Pełen (nadmiernej) pewności siebie po pomyślnym zbudowaniu Kanału Sueskiego, Ferdinand de Lesseps podjął próbę budowy kanału na poziomie morza przez Przesmyk Panamski. Niestety, znacznie nie docenił wyzwań inżynieryjnych związanych z panamskim terenem.
Nękany chorobami i brakiem doświadczenia, musiał porzucić projekt w 1889 roku. Jego firma zbankrutowała po wydaniu na ten cel 287 milionów dolarów.
De Lesseps padł ofiarą tego, co psychologowie Daniel Kahneman i Amos Tversky nazywają "błędem planowania"
Czym jest błąd planowania? Dlaczego jesteśmy na niego podatni? Jak nasze uprzedzenia przejawiają się w pracy i życiu? Co możemy zrobić, aby złagodzić skutki błędu planowania? Czytaj dalej, aby się dowiedzieć!
Szczegółowe zrozumienie błędu planowania
W 1979 roku psychologowie Kahneman i Tversky zdefiniowali błąd planowania jako "skłonność do niedoszacowania czasu potrzebnego do wykonania przyszłego zadania, wynikającą częściowo z polegania na zbyt optymistycznych scenariuszach"
Mówiąc najprościej, błąd planowania to błąd poznawczy, który prowadzi do niedoszacowania czasu potrzebnego na wykonanie zadania i przeszacowania własnych możliwości.
Niektóre cechy błędów planowania są następujące:
- Wpływa to na prognozy dotyczące Twoich zadań (i zadań Twojego zespołu), ale nie na prognozy dotyczące innych osób
- Twoje prognozy opierają się głównie na intuicyjnych, ale niedokładnych osądach
- Błędy wynikają raczej z uprzedzeń i myślenia życzeniowego niż z losowych czynników
- Występuje niezależnie od tego, czy planista doświadczył podobnych porażek w przeszłości
- Dzieje się tak niezależnie od cech osobowości, kultury, płci, wielkości zadania czy czasu
Dlaczego tak się dzieje?
Przyczyny błędów planowania
Ludzie postrzegają wydarzenia asymetrycznie. Mamy wrodzoną potrzebę bycia pozytywnymi i pełnymi nadziei. Chcemy wierzyć, że mamy moc i kontrolę, aby wykonać zadanie, nawet jeśli wszystkie dowody wskazują na coś przeciwnego. Oto dlaczego.
Lubimy, gdy szklanka jest w połowie pełna
Kiedy zaczynamy planować projekt, skupiamy się zazwyczaj na pozytywnych aspektach. Wierzymy, że wyciągnęliśmy wnioski z poprzednich porażek i jesteśmy teraz lepsi. Chcemy stworzyć plan, który sprawi, że będziemy wyglądać i czuć się dobrze.
Jak często słyszeliście od programistów: "To tylko pięć minut pracy nad poprawką błędu"? Programista uważa, że jest na tyle wykwalifikowany, aby rozwiązać problem w pięć minut, ale rzeczywistość jest zupełnie inna.
Jesteśmy odporni na zmiany
Zmiana wymaga od nas modyfikacji naszego pierwotnego widoku świata. W trakcie realizacji projektu, jeśli otrzymujemy nowe informacje, które wskazują, że zboczyliśmy z kursu, reagujemy odrzucając je.
Kierownicy projektów często pomijają duże odchylenia w postępach, traktując je jako drobne potknięcia, ponieważ pojawia się efekt zakotwiczenia. Zakotwiczają swój proces myślowy w początkowym planie, a nie w nowych informacjach.
Nie lubimy negatywnych informacji
Kiedy jesteśmy w trakcie realizacji projektu, zwłaszcza gdy znaczna część pracy jest już zrobiona, nie lubimy słyszeć złych wiadomości. Ignorujemy informacje, które podważają nasz optymistyczny pogląd na sytuację, ponieważ mogą one całkowicie zakłócić realizację projektu.
W rzeczywistości osoby, które poważnie traktują negatywne informacje, postrzegamy jako cyników lub pesymistów. W rezultacie presja otoczenia i tendencja do konformizmu sprawiają, że przyjmują one powszechne opinie.
Jesteśmy nastawieni na optymizm
Skoczkowie na bungee uważają, że ryzyko kontuzji jest mniejsze niż w przypadku innych skoczków, mimo że nie ma danych potwierdzających tę tezę. Bardziej przyziemnym przykładem jest założenie, że zarządzanie pracą na pełen etat i dodatkową działalnością jest łatwe! Są to przykładowe przejawy optymistycznego nastawienia.
Badania pokazują, że optymistyczne nastawienie jest jednym z najbardziej powszechnych i trwałych błędów ludzkiego myślenia. Wynika ono z dwóch tendencji poznawczych: ludzie przeceniają prawdopodobieństwo wystąpienia pozytywnych wydarzeń, a nie doceniają prawdopodobieństwo wystąpienia wydarzeń niekorzystnych.
Tendencja i presja społeczna do utrzymywania nierealistycznie pozytywnego spojrzenia na przyszłość prowadzą do nadmiernej pewności siebie, złej oceny ryzyka i braku planów awaryjnych.
Optymistyczne nastawienie napędza błędy planowania wśród kierowników projektów na kilka kluczowych sposobów.
- Podczas planowania skupiasz się na wyobrażonych sukcesach i ignorujesz potencjalne pułapki
- Przeceniasz swoje obciążenie
- Nie planujesz opóźnień ani komplikacji, ponieważ uważasz, że są mało prawdopodobne
- Ignorujesz dane historyczne i polegasz na najlepszych scenariuszach
- Przypisujesz przeszłe porażki czynnikom zewnętrznym, na które nie masz wpływu
Nasze rozumowanie jest motywowane
Motywowane rozumowanie to forma emocjonalnego uprzedzenia, w której akceptujesz dowody zgodne z twoimi aktualnymi przekonaniami i odrzucasz wszelkie informacje, które są sprzeczne z tym stanem umysłu.
Na przykład, jeśli klient chce, aby strona internetowa została stworzona w ciągu dwóch tygodni, ale wiesz, że realizacja projektu potrwa dłużej, zgadzasz się na to. Przekonujesz siebie, że to tylko pięć stron, masz już szablon, zawartość jest gotowa itp.
Oto, w jaki sposób przyczynia się to do błędów planowania:
- Przeceniasz prawdopodobieństwo pozytywnych wyników, co prowadzi do optymistycznego nastawienia
- Prawdopodobnie lepiej zapamiętasz przeszłe powodzenia ze względu na tendencję do wybierania pozytywnych wspomnień
- Kotwiczenie pozwala skupić się na konkretnych szczegółach, zamiast patrzeć na szerszą perspektywę
- Przetwarzasz informacje w sposób, który wspiera istniejące założenia, przekonania i postawy
Wszyscy jesteśmy nieco stronniczy, pewni siebie, optymistyczni i zmotywowani. Można zapytać, co w tym złego.
Niekorzystny wpływ błędów planowania na planowanie projektów
Kiedy popełnisz błąd planowania, prawdopodobnie popełnisz kilka błędów. Może to mieć poważne konsekwencje.
Niezrozumienie osi czasu: Błąd planowania powoduje, że zespoły nie doceniają czasu potrzebnego do zakończenia innowacyjnych projektów. Być może jesteś zbyt pewny siebie, aby zostawić przestrzeń na eksperymenty, porażki i poprawki. Prowadzi to do zbyt optymistycznych prognoz czasowych, które nie uwzględniają pełnego zakresu projektu.
Niski budżets: Kiedy przekonujesz się, że coś można zrobić szybko, nie doceniasz również potrzebnych do tego zasobów. Możesz więc zatrudnić tylko jednego autora, aby ukończył ebook, który w rzeczywistości wymaga usług autora, redaktora i projektanta.
Ignorowanie ryzyka zewnętrznego: Błąd planowania działa jak klapki na oczy, zmuszając zespoły do skupienia się wyłącznie na konkretnych zadaniach i pomijania ryzyka zewnętrznego, takiego jak otoczenie regulacyjne, konkurencja, dynamika rynku itp.
Presja wywierana przez samych siebie: Członkowie zespołów czują się zmuszeni do przedstawiania zbyt optymistycznych osi czasu, aby projekty zostały zatwierdzone i sfinansowane, nawet jeśli wiedzą, że szacunki są nierealne. Powoduje to presję, ustawiając pracowników na porażkę i wypalenie zawodowe.
Tłumione innowacje: Innowacyjne projekty są złożone i niepewne, co utrudnia dokładne oszacowanie czasu i zasobów potrzebnych do ich realizacji. Planowanie projektów w takich przypadkach jest podatne na błędy. Niedoszacowanie czasu potrzebnego na stworzenie czegoś zupełnie nowego podważy sam cel, który sobie wyznaczyłeś.
Jeśli teraz szydzisz, zakładając, że tylko młodzi lub nadmiernie entuzjastyczni ludzie są podatni na błąd planowania, pomyśl jeszcze raz.
Przykłady błędów planowania w rzeczywistości
Błędy w planowaniu nie dyskryminują małych projektów związanych z tworzeniem oprogramowania ani dużych projektów infrastrukturalnych. Oto przykłady tego, jak nierealistyczne plany, uprzedzenia, presja i oczekiwania akcjonariuszy wpłynęły na ogromne przedsięwzięcia w historii.
Opera w Sydney
Budowa jednej z najbardziej rozpoznawalnych budowli na świecie, Opery w Sydney, została opóźniona o co najmniej dziesięć lat z powodu błędów w planowaniu. Pierwotny kosztorys, przedstawiony w 1957 roku, wynosił 7 milionów dolarów, a szacowany czas zakończenia budowy – sześć lat. Okrojona wersja pierwotnego projektu została ostatecznie otwarta 16 lat później, a jej koszt wyniósł 102 miliony dolarów!
Opera w Sydney borykała się z następującymi problemami:
- Pośpieszny start: Biorąc pod uwagę klimat polityczny i przychylną opinię publiczną, rząd australijski chciał, aby budowa rozpoczęła się wcześniej niż było to możliwe
- Niekompletne plany: Architekt nie ustalił jeszcze ostatecznych planów, co doprowadziło do podjęcia doraźnych środków i pojawienia się nieprzewidzianych problemów konstrukcyjnych
- Niedoceniona złożoność: Wyzwania związane z dachem w kształcie muszli doprowadziły do całkowitej zmiany projektu i przebudowy
Kanadyjska Kolej Pacyfiku
W 1871 roku kolonia Kolumbia Brytyjska zgodziła się stać częścią Kanady. W zamian Kanada obiecała budowę transkontynentalnej linii kolejowej łączącej te terytoria.
Projekt, który miał zostać zakończony do 1881 r. przy kredycie w wysokości 25 mln dolarów, trwał cztery lata dłużej niż planowano i wymagał dodatkowych 22,5 mln dolarów pożyczek. Oto dlaczego.
- Brak widoku z zewnątrz: Planiści nie zrozumieli w pełni trudnego terenu, przez który musieli poprowadzić tory
- Brak siły roboczej: Ze względu na minimalne wynagrodzenie i niebezpieczne warunki pracy, wykonawcy musieli zatrudniać pracowników z zagranicy, aby zrekompensować poważny niedobór siły roboczej
- Problemy regulacyjne: Presja polityczna, problemy związane z umowami dotyczącymi gruntów oraz siła ludu przyczyniły się do opóźnienia budowy
Strona internetowa Healthcare.gov
20 października 2013 r. prezydent Barack Obama powiedział: "Nie ma co owijać w bawełnę: strona internetowa działa zbyt wolno, ludzie utknęli w procesie składania wniosków i myślę, że można śmiało powiedzieć, że nikt nie jest tym bardziej sfrustrowany niż ja". Mówił o długo oczekiwanej stronie internetowej healthcare.gov.
Jedną z głównych przyczyn tej wielkiej porażki był błąd w planowaniu.
- Niedoszacowanie kosztów: Badania wykazały, że przewidywany koszt stworzenia strony internetowej wynosił 292 miliony dolarów, ale faktycznie wyniósł 2,1 miliarda dolarów
- Brak doświadczenia: Centra Usług Medicare i Medicaid (CMS) nie miały doświadczenia w realizacji projektów związanych z oprogramowaniem, zwłaszcza tak złożonych
- Ograniczenia czasowe: Wykonawcy otrzymali ostateczną specyfikację zaledwie kilka miesięcy przed rozpoczęciem prac, co znacznie skróciło dostępny czas
Pozytywnym aspektem tej porażki jest to, że nie jesteś jedyną osobą, która zaplanowała 12-miesięczny projekt rozwoju oprogramowania, który trwa już 18 miesięcy, a nawet dłużej.
A może potrafisz sobie wybaczyć, że przeznaczyłeś 15 minut na posprzątanie strony głównej, a trzy godziny później nadal sprzątałeś?
Błędne planowanie ma konsekwencje w naszym życiu osobistym i zawodowym. Tworzy niepotrzebną presję, sprawia, że toniemy w naszych uprzedzeniach i powoduje błędny cykl przepracowania lub słabych wyników. Aby tego uniknąć, potrzebne są dane, ramy planowania i otwarty umysł.
Sposoby uniknięcia błędów planowania
Przekonanie, że coś można zrobić w czasie krótszym niż to faktycznie zajmuje, jest jednym z najczęstszych błędów w ocenie sytuacji, zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym.
Rozwiązanie: praktyka, praktyka i jeszcze raz praktyka. Potrzeba praktyki, aby nie wpaść w pułapkę błędnego planowania, a jeszcze więcej praktyki, aby wyrobić sobie nawyk budowania struktur zapobiegających ponownemu popełnieniu tego błędu.
Oto przewodnik krok po kroku, jak podejść do tego zadania z właściwymi intencjami, procesami i oprogramowaniem do planowania strategicznego, takim jak ClickUp.
Zaufaj danym historycznym
Sprawdź czas wykonania zadania poprzednim razem od początku do końca. Wykorzystaj techniki prognozowania klasy odniesienia — zasadniczo proces prognozowania przyszłości na podstawie podobnych zadań, sytuacji z przeszłości i wyników.
Analizując wyniki podobnych projektów w przeszłości, można sformułować trafne prognozy na podstawie wzorców opóźnień, wyzwań i ryzyka związanego z kosztami projektu.
- Zidentyfikuj odpowiednią klasę odniesienia danych z podobnych projektów z przeszłości
- Skonsoliduj te dane na podstawie czasu trwania projektów, zarówno w organizacji, jak i poza nią
- Wykorzystaj te dane, aby ustawić bardziej realistyczne oczekiwania dla bieżącego projektu, zamiast polegać na szacunkach opartych na intuicji
- Opracuj plany awaryjne na wypadek ograniczeń czasowych, wąskich gardeł i innych potencjalnych przeszkód
Rejestrowanie i przechowywanie danych historycznych jest najtrudniejszym zadaniem dla większości firm. Narzędzia do planowania projektów ClickUp zostały zaprojektowane w celu gromadzenia i porządkowania informacji o postępach w pracy.
ClickUp Time Tracking pozwala monitorować czas trwania zadania. Widok obciążenia pracą ClickUp umożliwia zespołom rejestrowanie swojej dostępności, a kierownikom projektów odpowiednie przydzielanie zasobów. ClickUp Goals pozwala wyznaczać cele i śledzić postępy w czasie rzeczywistym.
Jeśli tworzysz produkt, ClickUp do planowania produktów ma wszystko, czego potrzebujesz, aby uniknąć błędów planowania, w tym szacunki, śledzenie czasu i konfigurowalne pulpity. Nie pozostawia nic przypadkowi ani Twojemu optymizmowi!
Ustal plany działania
Intencje realizacji to strategie typu "jeśli to, to tamto" stosowane w celu regulowania własnego zachowania lub tworzenia nawyków. Są to proste, realistyczne i możliwe do zrealizowania sposoby pracy nad osiągnięciem celów zarządzania projektami.
Określ konkretne zamiary dotyczące sposobu i terminu zakończenia pracy. Używaj stwierdzeń typu "jeśli-to", np.
- Zorientowany na zadanie: Jeśli muszę dotrzymać terminu, to zakończę kodowanie na x-2 dni przed terminem
- Zorientowanie na przeszkody: Jeśli zachoruję, dostosuję strategię zarządzania obciążeniem i poproszę Johna Doe o zastąpienie mnie
- Zorientowanie na wynik: Jeśli praca się opóźnia, ponownie oszacuję osie czasu i poinformuję o tym klienta z wyprzedzeniem
- Zorientowany na proces: Jeśli istnieje zależność, zwrócę szczególną uwagę na usprawnienie cyklu pracy
Korzystanie z narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp, zapewnia prosty i wizualny sposób obsługi zależności. Zadania ClickUp umożliwiają łączenie elementów i dodawanie zależności, dzięki czemu nigdy nie przegapisz żadnego zadania. Skorzystaj z widoku wykresu Gantta, aby wizualizować wpływ opóźnień i odpowiednio wdrażać procedury naprawcze.
W razie potrzeby przeprowadź dokładną analizę SOAR, aby zidentyfikować swoje mocne strony, możliwości, aspiracje i wyniki.
Takie podejście do projektu pozwala przezwyciężyć optymistyczne nastawienie poprzez świadome uwzględnienie niekorzystnych sytuacji.
Wypróbuj efekt segmentacji
W edukacji efekt segmentacji ma na celu poprawę wyników nauczania poprzez podzielenie lekcji na małe segmenty zamiast traktowania ich jako ciągłe elementy.
W zarządzaniu projektami oznacza to po prostu podzielenie dużego projektu na mniejsze części, co sprawia, że łatwiej nim zarządzać. Robiąc to, należy wziąć pod uwagę następujące kwestie.
- Praca niezwiązana z pracą: Rozlicz czas poświęcony na każdą część zadania, w tym badania, eksperymenty, rozmowy itp.
- Spójność: Podziel projekt na etapy podobne do zwykłego planu. Pomoże to przeanalizować odpowiednie dane historyczne w celu sformułowania prognoz
- Planowanie awaryjne: Planowanie zakończenia poszczególnych części, a nie całości, pomaga również w rozważeniu potencjalnych przeszkód i pracy etapami
Użyj metody szacowania trzypunktowego
Aby przeciwdziałać błędom planowania i opracować bardziej realistyczną oś czasu projektu, zastosuj metodę szacowania trzypunktowego. Obejmuje ona trzy różne scenariusze szacowania czasu trwania zadania.
- Optymistyczne szacunki: Najlepszy scenariusz, w którym wszystko przebiega bez zakłóceń
- Najbardziej prawdopodobne szacunki: Rozsądne wyniki, których można się spodziewać na podstawie doświadczenia i danych
- Pesymistyczne szacunki: Najgorszy scenariusz, w którym pojawiają się znaczne opóźnienia i problemy
Średnia ważona tych trzech wartości daje najbardziej prawdopodobny szacunek dla zadania. Spróbuj stworzyć własną trzypunktową prognozę czasu potrzebnego na wykonanie każdego zadania za pomocą funkcji szacowania czasu ClickUp.
Nie odkrywaj Ameryki
Kierownicy projektów często polegają na intuicji, szacując czas realizacji zadania. Prowadzi to do niepotrzebnych obliczeń, które trzeba wykonywać wielokrotnie. Można tego uniknąć, korzystając z niestandardowych szablonów dostosowanych do własnych potrzeb.
Darmowe i konfigurowalne szablony ClickUp
Wstępny plan projektu: Szablon dokumentu planowania ClickUp pomaga przygotować zespół projektowy do osiągnięcia sukcesu poprzez określenie celów, zadań i elementów działania. Pomaga również podzielić zadania na mniejsze części, co przyspiesza realizację.
Planowanie projektu: Szablon planowania projektu ClickUp to przyjazna dla początkujących struktura do natychmiastowego planowania przyszłych zadań. Zapewnia strukturę umożliwiającą opracowanie planu, organizację zadań, ustalenie priorytetów działań o dużym znaczeniu oraz koordynację członków zespołu w jednym miejscu.
Podejmowanie decyzji: Szablon dokumentu ClickUp dotyczący ram podejmowania decyzji pomaga szybko i trafnie rozważyć zalety i wady każdej decyzji poprzez:
- Analiza wszystkich potencjalnych opcji
- Określenie pomysłów o najwyższym priorytecie dla dalszego rozwoju
- Dostosowanie zespołów do tego, co jest najważniejsze dla wspólnego powodzenia
Nie znalazłeś tego, czego szukasz? Sprawdź dziesięć bezpłatnych szablonów planowania strategicznego, aby stworzyć ramy do wykorzystania przy podejmowaniu wszelkich decyzji.
Bądź pesymistą
Popularna mądrość głosi, że pesymiści mają większe szanse na przetrwanie apokalipsy zombie, ponieważ zachowują czujność, planują najgorsze scenariusze, podejmują trudne decyzje i porzucają uprzedzenia.
Chociaż zarządzanie projektami nie zawsze przypomina apokalipsę zombie, odrobina pesymizmu nie zaszkodzi.
Pesymistyczna perspektywa prowadzi do bardziej realistycznych ocen, uwzględniających bufory i nieprzewidziane okoliczności. Zmusza do przyjrzenia się danym historycznym i zidentyfikowania wszystkiego, co może pójść nie tak, dając bardziej racjonalne zrozumienie swoich mocnych i słabych stron.
Co jest lepsze od pesymisty? Pesymista wyposażony w odpowiednie narzędzia do wizualizacji planów projektów i ich oceny.
Wszystko oprócz uprzedzeń: unikaj błędów planowania dzięki ClickUp
Daniel Kahneman w swojej książce "Myślenie, szybko i wolno" napisał: "Większość z nas widzi świat jako bardziej przyjazny niż jest w rzeczywistości, nasze cechy jako bardziej korzystne niż są w rzeczywistości, a cele, które sobie wyznaczamy, jako bardziej osiągalne niż jest to prawdopodobne"
To, czego nie zdołał Ferdynand de Lesseps, osiągnęły Stany Zjednoczone Ameryki, budując Kanał Panamski. Postępowano zgodnie z podręcznikami, starannie wykorzystując dane historyczne do sporządzenia realistycznych szacunków, planując każdy możliwy wynik, przeprowadzając dokładne badania i uzgadniając stanowisko wszystkich zainteresowanych stron projektu. Projekt zakończono w ciągu dziesięciu lat.
Pomimo niezliczonych przykładów ostrzegających przed tym, błąd planowania jest powszechnym błędem poznawczym, który prowadzi ludzi i zespoły do niedoceniania czasu, kosztów i ryzyka przyszłych zadań i projektów.
Chociaż możesz użyć całej swojej siły woli, aby tego uniknąć, pomocne może być ustawienie odpowiednich systemów.
Oprogramowanie do rozwiązywania problemów i zarządzania ryzykiem, takie jak ClickUp, jest jednym z najskuteczniejszych narzędzi do podejmowania realistycznych decyzji opartych na danych. Dzięki funkcjom zarządzania projektami, skupieniu na danych, intuicyjnym szablonom i specjalnie zaprojektowanej sztucznej inteligencji, ClickUp porządkuje myśli i ułatwia podejmowanie decyzji. Wypróbuj ClickUp. Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś.