu usprawniony cykl pracy, który utrzymuje start na właściwym torze. 🚀
Innym przykładem do rozważenia jest organizacja The People Piece, która integruje wartości ludzkie w miejscach pracy. Zmagała się ona z nieefektywnością wynikającą z rozproszenia cykli pracy w narzędziach takich jak Excel, Slack i Word Documents.
Odkąd wdrożyli ClickUp, byli w stanie zcentralizować wszystko w jednym miejscu. Teraz ClickUp pomaga im organizować pracę według inicjatyw i dostosowywać ją do istniejących procesów.
Odkryjmy wszystkie sposoby, w jakie możesz niestandardowo dostosowywać zadania, aby uzyskać maksymalną wydajność w ClickUp:
1. Dodawanie niestandardowych statusów do zadań
Statusy zadań w ClickUp można niestandardowo dostosować do swoich cykli pracy. Na przykład, zespół zajmujący się zawartością może przeprowadzić post na blogu przez etapy "Redagowania", "Formatowania" i "Przeglądu redakcyjnego" przed publikacją, podczas gdy zespół programistyczny może umieścić nowy fragment kodu oczekujący na zatwierdzenie w scenie "Testowania", aby wychwycić wszelkie błędy lub problemy, a następnie "Wdrożenia", gdy kod jest gotowy do uruchomienia.
2. Kategoryzuj zadania na odpowiednie typy zadań
Klasyfikuj zadania na podstawie ich kategorii lub złożoności. Przykładowo, zadania deweloperskie można podzielić na "Epic", "Bugs", "Support" itp.
3. Ustawienie poziomów priorytetów
Aby lepiej priorytetyzować zadania, przypisz im różne, oznaczone kolorami poziomy priorytetów, takie jak pilny, wysoki, normalny i niski.
Na przykład, warto rozważyć oznaczenie próśb klientów jako "pilne", oznaczając jednocześnie wewnętrzne spotkania jako "o niskim" priorytecie, jeśli są one zgodne z cyklem pracy Twojego zespołu.
📮 ClickUp Insight: Myślisz, że Twoja lista do zrobienia działa? Pomyśl jeszcze raz. Nasze badanie pokazuje, że 76% profesjonalistów korzysta z własnego systemu ustalania priorytetów do zarządzania zadaniami. Jednak ostatnie badania potwierdzają, że 65% pracowników ma tendencję do skupiania się na łatwych do wykonania zadaniach, a nie na zadaniach o wysokiej wartości, bez skutecznego ustalania priorytetów.
Priorytety zadań ClickUp zmieniają sposób wizualizacji i radzenia sobie ze złożonymi projektami, łatwo podkreślając krytyczne zadania. Dzięki cyklom pracy ClickUp AI i niestandardowym flagom priorytetów zawsze będziesz wiedzieć, czym zająć się w pierwszej kolejności.
👉🏼Want, aby lepiej ustalać priorytety? Zapoznaj się z poradami ekspertów w naszym wideo poniżej:
3. Przechwytywanie szczegółów w polach niestandardowych
Dodaj specjalistyczne pola, takie jak daty, połączone pola lub numery do każdego zadania, aby scentralizować cały kontekst i ułatwić odniesienie do niego. Na przykład, możesz dodać link do źródła do zadania "Badania", ułatwiając przypisanemu członkowi zespołu odwołanie się do źródła.
4. Lepiej zarządzaj zależnościami między zadaniami i planuj ich wyniki
Twórz zależności między zadaniami w ClickUp, aby upewnić się, że zadanie zależne lub drugorzędne nie może się rozpocząć, dopóki zadanie podstawowe nie zostanie zakończone, dzięki czemu przepływ pracy będzie płynny i zorganizowany. Na przykład, zadanie takie jak "Napisz raport z projektu" nie może zostać rozpoczęte, dopóki "Zbieranie danych projektu" nie zostanie zakończone.
5. Dodawanie zadań do wielu list
Organizuj zadania o podobnych kategoriach na osobnych listach, zachowując je w jednym obszarze roboczym. Na przykład, jeśli masz wpis na blogu przypisany do Editor 1 w swoim Teams, może on pojawić się na liście skumulowanych wpisów na blogu dla wszystkich redaktorów łącznie, a także osobno na liście wpisów na blogu przypisanych konkretnie do Editor 1.
🧠Fun Fact: Możesz utworzyć do 50 000 zaplanowanych lub powtarzających się zadań na każdej liście w ClickUp, każde z maksymalnie 1000 podzadań i zagnieżdżonych podzadań. Limit opisów zadań nie powinien jednak przekraczać 256 KB.
Czytaj więcej: Najlepsze aplikacje i narzędzia Outliner do zarządzania zadaniami
6. Tworzenie zadań i podzadań za pomocą AI
ClickUp Brain, natywny asystent ClickUp AI, pomaga generować, udoskonalać i automatyzować dane powstania zadań w oparciu o Twoje dane wejściowe.
Oto jak to działa:
- Po prostu opisz, czego potrzebujesz, a ClickUp Brain wygeneruje ustrukturyzowane zadanie z tytułem, opisem, terminami i odpowiednimi podzadaniami
- Analizuje istniejące zadania i cykle pracy, aby zasugerować odpowiednie elementy działań, ograniczając ręczne wprowadzanie danych
- ClickUp Brain rozumie zależności, priorytety i terminy, sugerując optymalizacje dla zadań, aby lepiej pasowały do Twojego cyklu pracy
- Potrzebujesz poprawić zadanie? AI może dopracować opisy zadań, podsumować długie aktualizacje lub przeformatować szczegóły dla przejrzystości
Wykorzystując ClickUp Brain, spędzasz mniej czasu na pracy administratora, a więcej na efektywnym wykonywaniu zadań.
🧠Fun Fact: Dzięki połączeniu ClickUp Automations z ClickUp Brain możesz automatyzować powtarzalne zadania za pomocą komend if-then w języku naturalnym!
7. Ustawienie niestandardowych przypomnień i powtarzających się zadań
Jedną z największych zalet ClickUp w porównaniu z ChatGPT (a nawet innymi narzędziami do zarządzania zadaniami) jest możliwość ustawienia niestandardowych przypomnień i powtarzających się zadań - dzięki czemu nic nie umknie uwadze.
ClickUp pozwala ustawić przypomnienia na określony czas lub wyzwalać je na podstawie warunków (np. gdy zadanie jest zaległe lub zbliża się kamień milowy projektu).
Dzięki powtarzającym się zadaniom w ClickUp możesz zaplanować zadania tak, aby powtarzały się codziennie, co tydzień, co miesiąc lub w oparciu o ich zakończenie. Jest to idealne rozwiązanie dla:
- Cotygodniowe odprawy zespołu
- Raportowanie miesięczne
- Dalsze działania klienta
- Rutynowe przeglądy projektów
wskazówka Pro Tip: W przeciwieństwie do statycznych list zadań, ClickUp automatycznie aktualizuje termin dla powtarzających się zadań i pozwala na niestandardowe ustawienie różnych reguł cykliczności, przypisywanie pełnoprawnych członków zespołu, a nawet dodawanie zależności.
8. Korzystaj z kompatybilności między urządzeniami i platformami
Zadania ClickUp są kompatybilne z wszystkim - od Androida przez iOS i MacOS po Windows. Możesz także uzyskać dostęp do zadań i cyklu pracy nad projektem na smartfonie, tablecie i pulpicie.
👀Czy wiesz: Dzięki ClickUp możesz nawet osadzać zawartość w swoich zadaniach, wklejając link do platform takich jak YouTube, Vimeo, Loom, CloudApp, Google Drive, VideoPress i Figma.
Każdej organizacji borykającej się z problemem zarządzania projektami, ClickUp pomoże we współpracy nad zadaniami. Dzięki temu oprogramowaniu ludzie mogą śledzić elementy listy rzeczy do zrobienia i pracować nad tymi zadaniami w określonym czasie. Pomaga również zespołowi zarządzającemu projektami śledzić ogólny postęp projektów, aby zapewnić dotrzymanie terminów.
Każdej organizacji borykającej się z problemem zarządzania projektami, ClickUp pomoże we współpracy nad zadaniami. Dzięki temu oprogramowaniu ludzie mogą śledzić elementy listy rzeczy do zrobienia i pracować nad tymi zadaniami w określonym czasie. Pomaga również zespołowi zarządzającemu projektami śledzić ogólny postęp projektów, aby zapewnić dotrzymanie terminów.
Zacznij za Free
Zadania ClickUp są dostępne zarówno w wersji premium, jak i Free. Dzięki temu możesz tworzyć nieograniczoną liczbę zaplanowanych i powtarzających się zadań, dopóki twoja przestrzeń dyskowa nie osiągnie 100 GB.
Po osiągnięciu określonego limitu przestrzeni dyskowej konieczne będzie uaktualnienie planu.
Płatna wersja ClickUp oferuje dodatkowe funkcje i funkcje do zarządzania rozszerzonymi cyklami pracy i śledzenia czasu spędzonego na zadaniach i projektach. Oto, co klient ClickUp miał do powiedzenia na temat możliwości ClickUp:
50% oszczędności dzięki konsolidacji narzędzi: 3 narzędzia w jednej potężnej platformie za połowę ceny (i lepsze funkcje).
50% oszczędności dzięki konsolidacji narzędzi: 3 narzędzia w jednej potężnej platformie za połowę ceny (i lepsze funkcje).
Aby usprawnić zarządzanie zadaniami, szablon zarządzania zadaniami ClickUp zapewnia ustrukturyzowane podejście do ustalania priorytetów i organizowania pracy.
Szablon ten umożliwia identyfikację i skupienie się na najbardziej krytycznych zadaniach, oferując jednocześnie elastyczne opcje widoku, w tym tablice, kalendarz i formaty list.
Użyj go do:
- Kategoryzuj zadania według działów, priorytetów i statusów w celu zapewnienia przejrzystego nadzoru
- Monitorowanie postępu zadań i przepustowości zespołu w celu zwiększenia wydajności
- Łatwo planuj, przydzielaj i zakończ zadania, aby utrzymać projekty na właściwym torze
Wykorzystując ten szablon, Teams mogą zachować przejrzystość, zwiększyć odpowiedzialność i wydajność.
Zwiększ współpracę i wydajność dzięki zadaniom ClickUp
Efektywne zarządzanie zadaniami jest podstawą wszystkiego, co robisz, zarówno w pracy, jak i w życiu. Dzięki ClickUp Tasks możesz bez wysiłku planować, przypisywać i dostosowywać zadania, aby poprawić współpracę zespołową i wydajność.
Elastyczne widoki i konfigurowalne listy są idealne dla każdego zespołu, bez względu na wielkość i branżę. To tak, jakby mieć wszystko, czego potrzebujesz w jednym miejscu, dzięki czemu możesz przestać martwić się drobiazgami i skupić się na tym, co naprawdę ważne.
Zarejestruj się w ClickUp już dziś i odzyskaj kontrolę.